Come scrivere una RFP per un software di gestione alberghiera
Scopo della RFP: Una RFP per un sistema di gestione alberghiera garantisce che i fornitori rispondano alle tue esigenze specifiche, consentendo confronti strutturati e basati sui fatti tra soluzioni diverse.
Quando utilizzarla: Una RFP è particolarmente utile per decisioni complesse relative a software alberghieri che coinvolgono più strutture, integrazioni o requisiti di approvazione formale.
Errori comuni: Contesto incompleto, budget poco chiari, requisiti vaghi e formati non uniformi portano a risposte più deboli da parte dei fornitori e a proposte difficili da confrontare.
Coinvolgimento del team: Coinvolgi team interfunzionali nella stesura e nella valutazione del sistema di gestione alberghiera per assicurarti che tutte le esigenze e i vincoli operativi siano inclusi.
Scrivere una RFP per il software gestionale per strutture alberghiere è una delle decisioni più intelligenti che si possano prendere prima di impegnarsi con un nuovo sistema. Una richiesta di proposta (RFP) è un documento formale che si invia ai fornitori chiedendo loro di rispondere ai propri requisiti, domande e criteri specifici.
Usatela quando valutate più fornitori e avete bisogno di risposte strutturate e confrontabili, non di presentazioni commerciali.
Una RFP ben scritta obbliga i fornitori a rispondere alle vostre esigenze effettive, invece di proporre la loro dimostrazione standard. Crea responsabilità da entrambe le parti e offre al vostro team un quadro coerente per la valutazione. Il risultato è una rosa ristretta basata sui fatti, non sulle impressioni.
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Avete davvero bisogno di una RFP?
Una RFP non è sempre lo strumento giusto, ma quando dovete prendere una decisione software di grande rilevanza, spesso è la scelta migliore. Per il software gestionale per strutture alberghiere, il processo è particolarmente utile quando la valutazione comporta una reale complessità o richiede responsabilità organizzativa. Una RFP è indicata in situazioni come queste:
- State valutando contemporaneamente tre o più fornitori.
- La vostra struttura comprende più reparti, sedi o requisiti di integrazione.
- Un comitato acquisti o un gruppo proprietario ha bisogno di una motivazione documentata.
- State sostituendo un sistema esistente e sono necessarie attività significative di migrazione dei dati.
- L'approvazione del budget richiede un processo formale di gara competitiva.
Quando una RFP potrebbe essere eccessiva
Se gestite una piccola struttura indipendente con esigenze semplici e una rosa ristretta composta da uno o due fornitori di cui vi fidate già, una dimostrazione strutturata del fornitore e un elenco chiaro di domande probabilmente vi permetteranno di raggiungere l'obiettivo. Evitate la RFP quando la rapidità conta più del processo e la vostra decisione non richiede un'approvazione esterna.
RFI, RFP e RFQ: qual è la differenza?
Una RFI raccoglie informazioni, una RFP richiede proposte di soluzione e una RFQ richiede prezzi specifici. Non tutti gli acquisti di software gestionale per strutture alberghiere richiedono una RFP, soprattutto quando i requisiti e la soluzione preferita sono già chiari. Scegliere il documento giusto offre ai fornitori le indicazioni corrette e aiuta il vostro team a confrontare le risposte in modo equo.
Utilizzate questa tabella per associare ogni documento di approvvigionamento alle vostre esigenze di acquisto software:
| Tipo di documento | Scopo | Quando utilizzarlo | Cosa includere | Livello di dettaglio richiesto |
|---|---|---|---|---|
| Richiesta di informazioni (RFI) | Conoscere i sistemi disponibili e le capacità dei fornitori | State esplorando il mercato o definendo i requisiti | Profilo della struttura, obiettivi operativi, domande generali, esigenze di integrazione | Da basso a moderato |
| Richiesta di proposta (RFP) | Richiedere soluzioni dettagliate, piani di implementazione e prezzi | State confrontando più fornitori per un acquisto complesso | Requisiti funzionali, integrazioni, sicurezza, implementazione, assistenza, prezzi, criteri di valutazione | Alto |
| Richiesta di quotazione (RFQ) | Raccogliere prezzi confrontabili per una soluzione definita | I requisiti sono fissi e i fornitori offrono prodotti o servizi simili | Quantità di licenze, moduli, utenti, servizi, condizioni contrattuali, imposte e prezzo totale | Da moderato ad alto |
Errori comuni nelle RFP da evitare
Le RFP poco efficaci lasciano i fornitori a indovinare informazioni sulla vostra struttura, sulle vostre priorità e sui vincoli di acquisto. Questo può portare a risposte vaghe, prezzi incoerenti e proposte difficili da confrontare. Tra gli errori comuni rientrano l'uso di requisiti generici, la mancata definizione delle responsabilità, la sottovalutazione delle esigenze di implementazione e l'incapacità di specificare come i fornitori debbano spiegare limitazioni o costi aggiuntivi.
“Il rischio maggiore di questo modello, tuttavia, è il vincolo imposto dal fornitore. Se scegli male, sei bloccato. Sei bloccato con un fornitore che potrebbe deluderti, ma dal quale è troppo difficile uscire. E una delle cose che noto è che molti hotel non svolgono un’adeguata due diligence. Quindi non fanno tutte le domande necessarie. Non coinvolgono l’intero team.”
Evita questi errori per rendere le risposte dei fornitori più utili e confrontabili:
Informazioni di base o contesto insufficienti
Spiega il tipo di struttura, il numero di camere, le sedi, i reparti, il sistema attuale e gli obiettivi del progetto. Senza questo contesto, i fornitori potrebbero suggerire configurazioni inadatte o trascurare requisiti come la reportistica per più strutture, i flussi di lavoro delle pulizie o le esigenze di migrazione. Includi un breve profilo della struttura e descrivi i problemi operativi che il nuovo sistema deve risolvere.
Budget mancante o poco chiaro
Indica l'intervallo di budget previsto oppure richiedi una suddivisione completa dei costi una tantum e ricorrenti. Senza indicazioni chiare sui prezzi, i fornitori potrebbero proporre soluzioni oltre il limite di approvazione o omettere i costi di implementazione, integrazioni, formazione, assistenza e migrazione dei dati. Chiedi ai fornitori di separare ogni costo e identificare le tariffe opzionali.
Requisiti vaghi o gergo giuridico
Scrivi i requisiti in un linguaggio semplice e descrivi il risultato di cui il tuo team ha bisogno da ogni funzionalità. Una formulazione vaga crea interpretazioni diverse, mentre un linguaggio giuridico eccessivo può nascondere importanti dettagli operativi. Utilizza richieste specifiche, ad esempio chiedendo come il sistema gestisce l'assegnazione delle camere, le restrizioni sulle tariffe, i registri di controllo e l'accesso ai dati degli ospiti.
Criteri di valutazione non condivisi
Comunica ai fornitori come valuterai le proposte prima che rispondano. In assenza di criteri condivisi, i fornitori potrebbero concentrarsi sui propri punti di forza commerciali preferiti e il tuo team potrebbe valutare le risposte in modo incoerente. Assegna un peso ad aree come funzionalità, integrazioni, implementazione, assistenza, sicurezza, facilità d'uso e costo totale.
Nessun formato standard per le risposte dei fornitori
Fornisci a ogni fornitore lo stesso modello di risposta, lo stesso ordine delle domande e lo stesso formato dei prezzi. Le proposte non strutturate rendono più difficile confrontare le funzionalità incluse, le ipotesi, i livelli di servizio, i termini contrattuali e le esclusioni. Richiedi ai fornitori di rispondere direttamente a ogni requisito e di classificare le risposte come incluso, configurabile, personalizzato, non disponibile o da chiarire.
Crea il team per la RFP del software di gestione alberghiera
Un team interfunzionale ti aiuta a raccogliere le esigenze operative, i vincoli di acquisto e i requisiti tecnici prima che i fornitori presentino le loro proposte. Crea inoltre una responsabilità condivisa, così che la decisione finale rifletta il reale funzionamento della struttura.
Coinvolgi questi gruppi per creare una RFP concreta e valutare equamente le risposte dei fornitori:
Sponsor del progetto
Il direttore generale, il proprietario, il direttore operativo o il direttore operativo regionale può sponsorizzare la RFP del software di gestione alberghiera. Questa persona stabilisce le priorità del progetto, conferma le aspettative di budget, risolve i requisiti in conflitto e fornisce l'approvazione finale.
Esperti funzionali
Il responsabile del front office, il responsabile della divisione camere, il responsabile dei ricavi, il responsabile delle pulizie, il responsabile finanziario e il responsabile IT possono definire i requisiti dei reparti. Dovrebbero spiegare i flussi di lavoro attuali, identificare le esigenze di integrazione, segnalare le lacune nella reportistica e valutare se le funzionalità proposte supportano le operazioni quotidiane.
Responsabili degli acquisti o redattori della RFP
Un responsabile degli approvvigionamenti, uno specialista degli acquisti, un project manager o un analista aziendale può organizzare il processo RFP. Questo gruppo crea il modello di risposta, stabilisce le scadenze, standardizza le richieste di prezzo, documenta le ipotesi e coordina le domande dei fornitori.
Utenti finali e portatori di interesse
Gli addetti alla reception, il personale addetto alle prenotazioni, gli addetti alle pulizie, i revisori notturni, i responsabili della contabilità della struttura e i rappresentanti della proprietà possono descrivere le esigenze pratiche e le principali preoccupazioni relative alle decisioni. Il loro feedback aiuta a testare l'usabilità, identificare i requisiti di formazione, valutare i permessi di accesso e confermare che le proposte siano adatte agli effettivi flussi di lavoro del servizio agli ospiti.
Definire requisiti indispensabili e obiettivi
Definisci cosa deve essere in grado di fare il tuo nuovo software gestionale alberghiero prima di chiedere ai fornitori di presentare le loro proposte. Punti critici, obiettivi e requisiti imprescindibili ben definiti aiutano i fornitori a rispondere direttamente alle esigenze della tua attività e rendono più semplice confrontare le risposte.
“Crea rapidamente una rosa qualificata di fornitori, condividi internamente le evidenze dei colleghi e allinea il team prima ancora di parlare con un fornitore.”
Utilizza queste aree per definire i tuoi requisiti:
Punti critici dell'attuale sistema: Descrivi in quali situazioni il sistema esistente crea ritardi, errori o attività duplicate. Ad esempio, spiega se gli addetti alla reception devono reinserire i dati delle prenotazioni, se il personale addetto alle pulizie non dispone di aggiornamenti in tempo reale sullo stato delle camere o se i responsabili esportano manualmente i report.
Miglioramenti richiesti e risultati attesi: Collega ogni funzionalità richiesta a un risultato operativo misurabile. Potresti richiedere procedure di check-in più rapide, meno discrepanze nello stato delle camere, report sull'occupazione più accurati o una visibilità migliore sulle attività di manutenzione.
Esigenze funzionali, tecniche e di conformità: Elenca le funzionalità richieste per prenotazioni, fatturazione, pulizie, reportistica, integrazioni con il software di contabilità alberghiera, sicurezza e protezione dei dati. Specifica requisiti quali l'elaborazione dei pagamenti, l'integrazione contabile, l'accesso basato sui ruoli, i registri di audit, la conservazione dei dati e la conformità agli obblighi applicabili in materia di privacy.
Ruoli degli utenti, livelli di utilizzo e flussi di lavoro: Identifica ogni gruppo di utenti, il numero previsto di utenti, il livello di accesso e i principali flussi di lavoro. Includi gli addetti alla reception, i revisori notturni, il personale addetto alle pulizie, i responsabili dei ricavi, il personale finanziario e gli operatori regionali, considerando anche i picchi di utilizzo durante gli arrivi o i cambi turno.
Preferenze di implementazione: Indica se preferisci un'implementazione basata sul cloud, ospitata localmente o ibrida. Spiega i requisiti relativi all'accesso tramite browser, ai flussi di lavoro mobili, alla resilienza della connessione Internet, alla configurazione a livello di struttura, agli aggiornamenti, all'hosting dei dati e all'infrastruttura gestita dal fornitore.
Scrivere la RFP per il software gestionale alberghiero
Dopo aver definito obiettivi, requisiti e stakeholder, il passaggio successivo consiste nel trasformarli in una RFP mirata. Un documento ben organizzato fornisce ai fornitori indicazioni chiare e aiuta il tuo team a confrontare funzionalità, piani di implementazione, prezzi e assistenza. Includi queste sezioni nella tua RFP:
1. Sintesi esecutiva
Descrivi la tua struttura, gli obiettivi del progetto, il sistema attuale e il motivo per cui stai cercando un nuovo software. Indica dettagli quali il numero di camere, il tipo di struttura, il numero di sedi e la data prevista per la decisione. Spiega i risultati attesi, ad esempio un unico record di prenotazione condiviso tra i reparti o una visibilità migliore sullo stato delle camere.
2. Ambito di lavoro
Definisci i servizi e le funzionalità software che i fornitori devono offrire. Includi prenotazioni, attività di reception, pulizie, manutenzione, fatturazione, reportistica, integrazioni, migrazione, assistenza e amministrazione di più strutture, se pertinenti. Ad esempio, chiedi ai fornitori di spiegare come il loro sistema gestisce i cambi di camera, le prenotazioni di gruppo, i pagamenti frazionati e le camere fuori servizio.
3. Requisiti tecnici
Elencate le condizioni tecniche che il vostro team si aspetta che la piattaforma soddisfi. Coprite il modello di distribuzione, i browser e i dispositivi supportati, l'accesso da dispositivi mobili, le API, le integrazioni, l'esportazione dei dati, gli obiettivi di disponibilità, i processi di backup e le prestazioni durante i picchi di arrivi. Specificate i sistemi esistenti, come piattaforme contabili, di pagamento, per i punti vendita, motore di prenotazione alberghiera, di gestione dei canali o di gestione delle identità.
4. Qualifiche del fornitore
Chiedete ai fornitori di dimostrare di poter supportare strutture simili alla vostra. Richiedete informazioni sulla storia dell'azienda, sui clienti del settore alberghiero, sull'esperienza pertinente nell'implementazione, sulle sedi di supporto, sulle informazioni finanziarie e sulle referenze. Chiedete alle referenze informazioni sull'accuratezza della migrazione, sui tempi di risposta, sulla disponibilità del sistema, sulla qualità della formazione e su come il fornitore ha gestito i problemi irrisolti.
5. Esigenze di sicurezza e conformità
Indicate i vostri requisiti per la protezione dei dati degli ospiti, dei pagamenti, dei dipendenti e dell'azienda. Chiedete ai fornitori di descrivere i controlli degli accessi, l'autenticazione a più fattori, la crittografia, i registri di audit, i test di vulnerabilità, la risposta agli incidenti, la conservazione dei dati e i subincaricati. Includete gli obblighi applicabili, come i requisiti relativi alle carte di pagamento e le leggi sulla privacy che riguardano i vostri ospiti o le sedi operative.
6. Aspettative relative all'implementazione e alla formazione
Descrivete i servizi di implementazione necessari, tra cui analisi iniziale, configurazione, migrazione dei dati, test delle integrazioni, test di accettazione da parte degli utenti, supporto al lancio e revisione post-lancio. Stabilite le aspettative relative alle tappe fondamentali del progetto, alle responsabilità del fornitore, alle responsabilità della struttura e alle procedure di escalation. Chiedete ai fornitori di presentare un piano di formazione per gli addetti alla reception, gli auditor notturni, i team addetti alle pulizie, i manager e gli amministratori.
7. Prezzi e licenze
Richiedete ai fornitori di separare i costi degli abbonamenti, le tariffe di configurazione, i servizi di implementazione, le integrazioni, la migrazione, la formazione, il supporto, l'hardware, le imposte e i moduli opzionali. Definite la base di calcolo dei prezzi, ad esempio camere, strutture, utenti, transazioni o livelli di utilizzo. Richiedete il prezzo totale su tre o cinque anni, gli aumenti al rinnovo, gli impegni minimi e le tariffe per l'aggiunta di camere o sedi.
8. Termini contrattuali
Specificate i termini commerciali e legali che la vostra organizzazione si aspetta che i fornitori affrontino. Includete la durata del contratto, i rinnovi, i diritti di risoluzione, i livelli di servizio, i tempi di risposta del supporto, la titolarità dei dati, l'esportazione dei dati, la riservatezza, la responsabilità, l'assicurazione, le variazioni dei prezzi e i subappaltatori. Chiedete ai fornitori di identificare le eccezioni ai vostri termini e di fornire una copia con modifiche evidenziate di qualsiasi accordo proposto.
9. Requisiti per le risposte dei fornitori
Chiedete ai fornitori di strutturare le loro risposte in un formato coerente, in modo che il vostro team possa confrontare più facilmente le proposte. Richiedete che affrontino ogni requisito funzionale, indichino se le funzionalità sono standard, configurabili, personalizzate o non disponibili e spieghino eventuali dipendenze, limitazioni o costi aggiuntivi. Potete anche chiedere ai fornitori di indicare dove sono necessarie integrazioni di terze parti o servizi di implementazione.
Definite i criteri di valutazione
Stabilite i criteri di valutazione prima che i fornitori presentino le proposte, soprattutto quando diversi reparti esamineranno funzionalità differenti. Decidete quali fattori sono più importanti, come funzionalità, facilità d'uso, integrazioni, implementazione, supporto e costo totale, e assegnate a ciascuno un peso in base alla sua importanza. L'utilizzo dello stesso modello di valutazione ponderata per ogni proposta aiuta il vostro team a valutare i fornitori in modo coerente e mantiene le decisioni legate alle priorità operative.
Cosa conta di più?
Scegliete da tre a cinque categorie ponderate che riflettano gli obiettivi del progetto e le priorità operative. Ad esempio, un gruppo con più strutture può assegnare un peso maggiore alla reportistica e all'amministrazione centralizzata, mentre un hotel indipendente può dare priorità ai flussi di lavoro della reception e al supporto all'implementazione. Considerate queste categorie di valutazione comuni, quindi selezionate solo quelle più importanti per il vostro team:
- Adeguatezza funzionale
- Funzionalità di integrazione
- Piano di implementazione
- Esperienza utente
- Reportistica e analisi
- Sicurezza e conformità
- Supporto e formazione
- Costo totale
- Esperienza del fornitore
- Termini contrattuali
Utilizzate una matrice di valutazione
Crea una matrice di valutazione con una riga per ogni criterio e una colonna per ogni fornitore. Potresti assegnare il 30% all'adeguatezza funzionale, il 20% alle integrazioni, il 15% all'implementazione, il 15% all'assistenza, il 10% alla sicurezza e il 10% al costo totale, quindi adattare queste ponderazioni alle tue priorità. Chiedi ai valutatori di assegnare un punteggio a ogni criterio utilizzando una scala coerente da 1 a 5 o da 1 a 10, quindi moltiplica ogni punteggio per il peso assegnato. Se il rischio di migrazione è la tua principale preoccupazione, aumenta il peso dell'implementazione invece di consentire che ogni categoria abbia la stessa rilevanza.
Chiarisci il processo di valutazione
Definisci chi valuterà le proposte e quali elementi di prova dovranno prendere in considerazione i valutatori prima di ricevere le risposte. Coinvolgi rappresentanti del front office, delle pulizie, della contabilità, dell'IT, della gestione dei ricavi e della proprietà quando le loro responsabilità influiscono sull'acquisto. Utilizza una griglia di valutazione standardizzata con descrizioni per ogni punteggio, quindi programma una breve riunione di allineamento affinché i valutatori interpretino i requisiti in modo coerente prima dell'inizio della valutazione. Richiedi commenti scritti per i punteggi insolitamente alti o bassi, ad esempio in caso di integrazione contabile mancante o di un piano di formazione poco chiaro.
Emetti la RFP per il software di gestione alberghiera
Distribuisci la RFP attraverso un processo chiaro e controllato, in modo che ogni fornitore riceva le stesse informazioni e abbia lo stesso tempo per rispondere. Un processo coerente fornisce inoltre al tuo team un registro affidabile delle domande, delle scadenze e delle proposte inviate; adotta queste pratiche:
Scegli il metodo di distribuzione più adatto
Invia la RFP direttamente via e-mail, pubblicala tramite un portale per gli acquisti oppure invita i fornitori attraverso una piattaforma centralizzata di approvvigionamento. Per la maggior parte delle ricerche di software alberghieri, consiglio un sistema centralizzato che registri in un unico luogo l'accesso ai documenti, le domande dei fornitori, la ricezione delle proposte e la cronologia delle revisioni. Includi un elenco dei contatti dei fornitori oppure utilizza una casella di posta basata sui ruoli, come
pms-rfp@yourhotel.com
, in modo che le comunicazioni restino chiare quando diversi membri del team gestiscono il processo.
Stabilisci scadenze chiare
Pubblica ogni traguardo direttamente nella RFP, includendo il fuso orario e specificando se le date si riferiscono a giorni di calendario o lavorativi. Una tempistica pratica per la ricerca di un software di gestione alberghiera potrebbe essere la seguente:
- Data di pubblicazione della RFP: Invia il documento finale e il modello di risposta a tutti i fornitori invitati.
- Finestra per domande e risposte dei fornitori: Concedi da cinque a sette giorni lavorativi per le domande, quindi condividi le risposte con tutti i fornitori partecipanti.
- Scadenza per l'invio finale: Concedi ai fornitori da due a tre settimane per preparare le loro proposte dopo aver ricevuto la RFP.
- Periodo di valutazione e selezione: Riserva da una a due settimane per l'assegnazione dei punteggi, le dimostrazioni, la verifica delle referenze e la selezione dei finalisti.
Informa tempestivamente i fornitori se cambia una scadenza e comunica qualsiasi proroga a tutti i fornitori partecipanti nello stesso momento.
Definisci i requisiti per l'invio
Indica ai fornitori esattamente come inviare le proposte, ad esempio in formato PDF per la risposta descrittiva, XLSX per i prezzi e DOCX per i questionari compilati. Specifica il metodo di consegna, come un portale per gli acquisti, un link per il caricamento sicuro o una casella di posta basata sui ruoli, e indica se i fornitori devono utilizzare i tuoi modelli o moduli. Spiega inoltre il fuso orario della scadenza, il periodo di validità della proposta, i limiti di dimensione dei file, la convenzione per i nomi e se gli invii tardivi saranno rifiutati o accettati solo previa approvazione scritta.
Valuta & seleziona le risposte dei fornitori
Esamina ogni proposta sulla base dei requisiti e del quadro di valutazione stabiliti in precedenza. Confronta le funzionalità documentate, le ipotesi sui prezzi, le tempistiche di implementazione, gli impegni relativi all'assistenza e qualsiasi eccezione segnalata dai fornitori. Utilizza i risultati per restringere il campo ai fornitori che meritano una verifica più approfondita tramite dimostrazioni, controlli delle referenze o domande successive:
Standardizza le revisioni delle proposte: Converti ogni risposta nello stesso foglio di lavoro o nella stessa tabella comparativa. Registra se ogni requisito è incluso, configurabile, personalizzato, non disponibile o poco chiaro, e annota le ipotesi relative alle integrazioni, al numero di utenti e all'assistenza.
Utilizza una matrice di valutazione ponderata: Assegna un punteggio all'aderenza funzionale, alle integrazioni, all'implementazione, all'assistenza, alla sicurezza, all'usabilità e al costo totale utilizzando pesi concordati. Ad esempio, assegna un peso maggiore alla migrazione e alla formazione quando sostituisci un sistema prima dell'alta stagione.
Programma dimostrazioni strutturate: Fornisci a ciascun finalista scenari identici invece di consentire presentazioni generiche. Chiedi ai fornitori di mostrare come gestire uno spostamento di camera, un pagamento diviso, una prenotazione di gruppo, un aggiornamento dello stato delle pulizie, la chiusura contabile notturna e un'esportazione contabile utilizzando i tuoi flussi di lavoro.
Intervista i referenti dei fornitori: Parla con hotel che abbiano un numero simile di camere, tipologie di struttura, integrazioni o esigenze relative a più strutture. Chiedi ai referenti informazioni sull'accuratezza della migrazione, sui tempi di risposta dell'assistenza, sulla qualità della formazione, sulla disponibilità del sistema e sui problemi di implementazione ancora irrisolti.
Chiarisci le lacune nelle proposte: Invia domande scritte quando prezzi, funzionalità, tempistiche o condizioni contrattuali sembrano vaghi. Chiedi se una funzionalità richiesta è inclusa, configurabile, personalizzata o pianificata, e documenta ogni risposta prima della valutazione finale.
Seleziona e informa i fornitori
Seleziona il fornitore che soddisfa al meglio i tuoi requisiti, la capacità di implementazione, il budget e le esigenze operative a lungo termine. Prima di informare chiunque, conferma i punteggi finali, il feedback dei referenti, le ipotesi sui prezzi, le eccezioni contrattuali e i rischi ancora irrisolti. Completa questi passaggi finali per concludere equamente la RFP e preparare il tuo team all'implementazione:
Informa i fornitori selezionati e non selezionati
Contatta prima il fornitore selezionato, quindi informa tempestivamente e rispettosamente i fornitori non selezionati. Spiega le tempistiche della decisione, ringrazia ogni fornitore per la proposta e offri un feedback limitato quando la tua politica di approvvigionamento lo consente. Ad esempio, comunica a un fornitore non selezionato che le sue funzionalità per le pulizie hanno ottenuto un buon punteggio, ma che i tempi di migrazione e l'integrazione contabile non soddisfacevano i requisiti del progetto.
Preparati alle negoziazioni finali
Negozia gli elementi che incidono sui costi, sui rischi e sulla capacità della tua struttura di operare dopo l'avvio. Esamina le tariffe di abbonamento, gli aumenti al rinnovo, i costi di implementazione, i servizi di migrazione, le ore di formazione, i costi delle integrazioni, gli obiettivi dei livelli di servizio, i tempi di risposta dell'assistenza, i diritti di esportazione dei dati, le condizioni di risoluzione e le disposizioni sulla responsabilità. Chiedi al finalista di confermare ogni modifica in una proposta e in una bozza di contratto revisionate prima dell'approvazione.
Assicura l'allineamento interno prima della firma
Ottieni l'approvazione dello sponsor del progetto, del team finanziario o degli approvvigionamenti, dei responsabili IT e della sicurezza, del consulente legale e dei responsabili dei reparti interessati dall'implementazione. Conferma che il budget approvato includa costi ricorrenti, servizi una tantum, imposte, hardware, integrazioni e costi imprevisti. Organizza una revisione finale del programma di implementazione, delle responsabilità relative alla migrazione dei dati, delle restrizioni durante l'alta stagione e dei poteri di firma prima di sottoscrivere l'accordo.
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La tua RFP per il PMS alberghiero è pronta: ora scegli il sistema giusto
Una volta ricevute le risposte dei fornitori e effettuata la selezione, il passaggio successivo consiste nell'assicurarti che il PMS scelto sia adatto a lungo termine alla tua struttura: la nostra guida su come scegliere un PMS alberghiero ti illustra i criteri principali, dalla compatibilità delle integrazioni e dalla scalabilità al tipo di implementazione e all'assistenza del fornitore.
