10 parasta tapahtumien hallinnan CRM-järjestelmää onnistuneiden tapahtumien järjestämiseen vuonna 2026
10 Parhaiden tapahtumienhallinnan CRM-järjestelmien lista
Tapahtumien hallinta voi tuntua ylivoimaiselta. Hallittavanasi on lukemattomia tehtäviä ilmoittautumisista tapahtuman jälkeiseen analyysiin. Tässä tapahtumienhallinnan CRM-järjestelmä tulee avuksi. Nämä työkalut auttavat pysymään järjestyksessä ja varmistavat, ettei mikään unohdu.
Olen testannut ja arvioinut erilaisia ohjelmistoja esitelläkseni sinulle parhaat saatavilla olevat vaihtoehdot. Tavoitteeni on tarjota puolueeton ja perusteellisesti tutkittu katsaus parhaisiin vaihtoehtoihin, jotka vastaavat tarpeitasi. Saat tietoa ominaisuuksista, hinnoittelusta ja siitä, mikä tekee kustakin työkalusta ainutlaatuisen.
Tässä artikkelissa opit, miten oikea CRM voi yksinkertaistaa suunnittelua ja parantaa tiimisi tehokkuutta. Olitpa kokenut ammattilainen tai vasta tutustumassa tapahtumien hallintaan, löydät täältä hyödyllistä tietoa.
Why Trust Our Software Recommendations
Our team has been testing and reviewing software since 2012. As hospitality leaders ourselves, we know how difficult—and important—it is to choose the right software.
For this guide, we evaluated tools using hands-on testing and independent research, scoring tools using our selection criteria.
Our reviews reflect our human editorial judgment, not a sales pitch.
Tapahtumienhallinnan CRM-järjestelmien vertailutaulukko
Tässä vertailutaulukossa esitetään yhteenveto parhaiden tapahtumienhallinnan CRM-valintojeni hinnoittelutiedoista:
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Sopii parhaiten tapahtumarekisteröintiin ja nimikemerkkien tulostukseen | Ei saatavilla | Alkaen $2,495/tapahtuma | Website | |
| 2 | Paras hybriditapahtumien hallintaan, yhdistää paikan päällä ja virtuaalisesti toteutettavat kokemukset | Ilmainen esittely saatavilla | $200/user/month | Website | |
| 3 | Paras tapahtumien suunnittelun ja toteutuksen kokoamiseen yhteen alustaan | Ilmainen esittely saatavilla | $500/user/month | Website | |
| 4 | Paras ainutlaatuisten paikan päällä järjestettävien ja isännöityjen tapahtumaratkaisujen tarjoamiseen | Ilmainen esittely saatavilla | Mukautettu hinnoittelumalli | Website | |
| 5 | Paras saumattomaan suunnitteluun muiden Zoho-tuotteiden kanssa tapahtuvan integraationsa ansiosta | $19.20/user/month (billed annually) | Website | ||
| 6 | Paras laajan palveluvalikoimansa ansiosta, joka kattaa kaikki tapahtumienhallinnan tarpeet | Not available | Tarjousperusteinen hinnoittelu | Website | |
| 7 | Paras kattavien, päästä päähän ulottuvien tapahtumien hallintaominaisuuksiensa ansiosta | Ilmainen esittely saatavilla | $265/käyttäjä/kuukausi | Website | |
| 8 | Paras suuria tapahtumamääriä käsitteleville tapahtumapaikoille tehokkaiden seurantatoimintojensa ansiosta | Not available | $69/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain) | Website | |
| 9 | Paras ryhmätapahtumien logistiikan hallintaan ja sujuvoittamiseen | Not available | Tarjousperusteinen hinnoittelu | Website | |
| 10 | Paras mukautettujen tapahtumasovellusten luomiseen osallistujien sitouttamiseksi | Ilmainen sovellus saatavilla | Tarjousperusteinen hinnoittelu | Website |
Parhaiden tapahtumienhallinnan CRM-järjestelmien arviot
Sopii parhaiten tapahtumarekisteröintiin ja nimikemerkkien tulostukseen
Expo Pass on monipuolinen tapahtumienhallinta-alusta, joka on suunniteltu live-, virtuaali- tai hybriditapahtumia järjestäville ammattilaisille. Se palvelee tapahtumasuunnittelijoita ja -koordinaattoreita, jotka haluavat yksinkertaistaa osallistujien hallintaa, parantaa sitoutumista ja tehostaa logistiikkaa. Rekisteröinnin automatisointiin, sisäänkirjautumisten sujuvoittamiseen ja reaaliaikaiseen analytiikkaan tarkoitettujen ominaisuuksien avulla Expo Pass antaa sinun keskittyä ikimuistoisten kokemusten tarjoamiseen ilman manuaalisten prosessien aiheuttamaa vaivaa.
Miksi valitsin Expo Passin
Valitsin Expo Passin sen tapahtumarekisteröinti- ja nimikemerkkien tulostusominaisuuksien vuoksi, jotka ovat ratkaisevan tärkeitä suurten tapahtumien hallinnassa. Alustan reaaliaikaisen osallistujaseurannan avulla voit seurata osallistumisastetta reaaliajassa, mikä on olennaista perusteltujen päätösten tekemiseksi tapahtuman aikana. Lisäksi Expo Passin mobiilitapahtumasovellus toimii osallistujien keskitettynä tietokeskuksena ja tarjoaa esimerkiksi aikatauluja, puhujien esittelyjä ja interaktiivisia karttoja, mikä parantaa tapahtumakokemusta kokonaisuudessaan.
Expo Passin tärkeimmät ominaisuudet
Tapahtumarekisteröinnin ja nimikemerkkien tulostuksen lisäksi Expo Pass tarjoaa seuraavat ominaisuudet:
- Liidien kerääminen: Tämän ominaisuuden avulla näytteilleasettajat voivat kerätä ja hallita liidejä tehokkaasti, mikä tehostaa tapahtuman jälkeistä yhteydenpitoa.
- Virtuaalitapahtumien järjestäminen: Tarjoaa työkaluja virtuaalisessioiden järjestämiseen ja auttaa tavoittamaan suuremman yleisön verkossa.
- Mukautettava brändäys: Tarjoaa mahdollisuuksia sisällyttää brändisi ilme tapahtuman eri elementteihin ja parantaa brändin yhtenäisyyttä.
- Palautteen kerääminen: Mahdollistaa osallistujien reaaliaikaisen palautteen keräämisen ja auttaa arvioimaan tapahtuman onnistumista sekä kehityskohteita.
Expo Passin integraatiot
Integraatioihin kuuluvat Swoogo, Guidebook, WHOVA ja Avery. Expo Pass ei tällä hetkellä ilmoita muita natiivisti tuettuja integraatioita näiden lisäksi.
Pros and Cons
Pros:
- Tukee paikan päällä järjestettävien, virtuaalisten ja hybriditapahtumien suunnittelua
- Keskitetyt osallistuja- ja rekisteröintitiedot
- Tapahtumiin yhdistetty osallistumishistoria
Cons:
- Rajoitetut tapahtuman jälkeiset yhteydenpitotyökalut
- CRM-automaatio ja pisteytys puuttuvat
Swoogo
Paras hybriditapahtumien hallintaan, yhdistää paikan päällä ja virtuaalisesti toteutettavat kokemukset
Swoogo on innovatiivinen tapahtumienhallinnan CRM-järjestelmä, joka loistaa sekä virtuaalisten että paikan päällä järjestettävien tapahtumien hallinnassa, joten se on erinomainen valinta hybriditapahtumien hallintaan. Sen monipuolisuudelle ei juuri löydy vertaista tapahtumienhallinnan CRM-järjestelmien alalla, sillä se vastaa yhä digitaalisemmaksi muuttuvan maailman tarpeisiin menettämättä perinteisten tapahtumien viehätystä.
Miksi valitsin Swoogon: Valitsin Swoogon tälle listalle sen ainutlaatuisen tarjonnan vuoksi – se pystyy hallitsemaan taitavasti hybriditapahtumia. Tämä kaksikäyttöisyys erottaa sen useimmista kilpailijoista ja vastaa tapahtumien kehittyvää luonnetta nykypäivänä. Swoogo erottuu edukseen hybriditapahtumien hallinnassa, joten se on paras vaihtoehto niille, jotka etsivät paikan päällä ja virtuaalisesti toteutettavien kokemusten yhdistelmää.
Erottuvat ominaisuudet & integraatiot:
Swoogo tarjoaa kattavan valikoiman ominaisuuksia, kuten tapahtumiin ilmoittautumisen, virtuaaliset tapahtumatilat ja reaaliaikaisen analytiikan. Erityisen hyödyllinen on virtuaalisen tapahtumapaikan ominaisuus, jonka avulla käyttäjät voivat järjestää mukaansatempaavia virtuaalitapahtumia. Swoogo integroituu saumattomasti useisiin olennaisiin työkaluihin, kuten CRM-järjestelmä Salesforceen, kokousalusta Zoomiin ja markkinoinnin automaatioalusta Marketo:on.
Pros and Cons
Pros:
- Pystyy hallitsemaan hybriditapahtumia
- Vahvat integraatiomahdollisuudet
- Tehokas virtuaalisen tapahtumapaikan ominaisuus
Cons:
- Korkea aloitushinta
- Lisäkustannuksia premium-ominaisuuksista
- Saattaa olla tarpeettoman monipuolinen pelkästään paikan päällä järjestettäviin tapahtumiin
Bizzabo
Paras tapahtumien suunnittelun ja toteutuksen kokoamiseen yhteen alustaan
Bizzabo tarjoaa kattavan tapahtumienhallinnan CRM-järjestelmän, joka on suunniteltu kokoamaan tapahtumien suunnittelun ja toteutuksen kaikki osa-alueet yhteen. Sen avulla tiimit voivat luoda, hallinnoida ja toteuttaa tapahtumia tehokkaasti, mikä mahdollistaa paremman tiimityön ja sujuvammat toiminnot.
Miksi valitsin Bizzabon: Bizzabo päätyi tälle listalle tehokkaiden, kaikki tapahtumienhallinnan osa-alueet kattavien toimintojensa ansiosta. Työkalu menee useimpia tapahtumienhallinnan CRM-järjestelmiä pidemmälle kokoamalla koko suunnittelu- ja toteutusprosessin yhteen alustaan. Uskon sen olevan 'paras' organisaatioille, jotka pyrkivät tehostamaan tapahtumiensa suunnittelua ja toteutusta sekä saamaan kaikki tiimin jäsenet samalle sivulle.
Keskeiset ominaisuudet ja integraatiot:
Bizzabon ominaisuudet ulottuvat ilmoittautumisten hallinnasta verkkosivuston luomiseen ja osallistujien sitouttamistyökaluihin. Erityisen huomionarvoinen ominaisuus on sen monipuolinen analytiikka, joka tarjoaa reaaliaikaisia näkemyksiä tulevien tapahtumien kehittämiseen. Bizzabo integroituu myös markkinointiohjelmistoihin, kuten HubSpotiin, CRM-järjestelmiin, kuten Salesforceen, sekä maksupalveluihin, kuten PayPaliin.
Pros and Cons
Pros:
- Kaikki tapahtumien suunnitteluun ja toteutukseen tarvittava yhdessä paikassa
- Monipuoliset analytiikkaominaisuudet
- Laaja valikoima integraatioita
Cons:
- Korkea lähtöhinta
- Saattaa tuntua ylivoimaiselta pienemmille organisaatioille
- Jotkin edistyneet ominaisuudet edellyttävät lisäostosta
AnyRoad
Paras ainutlaatuisten paikan päällä järjestettävien ja isännöityjen tapahtumaratkaisujen tarjoamiseen
AnyRoad on tapahtumien hallintaan tarkoitettu CRM-järjestelmä, joka tarjoaa vaikuttavan valikoiman ominaisuuksia paikan päällä järjestettävien ja isännöityjen tapahtumien hallintaan. Sen ensisijainen keskittyminen ainutlaatuisten ja mieleenpainuvien kokemusten luomiseen erottaa sen markkinoilla, joita hallitsevat yleisluontoisemmat ratkaisut.
Miksi valitsin AnyRoadin: AnyRoad päätyi listalleni, koska se keskittyy erityisesti ainutlaatuisten tapahtumakokemusten luomiseen. Tämä painotus näkyy selvästi sen ominaisuuksissa ja toiminnoissa, mikä erottaa sen muista arvioimistani työkaluista. Tämän painotuksen ansiosta on selvää, että AnyRoad erottuu parhaana vaihtoehtona niille, jotka haluavat tarjota ainutlaatuisia ratkaisuja paikan päällä järjestettäviin ja isännöityihin tapahtumiin.
Keskeiset ominaisuudet ja integraatiot:
AnyRoad tarjoaa keskeisinä ominaisuuksina mukaansatempaavien kokemusten hallinnan, monipuoliset raportointiominaisuudet ja vieraille suunnatut yksilölliset kosketuspisteet. Alustan kokemussuhteiden hallinta (ERM) on merkittävä ominaisuus, joka parantaa osallistujakokemusta. Huomionarvoisiin integraatioihin kuuluu CRM-järjestelmä Salesforce, ja alusta tarjoaa sisäänrakennetut integraatiot useille maksunvälittäjille, kuten Stripelle ja PayPalille.
Pros and Cons
Pros:
- Vahva painotus ainutlaatuisten kokemusten luomiseen
- Kattavat kokemusten hallintaominaisuudet
- Joustava, mukautettu hinnoittelu
Cons:
- Läpinäkyvän hinnoittelun puute voi vaikeuttaa budjetointia
- Saattaa olla joidenkin käyttäjien tarpeisiin liian erityinen
- Ainutlaatuisten toimintojen vuoksi oppimiskynnys voi olla korkea
Paras saumattomaan suunnitteluun muiden Zoho-tuotteiden kanssa tapahtuvan integraationsa ansiosta
Zoho Backstage on Zoho-ekosysteemiin kuuluva tapahtumanhallintatyökalu, joka tarjoaa kattavat suunnittelu- ja toteutusominaisuudet. Se on erityisen kätevä käyttäjille, jotka ovat jo Zoho-ympäristössä, sillä se integroituu saumattomasti muihin Zoho-tuotteisiin.
Miksi valitsin Zoho Backstagen: Valitsin Zoho Backstagen sen saumattoman yhteensopivuuden vuoksi muiden Zoho-tuotteiden kanssa. Tämä syvälle ulottuva yhteensopivuus erottuu edukseen erityisesti yrityksissä, jotka käyttävät jo Zoho-tuotteita, sillä se tarjoaa yhtenäisen alustan tapahtumien suunnitteluun ja toteutukseen.
Arvioni mukaan sen saumaton integraatio Zoho-ekosysteemiin tekee siitä optimaalisen työkalun organisaatioille, jotka haluavat ylläpitää toimintojensa välistä synergiaa.
Erottuvat ominaisuudet & integraatiot:
Zoho Backstagen ominaisuuksiin kuuluvat tapahtumasivuston luominen, lippujen ja ilmoittautumisten hallinta, ohjelman rakentaminen sekä yleisön sitouttamistyökalut. Zoho Backstagen erottaa muista sen tiivis integraatio muihin Zoho-tuotteisiin, kuten Zoho CRM:ään, Zoho Projectsiin ja Zoho Mailiin, mikä takaa kokonaisvaltaisen tapahtumien suunnittelukokemuksen.
Pros and Cons
Pros:
- Vankka integraatio muihin Zoho-tuotteisiin
- Kattavat tapahtumanhallintaominaisuudet
- Tarjoaa kaiken kattavan alustan tapahtumien suunnitteluun ja toteutukseen
Cons:
- Rajoitetusti kolmansien osapuolten integraatioita Zoho-ekosysteemin ulkopuolella
- Saattaa olla vähemmän houkutteleva käyttäjille, jotka eivät vielä hyödynnä Zoho-tuotteita
- Edistyneet ominaisuudet ovat kalliimpia
Paras laajan palveluvalikoimansa ansiosta, joka kattaa kaikki tapahtumienhallinnan tarpeet
Cventin tapahtumienhallinta on kattava tapahtumienhallintaratkaisu, joka tarjoaa laajan valikoiman palveluita. Suunnittelusta ja markkinoinnista ilmoittautumiseen ja palautteen keräämiseen se kattaa tapahtuman elinkaaren kaikki osa-alueet. Tämä kattava palveluvalikoima tekee siitä parhaan vaihtoehdon niille, jotka haluavat täyttää kaikki tapahtumienhallinnan tarpeensa yhdessä paikassa.
Miksi valitsin Cventin tapahtumienhallinnan: Cventin tapahtumienhallinta päätyi listalleni vaikuttavan palvelulaajuutensa ansiosta, sillä se palvelee tapahtumienhallinnan kaikkia vaiheita. Tämä ominaisuus erottaa sen selvästi kaiken kattavana ratkaisuna, ja mielestäni juuri siksi se soveltuu parhaiten yhden luukun ratkaisuksi kaikkiin tapahtumienhallinnan tarpeisiin.
Keskeiset ominaisuudet ja integraatiot:
Cvent tarjoaa tehokkaita ominaisuuksia, kuten tapahtumiin ilmoittautumisen verkossa, tapahtumapaikkojen etsimisen, moduuliominaisuuksia, tapahtumasovelluksen, paikan päällä tarjottavia ratkaisuja ja markkinointianalytiikkaa. Se tarjoaa myös tärkeitä integraatioita suosittujen työkalujen, kuten Salesforcen, Marketon ja Microsoft Dynamicsin, kanssa, minkä ansiosta käyttäjät voivat sujuvoittaa työnkulkuaan eri alustojen välillä.
Pros and Cons
Pros:
- Kattava ominaisuusvalikoima, joka kattaa kaikki tapahtumienhallinnan osa-alueet
- Integraatiot suosittujen CRM- ja markkinointityökalujen kanssa
- Mukautettavat ratkaisut erityisiin tapahtumatarpeisiin
Cons:
- Hinnoittelutiedot eivät ole läpinäkyviä
- Joidenkin edistyneiden ominaisuuksien käytön oppimiskäyrä
- Mukautuksista saatetaan veloittaa lisämaksuja
Paras kattavien, päästä päähän ulottuvien tapahtumien hallintaominaisuuksiensa ansiosta
EventsAir on monipuolinen tapahtumien hallinnan CRM-järjestelmä, joka tarjoaa kattavan ratkaisun tapahtumien suunnitteluun ja toteutukseen. Se menee perinteistä tapahtumien hallintaa pidemmälle tarjoamalla kokonaisvaltaisen järjestelmän, joka huolehtii tapahtumajärjestämisen kaikista osa-alueista.
Miksi valitsin EventsAirin: Valitsin EventsAirin sen tarjoamien kattavien, päästä päähän ulottuvien tapahtumien hallintaratkaisujen vuoksi. Sen laaja ominaisuuskokonaisuus palvelee tapahtuman elinkaaren jokaista vaihetta, mikä erottaa sen joukosta muita, suppeammin kohdennettuja työkaluja. Se on ”paras” organisaatioille, jotka haluavat sujuvoittaa ja keskittää tapahtumien suunnitteluprosessinsa yhteen tehokkaaseen järjestelmään.
Keskeiset ominaisuudet & integraatiot:
EventsAir sisältää muun muassa osallistujien hallinnan, lipunmyynnin ja markkinointityökalut sekä erikoistuneempia toimintoja, kuten majoituksen ja matkustamisen hallinnan. Yksi sen keskeisistä ominaisuuksista on reaaliaikainen raportointi, jonka avulla tapahtumajärjestäjät voivat seurata onnistumisen mittareita tapahtuman edetessä. Työkalu tarjoaa hyödyllisiä integraatioita useiden maksuyhdyskäytävien, Mailchimpin kaltaisten markkinointiohjelmistoratkaisujen ja Salesforcen kaltaisten CRM-järjestelmien kanssa.
Pros and Cons
Pros:
- Kattava päästä päähän ulottuva tapahtumien hallinta
- Erikoisominaisuudet, kuten majoituksen hallinta
- Reaaliaikainen raportointi
Cons:
- Korkea aloitushinta voi olla joillekin liian suuri
- Edistyneiden toimintojen lisäkustannukset
- Saattaa olla liian monimutkainen pienimuotoisten tapahtumien järjestäjille
Paras suuria tapahtumamääriä käsitteleville tapahtumapaikoille tehokkaiden seurantatoimintojensa ansiosta
Miksi valitsin EventTemplen: EventTemple kiinnitti nopeasti huomioni poikkeuksellisen vahvalla keskittymisellään suuria tapahtumamääriä käsittelevien tapahtumapaikkojen palvelemiseen. Toisin kuin muut yleiskäyttöiset ratkaisut, EventTemple menestyy tässä erityisalueessa ja osoittaa ymmärtävänsä syvällisesti näiden tapahtumapaikkojen kohtaamat erityishaasteet.
Se erottuu tehokkailla seurantatoiminnoillaan, joten se sopii erinomaisesti suurten kävijämäärien hallintaan vaivattomasti. Vertailussani oli selvää, että EventTemple on muita parempi suuria tapahtumamääriä käsittelevien tapahtumapaikkojen hallinnassa, minkä vuoksi se on tämän erityistilanteen 'paras vaihtoehto'.
Keskeiset ominaisuudet & integraatiot:
EventTemple loistaa tehokkaalla myyntiliidien seuranta- ja hallintatoiminnollaan. Lisäksi se tarjoaa edistyneitä automaatio-ominaisuuksia, jotka hoitavat rutiinitehtävät tehokkaasti ja vapauttavat aikaasi tärkeämpään työhön. Keskeisiin integraatioihin kuuluvat QuickBooks kirjanpitoa varten, Mailchimp markkinointia varten sekä Zapier, joka avaa mahdollisuudet monipuoliseen lisäyhdistettävyyteen.
Pros and Cons
Pros:
- Erinomaiset seuranta- ja raportointiominaisuudet
- Edistyneet automaatio-ominaisuudet säästävät aikaa ja vaivaa
- Suunniteltu erityisesti suuria tapahtumamääriä käsitteleville tapahtumapaikoille
Cons:
- Korkeampi hinta kuin joillakin muilla vaihtoehdoilla
- Premium-ominaisuuksista aiheutuvat lisäkustannukset
- Saattaa tarjota enemmän ominaisuuksia kuin pienimuotoiset tapahtumajärjestäjät tarvitsevat
Groupize on tapahtumienhallinta-alusta, joka keskittyy ryhmätapahtumien järjestämisen yksinkertaistamiseen ja sujuvoittamiseen. Suunnittelusta toteutukseen Groupize tarjoaa työkaluja ja ominaisuuksia, joiden tarkoituksena on tehdä ryhmien logistiikan koordinoinnista vähemmän monimutkaista. Tämä keskittyminen ryhmien hallintaan tekee siitä ihanteellisen valinnan ryhmätapahtumien järjestäjille.
Miksi valitsin Groupizen: Valitsin Groupizen tähän luetteloon, koska se keskittyy ryhmätapahtumien logistiikkaan. Kaikki tapahtumienhallintatyökalut eivät painota tätä osa-aluetta yhtä paljon, mikä tekee Groupizesta erottuvan vaihtoehdon. Sen ominaisuudet ryhmätapahtumien logistiikan hallintaan ja sujuvoittamiseen perustelevat sen aseman ensisijaisena valintana tähän erityistarpeeseen.
Keskeiset ominaisuudet ja integraatiot:
Groupize tarjoaa laajan valikoiman ominaisuuksia, kuten automatisoidut ryhmävaraukset, tapahtumarekisteröinnit, osallistujien hallinnan ja raportoinnin. Se tarjoaa myös integraatioita erilaisiin matkahallintajärjestelmiin ja maksupalveluihin, mikä helpottaa ryhmämatkojen ja maksutapahtumien koordinointia ja hallintaa.
Pros and Cons
Pros:
- Erikoistunut ryhmätapahtumien hallintaan
- Integraatiot erilaisiin matkahallintajärjestelmiin ja maksupalveluihin
- Automatisoidut ryhmävaraukset ja osallistujien hallintaominaisuudet
Cons:
- Hinnoittelua ei ilmoiteta julkisesti
- Voi olla pieniin tapahtumiin tarpeettoman monimutkainen
- Kaikkien sen ominaisuuksien täysimääräinen hyödyntäminen voi viedä aikaa
Paras mukautettujen tapahtumasovellusten luomiseen osallistujien sitouttamiseksi
All In The Loop on pilvipohjainen alusta, jonka avulla tapahtumajärjestäjät voivat luoda omia mobiilitapahtumasovelluksiaan. Ohjelmisto tarjoaa interaktiivisia karttoja, verkostoitumistyökaluja ja mukautettuja brändäysvaihtoehtoja osallistujakokemuksen personointiin. Sen ainutlaatuinen myyntivaltti on sen tarjoama muokattavuus, minkä ansiosta se sopii parhaiten räätälöidyn tapahtumasovelluksen luomiseen.
Miksi valitsin All In The Loopin: Valitessani työkaluja tähän luetteloon arvostin ainutlaatuisia ominaisuuksia ja erikoisosaamisen alueita. All In The Loopin mahdollisuus luoda mukautettuja mobiilisovelluksia tapahtumiin antaa sille oman erityisen paikkansa tapahtumienhallintaohjelmistojen ekosysteemissä. Juuri tämä keskittyminen sovellusten luomiseen ja osallistujien sitouttamiseen sai minut pitämään All In The Loopia tähän tarkoitukseen parhaana vaihtoehtona.
Keskeiset ominaisuudet & integraatiot:
All In The Loopin avulla järjestäjät voivat luoda kiinnostavia tapahtumasovelluksia, joissa on esimerkiksi reaaliaikainen äänestys, kysymys- ja vastaustilaisuudet sekä henkilökohtaiset aikataulut. Nämä sovellukset voidaan myös integroida sosiaalisen median alustoihin, jolloin osallistujat voivat jakaa kokemuksiaan ja laajentaa tapahtuman tavoittavuutta fyysiseen tapahtumaan osallistuvien ulkopuolelle.
Pros and Cons
Pros:
- Tarjoaa alustan henkilökohtaisten tapahtumasovellusten luomiseen
- Reaaliaikaisen äänestyksen ja kysymys- ja vastaustoimintojen kaltaiset ominaisuudet lisäävät osallistujien sitoutumista
- Integrointi sosiaalisen median alustoihin tapahtuman laajemman tavoittavuuden saavuttamiseksi
Cons:
- Hinnoittelu ei ole läpinäkyvää, vaan se ilmoitetaan pyynnöstä
- Voi vaatia opettelua niiltä, joille sovellusten luominen on uutta
- Ei ihanteellinen pieniin tapahtumiin, jotka eivät välttämättä tarvitse erillistä sovellusta
Muut tapahtumienhallinnan CRM-järjestelmät
Alla on luettelo muista tapahtumienhallinnan CRM-järjestelmistä, jotka pääsivät lyhytlistallemme mutta eivät sijoittuneet kymmenen parhaan joukkoon. Niihin kannattaa ehdottomasti tutustua.
- GTR by Personify
Paras tekoälypohjaisen osallistujien yhteen saattamisen ja personoinnin ansiosta
- Lasso
Paras erikoistuneiden tapahtumien työvoimanhallintaominaisuuksiensa ansiosta
- Wrike
Paras tehtäväkeskeisten tapahtumaprojektien hallintaominaisuuksiensa ansiosta
Miten arvioin tapahtumienhallinnan CRM-järjestelmiä
Arvioin tapahtumienhallinnan CRM-järjestelmiä kahdella tasolla: perusvaatimusten, kuten BEO-tulosteen ja PMS-integraation, sekä erottavien tekijöiden perusteella, jotka erottavat yhden alustan toisista myynti- ja pitopalvelutiimisi näkökulmasta.
Ydintoiminnot (tämän luettelon perusvaatimukset)
Kun valitsen työkaluja luettelooni, arvioin jokaisen niistä asteikolla 0 (ei tarjoa toimintoa)–5 (erinomainen tällä osa-alueella) jokaisen alla luetellun ydintoiminnon osalta. Sen jälkeen muunnan työkalun kokonaispisteet prosenttiosuudeksi. Työkalun on saavutettava vähintään 65 prosentin kokonaispistemäärä, jotta se voidaan sisällyttää luetteloon.
- Tapahtumaliidien ja myyntiputken hallinta: Etsin mukautettavia myyntivaiheita, RFP-lomakkeita sekä asiakas- ja yhteyshenkilötietueita, joiden avulla myynti- ja pitopalvelutiimi voi seurata liidiä ensimmäisestä tiedustelusta allekirjoitettuun sopimukseen asti.
- Tilojen ja huonekiintiöiden hallinta: Visuaalisen päiväkirja- tai kalenterinäkymän tulisi näyttää kokoustilojen ja vierashuonekiintiöiden reaaliaikainen saatavuus sekä havaita päällekkäisyydet juhlasalin kaksoisvarausten estämiseksi.
- Tarjoukset, sopimukset ja sähköiset allekirjoitukset: Arvioin, luoko alusta brändättyjä tarjouksia mallipohjista ja tukeeko se sähköisiä allekirjoituksia, jotta tiimisi voi lähettää viimeistellyn hääpaketin ja kerätä allekirjoitetun sopimuksen yhden työnkulun kautta.
- Bankettitilausten luominen: BEO-tilausten on katettava ruoka- ja juomavalinnat, kattauksen yksityiskohdat sekä A/V-vaatimukset muodossa, jonka keittiö-, banketti- ja operatiiviset tiimit voivat toteuttaa ilman edestakaista sähköpostiviestintää.
- PMS- ja POS-integraatio: Tarkistan kaksisuuntaiset yhteydet kiinteistönhallintajärjestelmiin, kuten Operaan, Mewsiin tai Cloudbedsiin, jotta vierastilit, huonevarasto ja tapahtumamaksut pysyvät synkronoituina.
- Tapahtumatuottojen raportointi ja ennustaminen: Alustan tulisi tarjota myyntiputken ennusteita ja etenemisraportteja, joiden avulla myyntijohtaja voi verrata ryhmämyyntituottoja kuukausi- tai neljännesvuosittaisiin pitopalvelutavoitteisiin.
Kun minulla on luettelo näiden kriteerien mukaiset työkalut täyttävistä alustoista, tarkastelen, mikä erottaa kunkin alustan muista.
Erottavat tekijät (mikä erottaa palveluntarjoajat toisistaan)
Näin vertailen eri palveluntarjoajia:
Erityisominaisuudet
Alkuperäiset yhteydet RFP-markkinapaikkoihin ovat tärkeitä, kun tiimisi käsittelee viikoittain kymmeniä saapuvia liidejä Cventin tai Knowlandin kaltaisista lähteistä – alustat, jotka siirtävät mahdollisuudet suoraan myyntiputkeesi, säästävät tuntikausia manuaaliselta tietojen syöttämiseltä. Arvioin myös usean kiinteistön tukea, sillä hotelliketjut tarvitsevat liidien välittämistä kiinteistöjen välillä ja koko portfolion kattavia raportointikoosteita. Mobiilikäyttö BEO-tilauksiin on toinen tarkistamani erottava tekijä, koska bankettivastaavat ja keittiötiimit tarvitsevat reaaliaikaiset tapahtumatiedot työskentelypaikalla eivätkä edellisen päivän tulosteita.
Ominaisuuksia pidemmälle
Tarkastelen, miten kunkin alustan hinnoittelumalli sopii hotellitoimintaan – käyttäjäkohtainen lisensointi toimii boutique-hotellissa, mutta kasvava portfolio tarvitsee kiinteistö- tai portfoliokohtaisen hinnoittelun, joka skaalautuu ilman lisämoduuleista perittäviä yllättäviä maksuja. Käyttöönoton tuki on toinen keskeinen tekijä, erityisesti silloin, kun vanhoista järjestelmistä, kuten Delphistä tai Opera S&C:stä, siirretään historiallisia tietoja. Palveluntarjoaja, jolla on majoitus- ja ravintola-alaan erikoistuneita käyttöönoton konsultteja, voi saada myynti- ja pitopalvelutiimisi tuottavaksi viikkoja nopeammin kuin yleinen käyttöönottoprosessi.
Kuinka valita tapahtumienhallinnan CRM-järjestelmä
On helppoa juuttua pitkien ominaisuusluetteloiden ja monimutkaisten hinnoittelurakenteiden pariin. Jotta pysyisit keskittyneenä edetessäsi oman ohjelmistonvalintaprosessisi parissa, tässä on luettelo tekijöistä, jotka kannattaa pitää mielessä:
| Tekijä | Mitä kannattaa ottaa huomioon |
|---|---|
| Skaalautuvuus | Kasvaako CRM tapahtumatarpeidesi mukana? Harkitse työkaluja, jotka pystyvät käsittelemään suurempia osallistujamääriä ja monimutkaisempia tapahtumia liiketoimintasi laajentuessa. |
| Integraatiot | Integroituuko se nykyisiin työkaluihisi? Tarkista yhteensopivuus markkinointialustojen, maksupalvelujen ja muiden käyttämiesi ohjelmistojen kanssa. |
| Mukautettavuus | Voitko mukauttaa CRM-järjestelmän työnkulkuusi sopivaksi? Etsi vaihtoehtoja, joiden avulla voit säätää malleja, brändäystä ja raportteja vastaamaan prosessejasi. |
| Käytön helppous | Onko käyttöliittymä tiimillesi intuitiivinen? Valitse ohjelmisto, jonka selkeä rakenne minimoi koulutukseen ja tukipalveluihin tarvittavan ajan. |
| Käyttöönotto ja perehdytys | Kuinka nopeasti pääset alkuun? Arvioi käyttöönottoon tarvittava aika ja resurssit sekä selvitä, ovatko koulutusmateriaalit ja tuki saatavilla. |
| Kustannukset | Sopiiko hinnoittelu budjettiisi? Vertaile tilauspaketteja, piilokuluja ja kunkin paketin sisältämien ominaisuuksien tarjoamaa arvoa. |
| Turvallisuustoimet | Ovatko tapahtumatietosi ja osallistujien tiedot suojattuja? Varmista, että CRM-järjestelmä tarjoaa salauksen ja tietojen varmuuskopioinnin sekä noudattaa tietosuojasäännöksiä. |
| Tuen saatavuus | Saatko apua tarvittaessa? Harkitse asiakastuen kanavien saatavuutta ja vastausaikoja, erityisesti tapahtumien kiireisimpinä aikoina. |
Mikä on tapahtumienhallinnan CRM-järjestelmä?
Tapahtumienhallinnan CRM on työkalu, joka auttaa järjestämään ja hallitsemaan tapahtumasuunnittelun eri osa-alueita ilmoittautumisesta analytiikkaan. Tapahtumasuunnittelijat, markkinoijat ja koordinaattorit käyttävät tällaisia työkaluja tehokkuuden ja osallistujien sitoutumisen parantamiseen.
Ilmoittautumisten hallinta, integraatio markkinointityökaluihin ja mukautettavat mallipohjat tukevat tapahtumien tehokasta toteuttamista ja tietojen käsittelyä. Kaiken kaikkiaan nämä työkalut yksinkertaistavat tapahtumien hallinnan monimutkaista prosessia ja parantavat sekä järjestäjien että osallistujien kokonaiskokemusta.
Ominaisuudet
Kun valitset tapahtumienhallinnan CRM:ää, kiinnitä huomiota seuraaviin keskeisiin ominaisuuksiin:
- Ilmoittautumisten hallinta: Sujuvoittaa osallistujien ilmoittautumisia ja hoitaa lipunmyynnin, mikä helpottaa osallistujien seurantaa ja hallintaa.
- Integraatiomahdollisuudet: Yhdistyy olemassa oleviin markkinointityökaluihin ja maksuyhdyskäytäviin varmistaen tietojen ja maksutapahtumien sujuvan kulun.
- Mukautettavat mallipohjat: Mahdollistaa tapahtumasivujen ja viestinnän muokkaamisen brändisi ja tapahtumasi tarpeiden mukaisiksi.
- Analytiikka ja raportointi: Tarjoaa tietoa tapahtuman onnistumisesta ja osallistujien sitoutumisesta, mikä auttaa tekemään tietoon perustuvia päätöksiä.
- Mobiilikäytettävyys: Tarjoaa mobiilisovelluksen tapahtumien hallintaan liikkeellä ollessa, mikä parantaa joustavuutta ja reagointikykyä.
- Virtuaalitapahtumien järjestäminen: Tukee verkkotapahtumia, laajentaa tavoittavuutta ja mahdollistaa etäosallistujien osallistumisen.
- Viestintätyökalut: Helpottaa suoraa vuorovaikutusta osallistujien kanssa sähköpostien, ilmoitusten ja päivitysten avulla, mikä parantaa sitoutumista.
- Turvallisuustoiminnot: Varmistaa tietosuojan salauksen ja säädöstenmukaisuuden avulla sekä suojaa osallistujien tietoja.
- Helppokäyttöinen käyttöliittymä: Sisältää intuitiivisen ulkoasun, joka lyhentää opetteluun kuluvaa aikaa ja helpottaa tiimisi navigointia.
- Asiakastukipalvelut: Tarjoaa pääsyn apuun ja resursseihin, jotta saat tarvittaessa tukea.
Hyödyt
Tapahtumienhallinnan CRM:n käyttöönotto tarjoaa tiimillesi ja yrityksellesi useita hyötyjä. Tässä muutamia etuja, joita voit odottaa:
- Parempi organisointi: Keskittää kaikki tapahtumiin liittyvät tiedot, mikä helpottaa tehtävien hallintaa ja edistymisen seurantaa.
- Osallistujien parempi sitoutuminen: Helpottaa viestintää ja vuorovaikutusta osallistujien kanssa integroitujen työkalujen avulla, mikä lisää tyytyväisyyttä ja osallistumista.
- Tietoon perustuvat näkemykset: Tarjoaa analytiikka- ja raportointiominaisuuksia, joiden avulla voit ymmärtää tapahtuman onnistumista ja tehdä perusteltuja päätöksiä.
- Tehokkuuden lisääntyminen: Automatisoi toistuvia tehtäviä, kuten ilmoittautumisia ja lipunmyyntiä, vapauttaen tiimisi aikaa muihin tärkeisiin tehtäviin.
- Skaalautuvuus: Tukee tapahtumiesi kasvua käsittelemällä suurempia tietomääriä ja osallistujamääriä tarpeidesi kasvaessa.
- Kustannussäästöt: Vähentää manuaalista työtä ja virheitä, optimoi resurssien käyttöä ja voi pienentää tapahtumien kokonaiskustannuksia.
- Joustavuus: Tarjoaa mobiili- ja virtuaalitapahtumavaihtoehtoja, joiden avulla voit mukautua eri muotoihin ja tavoittaa laajemman yleisön.
Kustannukset & hinnoittelu
Tapahtumienhallinnan CRM:n valinta edellyttää saatavilla olevien hinnoittelumallien ja suunnitelmien ymmärtämistä. Kustannukset vaihtelevat ominaisuuksien, tiimin koon, lisäosien ja muiden tekijöiden perusteella. Alla oleva taulukko sisältää yhteenvedon tapahtumienhallinnan CRM-ratkaisujen yleisistä suunnitelmista, niiden keskimääräisistä hinnoista ja tyypillisistä ominaisuuksista:
Tapahtumienhallinnan CRM:n suunnitelmien vertailutaulukko
| Suunnitelman tyyppi | Keskimääräinen hinta | Yleiset ominaisuudet |
|---|---|---|
| Ilmainen suunnitelma | $0 | Ilmoittautumisten hallinnan perustoiminnot, rajoitettu raportointi ja sähköpostituki. |
| Henkilökohtainen suunnitelma | $10-$30/käyttäjä/kuukausi | Tehostetut ilmoittautumistyökalut, perusanalytiikka, mukautettavat mallipohjat ja sähköposti-ilmoitukset. |
| Yrityssuunnitelma | $40-$80/käyttäjä/kuukausi | Edistynyt analytiikka, integraatiot markkinointityökaluihin, mobiilisovelluksen käyttöoikeus ja asiakastuki. |
| Yritystason suunnitelma | $100-$200/käyttäjä/kuukausi | Kattava raportointi, oma asiakkuuspäällikkö, virtuaalitapahtumien järjestäminen ja ensisijainen tuki. |
Tapahtumienhallinnan CRM:n usein kysytyt kysymykset
Tässä on vastauksia yleisiin tapahtumienhallinnan CRM:ää koskeviin kysymyksiin:
Onko nämä työkalut suunniteltu integroitaviksi ilmoittautumisalustojen kanssa?
Useimmat tämän kategorian CRM-järjestelmät on suunniteltu toimimaan kolmansien osapuolten ilmoittautumisjärjestelmien kanssa. Joissakin on sisäänrakennetut liitännät, kun taas toiset edellyttävät API- tai manuaalista integrointia. Käyttöönotto voi vaihdella työkalun natiivien ominaisuuksien ja käytettävän ulkoisen alustan mukaan.
Pystyvätkö nämä työkalut hallinnoimaan sekä virtuaalisia että paikan päällä järjestettäviä tapahtumia?
Kyllä, monilla niistä voidaan käsitellä sekä virtuaalisia että paikan päällä järjestettäviä tapahtumia. Niihin sisältyy usein erilaisia työnkulkuja tai moduuleja tapahtuman tyypin mukaan. Kummankin muodon tuen taso riippuu alustan rakenteesta.
Miten nämä alustat käsittelevät osallistujatietoja?
Osallistujatiedot järjestetään yleensä keskitettyihin profiileihin tai tietueisiin. Joillakin työkaluilla seurataan osallistumishistoriaa, sitoutumisen tasoja ja viestintätoimintaa. Tietojen tallennus- ja näyttötavat vaihtelevat alustan mukaan.
Tukevatko nämä järjestelmät toistuvia tai usean istunnon tapahtumia?
Kyllä, monilla alustoilla voi määrittää toistuvia tapahtumia tai useita istuntoja yhden tapahtumakokonaisuuden alle. Niihin sisältyy usein ajoitustyökaluja päivämäärien ja kellonaikojen hallintaan. Määritysvaihtoehdot voivat vaihdella alustan joustavuuden mukaan.