Les 10 meilleurs logiciels de planification d’événements pour 2026
10 Sélection des meilleurs logiciels de planification d’événements
La gestion d’événements hôteliers consiste à coordonner les espaces de réception, les blocs de chambres, les détails de la restauration, le personnel et le matériel, tout en évitant les conflits de planning. Le bon logiciel de planification d’événements peut centraliser tous ces éléments et offrir à votre équipe une meilleure visibilité sur chaque réservation.
J’ai examiné les principales solutions destinées aux hôtels et aux établissements d’accueil, en me concentrant sur les outils qui prennent en charge la planification d’événements, la gestion des espaces de réception, les BEO, les réservations de groupes, la coordination des ressources et les intégrations hôtelières.
Dans ce guide, je vous présente les meilleurs logiciels de planification d’événements pour les équipes hôtelières, notamment les fonctionnalités, les points forts et les cas d’utilisation qui distinguent chaque solution, afin que vous puissiez choisir celle qui convient le mieux à votre établissement.
Pourquoi faire confiance à nos avis logiciels
Nous testons et évaluons des logiciels de gestion hôtelière depuis 2023. En tant que gestionnaires hôteliers nous-mêmes, nous savons combien il est critique et difficile de choisir le bon logiciel. Nous menons des recherches approfondies pour aider notre audience à faire de meilleurs choix lors de l’achat de solutions logicielles. Nous avons testé plus de 2 000 outils pour différents usages de gestion et rédigé plus de 1 000 avis détaillés. Découvrez comment nous garantissons la transparence & notre méthodologie d’évaluation logicielle.
Résumé des meilleurs logiciels de planification d’événements
Ce tableau comparatif résume les informations tarifaires de ma sélection des meilleurs logiciels de planification d’événements afin de vous aider à trouver la solution la mieux adaptée à votre budget et aux besoins de votre établissement.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Idéal pour la génération automatisée des BEO et des propositions | Essai gratuit de 14 jours | À partir de 199 $/mois (facturé annuellement) | Website | |
| 2 | Idéal pour la création interactive de plans 3D d’espaces événementiels | Forfait gratuit disponible | À partir de $150/mois | Website | |
| 3 | Idéal pour les tableaux de bord de planification partagée à l'échelle du lieu | Démo gratuite disponible | Tarification sur demande | Website | |
| 4 | Idéal avec des outils de gestion d’événements alimentés par l’AI | Non disponible | À partir de $99/mois (facturé annuellement) | Website | |
| 5 | Idéal avec un nombre illimité d’utilisateurs pour les équipes événementielles | Démo gratuite disponible | Tarifs sur demande | Website | |
| 6 | Optimisé pour la gestion de chaînes multi-établissements | Essai gratuit disponible | À partir de $249/mois (facturé annuellement) | Website | |
| 7 | Idéal pour les ventes de groupes propulsées par Salesforce | Non disponible | Tarification sur demande | Website | |
| 8 | Idéal avec l'automatisation des demandes et des réservations par l'IA | Démonstration gratuite disponible | Tarification sur demande | Website | |
| 9 | Idéal grâce à la disponibilité instantanée en direct des espaces événementiels | Démo gratuite disponible | Tarification sur demande | Website | |
| 10 | Idéal avec des propositions et des paiements intégrés | Démo gratuite disponible | À partir de $199/mois | Website |
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roommaster
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Little Hotelier
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Roomstay Hotel Booking Engine
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Avis sur les meilleurs logiciels de planification d’événements
Vous trouverez ci-dessous mes résumés détaillés des meilleurs logiciels de planification d’événements qui ont intégré ma sélection. Mes avis présentent en détail les fonctionnalités, les cas d’utilisation les plus pertinents et les capacités de chaque plateforme afin de vous aider à trouver celle qui vous convient le mieux.
Idéal pour la génération automatisée des BEO et des propositions
Perfect Venue est une plateforme privée de gestion d’événements conçue pour les restaurants et les lieux événementiels. Elle regroupe dans un seul système un calendrier centralisé des réservations, la génération automatisée des BEO, des outils de proposition, le traitement des paiements et la communication avec les invités.
À qui Perfect Venue convient-il le mieux ?
Perfect Venue convient particulièrement aux restaurants indépendants, aux brasseries et aux lieux événementiels autonomes qui gèrent des repas privés et des événements organisés.
Pourquoi j’ai choisi Perfect Venue
Perfect Venue figure sur ma liste restreinte principalement grâce à sa gestion de la génération de documents. Lorsqu’une réservation arrive, la plateforme crée automatiquement le BEO, avec les menus, les horaires et le personnel requis, puis envoie une proposition personnalisée au nom de l’établissement à l’invité sans que j’aie à modifier un modèle. La fonctionnalité de BEO pour le personnel distribue ensuite directement les détails de l’événement aux équipes de cuisine et de salle. J’apprécie également le fait que les clients puissent consulter, signer et payer via le portail invité, sans échanges fastidieux.
Fonctionnalités clés de Perfect Venue
- Calendrier centralisé des événements : Consultez toutes les réservations, demandes de renseignements et disponibilités des événements de plusieurs lieux dans un seul calendrier.
- Parcours de réservation express des invités : Permettez aux invités de consulter les disponibilités, de sélectionner des plats au menu et de payer directement leurs acomptes en ligne.
- Application mobile de gestion des événements : Gérez les réservations, mettez à jour les détails des événements et accédez aux informations des invités sur les appareils iOS.
- Attribution des tâches à l’équipe : Attribuez, suivez et notifiez en temps réel le personnel des tâches et échéances liées aux événements.
Intégrations de Perfect Venue
Perfect Venue propose des intégrations natives avec Stripe, Square, HubSpot, Mailchimp, 7shifts et Tock, et se connecte à Zapier. Une API est disponible pour les intégrations personnalisées.
Pros and Cons
Pros:
- La génération automatisée des BEO réduit considérablement le temps consacré aux tâches administratives
- Le portail invité permet aux clients de gérer eux-mêmes les acomptes et les signatures
- La distribution des BEO au personnel permet de maintenir les équipes de cuisine coordonnées
Cons:
- Fonctionnalités limitées pour les grands établissements hôteliers
- Aucun plan d’aménagement ou outil de schématisation des salles intégré
Cvent
Idéal pour la création interactive de plans 3D d’espaces événementiels
Cvent est une plateforme de gestion événementielle de bout en bout couvrant les inscriptions, la recherche de lieux, les blocs de chambres de groupe, la création de plans d’espaces, l’engagement des participants et les rapports post-événement pour les événements en présentiel, virtuels et hybrides.
À qui Cvent convient-il le mieux ?
Cvent convient aux hôtels d’entreprise, aux centres de conférence et aux grandes équipes événementielles d’entreprise qui gèrent un volume important d’événements complexes répartis sur plusieurs espaces.
Pourquoi j’ai choisi Cvent
Cvent figure dans ma sélection parce qu’aucune autre plateforme de planification événementielle n’arrive à sa hauteur en matière de visualisation 3D des espaces. J’apprécie particulièrement la possibilité de faire glisser directement un BEO dans Cvent Event Diagramming, tandis que l’IA CventIQ extrait instantanément tous les détails de configuration, ce qui évite entièrement la saisie manuelle des données. Ensuite, la visite guidée 3D photoréaliste me permet de partager un lien avec les clients afin qu’ils puissent voir la configuration exacte de la salle avant même qu’une seule chaise ne soit déplacée.
Principales fonctionnalités de Cvent
- Extraction des BEO avec l’IA CventIQ : Faites glisser les BEO directement dans la plateforme pour que les détails de l’événement soient automatiquement extraits.
- Attribution des ressources et suivi des stocks : Affectez le personnel, le matériel audiovisuel et l’équipement à chaque événement grâce à une gestion des stocks en temps réel.
- Intégrations PMS et CRM : Se connecte aux principales plateformes PMS hôtelières et plateformes commerciales afin de synchroniser les événements, les réservations et les dossiers des participants.
- Collaboration et commentaires multi-utilisateurs : Permet les modifications simultanées, les notifications en temps réel ainsi que la communication entre les équipes internes ou externes dans n’importe quel espace de travail événementiel.
Intégrations de Cvent
Cvent propose des intégrations natives avec Salesforce, HubSpot, Marketo, Oracle Hospitality OPERA, Amadeus Delphi et Oracle Sales Cloud. Une API est disponible pour les intégrations personnalisées.
Pros and Cons
Pros:
- Outils de création de plans 3D de premier plan dans le secteur
- L’IA extrait automatiquement les détails des BEO
- Les portails clients prennent en charge l’approbation des propositions en temps réel
Cons:
- La mise en œuvre prend beaucoup plus de temps que chez les concurrents
- La personnalisation des rapports nécessite une configuration supplémentaire
Idéal pour les tableaux de bord de planification partagée à l'échelle du lieu
Momentus Technologies est une plateforme de gestion des lieux et des événements qui combine la réservation d'espaces, la gestion de la relation client, la gestion de la restauration, la génération de commandes d'événements, la planification des opérations et la gestion de calendriers multi-espaces pour les environnements complexes accueillant des événements.
À qui Momentus Technologies convient-il le mieux ?
La plateforme convient particulièrement aux directeurs des services de conférence et aux équipes commerciales de restauration qui gèrent des événements à fort volume dans des centres de congrès, des arènes, des stades ou sur des campus universitaires.
Pourquoi ai-je choisi Momentus Technologies ?
Momentus Technologies figure sur ma liste restreinte, car aucune autre plateforme n'offre aux équipes de gestion d'un lieu événementiel multi-services une vue de calendrier partagé comparable. J'apprécie particulièrement le calendrier des disponibilités, qui affiche en temps réel la disponibilité de tous les espaces réservables, ainsi que la vue personnalisée des opérations, qui maintient les équipes de restauration, d'audiovisuel et de préparation des salles sur la même chronologie d'événement. Avec un nombre illimité d'utilisateurs sur un tableau de bord dynamique unique, j'ai constaté que la plateforme élimine le chaos lié au contrôle des versions, qui perturbe généralement la coordination entre les équipes commerciales et opérationnelles.
Principales fonctionnalités de Momentus Technologies
- Création de plans de salles en 2D et en 3D : Concevez des plans détaillés et des configurations de sièges pour chaque espace événementiel.
- Gestion de bout en bout des réservations de groupes : Gérez les propositions, les contrats, les acomptes et les prévisions de revenus au sein d'une seule plateforme.
- Création et modification des commandes d'événements : Générez, personnalisez et distribuez des commandes d'événements complètes détaillant les besoins en restauration et en installation.
- API ouverte pour les intégrations système : Connectez-vous à d'autres outils de gestion des espaces de travail ou créez des intégrations personnalisées pour les opérations hôtelières complexes.
Intégrations de Momentus Technologies
Momentus Technologies propose des intégrations natives avec DocuSign, Tessitura, EventDraw, Microsoft Outlook, Mailchimp et WeTrack. Une API ouverte est disponible pour les intégrations personnalisées. Les intégrations natives avec des PMS ou des points de vente ne sont pas documentées.
Pros and Cons
Pros:
- Disponibilité en temps réel de tous les espaces du lieu
- Commandes d'événements détaillées distribuées à plusieurs services
- Création intégrée de plans de salles et de plans d'étage en 3D
Cons:
- Aucune intégration native documentée avec un PMS
- Mise en œuvre plus complexe pour les petits établissements
Idéal avec des outils de gestion d’événements alimentés par l’AI
Caterease est une plateforme de gestion de traiteurs et d’événements conçue autour de la réservation guidée par assistant, de la génération de BEO, de la gestion des menus, de la gestion du personnel et des rapports alimentés par l’AI via son Horizon Hub.
À qui Caterease convient-il le mieux ?
Caterease convient particulièrement aux équipes de traiteurs et aux services de restauration et boissons des hôtels qui gèrent un volume important d’événements avec des exigences complexes en matière de menus, de personnel et de facturation.
Pourquoi j’ai choisi Caterease
J’ai choisi Caterease comme l’une des meilleures solutions, car son Horizon Hub transforme véritablement l’accès quotidien aux données des événements. L’assistant Cai me permet d’obtenir les détails des événements, les fiches clients et les rapports à l’aide de requêtes en langage courant, sans avoir à naviguer dans des menus imbriqués. Les rapports intelligents génèrent des analyses à la demande sans configuration manuelle, et les tendances du secteur comparent mon activité à des données anonymisées provenant de l’ensemble de la clientèle de Caterease, un contexte qu’il m’est difficile d’obtenir ailleurs.
Principales fonctionnalités de Caterease
- Assistant dynamique de réservation d’événements : Guide les utilisateurs dans la saisie de tous les détails requis concernant l’événement, le client et le lieu, avec des champs conditionnels pour chaque type d’événement.
- Modèles personnalisables de BEO et de propositions : Permet de concevoir et de générer des bons de commande de banquet, des contrats et des propositions adaptés à chaque client ou événement.
- Système intégré d’affichage en cuisine : Fournit à l’équipe en cuisine une vue en temps réel et codée par couleur des plats du menu et des modifications de préparation pour chaque événement.
- Calendrier multi-espaces avec regroupement : Affiche les réservations et leur statut pour plusieurs espaces de réception, permettant une vérification visuelle et une planification rapides.
Intégrations de Caterease
Caterease propose des intégrations natives avec QuickBooks, Outlook, Google Calendar, Mailchimp, Constant Contact, Salesforce et DocuSign. Une API est disponible pour les intégrations personnalisées.
Pros and Cons
Pros:
- L’assistant AI permet d’interroger les événements en langage courant
- La réservation guidée par assistant permet de saisir rapidement tous les détails de l’événement
- Génération et personnalisation très détaillées des BEO
Cons:
- L’interface semble dépassée par rapport aux plateformes plus récentes
- L’expérience mobile est en retrait par rapport aux fonctionnalités de bureau
Priava
Idéal avec un nombre illimité d’utilisateurs pour les équipes événementielles
Priava est une plateforme cloud de réservation de lieux et de gestion d’événements couvrant la planification des espaces, la coordination de la restauration, l’affectation des ressources, la gestion de la relation client et la détection des conflits pour plusieurs types de lieux.
À qui Priava convient-il le mieux ?
Priava convient aux lieux de taille moyenne à grande — centres de conférence, espaces dédiés aux arts du spectacle, universités et arènes — qui gèrent un grand nombre d’événements dans plusieurs espaces simultanément.
Pourquoi j’ai choisi Priava
J’ai inclus Priava dans mes meilleurs choix, car son modèle avec un nombre illimité d’utilisateurs permet à chaque coordinateur, responsable de la restauration et responsable des opérations de travailler dans le même système sans augmenter les coûts de licence. J’apprécie particulièrement la façon dont la plateforme gère la planification simultanée de plusieurs lieux avec des vérifications intégrées des conflits, afin que deux membres de l’équipe ne puissent pas réserver accidentellement le même espace deux fois. La gestion partagée des tâches et le suivi des bons de service permettent à chaque service de rester coordonné autour d’une seule fiche d’événement.
Principales fonctionnalités de Priava
- Modèles personnalisables de documents événementiels : Générez des propositions, des contrats et des supports destinés aux clients, adaptés à chaque événement et à chaque lieu.
- CRM natif pour la gestion des prospects et des demandes : Suivez et gérez les demandes d’événements, les interactions avec les clients et les opportunités commerciales depuis la plateforme.
- Suivi de la disponibilité des ressources et des services : Affectez les ressources audiovisuelles, de restauration et logistiques aux réservations tout en surveillant les stocks et les besoins d’assistance.
- Rapports détaillés sur plusieurs lieux : Produisez des rapports opérationnels et financiers pour plusieurs espaces ou propriétés afin d’établir des prévisions et de suivre les performances.
Intégrations de Priava
Priava propose des intégrations natives avec Salesforce, NetSuite, HubSpot, MailChimp, SAP et Microsoft Outlook. Une API est disponible pour les intégrations personnalisées.
Pros and Cons
Pros:
- Nombre illimité d’utilisateurs pour toute l’équipe événementielle
- Détection des conflits en temps réel entre plusieurs lieux
- Gère conjointement la restauration, les ressources et les espaces
Cons:
- L’accès mobile est limité pour le personnel présent sur le terrain
- La configuration nécessite du temps en raison de paramétrages complexes
Optimisé pour la gestion de chaînes multi-établissements
Event Temple est une plateforme CRM axée sur l'hôtellerie, qui gère la planification des événements et les ventes, les réservations de groupes, les contrats de restauration, les BEO, les propositions électroniques et les calendriers des espaces de réception pour les hôtels et les sites événementiels.
Pour qui Event Temple est-il le mieux adapté ?
Il convient particulièrement aux équipes de restauration et d'événements des chaînes hôtelières et des groupes multi-établissements qui ont besoin d'une visibilité centralisée sur l'ensemble de leurs sites.
Pourquoi j'ai choisi Event Temple
Event Temple figure sur ma liste restreinte, car son module de gestion des chaînes résout un problème que la plupart des outils de planification d'événements négligent : coordonner les ventes de groupes et les réservations dans plusieurs établissements depuis un seul endroit. J'apprécie particulièrement le tableau de bord des chaînes, qui permet aux équipes commerciales nationales de passer d'un établissement à l'autre et d'accéder à une vue partagée des comptes et des contacts afin de repérer les opportunités de ventes croisées. Les rapports consolidés multi-établissements rendent réellement pratique le suivi des performances à l'échelle du portefeuille.
Principales fonctionnalités d'Event Temple
- Modèles de BEO personnalisables : permettent aux équipes de créer, modifier et distribuer des BEO adaptés à chaque événement.
- Flux de travail intégrés pour les propositions et les signatures électroniques : génèrent des propositions et des contrats numériques que les clients peuvent consulter et signer en ligne.
- Calendrier visuel des espaces de réception : propose un calendrier par glisser-déposer pour réserver et gérer plusieurs espaces événementiels simultanément.
- Intégration au PMS Opera Cloud : permet de synchroniser en temps réel les réservations d'événements et les blocs de chambres avec les principaux systèmes de gestion hôtelière.
Intégrations d'Event Temple
Event Temple propose des intégrations natives avec le PMS Opera Cloud, Salesforce, Mailchimp, Tripleseat, Duetto, For-Sight CRM, GuestRevu et Zapier. Une API est également disponible pour les intégrations personnalisées.
Pros and Cons
Pros:
- Tableau de bord performant pour la gestion des chaînes multi-établissements
- CRM hôtelier dédié conçu pour les hôtels
- Génération de BEO avec des flux de travail de distribution automatisés
Cons:
- Fonctionnalités de schématisation des plans d'étage limitées par rapport à celles des concurrents
- Les options de personnalisation des rapports sont quelque peu limitées
Idéal pour les ventes de groupes propulsées par Salesforce
Amadeus Delphi est une plateforme de gestion des ventes et de la restauration hôtelières, conçue sur Salesforce, qui gère les réservations de groupes, la génération de BEO, la planification des espaces de réception et les contrats de restauration dans des portefeuilles composés d’un ou de plusieurs établissements.
À qui Amadeus Delphi convient-il le mieux ?
Delphi convient particulièrement aux hôtels à service complet et aux groupes hôteliers multi-établissements disposant d’équipes dédiées aux ventes de restauration et gérant d’importants volumes d’activités de groupes et d’événements.
Pourquoi j’ai choisi Amadeus Delphi
Amadeus Delphi figure sur ma liste restreinte, car il s’agit de la seule plateforme de planification d’événements hôteliers conçue nativement sur Salesforce. Cela signifie que les pipelines de ventes de groupes, le suivi des contrats et les relances clients sont tous centralisés dans un même CRM. J’apprécie particulièrement la génération de propositions et de contrats en 3 clics, qui permet aux équipes commerciales de traiter rapidement les demandes entrantes de groupes. Le flux de travail BEO automatisé relie également directement les détails de la restauration, de l’installation et du personnel à chaque réservation, afin qu’aucune information ne se perde entre les services.
Principales fonctionnalités d’Amadeus Delphi
- Création de plans d’étage en 3D : Concevez et visualisez à l’échelle l’agencement des espaces événementiels grâce à des plans d’étage interactifs.
- Accès mobile aux BEO : Donnez au personnel des banquets, de la cuisine et des opérations un accès en temps réel aux BEO et aux modifications sur les appareils mobiles.
- Acheminement des prospects et des demandes : Distribuez automatiquement les prospects de réunions et de groupes provenant des principaux canaux commerciaux aux responsables désignés.
- Gestion de portefeuilles multi-établissements : Gérez les stocks partagés, les modèles et les rapports de plusieurs établissements depuis un seul système.
Intégrations d’Amadeus Delphi
Amadeus Delphi propose des intégrations natives avec les PMS StayNTouch, le RMS IDeaS G3, Cvent, Sertifi, Canary et MeetingPackage, ainsi qu’une API pour les intégrations personnalisées.
Pros and Cons
Pros:
- Le CRM Salesforce natif dynamise le pipeline de ventes de groupes
- BEO automatisés distribués directement à chaque service
- Prend en charge la gestion de portefeuilles multi-établissements dans un seul système
Cons:
- La mise en œuvre prend plusieurs mois pour les grands établissements
- L’interface semble dépassée par rapport à celle de concurrents plus récents
Idéal avec l'automatisation des demandes et des réservations par l'IA
Tripleseat est une plateforme de vente et de gestion d'événements axée sur l'hôtellerie, qui prend en charge la réservation d'espaces de réception, la génération de BEO, les propositions de restauration, les contrats de groupe et la coordination des calendriers de plusieurs établissements pour les hôtels, les restaurants et les lieux uniques.
À qui Tripleseat convient-il le mieux ?
Tripleseat convient particulièrement aux équipes événementielles des hôtels, aux responsables de la restauration et aux exploitants de plusieurs établissements qui ont besoin d'une plateforme conçue spécifiquement pour gérer l'ensemble du cycle de vente d'un événement.
Pourquoi j'ai choisi Tripleseat
J'ai inclus Tripleseat dans ma sélection principale, car Tripleseat Intelligence gère le cycle de vie des demandes sans intervention manuelle : des réponses automatiques instantanées accusent réception des nouveaux prospects, l'IA rédige les contrats à partir des détails de l'événement et des relances automatisées se déclenchent lorsqu'une proposition reste trop longtemps non signée. J'apprécie également Direct Book, qui permet aux clients de confirmer leurs réservations d'espace 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, sans appel téléphonique. En pratique, mon équipe convertit des demandes qui, autrement, resteraient bloquées au milieu du pipeline.
Fonctionnalités clés de Tripleseat
- Création de plans d'étage en 2D et 3D : Concevez des plans détaillés pour les événements à l'aide d'outils de glisser-déposer permettant de configurer les salles et les places assises.
- Génération de bons de commande de banquet (BEO) : Créez, personnalisez et distribuez des BEO décrivant les menus, les horaires et le personnel requis pour chaque événement.
- Intégrations natives avec les PMS et POS : Reliez les détails des événements aux principaux systèmes de gestion hôtelière et systèmes de point de vente afin d'assurer des opérations fluides.
- Calendrier visuel multi-espaces : Réservez, bloquez et gérez les disponibilités de plusieurs établissements et espaces de réception depuis un tableau de bord centralisé.
Intégrations de Tripleseat
Tripleseat propose des intégrations natives avec GoTab POS, OpenTable, SevenRooms, CardConnect, DoorDash for Merchants, Outlook, Google Calendar et Prismm. Une API est disponible pour les intégrations personnalisées.
Pros and Cons
Pros:
- Pipeline de vente événementielle dédié intégré
- L'IA automatise les réponses aux demandes et les relances
- Outils performants de création et de distribution de BEO
Cons:
- Les options de personnalisation des rapports sont limitées
- Temps de configuration important pour les configurations multi-établissements
iVvy
Idéal grâce à la disponibilité instantanée en direct des espaces événementiels
iVvy est une plateforme de vente hôtelière et de restauration qui combine la gestion des espaces de réception, la génération de bons de commande de banquet (BEO), la coordination des réservations de groupe, la gestion de la relation client (CRM) et les contrats de restauration dans un seul système conçu pour les hôtels et les lieux événementiels.
À qui iVvy convient-il le mieux ?
iVvy convient aux équipes commerciales de restauration et d’événementiel des hôtels, centres de réception et groupes hôteliers multisites qui gèrent un volume important de réservations de groupes et de conférences.
Pourquoi ai-je choisi iVvy ?
iVvy figure sur ma liste restreinte grâce à sa manière de gérer la disponibilité en direct des espaces événementiels dans l’agenda des réceptions de l’ensemble d’un hôtel. J’apprécie particulièrement le fait que l’agenda des réceptions affiche les réservations faisant l’objet d’un devis, provisoires et confirmées, à la fois pour les salles de réunion et les blocs de chambres, dans une seule vue, ce qui élimine les risques de double réservation. Le moteur de réservation affiche ensuite cette disponibilité en temps réel directement sur le site web de l’hôtel, de sorte que les demandes reçues sont préqualifiées en fonction des disponibilités réelles.
Principales fonctionnalités d’iVvy
- Génération de bons de commande de banquet (BEO) : Créez, modifiez et envoyez des BEO détaillés avec les menus, le calendrier et les besoins en personnel pour chaque événement.
- Rapports et analyses des revenus : Accédez à des tableaux de bord, des rapports de suivi et des modèles personnalisables pour suivre les revenus événementiels et prévoir les ventes.
- CRM et gestion des prospects : Centralisez toutes les demandes, gérez les données clients et suivez les activités et les communications dans un seul système.
- Propositions numériques et signatures électroniques : Générez rapidement des propositions et des contrats personnalisés, puis envoyez-les pour signature électronique au client avec suivi des versions.
Intégrations d’iVvy
iVvy propose des intégrations natives avec Opera Cloud, Mews, StayNTouch, RMS, Agilysys, Protel Air, Jonas Chorum, Xero, MYOB, NetSuite, Infor, Salesforce, Cvent, IdeaS et SevenRooms. Une API est disponible pour les intégrations personnalisées.
Pros and Cons
Pros:
- L’agenda des réceptions en temps réel évite les doubles réservations
- Affichage de la disponibilité en direct directement sur les sites web des hôtels
- Conçu spécifiquement pour les événements et la restauration des hôtels
Cons:
- La configuration initiale nécessite un temps de paramétrage important
- Les tableaux de bord de rapports offrent des options de personnalisation limitées
Planning Pod
Idéal avec des propositions et des paiements intégrés
Planning Pod est une plateforme de gestion des lieux et des événements conçue pour les hôtels, les salles de banquet et les centres événementiels. Elle regroupe la réservation des espaces fonctionnels, la génération des BEO, la gestion de la restauration et des boissons, les propositions de services traiteur et les outils de communication avec les clients au sein d'un même système.
À qui Planning Pod convient-il le mieux ?
Planning Pod convient aux hôtels indépendants, aux lieux de réception de charme et aux centres événementiels autonomes qui gèrent leurs propres événements, leur service traiteur et la facturation de leurs clients sans disposer d'un écosystème PMS complet.
Pourquoi j'ai choisi Planning Pod
Planning Pod figure dans ma sélection parce qu'il relie étroitement les propositions, les contrats et les paiements à un seul dossier de réservation. J'apprécie le fait qu'une fois qu'un client a signé une proposition par signature électronique, la plateforme transfère directement ces informations dans une facture avec des échéanciers de versements déjà configurés. Mon équipe peut ensuite encaisser les acomptes via des portails clients personnalisés, les paiements par carte bancaire et ACH étant traités nativement par Adyen, sans changer d'outil.
Principales fonctionnalités de Planning Pod
- Création de plans de salle : Concevez et modifiez des plans à l'échelle pour les espaces événementiels, notamment avec des tables, des chaises et des scènes.
- Génération et distribution des BEO : Créez des bons de commande de banquet personnalisables pour les équipes de salle, de cuisine et de livraison.
- Gestionnaire de tâches avec attribution au personnel : Attribuez et suivez les tâches par membre de l'équipe dans les différents processus événementiels.
- Formulaires Web de capture des prospects : Recueillez les demandes d'événements depuis le site Web de votre lieu directement dans le pipeline commercial.
Intégrations de Planning Pod
Planning Pod propose des intégrations natives avec QuickBooks Online, WeddingWire, The Knot, Google Calendar, Apple Calendar et Microsoft Outlook Calendar. La plateforme se connecte également à Zapier et fournit une API pour les intégrations personnalisées.
Pros and Cons
Pros:
- Les propositions, les contrats et les paiements sont automatiquement liés
- Création intégrée de plans de salle pour les événements
- Les clients peuvent effectuer leurs démarches en autonomie via un portail personnalisé
Cons:
- Les rapports ne proposent pas d'analyses approfondies des revenus et du rendement
- Non conçu pour les portefeuilles importants regroupant plusieurs établissements
Autres logiciels de planification d’événements
- Swoogo
Idéal pour les flux d’inscription flexibles à des événements
- Eventbrite
Idéal pour maximiser la visibilité des événements publics
- HoneyBook
Idéal pour la collaboration et les paiements via un portail client
- Skedda
Idéal pour les règles de réservation avancées et l’automatisation
- Accelevents
Idéal pour la gestion des agendas et des intervenants à grande échelle
Comment j’évalue les logiciels de planification d’événements
J’évalue les logiciels de planification d’événements selon deux niveaux : les fonctionnalités de base — planification d’événements, gestion des lieux et des ressources, processus de réservation et prévention des conflits — et les éléments différenciateurs qui distinguent les meilleures solutions destinées à l’hôtellerie et aux lieux événementiels.
Fonctionnalités essentielles (indispensables pour cette liste)
Lorsque je sélectionne les outils à intégrer à ma liste, j’attribue à chacun une note sur une échelle de 0 (la fonctionnalité n’est pas proposée) à 5 (excellente dans ce domaine) pour chaque fonctionnalité essentielle indiquée ci-dessous. Je convertis ensuite le score total de l’outil en pourcentage. Pour être pris en compte, chaque outil doit obtenir un score total minimum de 65 %.
- Planification des événements et des espaces dédiés : Je recherche un calendrier centralisé, un agenda des fonctions ou une grille de réservation permettant aux équipes de planifier les salles de réunion, salles de réception, espaces événementiels et autres zones réservables, tout en vérifiant leur disponibilité en un coup d’œil.
- Gestion des réservations et des ventes : J’évalue la capacité de la plateforme à gérer le processus depuis une demande initiale ou un appel d’offres jusqu’aux propositions, contrats, confirmations et paiements.
- Détection des conflits : Le logiciel doit contribuer à prévenir les réservations qui se chevauchent en affichant la disponibilité des espaces et des ressources, et en signalant les conflits potentiels de planification avant la confirmation d’un événement.
- Gestion des ressources événementielles : Je vérifie si les équipes peuvent attribuer du matériel, des exigences de restauration, des configurations de salles, du personnel et d’autres ressources à chaque événement, tout en conservant ces exigences associées à la réservation.
- Documents et communication liés aux événements : Je recherche des outils qui aident les équipes à créer et à partager des propositions, contrats, récapitulatifs d’événements, BEO, feuilles de route ou autres documents opérationnels, tout en tenant les clients et les équipes internes informés.
- Intégrations : La plateforme doit se connecter aux systèmes pertinents de l’hôtellerie ou de l’entreprise, tels que les PMS, POS, CRM, outils de comptabilité, de paiement, de calendrier ou de marketing, afin que les équipes puissent réduire la saisie de données en double.
Une fois que j’ai établi une liste d’outils répondant à ces critères, j’examine ce qui distingue chaque plateforme.
Facteurs différenciateurs (ce qui distingue les fournisseurs)
Voici comment je compare les différents fournisseurs :
Fonctionnalités remarquables
J’examine attentivement les fonctionnalités propres à l’hôtellerie, comme la génération de BEO, la gestion des allotements de chambres pour les groupes, les processus de restauration et la conception de plans d’espaces fonctionnels. Les outils qui proposent des plans de salle en 2D ou en 3D peuvent aider les équipes commerciales à créer des configurations précises des salles et à les partager avec les clients avant la finalisation d’un événement. Les portails destinés aux clients constituent un autre élément différenciateur, car les organisateurs peuvent y consulter les propositions, signer les contrats, effectuer des paiements et communiquer les changements sans dépendre de longues conversations par e-mail. L’accès mobile est également important pour les équipes opérationnelles qui doivent consulter les plannings, les BEO, les configurations de salles ou les modifications de dernière minute tout en travaillant dans l’établissement.
Au-delà des fonctionnalités
La profondeur des intégrations est particulièrement importante pour les hôtels et les lieux d’accueil. Je vérifie si la plateforme se connecte à des systèmes de gestion hôtelière tels qu’Oracle OPERA, Mews, Cloudbeds ou Stayntouch, ainsi qu’aux plateformes de point de vente, de CRM, de comptabilité et de paiement, le cas échéant. Pour les outils destinés aux hôtels, une connectivité fiable avec le PMS peut contribuer à maintenir la cohérence entre les allotements de chambres pour les groupes, les détails des événements et les opérations de l’établissement.
Le type d’établissement et l’échelle opérationnelle influencent également mon évaluation. Un complexe hôtelier proposant un service complet, qui gère plusieurs salles de réception, des équipes de restauration et des allotements de chambres pour les groupes, a des exigences différentes de celles d’un restaurant qui organise des événements gastronomiques privés ou d’un hôtel-boutique disposant d’une seule salle de réunion. Je prends également en compte les exigences de mise en œuvre, la facilité d’utilisation, les intégrations disponibles et la structure tarifaire, notamment si les tarifs sont fondés sur le nombre d’utilisateurs, d’établissements, de modules ou sur le volume global d’événements.
Comment choisir un logiciel de planification d’événements
Il est facile de se perdre dans de longues listes de fonctionnalités et des structures tarifaires complexes. Pour vous aider à rester concentré tout au long de votre processus personnalisé de sélection d’un logiciel, voici une liste de critères à garder à l’esprit :
| Facteur | Points à prendre en compte |
| Évolutivité | Le logiciel prendra-t-il en charge davantage d’événements, d’espaces fonctionnels, d’établissements et d’utilisateurs au fur et à mesure de la croissance de votre activité ? Vérifiez s’il peut gérer aussi bien une seule salle de réunion que des opérations événementielles couvrant plusieurs établissements. |
| Intégrations | Se connecte-t-il aux systèmes que vous utilisez déjà ? Recherchez des intégrations avec votre PMS, votre POS, votre CRM, votre logiciel de comptabilité, vos outils de paiement et vos calendriers afin de réduire la saisie manuelle des données. |
| Personnalisation | Pouvez-vous adapter les propositions, les BEO, les contrats, les modèles d’événements, les flux de réservation et les rapports afin qu’ils correspondent au fonctionnement de votre établissement ? |
| Facilité d’utilisation | Le logiciel est-il simple à utiliser pour les équipes commerciales, de restauration, de banquet et d’exploitation ? Recherchez des calendriers intuitifs, une navigation claire et des mises à jour simples des événements afin de réduire le temps de formation. |
| Mise en œuvre et intégration | À quelle vitesse votre équipe peut-elle commencer à l’utiliser ? Tenez compte de la migration des données, de la configuration du PMS, de la mise en place des flux de travail, des ressources de formation et de l’assistance à l’intégration fournie par le prestataire. |
| Coût | Le modèle tarifaire convient-il à votre établissement ? Comparez les tarifs par utilisateur, par établissement et par module, et prenez en compte les coûts de mise en œuvre, les intégrations et les modules complémentaires optionnels. |
| Mesures de sécurité | Comment la plateforme protège-t-elle les données des clients, de paiement et d’événement ? Recherchez des contrôles d’accès, le chiffrement, une gestion sécurisée des paiements et les mesures de conformité pertinentes. |
| Disponibilité de l’assistance | Pouvez-vous obtenir de l’aide lorsqu’un problème survient pendant un événement ? Tenez compte des horaires d’assistance, des délais de réponse, de l’aide à l’intégration et des canaux disponibles, tels que le téléphone, l’e-mail et le chat. |
Qu’est-ce qu’un logiciel de planification d’événements ?
Les logiciels de planification d’événements aident les hôtels, les lieux de réception et les équipes du secteur de l’hospitalité à gérer depuis un même système les réservations d’événements, les espaces fonctionnels, les activités de groupe, les besoins en restauration et les ressources événementielles. Les directeurs d’hôtel, les équipes commerciales, les responsables de la restauration et les coordinateurs d’événements utilisent ces plateformes pour organiser les disponibilités, éviter les doubles réservations, créer des documents liés aux événements et coordonner les services.
De nombreuses plateformes dédiées à l’hospitalité vont au-delà de la simple planification dans un calendrier en prenant en charge les BEO, les propositions, les contrats, les blocs de chambres, les acomptes, les plans de salle et les intégrations avec les systèmes de gestion hôtelière et de point de vente. Les équipes commerciales et opérationnelles disposent ainsi d’une méthode plus centralisée pour gérer les événements, depuis la demande initiale jusqu’à leur réalisation.
Fonctionnalités des logiciels de planification d’événements
Lorsque vous choisissez un logiciel de planification d’événements, soyez attentif aux fonctionnalités clés suivantes :
- Gestion des espaces fonctionnels : permet de consulter et de planifier les salles de bal, les salles de réunion, les espaces de restauration privés et autres espaces événementiels depuis un calendrier centralisé.
- Génération de BEO : aide les équipes de restauration et de banquet à créer et à distribuer des bons de commande de banquet contenant les menus, les exigences de mise en place, les échéanciers et les instructions opérationnelles.
- Gestion des réservations de groupe : prend en charge les demandes de groupe, les propositions, les contrats, les blocs de chambres, les acomptes et les autres étapes du processus de vente d’événements.
- Détection des conflits : identifie les réservations qui se chevauchent concernant les espaces, les équipements ou les ressources avant qu’elles ne provoquent des problèmes opérationnels.
- Propositions et contrats : permet aux équipes commerciales de créer des propositions, des accords et des contrats à leur image, et de recueillir des signatures électroniques.
- Planification des ressources : aide à affecter le personnel, le matériel audiovisuel, le mobilier, les besoins en restauration et autres ressources à des événements précis.
- Outils de plans de salle et de conception : permet aux équipes de créer des configurations de salles et des plans de table pour les réunions, les mariages, les conférences et les banquets.
- Intégrations PMS et POS : relie les informations relatives aux événements aux systèmes de gestion hôtelière et de point de vente afin de réduire les saisies de données en double.
- Portails clients : offre aux organisateurs d’événements un espace où consulter les documents, effectuer des paiements, transmettre des informations et communiquer avec le lieu de réception.
- Analyses et rapports : suit les revenus événementiels, les taux de conversion, l’utilisation des espaces, les activités de groupe et autres indicateurs de performance.
Avantages des logiciels de planification d’événements
La mise en œuvre d’un logiciel de planification d’événements offre plusieurs avantages à votre équipe et à votre entreprise. Voici quelques-uns des bénéfices auxquels vous pouvez vous attendre :
- Réduction des conflits de réservation : La disponibilité des espaces de réception en temps réel facilite l’évitement des doubles réservations et des affectations de ressources qui se chevauchent.
- Meilleure coordination entre les services : Les détails centralisés des événements permettent aux équipes commerciales, de restauration, de banquet, de cuisine et de réception d’accéder aux mêmes informations.
- Vente plus rapide des événements : Les propositions numériques, les contrats, la collecte des paiements et les flux de travail automatisés peuvent réduire le délai entre la demande et la réservation confirmée.
- Exécution plus précise des événements : Les BEOs, les plans de salle, les échéanciers et les calendriers des ressources aident les équipes à comprendre exactement les besoins de chaque événement.
- Moins de saisie manuelle des données : Les intégrations PMS, POS, CRM, comptables et de paiement réduisent la nécessité de saisir à nouveau les informations relatives aux événements et aux clients dans différents systèmes.
- Amélioration de l’expérience client : Des communications plus rapides, des portails clients et des détails d’événement organisés facilitent les réponses aux organisateurs et la gestion des changements.
- Meilleure visibilité sur les revenus : Les outils de reporting vous aident à comprendre les revenus des événements, les taux de conversion, le taux d’utilisation des espaces de réception et les performances de l’activité groupes.
Coûts et tarifs des logiciels de planification d’événements
Le choix d’un logiciel de planification d’événements nécessite de comprendre les différents modèles tarifaires et forfaits disponibles. Les coûts varient en fonction de la taille de l’établissement, du nombre d’utilisateurs, des espaces de réception, des intégrations, des modules et des exigences de mise en œuvre. De nombreux fournisseurs spécialisés dans l’hôtellerie proposent des tarifs personnalisés plutôt que d’afficher des tarifs mensuels fixes.
Le tableau ci-dessous résume les approches tarifaires courantes et les fonctionnalités généralement incluses dans les solutions logicielles de planification d’événements :
Tableau comparatif des forfaits de logiciels de planification d’événements
| Type de forfait | Tarification habituelle | Fonctionnalités courantes |
| Forfait d’entrée de gamme | Environ $50-$150/mois | Calendrier des événements, réservations de base, gestion des contacts, propositions et rapports simples |
| Forfait professionnel | Environ $150-$500/mois | BEOs, contrats, paiements, planification des ressources, automatisation et rapports avancés |
| Forfait basé sur l’établissement | Tarification personnalisée | Gestion des espaces de réception, ventes de groupes, flux de travail de restauration, intégrations PMS et accès multi-utilisateur |
| Forfait entreprise | Tarification personnalisée | Gestion multi-établissements, intégrations avancées, rapports centralisés, API, assistance dédiée et flux de travail personnalisés |
Questions les plus fréquentes concernant les logiciels de planification d'événements (FAQ)
Comment intégrer un logiciel de planification d'événements à mes systèmes hôteliers existants ?
La plupart des plateformes de planification d’événements se connectent à des systèmes tels que les logiciels de gestion immobilière, les systèmes de point de vente, les CRM, les outils de comptabilité, les plateformes de paiement et les calendriers. Avant de choisir un outil, vérifiez s’il propose des intégrations natives avec votre PMS ou POS existant. Si aucune intégration directe n’est disponible, certaines plateformes prennent également en charge les API ou les connecteurs tiers.
Les logiciels de planification d'événements peuvent-ils gérer les événements récurrents ?
Oui, de nombreux outils de planification d’événements prennent en charge les réservations récurrentes pour les réunions, les conférences, les sessions de formation et autres événements répétitifs. Selon la plateforme, vous pouvez définir la fréquence de récurrence, réserver le même espace fonctionnel, attribuer des ressources et copier les détails de l’événement d’une réservation à l’autre.
Dans quelle mesure les logiciels de planification d'événements sont-ils personnalisables ?
La personnalisation varie selon la plateforme. Certains outils vous permettent d’adapter les propositions, les contrats, les BEO, les formulaires de réservation, les modèles d’événements, les autorisations des utilisateurs, les flux de travail et les rapports. Les équipes des hôtels et des lieux événementiels devraient rechercher un logiciel capable de refléter leurs processus existants de vente, de restauration et de gestion d’événements, plutôt que de les contraindre à suivre un flux de travail rigide.
Une assistance est-elle disponible pour intégrer les nouveaux utilisateurs ?
De nombreux fournisseurs proposent une aide à l’intégration par le biais de sessions de formation, de tutoriels, de bases de connaissances, de webinaires et du service client. Les plateformes hôtelières plus avancées peuvent également fournir des spécialistes de la mise en œuvre qui aident à configurer les espaces fonctionnels, les intégrations, les modèles, les autorisations des utilisateurs et les flux de travail avant le lancement.
Comment évaluer la rentabilité d'un logiciel de planification d'événements ?
Commencez par comparer le coût total du logiciel à la valeur opérationnelle qu’il apporte. Tenez compte des frais d’abonnement, des coûts de mise en œuvre, des intégrations, des modules complémentaires et du fait que la tarification soit basée sur les utilisateurs, les établissements ou les modules. Examinez ensuite si la plateforme peut réduire les doubles réservations, la saisie manuelle des données, le travail administratif et le temps consacré à la coordination des événements, tout en aidant votre équipe à gérer davantage de groupes et d’événements.