So wählen Sie die beste Ertragsmanagement-Software für Hotels aus
Die Wahl der richtigen Software für Ertragsmanagement ist eine der folgenreichsten Entscheidungen, die Sie für das Ergebnis Ihres Hauses treffen werden. Ich habe Dutzende dieser Tools bewertet, und die Unterschiede zwischen ihnen sind nicht immer offensichtlich, bis Sie sich ausführlich durch eine Demo gearbeitet haben. Die falsche Wahl bedeutet, dass Ihnen Umsatz entgeht – oder dass Sie für Funktionen bezahlen, die Ihr Team nie nutzt.
In diesem Leitfaden zeige ich Ihnen genau, worauf Sie achten sollten, welche Fragen Sie stellen sollten und wie Sie die Funktionen einer Plattform an die tatsächliche Preisstrategie und operative Realität Ihres Hauses anpassen.
4 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl einer Software für Ertragsmanagement achten sollten
Auf Grundlage dessen, was ich im realen Hotelbetrieb erfolgreich (oder erfolglos) erlebt habe, würde ich bei der Auswahl einer Software für Ertragsmanagement zunächst auf Folgendes achten:
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1. Integration von PMS und Channel-Manager
Die Integration von PMS und Channel-Manager verbindet Ihre Software für Ertragsmanagement mit Ihrem Property-Management-System und den Online-Vertriebskanälen. Das ist wichtig, denn ohne eine zuverlässige Integration sind Sie auf manuelle Aktualisierungen, lückenhafte Bestandssynchronisierung und verpasste Preisgestaltungsmöglichkeiten angewiesen.
Achten Sie auf Tools mit direkten Integrationen in Echtzeit und fragen Sie Anbieter, wie sie die bidirektionale Datensynchronisierung mit Ihrem aktuellen PMS und Channel-Manager handhaben – gehen Sie nicht davon aus, dass jede API-Verbindung gleichwertig ist.
2. Genauigkeit von Nachfrageprognosen und Berichten
Die Genauigkeit von Nachfrageprognosen und Berichten bestimmt, wie gut die Software Belegung, Umsatz und Marktveränderungen durch die Analyse von Echtzeit- und historischen Daten vorhersagt. Das ist wichtig, denn selbst kleine Prognosefehler führen zu verpassten Preisgestaltungsmöglichkeiten oder Problemen durch Überbuchungen.
Prüfen Sie, ob die Software automatisierte Datenabrufe aus Ihren wichtigsten Systemen verwendet, und bitten Sie um Beispielberichte – stimmen die Daten mit dem überein, was Sie von Ihrem Betrieb erwarten würden?
3. Qualität der Implementierung und des laufenden Supports
Die Qualität der Implementierung und des laufenden Supports beeinflusst, wie schnell sich Ihr Team einarbeitet und wie Sie nach dem Start mit Problemen umgehen. Sie benötigen einen reaktionsschnellen, kompetenten Support und einen Einführungsprozess, der zu den Fähigkeiten und dem Zeitplan Ihres Teams passt.
Bitten Sie jeden Anbieter um Einzelheiten zu seiner Unterstützung bei der Einführung und dazu, was passiert, wenn nach dem Start Probleme auftreten – und sprechen Sie mit Referenzkunden über ihre Erfahrungen bei der Beantwortung von Fragen.
4. Skalierbarkeit und Flexibilität für mehrere Objekte
Skalierbarkeit und Flexibilität für mehrere Objekte ermöglichen es Ihnen, Preise, Bestand und Berichte für mehrere Standorte über eine einzige Plattform zu verwalten. Das ist wichtig, wenn Sie mehr als ein Hotel betreiben oder wachsen möchten, da fragmentierte Systeme zusätzlichen Aufwand verursachen und Ihre Daten unübersichtlich machen.
Prüfen Sie, ob die Software tatsächlich Steuerungen auf Gruppenebene, Überschreibungen auf Objektebene und flexible Benutzerrollen unterstützt – und fragen Sie sich, ob der Wechsel zwischen Objekten in der Benutzeroberfläche intuitiv oder umständlich wirkt.
So wählen Sie eine Software für Ertragsmanagement aus: Ein Rahmenwerk in 5 Schritten
Befolgen Sie diese fünf Schritte, um bei der Auswahl einer Software für Ertragsmanagement für Ihr Hotel eine sichere, fundierte Entscheidung zu treffen:
Schritt 1: Ermitteln Sie Ihren Bedarf
Bevor Sie Anbieter vergleichen oder auch nur eine einzige Demo ansehen, sollten Sie sich darüber klar werden, was Ihr Haus tatsächlich von einer Software für Ertragsmanagement benötigt. Meiner Erfahrung nach führt das Überspringen dieses Schritts zu Reue über glänzende Funktionen – Sie zahlen am Ende für Fähigkeiten, die Ihr Team nie nutzt, während Ihnen die Funktionen fehlen, die Sie wirklich gebraucht hätten.
Beginnen Sie mit einer Prüfung Ihrer aktuellen Ausstattung. Überlegen Sie, an welchen Stellen Ihr Preisgestaltungsprozess ins Stocken gerät, welche manuellen Arbeiten am meisten Zeit in Anspruch nehmen und welche Berichte Sie gerne hätten, aber nicht haben. Diese Reibungspunkte verraten Ihnen viel darüber, was Sie priorisieren sollten.
Sprechen Sie mit den Beteiligten, die jeden Tag mit dieser Entscheidung leben werden:
- Umsatzmanager: Welche Lücken bei der Prognose oder manuellen Umgehungslösungen bremsen sie am meisten aus?
- Mitarbeiter an der Rezeption und im operativen Bereich: Wo sorgt das aktuelle System für Verwirrung oder zusätzliche Arbeitsschritte?
- Geschäftsführer oder Eigentümer: Welche KPIs sind am wichtigsten – RevPAR, ADR, Auslastung?
- IT- oder Systemadministrator: Welche Integrationen sind unverzichtbar, und welche PMS-Systemlandschaft nutzen Sie derzeit?
Sobald Sie die Informationen gesammelt haben, können Sie mithilfe dieser Fragen Ihre Anforderungen präzisieren:
- Wie viele Objekte muss ich über eine einzige Plattform verwalten?
- Benötige ich eine automatisierte Preisgestaltung, oder möchte mein Team Preisänderungen manuell genehmigen?
- Welchen Vertriebskanal-Manager und welches PMS nutze ich bereits, und stehen sie auf der Integrationsliste des Anbieters?
- Wie technisch versiert ist mein Team, und welches Maß an Unterstützung bei der Einführung benötige ich realistisch?
- Wie hoch ist mein Budget, und umfasst es auch Implementierung, Schulungen und jährliche Gebühren?
Nutzen Sie diese Tabelle, um Ihre Erkenntnisse zu einem klaren Bild Ihrer Prioritäten zu ordnen, bevor Sie mit der Bewertung von Anbietern beginnen:
| Kategorie | Aktueller Stand | Gewünschtes Ergebnis |
|---|---|---|
| Preisgestaltungsprozess | Manuell, zeitaufwendig | Automatisierte Preisempfehlungen |
| Prognosen | Begrenzte oder unzuverlässige Daten | Genaue Nachfrageprognosen |
| Integrationen | Teilweise oder manuelle Synchronisierungen | Echtzeit-Datenverbindungen in beide Richtungen |
| Berichte | Über verschiedene Tools verteilt | Zentralisierte, anpassbare Dashboards |
| Teamkompetenz | Je nach Objekt unterschiedlich | Einheitliche Arbeitsabläufe mit geringem Aufwand |
Am Ende dieses Schritts sollten Sie eine schriftliche Liste mit unverzichtbaren Funktionen, wünschenswerten Funktionen und Ausschlusskriterien haben. Dieses Dokument dient Ihnen bei jedem folgenden Gespräch mit einem Anbieter als Filter – und verhindert, dass Sie sich zu etwas überreden lassen, das tatsächlich nicht zu Ihnen passt.
Schritt 2: Anbieter von Umsatzmanagement-Software recherchieren
Sobald Sie wissen, was Sie benötigen, ist es an der Zeit herauszufinden, welche Anbieter Ihre Zeit tatsächlich wert sind. Ich würde der Versuchung widerstehen, „beste Hotel-Umsatzmanagement-Software“ zu googeln und auf die ersten Ergebnisse zu klicken – dieser Ansatz bringt tendenziell die Anbieter mit den größten Marketingbudgets zum Vorschein, nicht unbedingt die passendsten für Ihr Objekt.
So würde ich die Recherchephase angehen:
- Beginnen Sie mit Empfehlungen von Kollegen: Sprechen Sie mit anderen Hoteliers in Ihrem Netzwerk – insbesondere mit Personen, deren Objekte eine ähnliche Größe, ein ähnliches Segment oder eine ähnliche Komplexität wie Ihres haben. Was man Ihnen vertraulich mitteilt, ist mehr wert als jede Fallstudie eines Anbieters.
- Prüfen Sie unabhängige Bewertungsplattformen: Auf Websites wie G2, Capterra und TrustRadius können Sie Bewertungen nach Objekttyp und Unternehmensgröße filtern. Ich achte besonders auf negative Bewertungen – und zwar darauf, wie Anbieter darauf reagieren.
- Lesen Sie Fachpublikationen und Foren: Publikationen mit Schwerpunkt Hotellerie und Online-Gemeinschaften (LinkedIn-Gruppen, Reddit-Diskussionen, HSMAI-Foren) führen häufig offene Diskussionen darüber, was in der Praxis funktioniert und was nicht.
- Fragen Sie Ihren PMS- oder Vertriebskanal-Manager-Anbieter: Diese Anbieter wissen, welche Umsatzmanagement-Tools sich problemlos in Ihre bestehende Systemlandschaft integrieren lassen. Dieser eine Schritt kann frühzeitig viele ungeeignete Optionen ausschließen.
- Besuchen Sie Fachveranstaltungen: Konferenzen wie ITB oder HITEC bieten Ihnen direkten Zugang zu den Anbieter-Teams und die Möglichkeit, persönlich mit deren bestehenden Kunden zu sprechen.
Halten Sie während des Sammelns von Informationen Ihre Erkenntnisse strukturiert fest. Nutzen Sie diese Tabelle, um Informationen über Anbieter zu ordnen, bevor Sie mit der Erstellung einer engeren Auswahl beginnen:
| Recherchequelle | Was festzuhalten ist |
|---|---|
| Empfehlungen von Kollegen | Konkretes Lob oder Bedenken; relevanter Objekttyp |
| Bewertungsplattformen | Gesamtbewertung, wiederkehrende Beschwerden, Qualität der Unterstützung |
| Fachpublikationen | Ruf des Anbieters, aktuelle Nachrichten, Produktaktualisierungen |
| PMS-/Vertriebskanal-Manager-Anbieter | Bestätigte Integrationen, bekannte Kompatibilitätsprobleme |
| Fachveranstaltungen oder Webinare | Reaktionsfähigkeit des Anbieters, Qualität der Produktvorführung |
Am Ende dieses Schritts sollten Sie eine Liste von Anbietern haben, die eine genauere Prüfung wert sind – noch keine Rangliste, sondern lediglich eine realistische Gruppe von Kandidaten. Ziel ist es, mit ausreichend Kontext in die Bewertungsphase einzusteigen, um gezieltere Fragen zu stellen und Lücken zu erkennen, auf die Anbieter nicht von sich aus hinweisen werden.
Die besten Umsatzmanagement-Softwarelösungen, die Sie in Betracht ziehen sollten
Hier ist meine engere Auswahl der besten Umsatzmanagement-Softwarelösungen:
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Schritt 3: Erstellen Sie eine Auswahlliste für Revenue-Management-Software
Inzwischen haben Sie aus Ihrer Recherche eine Liste potenzieller Anbieter und aus Schritt 1 ein klares Bild Ihrer Anforderungen. In diesem Schritt geht es darum, diese Liste auf drei bis fünf Anbieter zu reduzieren, mit denen sich ein echtes Gespräch lohnt – nicht nur auf diejenigen mit den ansprechendsten Websites.
So würde ich bei der Eingrenzung vorgehen:
- Wenden Sie zuerst Ihre unverzichtbaren Anforderungen an: Holen Sie das Anforderungsdokument hervor, das Sie in Schritt 1 erstellt haben, und prüfen Sie jeden Anbieter anhand dieser Kriterien. Wenn ein Tool sich nicht in Ihr PMS integrieren lässt oder Ihre Anzahl an Objekten nicht unterstützt, streichen Sie es von der Liste – ohne Ausnahme.
- Prüfen Sie frühzeitig, ob die Preise passen: Die meisten Anbieter veröffentlichen keine Preise, aber häufig können Sie durch Gespräche mit Kollegen oder auf Bewertungsplattformen eine ungefähre Größenordnung ermitteln. Wenn eine Lösung eindeutig für große Hotelketten ausgelegt ist und Sie ein unabhängiges Objekt betreiben, verschwenden Sie keine Zeit mit einer Demo.
- Gewichten Sie die Supportqualität stark: Ich habe erlebt, dass gute Software scheitert, weil der Anbieter nach der Inbetriebnahme nicht mehr erreichbar war. Wenn in den Bewertungen eines Anbieters wiederholt langsamer oder wenig hilfreicher Support bemängelt wird, sollten Sie dies stärker berücksichtigen, als Sie vielleicht erwarten.
- Achten Sie in den Bewertungen auf Warnsignale: Achten Sie auf Beschwerden über die Datengenauigkeit, umständliche Benutzeroberflächen oder mangelhafte Erfahrungen bei der Einführung. Diese Probleme werden selten besser, nachdem Sie einen Vertrag unterschrieben haben.
- Priorisieren Sie Anbieter, die Ihrem PMS-Anbieter bekannt sind: Wenn Ihr PMS-Anbieter direkt mit einem Anbieter zusammengearbeitet hat und für die Integration bürgen kann, ist das ein aussagekräftiges Signal. Außerdem verringert es Ihr Implementierungsrisiko.
Verwenden Sie diese Tabelle, um Ihre Kandidaten vor der Kontaktaufnahme zu bewerten:
| Bewertungskriterien | Warum dies wichtig ist |
|---|---|
| Unverzichtbare Funktionen abgedeckt | Nicht verhandelbar; Anbieter ausschließen, die diese Anforderungen nicht erfüllen |
| Integration mit PMS/Channel-Manager bestätigt | Verhindert manuelle Umgehungslösungen nach der Einführung |
| Preis innerhalb des Budgetrahmens | Vermeidet Zeitverschwendung mit unpassenden Anbietern |
| Supportqualität (laut Bewertungen) | Sagt Ihre Erfahrungen nach der Inbetriebnahme voraus |
| Eignung für den Objekttyp | Stellt sicher, dass das Tool für Ihren Kontext entwickelt wurde |
Sobald Sie Ihre Kandidaten bewertet haben, kontaktieren Sie die drei bis fünf besten Anbieter und bitten Sie um eine Demo. Seien Sie dabei konkret – nennen Sie Ihren Objekttyp, Ihr aktuelles PMS und die zwei oder drei Probleme, die Sie unbedingt lösen müssen. Ein Anbieter, der Ihre Zeit wert ist, passt die Demo an Ihre Situation an, anstatt eine allgemeine Präsentation abzuspielen.
Am Ende dieses Schritts sollten Sie eine Auswahlliste haben, mit der Sie sich wirklich wohlfühlen – Anbieter, die Ihre grundlegenden Anforderungen erfüllen und eine eingehendere Bewertung wert sind.
Schritt 4: Erstellen Sie die geschäftliche Entscheidungsgrundlage
Eine solide geschäftliche Entscheidungsgrundlage verwandelt eine gute Idee in ein genehmigtes Budget. Meiner Erfahrung nach ist das Überspringen dieses Schritts – oder eine zu oberflächliche Bearbeitung – der schnellste Weg zu einem „nicht jetzt“ von Eigentümern oder der Finanzabteilung. Nehmen Sie sich die Zeit, etwas zu erstellen, das die Personen anspricht, die über das Budget entscheiden, nicht nur diejenigen, die die Software nutzen werden.
Das Ziel besteht hier nicht darin, die Entscheidung übermäßig positiv darzustellen. Es geht darum, ehrlich darzulegen, welche Vorteile Sie erwarten, welche Kosten entstehen und was schiefgehen könnte. Entscheidungsträger schätzen diese Art von Transparenz, und sie verleiht Ihrer Empfehlung mehr Glaubwürdigkeit.
So würde ich dabei vorgehen:
- Fassen Sie den erwarteten ROI und die Ergebnisse zusammen: Stützen Sie Ihre Prognosen auf die Zahlen Ihres eigenen Objekts. Erfassen Sie Ihre aktuellen Daten zu RevPAR, ADR und Auslastung und schätzen Sie anschließend, welche Verbesserung realistisch ist. Schon eine Steigerung des RevPAR um 2–3 % kann die Investition für die meisten Objekte rechtfertigen. Seien Sie konservativ – optimistische Zahlen, die sich nicht bewahrheiten, schaden später Ihrer Glaubwürdigkeit.
- Erstellen Sie eine klare Kostenschätzung: Berücksichtigen Sie alles, nicht nur die Abonnementgebühr. Implementierung, Schulungen, erforderliche Hardware oder IT-Arbeiten sowie laufende Supportkosten gehören ebenfalls in diese Summe. Bitten Sie jeden Anbieter um eine vollständige schriftliche Kostenaufstellung, bevor Sie Ihre Schätzung finalisieren.
- Legen Sie einen realistischen Zeitplan für die Implementierung fest: Die meisten Objekte unterschätzen, wie lange Einrichtung, Datenmigration und Mitarbeiterschulungen tatsächlich dauern. Ich würde zusätzlich zu dem vom Anbieter genannten Zeitraum einen Puffer von mindestens zwei bis vier Wochen einplanen.
- Sprechen Sie Risiken direkt an: Verstecken Sie die Risiken nicht. Benennen Sie sie und erklären Sie, was Sie tun würden, falls sie eintreten. Damit zeigen Sie den Entscheidungsträgern, dass Sie die Sache gründlich durchdacht haben.
Verwenden Sie diese Tabelle, um die zentralen Bestandteile Ihrer geschäftlichen Entscheidungsgrundlage zu strukturieren, bevor Sie sie präsentieren:
| Bestandteil des Business Case | Was enthalten sein sollte |
|---|---|
| Erwarteter ROI | Schätzungen zur Steigerung von RevPAR, ADR und Auslastung auf Grundlage Ihrer aktuellen Daten |
| Kostenschätzung | Abonnement-, Implementierungs-, Schulungs-, IT- und jährliche Verlängerungsgebühren |
| Implementierungszeitplan | Phasen, Meilensteine und ein realistisches Go-live-Datum mit Pufferzeit |
| Risikozusammenfassung | Verzögerungen bei der Integration, Herausforderungen bei der Mitarbeiterakzeptanz und Maßnahmen zur Risikominderung |
| Erfolgskennzahlen | KPIs, anhand derer Sie die Leistung 30, 60 und 90 Tage nach dem Start messen |
Eine Sache möchte ich hervorheben: Im Abschnitt zu den Risiken scheitern die meisten Business Cases. Behandeln Sie ihn nicht als reine Formalität. Wenn die Integration Ihres PMS in der Vergangenheit problematisch war, sagen Sie das offen – und erläutern Sie, was Sie mit dem Anbieter zur Verringerung dieses Risikos abgestimmt haben. Wenn Ihr Team nur über begrenzte technische Erfahrung verfügt, sollten Sie auch das benennen und auf die von Ihnen geprüfte Unterstützung bei der Einarbeitung verweisen.
Am Ende dieses Schritts sollten Sie über ein ein- bis zweiseitiges Dokument verfügen, das die drei Fragen beantwortet, die jeder Entscheidungsträger stellen wird: Was erhalten wir? Was kostet es? Was passiert, wenn es nicht nach Plan läuft?
Schritt 5: Implementieren Sie Ihre Software für Ertragsmanagement und arbeiten Sie Ihre Benutzer ein
Die Vertragsunterzeichnung ist der einfache Teil. Meiner Erfahrung nach entscheidet sich bei der Implementierung, ob die meisten Hotels die Voraussetzungen für langfristigen Erfolg schaffen oder die nächsten sechs Monate damit verbringen, gegen das gerade bezahlte Tool anzukämpfen. Der Unterschied hängt meist davon ab, wie bewusst Sie die ersten 90 Tage gestalten.
Klären Sie vor dem Go-live eindeutig, wer wofür verantwortlich ist. Unklare Rollen während der Implementierung führen zu Verzögerungen, doppeltem Aufwand und Lücken, die erst sichtbar werden, wenn im denkbar ungünstigsten Moment etwas ausfällt.
Behalten Sie beim Start Ihres Rollouts diese Prioritäten im Blick:
- Benennen Sie einen internen Verantwortlichen: Jemand aus Ihrem Team muss die Implementierung verantworten – nicht nur koordinieren. Diese Person ist der zentrale Ansprechpartner für den Anbieter, trifft Entscheidungen bei Konfigurationsfragen und ist dafür verantwortlich, dass Ihr Go-live-Termin eingehalten wird.
- Kommunizieren Sie den Rollout frühzeitig: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter an der Rezeption, Ihr Revenue-Team und das Betriebspersonal darüber, was sich ändert, wann es geschieht und was das für ihre tägliche Arbeit bedeutet. Schweigen erzeugt Widerstand. Ein kurzes Update für alle oder eine schriftliche Zusammenfassung kann viel bewirken.
- Planen Sie Ihre Datenmigration sorgfältig: Legen Sie genau fest, welche historischen Daten Sie im neuen System benötigen, bevor Sie beginnen. Ich empfehle, Ihre vorhandenen Daten vor der Migration auf Lücken oder Inkonsistenzen zu prüfen – schlechte Eingabedaten führen zu schlechten Prognosen.
- Richten Sie die Schulung an realen Arbeitsabläufen aus: Führen Sie Ihr Team nicht einfach durch die Funktionen. Üben Sie anhand von Szenarien aus Ihrem tatsächlichen Hotel – Ihren Tarifkategorien, Ihren Buchungszeiträumen und Ihrem Wettbewerbsset. Allgemeine Rundgänge bleiben nicht hängen.
- Legen Sie einen regelmäßigen Feedback-Rhythmus fest: Planen Sie 30 Tage nach dem Go-live ein Gespräch mit Ihrem Team ein. Fragen Sie gezielt, was unklar ist, was länger als erwartet dauert und was ausgelassen wird. Dieses Feedback zeigt Ihnen, worauf Sie bei der Nachschulung den Schwerpunkt legen sollten.
Nutzen Sie diese Tabelle, um die einzelnen Phasen Ihrer Implementierung strukturiert zu organisieren:
| Phase | Wichtige Maßnahmen | Wer ist verantwortlich? |
|---|---|---|
| Vor dem Start | Internen Verantwortlichen benennen, Daten prüfen, Integrationen bestätigen | Interner Verantwortlicher + IT |
| Kommunikation zum Go-live | Alle betroffenen Mitarbeiter kurz über Zeitplan und Änderungen informieren | Interner Verantwortlicher + GM |
| Schulung | Rollenspezifische Schulungen anhand realer Hotelszenarien durchführen | Anbieter + interner Verantwortlicher |
| Überprüfung nach 30 Tagen | Feedback des Teams einholen, Lücken bei der Nutzung aufzeigen | Interner Verantwortlicher |
| Überprüfung nach 60–90 Tagen | Anhand Ihrer KPIs messen, ungelöste Probleme eskalieren | Revenue Manager |
Bei einer Sache würde ich widersprechen: Behandeln Sie die Schulung nicht als einmaliges Ereignis. Ich habe erlebt, dass Hotels einen guten Go-live durchführen und anschließend beobachten müssen, wie die Nutzung in den folgenden Monaten nachlässt, weil neue Mitarbeiter nie richtig eingearbeitet wurden und die ursprünglichen Schulungsunterlagen nie aktualisiert wurden. Erstellen Sie ein kurzes Einarbeitungsmodul, das Ihr Team mit allen Personen verwenden kann, die nach dem Go-live hinzukommen.
Am Ende dieses Schritts sollte sich Ihr Team bei der täglichen Nutzung des Systems wirklich sicher fühlen – nicht nur technisch in der Lage sein, sich anzumelden. An diesem Maßstab sollten Sie sich orientieren.
Bereit, die richtige Software für Ertragsmanagement auszuwählen?
Da Sie nun über einen Rahmen für die Bewertung von Anbietern verfügen, besteht Ihr nächster Schritt darin, sicherzustellen, dass Sie die übergeordnete Disziplin hinter den Tools verstehen. Werfen Sie daher einen genaueren Blick auf Strategien, Kennzahlen und Rollen im Hotel-Ertragsmanagement, um sicherzustellen, dass Ihre Softwareauswahl auf einem soliden kommerziellen Fundament beruht.
