10 beste Workforce-Management-Softwares für das Gastgewerbe in 2026
Die beste Workforce Management Software für das Gastgewerbe – Auswahlliste
Workforce-Management-Software für das Gastgewerbe hilft Ihnen bei der Verwaltung von Dienstplänen, Zeiterfassung, Lohn- und Gehaltsabrechnung und Arbeitsrecht-Compliance in Hotels, Restaurants und Veranstaltungsstätten. Wenn Sie Kopfschmerzen durch Schichtwechsel, unvorhersehbare Personalkosten und Kommunikationslücken im Team vermeiden wollen, ist die Wahl der richtigen Software unerlässlich. Hier finden Sie Tools, mit denen Sie intelligentere Schichtpläne erstellen, Teams über mehrere Standorte hinweg verwalten und den sich ständig ändernden Arbeitsanforderungen einen Schritt voraus bleiben können, ohne dabei etwas zu verpassen. Nutzen Sie diese Liste, um die besten Lösungen schnell zu vergleichen und diejenigen herauszufiltern, die für Ihr Team im Jahr 2026 am besten geeignet sind.
Warum Sie unseren Softwarebewertungen vertrauen können
Wir testen und bewerten Hotelmanagement-Software seit 2023. Als Hoteldirektor:innen wissen wir, wie entscheidend und schwierig es ist, bei der Softwareauswahl die richtige Wahl zu treffen. Wir investieren in gründliche Recherche, um unserem Publikum bessere Softwareentscheidungen zu ermöglichen. Wir haben mehr als 2.000 Tools für verschiedene Einsatzbereiche im Hotel getestet und über 1.000 ausführliche Softwarebewertungen geschrieben. Erfahren Sie, wie wir transparent bleiben & unsere Softwarebewertungsmethodik.
Zusammenfassung: Die beste Workforce Management Software für das Gastgewerbe
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner Top-Auswahl an Workforce Management Software für das Gastgewerbe zusammen, damit Sie die passende Lösung für Ihr Budget und Ihre Geschäftsanforderungen finden.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Beste Gesichtserkennung-Zeiterfassung für Hotels | 30 Tage kostenlos testen + kostenlose Demo verfügbar | Ab $50/Monat | Website | |
| 2 | Am besten geeignet für die Integration mit Restaurant-POS-Systemen | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenloser Plan verfügbar | Ab CAD$39.99/Standort/Monat | Website | |
| 3 | Ideal für die Verwaltung von Dienstplänen für Saisonkräfte | Kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $5/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 4 | Am besten geeignet zur Digitalisierung von Wartungsprozessen in Hotels | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 5 | Am besten geeignet für Echtzeit-Vergleiche im Personalmanagement | Kostenfreie Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 6 | Beste datengestützte Hotel-Arbeitsoptimierung | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 7 | Am besten geeignet für Buchhaltung und Personalmanagement | Nicht verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 8 | Beste finanzielle und personelle Transparenz für das gesamte Portfolio | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 9 | Am besten für Hotelkommunikation und Aufgabenmanagement | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 10 | Am besten geeignet für effiziente Einstellungsprozesse im Gastgewerbe | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website |
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roommaster
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Little Hotelier
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Roomstay Hotel Booking Engine
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Bewertungen: Die beste Workforce Management Software für das Gastgewerbe
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Workforce Management Software für das Gastgewerbe, die es auf meine Auswahlliste geschafft haben. Meine Bewertungen geben einen detaillierten Überblick über die Funktionen, besten Anwendungsfälle und Integrationen jeder Plattform, damit Sie die passende Lösung für sich finden.
TimeTrex ist eine Workforce-Management-Plattform für Zeiterfassung, Mitarbeitereinsatzplanung, Lohnabrechnung, biometrische Zeiterfassung per Gesichtserkennung und Personalmanagement.
Für wen ist TimeTrex am besten geeignet?
TimeTrex eignet sich besonders gut für Hotels und Gastgewerbebetriebe, die stunden- oder schichtbasierte Arbeitskräfte über mehrere Abteilungen oder Standorte hinweg verwalten müssen.
Warum ich TimeTrex gewählt habe
TimeTrex ist für mich einer der besten Anbieter, weil die Zeiterfassung per Gesichtserkennung gerade im Hotelalltag überzeugt. Besonders gefällt mir, dass jedes vorhandene Tablet oder Smartphone in eine biometrische Stechuhr verwandelt werden kann – so muss keine spezielle Hardware für jede Abteilung oder jeden Eingang angeschafft werden. Das System verifiziert die Identität von Mitarbeitenden in Sekunden anhand verschlüsselter Gesichtsmerkmale (gespeichert als Algorithmen, nicht als Fotos), wodurch Schichtbetrug im Housekeeping, an der Rezeption und im F&B-Bereich effektiv verhindert wird. Die Lösung läuft auch offline und synchronisiert die Buchungen automatisch, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist – ein klarer Vorteil in Bereichen eines Hotels mit unzuverlässiger Netzabdeckung.
TimeTrex Hauptfunktionen
- Schichtplanung per Drag-and-drop: Wöchentliche Einsatzpläne für mehrere Hotelabteilungen aus einer einzigen Kalenderansicht erstellen und veröffentlichen.
- GPS-basierte Zeiterfassung: Mitarbeitende können sich per Handy mit Standortüberprüfung ein- und ausstempeln – praktisch für externe oder mobile Teams.
- Automatisierte Lohnabrechnung: Löhne, Abzüge und Steuern direkt aus den Arbeitszeitdaten berechnen – ganz ohne manuelle Eingabe.
- Urlaubsverwaltung: Urlaubs-, Krankheits- und Fehlzeitenanträge mit integriertem Genehmigungsprozess verfolgen.
TimeTrex Integrationen
TimeTrex bietet native Integrationen zu ADP, QuickBooks, Sage, Paychex, Surepay, Ceridian, Meditech und weiteren. Außerdem gibt es eine API für individuelle Integrationen.
Pros and Cons
Pros:
- Biometrische Gesichtserkennung verhindert Schichtbetrug
- Konfigurierbare Überstundenregeln je Abteilung
- Kostenlose Open-Source-Version zur Selbstinstallation verfügbar
Cons:
- Benutzeroberfläche wirkt altbacken und überladen
- Die Einrichtung kann zeitaufwendig sein
New Product Updates from TimeTrex
TimeTrex Adds Quick Punch App With Offline and QR Support
TimeTrex adds a new Quick Punch app, offline punching, QR code scanning, punch images, configurable messages, and punch warnings or lockouts to improve employee clock-ins across browsers and local computers. For more information, visit TimeTrex’s official site.
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7shifts
Am besten geeignet für die Integration mit Restaurant-POS-Systemen
7shifts ist eine Personalmanagement-Plattform für Restaurants, die Mitarbeitereinsatzplanung, Zeiterfassung, Schichtnachrichten, Trinkgeldverwaltung und Arbeitsrechtskonformität speziell für Gastronomiebetriebe bietet.
Für wen ist 7shifts am besten geeignet?
7shifts eignet sich für Restaurantgruppen und Gastronomiebetriebe, die Einsatzplanung, Arbeitszeiterfassung und Trinkgeldverwaltung in mehreren Standorten vereinheitlichen möchten.
Warum habe ich 7shifts gewählt
Ich habe 7shifts als eines der besten Tools ausgewählt, weil ich Planungs- und Arbeitsdaten direkt mit Dutzenden führender POS-Systeme synchronisieren kann. Mir gefällt, dass Umsatz- und Arbeitszeitprognosen in Echtzeit aktualisiert werden, was meinem Team hilft, den Dienstplan der aktuellen Nachfrage anzupassen.
7shifts Hauptfunktionen
- Verwaltung von Trinkgeldpools: Verteilt gesammelte Trinkgelder nach anpassbaren Regeln an das Personal.
- Mitarbeiter-Verfügbarkeitsmanagement: Teammitglieder können bevorzugte Arbeitszeiten und Freizeitwünsche von ihren Geräten aus festlegen.
- Schicht-Messenger: Ermöglicht direkte Teamkommunikation innerhalb der Planungsplattform.
- Erinnerungen an Arbeitsrechtskonformität: Weist Manager in Echtzeit auf verpasste Pausen und Regelverstöße hin.
7shifts Integrationen
Integrationen umfassen TouchBistro, Square, Lightspeed, GoTab, Clover, Toast, Revel, Qu, Cake und Aloha.
Pros and Cons
Pros:
- Automatisierte Trinkgeldpooling- und -verfolgungs-Tools
- Schichttausch mit individuellen Genehmigungsoptionen
- Aufgabenmanagement für Vor- und Nachbereitung der Schichten
Cons:
- Berichte müssen für die Lohnabrechnung teilweise manuell exportiert werden
- Keine integrierte HR-Dokumentenablage
Deputy ist eine Plattform für Workforce Management im Gastgewerbe, die dynamische Mitarbeitereinsatzplanung, automatisierte Zeiterfassung und Tools für die Schichtkommunikation bietet, maßgeschneidert für Hotel- und Restaurantbetriebe.
Für wen ist Deputy am besten geeignet?
Leitende Angestellte im Gastgewerbe, die Teams im Schichtdienst sowie Saison- und Aushilfskräfte in Hotels oder Resorts betreuen, finden Deputy besonders nützlich.
Warum ich Deputy ausgewählt habe
Ich habe Deputy als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich Schichtpläne für große, wechselnde Hotelteams innerhalb von Minuten veröffentlichen kann. Mithilfe integrierter Vorlagen und Tools für offene Schichten bewältige ich kurzfristige Änderungen in Hochbetriebszeiten. Die automatische Zuweisung spart meinem Team erheblich Zeit.
Hauptfunktionen von Deputy
- Zeiterfassungs-App: Mitarbeitende stempeln sich ein und aus mit Standortverifizierung.
- Aufgabenmanagement: Aufgaben für das Personal pro Schicht erstellen und zuweisen.
- Lohnabrechnungsexport: Arbeitsstunden direkt an Lohnabrechnungsanbieter exportieren.
- Verfügbarkeitsmanagement: Mitarbeitende reichen gewünschte Schichtzeiten und ihre Nichtverfügbarkeit ein.
Deputy Integrationen
Zu den Integrationen gehören Square, ADP, Gusto, BambooHR, QuickBooks, Clover, Dropbox, Epos Now, HiBob und JobAdder.
Pros and Cons
Pros:
- Schnelle Planung für große Saisonteams in Hotels
- Bedarfsprognosen passen sich der Gästebelegung an
- Mobile App für Schichtbenachrichtigungen beim Personal
Cons:
- Für den Lohnabrechnungsexport ist ein separates Abonnement erforderlich
- Erfasst keine Zertifizierungsnachweise von Mitarbeitenden
Xenia
Am besten geeignet zur Digitalisierung von Wartungsprozessen in Hotels
Xenia ist eine Plattform für das Wartungsmanagement in der Hotellerie, die digitale Arbeitsaufträge, Anlagenverfolgung, vorbeugende Wartungspläne und Inspektionstools für Hotelbetriebe vereint.
Für wen ist Xenia am besten geeignet?
Xenia ist ideal für Hoteltechnik- und Wartungsteams, die ihre Betriebsabläufe digitalisieren und Serviceanfragen zentralisieren möchten.
Warum ich Xenia gewählt habe
Ich habe Xenia gewählt, weil ich damit das Arbeitsauftragsmanagement digitalisieren und die vorbeugende Wartung für jedes Hoteleigentum automatisieren kann. Mein Team verlässt sich auf mobile Checklisten, QR-Code-Scans und detaillierte Reparaturprotokolle, um den Betrieb organisiert zu halten.
Die wichtigsten Funktionen von Xenia
- Multi-Standort-Dashboard: Wartungsaktivitäten und Leistungen aller Hotelstandorte zentral im Überblick.
- Fotoanhänge: Fügen Sie Bildern zu Tickets oder Inspektionen hinzu, um Anlagen besser zu dokumentieren.
- Wiederkehrende Aufgabenplanung: Legen Sie fest, dass Wartungs-, Reinigungs- oder Inspektionsaufgaben automatisch wiederholt werden.
- Mitarbeiterkommunikation: Kommunizieren Sie mit Wartungsteam-Mitgliedern direkt in der Plattform.
Xenia-Integrationen
Zu den Integrationen gehören Workday, ADP, ServiceNow, Asana, Power BI, Tableau, Okta, OneLogin, SharePoint und Dropbox.
Pros and Cons
Pros:
- Betriebsanweisungen können direkt in Checklisten hinterlegt werden
- Mobile App unterstützt standortweite Auftragsaktualisierung
- Anpassbare Vorlagen für Wartung und Inspektion
Cons:
- Berichtsexporte sind auf PDF-Formate beschränkt
- Einrichtung erfordert manuelle Eingabe von Baseline-Vorlagen
Actabl ist eine Workforce-Management-Plattform für Hotels und bietet Tools für Personalbedarfsprognosen, Dienstplanung, Budgetierung und Analysen zur Verwaltung des Personalbedarfs in der Hotellerie.
Für wen ist Actabl am besten geeignet?
Actabl eignet sich für Leitende im Hotelbetrieb und Finanzmanager, die in Echtzeit Personaldaten über mehrere Hotelstandorte hinweg benötigen.
Warum ich Actabl ausgewählt habe
Ich habe Actabl gewählt, weil ich die Arbeitsstandards und -kosten meiner Unterkunft mit aktuellen Branchen-Benchmarks vergleichen und bei Bedarf Dienstpläne sowie Budgets anpassen kann. Mein Team verlässt sich auf die belegungsbasierte Prognose und das dynamische Reporting, um Trends zu erkennen und schnelle Entscheidungen zu treffen.
Wichtige Funktionen von Actabl
- Stechuhr-App: Mitarbeitende können sich über mobile Geräte oder Kioske an- und abmelden.
- Multi-Property-Dashboard: Verwaltung von Personaldaten mehrerer Hotelstandorte in einer Übersicht.
- Automatisierter Lohnexport: Übermittlung von Zeit- und Anwesenheitsdaten direkt an Lohnabrechnungssysteme.
- Individuelle Arbeitsregel-Builder: Erstellung von Regeln für Pausen, Überstunden oder Team-Compliance.
Actabl-Integrationen
Zu den Integrationen gehören Acumatica, Adams Keegan, Adi Insights, ADP eTime, Aireus, Aldelo Express, Alice, Aloha, Amadeus PMS und Aptech.
Pros and Cons
Pros:
- Dynamische Aktualisierung der Arbeitsstandards je nach Belegung
- Vergleicht Personalkosten von Objekten mit Branchen-Benchmarks
- Anpassbare, rollenbasierte Dienstplanung
Cons:
- Analyse-Dashboards müssen manuell exportiert werden
- Funktionsumfang unterscheidet sich zwischen Desktop und Mobilgerät
Unifocus ist eine Workforce-Optimierungsplattform für die Hotellerie, die Arbeitsprognosen, Mehrhaus-Schichtplanung, Anwesenheitserfassung und Arbeitsanalysen in einem System vereint.
Für wen ist Unifocus am besten geeignet?
Unifocus passt zu Hotelbetreibern und großen Gastronomiegruppen, die datengesteuerte Arbeitsplanung und Schichtplanung über mehrere Abteilungen oder Standorte hinweg suchen.
Warum ich Unifocus gewählt habe
Unifocus verdient seinen Platz auf meiner Shortlist, weil ich Arbeitsprognosen auf Basis historischer Daten, Eventkalender und Nachfragetreiber erstellen kann. Ich verlasse mich auf die Analysedashboards, um Kosten zu steuern und die Leistung auf Objekt- und Gruppenebene zu verfolgen.
Unifocus Hauptfunktionen
- Automatisierte Planung: Erstellt ideale Teampläne gemäß vordefinierten Parametern und Personalbedarf.
- Mobile Schichtverwaltung: Ermöglicht Mitarbeitenden das Einsehen, Tauschen und Anfordern von Schichten über eine App.
- Echtzeit-Anwesenheitserfassung: Überwacht Mitarbeiterein- und -ausstempelungen sowie Schichteinhaltung in Echtzeit.
- Mehrhausverwaltung: Zentralisiert die Arbeitskräfteverwaltung für mehrere Hotelstandorte in einem System.
Unifocus Integrationen
Integrationen umfassen Infor HMS, Oracle, StayNTouch, Workday, Infinium, Payday HCM, ADP, Paycor, BambooHR und Ceridian.
Pros and Cons
Pros:
- Prognostiziert Personalbedarf mit historischen Gästedaten
- Unterstützt Mehrhaus-Schichtplanung über ein einziges Dashboard
- Anpassbare Warnungen für Arbeitsgesetze
Cons:
- Manuelle Einrichtung von Nachfragedaten erforderlich
- Erfordert manuellen Lohnexport
M3 ist eine Lösung für das Personal- und Finanzmanagement im Gastgewerbe, die Arbeitszeiterfassung, Lohnabrechnung, Schichtplanung und umfassende Buchhaltung auf einer zentralen Plattform vereint.
Für wen ist M3 am besten geeignet?
M3 eignet sich ideal für Hotel-Finanzteams und Betreiber, die ein integriertes Personal- und Rechnungswesen über mehrere Standorte hinweg benötigen.
Warum ich M3 ausgewählt habe
Ich habe M3 gewählt, weil ich sowohl Buchhaltung als auch Personalmanagement über dasselbe Dashboard abwickeln kann. Mein Team zieht tägliche Arbeitsberichte, prüft die Gehaltsabrechnung je Standort und überwacht Überstundenwarnungen, während Ausgaben in Echtzeit abgestimmt werden.
M3 Schlüsselfunktionen
- Rollenspezifische Dashboard-Anpassung: Geben Sie Objektleitern Zugriff nur auf ihre relevanten Personal- und Finanzdaten.
- Mitarbeiterzertifikat-Tracking: Überwachen Sie den Schulungsstatus und die Verlängerungsfristen des Hotelpersonals.
- Vorlagen für Arbeitsstandards: Wenden Sie vorgegebene Richtlinien für Personalkosten auf verschiedene Positionen und Abteilungen des Gastgewerbes an.
- Automatisierte Compliance-Benachrichtigungen: Erhalten Sie Benachrichtigungen zu auffälligen Schichten oder Regelverstößen standortübergreifend.
M3 Integrationen
Integrationen umfassen Edenred, Inova Payroll, Corpay, AvidXchange, Cloudbeds, Hilton, Hyatt, Marriott, Mews und Oracle.
Pros and Cons
Pros:
- Starke Prüfpfade für Finanzaufzeichnungen
- Individuelle Arbeitsstandards für Hotels und Abteilungen
- Starke Prüfpfade für Finanz- und Mitarbeiteraufzeichnungen
Cons:
- Die anfängliche Einrichtung erfordert erheblichen Zeitaufwand
- Eingeschränkte Analyse- und Berichtsmöglichkeiten in der Plattform
Inn-Flow ist eine auf Hotels ausgerichtete Plattform für Personalverwaltung und Finanzoperationen, die die Einsatzplanung, Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Buchhaltung für Hotelmanagementunternehmen zentralisiert.
Für wen ist Inn-Flow am besten geeignet?
Inn-Flow eignet sich für Hotelmanagementunternehmen, die mehrere Objekte verwalten und eine einheitliche Kontrolle über Personal, Lohnabrechnung und das Budget des gesamten Portfolios wünschen.
Warum ich mich für Inn-Flow entschieden habe
Ich habe Inn-Flow ausgewählt, weil ich wichtige Daten zu Personal, Lohnabrechnung und Buchhaltung über alle Standorte hinweg sehen kann, sodass ich Budgets verwalten und Kosten an einem Ort verfolgen kann. Mein Team kann Finanz- und Personalkennzahlen standort-, regions- oder portfolioweit direkt miteinander vergleichen.
Inn-Flow Hauptfunktionen
- Automatisierte Rechnungserfassung: Rechnungen direkt in der Plattform hochladen, freigeben und buchen.
- Benutzerdefinierte rollenbasierte Zugriffskontrolle: Benutzerberechtigungen nach Abteilung, Objekt oder Rolle festlegen.
- Modul zur Personaleinsatzplanung: Arbeitspläne für jedes Hotelobjekt erstellen, bearbeiten und kommunizieren.
- Integriertes Dokumentenmanagement: Belege, Verträge und Personalakten an relevante Transaktionen oder Mitarbeiterdatensätze anhängen.
Inn-Flow Integrationen
Zu den Integrationen gehören Amadeus, AutoClerk, Choice ADVANTAGE, Cloudbeds, DailyPay, Freshchat, Galaxy, Gearco, HotelKey und Infor.
Pros and Cons
Pros:
- Portfolio-weite Budget- und Lohnverfolgung
- Automatisierte Personalstandards auf Basis der Auslastung
- Zentralisiert Lohnabrechnung und Finanzberichtsdaten
Cons:
- Kein integriertes Hauptbuch
- Mobile Funktionalität bietet keine administrativen Steuerungsmöglichkeiten
hotelkit ist eine Hotelbetriebsplattform für Hospitality-Teams, die Kommunikation, Teamzusammenarbeit, digitale Checklisten, Übergabeprotokolle und Aufgabenmanagement vereint.
Für wen ist hotelkit am besten geeignet?
hotelkit eignet sich für Hotelgruppen und unabhängige Häuser, die eine zentrale Plattform für Kommunikation, Schichtübergaben und abteilungsübergreifendes Aufgabenmanagement suchen.
Warum ich hotelkit gewählt habe
Ich habe hotelkit als eine der besten Lösungen gewählt, weil ich mich auf die In-App-Kommunikation, digitale Übergaben und automatisierte Aufgabenverteilung für unsere Mehrschicht-Teams verlasse. Mein Personal nutzt den Newsfeed und die Ankündigungsfunktionen, um sicherzustellen, dass in arbeitsintensiven Betriebszeiten nichts übersehen wird.
hotelkit Hauptfunktionen
- Zimmerstatus-Management: Verfolgen und aktualisieren Sie in Echtzeit die Zimmerbereitschaft für Housekeeping und Rezeption.
- Digitale SOP-Bibliothek: Standards und Anleitungen der Unterkunft in einer durchsuchbaren Wissensdatenbank speichern und teilen.
- Erstellung von Wartungstickets: Reparaturaufgaben direkt von jedem Gerät aus erfassen und zuweisen.
- Checklisten-Automatisierung: Wiederkehrende Checklisten für Sicherheit, Reinigung oder Prozesskonformität erstellen.
hotelkit Integrationen
Zu den Integrationen gehören Protel IO, Stayntouch, Guestline, Personio, Hoteza, Contastic, Front Office Cloud, Vocust, Stay und TrustYou.
Pros and Cons
Pros:
- Individuell anpassbare digitale Checklisten für Hotelabteilungen
- Detaillierte Schichtübergabe und Protokollnachverfolgung
- Echtzeit-Teamankündigungen und Kommunikation
Cons:
- Kalender-Exporte bieten keine Excel-Datei-Optionen
- Einige Arbeitsabläufe erfordern manuelle Duplizierung
Am besten geeignet für effiziente Einstellungsprozesse im Gastgewerbe
Fourth (HotSchedules) ist eine Workforce-Management-Software für das Gastgewerbe, die Funktionen für Dienstplanerstellung, Arbeitsprognosen, Bewerbermanagement, Zeiterfassung, Lohnabrechnungsintegration und Compliance speziell für Hotels, Restaurants und Eventlocations bietet.
Für wen ist Fourth (HotSchedules) am besten geeignet?
Gastgewerbeunternehmen und Hotelgruppen, die Personal, Bewerbermanagement und Compliance über mehrere Standorte hinweg zentralisieren müssen.
Warum ich Fourth (HotSchedules) ausgewählt habe
Ich habe Fourth (HotSchedules) als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich Recruiting, Onboarding und Dienstplanung direkt im selben System abwickeln kann. Automatisiertes Bewerbermanagement und digitale Onboarding-Workflows helfen meinem Team, die Prozesse rund um das Recruiting im Gastgewerbe zu beschleunigen.
Wichtige Funktionen von Fourth (HotSchedules)
- Arbeitsprognosen: Nutzt historische und Echtzeitdaten, um den Personalbedarf für jede Niederlassung vorherzusagen.
- Mobile Dienstplan-App: Ermöglicht es Mitarbeitenden, Schichten einzusehen, Dienstpläne zu tauschen und Updates auf dem Handy zu empfangen.
- Compliance-Management: Verfolgt arbeitsrechtliche Anforderungen und automatisiert die Dokumentation für Audits.
- Lohnabrechnungsintegration: Synchronisiert Personaldaten mit führenden Lohnabrechnungsanbietern, um manuelle Eingaben zu reduzieren.
Fourth (HotSchedules) Integrationen
Integrationen beinhalten Aloha, Focus, Micros 3700, POSitouch, Restaurant Manager, Squirrel, Toast, Indeed, Monster und BlueCats.
Pros and Cons
Pros:
- Dienstplanung und Urlaubsverwaltung an einem Ort
- Automatisierte Bewerberkommunikation für Recruiting-Workflows
- Detailliertes Monitoring der Arbeits-Compliance
Cons:
- Begrenzte Integrationen mit gängigen HRIS
- Fehlende Anpassungsmöglichkeiten beim Bewerbermanagement
Weitere Workforce Management Software für das Gastgewerbe
Hier sind einige weitere Workforce Management Software-Optionen für das Gastgewerbe, die es nicht auf meine Auswahlliste geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:
- Harri
Am besten geeignet für das Management des Mitarbeiterlebenszyklus
- UKG
E mehrsprachige Unterstützung für globale Hotelketten
- When I Work
Am besten geeignet für die schnelle Veröffentlichung von Teamplänen
Wie ich Workforce Management Software für das Gastgewerbe bewerte
Ich unterteile meine Bewertung in notwendige Funktionen – wie bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung und PMS-Integrationen – und in Merkmale, die für Hotelbetreiber mit Teams über mehrere Abteilungen hinweg besonders sind.
Kernfunktionen (Mindestanforderungen für diese Liste)
Bei der Auswahl der Tools bewerte ich jedes einzelne auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion nicht an) bis 5 (überzeugt in diesem Bereich) für jede unten aufgelistete Kernfunktion. Anschließend berechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools als Prozentsatz. Jedes Tool muss mindestens eine Gesamtpunktzahl von 55 % erreichen, um berücksichtigt zu werden.
- Bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung: Ich suche nach Lösungen für die Dienstplanung, die Auslastungsdaten und Reservierungsprognosen berücksichtigen, damit Schichten für Housekeeping und Rezeption flexibel an die tatsächliche Hotelauslastung angepasst werden können.
- Zeit- & Anwesenheitserfassung: Jedes Tool sollte verschiedene Anmeldemethoden bieten, die auf die Hotelumgebung zugeschnitten sind, beispielsweise mobile Check-ins für Bankettpersonal oder Lobby-Kioske für Rezeptionsteams.
- Management der Personalkosten: Ich prüfe, ob die Plattform die Personalkosten mit Hotel-Kennzahlen wie Auslastungsrate oder RevPAR verknüpft, und nicht nur mit reinen Budgetvergleichen arbeitet.
- Compliance-Tools für das Gastgewerbe: Die Software sollte branchenspezifische Vorschriften wie Trinkgeldregelungen, geteilte Schichten und Pausenanforderungen über verschiedene Rechtsräume einer Hotelgruppe hinweg abdecken.
- Verwaltung mehrerer Hotels: Bei Hotelgruppen prüfe ich, ob Planung, Berichte und Mitarbeiter-Sharing über ein zentrales Dashboard für alle Standorte steuerbar sind.
- PMS- & Lohnabrechnungsintegrationen: Ein leistungsstarkes Tool verbindet sich mit wichtigen PMS-Plattformen wie Opera, Mews oder Cloudbeds und synchronisiert Mitarbeiterdaten direkt mit Lohnabrechnungsanbietern ohne manuellen Export.
Wenn ich eine Liste von Tools habe, die diese Kriterien erfüllen, bewerte ich, was jede Plattform besonders macht.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter unterscheidet)
So vergleiche und bewerte ich verschiedene Anbieter:
Besondere Funktionen
Das Aufgabenmanagement für Housekeeping ist ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal – ich achte darauf, ob Tools Zimmerzuweisungen synchron mit dem PMS-Status unterstützen, damit Vorgesetzte die Arbeitslast im Hinblick auf Check-outs und Bleiber optimal verteilen können. Das Erfassen von Qualifikationen und abteilungsübergreifender Schulungen ist ebenfalls relevant, vor allem wenn in ruhigen Zeiten beispielsweise ein geschulter Rezeptionsmitarbeiter am Empfang des Restaurants einspringen muss. Ich prüfe zudem, ob Self-Service-Apps es mehrsprachigen Teams ermöglichen, eigenständig Schichten zu tauschen und offene Dienste zu übernehmen – das reduziert Abstimmungen mit dem Management besonders in Spitzenzeiten.
Mehr als nur Funktionen
Implementierungsunterstützung ist im Gastgewerbe besonders wichtig, wo das Personal an der Front häufig wechselt und nicht immer technikaffin ist. Ich schaue, ob Anbieter ein Onboarding bieten, das auf Hotelteams zugeschnitten ist und nicht nur auf allgemeine SaaS-Einführungsleitfäden zurückgreift. Auch das Preismodell ist entscheidend – eine Lösung mit Abrechnung pro Mitarbeiter kann in Zeiten saisonaler Auslastung teuer werden, wenn viele Aushilfen dazukommen. Außerdem prüfe ich, ob die Plattform zum jeweiligen Immobilientyp passt, denn ein Boutiquehotel mit 50 Zimmern hat ganz andere Anforderungen als ein Konferenzhotel mit 400 Zimmern.
So wählen Sie die richtige Workforce Management Software für das Gastgewerbe aus
Lange Funktionslisten und komplexe Preismodelle können schnell überwältigend werden. Damit Sie bei Ihrem individuellen Auswahlprozess den Überblick behalten, finden Sie hier eine Checkliste wichtiger Faktoren:
| Faktor | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|
| Skalierbarkeit | Kann die Plattform mit schwankenden saisonalen Personalbedürfnissen mitwachsen? Prüfen Sie, ob die Tarife zu Ihrer aktuellen und geplanten Mitarbeiterzahl passen. |
| Integrationen | Lässt sich die Software gut mit Ihrer Lohnabrechnung, Ihrem Kassensystem und Ihren HR-Tools verbinden? Bevorzugen Sie Anbieter mit bewährten Schnittstellen zu den wichtigsten Hotellerie-Systemen. |
| Benutzerfreundlichkeit | Kommt sowohl das Management als auch Ihr Frontline-Team schnell mit der Oberfläche zurecht? Suchen Sie nach klarer Navigation und mobiler Unterstützung für vielfältige Teams. |
| Anpassbarkeit | Können Sie Schichtregeln, Freigabeprozesse und Benachrichtigungen für verschiedene Abteilungen oder Standorte individuell gestalten? |
| Implementierung und Onboarding | Wie lange dauern Einführung und Schulung? Fragen Sie nach Präsenz-, Remote- und Selbstlern-Optionen fürs Onboarding sowie nach Zugang zu Live-Support. |
| Kosten | Sind einmalige und laufende Gebühren vorhersehbar? Kontrollieren Sie genau, ob es zusätzliche Kosten für Saisonkräfte, individuelle Berichte oder API-Zugriffe gibt. |
| Sicherheitsmaßnahmen | Achtet der Anbieter auf regionale Datenschutzgesetze und bietet er Multi-Faktor-Authentifizierung an? |
| Compliance-Anforderungen | Wie gut hält die Plattform bei der Umsetzung aktueller Arbeitsgesetze im Gastgewerbe mit, zum Beispiel bei Überstunden, Pausenregelungen und Dokumentationspflichten? |
Was ist Workforce Management Software für das Gastgewerbe?
Workforce-Management-Software für das Gastgewerbe ist ein digitales System, das Hotels und gastgewerblichen Betrieben dabei hilft, Mitarbeitende zu planen, Anwesenheiten zu verfolgen, Urlaubsanträge zu verwalten und Personalkosten zu überwachen. Diese Tools sind darauf ausgelegt, die komplexen Anforderungen an die Personaleinsatzplanung, Compliance-Vorgaben und schwankenden Belegungsraten zu adressieren, die in Hotels, Resorts und ähnlichen Umgebungen üblich sind.
Funktionen von Workforce-Management-Software für das Gastgewerbe
Bei der Auswahl einer Workforce-Management-Software für das Gastgewerbe sollten Sie auf die folgenden Schlüsselmerkmale achten:
- Schichtplanung: Erstellen, anpassen und veröffentlichen Sie Dienstpläne für das Personal entsprechend schwankender Gästezahlen, besonderer Veranstaltungen und der Anforderungen der einzelnen Abteilungen.
- Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle: Erfassung von Kommen- und Gehen-Zeiten der Mitarbeitenden für jede Schicht, um eine korrekte Lohnabrechnung und Einhaltung von Arbeitszeitvorgaben zu gewährleisten.
- Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten: Verwaltung des Prozesses zur Beantragung, Genehmigung und Nachverfolgung von Urlaub, Krankheitstagen und ungeplanten Abwesenheiten.
- Lohnabrechnungsintegration: Synchronisieren Sie geleistete Stunden und Lohnsätze direkt mit Lohnbuchhaltungssystemen, um manuellen Aufwand zu verringern und Fehler zu minimieren.
- Mobiler Zugang: Ermöglicht dem Personal, Dienstpläne einzusehen, Schichten zu tauschen und Benachrichtigungen überall auf dem Gelände über das Smartphone zu empfangen.
- Personalbedarfsprognose: Nutzen Sie Belegungsdaten und historische Trends, um den Personalbedarf für kommende Zeiträume vorauszusagen und Unter- oder Überbesetzungen zu minimieren.
- Compliance-Management: Legen Sie Regeln für Überstunden, Pausen und lokale Arbeitsgesetze fest und überwachen Sie deren Einhaltung, damit der Betrieb gesetzeskonform bleibt.
- Aufgabenmanagement: Weisen Sie Aufgaben zu, verfolgen und dokumentieren Sie tägliche Tätigkeiten für Housekeeping-, Wartungs- und Rezeptionsteams innerhalb der Plattform.
- Echtzeit-Benachrichtigungen: Mitarbeitende werden sofort über Dienstplanänderungen, freie Schichten oder dringende Mitteilungen per Push- oder SMS-Benachrichtigung informiert.
Vorteile von Workforce-Management-Software für das Gastgewerbe
Die Einführung einer Workforce-Management-Software im Gastgewerbe bringt für Ihr Team und Ihr Unternehmen zahlreiche Vorteile. Hier einige, auf die Sie sich freuen können:
- Verbesserte Planungsgenauigkeit: Automatisierte und dynamische Planungsfunktionen reduzieren manuelle Fehler und sorgen für die richtige Personalstärke in jeder Schicht.
- Schnellere Lohnabrechnung: Durch die direkte Integration in Lohnbuchhaltungssysteme werden Arbeitsstunden korrekt erfasst und automatisch verarbeitet.
- Bessere Einhaltung von Arbeitsgesetzen: Integrierte Compliance-Tools helfen Ihnen, Vorschriften zu Überstunden, Pausen und lokalen Regelungen einzuhalten und rechtliche Risiken zu minimieren.
- Einfachere Schichtwechsel und Kommunikation: Echtzeit-Benachrichtigungen und mobiler Zugang ermöglichen es Mitarbeitenden, Dienstplanänderungen sofort zu erhalten und Führungskräften, offene Schichten zügig zu besetzen.
- Datenbasierte Personalentscheidungen: Prognosefunktionen und Anwesenheitsberichte unterstützen Sie dabei, Dienstpläne anhand von Belegungstrends und Gästebedarf zu optimieren.
- Weniger Verwaltungsaufwand: Die Automatisierung von Genehmigungen, Nachverfolgung und Berichterstattung verschafft Führungskräften mehr Zeit für Gästeservice und Teamführung.
- Bessere Erfahrung für saisonales Personal: Flexible Planungswerkzeuge erleichtern die Integration wechselnder Teams und verbessern das Onboarding neuer oder temporärer Mitarbeitender.
Kosten und Preise von Workforce-Management-Software für das Gastgewerbe
Die Auswahl der passenden Workforce-Management-Software für das Gastgewerbe setzt ein Verständnis verschiedener Preismodelle und Tarife voraus. Die Kosten variieren je nach Funktionsumfang, Teamgröße, Zusatzoptionen und mehr. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, deren Durchschnittspreise sowie typische enthaltene Funktionen von Workforce-Management-Softwarelösungen im Gastgewerbe zusammen:
Tarifvergleichstabelle für Workforce-Management-Software für das Gastgewerbe
| Tariftyp | Durchschnittlicher Preis | Häufige Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenloser Tarif | $0 | Grundlegende Dienstplanung, begrenzte Benutzeranzahl, Zeiterfassung und E-Mail-Support. |
| Persönlicher Tarif | $5-$10/Benutzer/Monat | Alle Funktionen des kostenlosen Tarifs, mobiler App-Zugang, einfache Berichte und Selbstbedienung beim Schichttausch. |
| Geschäftstarif | $10-$25/Benutzer/Monat | Alle Funktionen des persönlichen Tarifs, erweiterte Dienstplanung, Lohnabrechnungsintegration, Personalbedarfsprognose und Aufgabenverfolgung. |
| Enterprise-Tarif | $25+/Benutzer/Monat | Alle Funktionen des Geschäftstarifs, individuelle Workflows, Compliance-Management, dedizierter Support und API-Zugriff. |
FAQs zur Workforce Management Software für das Gastgewerbe
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Workforce Management Software für das Gastgewerbe:
Wie hilft Workforce Management Software, die hohe Personalfluktuation im Gastgewerbe zu bewältigen?
Workforce Management Software vereinfacht das Onboarding, die Einsatzplanung und Schichtwechsel und ermöglicht es Hotels, neue Mitarbeitende schnell einzuarbeiten und den Personaleinsatz flexibel anzupassen. Mit einer All-in-One-Workforce-Management-Lösung erhalten Sie in Echtzeit Einblicke, die den Verwaltungsaufwand verringern, sodass Sie sich auf die Einarbeitung und Bindung neuer Teammitglieder konzentrieren können. Der Umstieg von manuellen Tabellenkalkulationen auf eine benutzerfreundliche Plattform steigert direkt das Mitarbeiterengagement, die Mitarbeiterzufriedenheit und die Bindung des Personals im schnelllebigen Gastgewerbe.
Kann Workforce Management Software die Einhaltung von Arbeitsgesetzen im Gastgewerbe unterstützen?
Ja, die meisten Plattformen bieten Tools zur Überwachung von Überstunden, Einhaltung von Pausenregelungen sowie weiterer gesetzlicher Vorgaben und Anforderungen. Die Erfassung von Arbeitszeiten und Anwesenheiten über digitale Stundenzettel minimiert das Risiko versehentlicher Verstöße und sorgt für eine genaue Dokumentation bei Prüfungen oder Inspektionen.
Welche wichtigen Integrationen sollte Workforce Management Software im Gastgewerbe bieten?
Achten Sie auf Integrationen zu Ihrem Lohnabrechnungssystem, dem Property Management System (PMS) und Ihrem Kassensystem (POS). Diese Anbindungen verhindern manuelle Dateneingabe, optimieren die betriebliche Effizienz und schützen die Profitabilität des Unternehmens. Indem Sie POS-Daten mit Arbeits- und Bedarfsprognosen verbinden, stellen Sie sicher, dass zu jeder Zeit das richtige Personal geplant ist und kostspielige Unterbesetzungen in Stoßzeiten vermieden werden.
Wie schnell können Hotels Workforce Management Software implementieren?
Die meisten Hotels können die grundlegende Einsatzplanung und Zeiterfassung innerhalb einer Woche einrichten, insbesondere wenn das Workforce Management System vorgefertigte Vorlagen und integrierte Hilfestellung bietet. Größere Häuser oder Betriebe mit individuellen Arbeitsabläufen benötigen eventuell länger, aber moderne, KI-gestützte Plattformen bieten dedizierten Support, um die Einarbeitung zu erleichtern und das System nach Bedarf sofort betriebsbereit zu machen.
Ist mobiler Zugriff für Teams im Gastgewerbe wichtig?
Ja, mobiler Zugriff ist im Gastgewerbe essenziell, da Manager und Mitarbeitende häufig unterwegs sind. Mit einer mobilen App für die Einsatzplanung können Mitarbeitende ihren Dienstplan einsehen, Updates erhalten, Schichten anfordern und kommunizieren, ohne auf einen Desktop angewiesen zu sein. Dieser unmittelbare Zugriff verbessert die Reaktionsfähigkeit, die Kommunikation und sorgt letztlich für bessere Gästeerlebnisse.