Konferenssien hallintaohjelmisto voi helpottaa tapahtumien suunnittelua ja toteutusta kokoamalla ilmoittautumiset, lipunmyynnin, osallistujien sitouttamisen, aikataulutuksen ja raportoinnin yhteen järjestelmään.
Oikea alusta voi vähentää manuaalista työtä, parantaa koordinointia ja antaa järjestäjille paremman näkyvyyden osallistujien toimintaan ja tapahtuman suorituskykyyn. Tämä on erityisen hyödyllistä hallittaessa monimutkaisia konferensseja, joissa on useita istuntoja, puhujia, näytteilleasettajia ja suuria osallistujamääriä.
Arvioin useita konferenssien hallintaohjelmistoja niiden ominaisuuksien, käytettävyyden ja tapahtumien hallintaominaisuuksien perusteella. Alla oleva luettelo nostaa esiin vaihtoehdot, jotka soveltuvat erityyppisiin konferenssitarpeisiin.
Miksi luottaa ohjelmistosuosituksiimme
6,700+
Reviews
20
Industry experts
16+
Evaluation factors
14
Years
Tiimimme on testannut ja arvioinut ohjelmistoja vuodesta 2012 lähtien. Majoitusalan johtajina tiedämme itse, kuinka vaikeaa — ja tärkeää — oikean ohjelmiston valitseminen on.
Tätä opasta varten arvioimme työkaluja käytännön testauksen ja itsenäisen tutkimuksen avulla, pisteyttäen työkalut valintakriteeriemme perusteella.
Arvostelumme perustuvat inhimilliseen toimitukselliseen harkintaamme, eivät myyntipuheeseen.
Konferenssien hallintaohjelmistojen vertailutaulukko
Tässä vertailutaulukossa esitetään yhteenveto parhaiksi arvioimieni konferenssien hallintaohjelmistojen hinnoittelutiedoista:
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Paras mobiilitapahtumasovellus | Ei saatavilla | Alkaen $2,495 | Website | |
| 2 | Paras joustavaan tapahtumasuunnitteluun ja ilmoittautumiseen | Ei | Alkaen $11,800/vuosi (laskutetaan vuosittain) | Website | |
| 3 | Paras käyttäjäystävälliseen mobiiliverkostoitumiseen | Ei | Hinnoittelu pyynnöstä | Website | |
| 4 | Paras tehokkaaseen lipunmyyntiin ja varainhankintaan | Ilmainen kokeilu saatavilla | Alkaen $7,500 (kertamaksu) | Website | |
| 5 | Paras tehokkaaseen tapahtumien projektinhallintaan | Kyllä | $5/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain) | Website | |
| 6 | Sopii parhaiten vaikuttaviin hybridikonferensseihin | Ilmainen esittely saatavilla | Hinta pyydettäessä | Website | |
| 7 | Sopii parhaiten vuorovaikutteisiin virtuaalisiin ja hybridimuotoisiin tapahtumiin | Kyllä | $500/kuukausi, laskutetaan vuosittain | Website | |
| 8 | Parhaiten mukautettaviin tapahtumasovelluksiin | Ei | Hinta pyydettäessä | Website | |
| 9 | Paras vaikuttaviin virtuaalitapahtumakokemuksiin | Ei | Alkaen 99 $/järjestäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain) | Website | |
| 10 | Paras kattaviin tapahtumapaikkojen hankintaratkaisuihin | Ilmainen esittely saatavilla | Hinnoittelu pyynnöstä | Website |
Paras konferenssien hallintaohjelmisto: arvio
Alla ovat yksityiskohtaiset yhteenvetoni parhaista konferenssien hallintaohjelmistoista, jotka pääsivät valintalistalleni. Arvosteluissani tarkastellaan yksityiskohtaisesti kunkin työkalun tärkeimpiä ominaisuuksia, etuja & haittoja, integraatioita ja ihanteellisia käyttötapauksia, jotta löydät itsellesi parhaiten sopivan vaihtoehdon.
Expo Pass tukee mobiilitapahtumasovelluksia sisäänkirjautumiseen, aikatauluihin ja osallistujapäivityksiin Expo Pass on tapahtumienhallinta-alusta, joka kattaa verkkorekisteröinnin, paikan päällä tehtävän sisäänkirjautumisen, nimikylttien tulostamisen, liidien keräämisen, osallistujien seurannan sekä mobiilitapahtumasovelluksen lähitapahtumiin, virtuaalitapahtumiin ja hybriditapahtumiin.
Kenelle Expo Pass sopii parhaiten?
Expo Pass sopii konferensseja, messuja ja näyttelyitä järjestäville tapahtumajärjestäjille, jotka haluavat asettaa vahvan mobiiliosallistujakokemuksen tapahtumansa keskiöön.
Miksi valitsin Expo Passin
Expo Pass päätyi suosikkilistalleni, koska mobiilitapahtumasovellus on aidosti yksi parhaista näkemistäni ratkaisuista osallistujien sitouttamiseen lähi-, virtuaali- ja hybriditapahtumissa. Pidän siitä, että osallistujat saavat henkilökohtaiset ohjelmat, reaaliaikaisen viestinnän ja verkostoitumisen sessioiden aikana iOS:llä, Androidilla tai selaimessa ilman lataamista. Push-ilmoitusten avulla voin päivittää aikatauluja reaaliajassa, ja sponsorien näkyvyys on rakennettu suoraan sovelluskokemukseen.
Expo Passin tärkeimmät ominaisuudet
- Nimikylttien tulostaminen paikan päällä: Mukautetulla brändäyksellä varustetut nimikyltit tulostetaan tarvittaessa Zebra-tulostimilla, jotka on yhdistetty suoraan tapahtumapaikalle toimitettuihin käyttövalmiisiin iPad-kioskeihin.
- CE/CEU-pisteiden seuranta: Sessioiden skannaukset laskevat automaattisesti pisteiden saamisen edellytykset ja luovat henkilökohtaiset todistukset mukautettavien osallistumissääntöjen perusteella.
- Ryhmähuonekiintiöiden hallinta: Järjestäjät voivat määrittää huonekiintiöitä, alakiintiöitä ja brändättyjä osallistujien varaussivuja sekä seurata varauskertymää reaaliajassa ja käyttää hotellin portaalia.
- Liidien kerääminen: Näytteilleasettajat skannaavat osallistujien nimikyltit Expo Pass -sovelluksella ja voivat kerätä, luokitella sekä viedä liidejä suoraan tapahtumalattialta.
Expo Pass -integraatiot
Expo Pass tarjoaa dokumentoidut integraatiot Stripen, Zoomin, Vimeon, IBM Streamin ja Linkroomin kanssa. Se ei dokumentoi natiiveja PMS-, CRS-, POS-, CRM-, Zapier- tai API-integraatioita.
Pros and Cons
Pros:
- Mobiilitapahtumasovellus ei vaadi lataamista
- Kokonaisvaltainen nimikylttien tulostaminen paikan päällä sisältyy
- Automaattinen CE/CEU-pisteiden seuranta saatavilla
Cons:
- Ei juhlatilaustarjouksia tai pitopalvelutyökaluja
- Hotellin toimistilojen hallintaominaisuudet puuttuvat
Learn more about Expo Pass:
Paras joustavaan tapahtumasuunnitteluun ja ilmoittautumiseen- Ei
- Alkaen $11,800/vuosi (laskutetaan vuosittain)
Visit WebsiteCustomer Rating:4.8/5
Swoogo yhdistää ilmoittautumisen, sessiot, puhujat, sisäänkirjautumisen vahvistamisen, huoneet ja raportoinnin. Swoogo on tapahtumien ilmoittautumis- ja hallinta-alusta, joka kattaa osallistujien ilmoittautumisen, tapahtumasivuston rakentamisen, sessioiden ja puhujien hallinnan, huonekiintiöiden koordinoinnin sekä paikan päällä tehtävän ilmoittautumisen vahvistamisen lähi-, virtuaali- ja hybriditapahtumiin.
Kenelle Swoogo sopii parhaiten?
Swoogo sopii erinomaisesti yritystapahtumien markkinoijille ja konferenssien järjestäjille, jotka tarvitsevat erittäin muokattavia osallistujien ilmoittautumisjärjestelmiä ja tapahtumasivustoja lähi-, virtuaali- tai hybriditapahtumiin.
Miksi valitsin Swoogon
Swoogo ansaitsee paikkansa parhaiden vaihtoehtojeni joukossa, koska sen ilmoittautumismoottori on aidosti yksi joustavimmista käyttämistäni. Sen avulla voit luoda täysin erilaiset ilmoittautumispolut puhujille, sponsoreille ja yleisille osallistujille yhden tapahtuman sisällä. Pidän siitä, että Hotels-moduulissa sisään- ja uloskirjautumispäivät voi sitoa tapahtuman päivämääriin, jolloin osallistujat varaavat oikean huonekiintiön ilman ylimääräistä edestakaista viestintää. Yhdistetty huonekiintiöraportti kokoaa kaikki kiintiövaraukset yhteen näkymään, mikä poistaa taulukkolaskentaan perustuvan seurannan tarpeen, johon useimmat konferenssitiimit edelleen turvautuvat.
Swoogon tärkeimmät ominaisuudet
- Ehdollinen ilmoittautumislogiikka: Luo eri osallistujatyypeille – puhujille, sponsoreille ja yleisille osallistujille – omat ilmoittautumispolut yhden tapahtuman sisällä rajattomien ehtojen avulla.
- Automaattiset osallistujatyönkulut: Käynnistä vahvistussähköpostit, osallistujien määrittämiset sessioihin ja kenttien päivitykset automaattisesti ilmoittautumisen tilan muutosten, kuten keskeyttämisen, muokkaamisen tai peruutuksen, perusteella.
- Moniraitainen sessioiden aikataulutus: Järjestä samanaikaiset sessiot useille raiteille puhujahakemusten lähetysportaalin avulla. Portaali sisältää sisäiset arviointi- ja tarkistusprosessit.
- Tapahtumien välinen osallistuja-analytiikka: Käytä yli 15:tä muokattavaa raporttia ja yhdistä osallistujatietoja useista tapahtumista trendien tunnistamiseksi ja sitoutumisen mittaamiseksi ajan mittaan.
Swoogon integraatiot
Swoogo tarjoaa yli 30 natiivista integraatiota, kuten Salesforcen, HubSpotin, Zoomin, ON24:n, Passkeyn, Stripen ja Google Analyticsin. Se tukee myös REST API:a, lähteviä webhook-kutsuja ja Zapieria; hotelli-PMS-, CRS- ja POS-integraatioita ei ole dokumentoitu.
Pros and Cons
Pros:
- Erittäin joustavat monipolkuiset ilmoittautumistyönkulut
- Järjestäjille tarkoitettu yhdistetty huonekiintiöraportti
- Vahvat tapahtumien tietoturva- ja vaatimustenmukaisuuden hallintakeinot
Cons:
- Ei hotellin puolen pitopalvelu- tai tilanhallintaa
- RFP- ja ryhmämyynnin myyntiputket puuttuvat
Learn more about Swoogo:
Paras käyttäjäystävälliseen mobiiliverkostoitumiseen- Ei
- Hinnoittelu pyynnöstä
Visit WebsiteCustomer Rating:4.8/5
Whova yhdistää ilmoittautumisen, istunnot, sisäänkirjautumisen, tiivistelmät, näytteilleasettajat ja verkostoitumisen. Whova on konferenssien hallinta-alusta lähi-, virtuaali- ja hybriditapahtumiin. Se kattaa osallistujien ilmoittautumisen, mobiilitapahtumasovellukset, ohjelman hallinnan, verkostoitumisen, näytteilleasettajien osastot ja tapahtuman jälkeisen analytiikan.
Kenelle Whova sopii parhaiten?
Whova sopii erityisesti konferenssien järjestäjille ja yhdistysten tapahtumatiimeille, jotka tarvitsevat mobiilipainotteisen alustan osallistujien sitoutumisen ja verkostoitumisen hallintaan.
Miksi valitsin Whovan
Valitsin Whovan yhdeksi parhaista vaihtoehdoista, koska sen mobiiliverkostoitumisen työkalut menevät paljon yksinkertaista osallistujahakemistoa pidemmälle. Tekoälypohjainen yhteensopivuuksien etsiminen, pikaverkostoitumisen videohuoneet ja yhteisötaulu antavat osallistujille mahdollisuuden verkostoitua ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen puhelimillaan. Pidän erityisesti tapaamisten ajoittajasta, jonka avulla osallistujat voivat varata kahdenkeskisiä tapaamisia ja tilaa paikan päällä, mikä muuttaa passiivisen konferenssiosallistumisen aktiiviseksi suhteiden rakentamiseksi.
Whovan tärkeimmät ominaisuudet
- Tiivistelmien hallinta: Brändätyn lähetysportaalin kautta puhujat voivat lähettää istuntoehdotuksia mukautettavilla lomakkeilla, yksi- tai kaksoissokkovertaisarvioinnilla sekä hyväksyttyjen tiivistelmien suoralla synkronoinnilla tapahtuman ohjelmaan.
- Tapahtumasivuston rakentaja: Valitse yli 20 mallista ja rakenna isännöity tapahtumasivusto, joka synkronoi ohjelman, puhujat ja sponsorit automaattisesti ilman koodausta.
- Pelillistämistyökalut: Tietokilpailut, valokuvakilpailut, passisihaasteet ja tulostaulukot lisäävät osallistujien aktiivisuutta koko tapahtuman ajan.
- Tapahtuman jälkeinen analyysiraportti: Whova tuottaa yksityiskohtaisen tapahtuman jälkeisen raportin, joka kattaa istuntojen osallistujamäärät, sitoutumismittarit, verkostoitumisaktiivisuuden ja sponsorien saamien näyttökertojen määrän.
Whovan integraatiot
Whova integroituu Cventiin, Eventbriteen, Zoomiin, Stripeen, HubSpotiin, Mailchimpiin, WildApricotiin, YourMembershipiin ja Glue Upiin. Se tukee myös API-avaimeen perustuvia yhteyksiä ja Zapieria.
Pros and Cons
Pros:
- Tarjoaa tekoälypohjaisia osallistujien yhteensopivuuden etsintätyökaluja
- Pelillistämisominaisuudet lisäävät osallistujien sitoutumista
- Tukee usean rinnakkaisohjelman istuntoja automaattisella synkronoinnilla
Cons:
- Hotellihuonekiintiöiden hallintatyökalut puuttuvat
- Ei tarjoa juhla- ja bankettitapahtumien tilaustietojen hallintaominaisuuksia
Learn more about Whova:
Paras tehokkaaseen lipunmyyntiin ja varainhankintaan- Ilmainen kokeilu saatavilla
- Alkaen $7,500 (kertamaksu)
Visit WebsiteCustomer Rating:4.7/5
Accelevents kattaa ilmoittautumisen, sisäänkirjautumisen, nimikyltit, osallistamisen ja virtuaalitapahtumat. Accelevents on kokonaisvaltainen tapahtumienhallinta-alusta, joka hoitaa ilmoittautumisen, lipunmyynnin, osallistujien sisäänkirjautumisen, nimikylttien tulostamisen, puhujien hallinnan, näytteilleasettajien portaalit sekä virtuaalitapahtumien järjestämisen paikan päällä järjestettäviä, virtuaalisia ja hybridikonferensseja varten.
Kenelle Accelevents sopii parhaiten?
Accelevents sopii hyvin tapahtumasuunnittelijoille, yhdistyksille ja yritysten markkinointitiimeille, jotka hallinnoivat ilmoittautumispainotteisia konferensseja ja joilla on monimutkaisia lipunmyyntiin, varainhankintaan tai hybridiosallistumiseen liittyviä tarpeita.
Miksi valitsin Acceleventsin
Valitsin Acceleventsin yhdeksi parhaista vaihtoehdoista, koska sen lipunmyynti- ja varainhankintatyökalut hallitsevat monimutkaisuutta, johon useimmat alustat eivät pysty. Pidän siitä, että se tukee ehdollista logiikkaa, hyväksyntätyönkulkuja ja varattuja istumapaikkoja rajattomilla ilmoittautumistyypeillä ilman tapahtumamaksuja. Konferensseissa, joissa yhdistyvät maksulliset tasot, ryhmävaraukset ja pääsykoodilliset istunnot, tätä joustavuutta on vaikea jäljitellä.
Acceleventsin tärkeimmät ominaisuudet
- Moniraitaisen ohjelman rakentaja: Luo ja hallinnoi monimutkaisia konferenssiaikatauluja useilla raiteilla ja päivitä istuntojen kapasiteettia, sijaintia ja tyyppiä joukkopäivityksillä.
- Virtuaalitapahtumakeskus: Järjestä suoratoistettavia ja tilauksesta katsottavia istuntoja suoraan alustalla. Automaattinen tekstitys sekä interaktiiviset työkalut, kuten kyselyt ja kysymykset ja vastaukset, on sisäänrakennettu jokaiseen istuntoon.
- Näytteilleasettajien resurssikeskus: Itsepalveluportaali, jossa näytteilleasettajat hallitsevat tehtäviä, lataavat materiaaleja ja keräävät osallistujien liidejä QR-skannauksen avulla tapahtuman aikana.
- Yhtenäinen analytiikan hallintapaneeli: Yhdistää ilmoittautumis-, tapahtumapaikan sisäänkirjautumis-, mobiilisovellus- ja virtuaalisen osallistumisen tiedot yhteen raportointinäkymään, jossa on mukautettavat ja jaettavat raportit.
Acceleventsin integraatiot
Accelevents tarjoaa dokumentoidut integraatiot Salesforceen, HubSpotiin, Marketoen, Zoomiin, Vimeoon, Cvent Passkeyhin, ExpoFP:hen ja Google Analytics GA4:ään. Se tarjoaa myös julkisen REST API:n, webhookit ja Zapier-tuen.
Pros and Cons
Pros:
- Rajattomat ilmoittautumistyypit ja ehdollinen lipunmyynti
- Osallistujan hotellivaraus suoraan ilmoittautumisen jälkeen
- Nimikylttien tulostus dynaamisilla nimikylttitekstin väreillä
Cons:
- Ei juhla- ja bankettitilausten hallintaominaisuuksia
- Ei hotellitoimintojen tai kiintiöiden hallintatyökaluja
Learn more about Accelevents:
Paras tehokkaaseen tapahtumien projektinhallintaan- Kyllä
- $5/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain)
Visit WebsiteCustomer Rating:4.6/5
ClickUp seuraa tapahtumien tehtäviä, tiloja ja vastuuhenkilöitä eri laitteilla. ClickUp on yleiskäyttöinen projektinhallinta-alusta, joka kokoaa yhteen tehtävien seurannan, työnkulkujen automatisoinnin, budjetoinnin, tiimityön ja mukautettavat koontinäytöt tapahtumasuunnittelun eri osa-alueiden koordinointia varten.
Kenelle ClickUp sopii parhaiten?
ClickUp sopii tapahtumatiimeille, jotka tarvitsevat joustavan projektinhallintakeskuksen toimittajien, aikataulujen ja budjettien koordinointiin suurissa konferensseissa.
Miksi valitsin ClickUpin
Otin ClickUpin mukaan kärkivalintoihini, koska se tuo konferenssisuunnitteluun tehokkaat projektinhallintaominaisuudet erityisesti silloin, kun koordinoit samanaikaisesti toimittajia, aikatauluja ja sisäisiä tiimejä. Pidän sen konferenssinhallintamallista, joka jakaa suunnittelun selkeästi määriteltyihin vaiheisiin, kuten valmisteluun, tapahtumapaikalla toimimiseen ja tapahtuman jälkeisiin tehtäviin, sekä sisältää 19 mukautettua tehtävän tilaa, joiden avulla kaikki liikkuvat osat pysyvät näkyvillä. Sen mukautettavien koontinäyttöjen avulla voin seurata toteutuneita kuluja suhteessa budjettiin reaaliajassa, mikä vastaa juuri suurten konferenssien koordinoinnin tarpeita.
ClickUpin tärkeimmät ominaisuudet
- Gantt-kaavionäkymä: Havainnollista tapahtumien aikatauluja tehtävien riippuvuuksien, virstanpylväiden ja koko konferenssin elinkaaren kattavan aikataulutuksen avulla.
- Vieraskäyttöoikeudet ja käyttöoikeusasetukset: Kutsu ulkoisia toimittajia, puhujia tai asiakkaita työtilaasi roolipohjaisten käyttöoikeuksien avulla.
- Koodittomat automaatiot: Määritä laukaisimiin perustuvia sääntöjä, jotka määrittävät tehtäviä automaattisesti, päivittävät tiloja ja lähettävät ilmoituksia suunnittelun edetessä.
- ClickUp-asiakirjat: Luo yhteistyössä laadittavia asiakirjoja, kuten tapahtuman kulkuohjeita tai toimittajabriefauksia, ja linkitä ne suoraan asiaankuuluviin tehtäviin.
ClickUpin integraatiot
ClickUp ilmoittaa tarjoavansa yli 1 000 integraatiota, mukaan lukien natiiviyhteydet Zoomiin, Slackiin, Microsoft Teamsiin, Google Kalenteriin ja Outlook-kalenteriin. Se tukee myös webhookieja, Zapieria ja julkista API:a, mutta siitä puuttuvat natiivisti PMS-, CRS- ja POS-integraatiot.
Pros and Cons
Pros:
- Mukautettavat koontinäytöt havainnollistavat tapahtumien budjetteja ja aikatauluja
- Koodittomat automaatiot vähentävät tehtävien manuaalista siirtelyä
- Vieraskäyttöoikeudet mahdollistavat yhteistyön toimittajien kanssa
Cons:
- Ei kokoushuoneiden tai huonekiintiöiden hallintaa
- Ei bankettitilausten (BEO) työnkulkuja
Learn more about ClickUp:
Sopii parhaiten vaikuttaviin hybridikonferensseihin- Ilmainen esittely saatavilla
- Hinta pyydettäessä
Visit WebsiteCustomer Rating:4.7/5
vFairs tarjoaa ilmoittautumiset, virtuaalitilat, aikataulut, verkostoitumisen ja sisäänkirjautumisen. vFairs on virtuaalisten ja hybridikonferenssien hallinta-alusta, joka kattaa tapahtumailmoittautumiset, vaikuttavat 3D/2D-virtuaaliympäristöt, usean rinnakkaisohjelman aikataulut, osallistujien verkostoitumisen, tiivistelmien lähettämisen, paikan päällä tapahtuvan sisäänkirjautumisen ja majoituksen koordinoinnin tapahtumajärjestäjille.
Kenelle vFairs sopii parhaiten?
vFairs sopii erityisesti tapahtumajärjestäjille ja yhdistyksille, jotka järjestävät laajoja virtuaalisia tai hybridikonferensseja ja tarvitsevat vaikuttavia osallistujaympäristöjä sekä sisäänrakennettuja osallistamistyökaluja.
Miksi valitsin vFairsin
vFairs päätyi suosikkilistalleni, koska mikään muu testaamani alusta ei vedä vertoja sen vaikuttaville hybridikonferenssiympäristöille, joissa osallistujat navigoivat täysin brändätyissä 3D-auloissa, auditorioissa ja verkostoitumisloungeissa riippumatta siitä, osallistuvatko he etänä vai paikan päällä. Erityisesti pidän tekoälypohjaisesta älykkäästä yhteensovittamisesta, joka yhdistää osallistujat, näytteilleasettajat ja puhujat kiinnostuksenkohteiden ja profiilin perusteella jo ennen kuin he liittyvät istuntoon. Usean rinnakkaisohjelman aikataulutyökalu, jossa istuntoihin voi ilmoittautua yhdellä napsautuksella ja muistutukset lähetetään automaattisesti, pitää sekä virtuaaliset että paikan päällä osallistuvat ajan tasalla monimutkaisten, useita päiviä kestävien ohjelmien aikana.
vFairsin tärkeimmät ominaisuudet
- Tiivistelmien lähetysportaali: Brändätty ja muokattava portaali puhujien ja tutkimusten lähetysten keräämiseen ja hallintaan sekä arvioijien määrittämiseen ja automaattisiin tilailmoituksiin.
- Pelillistämismoottori: Antaa osallistujille pisteitä istuntoihin osallistumisesta, latauksista ja kyselyistä sekä tarjoaa tulostaulukoita, merkkipaaluista myönnettäviä merkkejä ja palkintojen lunastusvaihtoehtoja.
- Tekoälypohjainen kasvojentunnistukseen perustuva sisäänkirjautuminen: Mahdollistaa kosketuksettoman ja QR-koodittoman sisäänkirjautumisen paikan päällä kasvojentunnistuksen avulla sekä tarjoaa offline-tilan ja reaaliaikaisen osallistujamäärien seurannan.
- Omalla brändillä varustettava mobiilitapahtumasovellus: Täysin brändätty osallistujasovellus, jossa on henkilökohtaiset aikataulut, push-ilmoitukset, verkostoitumistyökalut ja interaktiiviset kartat.
vFairsin integraatiot
vFairs ilmoittaa integraatiot Zoomiin, Webexiin, Microsoft Teamsiin, Restreamiin, Salesforceen, HubSpotiin, Slidoon ja yli 30 maksupalveluun. Se tarjoaa myös REST API -rajapinnan, webhookit, mukautettujen integraatioiden kehityksen ja Zapier-yhteyden.
Pros and Cons
Pros:
- Vaikuttavat 3D- ja 2D-virtuaaliympäristöt
- Tekoälypohjainen osallistujien ja näytteilleasettajien yhteensovittaminen
- Osallistujille suunnattu majoituksenhallintamoduuli
Cons:
- Ei hotellin kokoustilojen tai BEO-asiakirjojen hallintatyökaluja
- Huonekiintiöitä ei ole yhdistetty hotellin PMS-järjestelmään
Learn more about vFairs:
Sopii parhaiten vuorovaikutteisiin virtuaalisiin ja hybridimuotoisiin tapahtumiin- Kyllä
- $500/kuukausi, laskutetaan vuosittain
Visit WebsiteCustomer Rating:4.7/5
SpotMe antaa osallistujille mahdollisuuden seurata pääpuheenvuoroja suorana ja lähettää kysymyksiä reaaliajassa. SpotMe on tapahtumien osallistamisalusta, joka kattaa virtuaaliset, hybridimuotoiset ja paikan päällä järjestettävät konferenssit osallistujien ilmoittautumiseen, suoratoistoon, mobiilitapahtumasovelluksiin, sessioiden vuorovaikutukseen, verkostoitumiseen ja tapahtuman jälkeiseen analytiikkaan tarkoitetuilla työkaluilla.
Kenelle SpotMe sopii parhaiten?
SpotMe sopii erinomaisesti biotieteiden ja asiantuntijapalveluiden suurten yritysten tapahtumatiimeille, jotka järjestävät paljon virtuaalisia ja hybridimuotoisia ohjelmia.
Miksi valitsin SpotMen
SpotMe pääsi suosikkieni joukkoon, koska se hallitsee virtuaalisten ja hybridimuotoisten tapahtumien vuorovaikutteisen osuuden erittäin hyvin. Pidän siitä, että se yhdistää reaaliaikaiset kyselyt, kysymykset ja vastaukset, yhteensopivien osallistujien yhdistämisen sekä pienryhmähuoneet yhdeksi brändätyksi kokemukseksi, joten osallistujat pysyvät mukana riippumatta siitä, ovatko he paikan päällä vai osallistuvatko etänä. SpotMe Studio mahdollistaa usean esiintyjän suoratoistot, joissa on brändätyt nimitekstit ja reaaliaikainen tekstitys yli 30 kielellä, mikä on kokemukseni mukaan aidosti merkittävä etu kansainvälisissä hybridikonferensseissa.
SpotMen tärkeimmät ominaisuudet
- QR-koodilla tapahtuva sisäänkirjautuminen: Skannaa osallistujien QR-koodit sisäänkäynneillä ja seuraa sessiokohtaista osallistumista reaaliajassa. Järjestelmään on rakennettu myös tilojen enimmäiskapasiteetin valvonta.
- Pelillistämistyökalut: Mahdollistaa pisteiden ja kunniamerkkien myöntämisen osallistujille tehtävien suorittamisesta. Tulostaulut ja palkintokauppa kannustavat osallistumaan koko tapahtuman ajan.
- CEU-pisteiden seuranta ja sertifiointi: Seuraa yksittäisten sessioiden osallistumista jatkuvan koulutuksen pisteiden laskemista varten ja myöntää sertifikaatit automaattisesti suorittamisen jälkeen.
- Tarpeen mukaan käytettävä sisältökirjasto: Tallentaa sessioiden tallenteet, esitykset ja asiakirjat yhteen paikkaan, jotta osallistujat voivat palata sisältöihin tapahtuman päätyttyä.
SpotMen integraatiot
SpotMe tarjoaa natiivien integraatioiden tuen Salesforcelle, HubSpotille, Veevalle, IQVIA:lle, Marketolle, Eloqualla ja Pardotille sekä integraatiot Cventiin, RainFocukseen ja Swoogoon. Se tarjoaa myös REST-sovellusliittymän, OpenID Connect SSO:n ja RTMPS-yhteyden.
Pros and Cons
Pros:
- Tarjoaa yli 80 osallistujien sitouttamisen ominaisuutta
- Tarjoaa reaaliaikaisen tekstityksen yli 30 kielellä
- Mukautettavat brändätyt tapahtumasovellukset sisältyvät palveluun
Cons:
- Ei toiminto- tai hotellitilojen integraatioita
- Ei tue juhla- ja pitopalvelutapahtumien tilausten hallintaa
Learn more about SpotMe:
Parhaiten mukautettaviin tapahtumasovelluksiin- Ei
- Hinta pyydettäessä
Visit WebsiteCustomer Rating:4.6/5
EventMobi hallinnoi ilmoittautumisia, tapahtumasovelluksia, sisäänkirjautumista ja osallistujien osallistamista. EventMobi on tapahtumienhallinta-alusta, joka huolehtii osallistujien ilmoittautumisesta, brändätyistä mobiilitapahtumasovelluksista, virtuaalisten ja hybriditapahtumien tuotannosta, sisäänkirjautumisesta, nimikylttien tulostamisesta sekä osallistamista tukevista työkaluista, kuten reaaliaikaisista kyselyistä, Q&A-osioista ja verkostoitumisesta paikan päällä järjestettävissä, virtuaalisissa ja hybridikonferensseissa.
Kenelle EventMobi sopii parhaiten?
EventMobi sopii tapahtumajärjestäjille ja yhdistysten tiimeille, jotka tarvitsevat brändätyn, osallistujille suunnatun konferenssisovelluksen, jossa on sisäänrakennetut osallistamistyökalut paikan päällä järjestettäviä, virtuaalisia tai hybriditapahtumia varten.
Miksi valitsin EventMobin
EventMobi päätyi suosikkivaihtoehtojeni joukkoon, koska sovelluksen mukautusmahdollisuudet ovat aidosti vaikuttavat. Pidän erityisesti siitä, että vedä ja pudota -toiminnolla käytettävän edistyneen suunnittelutyökalun avulla voi rakentaa täysin brändätyn osallistujakokemuksen ilman ainuttakaan koodiriviä. Hybridikonferensseissa yksilöllisten ohjelmien ja EventMobi Studion suoratoistotuotannon yhdistelmä takaa sen, että paikan päällä ja etänä osallistuvat saavat yhtenäisen ja viimeistellyn kokemuksen samalta alustalta.
EventMobin tärkeimmät ominaisuudet
- Osallistujien ilmoittautumismoduuli: Tukee monivaiheista ilmoittautumista, porrastettua hinnoittelua, vain kutsutuille tarkoitettua pääsyä ja automatisoituja sähköpostityönkulkuja.
- Reaaliaikaiset kyselyt ja Q&A: Antaa järjestäjille mahdollisuuden toteuttaa reaaliaikaisia kyselyitä, kysymyksiä ja tutkimuksia suoraan tapahtumasovelluksessa istuntojen aikana.
- Pelillistämistyökalut: Sisältää haasteita, palkintotehtäviä ja sponsoroituja pelejä, jotka lisäävät osallistujien aktiivisuutta koko tapahtuman ajan.
- Näytteilleasettajien liidien kerääminen: Mahdollistaa näytteilleasettajille osallistujien nimikylttien skannaamisen sekä liidien keräämisen ja viennin tapahtumasovelluksesta.
EventMobin integraatiot
EventMobin integraatiokeskus tukee yli 1 000 sovellusyhteyttä, kuten Salesforcea, HubSpotia, Marketoa, Eventbritea, Cventiä, Mailchimpia, iMISiä, MemberSuitea, Wild Apricotia ja Airtablea. Lisäksi se tarjoaa ilmaisen API-rajapinnan ja Zapier-yhteyden.
Pros and Cons
Pros:
- Vedä ja pudota -toiminnolla käytettävä brändättyjen tapahtumasovellusten rakennustyökalu
- Reaaliaikaiset kyselyt ja pelillistäminen lisäävät osallistamista
- Sisäänkirjautuminen ja nimikylttien tulostaminen ovat integroituja
Cons:
- Ei kokoushuone- tai juhlatilatyökaluja
- Ei ryhmämajoituskiintiöiden hallintaominaisuuksia
Learn more about EventMobi:
Paras vaikuttaviin virtuaalitapahtumakokemuksiin- Ei
- Alkaen 99 $/järjestäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain)
Visit WebsiteCustomer Rating:4.5/5
RingCentral Events tukee ilmoittautumista, suoratoistoa, moniraitaisia ohjelmaosioita, verkostoitumista, sponsorikojuihin liittyviä toimintoja ja tapahtuman jälkeistä sisältöä. RingCentral Events on virtuaalisten ja hybriditapahtumien alusta, joka kattaa osallistujien ilmoittautumisen, suoratoiston, moniraitaiset ohjelmaosiot, verkostoitumisen, sponsorikojut ja tapahtuman jälkeisen sisällön isännöinnin.
Kenelle RingCentral Events sopii parhaiten?
RingCentral Events sopii erinomaisesti yritystapahtumien markkinoijille ja viestintätiimeille, jotka järjestävät laajoja virtuaalisia tai hybridikonferensseja.
Miksi valitsin RingCentral Eventsin
RingCentral Events pääsi suosikkilistalleni, koska se on suunniteltu alusta alkaen vaikuttavia virtuaalitapahtumakokemuksia varten. Sen jäsennelty virtuaalinen tapahtumapaikka tarjoaa osallistujille erillisiä tiloja, joissa he voivat siirtyä päälavoilta messukojuille ja nopean verkostoitumisen huoneisiin. Erityisesti pidän automaattisesta osallistujien yhteensovittamisesta, joka yhdistää osallistujia profiilitietojen perusteella sen sijaan, että verkostoituminen jätettäisiin sattuman varaan. Myös Creator Labin AI Clips -ominaisuus erottuu edukseen, sillä se luo automaattisesti kohokoostevideoita ja sosiaalisen median lyhytkatkelmia tallennetuista ohjelmaosioista ja pidentää tapahtuman sisällön käyttöikää huomattavasti varsinaisen tapahtumapäivän jälkeen.
RingCentral Eventsin tärkeimmät ominaisuudet
- Moniraitaisten ohjelmaosioiden hallinta: Järjestä samanaikaisia rinnakkaisohjelmia päälavan ohella, jolloin osallistujat voivat siirtyä raitojen välillä suorien tapahtumien aikana.
- Brändätyt ilmoittautumissivut: Luo muokattavia ilmoittautumissivuja, joissa on tarjouskoodeja, UTM-seuranta ja tuki yli 135 valuutalle.
- Paikan päällä tapahtuvan sisäänkirjautumisen työkalut: Hallitse osallistujavirtaa fyysisissä tapahtumapaikoissa kioskitilan, nimikylttien tulostuksen ja kulunvalvontatyökalujen avulla.
- Sisältökeskus: Isännöi ohjelmaosioiden tallenteita, klippejä ja materiaaleja brändätyllä tapahtuman jälkeisellä verkkosivulla, jotta sisältö on käytettävissä vielä tapahtuman päätyttyä.
RingCentral Eventsin integraatiot
RingCentral Events tarjoaa yli 40 integraatiota markkinapaikallaan, mukaan lukien HubSpot, Salesforce, Marketo, Cvent, Eventbrite, Kahoot, Miro, Slido ja Interprefy. Se tarjoaa myös julkisen REST API -rajapinnan ja yhdistyy Zapierin kautta yli 9 000 sovellukseen.
Pros and Cons
Pros:
- Tekoälypohjaiset kohokoostevideot ja sosiaalisen median lyhytkatkelmat
- Sisäänrakennettu ilmoittautuminen, sisäänkirjautuminen ja nimikylttien tulostus
- Automaattinen osallistujien yhteensovittaminen verkostoitumista varten
Cons:
- Ei hotellihuonekiintiöiden tai BEO-tapahtumamääräysten hallintaa
- Pohjapiirrokset ovat staattisia eivätkä interaktiivisia
Learn more about RingCentral Events:
10Paras kattaviin tapahtumapaikkojen hankintaratkaisuihinCvent
- Ilmainen esittely saatavilla
- Hinnoittelu pyynnöstä
Visit WebsiteCustomer Rating:4.3/5
Cvent koordinoi tapahtumapaikat, rekisteröinnin, huonekiintiöt, osallistujien sitouttamisen ja paikan päällä tapahtuvan sisäänkirjautumisen. Cvent on tekoälypohjainen konferenssien hallinta-alusta, joka kattaa tapahtumapaikkojen hankinnan, tarjouspyyntöjen hallinnan, ryhmähuonekiintiöiden hallinnan, tapahtumarekisteröinnin, osallistujien sitouttamisen ja paikan päällä tapahtuvan sisäänkirjautumisen lähi-, virtuaali- ja hybriditapahtumissa.
Kenelle Cvent sopii parhaiten?
Cvent sopii erityisen hyvin täyden palvelun ja suurten hotellien myyntitiimeille sekä MICE-toimintojen johtajille, jotka tarvitsevat yhden alustan suurten ryhmäkohtaisten tarjouspyyntömäärien, huonekiintiöiden ja useiden tapahtumien hankinnan hallintaan.
Miksi valitsin Cventin
Cvent ansaitsee paikkansa parhaiden vaihtoehtojen listallani, koska mikään muu alusta ei yllä sen tapahtumapaikkojen hankinnan kattavuuteen: Cvent Supplier Network -verkostossa on noin 340 000 hotellia ja tapahtumapaikkaa, ja yli 155 000 aktiivista suunnittelijaa lähettää tarjouspyyntöjä. Pidän erityisesti siitä, miten CventIQ™ pisteyttää saapuvat ryhmäkohtaiset tarjouspyynnöt ja asettaa ne tärkeysjärjestykseen arvioidun liikevaihdon ja ryhmäsopivuuden perusteella. Näin hotellien myyntitiimit käyttävät vähemmän aikaa tarjouspyyntöjen esikarsintaan ja enemmän aikaa oikeisiin liideihin vastaamiseen. Cvent Passkey täydentää kokonaisuutta reaaliaikaisilla huonekiintiövarausten seurantatoiminnoilla ja automaattisilla määräaikahälytyksillä, jotka poistavat jatkuvan edestakaisen taulukkolaskentapäivitysten tarpeen, johon useimmat tiimit yhä luottavat.
Cventin tärkeimmät ominaisuudet
- Mukautettavat rekisteröintipolut: Luo usean rinnakkaisen polun rekisteröintikulkuja ehdollisella logiikalla, istuntojen valinnalla, jonotuslistoilla ja maksujen käsittelyllä lähi-, virtuaali- tai hybriditapahtumia varten.
- Paikan päällä tapahtuva OnArrival-sisäänkirjautuminen: Tukee kioski- ja itsepalvelusisäänkirjautumista, tunnisteiden tulostamista tarpeen mukaan sekä reaaliaikaisia osallistujamäärien koontinäyttöjä tapahtumapaikalla.
- Attendee Hub -mobiilisovellus: Omalla brändillä varustettu sovellus, joka tarjoaa suoratoistoa, tilausvideoita, verkostoitumistyökaluja, kysymys- ja vastaustoiminnon, äänestyksiä ja pelillistämistä osallistujien sitouttamiseen.
- CSN-liiketoimintatiedon hallinta: Tarjoaa reaaliaikaista tarjouspyyntöputken analytiikkaa, kilpailijajoukon vertailuanalyysiä ja etenemisen seurantaa suoraan Cventin ryhmäkohtaisen hankintaverkoston yhteydessä.
Cvent-integraatiot
Cvent dokumentoi yli 80 natiivisti toimivaa integraatiota, mukaan lukien Salesforce, Marketo, HubSpot, Microsoft Dynamics, Zoom, Webex, Microsoft Teams ja SAP Concur. Cvent Passkeylla on sertifioitu kaksisuuntainen Maestro PMS -integraatio, ja avoin API tukee mukautettuja integraatioita.
Pros and Cons
Pros:
- Tapahtumapaikkojen hankintamarkkinapaikka, jossa on 340 000 kohdetta
- Tekoäly automatisoi tarjouspyyntöjen pisteytyksen ja priorisoinnin
- Passkey automatisoi ryhmäkohtaisten huonekiintiöiden hallinnan
Cons:
- Ei natiivisti tuettua BEO-asiakirjojen laatimista tai jakelua
- Täyden palvelun paketin hinta on itsenäisille toimijoille liian korkea
Muut konferenssien hallintaohjelmistot
Tässä on joitakin konferenssien hallintaohjelmistoja, jotka eivät päässeet valintalistalleni, mutta joihin kannattaa silti tutustua:
- 11Zoho BackstageParas päästä päähän ulottuviin tapahtumienhallintaominaisuuksiin
- 12Lasso.ioParhaiten edistyneeseen tapahtuma-analytiikkaan
- 13RainFocusParas yritystason konferenssidatan ja markkinoinnin sijoitetun pääoman tuoton hallintaan
- 14WrikeParas yhteistyöhön perustuvaan tapahtumasuunnitteluun
- 15GrenadineSopii parhaiten moniraitaisten konferenssien aikataulutukseen
- 16ON24Paras virtuaalikonferenssin osallistamiseen
- 17BizzaboParas tietopohjaiseen konferenssiosallistamiseen
- 18EventsAirParas interaktiivisiin konferenssikokemuksiin
- 19EventTempleParas tapahtumapaikkapainotteiseen konferenssimyyntiin
- 20EventSquidParas valinta mukautettaviin konferenssityönkulkuihin
Miten arvioin konferenssinhallintaohjelmistoja
Jaan jokaisen arvioinnin perustason välttämättömiin ominaisuuksiin – kuten BEO-työnkulkuihin ja PMS-integraatioon – sekä erottaviin tekijöihin, jotka erottavat hyvän vaihtoehdon juuri sopivasta.
Ydintoiminnot (tämän listan perusvaatimukset)
Kun valitsen työkaluja listalleni, arvioin jokaisen työkalun asteikolla 0 (ei tarjoa toimintoa) – 5 (erinomainen tällä osa-alueella) kunkin alla luetellun ydintoiminnon osalta. Sen jälkeen lasken työkalun kokonaispistemäärän prosenttiosuutena. Työkalun on saavutettava vähintään 65 prosentin kokonaispistemäärä, jotta se voidaan ottaa mukaan.
- Tila-alueiden hallinta: Tarkistan, seuraako alusta reaaliaikaista saatavuutta juhlasaleissa, pienemmissä kokoustiloissa ja johtokuntien kokoushuoneissa, mukaan lukien valmistelu- ja purkuajat, jotka estävät päällekkäiset varaukset.
- Ryhmäkiintiöiden hallinta: Sopimuksen mukaisten kiintiöiden käyttöasteen hallinnassa virheet tulevat kalliiksi, joten etsin katkaisupäivien seurantaa, kiintiöiden käyttämättä jäämisen laskelmia ja huonelistojen käsittelyä.
- Bankettitilausten (BEO) työnkulut: Arvioin, miten kukin työkalu luo, versioi ja jakelee BEO:t keittiö-, banketti- ja AV-tiimeille – erityisesti silloin, kun suunnittelija muuttaa lounasvierasmäärää 48 tuntia ennen tapahtumaa.
- RFP- ja tarjoushallinta: Saapuvasta liidistä allekirjoitettuun sopimukseen johtava prosessi on tärkeä, joten tarkastelen, miten työkalut vastaanottavat RFP:t, luovat brändättyjä tarjouksia ja kuljettavat kauppoja hyväksyntävaiheiden läpi.
- PMS/CRS-integraatio: Tarkistan sertifioidut kaksisuuntaiset yhteydet kiinteistönhallinta- ja keskitettyihin varausjärjestelmiin, kuten Operaan, Mewsiin tai Infor HMS:ään, jotta varastotiedot ja vierastiedot pysyvät synkronoituina.
- Ryhmien tuotto ja raportointi: Etsin etenemisraportteja, catering-ennusteita ja syrjäyttämisanalyysiä – sellaista raportointia, joka auttaa tuottotiimiä päättämään, hyväksytäänkö ryhmätarjous.
Kun minulla on lista työkaluista, jotka täyttävät nämä kriteerit, tarkastelen, mikä erottaa kunkin alustan muista.
Erottavat tekijät (mikä erottaa toimittajat toisistaan)
Näin vertailen eri toimittajia:
Erityisen hyvät ominaisuudet
Usean kiinteistön hallinta on merkittävä erottava tekijä hotelliketjuille. Etsin alustoja, joiden avulla alueellinen myyntitiimi voi jakaa liidejä ja verrata etenemistä kiinteistöjen välillä yhdestä hallintapaneelista. Myös mobiilikäyttö BEO:ille on tärkeää – bankettivastaavat ja keittiömestarit tarvitsevat reaaliaikaiset päivitykset tapahtumatilassa, eivät kolme päivää vanhaa tulostetta. Interaktiiviset pohjapiirrostyökalut täydentävät kokonaisuutta antamalla myyntitiimeille mahdollisuuden esitellä asiakkaille tilajärjestelyjä visuaalisesti varausprosessin aikana.
Ominaisuuksia laajempi tarkastelu
Majoitusalan ekosysteemin integraatiot ovat ensimmäisiä asioita, joita arvioin. Alusta, joka yhdistyy PMS- ja POS-järjestelmään sekä Cventin tai Knowlandin kaltaisiin liidilähteisiin, säästää tuntikausia manuaaliselta tietojen syöttämiseltä. Huomioin myös sopivuuden kiinteistön tyyppiin – 40 pienemmän kokoustilan kongressihotellilla on hyvin erilaiset tarpeet kuin putiikkihotellilla, joka järjestää satunnaisia johtoryhmien retriittejä. Myös hinnoittelurakenteella on merkitystä, sillä kiinteistökohtainen lisensointi voi tulla nopeasti kalliiksi kasvavalle portfoliolle käyttäjäkohtaisiin malleihin verrattuna.
Kuinka valita konferenssien hallintaohjelmisto
Konferenssien hallintaohjelmiston valinta riippuu tapahtuman muodosta, osallistujamäärästä, istuntojen monimutkaisuudesta ja paikan päällä tarvittavista ominaisuuksista. Mieti, tarvitsetko ilmoittautumisten hallintaa, usean rinnakkaislinjan aikataulutusta, näytteilleasettajatyökaluja, abstraktien hallintaa tai hybriditapahtumien ominaisuuksia.
| Jos tärkeintä on... | Etsi ominaisuuksia... |
|---|---|
| Jos tärkeintä on...Monimutkaisten konferenssiohjelmien hallinta | Etsi ominaisuuksia...Usean rinnakkaislinjan aikataulutus ja istuntojen hallinta |
| Jos tärkeintä on...Puhujien ja lähetysten käsittely | Etsi ominaisuuksia...Puhujaportaalit ja abstraktien hallinta |
| Jos tärkeintä on...Paikan päällä tapahtuvan toiminnan tehostaminen | Etsi ominaisuuksia...Ilmoittautuminen, nimikylttien tulostus ja osallistujien skannaus |
| Jos tärkeintä on...Sponsoreiden ja näytteilleasettajien tukeminen | Etsi ominaisuuksia...Näytteilleasettajaportaalit, liidien kerääminen ja osastojen hallinta |
| Jos tärkeintä on...Osallistujien aktiivisuuden lisääminen | Etsi ominaisuuksia...Verkostoituminen, mobiilisovellukset, kyselyt ja kysymykset ja vastaukset |
| Jos tärkeintä on...Hybridikonferenssien tai virtuaalikonferenssien järjestäminen | Etsi ominaisuuksia...Suoratoisto ja virtuaalisten istuntojen isännöinti |
Näin arvioit valintalistasi
- Testaa ilmoittautumisprosessisi: Luo useita osallistujatyyppejä, lippukategorioita, alennuskoodeja ja mukautettuja ilmoittautumiskysymyksiä.
- Laadi esimerkkikonferenssin ohjelma: Lisää useita ohjelmakokonaisuuksia, istuntoja, puhujia ja tiloja nähdäksesi, miten aikataulujen päällekkäisyydet käsitellään.
- Arvioi osallistujille suunnattuja työkaluja: Testaa mobiilisovellusta, henkilökohtaisia ohjelmia, verkostoitumistyökaluja, istuntohälytyksiä, kyselyitä ja kysymys- ja vastausominaisuuksia.
- Tarkastele tapahtumapaikan toimintoja: Tarkista, miten ohjelmisto käsittelee osallistujien sisäänkirjautumisen, nimikylttien tulostamisen, istuntojen osallistujaskannauksen ja viime hetken ilmoittautumismuutokset.
- Testaa näytteilleasettajien ja sponsoreiden prosesseja: Luo esimerkkiprofiileja näytteilleasettajille, osastovarauksia, sponsorointipaketteja ja liidien keräysprosesseja.
- Kompromissi: kaikki yhdessä -alusta vai erikoistuneet työkalut: Päätä, pitäisikö yhden alustan hallita koko konferenssia vai yhdistää erilliset ilmoittautumis-, suoratoisto- ja osallistamistyökalut.
Mitä konferenssien hallintaohjelmisto on?
Konferenssien hallintaohjelmisto on alusta konferenssien suunnitteluun, järjestämiseen ja toteuttamiseen ilmoittautumisesta tapahtuman jälkeiseen raportointiin asti.
Nämä alustat tukevat yleensä osallistujien ilmoittautumista, istuntojen aikataulutusta, puhujien hallintaa, sisäänkirjautumista, nimikylttien tulostamista, verkostoitumista ja raportointia. Jotkin tarjoavat myös tiivistelmien hallintaa, näytteilleasettajatyökaluja, tapahtumien mobiilisovelluksia ja virtuaalisten konferenssien toimintoja.
Konferenssien hallintaohjelmiston ominaisuudet
Kun valitset konferenssien hallintaohjelmistoa, kiinnitä huomiota seuraaviin keskeisiin ominaisuuksiin:
- Osallistujien ilmoittautuminen: Kerää osallistujien tietoja, hallinnoi lipputyyppejä, käsittelee ilmoittautumisia ja tukee mukautettuja ilmoittautumislomakkeita.
- Istuntojen ja ohjelman hallinta: Järjestää konferenssin ohjelmakokonaisuudet, istunnot, tilat, puhujat ja aikataulut yhdestä keskitetystä kalenterista.
- Puhujien hallinta: Tallentaa puhujaprofiilit, istuntomääritykset, esitystiedostot, saatavuuden ja viestintähistorian.
- Tiivistelmien hallinta: Kerää esitysehdotuksia, hallinnoi vertaisarviointeja, seuraa hyväksyntöjä ja sijoittaa hyväksytyt ehdotukset istuntoihin.
- Tapahtumapaikan sisäänkirjautuminen ja nimikylttien tulostaminen: Käsittelee osallistujien saapumisen ja tulostaa henkilökohtaiset nimikyltit nopeampaa sisäänpääsyä varten.
- Osallistujien verkostoituminen: Tarjoaa osallistujahakemistoja, tapaamisten aikataulutusta, viestintää, yhteensopivien kontaktien etsimistä ja muita verkostoitumistyökaluja.
- Tapahtumien mobiilisovellukset: Tarjoaa osallistujille pääsyn ohjelmiin, puhujatietoihin, ilmoituksiin, karttoihin, verkostoitumiseen ja istuntojen päivityksiin.
- Sponsoreiden ja näytteilleasettajien hallinta: Hallinnoi näytteilleasettajien profiileja, osastovarauksia, sponsorisisältöä, liidien keräystä ja osallistujien sitouttamistoimia.
- Virtuaalisten ja hybriditapahtumien työkalut: Tukee suoratoistoa, virtuaalisia istuntoja, verkossa tapahtuvaa verkostoitumista ja etäosallistumista.
- Konferenssiraportointi: Seuraa ilmoittautumisia, osallistumista, istuntoihin osallistumista, sitoutumista, liidejä ja muita tapahtuman suorituskykytietoja.
Konferenssien hallintaohjelmiston hyödyt
Konferenssien hallintaohjelmiston käyttöönotto tarjoaa useita etuja konferenssien järjestäjille ja tapahtumatiimeille:
- Keskitetty konferenssisuunnittelu: Säilyttää osallistujia, puhujia, istuntoja, näytteilleasettajia ja toimintoja koskevat tiedot yhdellä alustalla.
- Osallistujien nopeampi käsittely: Digitaalinen ilmoittautuminen, QR-koodit ja nimikylttien tulostaminen vähentävät manuaalisia sisäänkirjautumistehtäviä.
- Parempi istuntojen koordinointi: Aikataulutustyökalut helpottavat päällekkäisten istuntojen, puhujien, tilojen ja konferenssin ohjelmakokonaisuuksien hallintaa.
- Osallistujien aktiivisempi osallistuminen: Verkostoituminen, kyselyt, kysymykset ja vastaukset, ilmoitukset ja henkilökohtaiset ohjelmat kannustavat aktiivisempaan vuorovaikutukseen.
- Yksinkertaistettu puhujahallinto: Puhujaportaalit tarjoavat yhden paikan ansioluetteloiden, esitysten, saatavuuden ja istuntotietojen keräämiseen.
- Järjestelmällisemmät näytteilleasettajien toiminnot: Näytteilleasettajaportaalit ja liidien keräystyökalut helpottavat sponsoreihin ja osastoihin liittyvien toimintojen hallintaa.
- Parempi näkyvyys tapahtumaan: Raportointityökalut tuovat esiin ilmoittautumistrendit, istuntojen osallistujamäärät, sitoutumisen tason ja osallistujien käyttäytymisen.
- Tuki useille tapahtumamuodoille: Järjestäjät voivat hallinnoida lähikonferensseja, virtuaalisia konferensseja ja hybridikonferensseja samalla alustalla.
Konferenssien hallintaohjelmiston kustannukset ja hinnoittelu
Konferenssien hallintaohjelmiston hinnoittelu vaihtelee osallistujamäärän, tapahtumien tiheyden, ominaisuuksien ja palveluvaatimusten mukaan.
Jotkin toimittajat veloittavat tapahtuman tai osallistujan mukaan, kun taas toiset tarjoavat vuosittaisia tilauksia tai räätälöityjä yrityssopimuksia. Lisämaksuja voidaan veloittaa mobiilisovelluksista, paikan päällä käytettävistä laitteistoista, nimikylttien tulostamisesta, virtuaalitapahtumatyökaluista tai premium-tuesta.
Konferenssien hallintaohjelmistojen pakettien vertailutaulukko
| Pakettityyppi | Keskimääräinen hinta | Yleiset ominaisuudet |
|---|---|---|
| PakettityyppiIlmainen paketti | Keskimääräinen hinta$0 | Yleiset ominaisuudetPerusrekisteröityminen, rajoitettu tapahtumien aikataulutus ja sähköpostituki. |
| PakettityyppiHenkilökohtainen paketti | Keskimääräinen hinta$10-$30/käyttäjä/kuukausi | Yleiset ominaisuudetMukautettu brändäys, perusanalytiikka sekä sähköposti- ja chat-tuki. |
| PakettityyppiYrityspaketti | Keskimääräinen hinta$50-$100/käyttäjä/kuukausi | Yleiset ominaisuudetEdistynyt rekisteröityminen, integraatio-ominaisuudet ja puhelintuki. |
| PakettityyppiYritystason paketti | Keskimääräinen hinta$150-$300/käyttäjä/kuukausi | Yleiset ominaisuudetTäydellinen mukautettavuus, oma asiakkuuspäällikkö, edistynyt analytiikka ja koulutus. |
Konferenssien hallintaohjelmiston usein kysytyt kysymykset
Tässä on vastauksia konferenssien hallintaohjelmistoa koskeviin yleisiin kysymyksiin:
Miten konferenssien hallintaohjelmisto käsittelee tietoturvaa?
Konferenssien hallintaohjelmisto sisältää yleensä tietoturvatoimia, kuten salauksen ja tietosuojaa koskevia protokollia, osallistujien tietojen suojaamiseksi. On tärkeää tarkistaa, noudattaako ohjelmisto esimerkiksi GDPR:n tai HIPAA:n kaltaisia säädöksiä, jos ne koskevat tapahtumiasi. Näin varmistetaan, että tietosi pysyvät turvassa ja suojattuina.
Mitä tukivaihtoehtoja konferenssien hallintaohjelmistoon kuuluu?
Tukivaihtoehdot vaihtelevat palveluntarjoajan mukaan, mutta niihin kuuluu usein resursseja, kuten reaaliaikainen chat, sähköpostituki ja ohjekeskukset. Jotkin toimittajat tarjoavat yritystason paketteihin myös nimetyn asiakkuuspäällikön. Arvioi tiimisi tuen tarve ja valitse palveluntarjoaja, joka tarjoaa toimintaasi riittävää apua.
Voiko konferenssien hallintaohjelmistoa mukauttaa?
Useimmat konferenssien hallintatyökalut mahdollistavat mukauttamisen brändisi ja tapahtumasi vaatimusten mukaisiksi. Voit usein säätää teemoja, asetteluja ja osallistujapolkuja. Tarkista, tarjoaako ohjelmisto riittävästi joustavuutta brändi-identiteettisi ilmentämiseen ja tapahtuman erityistarpeiden täyttämiseen.
Miten arvioit alustan kykyä käsitellä hybridikonferensseja?
Tarkista, tukeeko se sekä paikan päällä että virtuaalisesti osallistumista — suoratoistoa, pienryhmähuoneita, virtuaalisia posterisessioita ja osallistujien chattia. Selvitä myös, kuinka sujuvasti järjestelmä käsittelee siirtymisen tapahtumapaikan sisäisten ja verkkosisältöjen välillä. Testaa, voivatko virtuaaliset ja paikan päällä olevat osallistujat olla vuorovaikutuksessa (Q&A, kyselyt, verkostoituminen) ilman ongelmia.
Millaisia raportteja ja analyysejä konferenssin jälkeen pitäisi odottaa?
Sinun pitäisi saada tiedot osallistujamääristä istunnoittain, keskeyttämisasteista, demografisesta jakaumasta, sponsoreiden liidiraporteista ja tyytyväisyyskyselyistä. Etsi myös vietävissä olevia raakatietoja omaa analyysiäsi varten. Mitä tarkemmin voit porautua tietoihin (ohjelmalinjan, päivän tai osallistujatyypin mukaan), sitä paremmin hyödynnettävissä ovat saamasi tiedot.
Miten osallistujaviestintää ja ilmoituksia käsitellään edistyneissä työnkuluissa?
Tarkista, voitko määrittää laukaisimien perusteella lähetettäviä sähköposteja esimerkiksi istuntojen muistutuksia, peruutuksia, jonotuslistailmoituksia tai aikataulumuutoksia varten. Selvitä myös, voitko mukauttaa viestejä osallistujan ohjelmalinjan tai tilan mukaan. Ilmoitusten vaimentaminen tai yhdistäminen auttaa estämään sähköpostitulvan.