10 Beste software voor conferentiebeheer voor 2026

Expo Pass is een platform voor evenementenbeheer dat online registratie, inchecken op locatie, badgeprinten, leadverzameling, aanwezigheidsregistratie en een mobiele evenementenapp biedt voor fysieke, virtuele en hybride evenementen.

Voor wie is Expo Pass het meest geschikt?

Expo Pass is geschikt voor organisatoren van conferenties, vakbeurzen en exposities die een sterke mobiele ervaring voor deelnemers centraal willen stellen tijdens hun evenement.

Waarom ik voor Expo Pass heb gekozen

Expo Pass staat op mijn shortlist omdat de mobiele evenementenapp echt een van de beste is die ik heb gezien om deelnemers betrokken te houden tijdens fysieke, virtuele en hybride evenementen. Ik vind het geweldig dat deelnemers gepersonaliseerde agenda's, realtimeberichten en netwerkmogelijkheden voor sessies krijgen op iOS, Android of in de browser, zonder dat er een download nodig is. Met pushmeldingen kan ik programma's live bijwerken en sponsorplaatsingen zijn rechtstreeks geïntegreerd in de app-ervaring.

Belangrijkste functies van Expo Pass

• Badgeprinten op locatie: Badges met een aangepast merkontwerp worden op aanvraag afgedrukt via Zebra-printers die zijn gekoppeld aan plug-and-play-iPadkiosken die rechtstreeks naar uw evenement worden verzonden.
• Registratie van CE/CEU-credits: Sessie­scans berekenen automatisch of deelnemers in aanmerking komen voor credits en genereren gepersonaliseerde certificaten op basis van aanpasbare aanwezigheidsregels.
• Beheer van kamerblokken voor groepen: Organisatoren stellen kamerblokken, subblokken en boekingspagina's voor deelnemers met een aangepast merkontwerp in, met realtime-inzicht in het aantal geboekte kamers en toegang tot het hotelportaal.
• Leadverzameling: Exposanten scannen deelnemersbadges via de Expo Pass-app om leads rechtstreeks vanaf de beursvloer vast te leggen, te kwalificeren en te exporteren.

Integraties van Expo Pass

Expo Pass biedt gedocumenteerde integraties met Stripe, Zoom, Vimeo, IBM Stream en Linkroom. Ingebouwde PMS-, CRS-, POS-, CRM-, Zapier- of API-integraties worden niet gedocumenteerd.

Swoogo is uitgebreide software voor evenementenbeheer die evenementplanning en -uitvoering wil vereenvoudigen. Het biedt flexibiliteit bij het ontwerpen en registreren van evenementen, zodat je unieke ervaringen kunt creëren die aansluiten bij de doelen en thema's van je evenement.

Waarom ik voor Swoogo koos: Bij mijn keuze voor Swoogo viel de flexibiliteit bij het ontwerpen en registreren van evenementen op. Het biedt een hoge mate van aanpasbaarheid, zodat gebruikers hun plattegronden en het online registratieproces voor evenementen kunnen afstemmen op hun specifieke behoeften. Dankzij deze aanpasbaarheid is Swoogo de beste tool voor evenementen waarvoor unieke sjablonen en aanpasbare registratieopties nodig zijn.

Wat krijg je gratis?

Swoogo biedt geen gratis abonnement, maar je kunt een gratis demo aanvragen om kennis te maken met de functies en de mogelijkheden te begrijpen voordat je tot aankoop overgaat.

Opvallende functies & integraties:

Belangrijke functies van Swoogo zijn onder meer de intuïtieve evenementbouwer, aanpasbare registratieformulieren, inzendingen en uitgebreide analyses. Het biedt ook integratie met een breed scala aan tools, zoals Salesforce, Marketo en Zoom, waardoor de functionaliteit wordt uitgebreid en een soepelere ervaring voor evenementenbeheer mogelijk wordt.

Whova is een platform voor conferentiebeheer voor fysieke, virtuele en hybride evenementen, met functies voor deelnemersregistratie, mobiele evenementenapps, agendabeheer, netwerken, stands voor exposanten en analyses na afloop van het evenement.

Voor wie is Whova het meest geschikt?

Whova is zeer geschikt voor organisatoren van conferenties en evenemententeams van verenigingen die een platform met een mobiele focus nodig hebben om de betrokkenheid en het netwerken van deelnemers te beheren.

Waarom ik voor Whova heb gekozen

Ik heb Whova gekozen als een van de beste opties, omdat de mobiele netwerkfuncties veel verder gaan dan een eenvoudige deelnemerslijst. Functies zoals matchmaking op basis van AI, videoruimtes voor snel netwerken en het communitybord stellen deelnemers in staat om vóór, tijdens en na een evenement via hun telefoon contact te leggen. Vooral de vergaderplanner spreekt mij aan: deelnemers kunnen hiermee 1-op-1-afspraken boeken en ter plaatse ruimte reserveren, waardoor passieve conferentiedeelname verandert in actieve relatieopbouw.

Belangrijkste functies van Whova

• Beheer van samenvattingen: Via een portaal voor inzendingen in de huisstijl kunnen sprekers voorstellen voor sessies indienen, met aanpasbare formulieren, enkel- of dubbelblinde peerreview en directe synchronisatie van geaccepteerde samenvattingen met de agenda van je evenement.
• Bouwer voor evenementwebsites: Kies uit meer dan 20 sjablonen om een gehoste evenementwebsite te maken die je agenda, sprekers en sponsors automatisch synchroniseert, zonder dat coderen nodig is.
• Gamificatietools: Triviawedstrijden, fotowedstrijden, paspoortuitdagingen en ranglijsten stimuleren de deelname van bezoekers gedurende het hele evenement.
• Analyserapport na afloop van het evenement: Whova genereert een gedetailleerd rapport na afloop van het evenement met informatie over sessiebezoek, betrokkenheidsstatistieken, netwerkactiviteiten en sponsorindrukken.

Whova-integraties

Whova integreert met Cvent, Eventbrite, Zoom, Stripe, HubSpot, Mailchimp, WildApricot, YourMembership en Glue Up. Het ondersteunt ook verbindingen via API-sleutels en Zapier.

Accelevents is een alles-in-éénplatform voor virtuele en hybride evenementen dat ook voorziet in de behoeften op het gebied van evenemententicketing en fondsenwerving. De uitgebreide reeks hulpmiddelen is ontworpen om de ticketverkoop, de betrokkenheid van deelnemers en het inzamelen van sponsorgelden te stroomlijnen.

Waarom ik voor Accelevents heb gekozen: De keuze voor Accelevents was eenvoudig dankzij de geïntegreerde aanpak van evenementenbeheer. In tegenstelling tot veel andere hulpmiddelen biedt het krachtige mogelijkheden voor online ticketverkoop en fondsenwerving, geschikt voor een breed scala aan soorten evenementen. Ik heb het beoordeeld als de beste tool voor naadloze ticketverkoop en fondsenwerving, dankzij het platform met uitgebreide functies en het gebruiksgemak.

Wat krijg je gratis?

Accelevents biedt geen gratis abonnement, maar op verzoek is er wel een demo beschikbaar om potentiële gebruikers inzicht te geven in het platform en de functionaliteiten ervan.

Opvallende functies & integraties:

Accelevents staat bekend om zijn robuuste ticketingsysteem, interactieve evenementpagina's en mogelijkheden voor fondsenwerving. Het biedt ook functies zoals livestreaming en hulpmiddelen voor de betrokkenheid van deelnemers. Accelevents integreert met populaire platforms zoals Zapier, waardoor het naadloos in je huidige werkproces past.

SpotMe is een platform voor evenementbetrokkenheid dat virtuele, hybride en fysieke conferenties ondersteunt met tools voor deelnemersregistratie, livestreaming, mobiele evenementapps, sessie-interactie, netwerken en analyses na afloop van het evenement.

Voor wie is SpotMe het meest geschikt?

SpotMe is zeer geschikt voor zakelijke evenemententeams in de biowetenschappen en professionele dienstverlening die grootschalige virtuele en hybride programma's organiseren.

Waarom ik voor SpotMe heb gekozen

SpotMe staat op mijn shortlist vanwege de manier waarop het de interactieve laag van virtuele en hybride evenementen beheert. Ik vind het geweldig dat het livepeilingen, Q&A, deelnemerskoppeling en deelsessieruimtes combineert in één merkervaring, zodat deelnemers betrokken blijven, of ze nu in de zaal zitten of op afstand deelnemen. Met SpotMe Studio kun je livestreams met meerdere presentatoren uitvoeren, inclusief vormgegeven onderste beeldteksten en realtimeondertiteling in meer dan 30 talen. Ik heb gemerkt dat dit een echt verschil maakt voor wereldwijde hybride conferenties.

Belangrijkste functies van SpotMe

• Inchecken met QR-code: Scant QR-codes van deelnemers bij toegangspunten en houdt de aanwezigheid per sessie in realtime bij, met ingebouwde handhaving van capaciteitslimieten voor ruimtes.
• Gamificatietools: Hiermee kun je deelnemers punten en badges toekennen voor het voltooien van activiteiten, met ranglijsten en een prijzenwinkel om deelname gedurende het hele evenement te stimuleren.
• Bijhouden van CEU's en certificering: Houdt de aanwezigheid bij individuele sessies bij om studiepunten voor permanente educatie te berekenen en reikt na voltooiing automatisch certificaten uit.
• Bibliotheek met content op aanvraag: Slaat sessieopnamen, presentaties en documenten op één plek op, zodat deelnemers content na afloop van het evenement opnieuw kunnen bekijken.

Integraties van SpotMe

SpotMe biedt native integraties met Salesforce, HubSpot, Veeva, IQVIA, Marketo, Eloqua en Pardot, plus integraties met Cvent, RainFocus en Swoogo. Het biedt ook een REST API, OpenID Connect SSO en RTMPS-connectiviteit.

EventMobi is een platform voor evenementenbeheer dat de registratie van deelnemers, mobiele evenementenapps in huisstijl, de productie van virtuele en hybride evenementen, inchecken, badgeafdrukken en engagementtools zoals livepeilingen, Q&A en netwerken voor fysieke, virtuele en hybride conferenties verzorgt.

Voor wie is EventMobi het meest geschikt?

EventMobi is geschikt voor evenementorganisatoren en teams van verenigingen die een conferentie-app in huisstijl met ingebouwde engagementtools voor deelnemers nodig hebben voor fysieke, virtuele of hybride evenementen.

Waarom ik EventMobi heb gekozen

EventMobi staat op mijn shortlist omdat de aanpassingsmogelijkheden van de app echt indrukwekkend zijn. Ik vind het geweldig dat je met de geavanceerde ontwerpfunctie met slepen en neerzetten een volledig op de huisstijl afgestemde ervaring voor deelnemers kunt creëren zonder ook maar één regel code te schrijven. Voor hybride conferenties zorgt de combinatie van gepersonaliseerde sessieagenda's en de livestreamproductie van EventMobi Studio ervoor dat fysieke en externe deelnemers via hetzelfde platform een consistente, professionele ervaring krijgen.

Belangrijkste functies van EventMobi

• Registratiemodule voor deelnemers: Ondersteunt registratie in meerdere stappen met gelaagde prijzen, toegang die beperkt is tot genodigden en geautomatiseerde e-mailworkflows.
• Livepeilingen en Q&A: Hiermee kunnen organisatoren tijdens sessies rechtstreeks in de evenementenapp realtimepeilingen, vragen en enquêtes uitvoeren.
• Gamificatietools: Omvat uitdagingen, activiteiten met beloningen en gesponsorde spellen om de deelname van bezoekers gedurende het hele evenement te stimuleren.
• Leadverzameling voor exposanten: Hiermee kunnen exposanten badges van deelnemers scannen om leads vanuit de evenementenapp te verzamelen en te exporteren.

Integraties van EventMobi

De integratiehub van EventMobi ondersteunt meer dan 1.000 appkoppelingen, waaronder Salesforce, HubSpot, Marketo, Eventbrite, Cvent, Mailchimp, iMIS, MemberSuite, Wild Apricot en Airtable. Het biedt ook een gratis API en connectiviteit met Zapier.

Cvent is een AI-aangedreven platform voor conferentiebeheer dat het zoeken naar locaties, RFP-beheer, het beheer van groepskamerblokken, evenementregistratie, betrokkenheid van deelnemers en het inchecken op locatie voor fysieke, virtuele en hybride evenementen omvat.

Voor wie is Cvent het meest geschikt?

Cvent is zeer geschikt voor hotelverkoopteams en MICE-operationmanagers bij fullservice- en grootschalige accommodaties die grote aantallen groeps-RFP's, kamerblokken en het zoeken naar locaties voor meerdere evenementen vanaf één platform moeten beheren.

Waarom ik voor Cvent koos

Cvent verdient een plek als een van de beste opties op mijn shortlist, omdat geen enkel ander platform in de buurt komt van het bereik voor het zoeken naar locaties: het Cvent Supplier Network omvat ongeveer 340.000 hotels en locaties en meer dan 155.000 actieve planners versturen RFP's. Ik vind vooral prettig dat CventIQ™ inkomende groeps-RFP's beoordeelt en prioriteert op basis van de geschatte omzet en geschiktheid van de groep, zodat hotelverkoopteams minder tijd besteden aan sorteren en meer tijd aan het beantwoorden van de juiste potentiële klanten. Cvent Passkey maakt dit compleet met realtime dashboards voor de opname van kamerblokken en geautomatiseerde meldingen over deadlines, waardoor het heen-en-weer bijwerken van spreadsheets, waar de meeste teams nog steeds op vertrouwen, overbodig wordt.

Belangrijkste functies van Cvent

• Aangepaste registratiepaden: Bouw registratieprocessen met meerdere sporen met voorwaardelijke logica, sessieselectie, wachtlijsten en betalingsverwerking voor fysieke, virtuele of hybride evenementen.
• Inchecken op locatie met OnArrival: Ondersteunt inchecken via kiosken en zelfbediening, het afdrukken van badges op aanvraag en realtime aanwezigheidsdashboards op de evenementenlocatie.
• Mobiele app Attendee Hub: Een app met eigen huisstijl met livestreams, content op aanvraag, netwerkmogelijkheden, vraag-en-antwoordsessies, peilingen en spelmechanismen voor meer betrokkenheid van deelnemers.
• Bedrijfsinformatie van CSN: Biedt realtime analyses van de RFP-pijplijn, benchmarking van de concurrentieset en voortgangsanalyses die rechtstreeks zijn gekoppeld aan het groepsplatform voor het zoeken naar locaties van Cvent.

Cvent-integraties

Cvent documenteert meer dan 80 standaardintegraties, waaronder Salesforce, Marketo, HubSpot, Microsoft Dynamics, Zoom, Webex, Microsoft Teams en SAP Concur. Cvent Passkey beschikt over een gecertificeerde tweerichtingsintegratie met Maestro PMS, terwijl een open API aangepaste integraties ondersteunt.

RingCentral Events is een virtueel en hybride evenementenplatform voor bezoekersregistratie, livestreaming, sessies met meerdere sporen, netwerken, stands voor sponsors en het hosten van content na afloop van het evenement.

Voor wie is RingCentral Events het meest geschikt?

RingCentral Events is zeer geschikt voor marketeers van bedrijfsevenementen en communicatieteams die op grote schaal virtuele of hybride conferenties organiseren.

Waarom ik voor RingCentral Events heb gekozen

RingCentral Events staat op mijn lijst omdat het vanaf de basis is ontwikkeld voor meeslepende virtuele evenementenervaringen, met een gestructureerde virtuele locatie die bezoekers verschillende ruimtes biedt om doorheen te bewegen, van hoofdpodia en beursstands tot ruimtes voor snel netwerken. Vooral de geautomatiseerde koppeling van bezoekers spreekt me aan, omdat deelnemers op basis van profielgegevens met elkaar worden verbonden in plaats van dat netwerken aan het toeval wordt overgelaten. De functie voor AI-clips in Creator Lab valt bij mij ook op, omdat deze automatisch compilaties van hoogtepunten en korte fragmenten voor sociale media genereert uit sessie-opnamen, waardoor de levensduur van je evenementcontent veel verder wordt verlengd dan alleen de live dag.

Belangrijkste functies van RingCentral Events

• Beheer van sessies met meerdere sporen: Organiseer gelijktijdige deelsessies naast een hoofdpodium, zodat bezoekers tijdens live-evenementen tussen sporen kunnen wisselen.
• Registratiepagina's in eigen huisstijl: Maak aanpasbare registratiepagina's met promotiecodes, UTM-tracking en ondersteuning voor meer dan 135 valuta.
• Suite voor check-in op locatie: Gebruik kioskmodus, badgeprinten en tools voor toegangscontrole om de bezoekersstroom op fysieke evenementenlocaties te beheren.
• Contenthub: Host herhalingen van sessies, fragmenten en hulpmiddelen op een webpagina in eigen huisstijl na afloop van het evenement, zodat content ook na het evenement toegankelijk blijft.

Integraties van RingCentral Events

RingCentral Events biedt meer dan 40 integraties uit de marktplaats, waaronder HubSpot, Salesforce, Marketo, Cvent, Eventbrite, Kahoot, Miro, Slido en Interprefy. Het biedt ook een openbare REST API en maakt via Zapier verbinding met meer dan 9.000 apps.

Zoho Backstage is een cloudgebaseerd platform voor evenementenbeheer dat het maken van evenementwebsites, registratie, ticketverkoop, betrokkenheid van deelnemers, beheer van exposanten en plattegronden en het hosten van virtuele en hybride evenementen ondersteunt voor fysieke, online en hybride formats.

Voor wie is Zoho Backstage het meest geschikt?

Zoho Backstage is zeer geschikt voor onafhankelijke evenementenplanners en verenigingen die conferenties, beurzen of exposities organiseren en registratie, ticketverkoop en betrokkenheid van deelnemers in één platform nodig hebben.

Waarom ik voor Zoho Backstage heb gekozen

Zoho Backstage verdient een plek op mijn lijst omdat het meer onderdelen van de levenscyclus van evenementen in één platform omvat dan de meeste tools in deze sector. Vooral de mogelijkheden voor het volledige proces spreken me aan: van het bouwen van een evenementwebsite in de huisstijl en het beheren van agenda's met meerdere sessiesporen tot het in realtime toewijzen van exposantenstands via het hulpmiddel voor het bouwen van plattegronden met slepen en neerzetten. Met de module Backstage OnAir kan ik ook livesessies hosten met peilingen, Q&A en scherm delen zonder over te schakelen naar een apart hulpmiddel voor virtuele evenementen.

Belangrijkste functies van Zoho Backstage

• Door AI aangedreven matching van deelnemers: Stelt automatisch relevante 1-op-1-verbindingen tussen deelnemers voor op basis van gedeelde interesses en doelen.
• Werkstromen voor het indienen en beoordelen van samenvattingen: Hiermee kunnen sprekers sessievoorstellen indienen die organisatoren rechtstreeks in het platform kunnen beoordelen en goedkeuren.
• Agendaopbouwer voor sessies met meerdere sporen: Ondersteunt maximaal 10 agendasporen per evenement, met afzonderlijke sessieplanning en toewijzing van sprekers.
• Inchecken met QR-code en badges afdrukken: Maakt het mogelijk dat deelnemers op locatie inchecken door een QR-code te scannen, met een aangepast badgeontwerp en afdrukken op aanvraag.

Integraties van Zoho Backstage

Zoho Backstage biedt rechtstreekse integraties met Zoho CRM, Zoho Campaigns, Zoho Analytics, Zoho Meeting en Zoho Webinar, plus Zoom, WhatsApp, Mailchimp, HubSpot en Google Analytics. Aangepaste koppelingen worden ondersteund via Zoho Flow, webhooks en Zapier, maar er zijn geen rechtstreekse integraties met PMS-, CRS- of hotel-POS-systemen.

Lasso.io is een platform voor live-evenementenbeheer dat personeelsplanning, planning van het evenementdraaiboek, inventarisbeheer, salarisadministratie en AI-aangedreven analyses combineert in één systeem voor productieteams van evenementen.

Voor wie is Lasso.io het meest geschikt?

Lasso.io is zeer geschikt voor productiebedrijven van live-evenementen en audiovisuele bedrijven die analytisch onderbouwde inzichten nodig hebben in de inzet van personeel, de winstgevendheid van apparatuur en operationele marges.

Waarom ik voor Lasso.io heb gekozen

Lasso.io staat op mijn shortlist dankzij Lassie, de AI-analyseagent die specifiek is getraind op gegevens over de organisatie van live-evenementen. Ik vind het geweldig dat Lassie je in gewone taal vragen laat stellen over personeelsinzet, margeprestaties en risico's op onderbezetting, zodat je tijdens de productie niet door rapporten hoeft te zoeken. De Draaiboekmodule biedt evenementenproducenten bovendien een realtime draaiboektool voor meerdere apparaten, met automatische tijdsberekening en op rollen gebaseerde toegang, ontworpen voor snel bewegende evenementenvloeren.

Belangrijkste functies van Lasso.io

• Draaiboekmodule: Een realtime draaiboektool voor meerdere apparaten, met slepen-en-neerzetten-bewerking, automatische tijdsberekening en op rollen gebaseerde toegang voor de uitvoering van live-evenementen.
• Personeelsmarktplaats: Een doorzoekbaar netwerk van meer dan 500.000 gescreende evenementprofessionals die rechtstreeks binnen het platform op aanvraag kunnen worden geboekt.
• Geautomatiseerde naleving van salarisregels: Verwerkt belastingaangiften in meerdere staten, collectieve loontabellen, regels voor overwerk en minimumdiensten voor freelance- en vaste evenemententeams.
• Projectbeheertools: Omvat een Gantt-weergave, kalenderweergave en een inhoudscentrum voor het organiseren van taken, tijdlijnen en digitale middelen voor verschillende evenementen.

Lasso.io-integraties

Lasso.io heeft gedocumenteerde integraties met AmTrav, Check, Avalara AvaTax, JustiFi, Swipeclock, Human Interest en SmartPay, maar geen integraties met PMS-, CRS-, POS- of hotel- en conferentiesystemen. Het biedt ook een open API en Zapier.