I 10 migliori software di programmazione degli eventi per il 2026

Gestire gli eventi di un hotel significa mantenere allineati gli spazi per le funzioni, i blocchi di camere, i dettagli del catering, il personale e le attrezzature senza creare conflitti di programmazione. Il giusto software per la programmazione degli eventi può riunire tutti questi elementi in un unico luogo e offrire al tuo team una visibilità migliore su ogni prenotazione.

Ho esaminato le principali opzioni per hotel e strutture ricettive, concentrandomi sugli strumenti che supportano la programmazione degli eventi, la gestione degli spazi per le funzioni, i BEO, le prenotazioni di gruppo, il coordinamento delle risorse e le integrazioni per il settore dell'ospitalità.

In questa guida ti illustrerò i migliori software per la programmazione degli eventi destinati ai team alberghieri, incluse le funzionalità, i punti di forza e i casi d'uso che distinguono ogni opzione, così potrai scegliere quella più adatta alla tua struttura.

Riepilogo dei migliori software per la programmazione degli eventi

Questa tabella comparativa riassume i dettagli dei prezzi delle mie selezioni dei migliori software per la programmazione degli eventi, per aiutarti a trovare quello più adatto al tuo budget e alle esigenze della tua attività.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	Perfect Venue	Ideale per la generazione automatica di BEO e proposte	Prova gratuita di 14 giorni	A partire da $199/mese (con fatturazione annuale)	Website
2	Cvent	Ideale per la rappresentazione interattiva 3D degli spazi per eventi	Piano gratuito disponibile	A partire da $150/mese	Website
3	Momentus Technologies	Ideale per pannelli di controllo di pianificazione condivisi a livello di sede	Demo gratuita disponibile	Prezzi disponibili su richiesta	Website
4	Caterease	Ideale con strumenti di gestione degli eventi basati sull'intelligenza artificiale	Non disponibile	A partire da $99/mese (con fatturazione annuale)	Website
5	Priava	Ideale con accesso illimitato per gli utenti dei team che gestiscono eventi	Demo gratuita disponibile	Prezzi su richiesta	Website
6	Event Temple	Ideale per la gestione di catene con più strutture	Prova gratuita disponibile	A partire da $249/mese (con fatturazione annuale)	Website
7	Amadeus Delphi	Ideale per le vendite di gruppo basate su Salesforce	Non disponibile	Prezzi su richiesta	Website
8	Tripleseat	Ideale per l'automazione delle richieste e delle prenotazioni tramite IA	Demo gratuita disponibile	Prezzo su richiesta	Website
9	iVvy	Ideale con disponibilità immediata e in tempo reale degli spazi per eventi	Dimostrazione gratuita disponibile	Prezzi su richiesta	Website
10	Planning Pod	Ideale per proposte e pagamenti integrati	Demo gratuita disponibile	A partire da $199/mese	Website

Recensioni dei migliori software per la programmazione degli eventi

Di seguito trovi i miei riepiloghi dettagliati dei migliori software per la programmazione degli eventi inclusi nel mio elenco ristretto. Le mie recensioni offrono uno sguardo approfondito alle funzionalità, ai casi d’uso migliori e alle capacità di ciascuna piattaforma, per aiutarti a trovare quella più adatta a te.

1

Perfect Venue

Ideale per la generazione automatica di BEO e proposte

• Prova gratuita di 14 giorni
• A partire da $199/mese (con fatturazione annuale)

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Customer Rating: 4.8/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Perfect Venue è una piattaforma privata di gestione degli eventi pensata per ristoranti e sedi per eventi, che combina in un unico sistema un calendario centrale delle prenotazioni, la generazione automatica dei BEO, strumenti per le proposte, l'elaborazione dei pagamenti e la comunicazione con gli ospiti.

Per chi è più adatto Perfect Venue?

Perfect Venue è particolarmente adatto a ristoranti indipendenti, birrifici e sedi per eventi indipendenti che gestiscono cene private ed eventi organizzati.

Perché ho scelto Perfect Venue

Perfect Venue si è guadagnato un posto nella mia rosa dei preferiti per il modo in cui gestisce la generazione dei documenti. Quando arriva una prenotazione, crea automaticamente il BEO, inclusi menu, tempistiche e personale, e invia una proposta personalizzata con il marchio all'ospite senza che io debba modificare un modello. La funzione BEO per il personale distribuisce quindi i dettagli dell'evento direttamente ai team della cucina e della sala. Apprezzo anche il fatto che i clienti possano esaminare, firmare e pagare tramite il Portale ospiti senza scambi continui.

Funzionalità principali di Perfect Venue

• Calendario centralizzato degli eventi: Visualizza in un unico calendario tutte le prenotazioni degli eventi, le richieste e la disponibilità di più sedi.
• Flusso di prenotazione rapida degli ospiti: Consenti agli ospiti di visualizzare la disponibilità, selezionare le voci del menu e pagare direttamente online i depositi.
• App mobile per la gestione degli eventi: Gestisci le prenotazioni, aggiorna i dettagli degli eventi e accedi alle informazioni sugli ospiti sui dispositivi iOS.
• Assegnazione delle attività al team: Assegna, monitora e notifica al personale le attività e le scadenze relative agli eventi in tempo reale.

Integrazioni di Perfect Venue

Perfect Venue offre integrazioni native con Stripe, Square, HubSpot, Mailchimp, 7shifts e Tock e si collega a Zapier. È disponibile un'API per le integrazioni personalizzate.

Pros and Cons

Pros:

• La generazione automatica dei BEO riduce significativamente il tempo dedicato alle attività amministrative
• Il Portale ospiti consente di gestire autonomamente depositi e firme
• La distribuzione del BEO al personale mantiene allineati i team della cucina

Cons:

• Funzionalità limitate per le grandi strutture alberghiere
• Nessuna planimetria o funzione integrata per la rappresentazione grafica delle sale

LEARN MORE ABOUT PERFECT VENUE:

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2

Cvent

Ideale per la rappresentazione interattiva 3D degli spazi per eventi

• Piano gratuito disponibile
• A partire da $150/mese

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Customer Rating: 4.4/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Cvent è una piattaforma completa per la gestione degli eventi che copre la registrazione, la ricerca di sedi, i blocchi di camere per gruppi, la rappresentazione grafica degli spazi, il coinvolgimento dei partecipanti e la reportistica post-evento per eventi in presenza, virtuali e ibridi.

Per chi è più indicato Cvent?

Cvent è adatto a hotel aziendali, centri congressi e grandi team aziendali che gestiscono elevati volumi di eventi complessi in più spazi.

Perché ho scelto Cvent

Cvent si è guadagnato un posto nella mia lista ristretta perché nessun'altra piattaforma di programmazione degli eventi è all'altezza nella visualizzazione 3D degli spazi. Mi piace molto il fatto che si possa trascinare un BEO direttamente in Cvent Event Diagramming e che CventIQ AI estragga istantaneamente tutti i dettagli dell'allestimento, eliminando completamente l'inserimento manuale dei dati. Da lì, la visita guidata 3D fotorealistica mi permette di condividere un collegamento con i clienti, così possono vedere l'esatta configurazione della sala prima ancora che venga spostata una sola sedia.

Funzionalità principali di Cvent

• Estrazione dei BEO con CventIQ AI: Trascina i BEO direttamente nella piattaforma per estrarre automaticamente i dettagli dell'evento.
• Assegnazione delle risorse e monitoraggio dell'inventario: Assegna personale, apparecchiature audiovisive e attrezzature a ogni evento con la gestione dell'inventario in tempo reale.
• Integrazioni con PMS e CRM: Si collega alle principali piattaforme PMS e di vendita alberghiera per sincronizzare eventi, prenotazioni e registri dei partecipanti.
• Collaborazione e commenti multiutente: Consente modifiche simultanee, notifiche in tempo reale e comunicazioni interne o esterne tra i team in qualsiasi spazio di lavoro dell'evento.

Integrazioni di Cvent

Cvent offre integrazioni native con Salesforce, HubSpot, Marketo, Oracle Hospitality OPERA, Amadeus Delphi e Oracle Sales Cloud. È disponibile un'API per le integrazioni personalizzate.

Pros and Cons

Pros:

• Strumenti di rappresentazione grafica delle planimetrie 3D leader del settore
• L'AI estrae automaticamente i dettagli dei BEO
• I portali per i clienti supportano l'approvazione delle proposte in tempo reale

Cons:

• L'implementazione richiede molto più tempo rispetto ai concorrenti
• La personalizzazione dei report richiede una configurazione aggiuntiva

LEARN MORE ABOUT CVENT:

• Check out Cvent on their website
• Read my in-depth review of Cvent
• Explore best alternatives to Cvent

3

Momentus Technologies

Ideale per pannelli di controllo di pianificazione condivisi a livello di sede

• Demo gratuita disponibile
• Prezzi disponibili su richiesta

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Customer Rating: 4.4/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Momentus Technologies è una piattaforma di gestione di sedi ed eventi che combina la prenotazione degli spazi, la gestione delle relazioni con i clienti (CRM), la gestione del catering, la generazione degli ordini per eventi, la pianificazione operativa e la gestione del calendario multi-spazio per contesti complessi.

Per chi è più adatto Momentus Technologies?

È una soluzione particolarmente adatta ai responsabili dei servizi congressuali e alle squadre di vendita del catering che gestiscono eventi ad alto volume presso centri congressi, arene, stadi o campus universitari.

Perché ho scelto Momentus Technologies

Momentus Technologies si è guadagnato un posto nella mia lista ristretta perché nessun'altra piattaforma offre alle squadre delle sedi con più reparti una visualizzazione condivisa del calendario altrettanto efficace. Apprezzo in particolare il Calendario delle disponibilità, che mostra in tempo reale la disponibilità degli spazi in tutte le aree prenotabili contemporaneamente, e la Vista operativa personalizzata, che mantiene catering, audiovisivi e squadre responsabili degli allestimenti sulla stessa sequenza temporale dell'evento. Con utenti illimitati su un unico pannello di controllo aggiornato in tempo reale, ho constatato che elimina il caos del controllo delle versioni che solitamente compromette il coordinamento tra le squadre di vendita e operative.

Funzionalità principali di Momentus Technologies

• Planimetrie e diagrammi delle sale in 2D e 3D: Progetta planimetrie dettagliate e configurazioni dei posti a sedere per ogni spazio destinato agli eventi.
• Gestione completa delle prenotazioni di gruppo: Gestisci offerte, contratti, depositi e previsioni dei ricavi all'interno di un'unica piattaforma.
• Creazione e modifica degli ordini per eventi: Genera, personalizza e distribuisci ordini completi per gli eventi, con tutti i dettagli sulle esigenze di catering e allestimento.
• API aperta per le integrazioni di sistema: Collegati ad altri strumenti aziendali o crea integrazioni personalizzate per operazioni alberghiere complesse.

Integrazioni di Momentus Technologies

Momentus Technologies offre integrazioni native con DocuSign, Tessitura, EventDraw, Microsoft Outlook, Mailchimp e WeTrack. È disponibile un'API aperta per le integrazioni personalizzate. Non sono documentate integrazioni native con PMS o POS.

Pros and Cons

Pros:

• Disponibilità in tempo reale di tutti gli spazi della sede
• Ordini dettagliati per gli eventi distribuiti a più reparti
• Planimetrie e diagrammi delle sale in 3D integrati

Cons:

• Nessuna integrazione PMS nativa documentata
• Implementazione più complessa per le strutture più piccole

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• Check out Momentus Technologies on their website

4

Caterease

Ideale con strumenti di gestione degli eventi basati sull'intelligenza artificiale

• Non disponibile
• A partire da $99/mese (con fatturazione annuale)

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Customer Rating: 4.1/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Caterease è una piattaforma per la gestione di catering ed eventi, basata su prenotazioni guidate da procedure guidate, generazione di BEO, gestione dei menu, gestione del personale e reportistica basata sull'intelligenza artificiale tramite il suo Horizon Hub.

Per chi è più adatto Caterease?

Caterease è particolarmente adatto ai team di catering e alle attività di ristorazione e bevande degli hotel che gestiscono grandi volumi di eventi con requisiti complessi relativi a menu, personale e fatturazione.

Perché ho scelto Caterease

Ho scelto Caterease come una delle migliori soluzioni perché il suo Horizon Hub cambia concretamente il modo in cui si accede quotidianamente ai dati degli eventi. L'assistente Cai mi consente di recuperare dettagli sugli eventi, schede dei clienti e report utilizzando richieste in linguaggio naturale invece di navigare tra menu nidificati. I Report intelligenti generano analisi su richiesta senza configurazione manuale, mentre le Tendenze del settore confrontano le prestazioni della mia attività con dati anonimizzati provenienti dall'intera base clienti di Caterease: un contesto che difficilmente potrei ottenere altrove.

Funzionalità principali di Caterease

• Procedura guidata dinamica per la prenotazione degli eventi: guida gli utenti nell'inserimento di tutti i dettagli richiesti sull'evento, sul cliente e sulla sede, con campi condizionali per ogni tipo di evento.
• Modelli personalizzabili di BEO e proposte: consente di progettare e generare ordini per banchetti, contratti e proposte personalizzati per ogni cliente o evento.
• Sistema integrato di visualizzazione per la cucina: fornisce al team di cucina una visualizzazione aggiornata e codificata a colori degli articoli del menu e delle modifiche alla preparazione per ogni evento.
• Calendario multi-spazio con raggruppamento: mostra le prenotazioni e lo stato di più spazi per eventi, consentendo una rapida revisione visiva e una pianificazione efficace.

Integrazioni di Caterease

Caterease offre integrazioni native con QuickBooks, Outlook, Google Calendar, Mailchimp, Constant Contact, Salesforce e DocuSign. È disponibile un'API per le integrazioni personalizzate.

Pros and Cons

Pros:

• L'assistente basato sull'intelligenza artificiale interroga gli eventi utilizzando il linguaggio naturale
• La prenotazione guidata acquisisce rapidamente tutti i dettagli dell'evento
• Generazione e personalizzazione dei BEO estremamente dettagliate

Cons:

• L'interfaccia appare datata rispetto alle piattaforme più recenti
• L'esperienza sui dispositivi mobili è in ritardo rispetto alle funzionalità desktop

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5

Priava

Ideale con accesso illimitato per gli utenti dei team che gestiscono eventi

• Demo gratuita disponibile
• Prezzi su richiesta

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Customer Rating: 4.7/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Priava è una piattaforma basata sul cloud per la prenotazione di spazi e la gestione degli eventi, che comprende la programmazione degli spazi, il coordinamento del catering, l'assegnazione delle risorse, il CRM e il rilevamento dei conflitti per diversi tipi di sedi.

Per chi è più adatta Priava?

Priava è adatta a sedi di medie e grandi dimensioni—centri congressi, spazi per le arti performative, università e arene—che gestiscono elevati volumi di eventi in più spazi contemporaneamente.

Perché ho scelto Priava

Ho incluso Priava tra le mie scelte principali perché il suo modello con utenti illimitati consente a ogni coordinatore, responsabile del catering e responsabile operativo di lavorare nello stesso sistema senza aumentare i costi delle licenze. Apprezzo in particolare il modo in cui la piattaforma gestisce la programmazione simultanea di più sedi con controlli dei conflitti integrati, impedendo a due membri del team di prenotare accidentalmente lo stesso spazio. La gestione condivisa delle attività e il monitoraggio degli ordini di servizio mantengono tutti i reparti allineati su un'unica scheda evento.

Funzionalità principali di Priava

• Modelli personalizzabili per i documenti degli eventi: Genera proposte, contratti e materiali destinati ai clienti, adattati a ogni evento e sede.
• CRM nativo per la gestione di lead e richieste: Tieni traccia e gestisci le richieste relative agli eventi, le interazioni con i clienti e le opportunità di vendita direttamente dalla piattaforma.
• Monitoraggio della disponibilità delle risorse e dei servizi: Assegna risorse audiovisive, di catering e logistiche alle prenotazioni, monitorando al contempo l'inventario e le esigenze di supporto.
• Report dettagliati su più sedi: Produci report operativi e finanziari relativi a più spazi o proprietà per le previsioni e il monitoraggio delle prestazioni.

Integrazioni di Priava

Priava offre integrazioni native con Salesforce, NetSuite, HubSpot, MailChimp, SAP e Microsoft Outlook. È disponibile un'API per le integrazioni personalizzate.

Pros and Cons

Pros:

• Utenti illimitati per l'intero team che gestisce gli eventi
• Rilevamento dei conflitti in tempo reale tra più sedi
• Gestisce insieme catering, risorse e spazi

Cons:

• L'accesso da dispositivi mobili è limitato per il personale di sala
• La configurazione richiede tempo per le impostazioni complesse

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6

Event Temple

Ideale per la gestione di catene con più strutture

• Prova gratuita disponibile
• A partire da $249/mese (con fatturazione annuale)

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Customer Rating: 4.9/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Event Temple è una piattaforma CRM per la gestione di eventi e vendite, progettata per il settore alberghiero, che gestisce prenotazioni di gruppo, contratti di catering, BEO, proposte elettroniche e calendari degli spazi per eventi di hotel e strutture.

Per chi è più adatto Event Temple?

È una soluzione ideale per i team che si occupano di catering ed eventi presso catene alberghiere e gruppi con più strutture, che necessitano di una visibilità centralizzata tra le varie sedi.

Perché ho scelto Event Temple

Event Temple si è guadagnato un posto nella mia rosa di candidati perché il suo modulo di gestione delle catene risolve un problema che la maggior parte degli strumenti di pianificazione degli eventi ignora: coordinare le vendite e le prenotazioni di gruppo tra più strutture da un unico punto. Apprezzo soprattutto il pannello di controllo della catena, che consente ai team di vendita nazionali di passare da una struttura all'altra e accedere a una vista condivisa di account e contatti per individuare opportunità di vendita incrociata. I report aggregati per più strutture rendono davvero pratico il monitoraggio delle prestazioni a livello di portafoglio.

Funzionalità principali di Event Temple

• Modelli BEO personalizzabili: consentono ai team di creare, modificare e distribuire ordini per banchetti (BEO) personalizzati per ogni evento.
• Flussi integrati per proposte e firme elettroniche: generano proposte e contratti digitali che i clienti possono esaminare e firmare online.
• Calendario visivo degli spazi per eventi: offre un calendario con funzionalità di trascinamento per prenotare e gestire contemporaneamente più spazi per eventi.
• Integrazione con il PMS Opera Cloud: consente la sincronizzazione in tempo reale delle prenotazioni degli eventi e dei blocchi di camere con i principali sistemi di gestione delle strutture.

Integrazioni di Event Temple

Event Temple offre integrazioni native con Opera Cloud PMS, Salesforce, Mailchimp, Tripleseat, Duetto, For-Sight CRM, GuestRevu e Zapier. È inoltre disponibile un'API per integrazioni personalizzate.

Pros and Cons

Pros:

• Potente pannello di gestione delle catene con più strutture
• CRM dedicato al settore alberghiero e progettato per gli hotel
• Generazione di BEO con flussi di distribuzione automatizzati

Cons:

• Funzionalità di creazione di planimetrie limitate rispetto ai concorrenti
• Le opzioni di personalizzazione dei report sono alquanto limitate

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7

Amadeus Delphi

Ideale per le vendite di gruppo basate su Salesforce

• Non disponibile
• Prezzi su richiesta

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Customer Rating: 4.7/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Amadeus Delphi è una piattaforma di gestione delle vendite alberghiere e del catering basata su Salesforce, che gestisce prenotazioni di gruppo, generazione di BEO, pianificazione degli spazi per eventi e contratti di catering per portafogli di strutture singole e multiple.

Per chi è più adatto Amadeus Delphi?

Delphi è particolarmente adatto agli hotel a servizio completo e alle strutture con più proprietà, dotati di team dedicati alle vendite di catering che gestiscono elevati volumi di attività per gruppi ed eventi.

Perché ho scelto Amadeus Delphi

Amadeus Delphi si è guadagnato un posto nella mia selezione perché è l'unica piattaforma di pianificazione degli eventi alberghieri realizzata nativamente su Salesforce, il che significa che i flussi di vendita dei gruppi, il monitoraggio dei contratti e i ricontatti con i clienti risiedono tutti nello stesso CRM. Apprezzo in particolare la generazione di proposte e contratti in 3 clic, che consente ai team di vendita di gestire rapidamente i contatti in entrata relativi ai gruppi. Il flusso di lavoro BEO automatizzato collega inoltre direttamente a ogni prenotazione i dettagli relativi a catering, allestimento e personale, evitando che qualcosa vada perso tra i reparti.

Funzionalità principali di Amadeus Delphi

• Progettazione di planimetrie in 3D: Progetta e visualizza in scala la disposizione degli spazi per gli eventi con planimetrie interattive.
• Accesso mobile ai BEO: Consenti al personale dei banchetti, della cucina e delle operazioni di accedere in tempo reale ai BEO e alle modifiche tramite dispositivi mobili.
• Instradamento di contatti e richieste: Distribuisci automaticamente ai responsabili assegnati i contatti per riunioni e gruppi provenienti dai principali canali di vendita.
• Gestione del portafoglio di più proprietà: Gestisci inventario condiviso, modelli e reportistica tra più proprietà da un unico sistema.

Integrazioni di Amadeus Delphi

Amadeus Delphi offre integrazioni native con StayNTouch PMS, IDeaS G3 RMS, Cvent, Sertifi, Canary e MeetingPackage, oltre a fornire un'API per integrazioni personalizzate.

Pros and Cons

Pros:

• Il CRM nativo Salesforce alimenta il flusso di vendita dei gruppi
• BEO automatizzati distribuiti direttamente a ogni reparto
• Supporta la gestione del portafoglio di più proprietà in un unico sistema

Cons:

• L'implementazione richiede mesi per le strutture di grandi dimensioni
• L'interfaccia sembra datata rispetto ai concorrenti più recenti

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8

Tripleseat

Ideale per l'automazione delle richieste e delle prenotazioni tramite IA

• Demo gratuita disponibile
• Prezzo su richiesta

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Customer Rating: 4.5/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Tripleseat è una piattaforma per la vendita e la gestione di eventi, orientata al settore dell'ospitalità, che gestisce la prenotazione degli spazi per eventi, la generazione degli ordini per eventi di banchetto (BEO), le proposte di catering, i contratti di gruppo e il coordinamento dei calendari di più strutture per hotel, ristoranti e sedi uniche.

Per chi è più adatto Tripleseat?

Tripleseat è particolarmente adatto ai team che gestiscono eventi in hotel, ai responsabili del catering e agli operatori di più strutture che hanno bisogno di una piattaforma dedicata per gestire l'intero ciclo di vendita degli eventi.

Perché ho scelto Tripleseat

Ho incluso Tripleseat tra le mie scelte principali perché Tripleseat Intelligence gestisce il ciclo di vita delle richieste senza intervento manuale: le risposte automatiche istantanee confermano la ricezione dei nuovi contatti, l'IA prepara le bozze dei contratti a partire dai dettagli dell'evento e i promemoria automatici si attivano quando una proposta rimane non firmata troppo a lungo. Apprezzo anche Direct Book, che consente agli ospiti di confermare le prenotazioni degli spazi 24 ore su 24, 7 giorni su 7, senza dover telefonare. Nella pratica, il mio team sta convertendo richieste che altrimenti si bloccherebbero a metà del processo di vendita.

Funzionalità principali di Tripleseat

• Creazione di planimetrie 2D e 3D: Progetta configurazioni dettagliate degli eventi con strumenti di trascinamento per l'allestimento delle sale e la disposizione dei posti.
• Generazione degli ordini per eventi di banchetto (BEO): Crea, personalizza e distribuisci BEO che definiscono menu, tempistiche e personale per ogni evento.
• Integrazioni native con PMS e POS: Collega i dettagli degli eventi ai principali sistemi di gestione delle strutture alberghiere e ai sistemi di punti vendita per operazioni fluide.
• Calendario visivo multi-spazio: Prenota, blocca e gestisci la disponibilità di più strutture e spazi per eventi da un unico pannello di controllo centralizzato.

Integrazioni di Tripleseat

Tripleseat offre integrazioni native con GoTab POS, OpenTable, SevenRooms, CardConnect, DoorDash for Merchants, Outlook, Google Calendar e Prismm. È disponibile un'API per le integrazioni personalizzate.

Pros and Cons

Pros:

• Flusso dedicato alla vendita di eventi integrato
• L'IA automatizza le risposte alle richieste e i promemoria di sollecito
• Strumenti efficaci per la creazione e la distribuzione dei BEO

Cons:

• Le opzioni di personalizzazione dei report sono limitate
• Tempi di configurazione elevati per le impostazioni relative a più strutture

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9

iVvy

Ideale con disponibilità immediata e in tempo reale degli spazi per eventi

• Dimostrazione gratuita disponibile
• Prezzi su richiesta

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Customer Rating: 4.7/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

iVvy è una piattaforma per le vendite alberghiere e il catering che combina la gestione degli spazi per eventi, la generazione degli ordini per banchetti (BEO), il coordinamento delle prenotazioni di gruppo, il CRM e i contratti di catering in un unico sistema progettato per hotel e sedi per eventi.

Per chi è più adatto iVvy?

iVvy è adatto ai team addetti alle vendite di catering e agli eventi di hotel, centri per eventi e gruppi alberghieri con più strutture che gestiscono grandi volumi di prenotazioni di gruppo e per conferenze.

Perché ho scelto iVvy

iVvy si è guadagnato un posto nella mia lista ristretta grazie al modo in cui gestisce la disponibilità in tempo reale degli spazi per eventi nell'intero calendario delle funzioni di un hotel. Adoro il fatto che il Diario delle funzioni mostri in un'unica visualizzazione le prenotazioni con preventivo, provvisorie e confermate, sia per le sale riunioni sia per i blocchi di camere, rendendo impossibile la doppia prenotazione. Il Motore di prenotazione espone quindi questa disponibilità in tempo reale direttamente sul sito web di un hotel, così le richieste arrivano già qualificate in base a ciò che è effettivamente disponibile.

Funzionalità principali di iVvy

• Generazione degli ordini per banchetti (BEO): Crea, modifica e invia ordini per banchetti dettagliati con menu, tempistiche ed esigenze di personale per ogni evento.
• Reportistica e analisi dei ricavi: Accedi a cruscotti, report sull'andamento e modelli personalizzabili per monitorare i ricavi degli eventi e prevedere le vendite.
• CRM e gestione dei contatti: Acquisisci tutte le richieste, gestisci i dati dei clienti e monitora attività e comunicazioni in un unico sistema.
• Proposte digitali e firme elettroniche: Genera rapidamente proposte e contratti personalizzati con il marchio, quindi inviali per la firma elettronica del cliente con monitoraggio delle versioni.

Integrazioni di iVvy

iVvy offre integrazioni native con Opera Cloud, Mews, StayNTouch, RMS, Agilysys, Protel Air, Jonas Chorum, Xero, MYOB, NetSuite, Infor, Salesforce, Cvent, IdeaS e SevenRooms. È disponibile un'API per le integrazioni personalizzate.

Pros and Cons

Pros:

• Il diario delle funzioni in tempo reale previene le doppie prenotazioni
• Visualizzazione della disponibilità in tempo reale direttamente sui siti web degli hotel
• Progettato specificamente per eventi e catering alberghieri

Cons:

• La configurazione iniziale richiede un tempo considerevole
• Le cruscotti di reportistica offrono opzioni di personalizzazione limitate

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10

Planning Pod

Ideale per proposte e pagamenti integrati

• Demo gratuita disponibile
• A partire da $199/mese

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Customer Rating: 4.2/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Planning Pod è una piattaforma per la gestione di sedi ed eventi progettata per hotel, sale banchetti e centri eventi, che combina prenotazione degli spazi funzionali, generazione di BEO, gestione di F&B, proposte di ristorazione e strumenti di comunicazione con i clienti in un unico sistema.

Per chi è più adatto Planning Pod?

Planning Pod è adatto a hotel indipendenti, sedi boutique e centri eventi indipendenti che gestiscono autonomamente eventi, servizi di ristorazione e fatturazione dei clienti senza un ecosistema PMS completo.

Perché ho scelto Planning Pod

Planning Pod è entrato nella mia selezione perché collega in modo particolarmente efficace proposte, contratti e pagamenti a un'unica scheda di prenotazione. Mi piace il fatto che, una volta che un cliente firma una proposta tramite firma elettronica, la piattaforma trasferisca automaticamente questi dettagli in una fattura con piani di pagamento rateale già integrati. Il mio team può quindi riscuotere i depositi tramite portali cliente personalizzati, elaborando nativamente pagamenti con carta di credito e ACH attraverso Adyen, senza dover cambiare strumenti.

Funzionalità principali di Planning Pod

• Diagrammazione delle planimetrie: Crea e modifica configurazioni in scala per gli spazi degli eventi, inclusi tavoli, sedie e allestimenti.
• Generazione e distribuzione dei BEO: Crea ordini per banchetti personalizzabili per i team FOH, di cucina e di consegna.
• Gestore delle attività con assegnazione al personale: Assegna e monitora le attività per membro del team durante i flussi di lavoro degli eventi.
• Moduli web per la raccolta dei contatti: Raccogli direttamente dal sito web della sede le richieste di informazioni sugli eventi e inseriscile nel funnel di vendita.

Integrazioni di Planning Pod

Planning Pod offre integrazioni native con QuickBooks Online, WeddingWire, The Knot, Google Calendar, Apple Calendar e Microsoft Outlook Calendar. Si collega inoltre a Zapier e fornisce un'API per integrazioni personalizzate.

Pros and Cons

Pros:

• Proposte, contratti e pagamenti vengono trasferiti automaticamente
• Diagrammazione delle planimetrie integrata per gli eventi
• I clienti possono gestire autonomamente le attività tramite un portale personalizzato

Cons:

• La reportistica non offre analisi approfondite dei ricavi e del rendimento
• Non è progettato per portafogli di grandi dimensioni con più strutture

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Altri software per la programmazione degli eventi

1. Swoogo

   Ideale per flussi di lavoro flessibili per la registrazione agli eventi

2. Eventbrite

   Ideale per massimizzare la visibilità degli eventi pubblici

3. HoneyBook

   Ideale per la collaborazione e i pagamenti tramite portale clienti

4. Skedda

   Ideale per regole di prenotazione avanzate e automazione

5. Accelevents

   Ideale per la gestione di programmi e relatori su larga scala

Come scegliere un software per la programmazione degli eventi

È facile perdersi in lunghi elenchi di funzionalità e strutture tariffarie complesse. Per aiutarti a rimanere concentrato mentre affronti il tuo particolare processo di selezione del software, ecco un elenco di fattori da tenere presenti:

Che cos'è il software per la pianificazione degli eventi?

Il software per la pianificazione degli eventi aiuta hotel, sedi e team del settore alberghiero a gestire prenotazioni di eventi, spazi per funzioni, attività di gruppo, requisiti di catering e risorse per gli eventi da un unico sistema. I responsabili degli hotel, i team di vendita, i responsabili del catering e i coordinatori degli eventi utilizzano queste piattaforme per organizzare la disponibilità, evitare doppie prenotazioni, creare documenti per gli eventi e coordinare i reparti.

Molte piattaforme dedicate al settore alberghiero vanno oltre la semplice pianificazione su calendario, supportando BEO, proposte, contratti, blocchi di camere, depositi, planimetrie e integrazioni con i sistemi di gestione della struttura e dei punti vendita. In questo modo, i team di vendita e operativi dispongono di un metodo più centralizzato per gestire gli eventi dalla richiesta iniziale fino alla realizzazione.

Funzionalità del software per la pianificazione degli eventi

Quando scegliete un software per la pianificazione degli eventi, prestate attenzione alle seguenti funzionalità principali:

• Gestione degli spazi per funzioni: consente di visualizzare e pianificare sale da ballo, sale riunioni, spazi privati per la ristorazione e altre aree per eventi da un calendario centralizzato.
• Generazione dei BEO: aiuta i team di catering e banchetti a creare e distribuire gli ordini per banchetti (BEO) contenenti menu, requisiti di allestimento, tempistiche e istruzioni operative.
• Gestione delle prenotazioni di gruppo: supporta richieste di gruppo, proposte, contratti, blocchi di camere, depositi e altri passaggi del processo di vendita degli eventi.
• Rilevamento dei conflitti: individua prenotazioni sovrapposte di spazi, attrezzature o risorse prima che causino problemi operativi.
• Proposte e contratti: consente ai team di vendita di creare proposte, accordi e contratti personalizzati e di raccogliere firme elettroniche.
• Pianificazione delle risorse: aiuta ad assegnare personale, apparecchiature audiovisive, arredi, requisiti di catering e altre risorse a eventi specifici.
• Strumenti per planimetrie e schemi: consentono ai team di creare configurazioni delle sale e piani dei posti a sedere per riunioni, matrimoni, conferenze e banchetti.
• Integrazioni con PMS e POS: collegano le informazioni sugli eventi ai sistemi di gestione della struttura e dei punti vendita per ridurre l'inserimento duplicato dei dati.
• Portali per i clienti: offrono agli organizzatori di eventi uno spazio per consultare i documenti, effettuare pagamenti, inviare informazioni e comunicare con la sede.
• Analisi e report: monitorano i ricavi degli eventi, i tassi di conversione, l'utilizzo degli spazi, l'attività di gruppo e altri indicatori delle prestazioni.

Vantaggi del software per la pianificazione degli eventi

L'implementazione di un software per la pianificazione degli eventi offre diversi vantaggi al vostro team e alla vostra attività. Eccone alcuni:

• Riduzione dei conflitti di prenotazione: La disponibilità in tempo reale degli spazi per eventi facilita l'evitamento di doppie prenotazioni e assegnazioni sovrapposte delle risorse.
• Migliore coordinamento tra i reparti: I dettagli centralizzati degli eventi consentono ai team di vendite, catering, banchetti, cucina e front office di accedere alle stesse informazioni.
• Vendite degli eventi più rapide: Proposte digitali, contratti, raccolta dei pagamenti e flussi di lavoro automatizzati possono ridurre il tempo tra la richiesta e la prenotazione confermata.
• Esecuzione degli eventi più precisa: I BEO, le planimetrie, le tempistiche e i programmi delle risorse aiutano i team a comprendere esattamente ciò che richiede ogni evento.
• Meno inserimento manuale dei dati: Le integrazioni con PMS, POS, CRM, sistemi contabili e sistemi di pagamento riducono la necessità di reinserire le informazioni sugli eventi e sugli ospiti nei diversi sistemi.
• Migliore esperienza per gli ospiti: Una comunicazione più rapida, i portali per i clienti e i dettagli organizzati degli eventi facilitano la risposta ai responsabili dell'organizzazione e la gestione delle modifiche.
• Migliore visibilità sui ricavi: Gli strumenti di reportistica aiutano a comprendere i ricavi degli eventi, i tassi di conversione, l'utilizzo degli spazi per eventi e le prestazioni dell'attività relativa ai gruppi.

Costi e prezzi del software per la pianificazione degli eventi

La scelta di un software per la pianificazione degli eventi richiede la comprensione dei vari modelli e piani tariffari disponibili. I costi variano in base alle dimensioni della struttura, al numero di utenti, agli spazi per eventi, alle integrazioni, ai moduli e ai requisiti di implementazione. Molti fornitori specializzati nel settore dell'ospitalità utilizzano prezzi personalizzati invece di pubblicare tariffe mensili fisse.

La tabella seguente riassume gli approcci tariffari più comuni e le funzionalità generalmente incluse nelle soluzioni software per la pianificazione degli eventi:

Tabella comparativa dei piani per il software di pianificazione degli eventi