10 parasta tapahtumien aikataulutusohjelmistoa vuodelle 2026
10 Parhaiden tapahtumien aikataulutusohjelmistojen lista
Hotellitapahtumien hallinta tarkoittaa juhla- ja tapahtumatilojen, vierashuonekiintiöiden, tarjoilutietojen, henkilökunnan ja laitteiden pitämistä synkronoituna ilman aikataulutusristiriitoja. Oikea tapahtumien aikataulutusohjelmisto voi koota nämä osa-alueet yhteen paikkaan ja antaa tiimillesi paremman näkyvyyden jokaiseen varaukseen.
Olen arvioinut hotellien ja ravintola- ja tapahtumatilojen johtavia vaihtoehtoja keskittyen työkaluihin, jotka tukevat tapahtumien aikataulutusta, juhla- ja tapahtumatilojen hallintaa, BEO:ita, ryhmävarauksia, resurssien koordinointia ja hotelli- ja ravintola-alan integraatioita.
Tässä oppaassa esittelen hotellitiimien parhaat tapahtumien aikataulutusohjelmistot sekä kunkin vaihtoehdon ominaisuudet, vahvuudet ja käyttötapaukset, jotta voit valita kiinteistöllesi sopivimman ratkaisun.
Why Trust Our Software Recommendations
Our team has been testing and reviewing software since 2012. As hospitality leaders ourselves, we know how difficult—and important—it is to choose the right software.
For this guide, we evaluated tools using hands-on testing and independent research, scoring tools using our selection criteria.
Our reviews reflect our human editorial judgment, not a sales pitch.
Parhaiden tapahtumien aikataulutusohjelmistojen yhteenveto
Tässä vertailutaulukossa esitetään yhteenveto parhaiksi valitsemieni tapahtumien aikataulutusohjelmistojen hinnoittelutiedoista, jotta löydät budjettiisi ja toimintasi tarpeisiin parhaiten sopivan vaihtoehdon.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Paras automaattiseen BEO- ja tarjousasiakirjojen luontiin | 14 päivän ilmainen kokeilu | Alkaen $199/kuukausi (laskutetaan vuosittain) | Website | |
| 2 | Paras interaktiivisten 3D-tapahtumatilakaavioiden laatimiseen | Ilmainen paketti saatavilla | Alkaen $150/kuukausi | Website | |
| 3 | Sopii parhaiten koko tapahtumapaikan yhteisiin aikataulujen hallintapaneeleihin | Ilmainen esittely saatavilla | Hinnoittelu pyynnöstä | Website | |
| 4 | Parhaimmillaan tekoälypohjaisten tapahtumahallintatyökalujen kanssa | Ei saatavilla | Alkaen 99 $/kuukausi (vuosittain laskutettuna) | Website | |
| 5 | Sopii parhaiten tapahtumatiimeille, joissa on rajattomasti käyttäjiä | Ilmainen esittely saatavilla | Hinta pyydettäessä | Website | |
| 6 | Paras tekoälypohjaiseen tiedustelujen ja varausten automatisointiin | Ilmainen esittely saatavilla | Hinnoittelu pyynnöstä | Website | |
| 7 | Paras vaihtoehto reaaliaikaiseen tapahtumatilojen välittömään saatavuuteen | Ilmainen esittely saatavilla | Hinta pyynnöstä | Website | |
| 8 | Paras, kun tarjoukset ja maksut on integroitu | Ilmainen esittely saatavilla | Alkaen $199/kuukausi | Website | |
| 9 | Paras joustaville tapahtumailmoittautumisen työnkuluille | Ilmainen esittely saatavilla | Alkaen $11,800/vuosi | Website | |
| 10 | Paras julkisten tapahtumien löydettävyyden maksimoimiseen | Ilmainen paketti saatavilla | Alkaen 3.7% + $1.79 lippua kohden | Website |
Parhaiden tapahtumien aikataulutusohjelmistojen arviot
Alla ovat yksityiskohtaiset yhteenvedot parhaista tapahtumien aikataulutusohjelmistoista, jotka pääsivät suosituslistalleni. Arvioni tarjoavat yksityiskohtaisen katsauksen kunkin alustan ominaisuuksiin, parhaisiin käyttötapauksiin ja toimintoihin, jotta löydät itsellesi parhaiten sopivan vaihtoehdon.
Paras automaattiseen BEO- ja tarjousasiakirjojen luontiin
Perfect Venue on yksityisten tapahtumien hallinta-alusta, joka on suunniteltu ravintoloille ja tapahtumapaikoille. Se yhdistää keskitetyn varauskalenterin, automaattisen BEO:n luonnin, tarjousasiakirjatyökalut, maksujen käsittelyn ja vierasviestinnän yhteen järjestelmään.
Kenelle Perfect Venue sopii parhaiten?
Perfect Venue sopii erinomaisesti itsenäisille ravintoloille, panimoille ja erillisille tapahtumapaikoille, jotka hallinnoivat yksityisiä illallisia ja järjestettyjä tapahtumia.
Miksi valitsin Perfect Venuen
Perfect Venue päätyi suosikkieni joukkoon erityisesti asiakirjojen luonnin ansiosta. Kun varaus saapuu, se luo automaattisesti BEO:n, joka sisältää ruokalistat, aikataulut ja henkilöstötiedot, sekä lähettää vieraalle brändätyn tarjouksen ilman, että minun tarvitsee käsitellä mallipohjaa. Henkilöstön BEO-ominaisuus välittää tapahtuman tiedot suoraan keittiö- ja salitiimeille. Pidän myös siitä, että asiakkaat voivat tarkastella, allekirjoittaa ja maksaa vierasportaalin kautta ilman jatkuvaa edestakaista viestittelyä.
Perfect Venuen tärkeimmät ominaisuudet
- Keskitetty tapahtumakalenteri: Tarkastele kaikkia tapahtumavarauksia, tiedusteluja ja saatavuutta useissa tapahtumapaikoissa yhdessä kalenterissa.
- Express Book -vierasvarausprosessi: Anna vieraiden tarkastella saatavuutta, valita ruokalajeja ja maksaa ennakkomaksuja suoraan verkossa.
- Mobiilisovellus tapahtumien hallintaan: Hallitse varauksia, päivitä tapahtumien tietoja ja käytä vierastietoja iOS-laitteilla.
- Tiimin tehtävien jakaminen: Määritä, seuraa ja ilmoita henkilöstölle tapahtumiin liittyvistä tehtävistä ja määräajoista reaaliajassa.
Perfect Venuen integraatiot
Perfect Venue tarjoaa natiivit integraatiot Stripen, Squaren, HubSpotin, Mailchimpin, 7shiftsin ja Tockin kanssa sekä muodostaa yhteyden Zapieriin. Mukautettuja integraatioita varten on saatavilla API.
Pros and Cons
Pros:
- Automaattinen BEO:n luonti säästää huomattavasti hallinnollista aikaa
- Vierasportaali mahdollistaa ennakkomaksujen ja allekirjoitusten itsepalvelun
- Henkilöstölle jaettava BEO pitää keittiötiimit ajan tasalla
Cons:
- Toiminnot ovat rajalliset suurille hotellikiinteistöille
- Sisäänrakennettuja pohjapiirros- tai tilakaaviotyökaluja ei ole
Cvent
Paras interaktiivisten 3D-tapahtumatilakaavioiden laatimiseen
Cvent on kokonaisvaltainen tapahtumienhallinta-alusta, joka kattaa ilmoittautumiset, tapahtumapaikkojen hankinnan, ryhmähuonekiintiöt, tilakaavioiden laatimisen, osallistujien sitouttamisen ja tapahtuman jälkeisen raportoinnin paikan päällä järjestettäville, virtuaalisille ja hybriditapahtumille.
Kenelle Cvent sopii parhaiten?
Cvent sopii suurille hotelleille, konferenssikeskuksille ja suurille yritysten tapahtumatiimeille, jotka hallinnoivat suuria määriä monimutkaisia, useissa tiloissa järjestettäviä tapahtumia.
Miksi valitsin Cventin
Cvent pääsi suosikkilistalleni, koska mikään muu tapahtumien aikataulutusalusta ei yllä lähellekään sen 3D-tilavisualisointia. Pidän siitä, että voit vetää BEO:n suoraan Cventin tapahtumakaavioihin, jolloin CventIQ AI poimii kaikki järjestelytiedot välittömästi ja manuaalinen tietojen syöttäminen jää kokonaan pois. Sen jälkeen valokuvantarkka 3D-esittelykierros antaa mahdollisuuden jakaa asiakkaille linkin, jonka kautta he näkevät tarkan huonejärjestyksen ennen kuin yhtäkään tuolia siirretään.
Cventin tärkeimmät ominaisuudet
- BEO-tietojen poiminta CventIQ AI:n avulla: Vedä ja pudota BEO:t suoraan alustalle, jolloin tapahtuman tiedot poimitaan automaattisesti.
- Resurssien kohdentaminen ja varaston seuranta: Kohdenna henkilöstö, audiovisuaalinen kalusto ja laitteet kuhunkin tapahtumaan reaaliaikaisen varastonhallinnan avulla.
- PMS- ja CRM-integraatiot: Yhdistää johtaviin hotellien PMS- ja myyntialustoihin tapahtumien, varausten ja osallistujatietojen synkronoimiseksi.
- Monen käyttäjän yhteistyö ja kommentointi: Mahdollistaa samanaikaiset muokkaukset, reaaliaikaiset ilmoitukset sekä sisäisen ja ulkoisen tiimiviestinnän missä tahansa tapahtuman työtilassa.
Cvent-integraatiot
Cvent tarjoaa natiivit integraatiot Salesforceen, HubSpotiin, Marketo:on, Oracle Hospitality OPERAan, Amadeus Delphiin ja Oracle Sales Cloudiin. Mukautettuja integraatioita varten on saatavilla API.
Pros and Cons
Pros:
- Alan johtavat 3D-pohjapiirrosten laatimistyökalut
- Tekoäly poimii BEO-tiedot automaattisesti
- Asiakasportaalit tukevat reaaliaikaisia tarjoushyväksyntöjä
Cons:
- Käyttöönotto kestää huomattavasti pidempään kuin kilpailijoilla
- Raporttien mukauttaminen vaatii lisämäärityksiä
Sopii parhaiten koko tapahtumapaikan yhteisiin aikataulujen hallintapaneeleihin
Momentus Technologies on tapahtumapaikkojen ja tapahtumien hallinta-alusta, joka yhdistää tilavaraukset, CRM:n, catering-hallinnan, tapahtumatilausten luonnin, toimintojen aikataulutuksen ja useiden tilojen kalenterinhallinnan monimutkaisia tapahtumapaikkaympäristöjä varten.
Kenelle Momentus Technologies sopii parhaiten?
Se sopii erinomaisesti konferenssipalvelujohtajille ja catering-myyntitiimeille, jotka hallinnoivat suuria tapahtumamääriä kongressikeskuksissa, areenoilla, stadioneilla tai yliopistokampuksilla.
Miksi valitsin Momentus Technologiesin
Momentus Technologies päätyi suosikkilistalleni, koska mikään muu alusta ei tarjoa useiden osastojen tapahtumapaikkatiimeille yhtä kattavaa jaettua kalenterinäkymää. Pidän erityisesti Saatavuuskalenterista, joka näyttää kaikkien varattavissa olevien alueiden reaaliaikaisen tilan saatavuuden samanaikaisesti, sekä mukautetusta Toimintonäkymästä, joka pitää catering-, AV- ja lattiatyöryhmät samalla tapahtuman aikajanalla. Kun rajattomalla määrällä käyttäjiä on käytössään yksi reaaliaikainen hallintapaneeli, se on kokemukseni mukaan poistanut versionhallinnan aiheuttaman sekasorron, joka yleensä syntyy myynti- ja operatiivisten tiimien välille.
Momentus Technologiesin tärkeimmät ominaisuudet
- 2D- ja 3D-tilakaavioiden luonti: Suunnittele yksityiskohtaiset pohjapiirrokset ja istumajärjestykset jokaiseen tapahtumatilaan.
- Kokonaisvaltainen ryhmävarausten hallinta: Hallinnoi tarjouksia, sopimuksia, ennakkomaksuja ja tuloennusteita yhdessä alustassa.
- Tilausten luonti ja muokkaus tapahtumia varten: Luo, mukauta ja jaa kattavia tapahtumatilauksia, joissa kuvataan catering- ja järjestelytarpeet.
- Avoin API järjestelmäintegraatioita varten: Yhdistä muihin työpaikan työkaluihin tai rakenna mukautettuja integraatioita monimutkaisia hotellitoimintoja varten.
Momentus Technologiesin integraatiot
Momentus Technologies tarjoaa natiivin integraation DocuSignin, Tessituran, EventDraw'n, Microsoft Outlookin, Mailchimpin ja WeTrackin kanssa. Mukautettuja integraatioita varten on saatavilla avoin API. Natiivisia PMS- tai POS-integraatioita ei ole dokumentoitu.
Pros and Cons
Pros:
- Reaaliaikainen saatavuus kaikissa tapahtumapaikan tiloissa
- Yksityiskohtaiset tapahtumatilaukset, jotka jaetaan useille osastoille
- Sisäänrakennettu 3D-pohjapiirrosten ja tilakaavioiden luonti
Cons:
- Dokumentoitua natiivista PMS-integraatiota ei ole
- Jyrkempi käyttöönottokäyrä pienemmille kohteille
Parhaimmillaan tekoälypohjaisten tapahtumahallintatyökalujen kanssa
Caterease on catering- ja tapahtumahallinta-alusta, joka perustuu ohjattuun varausprosessiin, BEO-tilausten luomiseen, menujen hallintaan, henkilöstöhallintaan ja Horizon Hubin tekoälypohjaiseen raportointiin.
Kenelle Caterease sopii parhaiten?
Caterease sopii erinomaisesti catering-tiimeille ja hotellien ruoka- ja juomatoiminnoille, jotka hallinnoivat suuria määriä tapahtumia ja joiden menu-, henkilöstö- ja laskutusvaatimukset ovat monimutkaisia.
Miksi valitsin Catereasen
Valitsin Catereasen yhdeksi parhaista vaihtoehdoista, koska sen Horizon Hub muuttaa aidosti tapaa, jolla tapahtumatietoja käytetään päivittäin. Cai-avustajan avulla voin hakea tapahtumien tietoja, asiakasrekistereitä ja raportteja luonnollisella kielellä kirjoitettujen kyselyiden avulla ilman tarvetta navigoida sisäkkäisissä valikoissa. Älykkäät raportit tuottavat tarvittaessa analyyseja ilman manuaalista määritystä, ja alan trendit vertaavat toimintaamme Catereasen koko asiakaskunnasta anonymisoituihin tietoihin. Tällaista vertailutietoa on vaikea saada muualta.
Catereasen tärkeimmät ominaisuudet
- Dynaaminen tapahtumien varausvelho: Ohjaa käyttäjiä keräämään kaikki tarvittavat tapahtuma-, asiakas- ja tapahtumapaikkatiedot sekä sisältää tapahtumatyypin mukaan määräytyviä kenttiä.
- Mukautettavat BEO- ja tarjousmallit: Mahdollistaa räätälöityjen juhlatilausten, sopimusten ja tarjousten suunnittelun ja luomisen kullekin asiakkaalle tai tilaisuudelle.
- Integroitu keittiön näyttöjärjestelmä: Tarjoaa keittiöhenkilöstölle reaaliaikaisen, värikoodatun näkymän kunkin tapahtuman ruokalajeista ja valmistelumuutoksista.
- Monitilakalenteri ryhmittelyllä: Näyttää varaukset ja niiden tilan useissa tapahtumatiloissa, mikä mahdollistaa nopean visuaalisen tarkastelun ja aikataulutuksen.
Catereasen integraatiot
Caterease tarjoaa natiiviset integraatiot QuickBooksiin, Outlookiin, Google Calendariin, Mailchimpiin, Constant Contactiin, Salesforceen ja DocuSigniin. Mukautettuja integraatioita varten on saatavilla API.
Pros and Cons
Pros:
- Tekoälyavustaja hakee tapahtumia luonnollisella kielellä
- Ohjattu varausprosessi kerää kaikki tapahtuman tiedot nopeasti
- Erittäin yksityiskohtainen BEO-tilausten luonti ja mukauttaminen
Cons:
- Käyttöliittymä vaikuttaa vanhentuneelta uudempiin alustoihin verrattuna
- Mobiilikäyttö jää työpöytäversion toimintojen jälkeen
Priava
Sopii parhaiten tapahtumatiimeille, joissa on rajattomasti käyttäjiä
Priava on pilvipohjainen tapahtumapaikkojen varaus- ja tapahtumanhallinta-alusta, joka kattaa tilojen aikataulutuksen, tarjoilun koordinoinnin, resurssien kohdentamisen, CRM:n ja ristiriitojen havaitsemisen useissa tapahtumapaikkatyypeissä.
Kenelle Priava sopii parhaiten?
Priava sopii keskisuurille ja suurille tapahtumapaikoille – konferenssikeskuksille, esittävän taiteen tiloille, yliopistoille ja areenoille –, jotka hallinnoivat suuria tapahtumamääriä samanaikaisesti useissa tiloissa.
Miksi valitsin Priavan
Sisällytin Priavan kärkivalintoihini, koska sen rajattomien käyttäjien malli tarkoittaa, että jokainen koordinaattori, tarjoilupäällikkö ja operatiivinen johtaja työskentelee samassa järjestelmässä ilman lisenssikustannusten kasvua. Pidän erityisesti siitä, miten alusta käsittelee useiden tapahtumapaikkojen samanaikaista aikataulutusta sisäänrakennettujen ristiriitatarkistusten avulla, joten kaksi tiimin jäsentä ei voi vahingossa varata samaa tilaa päällekkäin. Jaettu tehtävienhallinta ja palvelutilausten seuranta pitävät kaikki osastot ajan tasalla yhden tapahtumatietueen avulla.
Priavan tärkeimmät ominaisuudet
- Mukautettavat tapahtuma-asiakirjamallit: Luo ehdotuksia, sopimuksia ja asiakkaille tarkoitettuja materiaaleja kunkin tapahtuman ja tapahtumapaikan tarpeisiin mukautettuina.
- Alkuperäinen CRM liidien ja tiedustelujen hallintaan: Seuraa ja hallitse tapahtumatiedusteluja, asiakasvuorovaikutusta ja myyntimahdollisuuksia suoraan alustalla.
- Resurssien saatavuuden ja palveluiden seuranta: Kohdenna AV-, tarjoilu- ja logistisia resursseja varauksille samalla, kun seuraat varastoa ja tukitarpeita.
- Yksityiskohtainen useiden tapahtumapaikkojen raportointi: Tuota operatiivisia ja taloudellisia raportteja useista tiloista tai kiinteistöistä ennustamista ja suorituskyvyn seurantaa varten.
Priavan integraatiot
Priava tarjoaa natiivit integraatiot Salesforcen, NetSuiten, HubSpotin, MailChimpin, SAP:n ja Microsoft Outlookin kanssa. Mukautettuja integraatioita varten on saatavilla API.
Pros and Cons
Pros:
- Rajattomasti käyttäjiä koko tapahtumatiimille
- Reaaliaikainen ristiriitojen havaitseminen useissa tapahtumapaikoissa
- Hallitsee tarjoilua, resursseja ja tiloja yhdessä
Cons:
- Mobiilikäyttö on rajoitettua tilahenkilöstölle
- Käyttöönotto vaatii aikaa monimutkaisten määritysten vuoksi
Paras tekoälypohjaiseen tiedustelujen ja varausten automatisointiin
Tripleseat on majoitus- ja ravintola-alalle suunnattu tapahtumamyynnin ja -hallinnan alusta, joka käsittelee juhla- ja tapahtumatilojen varauksia, BEO-tilausten laatimista, catering-tarjouksia, ryhmävarauksia ja useiden tapahtumapaikkojen kalenterien koordinointia hotelleille, ravintoloille ja ainutlaatuisille tapahtumapaikoille.
Kenelle Tripleseat sopii parhaiten?
Tripleseat sopii erinomaisesti hotellien tapahtumatiimeille, catering-päälliköille ja useita tapahtumapaikkoja hallinnoiville toimijoille, jotka tarvitsevat tarkoitukseen suunnitellun alustan koko tapahtumamyynnin elinkaaren hallintaan.
Miksi valitsin Tripleseatin
Sisällytin Tripleseatin kärkivalintoihini, koska Tripleseat Intelligence käsittelee tiedustelujen koko elinkaaren ilman manuaalista työtä: välittömät automaattivastaukset vahvistavat uusien liidien vastaanoton, tekoäly laatii sopimusluonnokset tapahtumatietojen perusteella ja automaattiset muistutukset aktivoituvat, kun tarjous on ollut liian kauan allekirjoittamatta. Pidän myös Direct Book -ominaisuudesta, jonka ansiosta vieraat voivat vahvistaa tilavarauksia ympäri vuorokauden ilman puhelinsoittoa. Käytännössä tiimini muuntaa nyt liideiksi tiedusteluja, jotka muuten jäisivät kesken myyntiputkessa.
Tripleseatin tärkeimmät ominaisuudet
- 2D- ja 3D-pohjapiirrosdiagrammit: Suunnittele yksityiskohtaisia tapahtumajärjestelyjä vetämällä ja pudottamalla huoneiden ja istumapaikkojen sijoittelua.
- Juhlatilausten (BEO) luominen: Luo, mukauta ja jaa BEO-tilauksia, joissa kuvataan kunkin tapahtuman menut, aikataulut ja henkilöstötarpeet.
- Natiiviset PMS- ja POS-integraatiot: Yhdistä tapahtumatiedot johtaviin hotellien kiinteistönhallinta- ja kassajärjestelmiin sujuvaa toimintaa varten.
- Visuaalinen kalenteri useille tiloille: Varaa, estä ja hallitse useiden tapahtumapaikkojen ja juhlatilojen saatavuutta keskitetystä hallintapaneelista.
Tripleseatin integraatiot
Tripleseat tarjoaa natiiviset integraatiot GoTab POS:n, OpenTablen, SevenRooms:n, CardConnectin, DoorDash for Merchantsin, Outlookin, Google Calendarin ja Prismm:n kanssa. Mukautettuja integraatioita varten on saatavilla API.
Pros and Cons
Pros:
- Sisäänrakennettu tapahtumamyynnin oma myyntiputki
- Tekoäly automatisoi tiedusteluihin vastaamisen ja seurannan
- Tehokkaat työkalut BEO-tilausten luomiseen ja jakeluun
Cons:
- Raportoinnin mukautusmahdollisuudet ovat rajalliset
- Usean kiinteistön kokoonpanojen käyttöönotto vie paljon aikaa
iVvy
Paras vaihtoehto reaaliaikaiseen tapahtumatilojen välittömään saatavuuteen
iVvy on hotellien myynti- ja catering-alusta, joka yhdistää tilanhallinnan, BEO-luonnosten luomisen, ryhmävarausten koordinoinnin, CRM:n ja catering-sopimukset yhteen hotelleille ja tapahtumapaikoille suunniteltuun järjestelmään.
Kenelle iVvy sopii parhaiten?
iVvy sopii hotellien, juhlatilojen ja usean kiinteistön majoitusalan konsernien catering-myynti- ja tapahtumatiimeille, jotka hallinnoivat suuria määriä ryhmä- ja konferenssivarauksia.
Miksi valitsin iVvyn
iVvy pääsi suosikkilistalleni ennen kaikkea siksi, miten se hallitsee hotellin koko tilapäiväkirjan reaaliaikaista tapahtumatilojen saatavuutta. Pidän erityisesti siitä, että tilapäiväkirja näyttää kokoushuoneiden ja hotellihuonekiintiöiden tarjotut, alustavat ja vahvistetut varaukset yhdessä näkymässä, jolloin päällekkäiset varaukset eivät käytännössä ole mahdollisia. Varausmoottori näyttää tämän reaaliaikaisen saatavuuden suoraan hotellin verkkosivustolla, joten tiedustelut saapuvat valmiiksi esikarsittuina sen mukaan, mitä tiloja on todella vapaana.
iVvyn tärkeimmät ominaisuudet
- Juhlatilaustyömääräysten (BEO) luominen: Luo, muokkaa ja lähetä yksityiskohtaisia BEO-määräyksiä, jotka sisältävät jokaisen tapahtuman menut, aikataulut ja henkilöstötarpeet.
- Liikevaihdon raportointi ja analytiikka: Käytä koontinäyttöjä, etenemisraportteja ja muokattavia malleja tapahtumien liikevaihdon seurantaan ja myynnin ennustamiseen.
- CRM ja liidien hallinta: Kerää kaikki tiedustelut, hallinnoi asiakastietoja ja seuraa toimintoja sekä viestintää yhdessä järjestelmässä.
- Digitaaliset tarjoukset ja sähköiset allekirjoitukset: Luo nopeasti brändättyjä tarjouksia ja sopimuksia ja lähetä ne sitten asiakkaalle sähköisesti allekirjoitettaviksi versionseurannan avulla.
iVvyn integraatiot
iVvy tarjoaa natiivisti integraatiot Opera Cloudin, Mewsin, StayNTouchin, RMS:n, Agilysysin, Protel Airin, Jonas Chorumin, Xeron, MYOB:n, NetSuiten, Inforin, Salesforcen, Cventin, IdeaSin ja SevenRoomsin kanssa. Mukautettuja integraatioita varten on saatavilla API.
Pros and Cons
Pros:
- Reaaliaikainen tilapäiväkirja estää päällekkäiset varaukset
- Reaaliaikainen saatavuus näytetään suoraan hotellien verkkosivustoilla
- Suunniteltu erityisesti hotellien tapahtumia ja catering-palveluja varten
Cons:
- Alkuasennus vaatii huomattavan määrän määritystyötä
- Raportointikoontinäyttöjen mukautusmahdollisuudet ovat rajalliset
Paras, kun tarjoukset ja maksut on integroitu
Planning Pod on hotelleille, juhlasaleille ja tapahtumakeskuksille suunniteltu tapahtumien hallinta-alusta, joka yhdistää tilavarausten hallinnan, BEO-tilausten laatimisen, F&B-hallinnan, catering-tarjoukset ja asiakasviestinnän työkalut yhteen järjestelmään.
Kenelle Planning Pod sopii parhaiten?
Planning Pod sopii itsenäisille hotelleille, boutique-tapahtumapaikoille ja erillisille tapahtumakeskuksille, jotka hallinnoivat omia tapahtumiaan, catering-palvelujaan ja asiakaslaskutustaan ilman laajaa PMS-ekosysteemiä.
Miksi valitsin Planning Podin
Planning Pod pääsi parhaiden vaihtoehtojeni joukkoon, koska se yhdistää tarjoukset, sopimukset ja maksut tiiviisti yhteen varaustietueeseen. Pidän siitä, että kun asiakas allekirjoittaa tarjouksen sähköisellä allekirjoituksella, alusta siirtää tiedot suoraan laskulle, johon on jo määritetty maksuerien aikataulut. Tiimini voi sen jälkeen kerätä ennakkomaksut brändättyjen asiakasportaalien kautta. Luottokortti- ja ACH-maksut käsitellään suoraan Adyenin kautta ilman tarvetta vaihtaa työkalua.
Planning Podin tärkeimmät ominaisuudet
- Pohjapiirrosten visualisointi: Luo ja muokkaa tapahtumatilojen mittakaavan mukaisia pohjapiirroksia, joihin voi lisätä pöytiä, tuoleja ja esiintymislavoja.
- BEO-tilausten laatiminen ja jakelu: Luo mukautettavia juhlatilausten työmääräyksiä FOH-, keittiö- ja toimitustiimeille.
- Tehtävienhallinta ja henkilöstön tehtävien jako: Jaa tehtäviä tiimin jäsenille ja seuraa niiden edistymistä tapahtumien työnkuluissa.
- Liidien keräämiseen tarkoitetut verkkolomakkeet: Kerää tapahtumatiedusteluja tapahtumapaikkasi verkkosivustolta suoraan myyntiputkeen.
Planning Pod -integraatiot
Planning Pod tarjoaa suorat integraatiot QuickBooks Onlineen, WeddingWireen, The Knotiin, Google Calendariin, Apple Calendariin ja Microsoft Outlook Calendariin. Se yhdistyy myös Zapieriin ja tarjoaa ohjelmointirajapinnan mukautettuja integraatioita varten.
Pros and Cons
Pros:
- Tarjoukset, sopimukset ja maksut etenevät automaattisesti
- Tapahtumien sisäänrakennettu pohjapiirrosten visualisointi
- Asiakkaat voivat hoitaa asioita itse brändätyn portaalin kautta
Cons:
- Raportoinnista puuttuvat yksityiskohtaiset tuotto- ja tuottohallinta-analyysit
- Ei suunniteltu suurille usean kiinteistön kokonaisuuksille
Swoogo
Paras joustaville tapahtumailmoittautumisen työnkuluille
Eventbrite
Paras julkisten tapahtumien löydettävyyden maksimoimiseen
Muut tapahtumien aikataulutusohjelmistot
- HoneyBook
Sopii parhaiten asiakasportaalin yhteistyöhön ja maksuihin
- Skedda
Sopii parhaiten edistyneisiin varaus- ja automaatiosääntöihin
- Accelevents
Paras laajamittaiseen esityslistan ja puhujien hallintaan
Så utvärderar jag programvara för evenemangsplanering
Jag utvärderar programvara för evenemangsplanering i två lager: grundfunktionerna – evenemangsplanering, hantering av lokaler och resurser, bokningsarbetsflöden och förebyggande av konflikter – samt de särskiljande funktioner som skiljer de starkaste alternativen med fokus på hotellverksamhet och evenemangslokaler från mängden.
Kärnfunktionalitet (grundkrav för denna lista)
När jag väljer verktyg till min lista betygsätter jag varje verktyg på en skala från 0 (erbjuder inte funktionen) till 5 (utmärkt inom området) för varje kärnfunktion nedan. Därefter räknar jag om verktygets totalpoäng till en procentsats. Varje verktyg måste uppnå en minsta totalpoäng på 65 % för att övervägas för inkludering.
- Planering av evenemang och funktionsutrymmen: Jag letar efter en centraliserad kalender, funktionsdagbok eller bokningsöversikt som gör det möjligt för team att schemalägga mötesrum, balsalar, evenemangsutrymmen och andra bokningsbara områden samtidigt som tillgängligheten kan kontrolleras med en snabb blick.
- Boknings- och försäljningshantering: Jag utvärderar hur väl plattformen hanterar processen från en första förfrågan eller RFP till offerter, avtal, bekräftelser och betalningar.
- Konfliktdetektering: Programvaran bör hjälpa till att förhindra överlappande bokningar genom att visa tillgängligheten för lokaler och resurser samt flagga potentiella planeringskonflikter innan ett evenemang bekräftas.
- Hantering av evenemangsresurser: Jag kontrollerar om team kan tilldela utrustning, cateringkrav, rumsuppställningar, personal och andra resurser till enskilda evenemang och hålla dessa krav kopplade till bokningen.
- Evenemangsdokument och kommunikation: Jag letar efter verktyg som hjälper team att skapa och dela offerter, avtal, evenemangssammanfattningar, BEO:er, körscheman eller andra operativa dokument, samtidigt som kunder och interna team hålls uppdaterade.
- Integrationer: Plattformen bör kunna ansluta till relevanta system för hotellverksamhet eller företag, såsom PMS, POS, CRM, ekonomi-, betalnings-, kalender- eller marknadsföringsverktyg, så att team kan minska den dubbla datainmatningen.
När jag har en lista över verktyg som uppfyller dessa kriterier tar jag hänsyn till vad som särskiljer varje plattform.
Särskiljande faktorer (det som skiljer leverantörerna åt)
Så här jämför jag olika leverantörer:
Utmärkande funktioner
Jag granskar noggrant hotell- och evenemangsspecifika funktioner som generering av BEO:er, hantering av gruppförbokade rum, cateringarbetsflöden och diagram över funktionsutrymmen. Verktyg som erbjuder 2D- eller 3D-planritningar kan hjälpa säljteam att skapa korrekta rumsplaner och dela dem med kunder innan ett evenemang slutförs. Kundportaler är en annan särskiljande faktor eftersom arrangörer kan granska offerter, underteckna avtal, genomföra betalningar och kommunicera ändringar utan att vara beroende av långa e-posttrådar. Mobil åtkomst är också viktig för operativa team som behöver kontrollera scheman, BEO:er, rumsuppställningar eller ändringar i sista minuten medan de arbetar på anläggningen.
Bortom funktionerna
Integrationsdjupet är särskilt viktigt för hotell och evenemangslokaler. Jag kontrollerar om plattformen ansluter till fastighetshanteringssystem som Oracle OPERA, Mews, Cloudbeds eller Stayntouch, samt till POS-, CRM-, ekonomi- och betalningsplattformar där det är relevant. För hotellfokuserade verktyg kan tillförlitlig PMS-anslutning bidra till att hålla gruppförbokade rum, evenemangsdetaljer och verksamheten på anläggningen samordnade.
Typ av anläggning och verksamhetens omfattning påverkar också min utvärdering. En fullserviceanläggning som hanterar flera balsalar, cateringteam och gruppförbokade rum har andra behov än en restaurang som hanterar privata middagsevenemang eller ett boutiquehotell med en möteslokal. Jag tar också hänsyn till krav på implementering, användarvänlighet, tillgängliga integrationer och prisstruktur, särskilt om prissättningen baseras på användare, anläggningar, moduler eller den totala evenemangsvolymen.
Kuinka valita tapahtumien aikataulutusohjelmisto
On helppo takertua pitkiin ominaisuusluetteloihin ja monimutkaisiin hinnoittelurakenteisiin. Jotta pysyt keskittyneenä edetessäsi omien tarpeidesi mukaisessa ohjelmiston valintaprosessissa, tässä on tarkistuslista huomioon otettavista tekijöistä:
| Tekijä | Huomioitavaa |
| Skaalautuvuus | Tukeeko ohjelmisto useampia tapahtumia, tiloja, kiinteistöjä ja käyttäjiä toimintasi kasvaessa? Arvioi, pystyykö se käsittelemään kaiken yksittäisestä kokoushuoneesta usean kiinteistön tapahtumatoimintoihin. |
| Integraatiot | Yhdistyykö se jo käyttämiisi järjestelmiin? Etsi integraatioita PMS-, POS- ja CRM-järjestelmiisi, taloushallinnon ohjelmistoosi, maksutyökaluihin ja kalentereihin manuaalisen tietojen syöttämisen vähentämiseksi. |
| Mukautettavuus | Voitko mukauttaa tarjoukset, BEO:t, sopimukset, tapahtumamallit, varausprosessit ja raportit vastaamaan kiinteistösi toimintatapoja? |
| Helppokäyttöisyys | Onko ohjelmisto helppokäyttöinen myynti-, pitopalvelu-, juhlapalvelu- ja operatiivisille tiimeille? Etsi intuitiivisia kalentereita, selkeää navigointia ja yksinkertaisia tapahtumapäivityksiä koulutusajan lyhentämiseksi. |
| Käyttöönotto ja perehdytys | Kuinka nopeasti tiimisi voi aloittaa käytön? Huomioi tietojen siirto, PMS-asetukset, työnkulkujen määritys, koulutusresurssit ja toimittajan tarjoama käyttöönoton tuki. |
| Kustannukset | Sopiiko hinnoittelumalli kiinteistöllesi? Vertaile käyttäjäkohtaista, kiinteistökohtaista ja moduulipohjaista hinnoittelua sekä huomioi käyttöönottokustannukset, integraatiot ja valinnaiset lisäosat. |
| Turvallisuustoimet | Miten alusta suojaa vieras-, maksu- ja tapahtumatietoja? Etsi käyttöoikeuksien hallintaa, salausta, turvallista maksujen käsittelyä ja asiaankuuluvia vaatimustenmukaisuustoimia. |
| Tuen saatavuus | Saadaanko apua tapahtumaongelman ilmetessä? Huomioi tukiajat, vasteajat, käyttöönoton tukipalvelut ja saatavilla olevat kanavat, kuten puhelin, sähköposti ja chat. |
Mitä tapahtumien ajoitusohjelmisto on?
Tapahtumien ajoitusohjelmisto auttaa hotelleja, tapahtumapaikkoja ja majoitusalan tiimejä hallitsemaan tapahtumavarauksia, tiloja, ryhmäliiketoimintaa, pitopalvelutarpeita ja tapahtumaresursseja yhdestä järjestelmästä. Hotellinjohtajat, myyntitiimit, pitopalvelupäälliköt ja tapahtumakoordinaattorit käyttävät näitä alustoja saatavuuden järjestämiseen, päällekkäisten varausten estämiseen, tapahtuma-asiakirjojen luomiseen ja osastojen koordinointiin.
Monet majoitusalaan keskittyvät alustat tarjoavat peruskalenteriajoitusta laajempia ominaisuuksia tukemalla BEO:ita, tarjouksia, sopimuksia, huonekiintiöitä, ennakkomaksuja, pohjapiirroksia sekä integraatioita kiinteistönhallinta- ja kassajärjestelmiin. Tämä tarjoaa myynti- ja operatiivisille tiimeille keskitetymmän tavan hallita tapahtumia ensimmäisestä tiedustelusta toteutukseen asti.
Tapahtumien ajoitusohjelmiston ominaisuudet
Kun valitset tapahtumien ajoitusohjelmistoa, kiinnitä huomiota seuraaviin keskeisiin ominaisuuksiin:
- Tilojen hallinta: Voit tarkastella ja ajoittaa juhlasaleja, kokoushuoneita, yksityisiä ruokailutiloja ja muita tapahtuma-alueita keskitetystä kalenterista.
- BEO:iden luominen: Auttaa pitopalvelu- ja juhlapalvelutiimejä luomaan ja jakamaan juhlatilausmääräyksiä, jotka sisältävät ruokalistat, järjestelyvaatimukset, aikataulut ja toimintaohjeet.
- Ryhmävarausten hallinta: Tukee ryhmätiedusteluja, tarjouksia, sopimuksia, huonekiintiöitä, ennakkomaksuja ja muita tapahtumamyynnin prosessin vaiheita.
- Ristiriitojen havaitseminen: Tunnistaa päällekkäiset tila-, laite- tai resurssivaraukset ennen kuin ne aiheuttavat toiminnallisia ongelmia.
- Tarjoukset ja sopimukset: Antaa myyntitiimeille mahdollisuuden luoda brändättyjä tarjouksia, sopimuksia ja muita asiakirjoja sekä kerätä sähköisiä allekirjoituksia.
- Resurssien ajoitus: Auttaa kohdentamaan henkilöstön, audiovisuaaliset laitteet, kalusteet, pitopalvelutarpeet ja muut resurssit tiettyihin tapahtumiin.
- Pohjapiirros- ja kaaviotyökalut: Antaa tiimeille mahdollisuuden luoda tilajärjestyksiä ja istumasuunnitelmia kokouksia, häitä, konferensseja ja juhlatilaisuuksia varten.
- PMS- ja POS-integraatiot: Yhdistää tapahtumatiedot kiinteistönhallinta- ja kassajärjestelmiin päällekkäisen tietojen syöttämisen vähentämiseksi.
- Asiakasportaalit: Tarjoaa tapahtumajärjestäjille paikan asiakirjojen tarkasteluun, maksujen suorittamiseen, tietojen lähettämiseen ja viestintään tapahtumapaikan kanssa.
- Analytiikka ja raportointi: Seuraa tapahtumatuottoja, konversioasteita, tilojen käyttöastetta, ryhmäliiketoimintaa ja muita suorituskykymittareita.
Tapahtumien ajoitusohjelmiston hyödyt
Tapahtumien ajoitusohjelmiston käyttöönotto tarjoaa useita hyötyjä tiimillesi ja liiketoiminnallesi. Tässä muutamia hyötyjä, joita voit odottaa:
- Vähemmän päällekkäisiä varauksia: Tapahtumatilojen reaaliaikainen saatavuus helpottaa päällekkäisten varausten ja päällekkäisten resurssivarauksien välttämistä.
- Parempi osastojen välinen koordinointi: Keskitetyt tapahtumatiedot antavat myynti-, catering-, banketti-, keittiö- ja vastaanottotiimeille pääsyn samoihin tietoihin.
- Nopeampi tapahtumamyynti: Digitaaliset tarjoukset ja sopimukset, maksujen kerääminen sekä automatisoidut työnkulut voivat lyhentää tiedustelun ja vahvistetun varauksen välistä aikaa.
- Tarkempi tapahtumien toteutus: BEO:t, pohjapiirrokset, aikataulut ja resurssiaikataulut auttavat tiimejä ymmärtämään tarkasti, mitä kukin tapahtuma edellyttää.
- Vähemmän manuaalista tietojen syöttämistä: PMS-, POS-, CRM-, kirjanpito- ja maksujärjestelmäintegraatiot vähentävät tarvetta syöttää tapahtuma- ja vierastietoja uudelleen eri järjestelmiin.
- Parempi vieraskokemus: Nopeampi viestintä, asiakasportaalit ja järjestelmälliset tapahtumatiedot helpottavat yhteydenpitoa tapahtumajärjestäjiin ja muutoksiin mukautumista.
- Parempi näkyvyys tuloihin: Raportointityökalut auttavat ymmärtämään tapahtumatuottoja, konversioasteita, tapahtumatilojen käyttöastetta ja ryhmäliiketoiminnan suorituskykyä.
Kustannukset ja hinnoittelu – tapahtumien aikataulutusohjelmisto
Tapahtumien aikataulutusohjelmiston valinta edellyttää saatavilla olevien eri hinnoittelumallien ja suunnitelmien ymmärtämistä. Kustannukset vaihtelevat kiinteistön koon, käyttäjien määrän, tapahtumatilojen, integraatioiden, moduulien ja käyttöönottoa koskevien vaatimusten perusteella. Monet majoitus- ja ravintola-alalle suunnatut toimittajat käyttävät mukautettua hinnoittelua eivätkä julkaise kiinteitä kuukausihintoja.
Alla oleva taulukko esittää yleiset hinnoittelutavat ja ominaisuudet, jotka tyypillisesti sisältyvät tapahtumien aikataulutusohjelmistoratkaisuihin:
Tapahtumien aikataulutusohjelmiston suunnitelmien vertailutaulukko
| Suunnitelman tyyppi | Tyypillinen hinnoittelu | Yleiset ominaisuudet |
| Aloitustason suunnitelma | Noin $50-$150/kuukausi | Tapahtumakalenteri, perusvaraukset, yhteystietojen hallinta, tarjoukset ja yksinkertainen raportointi |
| Ammattitason suunnitelma | Noin $150-$500/kuukausi | BEO:t, sopimukset, maksut, resurssien aikataulutus, automaatio ja edistynyt raportointi |
| Kiinteistöperusteinen suunnitelma | Mukautettu hinnoittelu | Tapahtumatilojen hallinta, ryhmämyynti, catering-työnkulut, PMS-integraatiot ja usean käyttäjän käyttöoikeudet |
| Yritystason suunnitelma | Mukautettu hinnoittelu | Usean kiinteistön hallinta, edistyneet integraatiot, keskitetty raportointi, API:t, oma tukipalvelu ja mukautetut työnkulut |
Yleisimmät tapahtumien aikataulutusohjelmistoa koskevat kysymykset (UKK:t)
Miten integroin tapahtumien aikataulutusohjelmiston nykyisiin hotellijärjestelmiini?
Useimmat tapahtumien aikataulutusalustat voidaan yhdistää esimerkiksi kiinteistönhallintaohjelmistoihin, myyntipistejärjestelmiin, CRM-järjestelmiin, taloushallinnon työkaluihin, maksualustoihin ja kalentereihin. Ennen työkalun valitsemista tarkista, tarjoaako se natiivi-integraatioita nykyisen PMS- tai POS-järjestelmäsi kanssa. Jos suoraa integraatiota ei ole saatavilla, jotkin alustat tukevat myös ohjelmointirajapintoja tai kolmansien osapuolten liittimiä.
Voiko tapahtumien aikataulutusohjelmisto käsitellä toistuvia tapahtumia?
Kyllä, monet tapahtumien aikataulutustyökalut tukevat kokousten, konferenssien, koulutustilaisuuksien ja muiden toistuvien tapahtumien toistuvia varauksia. Alustasta riippuen voit ehkä määrittää toistuvuuden, varata saman tilan, määrittää resurssit ja kopioida tapahtuman tiedot varauksesta toiseen.
Kuinka muokattava tapahtumien aikataulutusohjelmisto on?
Muokattavuus vaihtelee alustan mukaan. Joidenkin työkalujen avulla voit mukauttaa tarjouksia, sopimuksia, tapahtumamääräyksiä, varauslomakkeita, tapahtumamalleja, käyttäjäoikeuksia, työnkulkuja ja raportteja. Hotelli- ja tapahtumapaikkatiimien kannattaa etsiä ohjelmistoa, joka mukautuu niiden nykyisiin myynti-, catering- ja tapahtumatoimintoihin sen sijaan, että se pakottaisi ne jäykkään työnkulkuun.
Onko uusien käyttäjien perehdyttämiseen saatavilla tukea?
Monet palveluntarjoajat tarjoavat perehdytystukea koulutustilaisuuksien, oppaiden, tietopankkien, webinaarien ja asiakastuen muodossa. Kehittyneemmät majoitusalan alustat saattavat tarjota myös käyttöönottospesialisteja, jotka auttavat määrittämään tilat, integraatiot, mallit, käyttäjäoikeudet ja työnkulut ennen käyttöönottoa.
Miten arvioin tapahtumien aikataulutusohjelmiston kustannustehokkuutta?
Aloita vertaamalla ohjelmiston kokonaiskustannuksia sen tuottamaan operatiiviseen arvoon. Ota huomioon tilausmaksut, käyttöönottokustannukset, integraatiot, lisäosat ja se, perustuuko hinnoittelu käyttäjiin, kiinteistöihin vai moduuleihin. Tarkastele sitten, voiko alusta vähentää päällekkäisiä varauksia, manuaalista tietojen syöttämistä, hallinnollista työtä ja tapahtumien koordinointiin kuluvaa aikaa sekä auttaa tiimiäsi hallitsemaan enemmän ryhmä- ja tapahtumaliiketoimintaa.