Beste Konferenzmanagement-Software
Konferenzmanagement-Software kann die Planung und Durchführung von Veranstaltungen erleichtern, indem sie Registrierung, Ticketverkauf, Teilnehmerbindung, Zeitplanung und Berichterstattung in einem System zusammenführt.
Die richtige Plattform kann manuelle Arbeit reduzieren, die Koordination verbessern und Veranstaltern einen besseren Überblick über die Aktivitäten der Teilnehmer und die Leistung der Veranstaltung geben. Dies ist besonders nützlich für die Verwaltung komplexer Konferenzen mit mehreren Sitzungen, Referenten, Ausstellern und großen Teilnehmergruppen.
Ich habe eine Reihe von Konferenzmanagement-Software anhand ihrer Funktionen, Benutzerfreundlichkeit und Möglichkeiten für das Veranstaltungsmanagement bewertet. Die folgende Liste hebt die Optionen hervor, die sich für unterschiedliche Konferenzanforderungen besonders eignen.
Warum Sie unseren Softwarebewertungen vertrauen können
Wir testen und bewerten Hotelmanagement-Software seit 2023. Als Hoteldirektor:innen wissen wir, wie entscheidend und schwierig es ist, bei der Softwareauswahl die richtige Wahl zu treffen. Wir investieren in gründliche Recherche, um unserem Publikum bessere Softwareentscheidungen zu ermöglichen. Wir haben mehr als 2.000 Tools für verschiedene Einsatzbereiche im Hotel getestet und über 1.000 ausführliche Softwarebewertungen geschrieben. Erfahren Sie, wie wir transparent bleiben & unsere Softwarebewertungsmethodik.
Zusammenfassung der besten Konferenzmanagement-Software
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner Auswahl der besten Konferenzmanagement-Software zusammen und hilft Ihnen dabei, die beste Lösung für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen zu finden.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für mobile Event-Apps geeignet | Nicht verfügbar | Ab $2,495 | Website | |
| 2 | Am besten für flexible Veranstaltungsgestaltung und Registrierung geeignet | Nein | Ab $11,800/Jahr (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 3 | Am besten für benutzerfreundliches mobiles Networking geeignet | Nein | Preise auf Anfrage | Website | |
| 4 | Am besten geeignet für nahtloses Ticketing und Fundraising | Nein | $1 pro verkauftem Ticket für kostenpflichtige Veranstaltungen und $40 für Online-Fundraising-Events, mit einer Mindestgebühr von $20 pro Veranstaltung | Website | |
| 5 | Am besten geeignet für interaktive virtuelle und hybride Veranstaltungen | Ja | $500/Monat, jährlich abgerechnet | Website | |
| 6 | Am besten für anpassbare Event-Apps geeignet | Nein | Preise auf Anfrage | Website | |
| 7 | Am besten geeignet für umfassende Lösungen zur Suche nach Veranstaltungsorten | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 8 | Am besten für immersive virtuelle Veranstaltungserlebnisse geeignet | Nein | Ab $99/Organisator/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 9 | Am besten geeignet für umfassende Funktionen im Veranstaltungsmanagement | Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab $99/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 10 | Am besten für fortgeschrittene Veranstaltungsanalysen geeignet | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website |
Test der besten Konferenzmanagement-Software
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Konferenzmanagement-Software, die es in meine engere Auswahl geschafft hat. Meine Bewertungen bieten einen detaillierten Einblick in die wichtigsten Funktionen, Vor- & Nachteile, Integrationen und idealen Anwendungsfälle jedes Tools, damit Sie die beste Lösung für sich finden.
Am besten für mobile Event-Apps geeignet
Expo Pass ist eine Eventmanagement-Plattform für die Online-Registrierung, den Check-in vor Ort, den Druck von Namensschildern, die Lead-Erfassung, die Anwesenheitsverfolgung und eine mobile Event-App für Präsenz-, virtuelle und hybride Veranstaltungen.
Für wen ist Expo Pass am besten geeignet?
Expo Pass eignet sich für Eventveranstalter, die Konferenzen, Messen und Ausstellungen organisieren und eine starke mobile Teilnehmererfahrung ins Zentrum ihrer Veranstaltung stellen möchten.
Warum ich Expo Pass ausgewählt habe
Expo Pass hat sich einen Platz auf meiner Auswahlliste verdient, weil die mobile Event-App wirklich zu den besten gehört, die ich für die Einbindung von Teilnehmern bei Präsenz-, virtuellen und hybriden Formaten gesehen habe. Mir gefällt besonders, dass Teilnehmer personalisierte Agenden, Nachrichten in Echtzeit und Networking während der Sessions auf iOS, Android oder im Browser erhalten, ohne dass ein Download erforderlich ist. Push-Benachrichtigungen ermöglichen es mir, Zeitpläne live zu aktualisieren, und Sponsorenplatzierungen sind direkt in die App-Erfahrung integriert.
Wichtige Funktionen von Expo Pass
- Druck von Namensschildern vor Ort: Individuell gestaltete Namensschilder werden bei Bedarf über Zebra-Drucker gedruckt, die mit sofort einsatzbereiten iPad-Kiosken gekoppelt sind und direkt zu Ihrer Veranstaltung geliefert werden.
- Verfolgung von CE/CEU-Punkten: Sitzungsscans berechnen automatisch die Berechtigung für Punkte und erstellen personalisierte Zertifikate auf Grundlage anpassbarer Anwesenheitsregeln.
- Verwaltung von Zimmerkontingenten für Gruppen: Organisatoren richten Zimmerkontingente, Unterkontingente und gebrandete Buchungsseiten für Teilnehmer ein, mit Echtzeitverfolgung der Abrufe und Zugang zum Hotelportal.
- Lead-Erfassung: Aussteller scannen Teilnehmerausweise über die Expo-Pass-App, um Leads direkt von der Veranstaltungsfläche zu erfassen, zu qualifizieren und zu exportieren.
Integrationen von Expo Pass
Expo Pass bietet dokumentierte Integrationen mit Stripe, Zoom, Vimeo, IBM Stream und Linkroom. Native Integrationen mit PMS, CRS, POS, CRM, Zapier oder APIs werden nicht dokumentiert.
Pros and Cons
Pros:
- Mobile Event-App erfordert keinen Download
- Durchgängiger Druck von Namensschildern vor Ort inbegriffen
- Automatisierte Verfolgung von CE/CEU-Punkten verfügbar
Cons:
- Keine Bankettveranstaltungsaufträge oder Catering-Tools
- Keine Funktionen zur Verwaltung von Veranstaltungsräumen in Hotels
Swoogo
Am besten für flexible Veranstaltungsgestaltung und Registrierung geeignet
Swoogo ist eine Plattform für Veranstaltungsregistrierung und -management, die die Registrierung von Teilnehmern, den Aufbau von Veranstaltungswebsites, die Verwaltung von Sitzungen und Referenten, die Koordination von Zimmerkontingenten sowie das Einchecken vor Ort für Präsenz-, virtuelle und hybride Veranstaltungen abdeckt.
Für wen ist Swoogo am besten geeignet?
Swoogo eignet sich besonders für Marketingfachleute im Bereich Unternehmensveranstaltungen und Konferenzveranstalter, die hochgradig konfigurierbare Teilnehmerregistrierungen und Veranstaltungswebsites für Präsenz-, virtuelle oder hybride Veranstaltungen benötigen.
Warum ich Swoogo ausgewählt habe
Swoogo hat sich seinen Platz auf meiner engeren Auswahl verdient, weil die Registrierungsengine wirklich zu den flexibelsten gehört, die ich verwendet habe. Sie ermöglicht es, innerhalb einer einzigen Veranstaltung völlig unterschiedliche Registrierungsabläufe für Referenten, Sponsoren und allgemeine Teilnehmer zu erstellen. Besonders gut gefällt mir, dass sich im Modul „Hotels“ die An- und Abreisedaten an die Veranstaltungsdaten binden lassen, sodass Teilnehmer das richtige Zimmerkontingent buchen, ohne dass zusätzlicher Abstimmungsaufwand entsteht. Der Bericht zum kombinierten Zimmerkontingent fasst alle Blockbuchungen in einer Ansicht zusammen und erspart damit die Tabellenkalkulationsverfolgung, auf die sich die meisten Konferenzteams noch immer verlassen.
Die wichtigsten Funktionen von Swoogo
- Bedingte Registrierungslogik: Erstellen Sie mithilfe unbegrenzter bedingter Regeln innerhalb einer einzigen Veranstaltung unterschiedliche Registrierungsabläufe für verschiedene Teilnehmergruppen – Referenten, Sponsoren und allgemeine Teilnehmer.
- Automatisierte Teilnehmerabläufe: Lösen Sie Bestätigungs-E-Mails, Sitzungszuweisungen und Feldaktualisierungen automatisch aus, basierend auf Änderungen des Registrierungsstatus wie Abbruch, Änderung oder Stornierung.
- Planung von Sitzungen über mehrere Themenstränge: Organisieren Sie gleichzeitig stattfindende Sitzungen über mehrere Themenstränge hinweg mit einem Einreichungsportal für Referentenvorschläge, das interne Bewertungs- und Prüfungsabläufe umfasst.
- Veranstaltungsübergreifende Teilnehmeranalysen: Greifen Sie auf mehr als 15 anpassbare Berichte zu und führen Sie Teilnehmerdaten aus mehreren Veranstaltungen zusammen, um Trends zu erkennen und das Engagement im Zeitverlauf zu messen.
Swoogo-Integrationen
Swoogo bietet mehr als 30 standardmäßige Integrationen, darunter Salesforce, HubSpot, Zoom, ON24, Passkey, Stripe und Google Analytics. Außerdem werden eine REST-API, ausgehende Webhooks und Zapier unterstützt; Integrationen mit Hotel-PMS, CRS und POS sind nicht dokumentiert.
Pros and Cons
Pros:
- Hochgradig flexible Registrierungsabläufe mit mehreren Pfaden
- Bericht zum kombinierten Zimmerkontingent für Veranstalter
- Starke Sicherheits- und Compliance-Kontrollen für Veranstaltungen
Cons:
- Kein Catering oder Flächenmanagement auf Hotelseite
- Keine RFP- und Gruppenvertriebspipelines
Whova
Am besten für benutzerfreundliches mobiles Networking geeignet
Whova ist eine Konferenzmanagement-Plattform für Präsenz-, virtuelle und hybride Veranstaltungen, die Teilnehmerregistrierung, mobile Veranstaltungs-Apps, Agenda-Management, Networking, Ausstellerstände und Analysen nach der Veranstaltung abdeckt.
Für wen ist Whova am besten geeignet?
Whova eignet sich besonders für Konferenzveranstalter und Veranstaltungsteams von Verbänden, die eine mobil ausgerichtete Plattform benötigen, um die Interaktion und das Networking der Teilnehmer zu verwalten.
Warum ich Whova ausgewählt habe
Ich habe Whova als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil die mobilen Networking-Tools weit über ein einfaches Teilnehmerverzeichnis hinausgehen. Funktionen wie KI-gestütztes Matching, Video-Räume für Speed-Networking und das Community-Board ermöglichen es Teilnehmern, sich vor, während und nach einer Veranstaltung über ihre Smartphones zu vernetzen. Besonders gut gefällt mir der Terminplaner, mit dem Teilnehmer 1:1-Termine buchen und vor Ort Räume reservieren können. So wird aus einer passiven Konferenzteilnahme der aktive Aufbau von Beziehungen.
Wichtige Funktionen von Whova
- Management von Abstracts: Ein individuell gestaltbares Einreichungsportal ermöglicht es Referenten, Sitzungsvorschläge einzureichen, mit anpassbaren Formularen, einfacher oder doppelblinder Begutachtung und der direkten Synchronisierung angenommener Abstracts mit Ihrer Veranstaltungsagenda.
- Veranstaltungs-Website-Builder: Wählen Sie aus mehr als 20 Vorlagen, um eine gehostete Veranstaltungswebsite zu erstellen, die Ihre Agenda, Referenten und Sponsoren ohne Programmieraufwand automatisch synchronisiert.
- Gamification-Tools: Quizwettbewerbe, Fotowettbewerbe, Pass-Challenges und Ranglisten fördern die Teilnahme der Besucher während der gesamten Veranstaltung.
- Analysebericht nach der Veranstaltung: Whova erstellt einen detaillierten Bericht nach der Veranstaltung mit Informationen zu Sitzungsbesuchen, Interaktionsmetriken, Networking-Aktivitäten und Sponsoreneindrücken.
Whova-Integrationen
Whova lässt sich mit Cvent, Eventbrite, Zoom, Stripe, HubSpot, Mailchimp, WildApricot, YourMembership und Glue Up integrieren. Außerdem werden Verbindungen über API-Schlüssel und Zapier unterstützt.
Pros and Cons
Pros:
- Bietet KI-gestützte Tools für das Teilnehmer-Matching
- Gamification-Funktionen fördern die Interaktion der Teilnehmer
- Unterstützt Sitzungen mit mehreren Tracks und automatischer Synchronisierung
Cons:
- Verfügt über keine Tools zur Verwaltung von Hotelzimmerkontingenten
- Bietet keine Funktionen für Bankett-Veranstaltungsaufträge
Am besten geeignet für nahtloses Ticketing und Fundraising
Accelevents ist eine All-in-One-Plattform für virtuelle und hybride Veranstaltungen, die auch Event-Ticketing und Fundraising-Bedürfnisse abdeckt. Die umfassende Tool-Suite ist darauf ausgelegt, Ticketverkäufe, Teilnehmerinteraktion und Sponsorengewinnung zu vereinfachen.
Warum ich Accelevents gewählt habe: Die Wahl von Accelevents fiel mir leicht angesichts des integrierten Ansatzes für Eventmanagement. Im Gegensatz zu vielen anderen Tools verfügt es über leistungsstarke Online-Ticketing- und Fundraising-Funktionen, die für vielfältige Veranstaltungstypen geeignet sind. Aufgrund der funktionsreichen Plattform und der Benutzerfreundlichkeit halte ich es für das beste Tool für nahtloses Ticketing und Fundraising.
Was ist kostenlos verfügbar?
Accelevents bietet keine kostenlose Version an, aber es gibt eine Demo auf Anfrage, damit potenzielle Nutzer Einblick in die Plattform und ihre Funktionen erhalten.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Accelevents ist bekannt für sein robustes Ticketingsystem, interaktive Veranstaltungsseiten und Fundraising-Funktionen. Zu den weiteren Merkmalen zählen auch Live-Streaming und Teilnehmer-Engagement-Tools. Accelevents lässt sich mit beliebten Plattformen wie Zapier integrieren und fügt sich so nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe ein.
Pros and Cons
Pros:
- Integrierte Ticketing- und Fundraising-Funktionen
- Interaktive Veranstaltungsseiten zur Einbindung der Teilnehmer
- Unterstützt Live-Streaming für virtuelle Veranstaltungen
Cons:
- Keine kostenlose Version verfügbar
- Mindestgebühr pro Veranstaltung kann für kleine Events hoch sein
- Einarbeitungszeit, um alle Funktionen der Plattform zu beherrschen
SpotMe
Am besten geeignet für interaktive virtuelle und hybride Veranstaltungen
SpotMe ist eine Plattform zur Einbindung von Teilnehmenden bei Veranstaltungen und deckt virtuelle, hybride und Präsenzkonferenzen mit Tools für die Registrierung von Teilnehmenden, Live-Streaming, mobile Veranstaltungs-Apps, Sitzungsinteraktion, Networking und Analysen nach der Veranstaltung ab.
Für wen ist SpotMe am besten geeignet?
SpotMe eignet sich besonders gut für Veranstaltungsteams in Großunternehmen aus den Bereichen Biowissenschaften und professionelle Dienstleistungen, die virtuelle und hybride Programme mit hohem Veranstaltungsvolumen durchführen.
Warum ich SpotMe ausgewählt habe
SpotMe hat sich einen Platz auf meiner Auswahlliste verdient, weil die Plattform die interaktive Ebene virtueller und hybrider Veranstaltungen besonders gut abdeckt. Mir gefällt, dass sie Live-Umfragen, Fragen und Antworten, die Vermittlung passender Kontakte und Gruppenräume in einem einheitlich gestalteten Erlebnis kombiniert, sodass die Teilnehmenden engagiert bleiben, unabhängig davon, ob sie vor Ort sind oder aus der Ferne teilnehmen. Mit SpotMe Studio können Sie Live-Übertragungen mit mehreren Präsentierenden sowie gebrandeten Bauchbinden und Untertiteln in Echtzeit in mehr als 30 Sprachen durchführen. Meiner Erfahrung nach macht das bei globalen hybriden Konferenzen einen echten Unterschied.
Wichtige Funktionen von SpotMe
- Einlass per QR-Code: Scannt die QR-Codes der Teilnehmenden an den Eingängen und erfasst die Anwesenheit auf Sitzungsebene in Echtzeit. Die Durchsetzung von Raumkapazitätsgrenzen ist integriert.
- Tools zur Gamifizierung: Ermöglicht es Ihnen, Teilnehmenden Punkte und Abzeichen für das Abschließen von Aktivitäten zu verleihen. Ranglisten und ein Prämien-Shop fördern die Teilnahme während der gesamten Veranstaltung.
- CEU-Erfassung und Zertifizierung: Überwacht die Teilnahme an einzelnen Sitzungen, um Fortbildungspunkte zu berechnen, und stellt nach Abschluss automatisch Zertifikate aus.
- Inhaltsbibliothek auf Abruf: Speichert Sitzungsaufzeichnungen, Präsentationen und Dokumente an einem Ort, sodass Teilnehmende nach dem Ende der Veranstaltung auf die Inhalte zurückgreifen können.
SpotMe-Integrationen
SpotMe bietet native Integrationen mit Salesforce, HubSpot, Veeva, IQVIA, Marketo, Eloqua und Pardot sowie Integrationen mit Cvent, RainFocus und Swoogo. Außerdem stehen eine REST API, OpenID Connect SSO und RTMPS-Konnektivität zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Bietet mehr als 80 Funktionen zur Einbindung von Teilnehmenden
- Bietet Live-Untertitel in mehr als 30 Sprachen
- Anpassbare gebrandete Veranstaltungs-Apps inklusive
Cons:
- Keine Integrationen für Veranstaltungsflächen oder Hotels
- Keine Verwaltung von Bankett-Veranstaltungsaufträgen
Am besten für anpassbare Event-Apps geeignet
EventMobi ist eine Eventmanagement-Plattform, die Teilnehmerregistrierung, gebrandete mobile Event-Apps, die Produktion virtueller und hybrider Veranstaltungen, Check-in, Badge-Druck und Engagement-Tools wie Live-Umfragen, Fragen und Antworten sowie Networking für Präsenz-, virtuelle und hybride Konferenzen unterstützt.
Für wen ist EventMobi am besten geeignet?
EventMobi eignet sich für Veranstaltungsorganisatoren und Verbandsteams, die eine gebrandete, auf Teilnehmer ausgerichtete Konferenz-App mit integrierten Engagement-Tools für Präsenz-, virtuelle oder hybride Veranstaltungen benötigen.
Warum ich EventMobi ausgewählt habe
EventMobi verdient seinen Platz auf meiner Auswahlliste, weil die Anpassungsmöglichkeiten der App wirklich beeindruckend sind. Mir gefällt besonders, dass der erweiterte Drag-and-drop-Designer es ermöglicht, ein vollständig gebrandetes Teilnehmererlebnis zu erstellen, ohne eine einzige Codezeile anzufassen. Bei hybriden Konferenzen sorgt die Kombination aus personalisierten Sitzungsplänen und der Live-Stream-Produktion von EventMobi Studio dafür, dass Teilnehmer vor Ort und aus der Ferne über dieselbe Plattform ein einheitliches, professionelles Erlebnis erhalten.
Wichtige Funktionen von EventMobi
- Modul zur Teilnehmerregistrierung: Unterstützt eine mehrstufige Registrierung mit gestaffelten Preisen, einer Zugangsbeschränkung auf eingeladene Personen und automatisierten E-Mail-Abläufen.
- Live-Umfragen und Fragen und Antworten: Ermöglicht Organisatoren, während Sitzungen direkt in der Event-App Umfragen, Fragen und Befragungen in Echtzeit durchzuführen.
- Tools zur Gamifizierung: Umfasst Herausforderungen, Aktivitäten mit Belohnungen und gesponserte Spiele, um die Teilnahme der Besucher während der gesamten Veranstaltung zu fördern.
- Lead-Erfassung für Aussteller: Ermöglicht Ausstellern, Teilnehmerausweise zu scannen und Leads über die Event-App zu erfassen und zu exportieren.
Integrationen von EventMobi
Der Integrations-Hub von EventMobi unterstützt mehr als 1.000 App-Verbindungen, darunter Salesforce, HubSpot, Marketo, Eventbrite, Cvent, Mailchimp, iMIS, MemberSuite, Wild Apricot und Airtable. Außerdem bietet er eine kostenlose API und eine Zapier-Anbindung.
Pros and Cons
Pros:
- Drag-and-drop-Builder für gebrandete Event-Apps
- Live-Umfragen und Gamifizierung steigern das Engagement
- Check-in und Badge-Druck sind integriert
Cons:
- Keine Tools für Besprechungsräume oder Veranstaltungsflächen
- Keine Funktionen zur Verwaltung von Zimmerkontingenten für Gruppen
Cvent
Am besten geeignet für umfassende Lösungen zur Suche nach Veranstaltungsorten
Cvent ist eine KI-gestützte Konferenzmanagementplattform, die die Suche nach Veranstaltungsorten, die Verwaltung von RFPs, die Verwaltung von Gruppenzimmerkontingenten, die Veranstaltungsregistrierung, die Einbindung von Teilnehmern und das Einchecken vor Ort für Präsenz-, virtuelle und hybride Veranstaltungen abdeckt.
Für wen ist Cvent am besten geeignet?
Cvent eignet sich besonders für Hotelvertriebsteams und MICE-Betriebsleiter in Hotels mit umfassendem Service und großen Häusern, die große Mengen an Gruppen-RFPs, Zimmerkontingenten und die Suche nach Veranstaltungsorten für mehrere Veranstaltungen über eine einzige Plattform verwalten müssen.
Warum ich Cvent ausgewählt habe
Cvent verdient seinen Platz als eine der besten Lösungen auf meiner Auswahlliste, da keine andere Plattform an seine Reichweite bei der Suche nach Veranstaltungsorten herankommt: Das Cvent Supplier Network umfasst rund 340.000 Hotels und Veranstaltungsorte, und über 155.000 aktive Planer versenden RFPs. Besonders gefällt mir, wie CventIQ™ eingehende Gruppen-RFPs nach geschätztem Umsatz und Gruppeneignung bewertet und priorisiert, sodass Hotelvertriebsteams weniger Zeit mit der Vorsortierung verbringen und mehr Zeit für die Beantwortung der passenden Leads haben. Cvent Passkey ergänzt dies mit Echtzeit-Dashboards zur Abholung von Zimmerkontingenten und automatisierten Warnungen zu Fristen, die das Hin und Her bei Tabellenaktualisierungen überflüssig machen, auf das sich die meisten Teams noch immer verlassen.
Wichtige Funktionen von Cvent
- Individuell anpassbare Registrierungswege: Erstellen Sie mehrspurige Registrierungsabläufe mit bedingter Logik, Sitzungsauswahl, Wartelisten und Zahlungsabwicklung für Präsenz-, virtuelle oder hybride Veranstaltungen.
- OnArrival-Einchecken vor Ort: Unterstützt das Einchecken über Kioske und im Selbstbedienungsverfahren, den bedarfsgesteuerten Druck von Namensschildern und Echtzeit-Dashboards zur Anwesenheit am Veranstaltungsort.
- Mobile App Attendee Hub: Eine App im eigenen Markenauftritt mit Liveübertragungen, Inhalten auf Abruf, Vernetzungswerkzeugen, Fragen und Antworten, Umfragen und spielerischen Elementen zur Einbindung der Teilnehmer.
- CSN-Geschäftsanalyse: Liefert Echtzeitanalysen zur RFP-Pipeline, Vergleichswerte für Vergleichsgruppen und Auswertungen zur Entwicklung, direkt verknüpft mit dem Netzwerk zur Gruppensuche von Cvent.
Cvent-Integrationen
Cvent dokumentiert mehr als 80 integrierte Integrationen, darunter Salesforce, Marketo, HubSpot, Microsoft Dynamics, Zoom, Webex, Microsoft Teams und SAP Concur. Cvent Passkey verfügt über eine zertifizierte bidirektionale Maestro-PMS-Integration, während eine offene API benutzerdefinierte Integrationen unterstützt.
Pros and Cons
Pros:
- Marktplatz für die Suche nach Veranstaltungsorten mit 340.000 Objekten
- KI automatisiert die Bewertung und Priorisierung von RFPs
- Passkey automatisiert die Verwaltung von Gruppenzimmerkontingenten
Cons:
- Keine integrierte Erstellung oder Verteilung von BEOs
- Kosten der Komplettlösung für unabhängige Anbieter unerschwinglich
Am besten für immersive virtuelle Veranstaltungserlebnisse geeignet
RingCentral Events ist eine virtuelle und hybride Veranstaltungsplattform, die Teilnehmerregistrierung, Livestreaming, Sitzungen mit mehreren Tracks, Networking, Sponsor-Stände und das Hosting von Inhalten nach der Veranstaltung abdeckt.
Für wen eignet sich RingCentral Events am besten?
RingCentral Events eignet sich besonders für Marketing- und Kommunikationsteams von Unternehmen, die virtuelle oder hybride Konferenzen in großem Umfang durchführen.
Warum ich RingCentral Events ausgewählt habe
RingCentral Events hat sich einen Platz auf meiner engeren Auswahlliste verdient, weil die Plattform von Grund auf für immersive virtuelle Veranstaltungserlebnisse entwickelt wurde und eine strukturierte virtuelle Veranstaltungsumgebung bietet, in der sich Teilnehmer durch verschiedene Bereiche bewegen können – von Hauptbühnen über Messe-Stände bis hin zu Räumen für schnelles Networking. Besonders gut gefällt mir das automatisierte Teilnehmer-Matching, das Teilnehmer anhand von Profildaten miteinander verbindet, anstatt das Networking dem Zufall zu überlassen. Auch die Funktion KI-Clips im Creator-Labor sticht für mich hervor, da sie aus Sitzungsaufzeichnungen automatisch Best-of-Videos und Social-Media-Ausschnitte erstellt und so die Lebensdauer deiner Veranstaltungsinhalte weit über den Veranstaltungstag hinaus verlängert.
Wichtige Funktionen von RingCentral Events
- Verwaltung mehrerer Sitzungsstränge: Führe parallele Sitzungen neben einer Hauptbühne durch, sodass Teilnehmer während Live-Veranstaltungen zwischen den Tracks wechseln können.
- Markenbezogene Registrierungsseiten: Erstelle anpassbare Registrierungsseiten mit Promo-Codes, UTM-Tracking und Unterstützung für mehr als 135 Währungen.
- Vor-Ort-Einlasspaket: Nutze den Kioskmodus, den Ausweisdruck und Tools zur Zugangskontrolle, um den Teilnehmerfluss an physischen Veranstaltungsorten zu verwalten.
- Inhalts-Hub: Stelle Sitzungsaufzeichnungen, Clips und Ressourcen auf einer markenbezogenen Webseite nach der Veranstaltung bereit, um den Inhaltszugriff nach dem Ende der Veranstaltung zu verlängern.
Integrationen von RingCentral Events
RingCentral Events bietet mehr als 40 Marktplatzintegrationen, darunter HubSpot, Salesforce, Marketo, Cvent, Eventbrite, Kahoot, Miro, Slido und Interprefy. Außerdem stellt die Plattform eine öffentliche REST API bereit und lässt sich über Zapier mit mehr als 9.000 Apps verbinden.
Pros and Cons
Pros:
- KI-gestützte Best-of-Videos und Social-Media-Ausschnitte
- Integrierte Registrierung, Einlassverwaltung und Ausweisdruck
- Automatisiertes Teilnehmer-Matching für Networking
Cons:
- Keine Verwaltung von Hotelzimmerkontingenten oder BEOs
- Grundrisse sind statisch und nicht interaktiv
Am besten geeignet für umfassende Funktionen im Veranstaltungsmanagement
Zoho Backstage ist eine cloudbasierte Plattform für Veranstaltungsmanagement, die die Erstellung von Veranstaltungswebsites, Registrierung, Ticketverkauf, Teilnehmerengagement, die Verwaltung von Ausstellern und Grundrissen sowie die Durchführung virtueller und hybrider Veranstaltungen in Vor-Ort-, Online- und hybriden Formaten abdeckt.
Für wen ist Zoho Backstage am besten geeignet?
Zoho Backstage eignet sich besonders für unabhängige Veranstaltungsplaner und Verbände, die Konferenzen, Messen oder Ausstellungen organisieren und Registrierung, Ticketverkauf sowie Teilnehmerengagement in einer Plattform benötigen.
Warum ich Zoho Backstage ausgewählt habe
Zoho Backstage hat sich einen Platz auf meiner Liste verdient, weil es mehr Bereiche des Veranstaltungsmanagements in einer Plattform abdeckt als die meisten Tools in diesem Bereich. Besonders gefällt mir der durchgängige Funktionsumfang: von der Erstellung einer Veranstaltungshomepage im eigenen Branding und der Verwaltung von Agenden mit mehreren parallelen Tracks bis hin zur Echtzeit-Zuweisung von Ausstellerständen über den Grundriss-Builder mit Ziehen und Ablegen. Mit dem Modul Backstage OnAir kann ich außerdem Live-Sitzungen mit Umfragen, Fragen und Antworten sowie Bildschirmfreigabe durchführen, ohne zu einem separaten Tool für virtuelle Veranstaltungen wechseln zu müssen.
Die wichtigsten Funktionen von Zoho Backstage
- KI-gestütztes Teilnehmer-Matching: Schlägt automatisch passende 1:1-Verbindungen zwischen Teilnehmern vor, basierend auf gemeinsamen Interessen und Zielen.
- Arbeitsabläufe für die Einreichung und Prüfung von Fachbeiträgen: Ermöglicht Referenten, Sitzungs- und Vortragseinreichungen vorzunehmen, die Organisatoren direkt in der Plattform prüfen und genehmigen können.
- Agenda-Builder mit mehreren parallelen Tracks: Unterstützt bis zu 10 Agendatracks pro Veranstaltung, mit individueller Sitzungsplanung und Zuordnung von Referenten.
- Einlass per QR-Code und Namensschild-Druck: Ermöglicht den Einlass von Teilnehmern vor Ort durch das Scannen eines QR-Codes mit individuellem Namensschild-Design und Druck bei Bedarf.
Integrationen von Zoho Backstage
Zoho Backstage bietet native Integrationen mit Zoho CRM, Zoho Campaigns, Zoho Analytics, Zoho Meeting und Zoho Webinar sowie mit Zoom, WhatsApp, Mailchimp, HubSpot und Google Analytics. Über Zoho Flow, Webhooks und Zapier werden individuelle Verbindungen unterstützt, jedoch keine nativen Integrationen mit PMS, CRS oder Hotel-POS-Systemen.
Pros and Cons
Pros:
- KI-gestütztes Teilnehmer-Matching und Vernetzung
- Builder für Messegrundrisse mit Ziehen und Ablegen
- Alle Veranstaltungsformate in einer Plattform verwalten
Cons:
- Keine Verwaltung von Zimmerkontingenten für Hotelgruppen
- Einladungs-E-Mails zu Veranstaltungen landen häufig im Spam-Ordner
Lasso.io ist eine Plattform für den Betrieb von Live-Veranstaltungen, die Crew-Planung, Ablaufplanung, Inventarverwaltung, Lohnabrechnung und KI-gestützte Analysen in einem einzigen System für Teams der Veranstaltungsproduktion vereint.
Für wen ist Lasso.io am besten geeignet?
Lasso.io eignet sich besonders für Produktionsunternehmen von Live-Veranstaltungen und AV-Unternehmen, die analytikgestützte Einblicke in die Auslastung der Crew, die Rentabilität von Equipment und die operativen Margen benötigen.
Warum ich Lasso.io ausgewählt habe
Lasso.io gehört zu meiner engeren Auswahl, weil die Plattform Lassie bietet, einen KI-Analyseagenten, der speziell mit Daten aus dem Betrieb von Live-Veranstaltungen trainiert wurde. Mir gefällt besonders, dass Lassie Abfragen zur Crew-Auslastung, Margenentwicklung und zu Risiken durch Unterbesetzung in Alltagssprache ermöglicht, sodass man während der Produktion nicht in Berichten suchen muss. Das Ablaufmodul bietet Veranstaltungsproduzenten außerdem ein Echtzeit-Tool für den Ablaufplan auf mehreren Geräten mit automatischer Zeitplanung und rollenbasiertem Zugriff, das für schnelllebige Veranstaltungsflächen entwickelt wurde.
Wichtigste Funktionen von Lasso.io
- Ablaufmodul: Ein Echtzeit-Tool für den Ablaufplan auf mehreren Geräten mit Bearbeitung per Ziehen und Ablegen, automatischer Zeitberechnung und rollenbasiertem Zugriff für die Durchführung von Live-Veranstaltungen.
- Crew-Marktplatz: Ein durchsuchbares Netzwerk aus mehr als 500.000 geprüften Veranstaltungsfachkräften, die direkt innerhalb der Plattform nach Bedarf gebucht werden können.
- Automatisierte Einhaltung der Lohnabrechnungsvorschriften: Übernimmt die Einreichung von Steuerunterlagen in mehreren Bundesstaaten, Tarifkarten für Gewerkschaften, Überstundenregelungen und Mindestschichtzeiten für freiberufliche und festangestellte Veranstaltungsteams.
- Projektmanagement-Tools: Umfasst eine Gantt-Diagrammansicht, eine Kalenderansicht und eine Inhaltszentrale zur Organisation von Aufgaben, Zeitplänen und digitalen Ressourcen für verschiedene Veranstaltungen.
Lasso.io-Integrationen
Lasso.io verfügt über dokumentierte Integrationen mit AmTrav, Check, Avalara AvaTax, JustiFi, Swipeclock, Human Interest und SmartPay, jedoch nicht mit PMS-, CRS-, POS- oder Hotel-Konferenzsystemen. Außerdem bietet die Plattform eine offene API und Zapier.
Pros and Cons
Pros:
- Der KI-Agent Lassie liefert Einblicke in die Produktion
- Zentralisierte Abläufe für Crew-Planung und Lohnabrechnung
- Echtzeit-Tool für Ablaufpläne bei Live-Veranstaltungen
Cons:
- Keine Funktionen für Veranstaltungsflächen oder Gruppenkontingente
- Nicht für das Management von Hotelkonferenzen geeignet
Weitere Konferenzmanagement-Software
Hier sind einige zusätzliche Optionen für Konferenzmanagement-Software, die es nicht in meine engere Auswahl geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:
- RainFocus
Am besten für Konferenzdaten und Marketing-ROI in Unternehmen
- ClickUp
Am besten geeignet für umfassendes Veranstaltungsprojektmanagement
- Wrike
Am besten für kollaborative Veranstaltungsplanung
- Grenadine
Am besten für die Planung von Konferenzen mit mehreren parallelen Tracks
- ON24
Am besten für die Interaktion bei virtuellen Konferenzen geeignet
- Bizzabo
Am besten für datengetriebene Konferenzinteraktion
- EventsAir
Ideal für interaktive Konferenzerlebnisse
- EventTemple
Am besten für den Verkauf von Konferenzen mit Fokus auf Veranstaltungsorte
- EventSquid
Am besten geeignet für konfigurierbare Konferenz-Workflows
So bewerte ich Konferenzmanagement-Software
Ich teile jede Bewertung in grundlegende Anforderungen – wie BEO-Workflows und PMS-Integration – sowie in die Unterscheidungsmerkmale, die eine gute von der idealen Lösung abheben, auf.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Wenn ich Tools für meine Liste auswähle, bewerte ich jedes einzelne auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion nicht an) bis 5 (hervorragend in diesem Bereich) für jede unten aufgeführte Kernfunktionalität. Anschließend berechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools als Prozentsatz. Jedes Tool muss eine Mindest-Gesamtpunktzahl von 65 % erreichen, um für die Aufnahme in Betracht zu kommen.
- Verwaltung von Veranstaltungsflächen: Ich prüfe, ob eine Plattform die Verfügbarkeit in Echtzeit für Ballsäle, Breakout-Räume und Besprechungsräume nachverfolgt, einschließlich Pufferzeiten für Auf- und Abbau, die Doppelbuchungen verhindern.
- Verwaltung von Gruppen-Zimmerkontingenten: Die Verwaltung der Abholung im Vergleich zu den vertraglich vereinbarten Kontingenten ist eine Fehlerquelle, die Umsatz kosten kann. Deshalb achte ich auf Cutoff-Tracking, Wash-Berechnungen und Zimmerlisten-Verwaltung.
- Banquet Event Order (BEO) Workflows: Ich prüfe, wie jedes Tool BEOs (Veranstaltungsaufträge) erstellt, Versionen anlegt und an Küche, Bankett- und AV-Teams verteilt – besonders, wenn ein Planer die Teilnehmerzahl für ein Mittagessen 48 Stunden vorab ändert.
- RFP- & Angebotsmanagement: Der Weg vom eingehenden Lead zum unterschriebenen Vertrag ist entscheidend, daher schaue ich darauf, wie Tools RFPs erfassen, gebrandete Angebote erzeugen und Deals durch die Freigabephasen führen.
- PMS/CRS-Integration: Ich prüfe zertifizierte zweiseitige Schnittstellen zu Property Management und Central Reservation Systems wie Opera, Mews oder Infor HMS, um Bestände und Gästedaten synchron zu halten.
- Gruppen-Umsatz & Reporting: Pace-Reports, Catering-Prognosen und Displacement-Analysen sind entscheidend – jene Berichte, die dem Revenue-Team helfen zu entscheiden, ob eine Gruppenanfrage angenommen werden sollte.
Habe ich eine Liste mit Tools, die diese Kriterien erfüllen, sehe ich mir an, was jede Plattform besonders macht.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter unterscheidet)
So vergleiche und bewerte ich unterschiedliche Anbieter:
Herausragende Funktionen
Multi-Property-Management ist ein großes Unterscheidungsmerkmal für Hotelgruppen. Ich schaue nach Plattformen, die es einem regionalen Vertriebsteam ermöglichen, Leads zu teilen und den Pace über verschiedene Häuser hinweg von einem einzigen Dashboard aus zu vergleichen. Auch mobiler BEO-Zugriff ist wichtig – Bankettleiter und Küchenchefs brauchen Aktualisierungen in Echtzeit direkt am Veranstaltungsort und nicht nur einen Ausdruck von vor drei Tagen. Interaktive Tools für Raumpläne runden das Ganze ab, indem sie Verkaufsteams eine Möglichkeit geben, Kunden beim Buchungsprozess visuell durch die Raumaufteilung zu führen.
Über die Funktionen hinaus
Integrationen in das Hospitality-Ökosystem sind eines der ersten Dinge, die ich bewerte. Eine Plattform, die PMS, POS und Leadquellen wie Cvent oder Knowland verbindet, spart Stunden manueller Dateneingabe. Ich betrachte auch die Eignung zum Immobilientyp – ein Kongresshotel mit 40 Breakout-Räumen hat ganz andere Anforderungen als ein Boutiquehotel, das gelegentlich Vorstandstreffen beherbergt. Auch die Preisstruktur spielt eine Rolle, denn Lizenzen pro Immobilie können für ein wachsendes Portfolio schnell teuer werden, verglichen mit Modellen, die auf Benutzerbasis rechnen.
So wählen Sie Konferenzmanagement-Software aus
Die Auswahl einer Konferenzmanagement-Software hängt vom Format Ihrer Veranstaltung, der Teilnehmerzahl, der Komplexität der Sitzungen und den Anforderungen vor Ort ab. Überlegen Sie, ob Sie Funktionen für die Registrierung, die Zeitplanung mit mehreren parallelen Themensträngen, Aussteller-Tools, die Verwaltung von Kurzfassungen oder hybride Veranstaltungen benötigen.
| Wenn Ihre Priorität ... ist | Achten Sie auf ... |
|---|---|
| Verwaltung komplexer Konferenzprogramme | Zeitplanung mit mehreren parallelen Themensträngen und Sitzungsverwaltung |
| Verwaltung von Referenten und Einreichungen | Referentenportale und Verwaltung von Kurzfassungen |
| Verbesserung der Abläufe vor Ort | Anmeldung vor Ort, Ausweisdruck und Scannen von Teilnehmern |
| Unterstützung von Sponsoren und Ausstellern | Ausstellerportale, Kontakterfassung und Standverwaltung |
| Steigerung der Teilnehmerbeteiligung | Vernetzung, mobile Anwendungen, Umfragen und Q&A |
| Durchführung hybrider oder virtueller Konferenzen | Livestreaming und Bereitstellung virtueller Sitzungen |
So prüfen Sie Ihre engere Auswahl
- Testen Sie Ihren Registrierungsablauf: Erstellen Sie mehrere Teilnehmertypen, Ticketkategorien, Rabattcodes und individuelle Registrierungsfragen.
- Erstellen Sie eine Beispielkonferenzagenda: Fügen Sie mehrere Tracks, Sitzungen, Referenten und Räume hinzu, um zu sehen, wie Terminüberschneidungen gehandhabt werden.
- Bewerten Sie die Tools für Teilnehmer: Testen Sie die mobile App, persönliche Agenden, Networking-Tools, Sitzungshinweise, Umfragen und Q&A-Funktionen.
- Überprüfen Sie die Funktionen vor Ort: Prüfen Sie, wie die Software den Teilnehmer-Check-in, den Druck von Namensschildern, das Scannen bei Sitzungen und kurzfristige Änderungen an der Registrierung handhabt.
- Testen Sie die Abläufe für Aussteller und Sponsoren: Erstellen Sie Beispielprofile für Aussteller, Standzuweisungen, Sponsoringpakete und Prozesse zur Erfassung von Interessenten.
- Kompromiss: All-in-one-Plattform oder spezialisierte Tools: Entscheiden Sie, ob eine Plattform die gesamte Konferenz verwalten oder mit separaten Tools für Registrierung, Streaming und Teilnehmerinteraktion verbunden werden soll.
Was ist Konferenzmanagement-Software?
Konferenzmanagement-Software ist eine Plattform für die Planung, Organisation und Durchführung von Konferenzen – von der Registrierung bis zur Berichterstattung nach der Veranstaltung.
Diese Plattformen unterstützen üblicherweise die Teilnehmerregistrierung, Sitzungsplanung, Referentenverwaltung, den Check-in, den Druck von Namensschildern, Networking und Berichterstattung. Einige bieten außerdem Verwaltung von Abstracts, Tools für Aussteller, mobile Veranstaltungs-Apps und Funktionen für virtuelle Konferenzen.
Funktionen von Konferenzmanagement-Software
Achten Sie bei der Auswahl von Konferenzmanagement-Software auf die folgenden wichtigen Funktionen:
- Teilnehmerregistrierung: Erfasst Teilnehmerdaten, verwaltet Tickettypen, verarbeitet Registrierungen und unterstützt individuelle Registrierungsformulare.
- Sitzungs- und Agendaverwaltung: Organisiert Konferenz-Tracks, Sitzungen, Räume, Referenten und Zeitpläne in einem zentralen Kalender.
- Referentenverwaltung: Speichert Referentenprofile, Sitzungszuweisungen, Präsentationsdateien, Verfügbarkeiten und Kommunikationsverläufe.
- Abstractverwaltung: Sammelt Präsentationsvorschläge, verwaltet Peer-Reviews, verfolgt Genehmigungen und weist angenommene Einreichungen Sitzungen zu.
- Check-in und Druck von Namensschildern vor Ort: Verarbeitet die Ankunft der Teilnehmer und druckt personalisierte Namensschilder für einen schnelleren Einlass.
- Networking für Teilnehmer: Bietet Teilnehmerverzeichnisse, Terminplanung für Treffen, Nachrichtenfunktionen, die Vermittlung passender Kontakte und weitere Networking-Tools.
- Mobile Veranstaltungs-Apps: Ermöglichen Teilnehmern den Zugriff auf Agenden, Referenteninformationen, Ankündigungen, Karten, Networking und Sitzungsaktualisierungen.
- Sponsor- und Ausstellerverwaltung: Verwaltet Ausstellerprofile, Standzuweisungen, Sponsorinhalte, die Erfassung von Interessenten und Interaktionsaktivitäten.
- Tools für virtuelle und hybride Veranstaltungen: Unterstützen Livestreaming, virtuelle Sitzungen, Online-Networking und die Teilnahme von Teilnehmern aus der Ferne.
- Konferenzberichterstattung: Verfolgt Registrierungen, Teilnahme, Sitzungsbeteiligung, Interaktion, Interessenten und weitere Daten zur Veranstaltungsleistung.
Vorteile von Konferenzmanagement-Software
Die Einführung von Konferenzmanagement-Software bietet Konferenzorganisatoren und Veranstaltungsteams mehrere Vorteile:
- Zentralisierte Konferenzplanung: Bewahrt Teilnehmer-, Referenten-, Sitzungs-, Aussteller- und Betriebsinformationen innerhalb einer Plattform auf.
- Schnellere Teilnehmerabwicklung: Digitale Registrierung, QR-Codes und der Druck von Namensschildern reduzieren manuelle Aufgaben beim Check-in.
- Bessere Sitzungskoordination: Planungstools erleichtern die Verwaltung parallel stattfindender Sitzungen, Referenten, Räume und Konferenz-Tracks.
- Verbesserte Teilnehmerbeteiligung: Networking, Umfragen, Q&A, Benachrichtigungen und personalisierte Agenden fördern eine stärkere Interaktion.
- Vereinfachte Referentenverwaltung: Referentenportale bieten einen zentralen Ort zum Sammeln von Biografien, Präsentationen, Verfügbarkeiten und Sitzungsdetails.
- Organisiertere Ausstellerverwaltung: Ausstellerportale und Tools zur Erfassung von Interessenten erleichtern die Verwaltung von Sponsor- und Standaktivitäten.
- Stärkere Sichtbarkeit der Veranstaltung: Berichtstools zeigen Registrierungstrends, Sitzungsbesuche, Interaktionsniveaus und Teilnehmerverhalten auf.
- Unterstützung mehrerer Veranstaltungsformate: Organisatoren können Präsenzveranstaltungen, virtuelle und hybride Konferenzen mit derselben Plattform verwalten.
Kosten und Preise von Konferenzmanagement-Software
Die Preise für Konferenzmanagement-Software variieren je nach Teilnehmerzahl, Veranstaltungshäufigkeit, Funktionsumfang und Serviceanforderungen.
Einige Anbieter berechnen Gebühren pro Veranstaltung oder Teilnehmer, während andere Jahresabonnements oder individuell angepasste Unternehmensverträge anbieten. Zusätzliche Gebühren können für mobile Apps, Hardware vor Ort, den Druck von Namensschildern, Werkzeuge für virtuelle Veranstaltungen oder Premium-Unterstützung anfallen.
Vergleichstabelle der Tarife für Konferenzmanagement-Software
| Tarifart | Durchschnittlicher Preis | Übliche Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenloser Tarif | $0 | Grundlegende Registrierung, eingeschränkte Veranstaltungsplanung und E-Mail-Unterstützung. |
| Persönlicher Tarif | $10-$30/Nutzer/Monat | Individueller Markenauftritt, grundlegende Analysen sowie Unterstützung per E-Mail und Chat. |
| Geschäftstarif | $50-$100/Nutzer/Monat | Erweiterte Registrierung, Integrationsmöglichkeiten und telefonische Unterstützung. |
| Unternehmenstarif | $150-$300/Nutzer/Monat | Vollständige Anpassungsmöglichkeiten, persönlicher Kundenbetreuer, erweiterte Analysen und Schulungen. |
Häufig gestellte Fragen zur Konferenzmanagement-Software
Hier finden Sie einige Antworten auf häufige Fragen zur Konferenzmanagement-Software:
Wie gewährleistet Konferenzmanagement-Software die Datensicherheit?
Konferenzmanagement-Software umfasst in der Regel Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Datenschutzprotokolle, um die Informationen der Teilnehmer zu schützen. Es ist wichtig zu prüfen, ob die Software Vorschriften wie die DSGVO oder HIPAA erfüllt, sofern diese für Ihre Veranstaltungen gelten. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Daten sicher und geschützt bleiben.
Welche Unterstützungsoptionen sind bei Konferenzmanagement-Software verfügbar?
Die Unterstützungsoptionen unterscheiden sich je nach Anbieter, umfassen aber häufig Ressourcen wie Live-Chat, E-Mail-Unterstützung und Hilfezentren. Einige Anbieter bieten für Unternehmenstarife auch persönliche Kundenbetreuer an. Berücksichtigen Sie den Unterstützungsbedarf Ihres Teams und wählen Sie einen Anbieter, der für Ihre Abläufe ausreichende Unterstützung bietet.
Kann Konferenzmanagement-Software individuell angepasst werden?
Die meisten Konferenzmanagement-Werkzeuge ermöglichen Anpassungen an Ihren Markenauftritt und Ihre Veranstaltungsanforderungen. Häufig können Sie Themen, Gestaltungen und Teilnehmerpfade anpassen. Prüfen Sie, ob die Software die nötige Flexibilität bietet, um Ihre Markenidentität widerzuspiegeln und spezifische Veranstaltungsanforderungen zu erfüllen.
Wie beurteilt man die Fähigkeit einer Plattform, hybride Konferenzen zu bewältigen?
Sie sollten prüfen, ob sie sowohl Präsenz- als auch virtuelle Elemente unterstützt — Liveübertragungen, Kleingruppenräume, virtuelle Postersitzungen und Teilnehmer-Chat. Sehen Sie sich außerdem an, wie reibungslos das System den Wechsel zwischen Veranstaltungsort- und Online-Themensträngen bewältigt. Testen Sie, ob virtuelle und physisch anwesende Teilnehmer ohne Schwierigkeiten interagieren können (Fragen und Antworten, Umfragen, Vernetzung).
Welche Berichte und Analysen sollten Sie nach der Konferenz erwarten?
Sie sollten Teilnehmerzahlen nach Sitzung, Abbruchquoten, demografische Aufschlüsselungen, Berichte zu Sponsorenkontakten und Zufriedenheitsumfragen erhalten. Achten Sie außerdem auf exportierbare Rohdaten, um eigene Analysen durchzuführen. Je detaillierter die Auswertung möglich ist (nach Themenstrang, Tag oder Teilnehmertyp), desto besser lassen sich die Erkenntnisse nutzen.
Wie verwaltet man Teilnehmerkommunikation und Benachrichtigungen in erweiterten Arbeitsabläufen?
Prüfen Sie, ob Sie ausgelöste E-Mails einrichten können: für Sitzungserinnerungen, Absagen, Benachrichtigungen über Wartelisten oder Zeitplanänderungen. Sehen Sie außerdem nach, ob sich Nachrichten je nach Teilnehmer-Themenstrang oder Status anpassen lassen. Die Möglichkeit, Benachrichtigungen zu unterdrücken oder zu bündeln, hilft dabei, eine Überflutung mit E-Mails zu vermeiden.
