De 10 beste software voor het plannen van evenementen voor 2026
10 Selectie van de beste software voor evenementenplanning
Het beheren van evenementen in hotels betekent dat je functieruimtes, blokken met gastenkamers, cateringdetails, personeel en apparatuur op elkaar moet afstemmen zonder planningsconflicten te creëren. De juiste software voor evenementenplanning kan deze bewegende onderdelen op één plek samenbrengen en je team beter inzicht geven in elke boeking.
Ik heb de toonaangevende opties voor hotels en horecagelegenheden beoordeeld, met de nadruk op tools die evenementenplanning, beheer van functieruimtes, BEO's, groepsboekingen, coördinatie van middelen en horeca-integraties ondersteunen.
In deze gids neem ik je mee langs de beste software voor evenementenplanning voor hotelteams, inclusief de functies, sterke punten en gebruiksscenario's die elke optie onderscheiden, zodat je de juiste oplossing voor jouw accommodatie kunt kiezen.
Why Trust Our Software Reviews
We’ve been testing and reviewing hotel management software since 2023. As hotel managers ourselves, we know how critical and difficult it is to make the right decision when selecting software.
We invest in deep research to help our audience make better software purchasing decisions. We’ve tested more than 2,000 tools for different hotel management use cases and written over 1,000 comprehensive software reviews. Learn how we stay transparent & our software review methodology.
Samenvatting van de beste software voor evenementenplanning
Deze vergelijkingsgrafiek vat de prijsgegevens samen van mijn selectie van de beste software voor evenementenplanning, zodat je de beste optie voor je budget en behoeften van je praktijk kunt vinden.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Het beste voor geautomatiseerde BEO- en voorstelgeneratie | 14 dagen gratis proefperiode | Vanaf $199/maand (jaarlijks gefactureerd) | Website | |
| 2 | Beste voor interactieve 3D-diagrammen van evenementenruimtes | Gratis abonnement beschikbaar | Vanaf $150 per maand | Website | |
| 3 | Het beste voor locatiebrede gedeelde planningsdashboards | Gratis demo beschikbaar | Prijzen op aanvraag | Website | |
| 4 | Beste in combinatie met AI-aangedreven tools voor evenementenbeheer | Niet beschikbaar | Vanaf $99/maand (jaarlijks gefactureerd) | Website | |
| 5 | Het meest geschikt dankzij onbeperkte toegang voor evenemententeams | Gratis demo beschikbaar | Prijs op aanvraag | Website | |
| 6 | Beste keuze voor ketenbeheer met meerdere locaties | Gratis proefversie beschikbaar | Vanaf $249/maand (jaarlijks gefactureerd) | Website | |
| 7 | Beste in combinatie met groepsverkoop op Salesforce | Niet beschikbaar | Prijzen op aanvraag | Website | |
| 8 | Beste voor automatisering van aanvragen en boekingen met AI | Gratis demo beschikbaar | Prijzen op aanvraag | Website | |
| 9 | Het beste met directe actuele beschikbaarheid van evenementenruimtes | Gratis demo beschikbaar | Prijs op aanvraag | Website | |
| 10 | Beste voor geïntegreerde offertes en betalingen | Gratis demo beschikbaar | Vanaf $199/maand | Website |
-
roommaster
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4.3 -
Little Hotelier
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4 -
Roomstay Hotel Booking Engine
Visit Website
Beoordelingen van de beste software voor evenementenplanning
Hieronder vind je mijn gedetailleerde samenvattingen van de beste softwareplatforms voor evenementenplanning die op mijn shortlist zijn beland. Mijn beoordelingen bieden een uitgebreid overzicht van de functies, beste gebruiksscenario’s en mogelijkheden van elk platform, zodat je de beste optie voor jou kunt vinden.
Het beste voor geautomatiseerde BEO- en voorstelgeneratie
Perfect Venue is een particulier platform voor evenementenbeheer, ontwikkeld voor restaurants en evenementenlocaties. Het combineert een centrale boekingskalender, geautomatiseerde BEO-generatie, tools voor voorstellen, betalingsverwerking en communicatie met gasten in één systeem.
Voor wie is Perfect Venue het meest geschikt?
Perfect Venue is zeer geschikt voor zelfstandige restaurants, brouwerijen en zelfstandige evenementenlocaties die besloten diners en georganiseerde evenementen beheren.
Waarom ik voor Perfect Venue heb gekozen
Perfect Venue staat op mijn selectie vanwege de manier waarop het documentgeneratie afhandelt. Wanneer er een boeking binnenkomt, stelt het automatisch de BEO samen, inclusief menu's, timing en personeelsbezetting, en stuurt het een voorstel in de huisstijl naar de gast zonder dat ik een sjabloon hoef aan te raken. De BEO-functie voor personeel verspreidt vervolgens de evenementdetails rechtstreeks onder de keuken- en bedieningsteams. Ik vind het ook prettig dat klanten via het gastenportaal voorstellen kunnen bekijken en ondertekenen en betalingen kunnen uitvoeren, zonder heen-en-weercommunicatie.
Belangrijkste functies van Perfect Venue
- Gecentraliseerde evenementenkalender: Bekijk alle evenementenboekingen, aanvragen en beschikbaarheid van meerdere locaties in één kalender.
- Boekingsproces voor gasten met Express Book: Laat gasten de beschikbaarheid bekijken, menu-items selecteren en aanbetalingen rechtstreeks online betalen.
- Mobiele app voor evenementenbeheer: Beheer boekingen, werk evenementdetails bij en krijg toegang tot gastinformatie op iOS-apparaten.
- Taaktoewijzing aan teams: Wijs evenementgerelateerde taken en deadlines in realtime toe aan medewerkers, houd ze bij en stuur meldingen.
Integraties van Perfect Venue
Perfect Venue biedt oorspronkelijke integraties met Stripe, Square, HubSpot, Mailchimp, 7shifts en Tock, en maakt verbinding met Zapier. Er is een API beschikbaar voor aangepaste integraties.
Pros and Cons
Pros:
- Geautomatiseerde BEO-generatie bespaart aanzienlijk veel administratieve tijd
- Het gastenportaal maakt zelfbediening voor aanbetalingen en ondertekening mogelijk
- De verspreiding van BEO's onder personeel zorgt ervoor dat keukenteams goed op elkaar afgestemd blijven
Cons:
- Beperkte functionaliteit voor grote hotelaccommodaties
- Geen ingebouwde plattegrond- of ruimtevisualisatie
Cvent
Beste voor interactieve 3D-diagrammen van evenementenruimtes
Cvent is een volledig platform voor evenementbeheer dat registratie, het vinden van locaties, groepskamerblokken, ruimtevisualisatie, betrokkenheid van deelnemers en rapportage na afloop van evenementen omvat voor fysieke, virtuele en hybride evenementen.
Voor wie is Cvent het meest geschikt?
Cvent is geschikt voor bedrijfshotels, congrescentra en grote zakelijke evenemententeams die grote aantallen complexe evenementen met meerdere ruimtes beheren.
Waarom ik voor Cvent heb gekozen
Cvent staat op mijn shortlist omdat geen enkel ander platform voor evenementplanning in de buurt komt van de 3D-visualisatie van ruimtes. Ik vind het geweldig dat je een BEO rechtstreeks naar Cvent Event Diagramming kunt slepen en dat CventIQ AI direct alle instellingsdetails extraheert, waardoor handmatige gegevensinvoer volledig overbodig wordt. Vervolgens kun je via de fotorealistische 3D-rondleiding een link met klanten delen, zodat zij de exacte indeling van de ruimte kunnen bekijken voordat er ook maar één stoel wordt verplaatst.
Belangrijkste functies van Cvent
- BEO-extractie met CventIQ AI: Sleep BEO's rechtstreeks naar het platform om evenementdetails automatisch te laten extraheren.
- Toewijzing van middelen en voorraadbeheer: Wijs personeel, audiovisuele middelen en apparatuur aan elk evenement toe met realtime voorraadbeheer.
- PMS- en CRM-integraties: Maakt verbinding met toonaangevende PMS- en verkoopplatforms voor hotels om evenementen, boekingen en deelnemersgegevens te synchroniseren.
- Samenwerking en opmerkingen voor meerdere gebruikers: Maak gelijktijdige bewerkingen, realtime meldingen en interne of externe teamcommunicatie mogelijk in elke evenementenwerkruimte.
Cvent-integraties
Cvent biedt standaardintegraties met Salesforce, HubSpot, Marketo, Oracle Hospitality OPERA, Amadeus Delphi en Oracle Sales Cloud. Er is een API beschikbaar voor aangepaste integraties.
Pros and Cons
Pros:
- Toonaangevende 3D-tools voor plattegronden van evenementenruimtes
- AI extraheert BEO-details automatisch
- Klantportalen ondersteunen realtime goedkeuringen van voorstellen
Cons:
- De implementatie duurt aanzienlijk langer dan bij concurrenten
- Voor het aanpassen van rapportages is aanvullende configuratie vereist
Het beste voor locatiebrede gedeelde planningsdashboards
Momentus Technologies is een platform voor locatie- en evenementenbeheer dat ruimteboeking, CRM, cateringbeheer, het genereren van evenementorders, operationele planning en kalenderbeheer voor meerdere ruimtes combineert voor complexe evenementlocaties.
Voor wie is Momentus Technologies het meest geschikt?
Het is een uitstekende keuze voor directeuren van congresdiensten en cateringverkoopteams die grootschalige evenementen beheren in congrescentra, arena's, stadions of op universiteitscampussen.
Waarom ik voor Momentus Technologies heb gekozen
Momentus Technologies staat op mijn selectie omdat geen enkel ander platform multidisciplinaire locatieteams zo'n gedeelde kalenderweergave biedt. Ik ben vooral te spreken over de beschikbaarheidskalender, die de realtime beschikbaarheid van ruimtes in elk boekbaar gebied tegelijk weergeeft, en over de aangepaste operationele weergave, die catering-, audiovisuele en vloerteams op dezelfde evenementtijdlijn houdt. Met onbeperkte gebruikers op één live dashboard heb ik gemerkt dat het de chaos rond versiebeheer wegneemt die doorgaans ontstaat tussen verkoop- en operationele teams.
Belangrijkste functies van Momentus Technologies
- 2D- en 3D-ruimtediagrammen: Ontwerp gedetailleerde plattegronden en stoelindelingen voor elke evenementenruimte.
- Volledig beheer van groepsboekingen: Beheer voorstellen, contracten, aanbetalingen en omzetprognoses binnen één platform.
- Evenementorders maken en bewerken: Genereer, pas aan en verspreid uitgebreide evenementorders met details over catering- en opstellingsbehoeften.
- Open API voor systeemintegraties: Maak verbinding met andere werkplektools of bouw aangepaste integraties voor complexe hotelactiviteiten.
Integraties van Momentus Technologies
Momentus Technologies biedt ingebouwde integraties met DocuSign, Tessitura, EventDraw, Microsoft Outlook, Mailchimp en WeTrack. Er is een open API beschikbaar voor aangepaste integraties. Ingebouwde PMS- of POS-integraties zijn niet gedocumenteerd.
Pros and Cons
Pros:
- Realtime beschikbaarheid in alle ruimtes van de locatie
- Gedetailleerde evenementorders die naar meerdere afdelingen worden verspreid
- Ingebouwde 3D-plattegrond en ruimtediagrammen
Cons:
- Geen gedocumenteerde ingebouwde PMS-integratie
- Steilere implementatiecurve voor kleinere locaties
Beste in combinatie met AI-aangedreven tools voor evenementenbeheer
Caterease is een platform voor catering- en evenementenbeheer, gebouwd rond wizardgestuurde boeking, BEO-generatie, menubeheer, personeelsplanning en AI-aangedreven rapportage via de Horizon Hub.
Voor wie is Caterease het meest geschikt?
Caterease is zeer geschikt voor cateringteams en hotelactiviteiten op het gebied van eten en drinken die grote aantallen evenementen beheren met complexe vereisten voor menu's, personeel en facturering.
Waarom ik voor Caterease heb gekozen
Ik heb Caterease gekozen als een van de beste oplossingen omdat de Horizon Hub echt verandert hoe ik dagelijks toegang krijg tot evenementgegevens. Met de Cai Assistant kan ik evenementdetails, klantgegevens en rapporten opvragen met zoekopdrachten in gewone taal, in plaats van door geneste menu's te navigeren. Smart Reports genereert analyses op aanvraag zonder handmatige configuratie, en Industry Trends vergelijkt mijn activiteiten met geanonimiseerde gegevens van het volledige klantenbestand van Caterease. Dat is context die ik elders niet gemakkelijk kan verkrijgen.
Belangrijkste functies van Caterease
- Dynamische wizard voor het boeken van evenementen: Begeleidt gebruikers bij het vastleggen van alle vereiste evenement-, klant- en locatiegegevens, met voorwaardelijke velden voor elk evenementtype.
- Aanpasbare BEO- en voorsteltemplates: Hiermee kun je op maat gemaakte banquetevenementorders, contracten en voorstellen ontwerpen en genereren voor elke klant of functie.
- Geïntegreerd keukendisplaysysteem: Biedt het keukenteam voor elk evenement een live, kleurgecodeerd overzicht van menu-items en wijzigingen in de voorbereiding.
- Kalender voor meerdere ruimtes met groepering: Toont boekingen en statussen voor meerdere evenementenruimtes, zodat je snel visueel kunt controleren en plannen.
Integraties van Caterease
Caterease biedt native integraties met QuickBooks, Outlook, Google Calendar, Mailchimp, Constant Contact, Salesforce en DocuSign. Er is een API beschikbaar voor aangepaste integraties.
Pros and Cons
Pros:
- AI-assistent bevraagt evenementen met zoekopdrachten in gewone taal
- Wizardgestuurde boeking legt snel alle evenementgegevens vast
- Zeer gedetailleerde generatie en aanpassing van BEO's
Cons:
- De interface voelt verouderd aan vergeleken met nieuwere platforms
- De mobiele ervaring loopt achter op de functionaliteit van de desktopversie
Priava
Het meest geschikt dankzij onbeperkte toegang voor evenemententeams
Priava is een cloudgebaseerd platform voor locatieboekingen en evenementbeheer, met functies voor ruimteplanning, cateringcoördinatie, toewijzing van middelen, CRM en conflictdetectie voor verschillende typen locaties.
Voor wie is Priava het meest geschikt?
Priava is geschikt voor middelgrote tot grote locaties—conferentiecentra, podiumkunstlocaties, universiteiten en arena's—die grote aantallen evenementen in meerdere ruimtes tegelijk beheren.
Waarom ik voor Priava koos
Ik heb Priava opgenomen in mijn topkeuzes omdat het model met een onbeperkt aantal gebruikers ervoor zorgt dat elke coördinator, cateringmanager en operationeel leidinggevende in hetzelfde systeem werkt zonder oplopende licentiekosten. Ik vind het vooral prettig hoe het platform gelijktijdige planning voor meerdere locaties afhandelt met ingebouwde conflictcontroles, zodat twee teamleden niet per ongeluk dezelfde ruimte dubbel kunnen boeken. Gedeeld taakbeheer en het bijhouden van serviceorders zorgen ervoor dat elke afdeling op één evenementrecord afgestemd blijft.
Belangrijkste functies van Priava
- Aanpasbare sjablonen voor evenementdocumenten: Genereer voorstellen, contracten en materialen voor klanten die zijn afgestemd op elk evenement en elke locatie.
- Ingebouwde CRM voor lead- en aanvraagbeheer: Volg en beheer evenementaanvragen, klantinteracties en verkoopkansen vanuit het platform.
- Bijhouden van beschikbaarheid van middelen en diensten: Wijs AV-, catering- en logistieke middelen toe aan boekingen en houd voorraad- en ondersteuningsbehoeften in de gaten.
- Uitgebreide rapportage voor meerdere locaties: Maak operationele en financiële rapporten voor meerdere ruimtes of eigendommen voor prognoses en het volgen van prestaties.
Integraties van Priava
Priava biedt ingebouwde integraties met Salesforce, NetSuite, HubSpot, MailChimp, SAP en Microsoft Outlook. Er is een API beschikbaar voor aangepaste integraties.
Pros and Cons
Pros:
- Onbeperkt aantal gebruikers voor het hele evenemententeam
- Realtime conflictdetectie voor meerdere locaties
- Beheert catering, middelen en ruimtes samen
Cons:
- Mobiele toegang is beperkt voor medewerkers op de werkvloer
- De installatie vereist tijd vanwege complexe configuraties
Beste keuze voor ketenbeheer met meerdere locaties
Event Temple is een CRM-platform voor evenementenplanning en verkoop in de hospitalitysector dat groepsreserveringen, cateringcontracten, BEO's, elektronische voorstellen en kalenders voor functieruimten van hotels en locaties beheert.
Voor wie is Event Temple het meest geschikt?
Het is een sterke keuze voor catering- en evenemententeams bij hotelketens en groepen met meerdere locaties die centraal inzicht over alle locaties nodig hebben.
Waarom ik Event Temple heb gekozen
Event Temple staat op mijn favorietenlijst omdat de module voor ketenbeheer een probleem oplost dat de meeste tools voor evenementenplanning negeren: het coördineren van groepsverkopen en -reserveringen voor meerdere locaties vanuit één plek. Ik ben vooral te spreken over het ketendashboard, waarmee nationale verkoopteams tussen locaties kunnen schakelen en een gedeeld overzicht van accounts en contactpersonen kunnen openen om mogelijkheden voor cross-selling te ontdekken. De rapporten met geconsolideerde gegevens voor meerdere locaties maken het volgen van prestaties op portefeuilleniveau echt praktisch.
Belangrijkste functies van Event Temple
- Aanpasbare BEO-sjablonen: Stelt teams in staat BEO's op te stellen, te bewerken en te verspreiden, afgestemd op elk evenement.
- Geïntegreerde workflows voor voorstellen en elektronische handtekeningen: Genereert digitale voorstellen en contracten die klanten online kunnen bekijken en ondertekenen.
- Visuele kalender voor functieruimten: Biedt een kalender met slepen-en-neerzettenfunctionaliteit voor het gelijktijdig boeken en beheren van meerdere evenementenruimten.
- Integratie met Opera Cloud PMS: Maakt realtime synchronisatie mogelijk van evenementreserveringen en blokken van hotelkamers met toonaangevende vastgoedbeheersystemen.
Integraties van Event Temple
Event Temple biedt standaardintegraties met Opera Cloud PMS, Salesforce, Mailchimp, Tripleseat, Duetto, For-Sight CRM, GuestRevu en Zapier. Er is ook een API beschikbaar voor aangepaste integraties.
Pros and Cons
Pros:
- Sterk dashboard voor ketenbeheer met meerdere locaties
- Toegewijd hospitality-CRM-platform voor hotels
- BEO-generatie met geautomatiseerde distributieworkflows
Cons:
- Beperkte mogelijkheden voor het uitwerken van plattegronden in vergelijking met concurrenten
- De opties voor het aanpassen van rapportages zijn enigszins beperkt
Beste in combinatie met groepsverkoop op Salesforce
Amadeus Delphi is een hotelverkoop- en cateringbeheerplatform, gebouwd op Salesforce, dat groepsboekingen, het genereren van BEO's, de planning van functieruimtes en cateringcontracten beheert voor portfolio's met één of meerdere accommodaties.
Voor wie is Amadeus Delphi het meest geschikt?
Delphi is zeer geschikt voor fullservicehotels en hotels met meerdere accommodaties die beschikken over speciale cateringverkoopteams en grote volumes groeps- en evenementenzaken beheren.
Waarom ik voor Amadeus Delphi heb gekozen
Amadeus Delphi staat op mijn shortlist omdat het het enige platform voor de planning van hotelevenementen is dat rechtstreeks op Salesforce is gebouwd. Dat betekent dat verkooppijplijnen voor groepen, contracttracking en opvolging van klanten allemaal in één CRM staan. Ik ben vooral te spreken over het genereren van voorstellen en contracten in 3 klikken, waardoor verkoopteams snel kunnen reageren op binnenkomende groepsleads. De geautomatiseerde BEO-workflow koppelt catering-, inrichtings- en personeelsdetails ook rechtstreeks aan elke boeking, zodat er niets tussen afdelingen verloren gaat.
Belangrijkste functies van Amadeus Delphi
- 3D-plattegrondontwerp: Ontwerp en visualiseer indelingen van evenementenruimtes op schaal met interactieve plattegronden.
- Mobiele BEO-toegang: Geef banket-, keuken- en operationeel personeel in realtime toegang tot BEO's en wijzigingen op mobiele apparaten.
- Routering van leads en aanvragen: Verdeel automatisch vergaderings- en groepsleads vanuit belangrijke verkoopkanalen over toegewezen managers.
- Portfoliobeheer voor meerdere accommodaties: Beheer gedeelde inventaris, sjablonen en rapportages voor meerdere accommodaties vanuit één systeem.
Integraties van Amadeus Delphi
Amadeus Delphi biedt rechtstreekse integraties met StayNTouch PMS, IDeaS G3 RMS, Cvent, Sertifi, Canary en MeetingPackage, en biedt een API voor maatwerkintegraties.
Pros and Cons
Pros:
- Het rechtstreeks op Salesforce gebouwde CRM ondersteunt de verkooppijplijn voor groepen
- Geautomatiseerde BEO's worden rechtstreeks naar elke afdeling verspreid
- Ondersteunt portfoliobeheer voor meerdere accommodaties in één systeem
Cons:
- De implementatie neemt voor grote accommodaties maanden in beslag
- De interface voelt verouderd aan vergeleken met nieuwere concurrenten
Beste voor automatisering van aanvragen en boekingen met AI
Tripleseat is een op hospitality gericht platform voor evenementverkoop en -beheer dat het boeken van functieruimtes, het genereren van BEO's, cateringvoorstellen, groepscontracten en de coördinatie van kalenders voor meerdere locaties afhandelt voor hotels, restaurants en unieke locaties.
Voor wie is Tripleseat het meest geschikt?
Tripleseat is zeer geschikt voor evenemententeams van hotels, cateringmanagers en exploitanten van meerdere locaties die een doelgericht platform nodig hebben om de volledige verkoopcyclus van evenementen te beheren.
Waarom ik voor Tripleseat heb gekozen
Ik heb Tripleseat opgenomen in mijn topkeuzes omdat Tripleseat Intelligence de levenscyclus van aanvragen zonder handmatige tussenkomst afhandelt: directe automatische antwoorden bevestigen nieuwe aanvragen, AI stelt contracten op aan de hand van evenementdetails en geautomatiseerde herinneringen worden geactiveerd wanneer een voorstel te lang niet is ondertekend. Ik ben ook te spreken over Direct Book, waarmee gasten 24/7 ruimte kunnen reserveren zonder te hoeven bellen. In de praktijk zet mijn team aanvragen om die anders halverwege de verkooppijplijn zouden blijven steken.
Belangrijkste functies van Tripleseat
- 2D- en 3D-diagrammen voor zaalindelingen: Ontwerp gedetailleerde evenementindelingen met hulpmiddelen voor het slepen en neerzetten van zaalopstellingen en zitplaatsen.
- Genereren van banquetevenementorders (BEO's): Maak BEO's met menu's, timing en personeelsbezetting voor elk evenement, pas ze aan en verspreid ze.
- Native PMS- en POS-integraties: Koppel evenementdetails aan toonaangevende PMS'en van hotels en kassasystemen voor naadloze bedrijfsvoering.
- Visuele kalender voor meerdere ruimtes: Boek, blokkeer en beheer de beschikbaarheid van meerdere locaties en functieruimtes vanuit één centraal dashboard.
Integraties van Tripleseat
Tripleseat biedt native integraties met GoTab POS, OpenTable, SevenRooms, CardConnect, DoorDash for Merchants, Outlook, Google Calendar en Prismm. Er is een API beschikbaar voor aangepaste integraties.
Pros and Cons
Pros:
- Ingebouwde speciale verkooppijplijn voor evenementen
- AI automatiseert antwoorden op aanvragen en opvolgacties
- Sterke tools voor het maken en verspreiden van BEO's
Cons:
- De mogelijkheden voor aanpassing van rapportages zijn beperkt
- Lange insteltijd voor configuraties met meerdere locaties
iVvy
Het beste met directe actuele beschikbaarheid van evenementenruimtes
iVvy is een platform voor hotelverkoop en catering dat ruimtebeheer voor functies, het genereren van BEO's, coördinatie van groepsboekingen, CRM en cateringcontracten combineert in één systeem voor hotels en evenementenlocaties.
Voor wie is iVvy het meest geschikt?
iVvy is geschikt voor verkoop- en evenemententeams van hotels, functiecentra en horecagroepen met meerdere locaties die grote aantallen groeps- en conferentieboekingen beheren.
Waarom ik voor iVvy heb gekozen
iVvy staat op mijn selectie vanwege de manier waarop het de actuele beschikbaarheid van evenementenruimtes in het volledige functiedagboek van een hotel beheert. Ik vind het geweldig dat het functiedagboek geoffreerde, voorlopige en bevestigde boekingen voor zowel vergaderruimtes als blokken met gastenkamers in één overzicht toont, waardoor dubbele boekingen geen probleem meer zijn. De boekingsmodule toont die realtime beschikbaarheid vervolgens rechtstreeks op de website van een hotel, zodat aanvragen vooraf zijn gekwalificeerd op basis van wat daadwerkelijk beschikbaar is.
Belangrijkste functies van iVvy
- Genereren van banket- en evenementorders (BEO's): Maak gedetailleerde BEO's met menu's, tijdlijnen en personeelsbehoeften voor elk evenement, bewerk ze en verstuur ze.
- Omzetrapportage en analyses: Krijg toegang tot dashboards, voortgangsrapporten en aanpasbare sjablonen voor het volgen van evenementomzet en het voorspellen van verkopen.
- CRM en beheer van potentiële klanten: Verzamel alle aanvragen, beheer klantgegevens en volg activiteiten en communicatie in één systeem.
- Digitale voorstellen en elektronische handtekeningen: Genereer snel voorstellen en contracten in de huisstijl en verstuur ze vervolgens voor elektronische ondertekening door de klant, met versiebeheer.
Integraties van iVvy
iVvy biedt standaardintegraties met Opera Cloud, Mews, StayNTouch, RMS, Agilysys, Protel Air, Jonas Chorum, Xero, MYOB, NetSuite, Infor, Salesforce, Cvent, IdeaS en SevenRooms. Er is een API beschikbaar voor aangepaste integraties.
Pros and Cons
Pros:
- Realtime functiedagboek voorkomt dubbele boekingen
- Actuele beschikbaarheid wordt rechtstreeks op hotelwebsites weergegeven
- Speciaal ontwikkeld voor hotelevenementen en catering
Cons:
- De eerste configuratie vereist aanzienlijke insteltijd
- De rapportagedashboards bieden beperkte aanpassingsmogelijkheden
Planning Pod
Beste voor geïntegreerde offertes en betalingen
Planning Pod is een platform voor locatie- en evenementbeheer voor hotels, banketzalen en evenementencentra, dat het boeken van functieruimtes, het opstellen van BEO's, F&B-beheer, cateringvoorstellen en communicatietools voor klanten in één systeem combineert.
Voor wie is Planning Pod het meest geschikt?
Planning Pod is geschikt voor onafhankelijke hotels, boetieklocaties en zelfstandige evenementencentra die hun eigen evenementen, catering en facturering aan klanten beheren zonder een volledig PMS-ecosysteem.
Waarom ik voor Planning Pod heb gekozen
Planning Pod staat op mijn shortlist omdat het offertes, contracten en betalingen zo nauw met één boekingsrecord verbindt. Ik vind het prettig dat zodra een klant een offerte via elektronische ondertekening ondertekent, het platform die gegevens rechtstreeks overneemt in een factuur, inclusief vooraf ingestelde betalingstermijnen. Mijn team kan vervolgens aanbetalingen innen via klantportalen met eigen huisstijl, waarbij creditcard- en ACH-betalingen rechtstreeks via Adyen worden verwerkt, zonder van tool te hoeven wisselen.
Belangrijkste functies van Planning Pod
- Plattegronden tekenen: Maak en bewerk op schaal gemaakte indelingen voor evenementenruimtes, inclusief tafels, stoelen en podia.
- BEO's opstellen en verspreiden: Maak aanpasbare banketorders voor bedienings-, keuken- en bezorgteams.
- Taakbeheer met toewijzing aan medewerkers: Wijs taken toe aan teamleden en volg ze gedurende de verschillende evenementprocessen.
- Webformulieren voor het verzamelen van potentiële klanten: Verzamel aanvragen voor evenementen rechtstreeks vanaf de website van je locatie in de verkooppijplijn.
Integraties van Planning Pod
Planning Pod biedt standaardintegraties met QuickBooks Online, WeddingWire, The Knot, Google Calendar, Apple Calendar en Microsoft Outlook Calendar. Het maakt ook verbinding met Zapier en biedt een API voor aangepaste integraties.
Pros and Cons
Pros:
- Offertes, contracten en betalingen worden automatisch verwerkt
- Ingebouwde functies voor het tekenen van plattegronden voor evenementen
- Klanten kunnen zelf zaken regelen via een klantportaal met eigen huisstijl
Cons:
- Rapportages bieden geen diepgaande analyses van omzet en rendement
- Niet ontwikkeld voor grote portfolio's met meerdere locaties
Andere software voor evenementenplanning
- Swoogo
Het meest geschikt voor flexibele workflows voor evenementregistratie
- Eventbrite
Het beste voor het maximaliseren van de vindbaarheid van openbare evenementen
- HoneyBook
E voor samenwerking en betalingen via een klantenportaal
- Skedda
Ideaal voor geavanceerde boekingsregels en automatisering
- Accelevents
Ideaal voor agendabeheer en sprekerbeheer op grote schaal
Hoe ik software voor evenementplanning beoordeel
Ik beoordeel software voor evenementplanning in twee lagen: de basis—evenementplanning, beheer van locaties en middelen, boekingsworkflows en het voorkomen van conflicten—en de onderscheidende factoren die de sterkste opties voor horeca en op locaties gerichte organisaties onderscheiden.
Kernfunctionaliteit (basisvereisten voor deze lijst)
Wanneer ik tools voor mijn lijst selecteer, beoordeel ik elke tool op een schaal van 0 (biedt de functionaliteit niet) tot 5 (blink uit op dit gebied) voor elke hieronder genoemde kernfunctionaliteit. Vervolgens bereken ik de totaalscore van de tool als percentage. Elke tool moet een minimale totaalscore van 65% behalen om voor opname in aanmerking te komen.
- Planning van evenementen en functieruimtes: Ik zoek naar een gecentraliseerde agenda, functieagenda of boekingsraster waarmee teams vergaderruimtes, balzalen, evenementenruimtes en andere te boeken ruimtes kunnen inplannen, terwijl ze in één oogopslag de beschikbaarheid kunnen controleren.
- Boekings- en verkoopbeheer: Ik beoordeel hoe goed het platform het proces afhandelt vanaf een eerste aanvraag of RFP tot en met voorstellen, contracten, bevestigingen en betalingen.
- Conflict detecteren: De software moet overlappende boekingen helpen voorkomen door de beschikbaarheid van ruimtes en middelen weer te geven en mogelijke planningsconflicten te signaleren voordat een evenement wordt bevestigd.
- Beheer van evenementmiddelen: Ik controleer of teams apparatuur, cateringvereisten, zaalopstellingen, personeel en andere middelen aan afzonderlijke evenementen kunnen toewijzen en deze vereisten aan de boeking gekoppeld kunnen houden.
- Evenementdocumenten en communicatie: Ik zoek naar tools die teams helpen voorstellen, contracten, evenementoverzichten, BEO's, draaiboeken of andere operationele documenten te maken en te delen, terwijl klanten en interne teams op de hoogte worden gehouden.
- Integraties: Het platform moet verbinding kunnen maken met relevante horeca- of bedrijfssystemen, zoals PMS, POS, CRM, boekhouding, betalingen, agenda's of marketingtools, zodat teams dubbele gegevensinvoer kunnen beperken.
Zodra ik een lijst heb met tools die aan deze criteria voldoen, kijk ik naar wat elk platform onderscheidt.
Onderscheidende factoren (waarin leveranciers zich onderscheiden)
Zo vergelijk ik verschillende leveranciers met elkaar:
Opvallende functies
Ik kijk nauwkeurig naar horecaspecifieke mogelijkheden, zoals het genereren van BEO's, het beheren van groepskamerblokken, cateringworkflows en het visualiseren van functieruimtes. Tools die 2D- of 3D-plattegronden bieden, kunnen verkoopteams helpen nauwkeurige zaalindelingen te maken en deze met klanten te delen voordat een evenement definitief wordt vastgelegd. Klantportalen zijn een andere onderscheidende factor, omdat organisatoren voorstellen kunnen bekijken, contracten kunnen ondertekenen, betalingen kunnen doen en wijzigingen kunnen doorgeven zonder afhankelijk te zijn van lange e-mailwisselingen. Mobiele toegang is ook belangrijk voor operationele teams die tijdens hun werkzaamheden op locatie roosters, BEO's, zaalopstellingen of last-minute wijzigingen aan evenementen moeten kunnen controleren.
Meer dan functies alleen
De diepgang van integraties is vooral belangrijk voor hotels en horecalocaties. Ik controleer of het platform verbinding kan maken met propertymanagementsystemen zoals Oracle OPERA, Mews, Cloudbeds of Stayntouch, evenals met POS-, CRM-, boekhoud- en betalingsplatforms waar dat relevant is. Voor hotelgerichte tools kan betrouwbare PMS-connectiviteit helpen om groepskamerblokken, evenementgegevens en de activiteiten op de locatie op elkaar afgestemd te houden.
Ook het type locatie en de operationele schaal beïnvloeden mijn beoordeling. Een fullservice-resort dat meerdere balzalen, cateringteams en groepskamerblokken beheert, heeft andere vereisten dan een restaurant dat privé-dinerevenementen organiseert of een boetiekhotel met één vergaderruimte. Ik houd ook rekening met implementatievereisten, gebruiksgemak, beschikbare integraties en de prijsstructuur, in het bijzonder de vraag of de prijs is gebaseerd op gebruikers, locaties, modules of het totale evenementvolume.
Hoe kies je software voor evenementenplanning?
Het is gemakkelijk om verstrikt te raken in lange lijsten met functies en complexe prijsstructuren. Om je te helpen gefocust te blijven terwijl je jouw unieke selectieproces voor software doorloopt, vind je hier een checklist met factoren om rekening mee te houden:
| Factor | Waar u op moet letten |
| Schaalbaarheid | Ondersteunt de software meer evenementen, functieruimtes, accommodaties en gebruikers naarmate uw bedrijf groeit? Ga na of de software alles aankan, van één vergaderruimte tot evenementenactiviteiten op meerdere locaties. |
| Koppelingen | Maakt de software verbinding met de systemen die u al gebruikt? Zoek naar koppelingen met uw PMS, POS, CRM, boekhoudsoftware, betaaltools en agenda's om handmatige gegevensinvoer te beperken. |
| Aanpasbaarheid | Kunt u voorstellen, BEO's, contracten, evenementensjablonen, boekingsworkflows en rapporten aanpassen aan de manier waarop uw accommodatie werkt? |
| Gebruiksgemak | Is de software eenvoudig te gebruiken voor verkoop-, catering-, banket- en operationele teams? Let op intuïtieve agenda's, duidelijke navigatie en eenvoudige evenementupdates om de trainingstijd te beperken. |
| Implementatie en ingebruikname | Hoe snel kan uw team aan de slag? Houd rekening met gegevensmigratie, PMS-configuratie, workflowconfiguratie, trainingsmateriaal en door de leverancier begeleide ondersteuning bij de ingebruikname. |
| Kosten | Past het prijsmodel bij uw accommodatie? Vergelijk prijzen per gebruiker, per accommodatie en per module, en houd rekening met implementatiekosten, koppelingen en optionele uitbreidingen. |
| Beveiligingsmaatregelen | Hoe beschermt het platform gegevens van gasten, betalingen en evenementen? Let op toegangsbeheer, versleuteling, veilige betalingsverwerking en relevante nalevingsmaatregelen. |
| Beschikbaarheid van ondersteuning | Kunt u hulp krijgen wanneer zich een probleem tijdens een evenement voordoet? Houd rekening met openingstijden van de ondersteuning, responstijden, hulp bij de ingebruikname en beschikbare kanalen zoals telefoon, e-mail en chat. |
Wat is software voor evenementenplanning?
Software voor evenementenplanning helpt hotels, locaties en horecateams om boekingen van evenementen, functieruimtes, groepsactiviteiten, cateringvereisten en evenementenmiddelen vanuit één systeem te beheren. Hotelmanagers, verkoopteams, cateringmanagers en evenementencoördinatoren gebruiken deze platforms om beschikbaarheid te organiseren, dubbele boekingen te voorkomen, evenementendocumenten te maken en afdelingen op elkaar af te stemmen.
Veel op de horeca gerichte platforms gaan verder dan eenvoudige agendaplanning door ondersteuning te bieden voor BEO's, voorstellen, contracten, kamerblokken, aanbetalingen, plattegronden en koppelingen met vastgoedbeheersystemen en kassasystemen. Hierdoor krijgen verkoop- en operationele teams een meer gecentraliseerde manier om evenementen te beheren, vanaf de eerste aanvraag tot en met de uitvoering.
Functies van software voor evenementenplanning
Let bij het kiezen van software voor evenementenplanning op de volgende belangrijke functies:
- Beheer van functieruimtes: Hiermee kunt u balzalen, vergaderruimtes, privé-eetruimtes en andere evenementenruimtes vanuit een centrale agenda bekijken en inplannen.
- Genereren van BEO's: Helpt catering- en banketteams bij het maken en verspreiden van banketopdrachten met menu's, opstellingsvereisten, tijdlijnen en operationele instructies.
- Beheer van groepsboekingen: Ondersteunt groepsaanvragen, voorstellen, contracten, kamerblokken, aanbetalingen en andere stappen in het verkoopproces voor evenementen.
- Conflictcontrole: Identificeert overlappende boekingen van ruimtes, apparatuur of middelen voordat deze operationele problemen veroorzaken.
- Voorstellen en contracten: Hiermee kunnen verkoopteams voorstellen, overeenkomsten en contracten in de huisstijl maken en elektronische handtekeningen verzamelen.
- Planning van middelen: Helpt bij het toewijzen van personeel, audiovisuele apparatuur, meubilair, cateringvereisten en andere middelen aan specifieke evenementen.
- Hulpmiddelen voor plattegronden en diagrammen: Hiermee kunnen teams indelingen van ruimtes en zitplannen maken voor vergaderingen, bruiloften, conferenties en banketten.
- PMS- en POS-koppelingen: Verbindt evenementgegevens met vastgoedbeheersystemen en kassasystemen om dubbele gegevensinvoer te beperken.
- Portalen voor klanten: Biedt organisatoren van evenementen een plek om documenten te bekijken, betalingen te doen, informatie in te dienen en met de locatie te communiceren.
- Analyses en rapportages: Houdt evenementomzet, conversiepercentages, benutting van ruimtes, groepsactiviteiten en andere prestatie-indicatoren bij.
Voordelen van software voor evenementenplanning
De implementatie van software voor evenementenplanning biedt verschillende voordelen voor uw team en uw bedrijf. Hier zijn enkele voordelen waar u naar kunt uitkijken:
- Minder boekingsconflicten: Realtime beschikbaarheid van evenementruimtes maakt het eenvoudiger om dubbele boekingen en overlappende toewijzingen van middelen te voorkomen.
- Betere coördinatie tussen afdelingen: Gecentraliseerde evenementgegevens geven verkoop-, catering-, banqueting-, keuken- en frontofficeteams toegang tot dezelfde informatie.
- Snellere evenementverkoop: Digitale voorstellen, contracten, betalingsinning en geautomatiseerde workflows kunnen de tijd tussen aanvraag en bevestigde boeking verkorten.
- Nauwkeurigere uitvoering van evenementen: BEOs, plattegronden, tijdlijnen en resourceplanningen helpen teams precies te begrijpen wat elk evenement vereist.
- Minder handmatige gegevensinvoer: Integraties met PMS, POS, CRM, boekhoudsystemen en betalingssystemen verminderen de noodzaak om evenement- en gastgegevens in verschillende systemen opnieuw in te voeren.
- Verbeterde gastervaring: Snellere communicatie, klantenportalen en georganiseerde evenementgegevens maken het eenvoudiger om op planners te reageren en wijzigingen te verwerken.
- Beter inzicht in omzet: Rapportagetools helpen u inzicht te krijgen in evenementomzet, conversiepercentages, benutting van evenementruimtes en de prestaties van groepsactiviteiten.
Kosten en prijzen van software voor evenementenplanning
Bij het selecteren van software voor evenementenplanning is inzicht nodig in de verschillende beschikbare prijsmodellen en abonnementen. De kosten variëren afhankelijk van de omvang van de accommodatie, het aantal gebruikers, het aantal evenementruimtes, integraties, modules en implementatievereisten. Veel op de horeca gerichte leveranciers hanteren aangepaste prijzen in plaats van vaste maandtarieven te publiceren.
De onderstaande tabel geeft een overzicht van veelvoorkomende prijsbenaderingen en de functies die doorgaans in softwareoplossingen voor evenementenplanning zijn opgenomen:
Vergelijkingstabel van abonnementen voor software voor evenementenplanning
| Abonnementstype | Typische prijs | Veelvoorkomende functies |
| Instapabonnement | Ongeveer $50-$150 per maand | Evenementenkalender, basisboekingen, contactbeheer, voorstellen en eenvoudige rapportage |
| Professioneel abonnement | Ongeveer $150-$500 per maand | BEOs, contracten, betalingen, resourceplanning, automatisering en geavanceerde rapportage |
| Accommodatiegebonden abonnement | Aangepaste prijs | Beheer van evenementruimtes, groepsverkoop, cateringworkflows, PMS-integraties en toegang voor meerdere gebruikers |
| Bedrijfsabonnement | Aangepaste prijs | Beheer van meerdere accommodaties, geavanceerde integraties, gecentraliseerde rapportage, API's, speciale ondersteuning en aangepaste workflows |
Meestgestelde vragen over software voor evenementplanning (FAQ's)
Hoe integreer ik software voor evenementplanning met mijn bestaande hotelsystemen?
De meeste platforms voor evenementplanning kunnen worden gekoppeld aan systemen zoals propertymanagementsoftware, kassasystemen, CRM-systemen, boekhoudtools, betalingsplatforms en agenda’s. Controleer voordat je een tool kiest of deze standaardintegraties met je bestaande PMS of POS biedt. Als er geen directe integratie beschikbaar is, ondersteunen sommige platforms ook API’s of connectors van derden.
Kan software voor evenementplanning terugkerende evenementen verwerken?
Ja, veel tools voor evenementplanning ondersteunen terugkerende boekingen voor vergaderingen, conferenties, trainingssessies en andere herhaalde evenementen. Afhankelijk van het platform kun je mogelijk de frequentie van herhaling instellen, dezelfde functieruimte reserveren, middelen toewijzen en evenementgegevens van de ene boeking naar de volgende kopiëren.
Hoe aanpasbaar is software voor evenementplanning?
De aanpasbaarheid verschilt per platform. Met sommige tools kun je voorstellen, contracten, BEO’s, boekingsformulieren, evenementtemplates, gebruikersrechten, werkstromen en rapporten aanpassen. Hotel- en locatieteams moeten zoeken naar software die hun bestaande verkoop-, catering- en evenementactiviteiten weerspiegelt, in plaats van hen te dwingen tot een rigide werkproces.
Is er ondersteuning beschikbaar voor het onboarden van nieuwe gebruikers?
Veel aanbieders bieden ondersteuning bij het onboarden via trainingssessies, tutorials, kennisbanken, webinars en klantenservice. Meer geavanceerde hospitalityplatforms bieden mogelijk ook implementatiespecialisten die helpen bij het configureren van functieruimtes, integraties, templates, gebruikersrechten en werkstromen voordat het platform wordt gelanceerd.
Hoe beoordeel ik de kosteneffectiviteit van software voor evenementplanning?
Begin met het vergelijken van de totale kosten van de software met de operationele waarde die deze biedt. Houd rekening met abonnementskosten, implementatiekosten, integraties, uitbreidingen en de vraag of de prijs is gebaseerd op gebruikers, locaties of modules. Kijk vervolgens of het platform dubbele boekingen, handmatige gegevensinvoer, administratief werk en de tijd voor evenementcoördinatie kan verminderen, terwijl je team meer groeps- en evenementactiviteiten kan beheren.