Comment rédiger un appel d’offres pour un logiciel de gestion hôtelière
Objectif de l’appel d’offres: Un appel d’offres pour un logiciel de gestion hôtelière garantit que les fournisseurs répondent à vos besoins spécifiques et permet de comparer les différentes solutions de manière structurée et objective.
Quand l’utiliser: Un appel d’offres est particulièrement utile pour les décisions complexes concernant un logiciel hôtelier, notamment lorsqu’elles impliquent plusieurs établissements, des intégrations ou des exigences d’approbation formelles.
Erreurs courantes: Un contexte incomplet, des budgets imprécis, des exigences vagues et des formats incohérents entraînent des réponses moins pertinentes de la part des fournisseurs et des propositions difficiles à comparer.
Participation de l’équipe: Impliquez des équipes issues de différents services dans la rédaction et l’évaluation du logiciel de gestion hôtelière afin de tenir compte de tous les besoins et de toutes les contraintes opérationnels.
Rédiger un appel d’offres pour un logiciel de gestion hôtelière est l’une des décisions les plus judicieuses que vous puissiez prendre avant de vous engager dans un nouveau système. Une demande de proposition (RFP) est un document officiel que vous envoyez aux fournisseurs afin de leur demander de répondre à vos exigences, questions et critères spécifiques.
Utilisez-en une lorsque vous évaluez plusieurs fournisseurs et que vous avez besoin de réponses structurées et comparables, et non de présentations commerciales.
Une RFP bien rédigée oblige les fournisseurs à répondre à vos besoins réels, plutôt qu’à présenter leur démonstration standard. Elle crée une responsabilité réciproque et fournit à votre équipe un cadre cohérent pour l’évaluation. Vous obtenez ainsi une liste restreinte fondée sur des faits, et non sur des impressions.
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Avez-vous réellement besoin d’une RFP ?
Une RFP n’est pas toujours l’outil approprié, mais lorsque vous prenez une décision logicielle à forts enjeux, c’est souvent la meilleure option. Pour un logiciel de gestion hôtelière, la démarche est particulièrement utile lorsque votre évaluation implique une véritable complexité ou une obligation de justification organisationnelle. Une RFP est pertinente dans des situations telles que :
- Vous évaluez au moins trois fournisseurs simultanément.
- Votre établissement compte plusieurs services, sites ou exigences d’intégration.
- Un comité d’achat ou un groupe de propriétaires a besoin d’une justification documentée.
- Vous remplacez un système existant impliquant une migration importante des données.
- L’approbation du budget exige une procédure formelle de mise en concurrence.
Quand une RFP peut être excessive
Si vous êtes un établissement indépendant de petite taille, avec des besoins simples et une liste restreinte d’un ou deux fournisseurs auxquels vous faites déjà confiance, une démonstration structurée du fournisseur et une liste claire de questions vous permettront probablement d’atteindre votre objectif. Évitez la RFP lorsque la rapidité compte davantage que le processus et que votre décision ne nécessite pas de validation externe.
RFI, RFP ou RFQ : quelle est la différence ?
Une RFI recueille des informations, une RFP demande des propositions de solutions et une RFQ sollicite des tarifs précis. Tous les achats de logiciels de gestion hôtelière ne nécessitent pas une RFP, en particulier lorsque vos exigences et la solution privilégiée sont déjà clairement définies. Choisir le bon document permet de donner aux fournisseurs les indications appropriées et aide votre équipe à comparer les réponses équitablement.
Utilisez ce tableau pour faire correspondre chaque document d’achat à vos besoins en matière d’acquisition de logiciels :
| Type de document | Objectif | Quand l’utiliser | Éléments à inclure | Niveau de détail requis |
|---|---|---|---|---|
| Demande d’informations (RFI) | Découvrir les systèmes disponibles et les capacités des fournisseurs | Vous explorez le marché ou définissez vos exigences | Présentation de l’établissement, objectifs opérationnels, questions générales, besoins d’intégration | Faible à modéré |
| Demande de proposition (RFP) | Demander des solutions détaillées, des plans de mise en œuvre et des tarifs | Vous comparez plusieurs fournisseurs pour un achat complexe | Exigences fonctionnelles, intégrations, sécurité, mise en œuvre, assistance, tarifs, critères d’évaluation | Élevé |
| Demande de devis (RFQ) | Recueillir des tarifs comparables pour une solution définie | Les exigences sont fixes et les fournisseurs proposent des produits ou services similaires | Quantités de licences, modules, utilisateurs, services, conditions contractuelles, taxes et tarification totale | Modéré à élevé |
Erreurs courantes à éviter dans une RFP
Les RFP mal conçues laissent les fournisseurs dans le doute quant à votre établissement, vos priorités et vos contraintes d’achat. Cela peut entraîner des réponses vagues, des tarifs incohérents et des propositions difficiles à comparer. Parmi les erreurs courantes figurent l’utilisation d’exigences trop générales, l’absence de définition des responsabilités, la négligence des besoins de mise en œuvre et le fait de ne pas préciser comment les fournisseurs doivent expliquer les limitations ou les coûts supplémentaires.
“Le plus grand risque de ce modèle, cependant, est la dépendance vis-à-vis d’un fournisseur. Si vous faites le mauvais choix, vous êtes coincé. Vous êtes lié à un fournisseur dont vous pourriez être déçu, mais dont il est trop difficile de se séparer. Et l’une des choses que je constate, c’est que beaucoup d’hôtels ne procèdent pas à une vérification préalable adéquate. Ils ne posent donc pas toutes les questions. Ils ne travaillent pas avec l’ensemble de l’équipe.”
Évitez ces erreurs pour rendre les réponses des fournisseurs plus utiles et comparables :
Contexte général ou contexte insuffisant
Expliquez le type de votre établissement, le nombre de chambres, les emplacements, les services, le système actuel et les objectifs du projet. Sans ce contexte, les fournisseurs peuvent proposer des configurations inadaptées ou négliger des exigences telles que les rapports multi-établissements, les processus de gestion du ménage ou les besoins liés à la migration. Incluez une brève présentation de l’établissement et décrivez les problèmes opérationnels auxquels le nouveau système doit répondre.
Budget absent ou peu clair
Indiquez la fourchette budgétaire prévue ou demandez une ventilation complète des coûts ponctuels et récurrents. Sans indications tarifaires claires, les fournisseurs peuvent proposer des solutions dépassant votre plafond d’approbation ou omettre les coûts liés à la mise en œuvre, aux intégrations, à la formation, à l’assistance et à la migration des données. Demandez aux fournisseurs de détailler chaque coût et d’identifier les frais optionnels.
Exigences vagues ou jargon juridique
Rédigez les exigences en termes simples et décrivez le résultat attendu par votre équipe pour chaque fonctionnalité. Des formulations vagues donnent lieu à des interprétations différentes, tandis qu’un langage juridique excessif peut dissimuler d’importants détails opérationnels. Utilisez des demandes précises, par exemple en demandant comment le système gère l’attribution des chambres, les restrictions tarifaires, les journaux d’audit et l’accès aux données des clients.
Aucun critère d’évaluation communiqué
Informez les fournisseurs de la manière dont vous évaluerez les propositions avant qu’ils ne répondent. Sans critères communs, les fournisseurs peuvent se concentrer sur leurs arguments commerciaux privilégiés, et votre équipe risque de noter les réponses de manière incohérente. Attribuez des pondérations à des domaines tels que les fonctionnalités, les intégrations, la mise en œuvre, l’assistance, la sécurité, l’ergonomie et le coût total.
Aucun format standard pour les réponses des fournisseurs
Fournissez à chaque fournisseur le même modèle de réponse, le même ordre des questions et le même format de présentation des prix. Des propositions non structurées rendent plus difficile la comparaison des fonctionnalités incluses, des hypothèses, des niveaux de service, des conditions contractuelles et des exclusions. Exigez des fournisseurs qu’ils répondent directement à chaque exigence et qu’ils indiquent si la réponse est incluse, configurable, personnalisée, indisponible ou nécessite des précisions.
Constituez votre équipe pour l’appel d’offres relatif au logiciel de gestion hôtelière
Une équipe pluridisciplinaire vous aide à recenser les besoins opérationnels, les contraintes d’achat et les exigences techniques avant que les fournisseurs ne soumettent leurs propositions. Elle favorise également une responsabilité partagée, afin que votre décision finale reflète le fonctionnement réel de l’établissement.
Impliquez les groupes suivants pour élaborer un appel d’offres pratique et examiner équitablement les réponses des fournisseurs :
Parrain du projet
Le directeur général, le propriétaire, le directeur des opérations ou le directeur régional des opérations peut parrainer l’appel d’offres relatif au logiciel de gestion hôtelière. Cette personne définit les priorités du projet, confirme les attentes budgétaires, résout les exigences contradictoires et donne l’approbation finale.
Experts fonctionnels
Le responsable de la réception, le responsable de la division hébergement, le responsable de la gestion des revenus, le responsable du ménage, le responsable financier et le responsable informatique peuvent définir les exigences des services. Ils doivent expliquer les flux de travail actuels, identifier les besoins d’intégration, signaler les lacunes en matière de rapports et évaluer si les fonctionnalités proposées répondent aux opérations quotidiennes.
Équipe des achats ou rédacteurs de l’appel d’offres
Un responsable des achats, un spécialiste des achats, un chef de projet ou un analyste métier peut organiser le processus de RFP. Ce groupe crée le modèle de réponse, fixe les échéances, standardise les demandes de tarification, documente les hypothèses et coordonne les questions des fournisseurs.
Utilisateurs finaux et parties prenantes
Les agents de réception, le personnel chargé des réservations, les employés d’étage, les auditeurs de nuit, les comptables de l’établissement et les représentants des propriétaires peuvent décrire les besoins pratiques et les points de décision importants. Leurs retours aident à tester l’ergonomie, à identifier les besoins en formation, à évaluer les autorisations d’accès et à confirmer que les propositions correspondent aux flux de travail réels liés au service aux clients.
Définir les éléments indispensables et les objectifs
Définissez ce que votre nouveau logiciel de gestion hôtelière doit absolument faire avant de demander des propositions aux fournisseurs. Des difficultés clairement identifiées, des objectifs précis et des exigences non négociables aident les fournisseurs à répondre directement aux besoins de votre établissement et facilitent la comparaison des réponses.
“Constituez rapidement une sélection qualifiée, partagez les retours de vos pairs en interne et alignez votre équipe avant même de parler à un fournisseur.”
Utilisez les domaines suivants pour définir vos exigences :
Difficultés liées au système actuel : Décrivez les situations dans lesquelles votre système actuel entraîne des retards, des erreurs ou des tâches en double. Expliquez par exemple si les agents de réception saisissent de nouveau les détails des réservations, si le personnel d’étage ne dispose pas de mises à jour en temps réel sur l’état des chambres ou si les responsables exportent manuellement les rapports.
Améliorations nécessaires et résultats attendus : Reliez chaque fonctionnalité demandée à un résultat opérationnel mesurable. Vous pouvez exiger des processus d’enregistrement plus rapides, moins d’écarts concernant l’état des chambres, des rapports d’occupation plus précis ou une meilleure visibilité sur les tâches de maintenance.
Besoins fonctionnels, techniques et liés à la conformité : Répertoriez les fonctionnalités nécessaires pour les réservations, la facturation, le service d’étage, les rapports, les intégrations avec les logiciels de comptabilité hôtelière, la sécurité et la protection des données. Précisez les exigences telles que le traitement des paiements, l’intégration comptable, les accès fondés sur les rôles, les journaux d’audit, la conservation des données et le respect des obligations applicables en matière de confidentialité.
Rôles des utilisateurs, niveaux d’utilisation et flux de travail : Identifiez chaque groupe d’utilisateurs, le nombre d’utilisateurs prévu, le niveau d’accès et le principal flux de travail. Incluez les agents de réception, les auditeurs de nuit, les employés d’étage, les responsables des revenus, le personnel financier et les responsables régionaux, ainsi que les périodes d’utilisation maximale lors des arrivées ou des changements d’équipe.
Préférences de déploiement : Indiquez si vous préférez un déploiement dans le cloud, hébergé localement ou hybride. Expliquez les exigences concernant l’accès via navigateur, les flux de travail mobiles, la résilience de la connexion Internet, la configuration au niveau de l’établissement, les mises à jour, l’hébergement des données et l’infrastructure gérée par le fournisseur.
Rédiger le RFP pour le logiciel de gestion hôtelière
Une fois vos objectifs, vos exigences et vos parties prenantes définis, l’étape suivante consiste à les transformer en un RFP ciblé. Un document bien organisé fournit aux fournisseurs des indications claires et aide votre équipe à comparer les fonctionnalités, les plans de mise en œuvre, les tarifs et l’assistance. Incluez les sections suivantes dans votre RFP :
1. Résumé
Décrivez votre établissement, les objectifs du projet, le système actuel et les raisons pour lesquelles vous recherchez un nouveau logiciel. Mentionnez des détails tels que le nombre de chambres, le type d’établissement, le nombre de sites et la date prévue de décision. Expliquez les résultats attendus, comme l’utilisation d’un dossier de réservation unique entre les services ou une meilleure visibilité sur l’état des chambres.
2. Périmètre des prestations
Définissez les services et les fonctionnalités logicielles que les fournisseurs doivent proposer. Incluez les réservations, les opérations de réception, le service d’étage, la maintenance, la facturation, les rapports, les intégrations, la migration, l’assistance et l’administration de plusieurs établissements, lorsque cela est pertinent. Demandez par exemple aux fournisseurs d’expliquer comment leur système gère les changements de chambre, les réservations de groupe, les paiements fractionnés et les chambres hors service.
3. Exigences techniques
Énumérez les conditions techniques auxquelles votre équipe s’attend à ce que la plateforme réponde. Couvrez le modèle de déploiement, les navigateurs et appareils pris en charge, l’accès mobile, les API, les intégrations, l’exportation des données, les objectifs de disponibilité, les processus de sauvegarde et les performances lors des arrivées de pointe. Précisez les systèmes existants, tels que les plateformes de comptabilité, de paiement, de point de vente, de moteur de réservation hôtelière, de gestion des canaux ou de gestion des identités.
4. Qualifications des fournisseurs
Demandez aux fournisseurs de fournir des preuves qu’ils peuvent accompagner des établissements similaires au vôtre. Demandez l’historique de l’entreprise, ses clients dans le secteur de l’hôtellerie, son expérience pertinente en matière de mise en œuvre, ses sites d’assistance, ses informations financières et des références. Interrogez les références sur l’exactitude de la migration, les délais de réponse, la disponibilité du système, la qualité de la formation et la manière dont le fournisseur a traité les problèmes non résolus.
5. Besoins en matière de sécurité et de conformité
Indiquez vos exigences en matière de protection des données des clients, de paiement, des employés et de l’entreprise. Demandez aux fournisseurs de décrire les contrôles d’accès, l’authentification multifacteur, le chiffrement, les journaux d’audit, les tests de vulnérabilité, la réponse aux incidents, la conservation des données et les sous-traitants ultérieurs. Incluez les obligations applicables, telles que les exigences relatives aux cartes de paiement et les lois sur la protection de la vie privée qui concernent vos clients ou vos sites d’exploitation.
6. Attentes en matière de mise en œuvre et de formation
Décrivez les services de mise en œuvre dont vous avez besoin, notamment l’analyse des besoins, la configuration, la migration des données, les tests d’intégration, les tests d’acceptation par les utilisateurs, l’assistance au lancement et l’examen postérieur au lancement. Définissez les attentes concernant les étapes clés du projet, les responsabilités du fournisseur, les responsabilités de l’établissement et les procédures d’escalade. Demandez aux fournisseurs de présenter un plan de formation destiné aux agents de la réception, aux auditeurs de nuit, aux équipes d’entretien, aux responsables et aux administrateurs.
7. Tarification et licences
Exigez des fournisseurs qu’ils distinguent les frais d’abonnement, les frais de configuration, les services de mise en œuvre, les intégrations, la migration, la formation, l’assistance, le matériel, les taxes et les modules optionnels. Définissez la base de tarification, par exemple le nombre de chambres, d’établissements, d’utilisateurs, de transactions ou les niveaux d’utilisation. Demandez le coût total sur trois ou cinq ans, les augmentations lors du renouvellement, les engagements minimaux et les frais liés à l’ajout de chambres ou de sites.
8. Conditions contractuelles
Précisez les conditions commerciales et juridiques que votre organisation attend des fournisseurs. Couvrez la durée du contrat, les renouvellements, les droits de résiliation, les niveaux de service, les délais de réponse de l’assistance, la propriété des données, l’exportation des données, la confidentialité, la responsabilité, les assurances, les changements de prix et les sous-traitants. Demandez aux fournisseurs d’identifier les exceptions à vos conditions et de fournir une copie annotée de tout accord proposé.
9. Exigences relatives aux réponses des fournisseurs
Demandez aux fournisseurs de structurer leurs réponses dans un format cohérent afin que votre équipe puisse comparer plus facilement les propositions. Exigez qu’ils répondent à chaque exigence fonctionnelle, indiquent si les fonctionnalités sont standard, configurables, personnalisées ou indisponibles, et expliquent les éventuelles dépendances, limitations ou coûts supplémentaires. Vous pouvez également demander aux fournisseurs d’indiquer dans quels cas des intégrations tierces ou des services de mise en œuvre sont nécessaires.
Définissez vos critères d’évaluation
Définissez vos critères d’évaluation avant que les fournisseurs ne soumettent leurs propositions, en particulier lorsque plusieurs services examineront différentes fonctionnalités. Décidez quels facteurs sont les plus importants — tels que les fonctionnalités, la facilité d’utilisation, les intégrations, la mise en œuvre, l’assistance et le coût total — et attribuez à chacun un poids en fonction de son importance. L’utilisation du même cadre de notation pondérée pour chaque proposition aide votre équipe à évaluer les fournisseurs de manière cohérente et à maintenir les décisions liées aux priorités opérationnelles.
Qu’est-ce qui compte le plus ?
Choisissez trois à cinq catégories pondérées qui reflètent les objectifs de votre projet et vos priorités opérationnelles. Par exemple, un groupe possédant plusieurs établissements peut accorder davantage de poids aux rapports et à l’administration centralisée, tandis qu’un hôtel indépendant peut donner la priorité aux flux de travail de la réception et à l’assistance à la mise en œuvre. Tenez compte des catégories de notation courantes suivantes, puis ne sélectionnez que celles qui comptent le plus pour votre équipe :
- Adéquation fonctionnelle
- Capacités d’intégration
- Plan de mise en œuvre
- Expérience utilisateur
- Rapports et analyses
- Sécurité et conformité
- Assistance et formation
- Coût total
- Expérience du fournisseur
- Conditions contractuelles
Utilisez une matrice de notation
Créez une matrice de notation avec une ligne pour chaque critère et une colonne pour chaque fournisseur. Vous pouvez attribuer 30 % à l’adéquation fonctionnelle, 20 % aux intégrations, 15 % à la mise en œuvre, 15 % au support, 10 % à la sécurité et 10 % au coût total, puis ajuster ces pondérations en fonction de vos propres priorités. Demandez aux évaluateurs d’attribuer une note à chaque critère sur une échelle uniforme de 1 à 5 ou de 1 à 10, puis multipliez chaque note par la pondération qui lui est attribuée. Si le risque lié à la migration constitue votre principale préoccupation, augmentez la pondération de la mise en œuvre plutôt que de laisser chaque catégorie compter de manière égale.
Clarifiez votre processus de notation
Définissez qui évaluera les propositions et quels éléments de preuve les évaluateurs devront prendre en compte avant l’arrivée des réponses. Incluez des représentants de la réception, de l’entretien ménager, des finances, de l’informatique, de la gestion des revenus et de la direction, lorsque leurs responsabilités influencent l’achat. Utilisez une grille d’évaluation standardisée avec une description pour chaque note, puis planifiez une courte réunion d’alignement afin que les évaluateurs interprètent les exigences de manière cohérente avant le début de la notation. Exigez des commentaires écrits pour les notes exceptionnellement élevées ou faibles, par exemple lorsqu’une intégration comptable est absente ou qu’un plan de formation manque de clarté.
Publiez l’appel d’offres relatif au logiciel de gestion hôtelière
Distribuez votre appel d’offres dans le cadre d’un processus clair et contrôlé afin que chaque fournisseur reçoive les mêmes informations et dispose du même temps pour répondre. Un processus cohérent fournit également à votre équipe un historique fiable des questions, des échéances et des soumissions ; appliquez les pratiques suivantes :
Choisissez la bonne méthode de distribution
Envoyez l’appel d’offres directement par e-mail, publiez-le sur un portail d’approvisionnement ou invitez les fournisseurs via une plateforme centralisée de gestion des achats. Pour la plupart des recherches de logiciels hôteliers, je recommande un système centralisé qui enregistre au même endroit l’accès aux documents, les questions des fournisseurs, la réception des propositions et l’historique des révisions. Incluez une liste de contacts fournisseurs ou utilisez une boîte de réception basée sur les rôles, telle que
pms-rfp@yourhotel.com
, afin que les communications restent claires lorsque plusieurs membres de l’équipe gèrent le processus.
Définissez clairement les échéances
Publiez chaque étape importante directement dans l’appel d’offres, en indiquant notamment le fuseau horaire et si les dates correspondent à des jours calendaires ou ouvrés. Le calendrier pratique d’une recherche de logiciel de gestion hôtelière pourrait se présenter comme suit :
- Date de publication de l’appel d’offres : Envoyez le document final et le modèle de réponse à tous les fournisseurs invités.
- Période de questions-réponses des fournisseurs : Accordez cinq à sept jours ouvrés pour les questions, puis communiquez les réponses à tous les fournisseurs participants.
- Date limite de soumission finale : Accordez aux fournisseurs deux à trois semaines pour préparer leurs propositions après réception de l’appel d’offres.
- Période d’évaluation et de sélection : Prévoyez une à deux semaines pour la notation, les démonstrations, la vérification des références et la sélection des finalistes.
Informez rapidement les fournisseurs si une étape est modifiée et accordez toute prolongation à tous les fournisseurs participants en même temps.
Définissez les exigences de soumission
Indiquez précisément aux fournisseurs comment soumettre leurs propositions, par exemple au format PDF pour la réponse narrative, XLSX pour la tarification et DOCX pour les questionnaires complétés. Précisez le mode de transmission, tel qu’un portail d’approvisionnement, un lien de téléversement sécurisé ou une boîte de réception basée sur les rôles, et indiquez si les fournisseurs doivent utiliser vos modèles ou formulaires. Expliquez également le fuseau horaire de l’heure limite, la période de validité de la proposition, les limites de taille des fichiers, la convention de nommage et si les soumissions tardives seront rejetées ou acceptées uniquement avec une autorisation écrite.
Évaluez et présélectionnez les réponses des fournisseurs
Examinez chaque proposition au regard des exigences et du cadre d’évaluation que vous avez établis précédemment. Comparez les capacités documentées, les hypothèses tarifaires, les calendriers de mise en œuvre, les engagements en matière de support et les éventuelles exceptions signalées par les fournisseurs. Utilisez les résultats pour réduire la liste aux fournisseurs qui méritent une validation plus approfondie au moyen de démonstrations, de vérifications de références ou de questions complémentaires :
Standardiser l’évaluation des propositions : Convertissez chaque réponse dans la même feuille de calcul ou le même tableau comparatif. Indiquez si chaque exigence est incluse, configurable, personnalisée, indisponible ou peu claire, et notez les hypothèses concernant les intégrations, le nombre d’utilisateurs et l’assistance.
Utiliser une matrice de notation pondérée : Notez l’adéquation fonctionnelle, les intégrations, la mise en œuvre, l’assistance, la sécurité, la facilité d’utilisation et le coût total en appliquant les pondérations convenues. Par exemple, accordez davantage de poids à la migration et à la formation lorsque vous remplacez un système avant la haute saison.
Planifier des démonstrations structurées : Donnez à chaque finaliste des scénarios identiques au lieu d’autoriser des présentations génériques. Demandez aux fournisseurs de démontrer un changement de chambre, un paiement partagé, une réservation de groupe, une mise à jour du statut du ménage, une clôture de journée et un export comptable en utilisant vos flux de travail.
Interroger les références des fournisseurs : Échangez avec des hôtels ayant un nombre de chambres, un type d’établissement, des intégrations ou des besoins multi-établissements similaires. Interrogez les références sur l’exactitude de la migration, les délais de réponse de l’assistance, la qualité de la formation, la disponibilité du système et les problèmes de mise en œuvre non résolus.
Clarifier les lacunes des propositions : Envoyez vos questions par écrit lorsque les tarifs, les fonctionnalités, les délais ou les conditions contractuelles semblent vagues. Demandez si une fonctionnalité souhaitée est incluse, configurable, personnalisée ou prévue, et consignez chaque réponse avant la notation finale.
Sélectionner & notifier les fournisseurs
Sélectionnez le fournisseur qui correspond le mieux à vos exigences, à votre capacité de mise en œuvre, à votre budget et à vos besoins opérationnels à long terme. Avant d’informer qui que ce soit, confirmez les notes finales, les retours des références, les hypothèses tarifaires, les exceptions contractuelles et les risques non résolus. Effectuez ces dernières étapes pour clôturer l’appel d’offres de manière équitable et préparer votre équipe à la mise en œuvre :
Informer les fournisseurs retenus et non retenus
Contactez d’abord le fournisseur retenu, puis informez rapidement et respectueusement les fournisseurs non retenus. Expliquez le calendrier de la décision, remerciez chaque fournisseur pour sa proposition et fournissez des commentaires limités lorsque votre politique d’achat le permet. Par exemple, indiquez à un fournisseur non retenu que ses fonctionnalités de gestion des chambres ont obtenu de bons résultats, mais que son calendrier de migration et son intégration comptable ne répondaient pas aux exigences du projet.
Se préparer aux négociations finales
Négociez les éléments qui influent sur les coûts, les risques et la capacité de votre établissement à fonctionner après le lancement. Examinez les tarifs d’abonnement, les augmentations lors des renouvellements, les frais de mise en œuvre, les services de migration, les heures de formation, les frais d’intégration, les objectifs de niveau de service, les délais de réponse de l’assistance, les droits d’exportation des données, les conditions de résiliation et les dispositions relatives à la responsabilité. Demandez au finaliste de confirmer chaque modification dans une proposition révisée et un projet de contrat avant approbation.
Garantir l’alignement interne avant la signature
Obtenez l’approbation du sponsor du projet, de l’équipe des finances ou des achats, des personnes chargées de l’examen informatique et de la sécurité, du conseiller juridique et des responsables des services concernés par la mise en œuvre. Vérifiez que le budget approuvé inclut les frais récurrents, les services ponctuels, les taxes, le matériel, les intégrations et les coûts imprévus. Organisez un examen final du calendrier de mise en œuvre, des responsabilités liées à la migration des données, des restrictions pendant la haute saison et des pouvoirs de signature avant de conclure l’accord.
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