10 mejores programas de gestión de conferencias para 2026

Expo Pass es una plataforma de gestión de eventos que incluye registro en línea, registro de entrada en el lugar, impresión de acreditaciones, recuperación de clientes potenciales, seguimiento de asistencia y una aplicación móvil para eventos presenciales, virtuales e híbridos.

¿Para quién es más adecuado Expo Pass?

Expo Pass es ideal para organizadores de eventos que gestionan conferencias, ferias comerciales y exposiciones, y que desean ofrecer una experiencia móvil sólida para los asistentes como elemento central de su evento.

Por qué elegí Expo Pass

Expo Pass merece estar en mi lista de opciones principales porque la aplicación móvil para eventos es realmente una de las mejores que he visto para mantener la participación de los asistentes en formatos presenciales, virtuales e híbridos. Me encanta que los asistentes reciban agendas personalizadas, mensajería en tiempo real y funciones de networking para sesiones en iOS, Android o el navegador, sin necesidad de descargar nada. Las notificaciones push me permiten actualizar los horarios en directo, y las ubicaciones para patrocinadores están integradas directamente en la experiencia de la aplicación.

Características principales de Expo Pass

• Impresión de acreditaciones en el lugar: Las acreditaciones personalizadas con la marca se imprimen bajo demanda mediante impresoras Zebra combinadas con quioscos iPad plug-and-play enviados directamente a tu evento.
• Seguimiento de créditos CE/CEU: Los escaneos de las sesiones calculan automáticamente la elegibilidad para créditos y generan certificados personalizados según reglas de asistencia configurables.
• Gestión de bloques de habitaciones para grupos: Los organizadores configuran bloques de habitaciones, subbloques y páginas de reserva de asistentes con marca, además de seguimiento de la ocupación en tiempo real y acceso al portal del hotel.
• Recuperación de clientes potenciales: Los expositores escanean las acreditaciones de los asistentes mediante la aplicación Expo Pass para captar, calificar y exportar clientes potenciales directamente desde el área de exposición.

Integraciones de Expo Pass

Expo Pass ofrece integraciones documentadas con Stripe, Zoom, Vimeo, IBM Stream y Linkroom. No documenta integraciones nativas con PMS, CRS, POS, CRM, Zapier ni API.

Swoogo es una plataforma de registro y gestión de eventos que abarca el registro de asistentes, la creación de sitios web para eventos, la gestión de sesiones y ponentes, la coordinación de bloques de habitaciones y el registro en el lugar para eventos presenciales, virtuales e híbridos.

¿Para quién es más adecuado Swoogo?

Swoogo es una opción excelente para responsables de marketing de eventos corporativos y organizadores de conferencias que necesitan sitios web para eventos y registros de asistentes altamente configurables para eventos presenciales, virtuales o híbridos.

Por qué elegí Swoogo

Swoogo ocupa un lugar en mi lista de favoritos porque el motor de registro es realmente uno de los más flexibles que he utilizado, ya que permite crear rutas de registro completamente diferentes para ponentes, patrocinadores y asistentes generales dentro de un mismo evento. Me encanta que puedas vincular las fechas de entrada y salida a las fechas del evento dentro del módulo de Hoteles, para que los asistentes reserven el bloque de habitaciones adecuado sin intercambios adicionales. El Informe combinado de bloques de habitaciones reúne todas las reservas de bloques en una sola vista, lo que elimina el seguimiento mediante hojas de cálculo del que todavía dependen la mayoría de los equipos de conferencias.

Características principales de Swoogo

• Lógica de registro condicional: Crea rutas de registro distintas para diferentes tipos de asistentes—ponentes, patrocinadores y asistentes generales—dentro de un mismo evento mediante reglas condicionales ilimitadas.
• Flujos de trabajo automatizados para asistentes: Envía automáticamente correos electrónicos de confirmación, asignaciones de sesiones y actualizaciones de campos en función de cambios en el estado del registro, como abandono, modificación o cancelación.
• Programación de sesiones en múltiples itinerarios: Organiza sesiones simultáneas en varios itinerarios con un portal de envío de propuestas para ponentes que incluye flujos de trabajo internos de calificación y revisión.
• Análisis de asistentes entre eventos: Accede a más de 15 informes personalizables y agrega datos de asistentes de varios eventos para identificar tendencias y medir la participación a lo largo del tiempo.

Integraciones de Swoogo

Swoogo ofrece más de 30 integraciones nativas, entre ellas Salesforce, HubSpot, Zoom, ON24, Passkey, Stripe y Google Analytics. También admite una API REST, webhooks salientes y Zapier; las integraciones con PMS, CRS y POS de hoteles no están documentadas.

Whova es una plataforma de gestión de conferencias para eventos presenciales, virtuales e híbridos que incluye el registro de asistentes, aplicaciones móviles para eventos, gestión de agendas, establecimiento de contactos, stands de expositores y análisis posteriores al evento.

¿Para quién es más adecuado Whova?

Whova es una excelente opción para organizadores de conferencias y equipos de eventos de asociaciones que necesitan una plataforma centrada en dispositivos móviles para gestionar la participación y el establecimiento de contactos de los asistentes.

Por qué elegí Whova

Elegí Whova como una de las mejores opciones porque sus herramientas móviles para establecer contactos van mucho más allá de un simple directorio de asistentes. Funciones como la búsqueda de contactos basada en inteligencia artificial, las salas de vídeo para establecer contactos rápidamente y el tablón de la comunidad permiten a los asistentes conectarse antes, durante y después de un evento desde sus teléfonos. Me gusta especialmente el programador de reuniones, que permite a los asistentes reservar citas individuales y espacios en el lugar del evento, convirtiendo la asistencia pasiva a una conferencia en la creación activa de relaciones.

Características principales de Whova

• Gestión de resúmenes: Un portal de envíos personalizado permite a los ponentes presentar propuestas de sesiones, con formularios configurables, revisión por pares simple o doble ciego y sincronización directa de los resúmenes aceptados con la agenda del evento.
• Constructor de sitios web para eventos: Elige entre más de 20 plantillas para crear un sitio web alojado para el evento que sincroniza automáticamente la agenda, los ponentes y los patrocinadores sin necesidad de programar.
• Herramientas de gamificación: Los concursos de preguntas, los concursos de fotografía, los desafíos de pasaporte y las tablas de clasificación fomentan la participación de los asistentes durante todo el evento.
• Informe de análisis posterior al evento: Whova genera un informe detallado posterior al evento que incluye la asistencia a las sesiones, las métricas de participación, la actividad de establecimiento de contactos y las impresiones de los patrocinadores.

Integraciones de Whova

Whova se integra con Cvent, Eventbrite, Zoom, Stripe, HubSpot, Mailchimp, WildApricot, YourMembership y Glue Up. También admite conexiones mediante claves de API y Zapier.

Accelevents es una plataforma todo en uno para eventos virtuales e híbridos que también satisface las necesidades de venta de entradas y recaudación de fondos para eventos. Su completo conjunto de herramientas está diseñado para optimizar la venta de entradas, la participación de los asistentes y la gestión de patrocinios.

Por qué elegí Accelevents: Elegir Accelevents fue una decisión sencilla gracias a su enfoque integrado para la gestión de eventos. A diferencia de muchas otras herramientas, incluye potentes funciones de venta de entradas en línea y recaudación de fondos que se adaptan a una amplia variedad de tipos de eventos. Lo he considerado la mejor herramienta para lograr una venta de entradas y una recaudación de fondos fluidas, basándome en su plataforma repleta de funciones y su facilidad de uso.

¿Qué obtienes gratis?

Accelevents no ofrece un nivel gratuito, pero dispone de una demostración previa solicitud para que los usuarios potenciales conozcan mejor su plataforma y sus funcionalidades.

Funciones e integraciones destacadas:

Accelevents es conocido por su sólido sistema de venta de entradas, sus páginas de eventos interactivas y sus funciones de recaudación de fondos. También cuenta con funciones como la transmisión en directo y herramientas de participación de los asistentes. Accelevents se integra con plataformas populares como Zapier, lo que le permite adaptarse perfectamente a tu flujo de trabajo actual.

SpotMe es una plataforma de participación en eventos que abarca conferencias virtuales, híbridas y presenciales, con herramientas para el registro de asistentes, la transmisión en directo, las aplicaciones móviles para eventos, la interacción en sesiones, el establecimiento de contactos y el análisis posterior al evento.

¿Para quién es más adecuado SpotMe?

SpotMe es una opción muy adecuada para equipos empresariales de eventos en los sectores de las ciencias de la vida y los servicios profesionales que organizan programas virtuales e híbridos de gran volumen.

Por qué elegí SpotMe

SpotMe está en mi lista de favoritos por lo bien que gestiona la capa interactiva de los eventos virtuales e híbridos. Me encanta que combine encuestas en directo, preguntas y respuestas, emparejamiento y salas de grupos en una única experiencia de marca, para que los asistentes sigan participando tanto si están en la sala como si se conectan de forma remota. SpotMe Studio permite realizar transmisiones en directo con varios presentadores, tercios inferiores personalizados y subtitulado en tiempo real en más de 30 idiomas, algo que, según mi experiencia, marca una diferencia real en las conferencias híbridas globales.

Características principales de SpotMe

• Registro mediante código QR: Escanea los códigos QR de los asistentes en los puntos de entrada y realiza un seguimiento de la asistencia a nivel de sesión en tiempo real, con control integrado del límite de capacidad de las salas.
• Herramientas de gamificación: Permite otorgar puntos y distintivos a los asistentes por completar actividades, con clasificaciones y una tienda de premios para impulsar la participación durante todo el evento.
• Seguimiento de créditos de educación continua y certificación: Supervisa la asistencia individual a las sesiones para calcular los créditos de educación continua y emite certificaciones automáticamente al completar el programa.
• Biblioteca de contenido bajo demanda: Almacena grabaciones de sesiones, presentaciones y documentos en un solo lugar para que los asistentes puedan volver a consultar el contenido una vez finalizado el evento.

Integraciones de SpotMe

SpotMe ofrece integraciones nativas con Salesforce, HubSpot, Veeva, IQVIA, Marketo, Eloqua y Pardot, además de integraciones con Cvent, RainFocus y Swoogo. También proporciona una API REST, SSO mediante OpenID Connect y conectividad RTMPS.

EventMobi es una plataforma de gestión de eventos que se encarga del registro de asistentes, aplicaciones móviles para eventos con marca personalizada, producción de eventos virtuales e híbridos, registro de entrada, impresión de acreditaciones y herramientas de participación como encuestas en directo, preguntas y respuestas y creación de redes de contactos para conferencias presenciales, virtuales e híbridas.

¿Para quién es más adecuada EventMobi?

EventMobi es adecuada para organizadores de eventos y equipos de asociaciones que necesitan una aplicación de conferencias personalizada y orientada a los asistentes, con herramientas de participación integradas para eventos presenciales, virtuales o híbridos.

Por qué elegí EventMobi

EventMobi ocupa un lugar en mi lista de opciones principales porque las posibilidades de personalización de la aplicación son realmente impresionantes. Me encanta que el Diseñador avanzado de arrastrar y soltar permita crear una experiencia para los asistentes completamente personalizada sin tocar una sola línea de código. Para las conferencias híbridas, la combinación de agendas de sesiones personalizadas y la producción de transmisiones en directo de EventMobi Studio permite que los asistentes presenciales y remotos disfruten de una experiencia uniforme y cuidada desde la misma plataforma.

Características principales de EventMobi

• Módulo de registro de asistentes: Admite registros de varios pasos con precios escalonados, acceso restringido solo mediante invitación y flujos de trabajo automatizados por correo electrónico.
• Encuestas y preguntas y respuestas en directo: Permite a los organizadores realizar encuestas, preguntas y cuestionarios en tiempo real directamente dentro de la aplicación del evento durante las sesiones.
• Herramientas de gamificación: Incluye desafíos, actividades con recompensas y juegos patrocinados para impulsar la participación de los asistentes durante todo el evento.
• Captura de clientes potenciales para expositores: Permite a los expositores escanear las acreditaciones de los asistentes para recopilar y exportar clientes potenciales desde la aplicación del evento.

Integraciones de EventMobi

El centro de integraciones de EventMobi admite más de 1.000 conexiones con aplicaciones, incluidas Salesforce, HubSpot, Marketo, Eventbrite, Cvent, Mailchimp, iMIS, MemberSuite, Wild Apricot y Airtable. También ofrece una API gratuita y conectividad con Zapier.

Cvent es una plataforma de gestión de conferencias potenciada por IA que abarca la búsqueda de sedes, la gestión de RFP, la gestión de bloques de habitaciones para grupos, el registro de eventos, la participación de los asistentes y el registro de entrada en el lugar para eventos presenciales, virtuales e híbridos.

¿Para quién es más adecuado Cvent?

Cvent es una opción sólida para los equipos de ventas de hoteles y los gerentes de operaciones MICE en establecimientos de servicio completo y de gran escala que necesitan gestionar grandes volúmenes de RFP de grupos, bloques de habitaciones y la búsqueda de sedes para múltiples eventos desde una sola plataforma.

Por qué elegí Cvent

Cvent se gana un lugar como una de las mejores opciones de mi lista porque ninguna otra plataforma se acerca a su alcance en la búsqueda de sedes, con aproximadamente 340.000 hoteles y sedes en Cvent Supplier Network y más de 155.000 organizadores activos que envían RFP. Me gusta especialmente cómo CventIQ™ puntúa y prioriza las RFP entrantes de grupos según los ingresos estimados y la adecuación del grupo, de modo que los equipos de ventas hoteleras dedican menos tiempo a clasificar solicitudes y más a responder a las oportunidades adecuadas. Cvent Passkey completa la solución con paneles en tiempo real sobre la ocupación de los bloques de habitaciones y alertas automatizadas de fechas límite que eliminan las actualizaciones constantes en hojas de cálculo de las que aún dependen la mayoría de los equipos.

Características principales de Cvent

• Rutas de registro personalizadas: Crea flujos de registro de múltiples itinerarios con lógica condicional, selección de sesiones, listas de espera y procesamiento de pagos para eventos presenciales, virtuales o híbridos.
• Registro en el lugar con OnArrival: Admite el registro mediante quioscos y autoservicio, la impresión de acreditaciones bajo demanda y paneles de asistencia en tiempo real en la sede del evento.
• Aplicación móvil Attendee Hub: Una aplicación con marca blanca que incluye retransmisión en directo, contenido bajo demanda, herramientas de establecimiento de contactos, preguntas y respuestas, encuestas y gamificación para fomentar la participación de los asistentes.
• Inteligencia empresarial de CSN: Ofrece análisis en tiempo real del embudo de RFP, comparativas del conjunto competitivo y seguimiento del ritmo, vinculados directamente a la red de búsqueda de grupos de Cvent.

Integraciones de Cvent

Cvent documenta más de 80 integraciones nativas, incluidas Salesforce, Marketo, HubSpot, Microsoft Dynamics, Zoom, Webex, Microsoft Teams y SAP Concur. Cvent Passkey cuenta con una integración bidireccional certificada de Maestro PMS, mientras que una API abierta permite realizar integraciones personalizadas.

RingCentral Events es una plataforma de eventos virtuales e híbridos que abarca el registro de asistentes, la transmisión en directo, las sesiones simultáneas, el establecimiento de contactos, los stands de patrocinadores y el alojamiento de contenido posterior al evento.

¿Para quién es más adecuado RingCentral Events?

RingCentral Events es una opción muy adecuada para profesionales del marketing de eventos corporativos y equipos de comunicación que organizan conferencias virtuales o híbridas a gran escala.

Por qué elegí RingCentral Events

RingCentral Events ocupa un lugar en mi lista final porque está diseñado desde cero para ofrecer experiencias inmersivas en eventos virtuales, con un espacio virtual estructurado que proporciona a los asistentes distintas áreas por las que pueden desplazarse, desde escenarios principales hasta stands de exposición y salas de contactos rápidos. Me gusta especialmente la función de emparejamiento automatizado de asistentes, que conecta a los participantes según los datos de sus perfiles en lugar de dejar el establecimiento de contactos al azar. La función AI Clips de Creator Lab también me parece destacable, ya que genera automáticamente resúmenes destacados y fragmentos para redes sociales a partir de las grabaciones de las sesiones, lo que prolonga la utilidad del contenido del evento mucho más allá del día de celebración.

Características principales de RingCentral Events

• Gestión de sesiones simultáneas: Organiza sesiones paralelas simultáneas junto con un escenario principal, permitiendo que los asistentes cambien de una sesión a otra durante los eventos en directo.
• Páginas de registro personalizadas: Crea páginas de registro personalizables con códigos promocionales, seguimiento UTM y compatibilidad con más de 135 monedas.
• Conjunto de herramientas para el registro presencial: Utiliza el modo quiosco, la impresión de acreditaciones y las herramientas de control de acceso para gestionar el flujo de asistentes en sedes de eventos físicos.
• Centro de contenido: Aloja las repeticiones de sesiones, los clips y los recursos en una página web personalizada posterior al evento para ampliar el acceso al contenido una vez finalizado el evento.

Integraciones de RingCentral Events

RingCentral Events ofrece más de 40 integraciones de su mercado, incluidas HubSpot, Salesforce, Marketo, Cvent, Eventbrite, Kahoot, Miro, Slido e Interprefy. También proporciona una API REST pública y se conecta con más de 9.000 aplicaciones mediante Zapier.

Zoho Backstage es una plataforma de gestión de eventos basada en la nube que abarca la creación de sitios web para eventos, el registro, la venta de entradas, la participación de los asistentes, la gestión de expositores y planos del recinto, y la organización de eventos presenciales, virtuales e híbridos.

¿Para quién es más adecuado Zoho Backstage?

Zoho Backstage es una opción muy adecuada para organizadores de eventos independientes y asociaciones que gestionan conferencias, ferias comerciales o exposiciones y necesitan registro, venta de entradas y participación de los asistentes en una sola plataforma.

Por qué elegí Zoho Backstage

Zoho Backstage ocupa un lugar en mi lista porque cubre una mayor parte del ciclo de vida de la gestión de eventos en una sola plataforma que la mayoría de las herramientas de este sector. Me gusta especialmente su alcance integral: desde crear un sitio web de eventos con la identidad de marca y gestionar agendas de sesiones con múltiples recorridos, hasta administrar en tiempo real la asignación de stands de expositores mediante el creador de planos del recinto de arrastrar y soltar. El módulo Backstage OnAir también me permite organizar sesiones transmitidas en directo con encuestas, preguntas y respuestas y uso compartido de pantalla sin cambiar a otra herramienta de eventos virtuales.

Funciones principales de Zoho Backstage

• Emparejamiento de asistentes impulsado por AI: Sugiere automáticamente conexiones individuales relevantes entre asistentes en función de sus intereses y objetivos compartidos.
• Flujos de trabajo para el envío y la revisión de resúmenes: Permite a los ponentes enviar propuestas de sesiones que los organizadores pueden revisar y aprobar directamente en la plataforma.
• Creador de agendas de sesiones con múltiples recorridos: Admite hasta 10 recorridos de agenda por evento, con programación individual de sesiones y asignación de ponentes.
• Registro mediante código QR e impresión de acreditaciones: Permite registrar a los asistentes en el lugar mediante el escaneo de códigos QR, con diseño personalizado de acreditaciones e impresión bajo demanda.

Integraciones de Zoho Backstage

Zoho Backstage ofrece integraciones nativas con Zoho CRM, Zoho Campaigns, Zoho Analytics, Zoho Meeting y Zoho Webinar, además de Zoom, WhatsApp, Mailchimp, HubSpot y Google Analytics. Admite conectividad personalizada mediante Zoho Flow, webhooks y Zapier, pero no ofrece integraciones nativas con PMS, CRS o POS hoteleros.

Lasso.io es una plataforma de operaciones para eventos en directo que combina la programación del personal, la planificación del guion del evento, la gestión de inventario, las nóminas y el análisis basado en IA en un único sistema para equipos de producción de eventos.

¿Para quién es más adecuado Lasso.io?

Lasso.io es una opción muy adecuada para empresas de producción de eventos en directo y empresas de servicios audiovisuales que necesitan información basada en datos sobre la utilización del personal, la rentabilidad del equipo y los márgenes operativos.

Por qué elegí Lasso.io

Lasso.io se ha ganado un lugar en mi lista de opciones principales gracias a Lassie, su agente de análisis basado en IA y entrenado específicamente con datos de operaciones de eventos en directo. Me encanta que Lassie permita consultar en lenguaje sencillo la utilización del personal, el rendimiento de los márgenes y los riesgos de falta de personal, para que no tengas que revisar informes en plena producción. Su módulo de escaleta también proporciona a los productores de eventos una herramienta para gestionar el guion del evento en tiempo real y desde distintos dispositivos, con cálculo automático de tiempos y acceso basado en roles, diseñada para los espacios de eventos de ritmo acelerado.

Funciones clave de Lasso.io

• Módulo de escaleta: Una herramienta para gestionar el guion del evento en tiempo real y desde distintos dispositivos, con edición mediante arrastrar y soltar, cálculo automático de tiempos y acceso basado en roles para la ejecución de eventos en directo.
• Mercado de personal: Una red con función de búsqueda de más de 500,000 profesionales de eventos verificados, disponibles para contrataciones bajo demanda directamente desde la plataforma.
• Cumplimiento automatizado de nóminas: Gestiona las declaraciones fiscales en varios estados, las tarifas sindicales, las normas sobre horas extra y los mínimos de turnos para equipos de eventos autónomos y a tiempo completo.
• Herramientas de gestión de proyectos: Incluye vista de diagrama de Gantt, vista de calendario y un centro de contenidos para organizar tareas, cronogramas y activos digitales en distintos eventos.

Integraciones de Lasso.io

Lasso.io cuenta con integraciones documentadas con AmTrav, Check, Avalara AvaTax, JustiFi, Swipeclock, Human Interest y SmartPay, pero ninguna con sistemas PMS, CRS, POS ni sistemas hoteleros para conferencias. También ofrece una API abierta y Zapier.