10 beste conferentiemanagementsoftware voor 2026

Software voor conferentiebeheer kan het plannen en organiseren van evenementen eenvoudiger maken door registratie, ticketverkoop, betrokkenheid van deelnemers, planning en rapportage in één systeem samen te brengen.

Het juiste platform kan handmatig werk verminderen, de coördinatie verbeteren en organisatoren beter inzicht geven in de activiteit van deelnemers en de prestaties van evenementen. Dit is vooral handig voor het beheren van complexe conferenties met meerdere sessies, sprekers, exposanten en grote groepen deelnemers.

Ik heb verschillende softwareoplossingen voor conferentiebeheer beoordeeld op basis van hun functies, gebruiksvriendelijkheid en mogelijkheden voor evenementenbeheer. In de onderstaande lijst staan de opties die uitblinken voor verschillende behoeften op het gebied van conferenties.

Overzicht van de beste software voor conferentiebeheer

Deze vergelijkingstabel geeft een overzicht van de prijsgegevens van mijn beste selecties voor software voor conferentiebeheer, zodat je de beste optie voor je budget en zakelijke behoeften kunt vinden.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	Expo Pass	Beste mobiele evenementenapp	Niet beschikbaar	Vanaf $2,495	Website
2	Swoogo	Het beste voor flexibel evenementontwerp en flexibele registratie	Nee	Vanaf $11,800/jaar (jaarlijks gefactureerd)	Website
3	Whova	Beste voor gebruiksvriendelijke mobiele netwerkfuncties	Nee	Prijs op aanvraag	Website
4	Accelevents	Beste optie voor efficiënte ticketverkoop en fondsenwerving	Gratis proefversie beschikbaar	Vanaf $7,500 (eenmalig)	Website
5	ClickUp	Het beste voor robuust projectmanagement van evenementen	Ja Book Demo	$5/gebruiker/maand (jaarlijks gefactureerd) Get Custom Pricing	Website
6	vFairs	Het meest geschikt voor meeslepende hybride conferenties	Gratis demo beschikbaar	Prijs op aanvraag	Website
7	SpotMe	Het beste voor interactieve virtuele en hybride evenementen	Ja	$500/maand, jaarlijks gefactureerd	Website
8	EventMobi	Beste voor aanpasbare evenementenapps	Nee	Prijs op aanvraag	Website
9	Cvent	Beste oplossing voor uitgebreide diensten voor het zoeken naar locaties	Gratis demo beschikbaar	Prijs op aanvraag	Website
10	RingCentral Events	Het beste voor meeslepende virtuele evenementenervaringen	Nee	Vanaf $99/organisator/maand (jaarlijks gefactureerd)	Website

Beoordeling van de beste software voor conferentiebeheer

Hieronder vind je mijn uitgebreide samenvattingen van de beste software voor conferentiebeheer die op mijn shortlist is gekomen. Mijn beoordelingen bieden een gedetailleerd overzicht van de belangrijkste functies, voor- en nadelen, integraties en ideale gebruikssituaties van elke tool, zodat je de beste optie voor jou kunt vinden.

1

Expo Pass

Beste mobiele evenementenapp

• Niet beschikbaar
• Vanaf $2,495

Visit Website

Customer Rating: 4.8/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Expo Pass is een platform voor evenementenbeheer dat online registratie, inchecken op locatie, badgeprinten, leadverzameling, aanwezigheidsregistratie en een mobiele evenementenapp biedt voor fysieke, virtuele en hybride evenementen.

Voor wie is Expo Pass het meest geschikt?

Expo Pass is geschikt voor organisatoren van conferenties, vakbeurzen en exposities die een sterke mobiele ervaring voor deelnemers centraal willen stellen tijdens hun evenement.

Waarom ik voor Expo Pass heb gekozen

Expo Pass staat op mijn shortlist omdat de mobiele evenementenapp echt een van de beste is die ik heb gezien om deelnemers betrokken te houden tijdens fysieke, virtuele en hybride evenementen. Ik vind het geweldig dat deelnemers gepersonaliseerde agenda's, realtimeberichten en netwerkmogelijkheden voor sessies krijgen op iOS, Android of in de browser, zonder dat er een download nodig is. Met pushmeldingen kan ik programma's live bijwerken en sponsorplaatsingen zijn rechtstreeks geïntegreerd in de app-ervaring.

Belangrijkste functies van Expo Pass

• Badgeprinten op locatie: Badges met een aangepast merkontwerp worden op aanvraag afgedrukt via Zebra-printers die zijn gekoppeld aan plug-and-play-iPadkiosken die rechtstreeks naar uw evenement worden verzonden.
• Registratie van CE/CEU-credits: Sessie­scans berekenen automatisch of deelnemers in aanmerking komen voor credits en genereren gepersonaliseerde certificaten op basis van aanpasbare aanwezigheidsregels.
• Beheer van kamerblokken voor groepen: Organisatoren stellen kamerblokken, subblokken en boekingspagina's voor deelnemers met een aangepast merkontwerp in, met realtime-inzicht in het aantal geboekte kamers en toegang tot het hotelportaal.
• Leadverzameling: Exposanten scannen deelnemersbadges via de Expo Pass-app om leads rechtstreeks vanaf de beursvloer vast te leggen, te kwalificeren en te exporteren.

Integraties van Expo Pass

Expo Pass biedt gedocumenteerde integraties met Stripe, Zoom, Vimeo, IBM Stream en Linkroom. Ingebouwde PMS-, CRS-, POS-, CRM-, Zapier- of API-integraties worden niet gedocumenteerd.

Pros and Cons

Pros:

• Voor de mobiele evenementenapp is geen download nodig
• Badgeprinten op locatie van begin tot eind inbegrepen
• Automatische registratie van CE/CEU-credits beschikbaar

Cons:

• Geen tools voor banketorders of catering
• Mist functies voor het beheer van hotelruimtes voor evenementen

LEARN MORE ABOUT EXPO PASS:

• Check out Expo Pass on their website

2

Swoogo

Het beste voor flexibel evenementontwerp en flexibele registratie

• Nee
• Vanaf $11,800/jaar (jaarlijks gefactureerd)

Visit Website

Customer Rating: 4.8/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Swoogo is een platform voor evenementregistratie en -beheer dat registratie van deelnemers, het bouwen van evenementwebsites, beheer van sessies en sprekers, coördinatie van hotelkamerblokken en inchecken op locatie ondersteunt voor fysieke, virtuele en hybride evenementen.

Voor wie is Swoogo het meest geschikt?

Swoogo is zeer geschikt voor marketeers van bedrijfsevenementen en organisatoren van conferenties die zeer configureerbare registratie van deelnemers en evenementwebsites nodig hebben voor fysieke, virtuele of hybride evenementen.

Waarom ik voor Swoogo heb gekozen

Swoogo staat op mijn selectie omdat de registratiemotor echt een van de flexibelste is die ik heb gebruikt. Je kunt er binnen één evenement volledig verschillende registratietrajecten mee opzetten voor sprekers, sponsors en algemene deelnemers. Ik vind het geweldig dat je in de module Hotels de in- en uitcheckdatums kunt koppelen aan de evenementdatums, zodat deelnemers de juiste hotelkamerblokken boeken zonder extra heen-en-weercommunicatie. Het gecombineerde rapport over hotelkamerblokken brengt alle blokboekingen samen in één overzicht, waardoor het bijhouden in spreadsheets, waar de meeste conferentieteams nog steeds op vertrouwen, overbodig wordt.

Belangrijkste functies van Swoogo

• Voorwaardelijke registratielogica: Stel binnen één evenement verschillende registratietrajecten op voor verschillende typen deelnemers—sprekers, sponsors en algemene deelnemers—met behulp van onbeperkte voorwaardelijke regels.
• Geautomatiseerde workflows voor deelnemers: Verstuur automatisch bevestigingsmails, wijs sessies toe en werk velden bij op basis van wijzigingen in de registratiestatus, zoals afbreking, wijziging of annulering.
• Planning van sessies met meerdere programmalijnen: Organiseer gelijktijdige sessies over meerdere programmalijnen met een inzendportaal voor sprekers waarin interne beoordelings- en goedkeuringsworkflows zijn opgenomen.
• Analyses van deelnemers over meerdere evenementen: Krijg toegang tot meer dan 15 aanpasbare rapporten en verzamel deelnemersgegevens uit meerdere evenementen om trends te identificeren en betrokkenheid in de loop van de tijd te meten.

Swoogo-integraties

Swoogo biedt meer dan 30 standaardintegraties, waaronder Salesforce, HubSpot, Zoom, ON24, Passkey, Stripe en Google Analytics. Het ondersteunt ook een REST API, uitgaande webhooks en Zapier; integraties met hotel-PMS-, CRS- en POS-systemen worden niet gedocumenteerd.

Pros and Cons

Pros:

• Uiterst flexibele registratieworkflows met meerdere trajecten
• Gecombineerd rapport over hotelkamerblokken voor organisatoren
• Sterke beveiligings- en nalevingscontroles voor evenementen

Cons:

• Geen catering- of ruimtebeheer aan de hotelzijde
• Ontbreekt aan RFP- en groepsverkooppijplijnen

LEARN MORE ABOUT SWOOGO:

• Check out Swoogo on their website
• Read my in-depth review of Swoogo

3

Whova

Beste voor gebruiksvriendelijke mobiele netwerkfuncties

• Nee
• Prijs op aanvraag

Visit Website

Customer Rating: 4.8/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Whova is een platform voor conferentiebeheer voor fysieke, virtuele en hybride evenementen, met functies voor deelnemersregistratie, mobiele evenementenapps, agendabeheer, netwerken, stands voor exposanten en analyses na afloop van het evenement.

Voor wie is Whova het meest geschikt?

Whova is zeer geschikt voor organisatoren van conferenties en evenemententeams van verenigingen die een platform met een mobiele focus nodig hebben om de betrokkenheid en het netwerken van deelnemers te beheren.

Waarom ik voor Whova heb gekozen

Ik heb Whova gekozen als een van de beste opties, omdat de mobiele netwerkfuncties veel verder gaan dan een eenvoudige deelnemerslijst. Functies zoals matchmaking op basis van AI, videoruimtes voor snel netwerken en het communitybord stellen deelnemers in staat om vóór, tijdens en na een evenement via hun telefoon contact te leggen. Vooral de vergaderplanner spreekt mij aan: deelnemers kunnen hiermee 1-op-1-afspraken boeken en ter plaatse ruimte reserveren, waardoor passieve conferentiedeelname verandert in actieve relatieopbouw.

Belangrijkste functies van Whova

• Beheer van samenvattingen: Via een portaal voor inzendingen in de huisstijl kunnen sprekers voorstellen voor sessies indienen, met aanpasbare formulieren, enkel- of dubbelblinde peerreview en directe synchronisatie van geaccepteerde samenvattingen met de agenda van je evenement.
• Bouwer voor evenementwebsites: Kies uit meer dan 20 sjablonen om een gehoste evenementwebsite te maken die je agenda, sprekers en sponsors automatisch synchroniseert, zonder dat coderen nodig is.
• Gamificatietools: Triviawedstrijden, fotowedstrijden, paspoortuitdagingen en ranglijsten stimuleren de deelname van bezoekers gedurende het hele evenement.
• Analyserapport na afloop van het evenement: Whova genereert een gedetailleerd rapport na afloop van het evenement met informatie over sessiebezoek, betrokkenheidsstatistieken, netwerkactiviteiten en sponsorindrukken.

Whova-integraties

Whova integreert met Cvent, Eventbrite, Zoom, Stripe, HubSpot, Mailchimp, WildApricot, YourMembership en Glue Up. Het ondersteunt ook verbindingen via API-sleutels en Zapier.

Pros and Cons

Pros:

• Biedt AI-aangedreven tools voor matchmaking tussen deelnemers
• Gamificatiefuncties stimuleren de betrokkenheid van deelnemers
• Ondersteunt sessies met meerdere parallelle programmaonderdelen en automatische synchronisatie

Cons:

• Mist tools voor het beheren van hotelkamerblokken
• Biedt geen mogelijkheden voor het beheren van banket- en evenementenorders

LEARN MORE ABOUT WHOVA:

• Check out Whova on their website
• Read my in-depth review of Whova

4

Accelevents

Beste optie voor efficiënte ticketverkoop en fondsenwerving

• Gratis proefversie beschikbaar
• Vanaf $7,500 (eenmalig)

Visit Website

Customer Rating: 4.7/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Accelevents is een alles-in-éénplatform voor evenementenbeheer dat registratie, ticketverkoop, het inchecken van deelnemers, het afdrukken van badges, het beheer van sprekers, portals voor exposanten en het hosten van virtuele evenementen verzorgt voor fysieke, virtuele en hybride conferenties.

Voor wie is Accelevents het meest geschikt?

Accelevents is zeer geschikt voor evenementenplanners, verenigingen en zakelijke marketingteams die conferenties met veel registraties beheren en te maken hebben met complexe behoeften op het gebied van ticketverkoop, fondsenwerving of hybride deelname.

Waarom ik voor Accelevents heb gekozen

Ik heb Accelevents gekozen als een van de beste opties omdat de tools voor ticketverkoop en fondsenwerving complexiteit aankunnen waar de meeste platforms niet mee overweg kunnen. Ik vind het geweldig dat het voorwaardelijke logica, goedkeuringsworkflows en gereserveerde zitplaatsen ondersteunt voor een onbeperkt aantal registratietypen, en dat allemaal zonder transactiekosten. Voor conferenties met betaalde niveaus, groepsboekingen en sessies met toegangscodes is die flexibiliteit moeilijk te evenaren.

Belangrijkste functies van Accelevents

• Agenda-opbouw met meerdere programmalijnen: Bouw en beheer complexe conferentieprogramma's met meerdere programmalijnen, met bulkupdates voor capaciteit, locatie en sessietype.
• Centrum voor virtuele evenementen: Host live gestreamde en op aanvraag beschikbare sessies rechtstreeks op het platform, met automatische transcriptie en interactieve tools zoals peilingen en Q&A die in elke sessie zijn ingebouwd.
• Hulpbronnencentrum voor exposanten: Een zelfbedieningsportal waar exposanten taken beheren, materiaal uploaden en tijdens het evenement deelnemersleads verzamelen via QR-scanning.
• Gecombineerd analysedashboard: Combineert gegevens over registratie, inchecken op locatie, de mobiele app en virtuele betrokkenheid in één rapportageoverzicht met aangepaste, deelbare rapporten.

Integraties van Accelevents

Accelevents biedt gedocumenteerde integraties met Salesforce, HubSpot, Marketo, Zoom, Vimeo, Cvent Passkey, ExpoFP en Google Analytics GA4. Het biedt ook een openbare REST API, webhooks en ondersteuning voor Zapier.

Pros and Cons

Pros:

• Onbeperkt aantal registratietypen en voorwaardelijke ticketverkoop
• Hotel rechtstreeks na registratie door deelnemers laten boeken
• Badges afdrukken met dynamische tekstkleuren

Cons:

• Geen functies voor het beheren van banketorderdocumenten
• Geen tools voor hotelactiviteiten of blokbeheer

LEARN MORE ABOUT ACCELEVENTS:

• Check out Accelevents on their website

5

ClickUp

Het beste voor robuust projectmanagement van evenementen

• Ja
• $5/gebruiker/maand (jaarlijks gefactureerd)

Visit Website

Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

ClickUp is een projectmanagementplatform voor algemene doeleinden dat taaktracking, workflowautomatisering, budgettering, teamsamenwerking en aanpasbare dashboards samenbrengt om de verschillende onderdelen van evenementenplanning te coördineren.

Voor wie is ClickUp het meest geschikt?

ClickUp is geschikt voor evenemententeams die een flexibele projectmanagementhub nodig hebben om leveranciers, tijdlijnen en budgetten voor grootschalige conferenties te coördineren.

Waarom ik voor ClickUp heb gekozen

Ik heb ClickUp opgenomen in mijn topkeuzes omdat het krachtige projectmanagementfuncties biedt voor conferentieplanning, vooral wanneer je tegelijkertijd met leveranciers, tijdlijnen en interne teams coördineert. Ik vind de conferentiebeheersjabloon van ClickUp goed, omdat deze de planning opdeelt in duidelijk gedefinieerde fasen zoals Voorbereiding, Op locatie en Na het evenement, met 19 aangepaste taakstatussen die elk onderdeel zichtbaar houden. Met de aangepaste dashboards kan ik uitgaven in realtime met het budget vergelijken, precies wat nodig is voor de coördinatie van grootschalige conferenties.

Belangrijkste functies van ClickUp

• Gantt-diagramweergave: Visualiseer evenementtijdlijnen met taakafhankelijkheden, mijlpalen en planning gedurende de volledige levenscyclus van de conferentie.
• Gasttoegang met machtigingen: Nodig externe leveranciers, sprekers of klanten uit in je werkruimte met op rollen gebaseerde toegangscontroles.
• Automatiseringen zonder code: Stel regels op basis van triggers in om taken automatisch toe te wijzen, statussen bij te werken en meldingen te versturen naarmate de planning vordert.
• ClickUp Docs: Maak samenwerkingsdocumenten, zoals draaiboeken of leveranciersbriefings, en koppel deze rechtstreeks aan relevante taken.

ClickUp-integraties

ClickUp adverteert met meer dan 1.000 integraties, waaronder native verbindingen met Zoom, Slack, Microsoft Teams, Google Agenda en Outlook Agenda. Het ondersteunt ook webhooks, Zapier en een openbare API, maar heeft geen native integraties met propertymanagementsystemen (PMS), centrale reserveringssystemen (CRS) of kassasystemen (POS).

Pros and Cons

Pros:

• Aangepaste dashboards visualiseren evenementbudgetten en tijdlijnen
• Automatiseringen zonder code verminderen handmatige overdrachten van taken
• Gasttoegang maakt samenwerking met leveranciers mogelijk

Cons:

• Geen beheer van vergaderruimten of kamerblokken
• Geen workflows voor banketevenementorders (BEO)

New Product Updates from ClickUp

September 20 2026

ClickUp Adds Meetings Hub, Super Agent Templates, and ZoomInfo Integration

ClickUp adds a searchable Meetings Hub, new ways to clone and template Super Agents, and a ZoomInfo integration through the App Center. These updates improve meeting retrieval, agent reuse, and access to sales intelligence. For more information, visit ClickUp’s official site.

LEARN MORE ABOUT CLICKUP:

• Check out ClickUp on their website

6

vFairs

Het meest geschikt voor meeslepende hybride conferenties

• Gratis demo beschikbaar
• Prijs op aanvraag

Visit Website

Customer Rating: 4.7/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

vFairs is een platform voor het beheer van virtuele en hybride conferenties dat evenementregistratie, meeslepende virtuele 3D-/2D-omgevingen, agenda's met meerdere programmasporen, netwerken voor deelnemers, het indienen van abstracts, inchecken op locatie en accommodatiecoördinatie voor organisatoren van evenementen omvat.

Voor wie is vFairs het meest geschikt?

vFairs is zeer geschikt voor organisatoren van evenementen en verenigingen die grootschalige virtuele of hybride conferenties organiseren en behoefte hebben aan meeslepende omgevingen voor deelnemers en ingebouwde hulpmiddelen voor betrokkenheid.

Waarom ik voor vFairs heb gekozen

vFairs staat op mijn shortlist omdat geen enkel ander platform dat ik heb getest kan tippen aan de meeslepende omgevingen voor hybride conferenties, waarin deelnemers zich door volledig in huisstijl vormgegeven 3D-lobby's, auditoria en netwerklounges bewegen, ongeacht of ze op afstand of op locatie deelnemen. Vooral de door AI aangedreven slimme matching spreekt me aan, omdat deze deelnemers, exposanten en sprekers op basis van interesses en profielen met elkaar verbindt voordat ze ooit een sessie betreden. De bouwer voor agenda's met meerdere programmasporen, met het boeken van sessies met één klik en geautomatiseerde herinneringen, zorgt ervoor dat zowel virtuele als fysieke deelnemers tijdens complexe programma's van meerdere dagen op één lijn blijven.

Belangrijkste functies van vFairs

• Portaal voor het indienen van abstracts: Een portaal in huisstijl dat kan worden geconfigureerd voor het verzamelen en beheren van inzendingen van sprekers en onderzoeksbijdragen, met toewijzing van beoordelaars en geautomatiseerde statusmeldingen.
• Gamificatiesysteem: Kent deelnemers punten toe voor het bijwonen van sessies, downloads en peilingen, met ranglijsten, badges voor mijlpalen en opties voor het inwisselen van prijzen.
• Inchecken met AI-gezichtsherkenning: Maakt contactloos inchecken op locatie zonder QR-code mogelijk met behulp van gezichtsherkenning, met een offline modus en realtime aanwezigheidsregistratie.
• Mobiele evenementenapp in huisstijl: Een volledig in huisstijl vormgegeven app voor deelnemers met gepersonaliseerde programma's, pushmeldingen, netwerkmogelijkheden en interactieve plattegronden.

Integraties van vFairs

vFairs vermeldt integraties met Zoom, Webex, Microsoft Teams, Restream, Salesforce, HubSpot, Slido en meer dan 30 betalingsgateways. Het biedt ook een REST API, webhooks, ontwikkeling van aangepaste integraties en connectiviteit met Zapier.

Pros and Cons

Pros:

• Meeslepende virtuele 3D- en 2D-omgevingen
• Door AI aangedreven matching voor deelnemers en exposanten
• Module voor accommodatiebeheer voor deelnemers

Cons:

• Geen vergaderruimten van hotels of tools voor evenementenbestellingen
• Kamerblokken zijn niet gekoppeld aan het hotelbeheersysteem

LEARN MORE ABOUT VFAIRS:

• Check out vFairs on their website
• Read my in-depth review of vFairs

7

SpotMe

Het beste voor interactieve virtuele en hybride evenementen

• Ja
• $500/maand, jaarlijks gefactureerd

Visit Website

Customer Rating: 4.7/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

SpotMe is een platform voor evenementbetrokkenheid dat virtuele, hybride en fysieke conferenties ondersteunt met tools voor deelnemersregistratie, livestreaming, mobiele evenementapps, sessie-interactie, netwerken en analyses na afloop van het evenement.

Voor wie is SpotMe het meest geschikt?

SpotMe is zeer geschikt voor zakelijke evenemententeams in de biowetenschappen en professionele dienstverlening die grootschalige virtuele en hybride programma's organiseren.

Waarom ik voor SpotMe heb gekozen

SpotMe staat op mijn shortlist vanwege de manier waarop het de interactieve laag van virtuele en hybride evenementen beheert. Ik vind het geweldig dat het livepeilingen, Q&A, deelnemerskoppeling en deelsessieruimtes combineert in één merkervaring, zodat deelnemers betrokken blijven, of ze nu in de zaal zitten of op afstand deelnemen. Met SpotMe Studio kun je livestreams met meerdere presentatoren uitvoeren, inclusief vormgegeven onderste beeldteksten en realtimeondertiteling in meer dan 30 talen. Ik heb gemerkt dat dit een echt verschil maakt voor wereldwijde hybride conferenties.

Belangrijkste functies van SpotMe

• Inchecken met QR-code: Scant QR-codes van deelnemers bij toegangspunten en houdt de aanwezigheid per sessie in realtime bij, met ingebouwde handhaving van capaciteitslimieten voor ruimtes.
• Gamificatietools: Hiermee kun je deelnemers punten en badges toekennen voor het voltooien van activiteiten, met ranglijsten en een prijzenwinkel om deelname gedurende het hele evenement te stimuleren.
• Bijhouden van CEU's en certificering: Houdt de aanwezigheid bij individuele sessies bij om studiepunten voor permanente educatie te berekenen en reikt na voltooiing automatisch certificaten uit.
• Bibliotheek met content op aanvraag: Slaat sessieopnamen, presentaties en documenten op één plek op, zodat deelnemers content na afloop van het evenement opnieuw kunnen bekijken.

Integraties van SpotMe

SpotMe biedt native integraties met Salesforce, HubSpot, Veeva, IQVIA, Marketo, Eloqua en Pardot, plus integraties met Cvent, RainFocus en Swoogo. Het biedt ook een REST API, OpenID Connect SSO en RTMPS-connectiviteit.

Pros and Cons

Pros:

• Biedt meer dan 80 functies voor deelnemersbetrokkenheid
• Biedt liveondertiteling in meer dan 30 talen
• Aanpasbare evenementapps in de huisstijl inbegrepen

Cons:

• Geen integraties met evenementruimtes of hotels
• Ontbreekt aan beheer van banketbestellingen voor evenementen

LEARN MORE ABOUT SPOTME:

• Check out SpotMe on their website

8

EventMobi

Beste voor aanpasbare evenementenapps

• Nee
• Prijs op aanvraag

Visit Website

Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

EventMobi is een platform voor evenementenbeheer dat de registratie van deelnemers, mobiele evenementenapps in huisstijl, de productie van virtuele en hybride evenementen, inchecken, badgeafdrukken en engagementtools zoals livepeilingen, Q&A en netwerken voor fysieke, virtuele en hybride conferenties verzorgt.

Voor wie is EventMobi het meest geschikt?

EventMobi is geschikt voor evenementorganisatoren en teams van verenigingen die een conferentie-app in huisstijl met ingebouwde engagementtools voor deelnemers nodig hebben voor fysieke, virtuele of hybride evenementen.

Waarom ik EventMobi heb gekozen

EventMobi staat op mijn shortlist omdat de aanpassingsmogelijkheden van de app echt indrukwekkend zijn. Ik vind het geweldig dat je met de geavanceerde ontwerpfunctie met slepen en neerzetten een volledig op de huisstijl afgestemde ervaring voor deelnemers kunt creëren zonder ook maar één regel code te schrijven. Voor hybride conferenties zorgt de combinatie van gepersonaliseerde sessieagenda's en de livestreamproductie van EventMobi Studio ervoor dat fysieke en externe deelnemers via hetzelfde platform een consistente, professionele ervaring krijgen.

Belangrijkste functies van EventMobi

• Registratiemodule voor deelnemers: Ondersteunt registratie in meerdere stappen met gelaagde prijzen, toegang die beperkt is tot genodigden en geautomatiseerde e-mailworkflows.
• Livepeilingen en Q&A: Hiermee kunnen organisatoren tijdens sessies rechtstreeks in de evenementenapp realtimepeilingen, vragen en enquêtes uitvoeren.
• Gamificatietools: Omvat uitdagingen, activiteiten met beloningen en gesponsorde spellen om de deelname van bezoekers gedurende het hele evenement te stimuleren.
• Leadverzameling voor exposanten: Hiermee kunnen exposanten badges van deelnemers scannen om leads vanuit de evenementenapp te verzamelen en te exporteren.

Integraties van EventMobi

De integratiehub van EventMobi ondersteunt meer dan 1.000 appkoppelingen, waaronder Salesforce, HubSpot, Marketo, Eventbrite, Cvent, Mailchimp, iMIS, MemberSuite, Wild Apricot en Airtable. Het biedt ook een gratis API en connectiviteit met Zapier.

Pros and Cons

Pros:

• Bouwer voor evenementenapps in huisstijl met slepen en neerzetten
• Livepeilingen en gamificatie vergroten de betrokkenheid
• Inchecken en badgeafdrukken zijn geïntegreerd

Cons:

• Geen tools voor vergaderruimtes of evenementenlocaties
• Geen functies voor het beheren van groepskamerblokken

LEARN MORE ABOUT EVENTMOBI:

• Check out EventMobi on their website

9

Cvent

Beste oplossing voor uitgebreide diensten voor het zoeken naar locaties

• Gratis demo beschikbaar
• Prijs op aanvraag

Visit Website

Customer Rating: 4.4/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Cvent is een AI-aangedreven platform voor conferentiebeheer dat het zoeken naar locaties, RFP-beheer, het beheer van groepskamerblokken, evenementregistratie, betrokkenheid van deelnemers en het inchecken op locatie voor fysieke, virtuele en hybride evenementen omvat.

Voor wie is Cvent het meest geschikt?

Cvent is zeer geschikt voor hotelverkoopteams en MICE-operationmanagers bij fullservice- en grootschalige accommodaties die grote aantallen groeps-RFP's, kamerblokken en het zoeken naar locaties voor meerdere evenementen vanaf één platform moeten beheren.

Waarom ik voor Cvent koos

Cvent verdient een plek als een van de beste opties op mijn shortlist, omdat geen enkel ander platform in de buurt komt van het bereik voor het zoeken naar locaties: het Cvent Supplier Network omvat ongeveer 340.000 hotels en locaties en meer dan 155.000 actieve planners versturen RFP's. Ik vind vooral prettig dat CventIQ™ inkomende groeps-RFP's beoordeelt en prioriteert op basis van de geschatte omzet en geschiktheid van de groep, zodat hotelverkoopteams minder tijd besteden aan sorteren en meer tijd aan het beantwoorden van de juiste potentiële klanten. Cvent Passkey maakt dit compleet met realtime dashboards voor de opname van kamerblokken en geautomatiseerde meldingen over deadlines, waardoor het heen-en-weer bijwerken van spreadsheets, waar de meeste teams nog steeds op vertrouwen, overbodig wordt.

Belangrijkste functies van Cvent

• Aangepaste registratiepaden: Bouw registratieprocessen met meerdere sporen met voorwaardelijke logica, sessieselectie, wachtlijsten en betalingsverwerking voor fysieke, virtuele of hybride evenementen.
• Inchecken op locatie met OnArrival: Ondersteunt inchecken via kiosken en zelfbediening, het afdrukken van badges op aanvraag en realtime aanwezigheidsdashboards op de evenementenlocatie.
• Mobiele app Attendee Hub: Een app met eigen huisstijl met livestreams, content op aanvraag, netwerkmogelijkheden, vraag-en-antwoordsessies, peilingen en spelmechanismen voor meer betrokkenheid van deelnemers.
• Bedrijfsinformatie van CSN: Biedt realtime analyses van de RFP-pijplijn, benchmarking van de concurrentieset en voortgangsanalyses die rechtstreeks zijn gekoppeld aan het groepsplatform voor het zoeken naar locaties van Cvent.

Cvent-integraties

Cvent documenteert meer dan 80 standaardintegraties, waaronder Salesforce, Marketo, HubSpot, Microsoft Dynamics, Zoom, Webex, Microsoft Teams en SAP Concur. Cvent Passkey beschikt over een gecertificeerde tweerichtingsintegratie met Maestro PMS, terwijl een open API aangepaste integraties ondersteunt.

Pros and Cons

Pros:

• Marktplaats voor het zoeken naar locaties met 340.000 accommodaties
• AI automatiseert het beoordelen en prioriteren van RFP's
• Passkey automatiseert het beheer van groepskamerblokken

Cons:

• Geen ingebouwde functionaliteit voor het opstellen of verspreiden van BEO's
• De kosten van het volledige pakket zijn voor zelfstandige ondernemingen onbereikbaar

LEARN MORE ABOUT CVENT:

• Check out Cvent on their website
• Read my in-depth review of Cvent
• Explore best alternatives to Cvent

10

RingCentral Events

Het beste voor meeslepende virtuele evenementenervaringen

• Nee
• Vanaf $99/organisator/maand (jaarlijks gefactureerd)

Visit Website

Customer Rating: 4.5/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

RingCentral Events is een virtueel en hybride evenementenplatform voor bezoekersregistratie, livestreaming, sessies met meerdere sporen, netwerken, stands voor sponsors en het hosten van content na afloop van het evenement.

Voor wie is RingCentral Events het meest geschikt?

RingCentral Events is zeer geschikt voor marketeers van bedrijfsevenementen en communicatieteams die op grote schaal virtuele of hybride conferenties organiseren.

Waarom ik voor RingCentral Events heb gekozen

RingCentral Events staat op mijn lijst omdat het vanaf de basis is ontwikkeld voor meeslepende virtuele evenementenervaringen, met een gestructureerde virtuele locatie die bezoekers verschillende ruimtes biedt om doorheen te bewegen, van hoofdpodia en beursstands tot ruimtes voor snel netwerken. Vooral de geautomatiseerde koppeling van bezoekers spreekt me aan, omdat deelnemers op basis van profielgegevens met elkaar worden verbonden in plaats van dat netwerken aan het toeval wordt overgelaten. De functie voor AI-clips in Creator Lab valt bij mij ook op, omdat deze automatisch compilaties van hoogtepunten en korte fragmenten voor sociale media genereert uit sessie-opnamen, waardoor de levensduur van je evenementcontent veel verder wordt verlengd dan alleen de live dag.

Belangrijkste functies van RingCentral Events

• Beheer van sessies met meerdere sporen: Organiseer gelijktijdige deelsessies naast een hoofdpodium, zodat bezoekers tijdens live-evenementen tussen sporen kunnen wisselen.
• Registratiepagina's in eigen huisstijl: Maak aanpasbare registratiepagina's met promotiecodes, UTM-tracking en ondersteuning voor meer dan 135 valuta.
• Suite voor check-in op locatie: Gebruik kioskmodus, badgeprinten en tools voor toegangscontrole om de bezoekersstroom op fysieke evenementenlocaties te beheren.
• Contenthub: Host herhalingen van sessies, fragmenten en hulpmiddelen op een webpagina in eigen huisstijl na afloop van het evenement, zodat content ook na het evenement toegankelijk blijft.

Integraties van RingCentral Events

RingCentral Events biedt meer dan 40 integraties uit de marktplaats, waaronder HubSpot, Salesforce, Marketo, Cvent, Eventbrite, Kahoot, Miro, Slido en Interprefy. Het biedt ook een openbare REST API en maakt via Zapier verbinding met meer dan 9.000 apps.

Pros and Cons

Pros:

• Door AI gegenereerde compilaties van hoogtepunten en korte fragmenten voor sociale media
• Ingebouwde registratie, check-in en badgeprinten
• Geautomatiseerde matching van bezoekers voor netwerken

Cons:

• Geen beheer van hotelkamerblokken of BEO's
• Plattegronden zijn statisch en niet interactief

LEARN MORE ABOUT RINGCENTRAL EVENTS:

• Check out RingCentral Events on their website
• Read my in-depth review of RingCentral Events

Andere software voor conferentiebeheer

Hier zijn enkele andere opties voor software voor conferentiebeheer die mijn shortlist niet hebben gehaald, maar toch de moeite waard zijn om te bekijken:

1. Zoho Backstage

   Het beste voor end-to-end-functies voor evenementenbeheer

2. Lasso.io

   Het beste voor geavanceerde evenementanalyses

3. RainFocus

   E keuze voor conferentiedata en marketing-ROI van ondernemingen

4. Wrike

   E voor gezamenlijke evenementenplanning

5. Grenadine

   Ideaal voor het plannen van conferenties met meerdere parallelle sessies

6. ON24

   Voor betrokkenheid bij virtuele conferenties

7. Bizzabo

   Ideaal voor datagedreven conferentiebetrokkenheid

8. EventsAir

   Het beste voor interactieve conferentie-ervaringen

9. EventTemple

   Het beste voor locatiegerichte conferentieverkoop

10. EventSquid

    Ideaal voor configureerbare conferentieworkflows

Hoe kies je software voor conferentiebeheer?

De keuze voor software voor conferentiebeheer hangt af van de indeling van je evenement, het aantal deelnemers, de complexiteit van de sessies en je vereisten op locatie. Bedenk of je registratie, planning met meerdere programmalijnen, tools voor exposanten, beheer van abstracts of mogelijkheden voor hybride evenementen nodig hebt.

Zo beoordeel je je shortlist

1. Test je registratieproces: Maak verschillende deelnemerstypen, ticketcategorieën, kortingscodes en aangepaste registratievragen aan.
2. Stel een voorbeeldagenda voor een conferentie samen: Voeg meerdere tracks, sessies, sprekers en zalen toe om te zien hoe planningsconflicten worden afgehandeld.
3. Evalueer hulpmiddelen voor deelnemers: Test de mobiele app, persoonlijke agenda's, netwerkfuncties, sessiemeldingen, peilingen en Q&A-functies.
4. Bekijk de mogelijkheden op locatie: Controleer hoe de software het inchecken van deelnemers, het afdrukken van badges, het scannen van sessies en last-minute wijzigingen in registraties afhandelt.
5. Test processen voor exposanten en sponsors: Maak voorbeeldprofielen voor exposanten, standtoewijzingen, sponsorpakketten en processen voor het verzamelen van leads aan.
6. Afweging: alles-in-éénplatform versus gespecialiseerde tools: Bepaal of één platform de volledige conferentie moet beheren of dat het moet worden gekoppeld aan afzonderlijke tools voor registratie, streaming en interactie.

Wat is conferentiebeheersoftware?

Conferentiebeheersoftware is een platform voor het plannen, organiseren en uitvoeren van conferenties, van registratie tot rapportage na afloop van het evenement.

Deze platforms ondersteunen doorgaans de registratie van deelnemers, het plannen van sessies, het beheer van sprekers, het inchecken, het afdrukken van badges, netwerken en rapportages. Sommige bieden ook abstractbeheer, tools voor exposanten, mobiele evenementapps en mogelijkheden voor virtuele conferenties.

Functies van conferentiebeheersoftware

Let bij het selecteren van conferentiebeheersoftware op de volgende belangrijke functies:

• Registratie van deelnemers: Verzamelt gegevens van deelnemers, beheert tickettypen, verwerkt registraties en ondersteunt aangepaste registratieformulieren.
• Beheer van sessies en agenda's: Organiseert conferentietracks, sessies, zalen, sprekers en planningen vanuit één centrale kalender.
• Sprekersbeheer: Slaat sprekersprofielen, sessietoewijzingen, presentatiebestanden, beschikbaarheid en communicatiegeschiedenis op.
• Abstractbeheer: Verzamelt presentatievoorstellen, beheert collegiale beoordelingen, houdt goedkeuringen bij en wijst geaccepteerde inzendingen toe aan sessies.
• Inchecken op locatie en badges afdrukken: Verwerkt de aankomst van deelnemers en drukt gepersonaliseerde badges af voor een snellere toegang.
• Netwerken voor deelnemers: Biedt deelnemerslijsten, het plannen van afspraken, berichten, koppeling en andere netwerkfuncties.
• Mobiele evenementapps: Geeft deelnemers toegang tot agenda's, informatie over sprekers, aankondigingen, kaarten, netwerkmogelijkheden en sessie-updates.
• Beheer van sponsors en exposanten: Beheert exposantenprofielen, standtoewijzingen, sponsorcontent, het verzamelen van leads en activiteiten voor interactie.
• Tools voor virtuele en hybride evenementen: Ondersteunt livestreaming, virtuele sessies, online netwerken en deelname op afstand.
• Conferentierapportage: Houdt registraties, aanwezigheid, deelname aan sessies, interactie, leads en andere gegevens over evenementprestaties bij.

Voordelen van conferentiebeheersoftware

Het implementeren van conferentiebeheersoftware biedt organisatoren van conferenties en evenemententeams verschillende voordelen:

• Gecentraliseerde conferentieplanning: Houdt informatie over deelnemers, sprekers, sessies, exposanten en de organisatie binnen één platform.
• Snellere verwerking van deelnemers: Digitale registratie, QR-codes en het afdrukken van badges verminderen handmatige taken bij het inchecken.
• Betere sessiecoördinatie: Planningsfuncties maken het eenvoudiger om overlappende sessies, sprekers, zalen en conferentietracks te beheren.
• Verbeterde deelname van deelnemers: Netwerkmogelijkheden, peilingen, Q&A, meldingen en gepersonaliseerde agenda's stimuleren meer interactie.
• Eenvoudiger beheer van sprekers: Sprekersportalen bieden één plek voor het verzamelen van biografieën, presentaties, beschikbaarheid en sessiegegevens.
• Georganiseerdere activiteiten voor exposanten: Exposantenportalen en tools voor het verzamelen van leads maken het eenvoudiger om sponsor- en standactiviteiten te beheren.
• Grotere zichtbaarheid van evenementen: Rapportagetools tonen trends in registraties, sessiebezoek, interactieniveaus en het gedrag van deelnemers.
• Ondersteuning voor meerdere evenementvormen: Organisatoren kunnen fysieke, virtuele en hybride conferenties met hetzelfde platform beheren.

Kosten en prijzen van conferentiebeheersoftware

De prijzen van conferentiebeheersoftware variëren op basis van het aantal deelnemers, de frequentie van evenementen, de functies en de vereisten voor dienstverlening.

Sommige leveranciers rekenen per evenement of deelnemer, terwijl andere jaarabonnementen of aangepaste bedrijfscontracten aanbieden. Er kunnen extra kosten gelden voor mobiele apps, hardware op locatie, het afdrukken van badges, tools voor virtuele evenementen of premiumondersteuning.

Vergelijkingstabel van abonnementen voor conferentiemanagementsoftware