Die Verwaltung von Hotelveranstaltungen bedeutet, Veranstaltungsräume, Zimmerkontingente, Cateringdetails, Personal und Ausstattung aufeinander abzustimmen, ohne Terminüberschneidungen zu verursachen. Die richtige Software für die Veranstaltungsplanung kann all diese beweglichen Teile an einem Ort zusammenführen und Ihrem Team einen besseren Überblick über jede Buchung geben.
Ich habe die führenden Optionen für Hotels und Veranstaltungsorte im Gastgewerbe geprüft und mich dabei auf Tools konzentriert, die Veranstaltungsplanung, die Verwaltung von Veranstaltungsräumen, BEOs, Gruppenbuchungen, die Koordination von Ressourcen und Integrationen für das Gastgewerbe unterstützen.
In diesem Leitfaden stelle ich Ihnen die beste Software für die Veranstaltungsplanung in Hotelteams vor, einschließlich der Funktionen, Stärken und Anwendungsfälle, durch die sich die einzelnen Optionen auszeichnen, damit Sie die passende Lösung für Ihre Unterkunft auswählen können.
Warum Sie unseren Software-Empfehlungen vertrauen können
6,700+
Reviews
20
Industry experts
16+
Evaluation factors
14
Years
Unser Team testet und bewertet Software seit 2012. Als Führungskräfte in der Hotellerie wissen wir selbst, wie schwierig – und wichtig – es ist, die richtige Software auszuwählen.
Für diesen Leitfaden haben wir Tools mithilfe von praktischen Tests und unabhängiger Recherche bewertet und dabei unsere Bewertungskriterien angewendet.
Unsere Bewertungen spiegeln unser menschliches redaktionelles Urteilsvermögen wider, keine Verkaufsstrategie.
Zusammenfassung: Die beste Software für die Veranstaltungsplanung
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisdetails meiner Auswahl der besten Softwarelösungen für die Veranstaltungsplanung zusammen und hilft Ihnen dabei, die beste Lösung für Ihr Budget und die Anforderungen Ihrer Praxis zu finden.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten mit automatisierter BEO- und Angebotserstellung | 14-tägige kostenlose Testversion | Ab 199 $/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 2 | Am besten für interaktive 3D-Raumdiagramme von Veranstaltungen | Kostenloser Tarif verfügbar | Ab $150/Monat | Website | |
| 3 | Am besten für veranstaltungsortweite Dashboards zur gemeinsamen Einsatzplanung | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 4 | Am besten mit KI-gestützten Veranstaltungsmanagement-Tools | Nicht verfügbar | Ab $99/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 5 | Am besten geeignet dank unbegrenztem Nutzerzugang für Veranstaltungsteams | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 6 | Am besten mit Kettenverwaltung für mehrere Häuser | Kostenlose Testversion verfügbar | Ab 249 $/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 7 | Am besten für Salesforce-gestützten Gruppenvertrieb | Nicht verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 8 | Am besten mit KI-gestützter Anfrage- und Buchungsautomatisierung | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 9 | Am besten mit sofortiger Live-Verfügbarkeit von Veranstaltungsräumen | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 10 | Am besten mit integrierten Angeboten und Zahlungen | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $199/Monat | Website |
Bewertungen der besten Softwarelösungen für die Veranstaltungsplanung
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Softwarelösungen für die Veranstaltungsplanung, die es in meine Auswahl geschafft haben. Meine Bewertungen bieten einen detaillierten Einblick in die Funktionen, besten Anwendungsfälle und Möglichkeiten jeder Plattform, damit Sie die beste Lösung für Ihre Anforderungen finden.
Am besten mit automatisierter BEO- und Angebotserstellung- 14-tägige kostenlose Testversion
- Ab 199 $/Monat (jährliche Abrechnung)
Visit WebsiteCustomer Rating:4.8/5
Perfect Venue zeigt ein aktives Veranstaltungsdashboard mit Pipeline-Kennzahlen, Veranstaltungsstatus und Buchungsdetails für Veranstaltungsmanager. Perfect Venue ist eine private Veranstaltungsmanagementplattform für Restaurants und Veranstaltungsorte, die einen zentralen Buchungskalender, die automatisierte BEO-Erstellung, Angebotstools, Zahlungsabwicklung und Gästekommunikation in einem System vereint.
Für wen ist Perfect Venue am besten geeignet?
Perfect Venue eignet sich besonders für unabhängige Restaurants, Brauereien und eigenständige Veranstaltungsorte, die private Dinner und organisierte Veranstaltungen verwalten.
Warum ich Perfect Venue ausgewählt habe
Perfect Venue verdient seinen Platz auf meiner Auswahlliste aufgrund der effizienten Dokumentenerstellung. Sobald eine Buchung eingeht, erstellt das System automatisch das BEO einschließlich Menüs, Zeitplanung und Personaleinsatz und sendet dem Gast ein markengerechtes Angebot, ohne dass ich eine Vorlage bearbeiten muss. Die BEO-Funktion für das Personal verteilt die Veranstaltungsdetails anschließend direkt an Küchen- und Serviceteams. Außerdem gefällt mir, dass Kunden über das Gastportal Angebote prüfen, unterschreiben und bezahlen können, ohne dass ein ständiger Austausch erforderlich ist.
Wichtige Funktionen von Perfect Venue
- Zentraler Veranstaltungskalender: Alle Veranstaltungsbuchungen, Anfragen und Verfügbarkeiten über mehrere Veranstaltungsorte hinweg in einem Kalender anzeigen.
- Buchungsablauf für Gäste mit Express-Buchung: Gästen ermöglichen, Verfügbarkeiten einzusehen, Menüpunkte auszuwählen und Anzahlungen direkt online zu bezahlen.
- Mobile App für Veranstaltungsmanagement: Buchungen verwalten, Veranstaltungsdetails aktualisieren und auf iOS-Geräten auf Gästeinformationen zugreifen.
- Zuweisung von Teamaufgaben: Veranstaltungsbezogene Aufgaben und Fristen in Echtzeit zuweisen, verfolgen und das Personal darüber benachrichtigen.
Integrationen von Perfect Venue
Perfect Venue bietet native Integrationen mit Stripe, Square, HubSpot, Mailchimp, 7shifts und Tock und lässt sich mit Zapier verbinden. Für individuelle Integrationen ist eine API verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Die automatisierte BEO-Erstellung spart erheblichen Verwaltungsaufwand
- Das Gastportal ermöglicht selbstständige Anzahlungen und Unterschriften
- Die Verteilung des BEO an das Personal sorgt für eine gute Abstimmung der Küchenteams
Cons:
- Eingeschränkter Funktionsumfang für große Hotelbetriebe
- Keine integrierte Grundriss- oder Raumdiagrammfunktion
Learn more about Perfect Venue:
Am besten für interaktive 3D-Raumdiagramme von Veranstaltungen- Kostenloser Tarif verfügbar
- Ab $150/Monat
Visit WebsiteCustomer Rating:4.4/5
Cvent zentralisiert Veranstaltungsdaten, Kennzahlen und Teilnehmererkenntnisse in einer einzigen Übersichtsseite. Cvent ist eine durchgängige Plattform für Veranstaltungsmanagement, die Registrierung, die Suche nach Veranstaltungsorten, Gruppenzimmerkontingente, Raumdiagramme, die Einbindung von Teilnehmern und die Berichterstattung nach der Veranstaltung für Präsenz-, virtuelle und hybride Veranstaltungen abdeckt.
Für wen ist Cvent am besten geeignet?
Cvent eignet sich für Hotels und Konferenzzentren im Unternehmensbereich sowie große Teams für Firmenveranstaltungen, die ein hohes Volumen an komplexen Veranstaltungen mit mehreren Räumen verwalten.
Warum ich Cvent ausgewählt habe
Cvent hat sich einen Platz auf meiner Auswahlliste verdient, weil keine andere Veranstaltungsplanungsplattform bei der 3D-Raumvisualisierung mithalten kann. Ich finde es großartig, dass man ein BEO direkt in Cvent Event Diagramming ziehen kann und CventIQ AI sofort alle Einrichtungsdetails extrahiert, sodass die manuelle Dateneingabe vollständig entfällt. Anschließend kann ich dank der fotorealistischen 3D-Begehung einen Link mit Kunden teilen, damit sie die genaue Raumkonfiguration sehen können, bevor auch nur ein einziger Stuhl bewegt wird.
Wichtige Funktionen von Cvent
- BEO-Extraktion mit CventIQ AI: BEOs direkt auf die Plattform ziehen und ablegen, damit Veranstaltungsdetails automatisch extrahiert werden.
- Ressourcenzuweisung und Bestandsverfolgung: Personal, AV-Technik und Ausrüstung jeder Veranstaltung zuweisen und den Bestand in Echtzeit verwalten.
- PMS- und CRM-Integrationen: Verbindung mit führenden Hotel-PMS- und Vertriebsplattformen zur Synchronisierung von Veranstaltungen, Buchungen und Teilnehmerdatensätzen.
- Zusammenarbeit und Kommentierung durch mehrere Benutzer: Gleichzeitige Bearbeitungen, Echtzeitbenachrichtigungen sowie die interne oder externe Teamkommunikation in jedem Veranstaltungsarbeitsbereich ermöglichen.
Cvent-Integrationen
Cvent bietet integrierte Schnittstellen zu Salesforce, HubSpot, Marketo, Oracle Hospitality OPERA, Amadeus Delphi und Oracle Sales Cloud. Für individuelle Integrationen ist eine API verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Branchenführende Werkzeuge zur 3D-Grundrissdarstellung
- KI extrahiert BEO-Details automatisch
- Kundenportale unterstützen die Genehmigung von Angeboten in Echtzeit
Cons:
- Die Implementierung dauert deutlich länger als bei Wettbewerbern
- Die Anpassung der Berichte erfordert zusätzliche Konfiguration
Am besten für veranstaltungsortweite Dashboards zur gemeinsamen Einsatzplanung- Kostenlose Demo verfügbar
- Preis auf Anfrage
Visit WebsiteCustomer Rating:4.4/5
Momentus Technologies bietet ein umfassendes Vertriebsdashboard mit Mietverfolgung, Leistungsübersicht der Vertriebsmitarbeiter, bevorstehenden Veranstaltungen und CRM-Tools. Momentus Technologies ist eine Plattform für Veranstaltungsorte und Eventmanagement, die Raumbuchung, CRM, Cateringverwaltung, Erstellung von Veranstaltungsaufträgen, Einsatzplanung und Kalenderverwaltung für mehrere Räume in komplexen Veranstaltungsumgebungen kombiniert.
Für wen eignet sich Momentus Technologies am besten?
Die Plattform eignet sich besonders für Leiter von Konferenzdienstleistungen und Catering-Vertriebsteams, die Veranstaltungen mit hohem Volumen in Kongresszentren, Arenen, Stadien oder auf Universitätsgeländen verwalten.
Warum ich Momentus Technologies ausgewählt habe
Momentus Technologies hat sich einen Platz auf meiner Auswahlliste verdient, weil keine andere Plattform Teams aus verschiedenen Abteilungen eines Veranstaltungsortes eine gemeinsame Kalenderansicht in dieser Form bietet. Besonders gefällt mir der Verfügbarkeitskalender, der die Echtzeitverfügbarkeit aller buchbaren Bereiche gleichzeitig anzeigt, sowie die benutzerdefinierte Betriebsansicht, die Catering-, AV- und Aufbauteams auf derselben Veranstaltungstimeline zusammenhält. Mit unbegrenzt vielen Benutzern in einem einzigen Echtzeit-Dashboard habe ich festgestellt, dass die Plattform das Chaos bei der Versionskontrolle beseitigt, das normalerweise die Zusammenarbeit zwischen Vertriebs- und Betriebsteams beeinträchtigt.
Wichtige Funktionen von Momentus Technologies
- 2D- und 3D-Raumdiagramme: Detaillierte Raumpläne und Sitzanordnungen für jeden Veranstaltungsbereich erstellen.
- Durchgängige Verwaltung von Gruppenbuchungen: Angebote, Verträge, Anzahlungen und Umsatzprognosen innerhalb einer einzigen Plattform verwalten.
- Erstellung und Bearbeitung von Veranstaltungsaufträgen: Umfassende Veranstaltungsaufträge mit Angaben zu Catering- und Aufbauanforderungen erstellen, anpassen und verteilen.
- Offene API für Systemintegrationen: Mit anderen Arbeitsplatztools verbinden oder benutzerdefinierte Integrationen für komplexe Hotelabläufe erstellen.
Integrationen von Momentus Technologies
Momentus Technologies bietet native Integrationen mit DocuSign, Tessitura, EventDraw, Microsoft Outlook, Mailchimp und WeTrack. Für benutzerdefinierte Integrationen steht eine offene API zur Verfügung. Native PMS- oder POS-Integrationen sind nicht dokumentiert.
Pros and Cons
Pros:
- Echtzeitverfügbarkeit für alle Bereiche des Veranstaltungsortes
- Detaillierte Veranstaltungsaufträge, die an mehrere Abteilungen verteilt werden
- Integrierte 3D-Raumpläne und Raumdiagramme
Cons:
- Keine dokumentierte native PMS-Integration
- Aufwendigere Implementierung für kleinere Veranstaltungsorte
Learn more about Momentus Technologies :
Am besten mit KI-gestützten Veranstaltungsmanagement-Tools- Nicht verfügbar
- Ab $99/Monat (jährlich abgerechnet)
Visit WebsiteCustomer Rating:4.1/5
Caterease zeigt ein detailliertes Dashboard für die Veranstaltungsverwaltung mit Kundeninformationen, Finanzdaten und Veranstaltungsnotizen für einen Unternehmenskongress. Caterease ist eine Catering- und Veranstaltungsmanagementplattform, die auf einer assistentengestützten Buchung, der Erstellung von BEOs, Menüverwaltung, Personaleinsatzplanung und KI-gestützter Berichterstattung über seinen Horizon Hub basiert.
Für wen ist Caterease am besten geeignet?
Caterease eignet sich besonders für Catering-Teams und Hotel-F&B-Betriebe, die eine große Anzahl von Veranstaltungen mit komplexen Anforderungen an Menüs, Personal und Abrechnung verwalten.
Warum ich mich für Caterease entschieden habe
Ich habe Caterease als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil sein Horizon Hub die tägliche Nutzung von Veranstaltungsdaten grundlegend verändert. Mit dem Cai Assistant kann ich Veranstaltungsdetails, Kundendatensätze und Berichte mithilfe von Abfragen in Alltagssprache abrufen, anstatt durch verschachtelte Menüs zu navigieren. Intelligente Berichte erstellt Analysen auf Abruf, ohne dass eine manuelle Einrichtung erforderlich ist, und Branchentrends vergleicht meinen Betrieb mit anonymisierten Daten aus der gesamten Caterease-Kundenbasis. Dies ist ein Kontext, den ich anderswo nur schwer erhalten kann.
Die wichtigsten Funktionen von Caterease
- Dynamischer Assistent für die Veranstaltungsbuchung: Führt Benutzer durch die Erfassung aller erforderlichen Veranstaltungs-, Kunden- und Veranstaltungsortdetails mit bedingten Feldern für jeden Veranstaltungstyp.
- Anpassbare BEO- und Angebotsvorlagen: Ermöglicht die Gestaltung und Erstellung maßgeschneiderter Bankettveranstaltungsaufträge, Verträge und Angebote für jeden Kunden oder jede Veranstaltung.
- Integriertes Küchenanzeigesystem: Bietet dem Küchen- und Serviceteam für jede Veranstaltung eine Live-Ansicht der Menüelemente und Änderungen bei der Vorbereitung, farblich codiert.
- Kalender für mehrere Bereiche mit Gruppierung: Zeigt Buchungen und Status für mehrere Veranstaltungsbereiche an und ermöglicht eine schnelle visuelle Prüfung und Planung.
Integrationen von Caterease
Caterease bietet native Integrationen mit QuickBooks, Outlook, Google Kalender, Mailchimp, Constant Contact, Salesforce und DocuSign. Für individuelle Integrationen ist eine API verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Der KI-Assistent ermöglicht Abfragen zu Veranstaltungen in Alltagssprache
- Assistentengestützte Buchung erfasst schnell alle Veranstaltungsdetails
- Äußerst detaillierte Erstellung und Anpassung von BEOs
Cons:
- Die Benutzeroberfläche wirkt im Vergleich zu neueren Plattformen veraltet
- Die mobile Nutzung bleibt hinter dem Funktionsumfang der Desktop-Version zurück
Learn more about Caterease:
Am besten geeignet dank unbegrenztem Nutzerzugang für Veranstaltungsteams- Kostenlose Demo verfügbar
- Preise auf Anfrage
Visit WebsiteCustomer Rating:4.7/5
Priava bietet ein Veranstaltungsdashboard mit Kalenderansicht, Statusverfolgung und einer detaillierten Liste geplanter Veranstaltungen einschließlich Start- und Endzeiten sowie Teilnehmerzahlen. Priava ist eine cloudbasierte Plattform für die Buchung von Veranstaltungsorten und das Veranstaltungsmanagement, die Raumplanung, Cateringkoordination, Ressourcenzuweisung, CRM und Konflikterkennung für verschiedene Veranstaltungsorttypen abdeckt.
Für wen ist Priava am besten geeignet?
Priava eignet sich für mittelgroße bis große Veranstaltungsorte – Konferenzzentren, Veranstaltungsstätten für darstellende Künste, Universitäten und Arenen –, die große Veranstaltungsvolumen an mehreren Orten gleichzeitig verwalten.
Warum ich Priava ausgewählt habe
Ich habe Priava in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil das Modell mit unbegrenzt vielen Nutzern bedeutet, dass alle Koordinatoren, Catering-Manager und Betriebsleiter im selben System arbeiten können, ohne dass die Lizenzkosten steigen. Besonders gefällt mir, wie die Plattform die gleichzeitige Planung mehrerer Veranstaltungsorte mit integrierten Konfliktprüfungen handhabt, sodass zwei Teammitglieder nicht versehentlich denselben Raum doppelt buchen können. Die gemeinsame Aufgabenverwaltung und die Nachverfolgung von Serviceaufträgen sorgen dafür, dass alle Abteilungen in einem einzigen Veranstaltungsdatensatz aufeinander abgestimmt bleiben.
Die wichtigsten Funktionen von Priava
- Anpassbare Vorlagen für Veranstaltungsdokumente: Erstellen Sie auf die jeweilige Veranstaltung und den jeweiligen Veranstaltungsort zugeschnittene Angebote, Verträge und kundenorientierte Materialien.
- Integriertes CRM für die Verwaltung von Leads und Anfragen: Verfolgen und verwalten Sie Veranstaltungsanfragen, Kundeninteraktionen und Vertriebschancen direkt innerhalb der Plattform.
- Nachverfolgung von Ressourcenverfügbarkeit und Dienstleistungen: Weisen Sie Buchungen audiovisuelle, Catering- und logistische Ressourcen zu und überwachen Sie dabei Bestände und Unterstützungsbedarf.
- Detaillierte Berichte über mehrere Veranstaltungsorte: Erstellen Sie operative und finanzielle Berichte für mehrere Räume oder Objekte, um Prognosen zu erstellen und die Leistung zu verfolgen.
Priava-Integrationen
Priava bietet native Integrationen mit Salesforce, NetSuite, HubSpot, MailChimp, SAP und Microsoft Outlook. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Unbegrenzte Nutzer im gesamten Veranstaltungsteam
- Echtzeit-Konflikterkennung über mehrere Veranstaltungsorte hinweg
- Verwaltet Catering, Ressourcen und Räume gemeinsam
Cons:
- Der mobile Zugriff ist für das Personal vor Ort eingeschränkt
- Die Einrichtung erfordert Zeit für komplexe Konfigurationen
Learn more about Priava:
Am besten mit Kettenverwaltung für mehrere Häuser- Kostenlose Testversion verfügbar
- Ab 249 $/Monat (jährlich abgerechnet)
Visit WebsiteCustomer Rating:4.9/5
Event Temple bietet eine Verwaltungsoberfläche für mehrere Häuser, über die Benutzer Häuser an verschiedenen Standorten auswählen und duplizieren können. Event Temple ist eine auf das Gastgewerbe ausgerichtete Plattform für Veranstaltungsplanung und Vertriebs-CRM, die Gruppenbuchungen, Cateringverträge, BEOs, elektronische Angebote und Kalender für Veranstaltungsräume von Hotels und Veranstaltungsorten verwaltet.
Für wen eignet sich Event Temple am besten?
Die Plattform eignet sich besonders für Catering- und Veranstaltungsteams von Hotelketten und Gruppen mit mehreren Häusern, die eine zentrale Übersicht über alle Standorte benötigen.
Warum ich Event Temple ausgewählt habe
Event Temple hat sich einen Platz auf meiner Auswahlliste verdient, weil das Modul zur Kettenverwaltung ein Problem löst, das die meisten Tools für die Veranstaltungsplanung ignorieren: die Koordination von Gruppenverkäufen und Buchungen über mehrere Häuser hinweg an einem einzigen Ort. Besonders gut gefällt mir das Ketten-Dashboard, mit dem nationale Vertriebsteams zwischen den Häusern wechseln und auf eine gemeinsame Ansicht von Konten und Kontakten zugreifen können, um Möglichkeiten für Cross-Selling zu erkennen. Die Berichte zur Zusammenfassung mehrerer Häuser machen die Nachverfolgung der Leistung auf Portfolioebene wirklich praktikabel.
Die wichtigsten Funktionen von Event Temple
- Anpassbare BEO-Vorlagen: Ermöglichen Teams, auf jede Veranstaltung zugeschnittene Bankettveranstaltungsaufträge zu erstellen, zu bearbeiten und zu verteilen.
- Integrierte Workflows für Angebote und elektronische Signaturen: Erstellen digitale Angebote und Verträge, die Kunden online prüfen und unterzeichnen können.
- Visueller Kalender für Veranstaltungsräume: Bietet einen Kalender mit Drag-and-drop-Funktion zur gleichzeitigen Buchung und Verwaltung mehrerer Veranstaltungsräume.
- Integration mit Opera Cloud PMS: Ermöglicht die Synchronisierung von Veranstaltungsbuchungen und Zimmerkontingenten in Echtzeit mit führenden Hotelverwaltungssystemen.
Event Temple-Integrationen
Event Temple bietet native Integrationen mit Opera Cloud PMS, Salesforce, Mailchimp, Tripleseat, Duetto, For-Sight CRM, GuestRevu und Zapier. Für benutzerdefinierte Integrationen ist außerdem eine API verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Leistungsstarkes Dashboard zur Kettenverwaltung mehrerer Häuser
- Dediziertes Hospitality-CRM für Hotels
- BEO-Erstellung mit automatisierten Workflows für die Verteilung
Cons:
- Eingeschränkte Möglichkeiten zur Grundrissdarstellung im Vergleich zu Wettbewerbern
- Die Optionen zur Anpassung von Berichten sind etwas eingeschränkt
Learn more about Event Temple:
Am besten für Salesforce-gestützten Gruppenvertrieb- Nicht verfügbar
- Preis auf Anfrage
Visit WebsiteCustomer Rating:4.7/5
Amadeus Delphi bietet ein zentrales Startdashboard mit Buchungskarten, den heutigen Aufgaben, Terminen und zuletzt bearbeiteten Datensätzen für die Veranstaltungs- und Cateringverwaltung. Amadeus Delphi ist eine auf Salesforce basierende Plattform für Hotelverkaufs- und Cateringmanagement, die Gruppenbuchungen, die Erstellung von BEOs, die Planung von Veranstaltungsräumen und Cateringverträge für Portfolios mit einem oder mehreren Hotels verwaltet.
Für wen eignet sich Amadeus Delphi am besten?
Delphi eignet sich besonders für Hotels mit umfassendem Service und Hotelgruppen mit mehreren Standorten, die über eigene Catering-Vertriebsteams verfügen und ein hohes Volumen an Gruppen- und Veranstaltungsgeschäft verwalten.
Warum ich Amadeus Delphi ausgewählt habe
Amadeus Delphi hat sich einen Platz auf meiner Auswahlliste verdient, weil es die einzige Plattform für die Veranstaltungsplanung in Hotels ist, die nativ auf Salesforce basiert. Dadurch befinden sich Pipelines für den Gruppenvertrieb, Vertragsverfolgung und Nachfassaktionen bei Kunden in einem einzigen CRM. Besonders gut gefällt mir die Erstellung von Angeboten und Verträgen in drei Klicks, wodurch Vertriebsteams eingehende Gruppenanfragen schnell bearbeiten können. Der automatisierte BEO-Workflow verknüpft außerdem Catering-, Aufbau- und Personaldetails direkt mit jeder Buchung, sodass nichts zwischen den Abteilungen verloren geht.
Wichtige Funktionen von Amadeus Delphi
- 3D-Grundrissdarstellung: Veranstaltungsraumlayouts maßstabsgetreu mit interaktiven Grundrissen entwerfen und visualisieren.
- Mobiler BEO-Zugriff: Bankett-, Küchen- und Betriebspersonal erhält auf Mobilgeräten Echtzeitzugriff auf BEOs und Änderungen.
- Weiterleitung von Leads und Anfragen: Meeting- und Gruppen-Leads aus wichtigen Vertriebskanälen automatisch an die zuständigen Manager verteilen.
- Verwaltung von Portfolios mit mehreren Hotels: Gemeinsame Bestände, Vorlagen und Berichte für mehrere Hotels von einem System aus verwalten.
Integrationen von Amadeus Delphi
Amadeus Delphi bietet native Integrationen mit StayNTouch PMS, IDeaS G3 RMS, Cvent, Sertifi, Canary und MeetingPackage sowie eine API für individuelle Integrationen.
Pros and Cons
Pros:
- Das native Salesforce-CRM unterstützt die Pipeline für den Gruppenvertrieb
- Automatisierte BEOs werden direkt an die jeweilige Abteilung verteilt
- Unterstützt die Verwaltung von Portfolios mit mehreren Hotels in einem System
Cons:
- Die Implementierung dauert bei großen Hotels mehrere Monate
- Die Benutzeroberfläche wirkt im Vergleich zu neueren Wettbewerbern veraltet
Learn more about Amadeus Delphi:
Am besten mit KI-gestützter Anfrage- und Buchungsautomatisierung- Kostenlose Demo verfügbar
- Preis auf Anfrage
Visit WebsiteCustomer Rating:4.5/5
Tripleseat bietet einen zentralen Übersichtsbereich, der eingehende Leads, Veranstaltungsprognosen, monatliche Umsatzziele und bevorstehende Veranstaltungen in einer einzigen Ansicht darstellt. Tripleseat ist eine auf das Gastgewerbe ausgerichtete Plattform für Veranstaltungsverkauf und -verwaltung, die die Buchung von Veranstaltungsräumen, die Erstellung von BEOs, Catering-Angebote, Gruppenverträge und die kalenderübergreifende Koordination mehrerer Veranstaltungsorte für Hotels, Restaurants und einzigartige Veranstaltungsorte übernimmt.
Für wen ist Tripleseat am besten geeignet?
Tripleseat eignet sich besonders für Veranstaltungsteams von Hotels, Catering-Manager und Betreiber mehrerer Veranstaltungsorte, die eine speziell entwickelte Plattform benötigen, um den gesamten Verkaufszyklus von Veranstaltungen zu verwalten.
Warum ich Tripleseat ausgewählt habe
Ich habe Tripleseat in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil Tripleseat Intelligence den Lebenszyklus von Anfragen ohne manuelle Eingriffe verwaltet: Sofortige automatische Antworten bestätigen neue Leads, KI erstellt Vertragsentwürfe aus Veranstaltungsdetails und automatisierte Erinnerungen werden ausgelöst, wenn ein Angebot zu lange nicht unterschrieben wurde. Außerdem gefällt mir Direct Book, mit dem Gäste rund um die Uhr Raumreservierungen ohne Telefonanruf bestätigen können. In der Praxis wandelt mein Team Anfragen um, die sonst mitten im Verkaufsprozess ins Stocken geraten würden.
Wichtige Funktionen von Tripleseat
- 2D- und 3D-Grundrissdiagramme: Erstellen Sie mit Werkzeugen zum Ziehen und Ablegen detaillierte Veranstaltungslayouts für Raumaufteilung und Bestuhlung.
- Erstellung von Bankett-Veranstaltungsaufträgen (BEOs): Erstellen, individualisieren und verteilen Sie BEOs mit Angaben zu Menüs, Zeitplanung und Personal für jede Veranstaltung.
- Native PMS- und POS-Integrationen: Verbinden Sie Veranstaltungsdetails mit führenden Hotelverwaltungssystemen und Kassensystemen für reibungslose Abläufe.
- Visueller Kalender für mehrere Bereiche: Buchen, sperren und verwalten Sie die Verfügbarkeit mehrerer Veranstaltungsorte und Veranstaltungsräume in einem zentralen Übersichtsbereich.
Tripleseat-Integrationen
Tripleseat bietet native Integrationen mit GoTab POS, OpenTable, SevenRooms, CardConnect, DoorDash for Merchants, Outlook, Google Calendar und Prismm. Für individuelle Integrationen ist eine API verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Integrierte Pipeline für den Veranstaltungsverkauf
- KI automatisiert Antworten auf Anfragen und Nachfassaktionen
- Leistungsstarke Werkzeuge zur Erstellung und Verteilung von BEOs
Cons:
- Die Optionen zur individuellen Anpassung von Berichten sind begrenzt
- Hoher Einrichtungsaufwand bei Konfigurationen für mehrere Objekte
Learn more about Tripleseat:
9Am besten mit sofortiger Live-Verfügbarkeit von VeranstaltungsräumeniVvy
- Kostenlose Demo verfügbar
- Preise auf Anfrage
Visit WebsiteCustomer Rating:4.7/5
iVvy bietet eine wöchentliche Kalenderansicht zur Planung und Verwaltung von Veranstaltungen in mehreren Veranstaltungsräumen und Kategorien. iVvy ist eine Plattform für Hotelvertrieb und Catering, die die Verwaltung von Veranstaltungsräumen, die Erstellung von Bankettveranstaltungsaufträgen, die Koordination von Gruppenbuchungen, CRM und Cateringverträge in einem einzigen System für Hotels und Veranstaltungsorte vereint.
Für wen ist iVvy am besten geeignet?
iVvy eignet sich für Vertriebs- und Veranstaltungsteams im Catering von Hotels, Veranstaltungszentren und Hotelgruppen mit mehreren Standorten, die eine große Anzahl an Gruppen- und Konferenzbuchungen verwalten.
Warum ich iVvy ausgewählt habe
iVvy steht auf meiner Auswahlliste, weil die Plattform die aktuelle Verfügbarkeit von Veranstaltungsräumen im gesamten Veranstaltungskalender eines Hotels besonders gut verwaltet. Mir gefällt, dass der Veranstaltungskalender angefragte, vorläufige und bestätigte Buchungen sowohl für Tagungsräume als auch für Zimmerkontingente in einer einzigen Ansicht anzeigt, wodurch Doppelbuchungen ausgeschlossen werden. Die Buchungsmaschine stellt diese Echtzeitverfügbarkeit dann direkt auf der Website eines Hotels bereit, sodass Anfragen bereits anhand der tatsächlich verfügbaren Kapazitäten vorqualifiziert eintreffen.
Hauptfunktionen von iVvy
- Erstellung von Bankettveranstaltungsaufträgen (BEO): Erstellen, bearbeiten und versenden Sie detaillierte BEOs mit Menüs, Zeitplänen und Personalbedarf für jede Veranstaltung.
- Umsatzberichte und Analysen: Nutzen Sie Dashboards, Fortschrittsberichte und anpassbare Vorlagen zur Überwachung von Veranstaltungsumsätzen und zur Prognose von Verkäufen.
- CRM und Interessentenverwaltung: Erfassen Sie alle Anfragen, verwalten Sie Kundendaten und verfolgen Sie Aktivitäten sowie die Kommunikation in einem einzigen System.
- Digitale Angebote und elektronische Signaturen: Erstellen Sie schnell Angebote und Verträge im Markenstil und senden Sie sie anschließend zur elektronischen Signatur an Kunden, einschließlich Versionsverfolgung.
iVvy-Integrationen
iVvy bietet native Integrationen mit Opera Cloud, Mews, StayNTouch, RMS, Agilysys, Protel Air, Jonas Chorum, Xero, MYOB, NetSuite, Infor, Salesforce, Cvent, IdeaS und SevenRooms. Für kundenspezifische Integrationen ist eine API verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Der Echtzeit-Veranstaltungskalender verhindert Doppelbuchungen
- Zeigt die aktuelle Verfügbarkeit direkt auf Hotelwebsites an
- Speziell für Hotelveranstaltungen und Catering entwickelt
Cons:
- Die Ersteinrichtung erfordert einen erheblichen Konfigurationsaufwand
- Die Berichtsdashboards bieten nur begrenzte Anpassungsmöglichkeiten
Learn more about iVvy:
Am besten mit integrierten Angeboten und Zahlungen- Kostenlose Demo verfügbar
- Ab $199/Monat
Visit WebsiteCustomer Rating:4.2/5
Planning Pod zeigt eine zentrale Übersichtsseite für das Veranstaltungsmanagement mit wichtigen Aktivitätsdiagrammen, anstehenden Aufgaben, überfälligen Elementen und ausstehenden Signaturen. Planning Pod ist eine Plattform für Veranstaltungsort- und Eventmanagement, die für Hotels, Bankettsäle und Veranstaltungszentren entwickelt wurde und die Buchung von Veranstaltungsräumen, die Erstellung von BEOs, das F&B-Management, Catering-Angebote und Tools zur Kundenkommunikation in einem System vereint.
Für wen ist Planning Pod am besten geeignet?
Planning Pod eignet sich für unabhängige Hotels, Boutique-Veranstaltungsorte und eigenständige Veranstaltungszentren, die ihre eigenen Veranstaltungen, ihr Catering und die Kundenabrechnung ohne ein vollständiges PMS-Ökosystem verwalten.
Warum ich Planning Pod ausgewählt habe
Planning Pod hat sich einen Platz auf meiner Auswahlliste verdient, weil Angebote, Verträge und Zahlungen so eng mit einem einzigen Buchungsdatensatz verknüpft werden. Mir gefällt, dass die Plattform die Details eines Angebots, sobald ein Kunde es per elektronischer Signatur unterzeichnet hat, direkt in eine Rechnung übernimmt, einschließlich bereits eingerichteter Ratenzahlungspläne. Mein Team kann anschließend über gebrandete Kundenportale Anzahlungen einziehen, wobei Kreditkarten- und ACH-Zahlungen nativ über Adyen verarbeitet werden, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen.
Die wichtigsten Funktionen von Planning Pod
- Diagrammerstellung von Raumplänen: Erstellen und bearbeiten Sie maßstabsgetreue Layouts für Veranstaltungsräume, einschließlich Tischen, Stühlen und Bühnenaufbauten.
- Erstellung und Verteilung von BEOs: Erstellen Sie anpassbare Bankett-Veranstaltungsaufträge für FOH-, Küchen- und Lieferteams.
- Aufgabenmanager mit Mitarbeiterzuweisung: Weisen Sie Aufgaben nach Teammitglied zu und verfolgen Sie sie über verschiedene Veranstaltungsabläufe hinweg.
- Webformulare zur Erfassung von Interessenten: Erfassen Sie Veranstaltungsanfragen direkt von Ihrer Veranstaltungsort-Website in der Vertriebspipeline.
Integrationen von Planning Pod
Planning Pod bietet native Integrationen mit QuickBooks Online, WeddingWire, The Knot, Google Calendar, Apple Calendar und Microsoft Outlook Calendar. Außerdem lässt es sich mit Zapier verbinden und stellt eine API für benutzerdefinierte Integrationen bereit.
Pros and Cons
Pros:
- Angebote, Verträge und Zahlungen werden automatisch weitergeleitet
- Integrierte Diagrammerstellung von Raumplänen für Veranstaltungen
- Kunden können sich über ein gebrandetes Portal selbst bedienen
Cons:
- Die Berichterstattung bietet keine detaillierten Analysen zu Umsatz und Ertrag
- Nicht für große Portfolios mit mehreren Standorten entwickelt
Learn more about Planning Pod:
Weitere Softwarelösungen für die Veranstaltungsplanung
- 11SwoogoAm besten für flexible Workflows zur Veranstaltungsregistrierung
- 12EventbriteAm besten geeignet, um die Auffindbarkeit öffentlicher Veranstaltungen zu maximieren
- 13HoneyBookAm besten für die Zusammenarbeit und Zahlungen im Kundenportal
- 14SkeddaAm besten geeignet für fortgeschrittene Buchungsregeln und Automatisierung
- 15AcceleventsBesonders geeignet für die Verwaltung von Tagesordnungen und Rednern in großem Umfang
Wie ich Software für die Veranstaltungsplanung bewerte
Ich bewerte Software für die Veranstaltungsplanung in zwei Ebenen: die grundlegenden Funktionen – Veranstaltungsplanung, Verwaltung von Veranstaltungsorten und Ressourcen, Buchungsabläufe und Konfliktvermeidung – sowie die Unterscheidungsmerkmale, durch die sich die besten auf das Gastgewerbe und Veranstaltungsorte ausgerichteten Lösungen abheben.
Grundlegende Funktionen (Voraussetzungen für diese Liste)
Bei der Auswahl der Tools für meine Liste bewerte ich jedes einzelne für jede unten aufgeführte Kernfunktion auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion nicht an) bis 5 (zeichnet sich in diesem Bereich aus). Anschließend rechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools in einen Prozentsatz um. Jedes Tool muss eine Mindestgesamtpunktzahl von 65 % erreichen, um für die Aufnahme berücksichtigt zu werden.
- Planung von Veranstaltungen und Funktionsräumen: Ich achte auf einen zentralisierten Kalender, ein Veranstaltungsbuch oder ein Buchungsraster, mit dem Teams Besprechungsräume, Ballsäle, Veranstaltungsräume und andere buchbare Bereiche planen und die Verfügbarkeit auf einen Blick prüfen können.
- Buchungs- und Vertriebsmanagement: Ich bewerte, wie gut die Plattform den Prozess von einer ersten Anfrage oder RFP über Angebote, Verträge, Bestätigungen und Zahlungen abwickelt.
- Konflikterkennung: Die Software sollte helfen, überschneidende Buchungen zu vermeiden, indem sie die Verfügbarkeit von Räumen und Ressourcen anzeigt und potenzielle Planungskonflikte erkennt, bevor eine Veranstaltung bestätigt wird.
- Verwaltung von Veranstaltungsressourcen: Ich prüfe, ob Teams einzelnen Veranstaltungen Ausrüstung, Catering-Anforderungen, Raumaufteilungen, Personal und andere Ressourcen zuweisen und diese Anforderungen mit der Buchung verknüpft halten können.
- Veranstaltungsdokumente und Kommunikation: Ich suche nach Tools, die Teams dabei unterstützen, Angebote, Verträge, Veranstaltungszusammenfassungen, BEOs, Ablaufpläne oder andere operative Dokumente zu erstellen und zu teilen und gleichzeitig Kunden und interne Teams auf dem Laufenden zu halten.
- Integrationen: Die Plattform sollte Verbindungen zu relevanten Systemen des Gastgewerbes oder Geschäftssystemen herstellen können, etwa zu PMS, POS, CRM, Buchhaltungs-, Zahlungs-, Kalender- oder Marketing-Tools, damit Teams doppelte Dateneingaben reduzieren können.
Nachdem ich eine Liste von Tools zusammengestellt habe, die diese Kriterien erfüllen, prüfe ich, wodurch sich die einzelnen Plattformen voneinander unterscheiden.
Unterscheidungsmerkmale (Wodurch sich Anbieter abheben)
So vergleiche ich die verschiedenen Anbieter:
Hervorstechende Funktionen
Ich prüfe genau auf das Gastgewerbe zugeschnittene Funktionen wie die Erstellung von BEOs, die Verwaltung von Zimmerkontingenten für Gruppen, Catering-Abläufe und die Darstellung von Funktionsräumen. Tools mit 2D- oder 3D-Grundrissen können Vertriebsteams dabei helfen, genaue Raumaufteilungen zu erstellen und sie Kunden mitzuteilen, bevor eine Veranstaltung endgültig bestätigt wird. Kundenportale sind ein weiteres Unterscheidungsmerkmal, da Organisatoren Angebote prüfen, Verträge unterzeichnen, Zahlungen leisten und Änderungen kommunizieren können, ohne auf lange E-Mail-Verläufe angewiesen zu sein. Auch der mobile Zugriff ist für operative Teams wichtig, die bei der Arbeit auf dem Gelände Zeitpläne, BEOs, Raumaufteilungen oder kurzfristige Änderungen an Veranstaltungen prüfen müssen.
Über die Funktionen hinaus
Die Integrationstiefe ist für Hotels und Veranstaltungsorte im Gastgewerbe besonders wichtig. Ich prüfe, ob die Plattform eine Verbindung zu Property-Management-Systemen wie Oracle OPERA, Mews, Cloudbeds oder Stayntouch sowie gegebenenfalls zu POS-, CRM-, Buchhaltungs- und Zahlungsplattformen herstellen kann. Bei auf Hotels ausgerichteten Tools kann eine zuverlässige PMS-Anbindung dazu beitragen, Zimmerkontingente für Gruppen, Veranstaltungsdetails und den Hotelbetrieb aufeinander abzustimmen.
Auch die Art des Veranstaltungsortes und die betriebliche Größe beeinflussen meine Bewertung. Ein Full-Service-Resort, das mehrere Ballsäle, Catering-Teams und Zimmerkontingente für Gruppen verwaltet, hat andere Anforderungen als ein Restaurant, das private Speiseveranstaltungen durchführt, oder ein Boutique-Hotel mit einem einzigen Tagungsraum. Außerdem berücksichtige ich Implementierungsanforderungen, Benutzerfreundlichkeit, verfügbare Integrationen und die Preisstruktur, insbesondere ob die Preisgestaltung auf Benutzern, Objekten, Modulen oder dem gesamten Veranstaltungsvolumen basiert.
So wählen Sie Software für die Veranstaltungsplanung aus
Bei langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen verliert man leicht den Überblick. Damit Sie sich bei der Bearbeitung Ihres individuellen Auswahlprozesses auf das Wesentliche konzentrieren können, finden Sie hier eine Checkliste mit Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:
| Faktor | Was zu beachten ist |
| Skalierbarkeit | Unterstützt die Software mehr Veranstaltungen, Veranstaltungsräume, Objekte und Benutzer, wenn Ihr Betrieb wächst? Prüfen Sie, ob sie alles von einem einzelnen Besprechungsraum bis hin zu Veranstaltungsabläufen über mehrere Objekte hinweg bewältigen kann. |
| Integrationen | Verbindet sie sich mit den Systemen, die Sie bereits verwenden? Achten Sie auf Integrationen mit Ihrem PMS, POS, CRM, Ihrer Buchhaltungssoftware, Ihren Zahlungstools und Kalendern, um die manuelle Dateneingabe zu reduzieren. |
| Anpassbarkeit | Können Sie Angebote, BEOs, Verträge, Veranstaltungsvorlagen, Buchungsabläufe und Berichte an die Arbeitsweise Ihres Objekts anpassen? |
| Benutzerfreundlichkeit | Ist die Software für Vertriebs-, Catering-, Bankett- und Betriebsteams unkompliziert zu bedienen? Achten Sie auf intuitive Kalender, eine übersichtliche Navigation und einfache Veranstaltungsaktualisierungen, um den Schulungsaufwand zu reduzieren. |
| Implementierung und Einführung | Wie schnell kann Ihr Team starten? Berücksichtigen Sie die Datenmigration, die PMS-Einrichtung, die Konfiguration von Arbeitsabläufen, Schulungsressourcen und die vom Anbieter unterstützte Einführung. |
| Kosten | Passt das Preismodell zu Ihrem Objekt? Vergleichen Sie Preise pro Benutzer, pro Objekt und auf Modulbasis und berücksichtigen Sie Implementierungskosten, Integrationen und optionale Zusatzmodule. |
| Sicherheitsvorkehrungen | Wie schützt die Plattform Gäste-, Zahlungs- und Veranstaltungsdaten? Achten Sie auf Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, sichere Zahlungsabwicklung und relevante Maßnahmen zur Einhaltung von Vorschriften. |
| Verfügbarkeit des Supports | Bekommen Sie Hilfe, wenn ein Problem bei einer Veranstaltung auftritt? Berücksichtigen Sie Supportzeiten, Reaktionszeiten, Unterstützung bei der Einführung und verfügbare Kanäle wie Telefon, E-Mail und Chat. |
Was ist Veranstaltungsplanungssoftware?
Veranstaltungsplanungssoftware unterstützt Hotels, Veranstaltungsorte und Teams im Gastgewerbe dabei, Veranstaltungsbuchungen, Veranstaltungsräume, Gruppengeschäft, Catering-Anforderungen und Veranstaltungsressourcen über ein einziges System zu verwalten. Hotelmanager, Vertriebsteams, Catering-Manager und Veranstaltungskoordinatoren nutzen diese Plattformen, um Verfügbarkeiten zu organisieren, Doppelbuchungen zu verhindern, Veranstaltungsdokumente zu erstellen und Abteilungen zu koordinieren.
Viele auf das Gastgewerbe ausgerichtete Plattformen gehen über eine einfache Kalenderplanung hinaus und unterstützen BEOs, Angebote, Verträge, Zimmerkontingente, Anzahlungen, Raumpläne sowie Integrationen mit Hotelverwaltungs- und Kassensystemen. Dadurch erhalten Vertriebs- und Betriebsteams eine zentralere Möglichkeit, Veranstaltungen von der ersten Anfrage bis zur Durchführung zu verwalten.
Funktionen von Veranstaltungsplanungssoftware
Achten Sie bei der Auswahl von Veranstaltungsplanungssoftware auf die folgenden wichtigen Funktionen:
- Verwaltung von Veranstaltungsräumen: Ermöglicht es Ihnen, Ballsäle, Besprechungsräume, private Speisebereiche und andere Veranstaltungsflächen über einen zentralen Kalender anzuzeigen und zu planen.
- BEO-Erstellung: Unterstützt Catering- und Bankettteams bei der Erstellung und Verteilung von Bankettaufträgen mit Menüs, Anforderungen an die Vorbereitung, Zeitplänen und betrieblichen Anweisungen.
- Verwaltung von Gruppenbuchungen: Unterstützt Gruppenanfragen, Angebote, Verträge, Zimmerkontingente, Anzahlungen und weitere Schritte im Veranstaltungsvertriebsprozess.
- Konflikterkennung: Erkennt sich überschneidende Buchungen von Flächen, Ausrüstung oder Ressourcen, bevor daraus betriebliche Probleme entstehen.
- Angebote und Verträge: Ermöglicht Vertriebsteams, gebrandete Angebote, Vereinbarungen und Verträge zu erstellen und elektronische Unterschriften einzuholen.
- Ressourcenplanung: Unterstützt bei der Zuweisung von Mitarbeitern, AV-Ausrüstung, Mobiliar, Catering-Anforderungen und anderen Ressourcen zu bestimmten Veranstaltungen.
- Raumplan- und Diagrammtools: Ermöglicht Teams, Raumaufteilungen und Sitzpläne für Besprechungen, Hochzeiten, Konferenzen und Bankette zu erstellen.
- PMS- und POS-Integrationen: Verbindet Veranstaltungsinformationen mit Hotelverwaltungs- und Kassensystemen, um doppelte Dateneingaben zu reduzieren.
- Kundenportale: Bietet Veranstaltern einen Ort, an dem sie Dokumente prüfen, Zahlungen vornehmen, Informationen übermitteln und mit dem Veranstaltungsort kommunizieren können.
- Analysen und Berichte: Erfasst Veranstaltungserlöse, Konversionsraten, Flächennutzung, Gruppengeschäft und andere Leistungskennzahlen.
Vorteile von Veranstaltungsplanungssoftware
Die Einführung von Veranstaltungsplanungssoftware bietet Ihrem Team und Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile. Hier sind einige davon:
- Weniger Buchungskonflikte: Die Verfügbarkeit von Veranstaltungsflächen in Echtzeit erleichtert es, Doppelbuchungen und sich überschneidende Ressourcenzuweisungen zu vermeiden.
- Bessere Koordination zwischen Abteilungen: Zentralisierte Veranstaltungsdetails ermöglichen es den Teams aus Vertrieb, Catering, Bankett, Küche und Front Office, auf dieselben Informationen zuzugreifen.
- Schnellerer Veranstaltungsverkauf: Digitale Angebote, Verträge, Zahlungseinzug und automatisierte Workflows können die Zeit zwischen Anfrage und bestätigter Buchung verkürzen.
- Präzisere Veranstaltungsdurchführung: BEOs, Raumpläne, Zeitpläne und Ressourcenpläne helfen den Teams, genau zu verstehen, was jede Veranstaltung erfordert.
- Weniger manuelle Dateneingabe: Integrationen mit PMS, POS, CRM, Buchhaltung und Zahlungsdiensten verringern den Bedarf, Veranstaltungs- und Gästeinformationen in verschiedenen Systemen erneut einzugeben.
- Verbesserte Gästeerfahrung: Schnellere Kommunikation, Kundenportale und organisierte Veranstaltungsdetails erleichtern es, auf Veranstaltungsplaner zu reagieren und Änderungen zu berücksichtigen.
- Bessere Umsatztransparenz: Berichtstools helfen Ihnen, Veranstaltungsumsätze, Konversionsraten, die Auslastung von Veranstaltungsflächen und die Leistung des Gruppengeschäfts zu verstehen.
Kosten und Preise von Veranstaltungsplanungssoftware
Die Auswahl einer Veranstaltungsplanungssoftware erfordert ein Verständnis der verschiedenen verfügbaren Preismodelle und Tarife. Die Kosten variieren je nach Größe des Betriebs, Anzahl der Benutzer, Veranstaltungsflächen, Integrationen, Modulen und Anforderungen an die Implementierung. Viele auf das Gastgewerbe ausgerichtete Anbieter verwenden individuelle Preise, anstatt feste monatliche Tarife zu veröffentlichen.
Die folgende Tabelle fasst gängige Preisansätze und die Funktionen zusammen, die typischerweise in Lösungen für Veranstaltungsplanungssoftware enthalten sind:
Tarifvergleichstabelle für Veranstaltungsplanungssoftware
| Tarifart | Übliche Preise | Häufige Funktionen |
| Einsteigertarif | Etwa $50-$150/Monat | Veranstaltungskalender, grundlegende Buchungen, Kontaktverwaltung, Angebote und einfache Berichte |
| Professioneller Tarif | Etwa $150-$500/Monat | BEOs, Verträge, Zahlungen, Ressourcenplanung, Automatisierung und erweiterte Berichte |
| Objektbasierter Tarif | Individuelle Preise | Verwaltung von Veranstaltungsflächen, Gruppenverkauf, Catering-Workflows, PMS-Integrationen und Zugriff für mehrere Benutzer |
| Unternehmenstarif | Individuelle Preise | Verwaltung mehrerer Objekte, erweiterte Integrationen, zentralisierte Berichte, APIs, dedizierter Support und individuelle Workflows |
Die häufigsten Fragen zur Veranstaltungsplanungssoftware (FAQ)
Wie integriere ich Veranstaltungsplanungssoftware in meine bestehenden Hotelsysteme?
Die meisten Plattformen für die Veranstaltungsplanung lassen sich mit Systemen wie Immobilienverwaltungssoftware, Kassensystemen, CRMs, Buchhaltungsprogrammen, Zahlungsplattformen und Kalendern verbinden. Prüfen Sie vor der Auswahl eines Tools, ob es native Integrationen für Ihr bestehendes PMS oder POS bietet. Falls keine direkte Integration verfügbar ist, unterstützen einige Plattformen auch APIs oder Konnektoren von Drittanbietern.
Kann Veranstaltungsplanungssoftware wiederkehrende Veranstaltungen verwalten?
Ja, viele Tools für die Veranstaltungsplanung unterstützen wiederkehrende Buchungen für Meetings, Konferenzen, Schulungen und andere regelmäßig stattfindende Veranstaltungen. Je nach Plattform können Sie möglicherweise die Häufigkeit der Wiederholung festlegen, denselben Veranstaltungsraum reservieren, Ressourcen zuweisen und Veranstaltungsdetails von einer Buchung in die nächste übernehmen.
Wie anpassbar ist Veranstaltungsplanungssoftware?
Die Anpassbarkeit variiert je nach Plattform. Einige Tools ermöglichen die individuelle Gestaltung von Angeboten, Verträgen, Veranstaltungsauftragsformularen (BEOs), Buchungsformularen, Veranstaltungsvorlagen, Benutzerberechtigungen, Arbeitsabläufen und Berichten. Hotel- und Veranstaltungsteams sollten nach Software suchen, die ihre bestehenden Abläufe in Vertrieb, Catering und Veranstaltungsorganisation abbilden kann, anstatt sie in einen starren Arbeitsablauf zu zwingen.
Gibt es Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Benutzer?
Viele Anbieter bieten Unterstützung bei der Einführung durch Schulungen, Tutorials, Wissensdatenbanken, Webinare und Kundensupport. Fortschrittlichere Hospitality-Plattformen stellen möglicherweise auch Implementierungsspezialisten bereit, die vor dem Start bei der Konfiguration von Veranstaltungsräumen, Integrationen, Vorlagen, Benutzerberechtigungen und Arbeitsabläufen helfen.
Wie beurteile ich die Wirtschaftlichkeit von Veranstaltungsplanungssoftware?
Beginnen Sie damit, die Gesamtkosten der Software mit dem betrieblichen Nutzen zu vergleichen, den sie bietet. Berücksichtigen Sie Abonnementgebühren, Implementierungskosten, Integrationen, Zusatzmodule und die Frage, ob die Preise auf Grundlage der Benutzer, Objekte oder Module berechnet werden. Prüfen Sie anschließend, ob die Plattform Doppelbuchungen, manuelle Dateneingabe, Verwaltungsaufwand und den Zeitaufwand für die Veranstaltungskoordination reduzieren kann und gleichzeitig Ihrem Team dabei hilft, mehr Gruppen- und Veranstaltungsgeschäft zu verwalten.