Evenementen beheren kan overweldigend aanvoelen. U houdt talloze taken tegelijk in de gaten, van registraties tot analyses na afloop van het evenement. Daar komt een CRM-systeem voor evenementenbeheer van pas. Deze tools helpen u georganiseerd te blijven en zorgen ervoor dat niets tussen wal en schip valt.
Ik heb verschillende softwareoplossingen getest en beoordeeld om u de beste beschikbare opties te bieden. Mijn doel is om u een onbevooroordeelde, grondig onderzochte beoordeling te geven van de beste keuzes die aansluiten bij uw behoeften. U vindt informatie over functies, prijzen en wat elke tool uniek maakt.
In dit artikel ontdekt u hoe het juiste CRM-systeem uw planning kan vereenvoudigen en de efficiëntie van uw team kan verhogen. Of u nu een ervaren professional bent of nieuw bent in evenementenbeheer, hier vindt u iets voor u.
Waarom u onze softwareaanbevelingen kunt vertrouwen
6,700+
Reviews
20
Industry experts
16+
Evaluation factors
14
Years
Ons team test en beoordeelt software sinds 2012. Als leiders in de horeca weten we zelf hoe moeilijk — en belangrijk — het is om de juiste software te kiezen.
Voor deze gids hebben we tools geëvalueerd met behulp van praktijktests en onafhankelijk onderzoek, waarbij we tools beoordeelden aan de hand van onze selectiecriteria.
Onze reviews weerspiegelen ons menselijke redactionele oordeel, geen verkooppraatje.
Vergelijkingstabel voor CRM-systemen voor evenementenbeheer
Deze vergelijkingstabel vat de prijsgegevens van mijn beste keuzes voor CRM-systemen voor evenementenbeheer samen:
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Beste voor evenementenregistratie en het afdrukken van badges | Niet beschikbaar | Vanaf $2,495/evenement | Website | |
| 2 | Beste voor hybride evenementenbeheer, waarbij fysieke en virtuele ervaringen worden samengevoegd | Gratis demo beschikbaar | $200/user/month | Website | |
| 3 | Het beste voor het bundelen van evenementenplanning en -uitvoering op één platform | Gratis demo beschikbaar | $500/user/month | Website | |
| 4 | Het beste voor het aanbieden van unieke oplossingen voor evenementen op locatie en gehoste evenementen | Gratis demo beschikbaar | Aangepast prijsmodel | Website | |
| 5 | Beste vanwege de integratie met andere Zoho-producten voor naadloze planning | Gratis proefversie + gratis demo beschikbaar | $19.20/gebruiker/maand (jaarlijks gefactureerd) | Website | |
| 6 | Beste vanwege het brede aanbod aan diensten dat alle behoeften op het gebied van evenementbeheer dekt | Prijzen op basis van offerte | Website | ||
| 7 | Het beste vanwege de uitgebreide functies voor evenementenbeheer van begin tot eind | Gratis demo beschikbaar | $265/user/month | Website | |
| 8 | Beste keuze voor evenementenlocaties met een hoog bezoekersvolume dankzij de robuuste trackingmogelijkheden | $69/gebruiker/maand (jaarlijks gefactureerd) | Website | ||
| 9 | Het beste voor het beheren en stroomlijnen van logistiek rond groepsevenementen | Prijzen op basis van offerte | Website | ||
| 10 | Het beste voor het maken van aangepaste evenementapps om deelnemers te betrekken | Gratis app beschikbaar | Prijzen op basis van offerte | Website |
Beoordelingen van de beste CRM-systemen voor evenementenbeheer
Beste voor evenementenregistratie en het afdrukken van badges- Niet beschikbaar
- Vanaf $2,495/evenement
Visit WebsiteCustomer Rating:4.8/5
Expo Pass ondersteunt het afdrukken van badges en de identificatie van deelnemers tijdens evenementen. Expo Pass is een veelzijdig platform voor evenementenbeheer, ontworpen voor professionals die live-, virtuele of hybride evenementen organiseren. Het richt zich op evenementenplanners en coördinatoren die het beheer van deelnemers willen vereenvoudigen, de betrokkenheid willen vergroten en de logistiek willen stroomlijnen. Met functies die registratie automatiseren, het inchecken vereenvoudigen en realtime analyses bieden, stelt Expo Pass je in staat je te richten op het bieden van memorabele ervaringen zonder het gedoe van handmatige processen.
Waarom ik Expo Pass heb gekozen
Ik heb Expo Pass gekozen vanwege de mogelijkheden voor evenementenregistratie en het afdrukken van badges, die cruciaal zijn voor het beheren van grootschalige evenementen. Dankzij het realtime bijhouden van de aanwezigheid kun je het deelnameniveau in realtime monitoren, wat essentieel is om tijdens het evenement goed geïnformeerde beslissingen te nemen. Daarnaast fungeert de mobiele evenementenapp van Expo Pass als centrale hub voor deelnemers, met functies zoals programma's, biografieën van sprekers en interactieve kaarten, waardoor de algehele evenementervaring wordt verbeterd.
Belangrijkste functies van Expo Pass
Naast evenementenregistratie en het afdrukken van badges biedt Expo Pass:
- Leadwerving: Met deze functie kunnen exposanten leads efficiënt vastleggen en beheren, waardoor de opvolging na het evenement wordt verbeterd.
- Virtuele evenementen organiseren: Biedt hulpmiddelen voor het organiseren van virtuele sessies, zodat je online een groter publiek kunt bereiken.
- Aanpasbare huisstijl: Biedt mogelijkheden om de identiteit van je merk in verschillende evenementelementen te verwerken, waardoor de merkconsistentie wordt verbeterd.
- Feedback verzamelen: Maakt realtime feedback van deelnemers mogelijk, zodat je het succes van het evenement en verbeterpunten kunt beoordelen.
Integraties van Expo Pass
De integraties omvatten Swoogo, Guidebook, WHOVA en Avery. Expo Pass vermeldt momenteel geen native integraties naast deze opties.
Pros and Cons
Pros:
- Ondersteunt de planning van fysieke, virtuele en hybride evenementen
- Gecentraliseerde gegevens over deelnemers en registraties
- Aanwezigheidsgeschiedenis gekoppeld aan evenementen
Cons:
- Beperkte hulpmiddelen voor opvolging na het evenement
- Ontbreekt aan CRM-automatisering en scoring
Learn more about Expo Pass:
Beste voor hybride evenementenbeheer, waarbij fysieke en virtuele ervaringen worden samengevoegd- Gratis demo beschikbaar
- $200/user/month
Visit WebsiteCustomer Rating:4.8/5
Schermafbeelding met functies van de Swoogo-evenementwizard Swoogo is een innovatieve CRM voor evenementenbeheer die uitblinkt in het beheren van zowel virtuele als fysieke evenementen, waardoor het een uitstekende keuze is voor hybride evenementenbeheer. De veelzijdigheid ervan is ongeëvenaard binnen het domein van CRM-systemen voor evenementen en speelt in op een steeds digitalere wereld zonder de charme van traditionele evenementen te verliezen.
Waarom ik voor Swoogo koos: Ik heb Swoogo voor deze lijst gekozen vanwege het unieke aanbod: de mogelijkheid om hybride evenementen vakkundig te beheren. Deze dubbele functionaliteit onderscheidt het van de meeste concurrenten en sluit aan bij de veranderende aard van evenementen in de huidige context. Swoogo onderscheidt zich met zijn hybride evenementenbeheer en is daarmee de beste optie voor wie op zoek is naar een combinatie van fysieke en virtuele ervaringen.
Opvallende functies & integraties:
Swoogo biedt een uitgebreide reeks functies, waaronder evenementenregistratie, virtuele evenementenruimten en realtimeanalyses. Wat het bijzonder nuttig maakt, is de functie voor virtuele evenementenlocaties, waarmee gebruikers meeslepende virtuele evenementen kunnen organiseren. Swoogo integreert naadloos met verschillende essentiële tools, waaronder Salesforce voor CRM, Zoom voor vergaderingen en Marketo voor marketingautomatisering.
Pros and Cons
Pros:
- Kan hybride evenementen beheren
- Sterke integratiemogelijkheden
- Krachtige functie voor virtuele evenementenlocaties
Cons:
- Hoge vanafprijs
- Extra kosten voor premiumfuncties
- Mogelijk overbodig voor uitsluitend fysieke evenementen
Learn more about Swoogo:
Het beste voor het bundelen van evenementenplanning en -uitvoering op één platform- Gratis demo beschikbaar
- $500/user/month
Visit WebsiteCustomer Rating:4.5/5
Dashboard van de Bizzabo-CRM Bizzabo biedt een uitgebreid CRM-systeem voor evenementenbeheer, ontworpen om elk aspect van de planning en uitvoering van evenementen te bundelen. Het stelt teams in staat om efficiënt evenementen te creëren, beheren en uitvoeren, wat zorgt voor betere samenwerking en soepelere processen.
Waarom ik voor Bizzabo heb gekozen: Bizzabo heeft een plek op deze lijst verdiend dankzij de krachtige alles-in-één-functionaliteit voor evenementenbeheer. De tool gaat een stap verder dan de meeste CRM-systemen voor evenementenbeheer door het volledige plannings- en uitvoeringsproces op één platform te bundelen. Ik ben van mening dat het 'het beste is voor' organisaties die hun evenementenplanning en -uitvoering willen stroomlijnen en elk teamlid op één lijn willen brengen.
Opvallende functies & integraties:
De functies van Bizzabo variëren van registratiebeheer tot het maken van websites en zelfs tools voor de betrokkenheid van deelnemers. Een bijzonder opvallende functie zijn de krachtige analysemogelijkheden, die realtime-inzichten bieden om toekomstige evenementen te verbeteren. Bizzabo kan ook worden geïntegreerd met marketingsoftware zoals Hubspot, CRM-systemen zoals Salesforce en betalingsgateways zoals PayPal.
Pros and Cons
Pros:
- Alles-in-één evenementenplanning en -uitvoering
- Krachtige analysemogelijkheden
- Breed scala aan integraties
Cons:
- Hoge vanafprijs
- Kan overweldigend zijn voor kleinere organisaties
- Voor sommige geavanceerde functies moet extra worden betaald
Het beste voor het aanbieden van unieke oplossingen voor evenementen op locatie en gehoste evenementen- Gratis demo beschikbaar
- Aangepast prijsmodel
Visit WebsiteCustomer Rating:4.7/5
Een blik op het AnyRoad-dashboard AnyRoad is een CRM voor evenementenbeheer dat een indrukwekkende reeks functies biedt voor het beheren van evenementen op locatie en gehoste evenementen. De sterke focus op het creëren van onderscheidende en memorabele ervaringen onderscheidt het van de meer generieke oplossingen die de markt domineren.
Waarom ik voor AnyRoad heb gekozen: De reden dat AnyRoad op mijn lijst is gekomen, is de duidelijke nadruk op het creëren van unieke evenementervaringen. Deze focus komt duidelijk naar voren in de functies en functionaliteit, waardoor het zich onderscheidt van de andere tools die ik heb geëvalueerd. Gezien deze focus is het duidelijk dat AnyRoad de beste keuze is voor wie unieke oplossingen voor evenementen op locatie en gehoste evenementen wil bieden.
Opvallende functies & integraties:
AnyRoad biedt opvallende functies zoals meeslepend ervaringsbeheer, uitgebreide rapportage en gepersonaliseerde contactmomenten voor gasten. Het Experience Relationship Management (ERM) van het platform is een opvallende functie die de ervaring van deelnemers verbetert. Belangrijke integraties zijn onder andere Salesforce voor CRM, en het platform biedt ingebouwde integraties voor verschillende betalingsverwerkers, zoals Stripe en PayPal.
Pros and Cons
Pros:
- Sterke nadruk op het creëren van unieke ervaringen
- Uitgebreide functies voor ervaringsbeheer
- Flexibele, aangepaste prijzen
Cons:
- Het ontbreken van transparante prijzen kan budgettering lastig maken
- Mogelijk te specifiek voor de behoeften van sommige gebruikers
- Leercurve vanwege de unieke functionaliteit
Learn more about AnyRoad:
Beste vanwege de integratie met andere Zoho-producten voor naadloze planning- Gratis proefversie + gratis demo beschikbaar
- $19.20/gebruiker/maand (jaarlijks gefactureerd)
Een blik op de functie voor het maken van campagnes in Zoho Backstage Zoho Backstage is een hulpmiddel voor evenementenbeheer dat deel uitmaakt van het Zoho-ecosysteem en uitgebreide functies voor planning en uitvoering biedt. Het is vooral handig voor gebruikers die al binnen de Zoho-omgeving werken, dankzij de naadloze integratie met andere Zoho-producten.
Waarom ik voor Zoho Backstage koos: Ik koos voor Zoho Backstage vanwege de harmonieuze integratie met andere Zoho-producten. Deze diepgewortelde compatibiliteit valt vooral op voor bedrijven die al Zoho-producten gebruiken, omdat het een uniform platform voor evenementenplanning en -uitvoering biedt.
Naar mijn oordeel maakt de naadloze integratie met het Zoho-ecosysteem dit de optimale tool voor organisaties die gericht zijn op het behouden van synergie binnen hun activiteiten.
Belangrijkste functies & integraties:
De functies van Zoho Backstage omvatten het maken van evenementwebsites, ticketverkoop- en registratiebeheer, het samenstellen van agenda's en hulpmiddelen voor publieksbetrokkenheid. Wat Zoho Backstage onderscheidt, is de nauwe integratie met andere Zoho-producten zoals Zoho CRM, Zoho Projects en Zoho Mail, wat zorgt voor een complete ervaring bij het plannen van evenementen.
Pros and Cons
Pros:
- Robuuste integratie met andere Zoho-producten
- Uitgebreide functies voor evenementenbeheer
- Biedt een alles-in-éénplatform voor het plannen en uitvoeren van evenementen
Cons:
- Beperkte integraties met externe partijen buiten het Zoho-ecosysteem
- Mogelijk minder aantrekkelijk voor gebruikers die nog niet in Zoho-producten hebben geïnvesteerd
- Geavanceerde functies brengen hogere kosten met zich mee
Learn more about Zoho Backstage:
Beste vanwege het brede aanbod aan diensten dat alle behoeften op het gebied van evenementbeheer dekt- Prijzen op basis van offerte
De functie voor evenementconfiguratie van Cvent Evenementbeheer is zeer eenvoudig te gebruiken Cvent Evenementbeheer is een uitgebreide oplossing voor evenementbeheer die een breed scala aan diensten biedt. Van planning en promotie tot registratie en het verzamelen van feedback: het omvat elk aspect van de levenscyclus van een evenement. Dankzij deze uitgebreide dienstverlening is het de beste keuze voor wie al zijn behoeften op het gebied van evenementbeheer op één plek wil vervullen.
Waarom ik voor Cvent Evenementbeheer heb gekozen: Cvent Evenementbeheer heeft een plek op mijn lijst gekregen vanwege de indrukwekkende breedte aan diensten die alle fasen van evenementbeheer ondersteunen. Dit aspect onderscheidt het duidelijk als een allesomvattende oplossing en is naar mijn mening de reden waarom het de beste keuze is voor een alles-in-éénoplossing voor alle behoeften op het gebied van evenementbeheer.
Opvallende functies & integraties:
Cvent biedt krachtige functies, zoals online evenementregistratie, het zoeken van locaties, modulefunctionaliteit, een evenementenapp, oplossingen op locatie en marketinganalyses. Het biedt ook belangrijke integraties met populaire tools zoals Salesforce, Marketo en Microsoft Dynamics, waarmee gebruikers hun workflow op verschillende platforms kunnen stroomlijnen.
Pros and Cons
Pros:
- Uitgebreide functies die alle aspecten van evenementbeheer omvatten
- Integratie met populaire CRM- en marketingtools
- Aanpasbare oplossingen die aansluiten op specifieke behoeften van evenementen
Cons:
- Prijsinformatie is niet transparant
- Leercurve voor het gebruik van sommige geavanceerde functies
- Aanpassingen kunnen extra kosten met zich meebrengen
Learn more about Cvent Event Management:
Het beste vanwege de uitgebreide functies voor evenementenbeheer van begin tot eind- Gratis demo beschikbaar
- $265/user/month
De virtuele activiteiten van EventsAir zijn eenvoudig te gebruiken EventsAir is een robuust CRM-systeem voor evenementenbeheer dat een allesomvattende oplossing biedt voor de planning en uitvoering van evenementen. Het gaat verder dan basisbeheer van evenementen en biedt een holistisch systeem dat elk aspect van de organisatie van evenementen verzorgt.
Waarom ik voor EventsAir koos: Ik koos EventsAir vanwege de uitgebreide oplossingen voor evenementenbeheer van begin tot eind die het biedt. De brede reeks functies ondersteunt elke fase van de levenscyclus van een evenement, waardoor het zich onderscheidt van de vele meer gespecialiseerde tools. Het is de 'beste keuze voor' organisaties die hun evenementenplanningsprocessen willen stroomlijnen en consolideren in één efficiënt systeem.
Opvallende functies & integraties:
EventsAir omvat functies zoals deelnemersbeheer, ticketverkoop en marketingtools, naast meer gespecialiseerde onderdelen zoals accommodatie- en reisbeheer. Een opvallende functie is de realtime rapportage, waarmee organisatoren van evenementen successtatistieken kunnen volgen terwijl het evenement zich ontvouwt. De tool biedt nuttige integraties met verschillende betalingsgateways, marketingsoftwareoplossingen zoals Mailchimp en CRM-systemen zoals Salesforce.
Pros and Cons
Pros:
- Uitgebreid evenementenbeheer van begin tot eind
- Gespecialiseerde functies zoals accommodatiebeheer
- Realtime rapportage
Cons:
- De hoge vanafprijs kan voor sommigen een belemmering vormen
- Extra kosten voor geavanceerde functionaliteiten
- Mogelijk te complex voor organisatoren van kleinschalige evenementen
Learn more about EventsAir:
Beste keuze voor evenementenlocaties met een hoog bezoekersvolume dankzij de robuuste trackingmogelijkheden- $69/gebruiker/maand (jaarlijks gefactureerd)
Een kijkje in de EventTemple CRM-interface Waarom ik voor EventTemple heb gekozen: EventTemple trok al snel mijn aandacht dankzij de uitzonderlijke focus op het bedienen van evenementenlocaties met een hoog bezoekersvolume. In tegenstelling tot andere generieke oplossingen blinkt EventTemple uit in deze niche, wat getuigt van een diepgaand begrip van de specifieke uitdagingen waarmee deze locaties te maken hebben.
Het onderscheidt zich met zijn krachtige trackingfuncties, waardoor het ideaal is voor het beheren van een groot aantal bezoekers zonder problemen. In mijn vergelijking was het duidelijk dat EventTemple boven de rest uitsteekt als het gaat om het beheren van locaties met een hoog bezoekersvolume; daarom is het de 'beste keuze voor' dit specifieke scenario.
Belangrijkste functies & integraties:
EventTemple blinkt uit met zijn krachtige functie voor het bijhouden en opvolgen van verkoopleads. Daarnaast biedt het geavanceerde automatiseringsmogelijkheden die routinetaken efficiënt afhandelen, zodat je tijd vrijmaakt voor belangrijker werk. Belangrijke integraties zijn QuickBooks voor boekhouding, Mailchimp voor marketing en Zapier, dat een wereld aan extra connectiviteit biedt.
Pros and Cons
Pros:
- Uitstekende mogelijkheden voor tracking en rapportage
- Geavanceerde automatiseringsfuncties besparen tijd en moeite
- Gespecialiseerd voor locaties met een hoog bezoekersvolume
Cons:
- Hogere prijs in vergelijking met sommige andere opties
- Extra kosten voor premiumfuncties
- Mogelijk meer dan nodig voor organisatoren van kleinschalige evenementen
Learn more about EventTemple:
Het beste voor het beheren en stroomlijnen van logistiek rond groepsevenementen- Prijzen op basis van offerte
Groupize zit boordevol functies Groupize is een platform voor evenementenbeheer dat zich richt op het vereenvoudigen en stroomlijnen van de organisatie van groepsevenementen. Van planning tot uitvoering biedt Groupize tools en functies die zijn ontworpen om de coördinatie van groepslogistiek minder complex te maken. Deze nadruk op groepsbeheer maakt het de ideale keuze voor degenen die groepsevenementen beheren.
Waarom ik voor Groupize heb gekozen: Ik heb Groupize voor deze lijst geselecteerd vanwege de nadruk op logistiek rond groepsevenementen. Niet alle tools voor evenementenbeheer besteden hier evenveel aandacht aan, waardoor Groupize zich onderscheidt met zijn aanbod. De mogelijkheden om de logistiek van groepsevenementen te beheren en te stroomlijnen rechtvaardigen dat het de beste keuze is voor deze specifieke behoefte.
Opvallende functies & integraties:
Groupize biedt een scala aan functies, zoals geautomatiseerde groepsboekingen, evenementregistratie, deelnemersbeheer en rapportage. Het biedt ook integratie met verschillende reisbeheersystemen en betalingsgateways, waardoor het eenvoudiger wordt om groepsreizen en transacties te coördineren en te beheren.
Pros and Cons
Pros:
- Gespecialiseerd in het beheer van groepsevenementen
- Integreert met verschillende reisbeheersystemen en betalingsgateways
- Geautomatiseerde groepsboekingen en functies voor deelnemersbeheer
Cons:
- Prijzen worden niet openbaar gemaakt
- Mogelijk complexer dan nodig voor kleine evenementen
- Het kan tijd kosten om alle functies volledig te benutten
Learn more about Groupize:
Het beste voor het maken van aangepaste evenementapps om deelnemers te betrekken- Gratis app beschikbaar
- Prijzen op basis van offerte
Visit WebsiteCustomer Rating:5/5
Gebruiksvriendelijk dashboard van de website van All In The Loop All In The Loop is een cloudgebaseerd platform waarmee organisatoren van evenementen hun eigen mobiele evenementapps kunnen maken. De software biedt interactieve kaarten, netwerktools en opties voor aangepaste branding om de ervaring van deelnemers te personaliseren. Het unieke verkoopargument ligt in de geboden aanpasbaarheid, waardoor het ideaal is voor mensen die een evenementapp op maat willen maken.
Waarom ik voor All In The Loop heb gekozen: Bij het selecteren van tools voor deze lijst hechtte ik waarde aan unieke mogelijkheden en specialisaties. De mogelijkheid van All In The Loop om aangepaste mobiele apps voor evenementen te maken, geeft het een onderscheidende plek binnen het ecosysteem van software voor evenementenbeheer. Het is deze focus op het maken van apps en het betrekken van deelnemers die ertoe leidde dat ik All In The Loop als de beste optie voor dit doel beschouwde.
Opvallende functies & integraties:
Met All In The Loop kunnen organisatoren boeiende evenementapps maken met functies zoals livepeilingen, vraag-en-antwoordsessies en gepersonaliseerde programma's. Deze apps kunnen ook worden geïntegreerd met sociale-mediaplatforms, zodat deelnemers hun ervaringen kunnen delen en het bereik van het evenement kunnen uitbreiden tot buiten de fysieke deelnemers.
Pros and Cons
Pros:
- Biedt een platform voor het maken van gepersonaliseerde evenementapps
- Functies zoals livepeilingen en vraag-en-antwoordsessies vergroten de betrokkenheid van deelnemers
- Integratie met sociale-mediaplatforms voor een groter bereik van het evenement
Cons:
- De prijzen zijn niet transparant; deze zijn op aanvraag beschikbaar
- Kan een leercurve hebben voor mensen die nog niet bekend zijn met het maken van apps
- Niet ideaal voor kleine evenementen die mogelijk geen speciale app nodig hebben
Learn more about All In The Loop:
Andere CRM-systemen voor evenementenbeheer
Hieronder vindt u een lijst met aanvullende CRM-systemen voor evenementenbeheer die we hebben geselecteerd, maar die de top 10 niet hebben gehaald. Zeker de moeite waard om te bekijken.
- 11GTR by PersonifyHet beste vanwege de door AI aangestuurde koppeling en personalisatie van deelnemers
- 12LassoHet beste vanwege de gespecialiseerde functies voor personeelsbeheer bij evenementen
- 13WrikeHet beste vanwege de taakgerichte functies voor projectmanagement van evenementen
Hoe ik CRM-systemen voor eventmanagement beoordeel
Ik beoordeel CRM-systemen voor eventmanagement in twee lagen: basisvereisten zoals BEO-uitvoer en PMS-integratie, en de onderscheidende factoren die het ene platform voor je verkoop- en cateringteam boven het andere doen uitstijgen.
Kernfunctionaliteit (Basisvereisten voor deze lijst)
Bij het selecteren van tools voor mijn lijst beoordeel ik elke tool op een schaal van 0 (biedt de functionaliteit niet aan) tot 5 (blink uit op dit gebied) voor elke onderstaande kernfunctionaliteit. Vervolgens zet ik de totaalscore van de tool om in een percentage. Elke tool moet een minimale totaalscore van 65% behalen om in aanmerking te komen voor opname.
- Beheer van potentiële evenementklanten en verkooppijplijnen: Ik let op aanpasbare verkoopfasen, formulieren voor het indienen van RFP's en account- en contactgegevens waarmee een verkoop- en cateringteam een potentiële klant kan volgen vanaf de eerste aanvraag tot en met het ondertekende contract.
- Beheer van functieruimtes en kamerblokken: Een visueel dagoverzicht of een kalenderweergave moet de realtime beschikbaarheid van vergaderruimtes en blokken met gastenkamers tonen, met conflictdetectie om dubbele boekingen van een balzaal te voorkomen.
- Voorstellen, contracten en elektronische handtekeningen: Ik beoordeel of het platform voorstellen in de huisstijl vanuit sjablonen kan genereren en elektronische handtekeningen ondersteunt, zodat je team een verzorgd bruiloftspakket kan versturen en in één workflow een ondertekende overeenkomst kan verzamelen.
- Genereren van banquet event orders: BEO's moeten F&B-selecties, opstellingsdetails en A/V-vereisten vastleggen in een format waarmee keuken-, banket- en operationele teams direct aan de slag kunnen zonder heen-en-weer te hoeven e-mailen.
- PMS- en POS-integratie: Ik controleer op tweerichtingsverbindingen met systemen voor vastgoedbeheer zoals Opera, Mews of Cloudbeds, zodat gastfolio's, kamerinventaris en evenementkosten gesynchroniseerd blijven.
- Rapportage en prognoses van evenementinkomsten: Het platform moet prognoses van de pijplijn en rapporten over verkoopsnelheid leveren waarmee een verkoopdirecteur groepsinkomsten kan vergelijken met maandelijkse of driemaandelijkse cateringdoelstellingen.
Nadat ik een lijst heb samengesteld van tools die aan deze criteria voldoen, kijk ik naar wat elk platform onderscheidt.
Onderscheidende factoren (Wat leveranciers van elkaar onderscheidt)
Zo vergelijk ik verschillende leveranciers met elkaar:
Opvallende functies
Ingebouwde verbindingen met RFP-marktplaatsen zijn belangrijk wanneer je team wekelijks tientallen binnenkomende aanvragen ontvangt vanuit bronnen zoals Cvent of Knowland—platforms die kansen rechtstreeks naar je verkooppijplijn doorzetten, besparen uren handmatige invoer. Ik beoordeel ook ondersteuning voor meerdere locaties, omdat hotelgroepen behoefte hebben aan verwijzingen van verkoopkansen tussen locaties en rapportageconsolidatie voor de volledige portefeuille. Mobiele toegang tot BEO's is een andere onderscheidende factor waarop ik let, omdat banquetverantwoordelijken en keukenteams realtime evenementdetails op de werkvloer nodig hebben, niet afdrukken van gisteren.
Meer dan functies alleen
Ik kijk naar de mate waarin het prijsmodel van elk platform aansluit op hotelactiviteiten—licenties per gebruiker werken voor een boetiekhotel, maar een groeiende portefeuille heeft prijsstelling per locatie of op portefeuillebasis nodig die meegroeit zonder onverwachte kosten voor aanvullende modules. Ondersteuning bij de implementatie is een andere belangrijke factor, vooral bij het migreren van historische gegevens uit oudere systemen zoals Delphi of Opera S&C. Een leverancier met implementatieconsultants die gespecialiseerd zijn in de horeca kan je verkoop- en cateringteam weken sneller productief maken dan een generiek installatieproces.
Hoe kiest u een CRM-systeem voor evenementenbeheer?
Het is gemakkelijk om verstrikt te raken in lange lijsten met functies en complexe prijsstructuren. Om u te helpen gefocust te blijven tijdens uw unieke softwareselectieproces, vindt u hier een checklist met factoren om rekening mee te houden:
| Factor | Waar u op moet letten |
|---|---|
| FactorSchaalbaarheid | Waar u op moet lettenGroeit het CRM-systeem mee met uw behoeften op het gebied van evenementen? Overweeg tools die grotere aantallen deelnemers en complexere evenementen aankunnen naarmate uw bedrijf groeit. |
| FactorIntegraties | Waar u op moet lettenKan het worden geïntegreerd met uw bestaande tools? Controleer de compatibiliteit met marketingplatforms, betalingsgateways en andere software die u gebruikt. |
| FactorAanpasbaarheid | Waar u op moet lettenKunt u het CRM-systeem aanpassen aan uw workflow? Zoek naar opties waarmee u sjablonen, huisstijl en rapporten kunt aanpassen aan uw processen. |
| FactorGebruiksgemak | Waar u op moet lettenIs de interface intuïtief voor uw team? Kies software met een overzichtelijk ontwerp om de benodigde training en ondersteuning tot een minimum te beperken. |
| FactorImplementatie en onboarding | Waar u op moet lettenHoe snel kunt u aan de slag? Beoordeel de tijd en middelen die nodig zijn voor de installatie en ga na of trainingsmateriaal en ondersteuning worden aangeboden. |
| FactorKosten | Waar u op moet lettenPast de prijs binnen uw budget? Vergelijk abonnementsplannen, verborgen kosten en de waarde die de functies in elk pakket bieden. |
| FactorBeveiligingsmaatregelen | Waar u op moet lettenZijn uw evenementgegevens en deelnemersinformatie veilig? Zorg ervoor dat het CRM-systeem versleuteling en gegevensback-ups biedt en voldoet aan de regelgeving voor gegevensbescherming. |
| FactorBeschikbaarheid van ondersteuning | Waar u op moet lettenHeeft u toegang tot hulp wanneer dat nodig is? Houd rekening met de beschikbaarheid van klantenservicekanalen en responstijden, vooral tijdens drukke periodes rond evenementen. |
Wat is een CRM-systeem voor evenementenbeheer?
Een CRM voor evenementenbeheer is een hulpmiddel dat helpt bij het organiseren en beheren van verschillende aspecten van de planning van evenementen, van registratie tot analyses. Professionals zoals evenementenplanners, marketeers en coördinatoren gebruiken deze hulpmiddelen om de efficiëntie en betrokkenheid van deelnemers te vergroten.
Registratiebeheer, integratie met marketingtools en aanpasbare sjablonen ondersteunen een efficiënte uitvoering van evenementen en gegevensverwerking. Over het algemeen vereenvoudigen deze hulpmiddelen het complexe proces van evenementenbeheer en verbeteren ze de algehele ervaring voor zowel organisatoren als deelnemers.
Functies
Let bij het kiezen van een CRM voor evenementenbeheer op de volgende belangrijke functies:
- Registratiebeheer: Stroomlijnt inschrijvingen van deelnemers en verwerkt ticketverkoop, waardoor het eenvoudiger wordt om deelnemers te volgen en te beheren.
- Integratiemogelijkheden: Maakt verbinding met bestaande marketingtools en betalingsgateways, zodat informatie en transacties soepel worden verwerkt.
- Aanpasbare sjablonen: Hiermee kunt u evenementpagina's en communicatie aanpassen aan uw merk en de behoeften van uw evenement.
- Analyses en rapportage: Biedt inzicht in de prestaties van evenementen en de betrokkenheid van deelnemers, zodat u datagestuurde beslissingen kunt nemen.
- Mobiele toegankelijkheid: Biedt een mobiele app voor evenementenbeheer onderweg, waardoor flexibiliteit en reactiesnelheid worden verbeterd.
- Hosting van virtuele evenementen: Ondersteunt online evenementen, waardoor u een groter bereik krijgt en deelnemers op afstand kunt accommoderen.
- Communicatietools: Vergemakkelijkt rechtstreekse interactie met deelnemers via e-mails, meldingen en updates, waardoor de betrokkenheid wordt verbeterd.
- Beveiligingsmaatregelen: Zorgt voor gegevensbescherming door middel van versleuteling en naleving van regelgeving, zodat de informatie van deelnemers wordt beschermd.
- Gebruiksvriendelijke interface: Beschikt over een intuïtief ontwerp dat de leercurve verkort en navigatie voor uw team eenvoudiger maakt.
- Klantenondersteuning: Biedt toegang tot hulp en hulpmiddelen, zodat u ondersteuning krijgt wanneer dat nodig is.
Voordelen
De implementatie van een CRM voor evenementenbeheer biedt verschillende voordelen voor uw team en uw bedrijf. Hier zijn enkele voordelen waar u naar kunt uitkijken:
- Verbeterde organisatie: Centraliseert alle informatie over evenementen, waardoor het eenvoudiger wordt om taken te beheren en de voortgang te volgen.
- Grotere betrokkenheid van deelnemers: Vergemakkelijkt communicatie en interactie met deelnemers via geïntegreerde tools, waardoor tevredenheid en betrokkenheid toenemen.
- Datagestuurde inzichten: Biedt analyse- en rapportagefuncties die u helpen de prestaties van evenementen te begrijpen en goed geïnformeerde beslissingen te nemen.
- Verhoogde efficiëntie: Automatiseert repetitieve taken zoals registratie en ticketverkoop, waardoor uw team tijd vrijmaakt om zich op andere prioriteiten te richten.
- Schaalbaarheid: Ondersteunt de groei van uw evenementen door grotere hoeveelheden gegevens en deelnemers te verwerken naarmate uw behoeften toenemen.
- Besparingen: Vermindert handmatig werk en fouten, optimaliseert middelen en kan de totale kosten van evenementen verlagen.
- Flexibiliteit: Biedt opties voor mobiele en virtuele evenementen, zodat u zich kunt aanpassen aan verschillende formats en een breder publiek kunt bereiken.
Kosten en prijzen
Bij het kiezen van een CRM voor evenementenbeheer is inzicht in de verschillende beschikbare prijsmodellen en abonnementen vereist. De kosten variëren afhankelijk van functies, teamgrootte, uitbreidingen en meer. In de onderstaande tabel worden veelvoorkomende abonnementen, hun gemiddelde prijzen en de gebruikelijke inbegrepen functies van CRM-oplossingen voor evenementenbeheer samengevat:
Vergelijkingstabel van abonnementen voor CRM voor evenementenbeheer
| Type abonnement | Gemiddelde prijs | Veelvoorkomende functies |
|---|---|---|
| Type abonnementGratis abonnement | Gemiddelde prijs$0 | Veelvoorkomende functiesBasisregistratiebeheer, beperkte rapportage en ondersteuning per e-mail. |
| Type abonnementPersoonlijk abonnement | Gemiddelde prijs$10-$30/gebruiker/maand | Veelvoorkomende functiesUitgebreidere registratietools, basisanalyses, aanpasbare sjablonen en e-mailmeldingen. |
| Type abonnementZakelijk abonnement | Gemiddelde prijs$40-$80/gebruiker/maand | Veelvoorkomende functiesGeavanceerde analyses, integraties met marketingtools, toegang tot een mobiele app en klantenondersteuning. |
| Type abonnementEnterprise-abonnement | Gemiddelde prijs$100-$200/gebruiker/maand | Veelvoorkomende functiesUitgebreide rapportage, een vaste accountmanager, hosting van virtuele evenementen en prioriteitsondersteuning. |
Veelgestelde vragen over CRM voor evenementenbeheer
Hier vindt u antwoorden op veelgestelde vragen over CRM voor evenementenbeheer:
Zijn deze tools ontworpen voor integratie met registratieplatforms?
De meeste CRM-systemen in deze categorie zijn ontworpen om met registratiesystemen van derden te werken. Sommige bevatten ingebouwde connectoren, terwijl voor andere integratie via een API of handmatige integratie nodig is. Het installatieproces kan variëren afhankelijk van de ingebouwde mogelijkheden van de tool en het gebruikte externe platform.
Kunnen deze tools zowel virtuele als fysieke evenementen beheren?
Ja, veel tools zijn geschikt voor zowel virtuele als fysieke evenementen. Ze bevatten vaak verschillende workflows of modules, afhankelijk van het type evenement. De mate van ondersteuning voor elk format hangt af van de structuur van het platform.
Hoe verwerken deze platforms de gegevens van deelnemers?
De gegevens van deelnemers worden meestal georganiseerd in gecentraliseerde profielen of records. Sommige tools houden de aanwezigheidsgeschiedenis, betrokkenheidsniveaus en communicatieactiviteiten bij. De manier waarop gegevens worden opgeslagen en weergegeven, verschilt per platform.
Ondersteunen deze systemen terugkerende evenementen of evenementen met meerdere sessies?
Ja, op veel platforms kunt u terugkerende evenementen of meerdere sessies onder één evenement instellen. Ze bevatten vaak planningshulpmiddelen voor het beheren van datums en tijden. De configuratiemogelijkheden kunnen variëren afhankelijk van de flexibiliteit van het platform.