So schreiben Sie eine Ausschreibung für Hotelimmobilien-Managementsoftware
Zweck der Ausschreibung: Eine Ausschreibung für ein Hotelimmobilien-Managementsystem stellt sicher, dass Anbieter auf Ihre spezifischen Anforderungen eingehen, und ermöglicht strukturierte, faktenbasierte Vergleiche verschiedener Lösungen.
Wann sie eingesetzt wird: Eine Ausschreibung ist besonders wertvoll bei komplexen Entscheidungen für Hotelsoftware, an denen mehrere Objekte, Integrationen oder formelle Genehmigungsanforderungen beteiligt sind.
Häufige Fehler: Unvollständiger Kontext, unklare Budgets, vage Anforderungen und uneinheitliche Formate führen zu schwächeren Antworten der Anbieter und schwer vergleichbaren Angeboten.
Einbindung des Teams: Beziehen Sie funktionsübergreifende Teams in die Erstellung und Bewertung des Hotelimmobilien-Managementsystems ein, damit alle betrieblichen Anforderungen und Einschränkungen erfasst werden.
Die Erstellung einer Ausschreibung für Hotelimmobilienverwaltungssoftware gehört zu den klügsten Maßnahmen, die Sie vor der Entscheidung für ein neues System ergreifen können. Eine Ausschreibung (Aufforderung zur Angebotsabgabe, RFP) ist ein formelles Dokument, das Sie an Anbieter senden und in dem Sie sie auffordern, auf Ihre spezifischen Anforderungen, Fragen und Kriterien zu antworten.
Verwenden Sie eine solche Ausschreibung, wenn Sie mehrere Anbieter bewerten und strukturierte, vergleichbare Antworten benötigen – keine Verkaufspräsentationen.
Eine gut formulierte Ausschreibung zwingt Anbieter dazu, auf Ihre tatsächlichen Bedürfnisse einzugehen, anstatt ihre Standarddemo zu präsentieren. Sie schafft auf beiden Seiten Verbindlichkeit und gibt Ihrem Team einen einheitlichen Rahmen für die Bewertung. Das Ergebnis ist eine Auswahlliste, die auf Fakten und nicht auf Eindrücken basiert.
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Benötigen Sie tatsächlich eine Ausschreibung?
Eine Ausschreibung ist nicht immer das richtige Instrument – bei einer Softwareentscheidung mit hohen Auswirkungen jedoch häufig die beste Wahl. Bei Hotelimmobilienverwaltungssoftware lohnt sich der Prozess besonders dann, wenn Ihre Bewertung eine echte Komplexität oder organisatorische Rechenschaftspflicht umfasst. In folgenden Situationen ist eine Ausschreibung sinnvoll:
- Sie bewerten gleichzeitig drei oder mehr Anbieter.
- Ihre Immobilie umfasst mehrere Abteilungen oder Standorte oder hat mehrere Integrationsanforderungen.
- Ein Einkaufsausschuss oder eine Eigentümergruppe benötigt eine dokumentierte Begründung.
- Sie ersetzen ein bestehendes System, wobei eine umfangreiche Datenmigration erforderlich ist.
- Für die Budgetgenehmigung ist ein formelles wettbewerbliches Ausschreibungsverfahren erforderlich.
Wann eine Ausschreibung übertrieben sein könnte
Wenn Sie eine kleine, unabhängige Immobilie mit überschaubaren Anforderungen betreiben und eine Auswahlliste mit einem oder zwei Anbietern haben, denen Sie bereits vertrauen, bringen Sie eine strukturierte Anbieterdemo und eine klare Fragenliste wahrscheinlich ans Ziel. Verzichten Sie auf die Ausschreibung, wenn Geschwindigkeit wichtiger ist als der Prozess und Ihre Entscheidung keine externe Genehmigung erfordert.
RFI vs. RFP vs. RFQ: Wo liegt der Unterschied?
Eine RFI sammelt Informationen, eine RFP fordert Lösungsvorschläge an und eine RFQ bittet um konkrete Preisangaben. Nicht jeder Kauf von Hotelimmobilienverwaltungssoftware erfordert eine RFP, insbesondere dann nicht, wenn Ihre Anforderungen und die bevorzugte Lösung bereits feststehen. Mit dem richtigen Dokument geben Sie den Anbietern die richtige Orientierung und helfen Ihrem Team, die Antworten fair zu vergleichen.
Verwenden Sie diese Tabelle, um jedes Beschaffungsdokument Ihren Anforderungen beim Softwarekauf zuzuordnen:
| Dokumenttyp | Zweck | Wann verwenden? | Was sollte enthalten sein? | Erforderlicher Detaillierungsgrad |
|---|---|---|---|---|
| Informationsanfrage (RFI) | Verfügbare Systeme und Fähigkeiten der Anbieter kennenlernen | Sie erkunden den Markt oder definieren Anforderungen | Profil der Immobilie, operative Ziele, allgemeine Fragen, Integrationsanforderungen | Niedrig bis moderat |
| Aufforderung zur Angebotsabgabe (RFP) | Detaillierte Lösungen, Implementierungspläne und Preise anfordern | Sie vergleichen mehrere Anbieter für eine komplexe Anschaffung | Funktionale Anforderungen, Integrationen, Sicherheit, Implementierung, Support, Preise, Bewertungskriterien | Hoch |
| Preisanfrage (RFQ) | Vergleichbare Preise für eine definierte Lösung einholen | Die Anforderungen stehen fest und die Anbieter bieten ähnliche Produkte oder Dienstleistungen an | Lizenzmengen, Module, Benutzer, Dienstleistungen, Vertragsbedingungen, Steuern und Gesamtpreis | Moderat bis hoch |
Häufige Fehler bei Ausschreibungen, die Sie vermeiden sollten
Schwache Ausschreibungen lassen Anbieter im Unklaren über Ihre Immobilie, Prioritäten und Beschaffungsbedingungen. Das kann zu vagen Antworten, uneinheitlichen Preisen und schwer vergleichbaren Angeboten führen. Zu den häufigsten Fehlern gehören allgemein gehaltene Anforderungen, nicht eindeutig definierte Verantwortlichkeiten, das Übersehen von Implementierungsanforderungen und fehlende Vorgaben dazu, wie Anbieter Einschränkungen oder zusätzliche Kosten erläutern sollen.
“Das größte Risiko dieses Modells ist jedoch die Anbieterbindung. Wenn man eine schlechte Wahl trifft, sitzt man fest. Man ist an einen Anbieter gebunden, von dem man möglicherweise enttäuscht ist, aber aus dessen Vertrag man nur schwer herauskommt. Und ich stelle fest, dass viele Hotels keine angemessene Prüfung durchführen. Sie stellen also nicht alle Fragen. Sie arbeiten nicht mit dem gesamten Team zusammen.
Vermeiden Sie diese Fehler, damit die Antworten der Anbieter nützlicher und besser vergleichbar sind:
Unzureichender Hintergrund oder Kontext
Erklären Sie Ihren Immobilientyp, die Anzahl der Zimmer, Standorte, Abteilungen, das aktuelle System und die Projektziele. Ohne diesen Kontext schlagen Anbieter möglicherweise ungeeignete Konfigurationen vor oder übersehen Anforderungen wie die Berichterstattung für mehrere Immobilien, Abläufe im Etagenservice oder Migrationsanforderungen. Fügen Sie ein kurzes Profil der Immobilie hinzu und beschreiben Sie die betrieblichen Probleme, die das neue System lösen muss.
Fehlendes oder unklar angegebenes Budget
Geben Sie Ihre erwartete Budgetspanne an oder bitten Sie um eine vollständige Aufschlüsselung der einmaligen und wiederkehrenden Kosten. Ohne klare Preisvorgaben schlagen Anbieter möglicherweise Lösungen vor, die Ihr Genehmigungslimit überschreiten, oder lassen Kosten für Implementierung, Integrationen, Schulungen, Support und Datenmigration aus. Bitten Sie die Anbieter, jede Kostenart getrennt auszuweisen und optionale Gebühren zu kennzeichnen.
Vage Anforderungen oder juristische Fachsprache
Formulieren Sie Anforderungen in klarer Alltagssprache und beschreiben Sie, welches Ergebnis Ihr Team von jeder Funktion erwartet. Vage Formulierungen führen zu unterschiedlichen Auslegungen, während übermäßig juristische Sprache wichtige betriebliche Details verbergen kann. Verwenden Sie konkrete Fragen, etwa dazu, wie das System Zimmerzuweisungen, Preisbeschränkungen, Prüfprotokolle und den Zugriff auf Gästedaten handhabt.
Keine Bewertungskriterien geteilt
Teilen Sie den Anbietern mit, wie Sie die Angebote bewerten werden, bevor diese antworten. Ohne gemeinsame Kriterien konzentrieren sich Anbieter möglicherweise auf ihre bevorzugten Verkaufsargumente, und Ihr Team bewertet die Antworten eventuell uneinheitlich. Vergeben Sie Gewichtungen für Bereiche wie Funktionalität, Integrationen, Implementierung, Support, Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Gesamtkosten.
Kein Standardformat für Anbieterantworten
Geben Sie jedem Anbieter dieselbe Antwortvorlage, dieselbe Reihenfolge der Fragen und dasselbe Preisformat. Unstrukturierte Angebote erschweren den Vergleich von enthaltenen Funktionen, Annahmen, Serviceebenen, Vertragsbedingungen und Ausschlüssen. Fordern Sie die Anbieter auf, jede Anforderung direkt zu beantworten und die Antworten als enthalten, konfigurierbar, individuell anzupassen, nicht verfügbar oder klärungsbedürftig zu kennzeichnen.
Stellen Sie Ihr RFP-Team für die Hotelimmobilienverwaltungssoftware zusammen
Ein funktionsübergreifendes Team hilft Ihnen, betriebliche Anforderungen, Beschränkungen beim Einkauf und technische Vorgaben zu erfassen, bevor Anbieter Angebote einreichen. Außerdem schafft es gemeinsame Verantwortung, sodass Ihre endgültige Entscheidung die tatsächlichen Abläufe in der Immobilie widerspiegelt.
Beziehen Sie diese Gruppen ein, um ein praxisnahes RFP zu erstellen und die Antworten der Anbieter fair zu bewerten:
Projektverantwortlicher
Der Generaldirektor, Eigentümer, operative Leiter oder regionale Betriebsleiter kann das RFP für die Hotelimmobilienverwaltungssoftware verantworten. Diese Person legt die Projektprioritäten fest, bestätigt die Budgeterwartungen, löst konkurrierende Anforderungen auf und erteilt die endgültige Genehmigung.
Fachliche Experten
Der Empfangsleiter, Leiter der Zimmerabteilung, Ertragsmanager, Leiter des Etagenservice, Finanzleiter und IT-Manager können die Anforderungen der einzelnen Abteilungen definieren. Sie sollten die aktuellen Arbeitsabläufe erläutern, Integrationsanforderungen identifizieren, Lücken in der Berichterstattung aufzeigen und beurteilen, ob die vorgeschlagenen Funktionen den täglichen Betrieb unterstützen.
Mitarbeiter im Einkauf oder RFP-Verfasser
Ein Beschaffungsmanager, Einkaufsspezialist, Projektmanager oder Business-Analyst kann den RFP-Prozess organisieren. Diese Gruppe erstellt die Antwortvorlage, legt Fristen fest, standardisiert Preisanfragen, dokumentiert Annahmen und koordiniert Fragen der Anbieter.
Endbenutzer und Stakeholder
Mitarbeiter am Empfang, Reservierungsmitarbeiter, Housekeeping-Mitarbeiter, Nachtprüfer, Buchhalter des Betriebs und Vertreter der Eigentümer können praktische Anforderungen und Entscheidungsaspekte beschreiben. Ihr Feedback hilft dabei, die Benutzerfreundlichkeit zu testen, Schulungsanforderungen zu ermitteln, Zugriffsberechtigungen zu bewerten und zu bestätigen, dass die Angebote zu den tatsächlichen Abläufen im Gästeservice passen.
Unverzichtbare Anforderungen und Ziele definieren
Definieren Sie, was Ihre neue Hotelsoftware für das Betriebsmanagement leisten muss, bevor Sie Anbieter um Angebote bitten. Klare Problembereiche, Ziele und unverhandelbare Anforderungen helfen den Anbietern, direkt auf Ihren Betrieb einzugehen, und erleichtern den Vergleich der Antworten.
“Eine qualifizierte Auswahlliste schnell erstellen, Belege von Branchenkollegen intern teilen und eine Abstimmung im Team erreichen, bevor Sie überhaupt mit einem Anbieter sprechen.”
Nutzen Sie diese Bereiche, um Ihre Anforderungen zu definieren:
Probleme des aktuellen Systems: Beschreiben Sie, an welchen Stellen Ihr bestehendes System Verzögerungen, Fehler oder doppelte Arbeit verursacht. Erklären Sie beispielsweise, ob Mitarbeiter am Empfang Buchungsdaten erneut eingeben, dem Housekeeping aktuelle Zimmerstatusmeldungen fehlen oder Manager Berichte manuell exportieren.
Erforderliche Verbesserungen und Erfolgsergebnisse: Verknüpfen Sie jede gewünschte Funktion mit einem messbaren betrieblichen Ergebnis. Möglicherweise benötigen Sie schnellere Abläufe beim Check-in, weniger Abweichungen beim Zimmerstatus, genauere Belegungsberichte oder eine bessere Übersicht über Wartungsaufgaben.
Funktionale, technische und Compliance-Anforderungen: Führen Sie die erforderlichen Funktionen für Reservierungen, Abrechnung, Housekeeping, Berichte, Integrationen mit Hotelbuchhaltungssoftware, Sicherheit und Datenschutz auf. Geben Sie Anforderungen wie Zahlungsabwicklung, Buchhaltungsintegration, rollenbasierten Zugriff, Prüfprotokolle, Datenaufbewahrung und die Einhaltung geltender Datenschutzbestimmungen an.
Benutzerrollen, Nutzungsumfang und Arbeitsabläufe: Identifizieren Sie jede Benutzergruppe, die erwartete Benutzerzahl, die Zugriffsebene und den wichtigsten Arbeitsablauf. Berücksichtigen Sie Mitarbeiter am Empfang, Nachtprüfer, Housekeeping-Mitarbeiter, Revenue-Manager, Finanzmitarbeiter und regionale Betreiber sowie die Spitzenzeiten während der Anreise oder des Schichtwechsels.
Präferenzen für die Bereitstellung: Geben Sie an, ob Sie eine cloudbasierte, lokal gehostete oder hybride Bereitstellung bevorzugen. Erläutern Sie die Anforderungen an den Browserzugriff, mobile Arbeitsabläufe, die Ausfallsicherheit der Internetverbindung, die Konfiguration auf Betriebsebene, Aktualisierungen, Datenhosting und die vom Anbieter verwaltete Infrastruktur.
Die RFP für Hotelsoftware zum Betriebsmanagement erstellen
Nachdem Sie Ihre Ziele, Anforderungen und Stakeholder definiert haben, besteht der nächste Schritt darin, daraus eine fokussierte RFP zu erstellen. Ein gut organisiertes Dokument gibt Anbietern klare Vorgaben und hilft Ihrem Team, Funktionen, Implementierungspläne, Preise und Support zu vergleichen. Nehmen Sie diese Abschnitte in Ihre RFP auf:
1. Zusammenfassung für die Geschäftsleitung
Beschreiben Sie Ihren Betrieb, die Projektziele, das aktuelle System und den Grund für die Suche nach neuer Software. Nennen Sie Details wie die Anzahl der Zimmer, die Art des Betriebs, die Anzahl der Standorte und das geplante Entscheidungsdatum. Erläutern Sie die erwarteten Ergebnisse, beispielsweise einen einheitlichen Reservierungsdatensatz für alle Abteilungen oder eine bessere Übersicht über den Zimmerstatus.
2. Leistungsumfang
Definieren Sie die Dienstleistungen und Softwarefunktionen, die Anbieter bereitstellen müssen. Berücksichtigen Sie gegebenenfalls Reservierungen, den Empfangsbetrieb, Housekeeping, Wartung, Abrechnung, Berichte, Integrationen, Migration, Support und die Verwaltung mehrerer Betriebe. Bitten Sie die Anbieter beispielsweise zu erläutern, wie ihr System Zimmerwechsel, Gruppenbuchungen, geteilte Zahlungen und außer Betrieb genommene Zimmer verwaltet.
3. Technische Anforderungen
Führen Sie die technischen Bedingungen auf, die Ihre Anforderungen an die Plattform erfüllen muss. Berücksichtigen Sie Bereitstellungsmodell, unterstützte Browser und Geräte, mobilen Zugriff, APIs, Integrationen, Datenexport, Verfügbarkeitsziele, Sicherungsprozesse und die Leistung bei Spitzenzeiten mit vielen Anreisen. Geben Sie bestehende Systeme an, etwa Buchhaltung, Zahlungsabwicklung, Kassensysteme, Hotelbuchungsmaschinen, Channel-Management- oder Identitätsmanagement-Plattformen.
4. Anbieterqualifikationen
Bitten Sie Anbieter um Nachweise, dass sie ähnliche Betriebe wie Ihren unterstützen können. Fordern Sie Unternehmensgeschichte, Kunden aus dem Gastgewerbe, einschlägige Implementierungserfahrung, Supportstandorte, Finanzinformationen und Referenzen an. Fragen Sie die Referenzen nach der Genauigkeit der Migration, Reaktionszeiten, Systemverfügbarkeit, Schulungsqualität und dem Umgang des Anbieters mit ungelösten Problemen.
5. Anforderungen an Sicherheit und Compliance
Formulieren Sie Ihre Anforderungen an den Schutz von Gäste-, Zahlungs-, Mitarbeiter- und Geschäftsdaten. Bitten Sie Anbieter, Zugriffskontrollen, Multi-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung, Audit-Protokolle, Schwachstellentests, Reaktionen auf Sicherheitsvorfälle, Datenaufbewahrung und Unterauftragsverarbeiter zu beschreiben. Nehmen Sie geltende Verpflichtungen auf, etwa Anforderungen an Zahlungskarten und Datenschutzgesetze, die Ihre Gäste oder Betriebsstandorte betreffen.
6. Erwartungen an Implementierung und Schulung
Beschreiben Sie die benötigten Implementierungsleistungen, einschließlich Analyse, Konfiguration, Datenmigration, Integrationstests, Benutzerakzeptanztests, Unterstützung beim Start und Überprüfung nach dem Start. Legen Sie Erwartungen an Projektmeilensteine, Verantwortlichkeiten des Anbieters, Verantwortlichkeiten des Betriebs und Eskalationsverfahren fest. Bitten Sie Anbieter, einen Schulungsplan für Empfangsmitarbeiter, Nachtprüfer, Reinigungsteams, Manager und Administratoren vorzulegen.
7. Preisgestaltung und Lizenzierung
Verlangen Sie von Anbietern, Abonnementgebühren, Einrichtungskosten, Implementierungsleistungen, Integrationen, Migration, Schulungen, Support, Hardware, Steuern und optionale Module getrennt auszuweisen. Definieren Sie die Preisgrundlage, etwa Zimmer, Betriebe, Benutzer, Transaktionen oder Nutzungsstufen. Fordern Sie die Gesamtpreise für drei oder fünf Jahre, Erhöhungen bei Verlängerungen, Mindestabnahmen und Gebühren für das Hinzufügen von Zimmern oder Standorten an.
8. Vertragsbedingungen
Geben Sie die kommerziellen und rechtlichen Bedingungen an, zu denen Ihre Organisation von Anbietern Stellungnahmen erwartet. Behandeln Sie Vertragslaufzeit, Verlängerungen, Kündigungsrechte, Servicelevel, Supportreaktionszeiten, Dateneigentum, Datenexport, Vertraulichkeit, Haftung, Versicherungen, Preisänderungen und Subunternehmer. Bitten Sie Anbieter, Abweichungen von Ihren Bedingungen zu kennzeichnen und eine markierte Kopie jedes vorgeschlagenen Vertrags bereitzustellen.
9. Anforderungen an die Anbieterantwort
Bitten Sie Anbieter, ihre Antworten in einem einheitlichen Format zu strukturieren, damit Ihr Team Angebote leichter vergleichen kann. Verlangen Sie, dass sie jede funktionale Anforderung behandeln, angeben, ob Funktionen standardmäßig verfügbar, konfigurierbar, kundenspezifisch oder nicht verfügbar sind, und alle Abhängigkeiten, Einschränkungen oder zusätzlichen Kosten erläutern. Sie können Anbieter außerdem bitten anzugeben, an welchen Stellen Integrationen durch Drittanbieter oder Implementierungsleistungen erforderlich sind.
Definieren Sie Ihre Bewertungskriterien
Legen Sie Ihre Bewertungskriterien fest, bevor Anbieter Angebote einreichen, insbesondere wenn mehrere Abteilungen unterschiedliche Funktionen prüfen werden. Entscheiden Sie, welche Faktoren am wichtigsten sind – etwa Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, Integrationen, Implementierung, Support und Gesamtkosten – und gewichten Sie jeden Faktor entsprechend seiner Bedeutung. Die Verwendung desselben gewichteten Bewertungsrahmens für jedes Angebot hilft Ihrem Team, Anbieter einheitlich zu bewerten und Entscheidungen an betrieblichen Prioritäten auszurichten.
Was ist am wichtigsten?
Wählen Sie drei bis fünf gewichtete Kategorien aus, die Ihre Projektziele und betrieblichen Prioritäten widerspiegeln. Beispielsweise kann eine Gruppe mit mehreren Betrieben der Berichterstattung und zentralen Verwaltung mehr Gewicht geben, während ein unabhängiges Hotel Abläufen am Empfang und Unterstützung bei der Implementierung Priorität einräumen kann. Berücksichtigen Sie die folgenden gängigen Bewertungskategorien und wählen Sie anschließend nur diejenigen aus, die für Ihr Team am wichtigsten sind:
- Funktionale Eignung
- Integrationsmöglichkeiten
- Implementierungsplan
- Benutzererfahrung
- Berichte und Analysen
- Sicherheit und Compliance
- Support und Schulung
- Gesamtkosten
- Erfahrung des Anbieters
- Vertragsbedingungen
Verwenden Sie eine Bewertungsmatrix
Erstellen Sie eine Bewertungsmatrix mit einer Zeile für jedes Kriterium und einer Spalte für jeden Anbieter. Sie könnten die funktionale Eignung mit 30 %, Integrationen mit 20 %, Implementierung mit 15 %, Unterstützung mit 15 %, Sicherheit mit 10 % und die Gesamtkosten mit 10 % gewichten und diese Gewichtungen anschließend an Ihre eigenen Prioritäten anpassen. Lassen Sie die Prüfer jedes Kriterium anhand einer einheitlichen Skala von 1–5 oder 1–10 bewerten und multiplizieren Sie jede Punktzahl mit ihrem zugewiesenen Gewicht. Wenn das Migrationsrisiko Ihr Hauptanliegen ist, erhöhen Sie die Gewichtung der Implementierung, anstatt jeder Kategorie die gleiche Bedeutung zu geben.
Bewertungsprozess klären
Legen Sie fest, wer die Angebote bewertet und welche Nachweise die Prüfer berücksichtigen sollten, bevor die Antworten eintreffen. Beziehen Sie Vertreter der Bereiche Empfang, Etagenservice, Finanzen, IT, Ertragsmanagement und Eigentümerschaft ein, wenn deren Verantwortlichkeiten den Kauf beeinflussen. Verwenden Sie ein standardisiertes Bewertungsschema mit Beschreibungen für jede Punktzahl und planen Sie anschließend ein kurzes Abstimmungstreffen, damit die Prüfer die Anforderungen vor Beginn der Bewertung einheitlich auslegen. Verlangen Sie schriftliche Kommentare bei ungewöhnlich hohen oder niedrigen Bewertungen, beispielsweise bei einer fehlenden Buchhaltungsintegration oder einem unklaren Schulungsplan.
Die Ausschreibung für Hotelbetriebssoftware veröffentlichen
Verteilen Sie Ihre Ausschreibung über einen klaren, kontrollierten Prozess, damit jeder Anbieter dieselben Informationen erhält und gleich viel Zeit für die Antwort hat. Ein einheitlicher Prozess verschafft Ihrem Team außerdem eine zuverlässige Dokumentation von Fragen, Fristen und Einreichungen. Nutzen Sie dazu die folgenden Vorgehensweisen:
Die richtige Verteilungsmethode wählen
Senden Sie die Ausschreibung direkt per E-Mail, veröffentlichen Sie sie über ein Beschaffungsportal oder laden Sie Anbieter über eine zentrale Plattform für die Beschaffung ein. Für die meisten Suchen nach Hotelsoftware empfehle ich ein zentrales System, das den Dokumentenzugriff, Anbieterfragen, den Eingang von Angeboten und den Änderungsverlauf an einem Ort erfasst. Fügen Sie eine Kontaktliste der Anbieter hinzu oder verwenden Sie ein rollenbasiertes Postfach wie
pms-rfp@yourhotel.com
, damit die Kommunikation übersichtlich bleibt, wenn mehrere Teammitglieder den Prozess verwalten.
Klare Erwartungen an den Zeitplan festlegen
Veröffentlichen Sie jeden Meilenstein direkt in der Ausschreibung, einschließlich der Zeitzone und der Angabe, ob sich die Termine auf Kalender- oder Arbeitstage beziehen. Ein praktischer Zeitplan für die Suche nach einer Hotelbetriebssoftware könnte wie folgt aussehen:
- Veröffentlichungsdatum der Ausschreibung: Senden Sie allen eingeladenen Anbietern das endgültige Dokument und die Vorlage für die Antwort.
- Frage-und-Antwort-Zeitraum für Anbieter: Räumen Sie fünf bis sieben Arbeitstage für Fragen ein und teilen Sie die Antworten anschließend allen teilnehmenden Anbietern mit.
- Frist für die endgültige Einreichung: Geben Sie den Anbietern nach Erhalt der Ausschreibung zwei bis drei Wochen Zeit, um ihre Angebote vorzubereiten.
- Zeitraum für Bewertung und Auswahl: Reservieren Sie ein bis zwei Wochen für die Bewertung, Vorführungen, Referenzprüfungen und die Auswahl der Finalisten.
Informieren Sie die Anbieter umgehend, wenn sich ein Meilenstein ändert, und gewähren Sie eine Verlängerung allen teilnehmenden Anbietern gleichzeitig.
Anforderungen für die Einreichung festlegen
Teilen Sie den Anbietern genau mit, wie sie Angebote einreichen sollen, beispielsweise als PDF für die Textantwort, als XLSX für die Preisangaben und als DOCX für ausgefüllte Fragebögen. Legen Sie die Übermittlungsmethode fest, etwa ein Beschaffungsportal, einen sicheren Upload-Link oder ein rollenbasiertes Postfach, und geben Sie an, ob die Anbieter Ihre Vorlagen oder Formulare verwenden müssen. Erläutern Sie außerdem die Zeitzone der Frist, den Gültigkeitszeitraum des Angebots, Dateigrößenbeschränkungen, die Benennungskonvention und die Frage, ob verspätete Einreichungen abgelehnt oder nur mit schriftlicher Genehmigung akzeptiert werden.
Antworten der Anbieter bewerten und eine engere Auswahl treffen
Prüfen Sie jedes Angebot anhand der zuvor festgelegten Anforderungen und des Bewertungsrahmens. Vergleichen Sie dokumentierte Funktionen, Preisannahmen, Zeitpläne für die Implementierung, Zusagen zur Unterstützung und alle von den Anbietern genannten Ausnahmen. Nutzen Sie die Ergebnisse, um das Feld auf die Anbieter einzugrenzen, die eine eingehendere Validierung durch Vorführungen, Referenzprüfungen oder Folgefragen rechtfertigen:
Vorschlagsprüfungen standardisieren: Wandeln Sie jede Antwort in dasselbe Arbeitsblatt oder dieselbe Vergleichstabelle um. Erfassen Sie, ob jede Anforderung enthalten, konfigurierbar, individuell anpassbar, nicht verfügbar oder unklar ist, und vermerken Sie Annahmen zu Integrationen, Nutzerzahlen und Support.
Eine gewichtete Bewertungsmatrix verwenden: Bewerten Sie die funktionale Eignung, Integrationen, Implementierung, Support, Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Gesamtkosten anhand vereinbarter Gewichtungen. Gewichten Sie beispielsweise Migration und Schulung stärker, wenn Sie ein System vor der Hochsaison ersetzen.
Strukturierte Demos planen: Geben Sie jedem Finalisten identische Szenarien vor, anstatt allgemeine Präsentationen zuzulassen. Bitten Sie die Anbieter, anhand Ihrer Arbeitsabläufe einen Zimmerwechsel, eine geteilte Zahlung, eine Gruppenbuchung, eine Aktualisierung des Housekeeping-Status, den Nachtabschluss und einen Buchhaltungsexport zu demonstrieren.
Referenzen der Anbieter befragen: Sprechen Sie mit Hotels, die eine ähnliche Zimmeranzahl, ähnliche Immobilientypen, Integrationen oder Anforderungen an mehrere Häuser haben. Fragen Sie die Referenzen nach der Genauigkeit der Migration, Reaktionszeiten des Supports, Qualität der Schulungen, Systemverfügbarkeit und ungelösten Problemen bei der Implementierung.
Lücken in den Angeboten klären: Senden Sie schriftliche Fragen, wenn Preise, Funktionalitäten, Zeitpläne oder Vertragsbedingungen vage erscheinen. Fragen Sie, ob eine angeforderte Funktion enthalten, konfigurierbar, individuell anpassbar oder geplant ist, und dokumentieren Sie jede Antwort vor der abschließenden Bewertung.
Anbieter auswählen und benachrichtigen
Wählen Sie den Anbieter aus, der am besten zu Ihren Anforderungen, Implementierungskapazitäten, Ihrem Budget und den langfristigen betrieblichen Anforderungen passt. Bevor Sie jemanden benachrichtigen, bestätigen Sie die endgültigen Bewertungen, das Feedback aus den Referenzen, die Preisannahmen, Vertragsausnahmen und ungelösten Risiken. Führen Sie diese letzten Schritte durch, um die Ausschreibung fair abzuschließen und Ihr Team auf die Implementierung vorzubereiten:
Ausgewählte und nicht ausgewählte Anbieter benachrichtigen
Kontaktieren Sie zuerst den ausgewählten Anbieter und benachrichtigen Sie anschließend die nicht ausgewählten Anbieter zeitnah und respektvoll. Erläutern Sie den Zeitplan der Entscheidung, bedanken Sie sich bei jedem Anbieter für sein Angebot und geben Sie, sofern Ihre Beschaffungsrichtlinien dies zulassen, begrenzt Feedback. Teilen Sie einem nicht ausgewählten Anbieter beispielsweise mit, dass seine Housekeeping-Funktionen gut bewertet wurden, der Zeitplan für die Migration und die Integration in die Buchhaltung jedoch die Projektanforderungen nicht erfüllten.
Auf die abschließenden Verhandlungen vorbereiten
Verhandeln Sie über die Punkte, die Kosten und Risiken beeinflussen sowie die Fähigkeit Ihres Hauses, nach dem Start betriebsfähig zu bleiben. Prüfen Sie Abonnementgebühren, Erhöhungen bei Verlängerungen, Implementierungsgebühren, Migrationsservices, Schulungsstunden, Integrationskosten, Service-Level-Ziele, Reaktionszeiten des Supports, Rechte zum Datenexport, Kündigungsbedingungen und Haftungsbestimmungen. Bitten Sie den Finalisten, jede Änderung vor der Genehmigung in einem überarbeiteten Angebot und Vertragsentwurf zu bestätigen.
Vor der Unterzeichnung interne Abstimmung sicherstellen
Holen Sie die Genehmigung des Projektsponsors, des Finanz- oder Beschaffungsteams, der für IT und Sicherheit zuständigen Prüfer, der Rechtsberatung und der von der Implementierung betroffenen Abteilungsleiter ein. Bestätigen Sie, dass das genehmigte Budget wiederkehrende Gebühren, einmalige Services, Steuern, Hardware, Integrationen und Rückstellungskosten umfasst. Führen Sie vor der Unterzeichnung der Vereinbarung eine abschließende Prüfung des Implementierungszeitplans, der Verantwortlichkeiten für die Datenmigration, der Einschränkungen während der Hochsaison und der Zeichnungsbefugnis durch.
Top-Hotelsoftware für das Immobilienmanagement, die Sie in Betracht ziehen sollten
Here's my pick of the 10 best software from the 10 tools reviewed.
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Ihre Hotel-PMS-Ausschreibung ist bereit – jetzt das richtige System auswählen
Sobald die Anbieter geantwortet haben und Sie Ihre Auswahl getroffen haben, besteht der nächste Schritt darin, sicherzustellen, dass das von Ihnen gewählte PMS langfristig zu Ihrem Haus passt – unser Leitfaden zur Auswahl eines Hotel-PMS führt Sie durch die wichtigsten Kriterien, von Integrationskompatibilität und Skalierbarkeit bis hin zu Bereitstellungsart und Anbieter-Support.
