Hotel-Veranstaltungsmanagementsoftware vereinfacht zeitaufwendige, manuelle Aufgaben wie Terminplanung, Budgetierung und die Koordination von Teilnehmern. Dadurch kann sich Ihr Team auf die Gestaltung unvergesslicher Veranstaltungserlebnisse konzentrieren. Die Bewältigung wechselnder Kundenerwartungen und kurzfristiger Änderungen kann eine Herausforderung sein, aber die richtige Unterstützung kann Ihre Effizienz steigern und dazu beitragen, dass nichts übersehen wird.
In diesem Artikel vergleiche und bewerte ich die besten Werkzeuge für das Veranstaltungsmanagement, um Sie bei Ihrer Kaufentscheidung zu unterstützen.
Warum Sie unseren Software-Empfehlungen vertrauen können
6,700+
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Years
Unser Team testet und bewertet Software seit 2012. Als Führungskräfte in der Hotellerie wissen wir selbst, wie schwierig – und wichtig – es ist, die richtige Software auszuwählen.
Für diesen Leitfaden haben wir Tools mithilfe von praktischen Tests und unabhängiger Recherche bewertet und dabei unsere Bewertungskriterien angewendet.
Unsere Bewertungen spiegeln unser menschliches redaktionelles Urteilsvermögen wider, keine Verkaufsstrategie.
Vergleichstabelle für Veranstaltungsmanagementsoftware
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner Auswahl der besten Veranstaltungsmanagementsoftware zusammen:
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten geeignet für eine benutzerfreundliche Oberfläche und robuste Integrationen | Nein | $200/user/month | Website | |
| 2 | Am besten geeignet für Teilnehmerbindung und mobiles Eventmanagement | Nein | Preis auf Anfrage | Website | |
| 3 | Am besten geeignet für ansprechende hybride Events mit menschlichem Touch | Nein | $5/user/month (min 100 seats) | Website | |
| 4 | Am besten geeignet, um Marketing-Automatisierung in Events zu integrieren | Nein | $100/user/month | Website | |
| 5 | Am besten geeignet zur Erstellung interaktiver, gebrandeter Event-Apps | Nein | Auf Anfrage erhältlich | Website | |
| 6 | Am besten geeignet, um mit KI Networking-Möglichkeiten zu steigern | Nein | Auf Anfrage erhältlich | Website | |
| 7 | Am besten geeignet wegen seiner robusten Palette an Event-Marketing-Tools | Nein | $1,500/Jahr (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 8 | Am besten geeignet, um physische Events in einer virtuellen Umgebung nachzubilden | Nein | $99/Monat | Website | |
| 9 | Am besten geeignet für immersive 3D-Erlebnisse bei virtuellen Events | Nein | Preis auf Anfrage | Website | |
| 10 | Am besten geeignet für umfassendes Eventmanagement im Gastgewerbe | Nein | Auf Anfrage erhältlich | Website |
Bewertungen der besten Hotel-Veranstaltungsmanagementsoftware
Am besten geeignet für eine benutzerfreundliche Oberfläche und robuste Integrationen- Nein
- $200/user/month
Visit WebsiteCustomer Rating:4.8/5
Beispielansichten der Swoogo-Plattformoberfläche Swoogo ist ein Event-Management-Tool, das für seine benutzerfreundliche Oberfläche und robuste Integrationsmöglichkeiten bekannt ist. Es ermöglicht Veranstaltern, ihre Events mühelos zu verwalten und zu überwachen, was es zur idealen Wahl für diejenigen macht, die Wert auf ein intuitives Design und nahtlose Anbindung an andere Tools legen.
Warum ich Swoogo gewählt habe: Ich habe Swoogo auf diese Liste gesetzt, vor allem wegen der Mischung aus Einfachheit und Leistungsfähigkeit. Die Plattform zeichnet sich besonders durch ihre benutzerfreundliche Oberfläche und umfassenden Integrationsmöglichkeiten aus. Ich halte Swoogo für das beste Tool für alle, die eine leicht navigierbare Plattform suchen, die dennoch keine Abstriche bei den Integrationsmöglichkeiten macht.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen Eventregistrierung und Ticketing, interaktive Veranstaltungswebsites, Projektmanagement, Rechnungsstellung und eine umfangreiche Analyse-Suite.
Integrationen umfassen eine Vielzahl von Tools, darunter, aber nicht ausschließlich, CRM-Systeme wie Salesforce, Marketingtools wie Mailchimp und Zahlungsdienstleister wie Stripe.
Pros and Cons
Pros:
- Benutzerfreundliche Oberfläche
- Robuste Integrationsmöglichkeiten
- Umfassende Event-Management-Funktionen
Cons:
- Hoher Einstiegspreis
- Kein kostenloses Angebot oder Testversion verfügbar
- Könnte für kleine Veranstaltungen oder Einsteiger überdimensioniert sein
Learn more about Swoogo:
Am besten geeignet für Teilnehmerbindung und mobiles Eventmanagement- Nein
- Preis auf Anfrage
Visit WebsiteCustomer Rating:4.8/5
Whova Papierlose Check-in-Funktion Whova ist eine führende Event-Technologie-Plattform, die Lösungen für sowohl virtuelle als auch hybride Veranstaltungen anbietet. Ihre Kernkompetenz liegt in der Förderung eines starken Austauschs zwischen den Teilnehmenden und einer benutzerfreundlichen mobilen Oberfläche für das Eventmanagement, was Whova zur exzellenten Wahl für alle macht, die auf diese Aspekte besonderen Wert legen.
Warum ich Whova gewählt habe: Ich habe Whova für diese Liste ausgewählt, weil es umfangreiche Funktionen bietet, die eine aktive Beteiligung der Teilnehmenden fördern, sowie eine herausragende mobile Event-App-Oberfläche für die Veranstaltungsorganisation. Whova hat mehrere Auszeichnungen im Bereich Eventmanagement-Software erhalten. Die besondere Stärke von Whova liegt in der Fähigkeit, Teilnehmerinteraktion zu ermöglichen – ein entscheidendes Kriterium für den Erfolg einer Veranstaltung. Auch die mobile Eventmanagement-Funktion hat mich überzeugt, da sie Planenden Flexibilität unterwegs bietet.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen anpassbare Eventseiten, Check-in-Optionen, eine Grundriss-Funktion, eine RSVP-Funktion und Networking-Möglichkeiten über ein Community-Board.
Integrationen beziehen sich auf verschiedene Plattformen wie Zoom und Vimeo, was ein flexibleres Eventerlebnis ermöglicht.
Pros and Cons
Pros:
- Starke Funktionen zur Teilnehmerbindung
- Benutzerfreundliches mobiles Eventmanagement
- Integration mit beliebten Plattformen wie Zoom und Vimeo
Cons:
- Keine kostenlose Version
- Preisinformationen sind nicht transparent und müssen erfragt werden
- Eventuell nicht optimal für einfache, kleine Events
Learn more about Whova:
Am besten geeignet für ansprechende hybride Events mit menschlichem Touch- Nein
- $5/user/month (min 100 seats)
Visit WebsiteCustomer Rating:4.8/5
Zuddl Benutzerkonferenz Interface Tool Screenshot Zuddl ist eine innovative Plattform, die ein fesselndes, menschzentriertes Erlebnis für Ihre hybriden Veranstaltungen schafft. Sie verbindet geschickt persönliche und virtuelle Interaktionen, um ein nahtloses hybrides Veranstaltungserlebnis zu schaffen – und wird ihrem Ruf als beste Lösung für ansprechende hybride Events mit menschlichem Touch gerecht.
Warum ich Zuddl gewählt habe: Bei meiner Suche nach der besten Eventmanagement-Software ist mir Zuddl durch seine Fokussierung auf das menschliche Element bei hybriden Veranstaltungen aufgefallen. Die Fähigkeit, authentische Verbindungen zwischen Teilnehmenden herzustellen – unabhängig von deren Standort – unterscheidet es von anderen. Ich habe es als beste Lösung für hybride Events ausgewählt, da es die virtuelle Event-Plattform und das physische Event gekonnt vereint und so ein ansprechendes, menschliches Erlebnis für alle Teilnehmer:innen ermöglicht.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen virtuelle Meetingräume, eine interaktive Bühne und umfangreiche Networking-Möglichkeiten. Live-Streaming, 1:1-Chats und Gruppendiskussionen werden unterstützt und bieten ein personalisiertes Veranstaltungserlebnis.
Integrationen umfassen alle wichtigen Social-Media-Plattformen, CRM-Systeme und Analysetools und bieten eine umfassende Eventmanagement-Lösung.
Pros and Cons
Pros:
- Unterstützt hybride Events mit Fokus auf menschliche Interaktion
- Umfangreiche Networking-Möglichkeiten
- Bietet nahtlose Integration mit verschiedenen Tools
Cons:
- Das Preismodell ist für kleinere Events möglicherweise hoch
- Eine kostenlose Testversion hat deutliche Einschränkungen
- Für Erstanwender kann es eine Lernkurve geben
Learn more about Zuddl:
Am besten geeignet, um Marketing-Automatisierung in Events zu integrieren- Nein
- $100/user/month
Visit WebsiteCustomer Rating:4.7/5
Hubilo Hybrid-Feature für virtuelle und Präsenzveranstaltungen Hubilo ist eine umfassende Plattform für die Durchführung virtueller und hybrider Veranstaltungen. Sie ermöglicht es Veranstaltern, nicht nur ihre Events zu gestalten und zu verwalten, sondern auch Marketing-Automatisierung zu integrieren, um ein nahtloses Erlebnis zu schaffen. Dadurch ist Hubilo besonders nützlich für diejenigen, die Eventplanung und Marketingstrategien miteinander verknüpfen möchten.
Warum ich Hubilo gewählt habe: Ich habe Hubilo in diese Liste aufgenommen, weil die Plattform einen starken Fokus auf Marketing-Automatisierung innerhalb der Eventverwaltung legt. Sie ist einzigartig in ihrer Fähigkeit, Eventmanagement und Marketing zu kombinieren, wodurch Veranstalter bessere Interaktions- und Konversionsraten erzielen können. Meiner Einschätzung nach war sie die ideale Wahl für alle, die nach einer einheitlichen Lösung für Events und Marketing suchen.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Funktionen sind unter anderem Marketing-Automatisierung, virtuelle Networking-Lounges und ein vereinheitlichtes Dashboard für das Eventmanagement.
Integrationen umfassen eine Vielzahl von Marketing-Tools, darunter Mailchimp, Salesforce, Eventbrite und Marketo. Dadurch festigt Hubilo seine Rolle als Eventplattform mit leistungsstarken Marketingmöglichkeiten.
Pros and Cons
Pros:
- Integrierte Marketing-Automatisierung
- Umfangreiche Marketing-Integrationen
- Vereinheitlichtes Dashboard für das Eventmanagement
Cons:
- Kein kostenloser Plan verfügbar
- Höherer Einstiegspreis als manche Wettbewerber
- Könnte für Nutzer, die nur eine einfache Eventplattform suchen, zu komplex sein
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Am besten geeignet zur Erstellung interaktiver, gebrandeter Event-Apps- Nein
- Auf Anfrage erhältlich
Visit WebsiteCustomer Rating:4.7/5
SpotMe Screenshot der Session-Funktion SpotMe ist eine umfassende Plattform, die bei der Erstellung hoch interaktiver, vollständig gebrandeter Event-Apps unterstützt. Sie wurde speziell entwickelt, um personalisierte und immersive Erlebnisse für Teilnehmende zu bieten und ist somit die bevorzugte Lösung für Veranstalter, die Wert auf eine einheitliche Markenpräsenz bei ihren Events legen.
Warum ich SpotMe gewählt habe: SpotMe hat mich durch die beeindruckende Möglichkeit überzeugt, individuelle, gebrandete Event-Apps zu erstellen. Dieses Maß an Anpassung sorgt für eine einzigartige und konsistente Darstellung der Marke des Veranstalters und hebt das Tool von anderen Event-Management-Lösungen ab. Meiner Meinung nach rechtfertigen SpotMes Engagement für Interaktivität und Markenkonsistenz die Position als bestes Tool für diesen Zweck.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen Live-Umfragen, Gamification-Features und eine Vielzahl an Networking-Tools.
Integrationen beinhalten zahlreiche CRMs, Marketing-Automatisierungstools und Lernmanagementsysteme, darunter Salesforce, Marketo und Moodle, was einen reibungsloseren Event-Management-Prozess gewährleistet.
Pros and Cons
Pros:
- Individuelle, gebrandete Event-App-Erstellung
- Interaktive Tools für die Einbindung von Teilnehmenden
- Leistungsstarke Integrationen mit CRMs und Marketing-Tools
Cons:
- Keine offen kommunizierte kostenlose Version oder Preisliste
- Preisgestaltung kann undurchsichtig und variabel ausfallen
- Kann durch die Vielzahl an Anpassungsmöglichkeiten in der Bedienung komplexer sein
Learn more about SpotMe:
Am besten geeignet, um mit KI Networking-Möglichkeiten zu steigern- Nein
- Auf Anfrage erhältlich
Visit WebsiteCustomer Rating:4.6/5
Screenshot der Swapcard-Benutzeroberfläche für virtuelle Konferenzen Swapcard nutzt die Kraft von künstlicher Intelligenz, um Networking-Erlebnisse auf Veranstaltungen zu revolutionieren. Es hilft Ihnen dabei, durch KI-gestütztes Matchmaking wirkungsvolle Verbindungen herzustellen, was es zur Top-Wahl macht, um Networking-Möglichkeiten maximal auszuschöpfen.
Warum ich Swapcard ausgewählt habe: Beim Vergleich zahlreicher Event-Management-Softwarelösungen hat sich Swapcard durch sein starkes, KI-gestütztes Networking hervorgehoben. Ich habe es für diese Liste gewählt, weil es einzigartig in der Fähigkeit ist, bedeutungsvolle Verbindungen zu fördern. Damit ist Swapcard das beste Tool, um mit KI das Networking zu stärken, da es die Interaktion der Teilnehmenden optimiert und wertschöpfende Erlebnisse schafft.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen sind KI-gestütztes Matchmaking, Messaging-Funktion, Benachrichtigungsfunktion, eine intuitive Event-App und umfassende Analysen. Die KI-Technologie empfiehlt auf Basis der Teilnehmerprofile personalisierte Kontakte.
Integrationen beziehen sich auf verschiedene CRM- und Marketing-Automatisierungsplattformen, die einen nahtlosen Austausch von Eventdaten ermöglichen.
Pros and Cons
Pros:
- Setzt KI ein, um Networking-Möglichkeiten zu verbessern
- Bietet umfassende Analysen
- Lässt sich gut mit CRM- und Marketingplattformen integrieren
Cons:
- Kein Gratisplan und keine transparente Preisgestaltung
- Für die Nutzung der KI-Funktionen könnte eine Einarbeitung erforderlich sein
- Könnte für grundlegende Anforderungen im Event-Management komplexer sein als andere Plattformen
Learn more about Swapcard:
Am besten geeignet wegen seiner robusten Palette an Event-Marketing-Tools- Nein
- $1,500/Jahr (jährliche Abrechnung)
Visit WebsiteCustomer Rating:4.4/5
Screenshot der Cvent Event Management Funktion Cvent brilliert als umfassende Event-Management-Plattform und ist mit einer beeindruckenden Palette an Marketing-Tools ausgestattet, um ein erfolgreiches Event zu fördern. Es bietet eine Komplettlösung für die Planung, Vermarktung und Verwaltung von Präsenz- und virtuellen Veranstaltungen und hebt sich als die beste Wahl für Event-Marketing-Bedürfnisse hervor.
Warum ich Cvent gewählt habe: Im Auswahlprozess fiel meine Wahl auf Cvent aufgrund seines umfassenden Angebots an Marketing-Tools. Besonders hervorzuheben sind die fortschrittlichen Marketingfunktionen – von detaillierten Event-Analysen bis hin zu individuell anpassbaren Event-Websites. Deshalb halte ich Cvent für die beste Wahl im Event-Marketing, weil es Ihre Event-Promotion auf ein völlig neues Niveau heben kann.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen Event-Ticketing, Registrierung, Sitzungs-Tracking und Event-Analysen.
Integrationen umfassen eine Vielzahl populärer CRM-Systeme, E-Mail-Marketing-Plattformen und sozialer Medien, was einen nahtlosen Workflow zwischen Event-Management und Marketing-Aktivitäten ermöglicht.
Pros and Cons
Pros:
- Umfangreiche Palette an Event-Marketing-Tools
- Großartige Integrationsmöglichkeiten
- Umfassende Event-Analysen
Cons:
- Kein kostenloses Angebot oder Testphase
- Die Preisgestaltung kann für kleinere Veranstaltungen hoch sein
- Die Benutzeroberfläche kann für Einsteiger komplex wirken
Am besten geeignet, um physische Events in einer virtuellen Umgebung nachzubilden- Nein
- $99/Monat
Visit WebsiteCustomer Rating:4.5/5
Screenshot der Hopin-Funktion für virtuelle Veranstaltungen Hopin bietet eine Plattform, auf der Benutzer Online-Veranstaltungen gestalten können, die die interaktive Natur von Präsenzveranstaltungen nachahmen. Mit seinen Tools können Sie ein virtuelles Erlebnis schaffen, das einer physischen Veranstaltung gleicht – deshalb ist es die erste Wahl, um reale Zusammenkünfte digital neu zu denken.
Warum ich Hopin gewählt habe: Ich habe Hopin wegen seines innovativen Ansatzes für Online-Events ausgewählt. Die Plattform hebt sich durch die Möglichkeit hervor, reale Veranstaltungserlebnisse zu simulieren, mit Bühnen, Networking-Bereichen und Ausstellungsständen. Aus diesem Grund halte ich Hopin für das beste Tool, um physische Events in virtuelle Umgebungen zu übertragen. Der Fokus auf Interaktivität hat mich im Vergleich besonders überzeugt.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Funktionen sind Multi-Host-Fähigkeiten, Networking-Tools, Mobile-App-Funktion, Cloud-basierte Funktionen und interaktive Sitzungen.
Integrationen umfassen beliebte Plattformen wie Stripe, Salesforce und Mailchimp und ermöglichen so ein nahtloses Erlebnis bei der Veranstaltungsorganisation.
Pros and Cons
Pros:
- Reale Veranstaltungen werden erfolgreich virtuell umgesetzt
- Vielfalt an Integrationen mit beliebten Plattformen
- Multi-Host-Fähigkeiten
Cons:
- Es gibt keinen kostenlosen Plan
- Kann für Erstnutzer aufgrund der zahlreichen Funktionen überwältigend sein
- Preisgestaltung kann für kleine Veranstalter hoch sein
Learn more about RingCentral Events:
Am besten geeignet für immersive 3D-Erlebnisse bei virtuellen Events- Nein
- Preis auf Anfrage
Visit WebsiteCustomer Rating:4.7/5
Screenshot der vFairs-Event-Registrierungsfunktion vFairs ist eine Plattform, mit der Sie Online-Events in einer ansprechenden 3D-Umgebung organisieren und ausrichten können. Sie bietet eine Vielzahl von Tools, um einen virtuellen Raum zu schaffen, der die physische Welt realitätsnah nachbildet – ideal für Organisationen, die ein immersiveres digitales Event-Erlebnis suchen.
Warum ich vFairs ausgewählt habe: Ich habe vFairs für diese Liste ausgewählt, weil es die außergewöhnliche Fähigkeit besitzt, ein 3D-Umfeld für Events bereitzustellen. Dieses Merkmal hebt es von den meisten Event-Management-Tools ab, da es Teilnehmenden ein einzigartiges, immersives Erlebnis ermöglicht. Meiner Meinung nach ist vFairs eine ausgezeichnete Wahl, wenn Sie ein Tool für reichhaltige, interaktive virtuelle Events suchen.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Zu den Funktionen zählen 3D-virtuelle Umgebungen, anpassbare virtuelle Messestände, Chat- und Interaktionstools sowie detaillierte Analysen.
Integrationen beinhalten eine Reihe weiterer Tools wie Zoom für Webinare, Salesforce für CRM und Google Analytics für zusätzliche Event-Einblicke.
Pros and Cons
Pros:
- Einzigartige 3D-Umgebung für virtuelle Events
- Umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten
- Integration mit beliebten Tools
Cons:
- Kein kostenloses Paket oder Tarif
- Preise sind nicht transparent
- Kann komplexer sein als andere Optionen
Learn more about vFairs:
10Am besten geeignet für umfassendes Eventmanagement im GastgewerbeAgilysys
- Nein
- Auf Anfrage erhältlich
Visit WebsiteCustomer Rating:4.5/5
Agilysys Sales- und Catering-Funktionsbeispiel Warum ich Agilysys gewählt habe: Ich habe Agilysys für diese Liste ausgewählt, weil es sich umfassend auf die Bedürfnisse der Hotel- und Gastgewerbebranche konzentriert. Während viele Eventmanagement-Tools breit gefächerte Möglichkeiten bieten, hat Agilysys klare Vorteile durch seine speziell auf das Gastgewerbe zugeschnittenen Funktionen. Meiner Meinung nach ist es das beste Tool für umfassendes Eventmanagement im Gastgewerbe.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen Immobilienverwaltung, Anmeldeformulare, Inventar und Beschaffung, Analytik und Dokumentenmanagement.
Integrationen umfassen zahlreiche Plattformen wie Buchhaltungssysteme, HR-Systeme und Customer-Relationship-Management (CRM)-Tools, um ein einheitliches Eventmanagement-Erlebnis zu bieten.
Pros and Cons
Pros:
- Speziell für das Gastgewerbe entwickelt
- Umfassende Eventmanagement-Tools
- Leistungsstarke Integrationsmöglichkeiten
Cons:
- Kein kostenloser Tarif oder Testzugang
- Preisgestaltung ist nicht transparent
- Könnte für kleine Anforderungen zu komplex sein
Learn more about Agilysys:
Weitere Veranstaltungsmanagementsoftware
Nachfolgend finden Sie eine Liste weiterer Veranstaltungsmanagementsoftware, die wir in die engere Auswahl genommen haben, die es jedoch nicht unter die zehn besten geschafft hat. Es lohnt sich auf jeden Fall, sie zu prüfen.
- 11Webex EventsAm besten für sichere, skalierbare globale virtuelle Events
- 12All In The LoopAm besten geeignet für individuell anpassbare Event-Erlebnisse ohne Programmierung
- 13BrushfireGut für das Management von glaubensbasierten Veranstaltungen
Was ist Veranstaltungsmanagementsoftware?
Veranstaltungsmanagementsoftware ist eine digitale Plattform, die bei der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen von Anfang bis Ende unterstützt. Sie wird von Veranstaltungsplanern, Marketingfachleuten und Organisationen eingesetzt, um Aufgaben wie Anmeldungen, Terminplanung, Budgetierung und Kommunikation zu vereinfachen und dadurch manuelle Arbeit, Fehler und Chaos in letzter Minute zu reduzieren.
So bewerte ich Event-Management-Software
Ich teile meine Bewertung in grundlegende Anforderungen – wie BEO-Generierung, Raumreservierung und PMS-Integration – und in Unterscheidungsmerkmale, die eine wirklich nützliche Plattform von einer beliebigen abheben.
Kernfunktionen (Mindestvoraussetzungen für diese Liste)
Wenn ich Tools für meine Liste auswähle, bewerte ich jedes einzelne auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion gar nicht) bis 5 (ist in diesem Bereich herausragend) hinsichtlich jeder unten genannten Kernfunktion. Dann berechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools als Prozentsatz. Jedes Tool muss eine Mindestgesamtpunktzahl von 65 % erreichen, um in die engere Auswahl zu kommen.
- Raum- & Flächenmanagement: Ich prüfe, ob die Plattform die Buchung mehrerer Räume mit Konflikterkennung, Kapazitätsüberwachung und Einrichtungskonfigurationen für Ballsäle, Besprechungsräume und Außenbereiche abbildet.
- BEO- & Catering-Management: Jedes Tool sollte es Ihrem Team ermöglichen, Bankett-Event-Orders zu erstellen, individuell anzupassen und zu verteilen, inklusive verknüpfter Menüs, Hinweise zu Diäten und Versionsverfolgung.
- Gruppenbuchungen & Zimmerkontingente: Ich achte darauf, ob das Management der Zimmerkontingente verknüpft ist – mit Pickup-Berichten, Stichtagen und Zimmerlisten, die direkt dem Event-Konto zugeordnet werden, statt separat erfasst zu werden.
- Angebote, Verträge & Abrechnung: Der Ablauf von Angebot bis Rechnung ist hier entscheidend – vom ersten Angebot über die elektronische Unterschrift bis zur Anzahlung und Endabrechnung gegen das Event-Konto.
- PMS/POS-Integration: Die Synchronisierung mit Ihrem Property Management System ist essenziell, daher prüfe ich, ob das Tool mit Plattformen wie Opera, Mews oder Cloudbeds verbunden werden kann.
- Eventkalender & Terminplanung: Ein geteilter Kalender mit Filtermöglichkeiten auf Abteilungsebene, Mitarbeiterzuweisungen und Zeitplan-Ansichten hilft Bankettleitern und Catering-Teams, bei den Tagesveranstaltungen den Überblick zu behalten.
Erfüllen die Tools diese Kriterien, schaue ich mir an, was sie jeweils besonders macht.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter voneinander abhebt)
So vergleiche ich verschiedene Anbieter miteinander:
Herausragende Funktionen
Lead-Erfassung und CRM-Funktionen sind wichtige Unterscheidungsmerkmale – ich suche nach Tools, die Anfragen über RFP-Plattformen einbinden und jede Anfrage bis zum unterschriebenen Vertrag verfolgen. Umsatz- und Prognoseanalysen spielen ebenfalls eine Rolle, insbesondere Berichte zur Flächenauslastung und Gruppennachfrage, die Verkaufsleitern helfen, Quartalsziele zu planen. Auf operativer Ebene verschafft mobiler Zugriff auf BEOs einen echten Vorteil, wenn Bankettleiter kurzfristige Änderungen während des Service unmittelbar an das Team übermitteln müssen.
Über Funktionen hinaus
Ich bewerte, wie gut eine Plattform zu Ihrem Immobilientyp passt – ein Boutique-Hotel mit 40 Zimmern hat ganz andere Anforderungen als eine Resortgruppe mit mehreren Häusern, die standortübergreifende Berichte benötigt. Auch die Unterstützung bei der Einführung wiegt schwer, insbesondere ob der Anbieter branchenspezifische Berater bietet, die BEO-Prozesse kennen und beim Umzug von Altdaten helfen. Das Preismodell ist ebenfalls genau zu prüfen: Lizenzen pro Immobilie eignen sich für kleinere Betriebe, während Nutzer-basierte Modelle schnell teuer werden können, wenn Bankett-, Catering- und Verkaufspersonal hinzugefügt wird.
So wählen Sie Veranstaltungsmanagementsoftware aus
Bei langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen verliert man leicht den Überblick. Damit Sie sich bei Ihrem individuellen Auswahlprozess auf das Wesentliche konzentrieren können, finden Sie hier eine Checkliste mit Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:
| Faktor | Was zu beachten ist |
|---|---|
| FaktorSkalierbarkeit | Was zu beachten istKann die Software mit Ihren Veranstaltungen wachsen? Stellen Sie sicher, dass sie steigende Teilnehmerzahlen und zunehmende Komplexität ohne Leistungseinbußen bewältigen kann. |
| FaktorIntegrationen | Was zu beachten istVerbindet sie sich mit Ihren bestehenden Tools wie CRM- oder Marketingplattformen? Achten Sie auf einen nahtlosen Datenfluss, um manuelle Arbeit zu vermeiden. |
| FaktorAnpassbarkeit | Was zu beachten istKönnen Sie die Software an Ihre spezifischen Veranstaltungsanforderungen anpassen? Achten Sie auf flexible Optionen zur Anpassung von Einstellungen und Funktionen. |
| FaktorBenutzerfreundlichkeit | Was zu beachten istIst die Software intuitiv bedienbar? Eine einfache Benutzeroberfläche verkürzt die Schulungszeit und hilft Ihrem Team, sich schnell einzuarbeiten. |
| FaktorImplementierung und Einführung | Was zu beachten istWie lange dauert die Einrichtung und Schulung Ihres Teams? Eine effiziente Einführung stellt sicher, dass Sie das Tool ohne Verzögerungen nutzen können. |
| FaktorKosten | Was zu beachten istPasst die Preisgestaltung zu Ihrem Budget? Berücksichtigen Sie alle Kosten, einschließlich Einrichtungsgebühren, monatlicher Gebühren und zusätzlicher Funktionen, die Sie möglicherweise benötigen. |
| FaktorSicherheitsvorkehrungen | Was zu beachten istSchützt die Software Ihre Daten? Überprüfen Sie Verschlüsselung, Datensicherungen und die Einhaltung von Vorschriften wie der DSGVO, sofern zutreffend. |
| FaktorVerfügbarkeit des Supports | Was zu beachten istIst Hilfe verfügbar, wenn Sie sie benötigen? Achten Sie auf Support rund um die Uhr, mehrere Kontaktmöglichkeiten und die Qualität der angebotenen Unterstützung. |
Funktionen von Veranstaltungsmanagement-Software
Achten Sie bei der Bewertung jedes Veranstaltungsmanagementsystems auf die folgenden wichtigen Funktionen:
- Anmeldungsverwaltung: Vereinfacht die Anmeldung von Veranstaltungsteilnehmern und sorgt während der Online-Anmeldung für einen reibungslosen Registrierungsprozess.
- Ticketverkauf und Zahlungen: Erleichtert den Ticketverkauf und die Zahlungsabwicklung und macht die sichere Verwaltung finanzieller Transaktionen einfach.
- Agenda-Planung: Ermöglicht die Organisation von Veranstaltungssitzungen und Referenten, sodass Teilnehmer dank einer zuverlässigen Veranstaltungsplanung wissen, wo sie wann sein müssen.
- Kommunikation mit Teilnehmern: Bietet Tools zum Versenden von Updates und Erinnerungen und sorgt für eine organisierte Teilnehmerverwaltung.
- Berichte und Analysen: Liefert Einblicke in die gesamte Veranstaltungsleistung und hilft Ihnen, datengestützte Entscheidungen für zukünftige Veranstaltungen zu treffen.
- Anpassbare Veranstaltungsseiten: Bietet Zugriff auf einen individuell gestaltbaren Veranstaltungswebsite-Baukasten, der die Markenbildung stärkt und Teilnehmern wichtige Informationen bereitstellt.
- Funktionen für virtuelle Veranstaltungen: Unterstützt die Durchführung von Online-Veranstaltungen und erweitert Ihre Reichweite auf ein globales Publikum.
- Networking-Tools: Fördern den Austausch zwischen Teilnehmern mit Funktionen wie Chat und virtuellen Treffen.
- Sicherheitsvorkehrungen: Gewährleisten den Datenschutz durch Verschlüsselung und die Einhaltung von Vorschriften und geben Ihnen Sicherheit.
- Integrationsoptionen: Verbinden sich mit anderer Software wie CRM- und Marketing-Tools und sorgen für einen nahtlosen Arbeitsablauf.
Vorteile von Veranstaltungsmanagement-Software
Die Einführung von Software für die Veranstaltungsplanung bietet Ihrem Team und Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:
- Zeiteinsparungen: Automatisiert wiederkehrende Aufgaben wie Anmeldung und Ticketverkauf und schafft Zeit für strategischere Planungsprozesse.
- Verbesserte Organisation: Zentralisiert alle veranstaltungsbezogenen Informationen und macht es einfach, Details effizient abzurufen und zu verwalten.
- Verbesserte Teilnehmererfahrung: Bietet Funktionen wie Agenda-Planung und Kommunikationstools und stellt sicher, dass Teilnehmer alle benötigten Informationen erhalten.
- Datengestützte Erkenntnisse: Bietet Analysen und Berichte und hilft Ihnen, den Erfolg einer Veranstaltung und Verbesserungsmöglichkeiten zu verstehen.
- Größere Reichweite: Unterstützt virtuelle Veranstaltungen und ermöglicht es Ihnen, ohne geografische Einschränkungen ein globales Publikum zu erreichen.
- Kosteneffizienz: Reduziert den Bedarf an mehreren Tools, indem verschiedene Funktionen in einer Plattform integriert werden, und spart dadurch Softwarekosten.
- Einheitliches Markenbild: Ermöglicht die Anpassung von Veranstaltungsseiten und Kommunikation und stellt sicher, dass Ihr Markenauftritt einheitlich und professionell ist.
Kosten und Preise von Veranstaltungsmanagement-Software
Die Auswahl von Veranstaltungsmanagement-Software erfordert ein Verständnis der verschiedenen verfügbaren Preismodelle und Tarife. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Erweiterungen und weiteren Faktoren. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, ihre durchschnittlichen Preise und typische enthaltene Funktionen von Lösungen für Veranstaltungsmanagement-Software zusammen:
Tarifvergleichstabelle für Veranstaltungsmanagement-Software
| Tarifart | Durchschnittlicher Preis | Häufige Funktionen |
|---|---|---|
| TarifartKostenloser Tarif | Durchschnittlicher Preis$0 | Häufige FunktionenGrundlegende Registrierung, eingeschränkte Veranstaltungsseiten und E-Mail-Support. |
| TarifartPersönlicher Tarif | Durchschnittlicher Preis$10-$30/Benutzer/Monat | Häufige FunktionenRegistrierungsverwaltung, grundlegende Analysen und E-Mail-Marketing-Tools. |
| TarifartGeschäftstarif | Durchschnittlicher Preis$30-$60/Benutzer/Monat | Häufige FunktionenErweiterte Analysen, anpassbare Veranstaltungsseiten und Integrationen mit anderen Tools. |
| TarifartUnternehmenstarif | Durchschnittlicher Preis$60-$100/Benutzer/Monat | Häufige FunktionenUmfassende Anpassungsmöglichkeiten, ein dediziertes Supportteam und erweiterte Sicherheitsfunktionen. |
Häufig gestellte Fragen zur Veranstaltungsmanagement-Software
Hier sind einige Fragen, die mir häufig zur Veranstaltungsmanagement-Software oder ganz allgemein zur Veranstaltungsplanung gestellt werden.
Was sind die 5 C des Veranstaltungsmanagements?
Die 5 C der Veranstaltungsplanung – Konzept, Koordination, Kontrolle, Höhepunkt und Abschluss – sind entscheidende Bestandteile, die strategische Konzepte in umsetzbare Veranstaltungspläne übertragen. Sie helfen Ihnen dabei, ansprechende Veranstaltungen zu gestalten, und gewährleisten eine reibungslose Durchführung. Wenn Sie diese Aspekte verstehen, können Sie effektiver planen und auftretende Herausforderungen bewältigen.
Was sind die 7 P des Veranstaltungsmanagements?
Die 7 P im Dienstleistungsmarketing für das Veranstaltungsmanagement umfassen Produkt, Preis, Ort, Werbung, physische Beweise, Menschen und Prozess. Diese Elemente sind entscheidend für das Wachstum Ihrer Dienstleistung, das Erreichen Ihrer Ziele und die Erfüllung Ihrer Vorgaben. Berücksichtigen Sie jedes P bei der Planung Ihrer Veranstaltungen, um alle Aspekte umfassend abzudecken.
Wie misst man den Erfolg einer Veranstaltung?
Der Erfolg einer Veranstaltung kann anhand von Kennzahlen wie der Zufriedenheit der Teilnehmenden, dem Engagement und dem Return on Investment (ROI) gemessen werden. Umfragen, Feedbackformulare und Analysetools liefern Erkenntnisse darüber, was gut funktioniert hat und wo Verbesserungen erforderlich sind. Die regelmäßige Auswertung dieser Kennzahlen hilft Ihnen, zukünftige Veranstaltungen zu optimieren.
Wie geht man mit einer Veranstaltung um, die das Budget überschreitet?
Bei der Verwaltung einer Veranstaltung, deren Budget überschritten wurde, muss geprüft werden, in welchen Bereichen die Kosten die Schätzungen überstiegen haben, und es müssen Einsparpotenziale ermittelt werden. Priorisieren Sie wesentliche Bestandteile und ziehen Sie alternative Lösungen oder Anbieter in Betracht. Es ist wichtig, mit den Beteiligten zu kommunizieren und die Pläne an die finanziellen Einschränkungen anzupassen.