Miten valita hotellivarausohjelmisto: ostajan opas

Hotellivarausohjelmiston valinta on yksi niistä päätöksistä, joka vaikuttaa toimintasi jokaiseen osa-alueeseen – aina siitä, miten vieraat tekevät varauksensa, siihen, miten vastaanotto aloittaa jokaisen työvuoron. Olen nähnyt, kuinka hotellit tekevät tämän valinnan hätiköiden ja joutuvat vuosien ajan työskentelemään järjestelmän ehdoilla, joka ei koskaan täysin sopinut heidän tarpeisiinsa. Väärä työkalu aiheuttaa todellista kitkaa: hintojen ristiriitoja, OTA-kanavien ylibuukkauksia ja raportoinnin puutteita, jotka hämärtävät todellista RevPAR-tilannettasi. Tässä oppaassa käydään läpi tärkeimmät ominaisuudet, integraatiot ja kustannuksiin liittyvät näkökohdat, jotta voit arvioida vaihtoehtojasi selkeästi ja luottavaisin mielin.

5 asiaa, joita kannattaa etsiä hotellivarausohjelmistoa valittaessa

Varausjärjestelmiä hotellitiimien kanssa testaaneen kokemukseni perusteella suosittelen keskittymään näihin viiteen osa-alueeseen ennen toimittajien vertailua:

1. Integraatio olemassa oleviin hotellijärjestelmiin

Valitse varausohjelmisto, joka yhdistyy kiinteistönhallintajärjestelmääsi, kanavanhallintajärjestelmään, maksujärjestelmään, kassajärjestelmään ja siivouksen hallintatyökaluihin. Nämä integraatiot pitävät saatavuuden, hinnat, vierastiedot ja maksutiedot yhdenmukaisina eri osastojen välillä, kun taas heikot yhteydet voivat aiheuttaa manuaalisia päivityksiä ja varausvirheitä. Kysy toimittajilta, mitkä integraatiot ovat natiiveja, sertifioituja tai kolmannen osapuolen liitäntöjen varassa, ja varmista, sisältääkö jokainen yhteys käyttöönottomaksuja tai jatkuvia kuluja.

2. Usean kiinteistön ja mobiilikäytön tuki

Valitse hotellivarausohjelmisto, jolla useita kiinteistöjä voi hallita yhdeltä tililtä ja joka säilyttää samalla kunkin kiinteistön hinnat, varaston, käyttäjät ja raportoinnin. Mobiilikäytön tulisi tukea keskeisiä tehtäviä, kuten varausten tarkistamista, saatavuuden päivittämistä, maksujen käsittelyä ja vierastietojen tarkastelua puhelimella tai tabletilla. Kysy, toimivatko mobiiliominaisuudet yhteysongelmien aikana, ja vältä järjestelmiä, jotka pakottavat jokaisen kiinteistön erilliseen tietokantaan tai edellyttävät tietokoneen käyttöä tavallisiin muutoksiin.

Join our Community

Keep up with the hotel management community!

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Käyttöönoton ja jatkuvan tuen laatu

Valitse hotellivarausohjelmisto, joka tarjoaa jäsennellyn käyttöönoton, roolipohjaisen koulutuksen ja nopeasti reagoivan tuen tiimillesi. Etsi nimettyjä käyttöönottokontakteja, haettavia ohjeresursseja ja toimintasi aikatauluun sopivia tukipalveluiden aukioloaikoja ja vältä toimittajia, jotka antavat sinulle vain kirjautumistiedot ilman siirtoon liittyvää ohjausta tai koulutusta. Kysy: ”Kuka auttaa meitä ratkaisemaan varaus- tai maksuongelman ruuhkaisen sisäänkirjautumisen aikana?”

4. Liikevaihtoraportoinnin ja analytiikan kattavuus

Valitse hotellivarausohjelmisto, joka raportoi käyttöasteen, ADR:n, RevPAR:n, varaustahdin, peruutukset ja liikevaihdon kanavan, huonetyypin ja kiinteistön mukaan. Etsi muokattavia raportteja, joissa on vietävät tiedot ja historialliset vertailut, ja vältä hallintapaneeleja, jotka näyttävät kokonaissummat selittämättä hintojen suorituskykyä tai varauslähteitä. Kysy toimittajilta, voitko luoda viikoittaisen liikevaihtoraportin reaaliaikaisista tiedoista, ja testaa sitä omilla varauksillasi ennen sopimuksen allekirjoittamista.

5. Vierastietojen mukautusmahdollisuudet

Valitse hotellivarausohjelmisto, jonka avulla voit määrittää vierasprofiileja, mukautettuja kenttiä, mieltymyksiä, suostumustietoja ja sisäisiä muistiinpanoja muuttamatta varaustietojen ydinsisältöä. Tämä on tärkeää, kun sinun on tallennettava esteettömyyteen liittyviä pyyntöjä, saapumistoiveita, kanta-asiakastietoja tai palveluhistoriaa ja samalla rajoitettava pääsyä arkaluonteisiin tietoihin. Kysy kokeilujakson aikana, voiko tiimisi lisätä mukautettuja kenttiä ja luoda niistä raportteja ja vältä järjestelmiä, jotka piilottavat vierastiedot vapaamuotoisiin muistiinpanoihin tai vaikeuttavat vientiä.

Hotellivarausohjelmiston valinta: viiden vaiheen menetelmä

Arvioi operatiiviset tarpeesi, vertaile toimittajia ja valitse ohjelmisto, jota tiimisi pystyy tukemaan myös pitkällä aikavälillä näiden viiden vaiheen avulla:

Vaihe 1: Tunnista tarpeesi

Aloita perehtymällä siihen, mikä hotellivarausjärjestelmä on ja miten se tukee majoitusliikkeesi varaustoimintoja. Selvitä sitten, mistä varauksesi todella tulevat. Jaottele varaukset suorien verkkosivujen, OTA-kanavien, puhelimen, ilman varausta saapuvien asiakkaiden ja muiden kanavien mukaan ja tunnista, missä menetät liikevaihtoa tai aiheutat tarpeetonta manuaalista työtä.

Kiinnitä erityistä huomiota suorien varaustesi tuloksiin. Jos vieraat siirtyvät säännöllisesti varaussivullesi mutta eivät viimeistele varausta, ongelma saattaa olla varauskoneessasi eikä kysynnässä.

Tarkista:

• Suorien varausten konversioaste
• OTA-varausten ja suorien varausten osuus
• Mobiilivarausten keskeyttämisaste
• Keskimääräinen varauksen arvo kanavittain
• Peruutus- ja saapumatta jättämisen asteet
• Manuaalisesti syötettyjen varausten määrä

Tavoitteesi on tunnistaa varausongelmat, jotka uuden järjestelmän on ratkaistava, ennen kuin alat vertailla ominaisuuksia.

Käy sitten seuraavat kysymykset itsenäisesti läpi ennen yhteydenottoa yhteenkään toimittajaan:

• Kuinka montaa majoitusliikettä ja huonetyyppiä minun on hallittava?
• Mihin järjestelmiin – PMS, kanavanhallintajärjestelmä ja maksunkäsittelijä – uuden ohjelmiston on muodostettava yhteys?
• Tarvitsenko suoran varausominaisuuden vai tulevatko varaukset kokonaan OTA-kanavien kautta?
• Millainen on tiimini tekninen osaamistaso ja kuinka paljon koulutusaikaa on realistista varata?
• Olenko vaihtamassa järjestelmää kesken kauden vai onko minulla sopiva siirtymäaika?

Järjestä tämän taulukon avulla ennen toimittajatutkimukseen siirtymistä kokoamasi tiedot:

Tämän vaiheen lopussa sinulla tulisi olla lyhyt lista ehdottomista vaatimuksista – ominaisuuksista tai integraatioista, joita majoitusliikkeesi ei aidosti pysty käyttämään ilman – sekä erillinen lista ominaisuuksista, jotka olisivat hyödyllisiä mutta eivät ratkaise päätöstäsi. Tämä erottelu säästää paljon aikaa, kun toimittajat alkavat esitellä kaikkea, mihin heidän järjestelmänsä pystyy.

Vaihe 2: Tutki hotellivarausohjelmistojen toimittajia

Varausjärjestelmän tulisi helpottaa vieraiden siirtymistä huonehaun tekemisestä varauksen vahvistamiseen ilman tarpeetonta kitkaa. Testaa jokainen esivalittu alusta ikään kuin varaisit majoituksen itse.

Tarkista, kuinka nopeasti vieraat voivat hakea päivämääriä, vertailla huonetyyppejä, ymmärtää hinnat, valita lisäpalveluita, syöttää tietonsa ja suorittaa maksun. Tee sama testi sekä tietokoneella että mobiililaitteella.

Kiinnitä erityistä huomiota seuraaviin:

• Varauksen tekemiseen tarvittavien vaiheiden määrä
• Mobiilikäytettävyys
• Huoneiden ja hintojen esitystapa
• Saatavuuden paikkansapitävyys
• Lisämyynnin sijoittelu
• Maksukokemus
• Vahvistusviestit

Testaisin myös vähemmän suoraviivaisia tilanteita, kuten useiden huoneiden varaamista tai päivämäärien muuttamista kesken varausprosessin. Juuri näissä tilanteissa heikosti suunnitellun varausmoottorin ongelmat tulevat usein ilmeisiksi.

Kirjaa löytämäsi asiat tämän taulukon avulla, kun käyt läpi toimittajalistaasi:

Tämän vaiheen lopussa sinulla tulisi olla esivalittu lista neljästä kuuteen toimittajasta, jotka sopivat todennäköisesti majoitusliikkeesi tyyppiin, tekniseen ympäristöön ja tukiodotuksiin. Tämä lista otetaan mukaan esittelyihin – kyse ei ole enää avoimesta hausta.

Parhaat harkittavat hotellien varausohjelmistot

Tässä on listani parhaista hotellien varausohjelmistoratkaisuista:

Vaihe 3: Tee esivalinta hotellien varausohjelmistoista

Testaa seuraavaksi, pysyvätkö hinnat ja saatavuus yhdenmukaisina suorassa varausmoottorissasi ja kolmansien osapuolten kanavissa.

Muuta huoneen hintaa tai rajoitusta järjestelmässä ja varmista, että päivitys saavuttaa jokaisen yhdistetyn kanavan oikein. Tee sen jälkeen testivarauksia eri lähteistä ja varmista, että saatavilla oleva huonevarasto päivittyy kaikkialla viiveettä.

Pisteytä jokainen toimittaja tämän taulukon avulla sen perusteella, mitä todella tarvitset, ennen kuin pyydät esittelyä:

Tarkista seuraavat:

• Hintojen synkronointi
• Huoneiden reaaliaikainen saatavuus
• Minimimajoitusta koskevat rajoitukset
• Saapumisen estävät säännöt
• Tarjoushinnat
• Pakettien saatavuus
• OTA-varausten tuonti

Varausjärjestelmä, joka ei pysty pitämään huonevarastoa synkronoituna, aiheuttaa juuri sellaisia ylivaraus- ja hinnoitteluvirheitä, joita yrität poistaa.

Tämän vaiheen lopussa sinulla on lyhyt lista kolmesta tai neljästä toimittajasta, joita toimintasi voi realistisesti arvioida, sekä joukko kysymyksiä, jotka voit esittää jokaisessa esittelyssä. Voit käyttää myös hotellin PMS-järjestelmän tarjouspyyntöä apuna toimittajille esitettävien integraatioita, käyttöönottoa, hinnoittelua ja tukea koskevien kysymysten jäsentämisessä, vaikka arvioisit erillistä varausjärjestelmää.

Vaihe 4: Liiketoimintaperustelun laatiminen

Älä arvioi maksutoimintoja vain tarkistamalla, voidaanko kortilta veloittaa maksu. Testaa, miten ohjelmisto käsittelee erityyppisten varausten taustalla olevia käytäntöjä.

Luo testivarauksia, joissa käytetään hyvitettäviä, ei-hyvitettäviä, ennakkoon maksettavia ja ennakkomaksuun perustuvia hintoja. Varmista, että oikea summa veloitetaan oikeaan aikaan ja että peruutussääntöjä sovelletaan johdonmukaisesti.

Testaa esimerkiksi seuraavat tilanteet:

• Prosenttiosuuteen perustuvat ennakkomaksut
• Täysi ennakkomaksu
• Majoituspaikassa maksettavat varaukset
• Hyvitettävät hinnat
• Ei-hyvitettävät hinnat
• Peruutusmaksut
• Saapumatta jättämisestä veloitettavat maksut
• Hyvitykset ja osittaiset hyvitykset

Laadi seuraavaksi kustannusarvio. Ole tässä rehellinen ja perusteellinen — kustannusten aliarvioiminen on nopein tapa menettää johdon luottamus:

Järjestä kustannustietosi tämän taulukon avulla ennen kuin esität mitään:

Käyttöönoton aikataulussa varaisin enemmän pelivaraa kuin yksikään toimittaja sinulle lupaa. Kokemukseni mukaan tietojen siirrot harvoin valmistuvat odotettua nopeammin — ne menevät pieleen tavoilla, joita et osannut ennakoida. Hotellin varausohjelmiston realistinen käyttöönotto kestää neljästä kahteentoista viikkoa kiinteistösi monimutkaisuudesta, integraatioiden määrästä ja meneillään olevasta sesongista riippuen.

Käsittele lopuksi riskit suoraan. Päätöksentekijät nostavat ne joka tapauksessa esiin, joten ota asia ensin puheeksi:

• Henkilöstön omaksumiseen liittyvä riski: Tuo se esiin ja kerro sitten, miten pienennät sitä — vaiheittainen käyttöönotto, koulutussuunnitelma ja käyttöönottoikkuna vähäisemmän käyttöasteen aikana.
• Integraatioiden epäonnistumisen riski: Merkitse, mitkä yhteydet ovat natiivisti tuettuja ja mitkä kolmannen osapuolen ratkaisuja, ja kerro, ovatko lyhytlistallasi olevat toimittajat vahvistaneet kyseiset yhteydet kirjallisesti.
• Tietojen katoamisen tai siirtovirheiden riski: Selitä, miten vierashistoria, hintasuunnitelmat ja tulevat varaukset siirretään ja tarkistetaan ennen järjestelmän vaihtamista.
• Ajoitukseen liittyvä riski: Jos vaihdat järjestelmää huippusesongin aikana, laske, mitä 48 tunnin häiriö maksaisi. Jos et vaihda, sano se selkeästi.

Tämän vaiheen lopussa sinulla on yhden tai kahden sivun asiakirja, joka esittää investoinnin sidosryhmiesi ymmärtämillä termeillä — ei ominaisuusluetteloa, vaan takaisin saatavia kustannuksia, työvoimasäästöjä ja selkeän aikataulun. Tämä asiakirja muuttaa päätöksen sanoista ”tämä pitäisi todennäköisesti tehdä” allekirjoitetuksi sopimukseksi.

Vaihe 5: Varausten tehokkuuden ja liikevaihtoraportoinnin vertailu

Varmista ennen järjestelmän valintaa, että pystyt mittaamaan, mitä tapahtuu sen jälkeen, kun varaukset alkavat kulkea järjestelmän kautta.

Etsi raportointia, jonka avulla ymmärrät paitsi vastaanottamiesi varausten määrän myös sen, mitkä kanavat, hinnat ja varauskäytännöt tuottavat parhaat tulokset.

Tarkista, pystyykö järjestelmä raportoimaan seuraavista:

• Suorien varausten konversio
• Liikevaihto varauslähteen mukaan
• ADR ja RevPAR
• Varaustahdin kehitys
• Varausennakko
• Viipymän pituus
• Peruutusaste
• Kanavakohtainen tuotanto
• Huonetyyppien suorituskyky
• Lisämyynnin liikevaihto

Käytä tätä taulukkoa vastuualueiden määrittämiseen ennen käyttöönottoa:

Tämän vaiheen lopussa sinun pitäisi tietää, mikä varausjärjestelmä tarjoaa majoitusliikkeesi tarvitsemat raportit varauskehityksen seuraamiseen, kanavakohtaisten tulojen arviointiin ja käyttöasteen sekä RevPAR-luvun parantamismahdollisuuksien tunnistamiseen. Aseta etusijalle toimittajat, jotka tekevät näistä tiedoista tiimisi kannalta helposti saatavilla olevia ja hyödynnettäviä, jotta voit tehdä perusteltuja päätöksiä todellisten varaus- ja tulotietojen pohjalta. Tämä on tavoiteltava lopputulos – ei pelkästään käyttöönoton päivämäärä, vaan tiimi, joka todella luottaa käyttämäänsä järjestelmään.

Valmiina seuraavaan vaiheeseen?

Kun olet määritellyt vaatimuksesi ja testannut tärkeimmät työnkulut, tutustu oppaaseeni, jossa käsitellään parhaita hotellien varausohjelmistoja, ja vertaile alustoja löytääksesi ratkaisun, joka sopii majoitusliikkeesi varauskanaviin, integraatioihin ja toiminnallisiin tarpeisiin.