Mikä on hotellivarausjärjestelmä? Täydellinen opas

Key Takeaways

Mikä on hotellivarausjärjestelmä: Hotellivarausjärjestelmä keskittää huonevaraukset, saatavuuden, hinnat, vierasprofiilit ja maksut virheiden ehkäisemiseksi ja tehokkuuden parantamiseksi.

Keskeiset ominaisuudet: Tärkeimpiin ominaisuuksiin kuuluvat varauskalenterit, kanavanhallinta, suorat varausmoottorit, automaattinen viestintä, maksujen käsittely ja raportointityökalut.

Liiketoiminnan hyödyt ja riskit: Hotellivarausohjelmisto kasvattaa tuottoja, vähentää manuaalisia tehtäviä ja parantaa tarkkuutta, mutta sen asianmukainen käyttöönotto on tärkeää toiminta- ja tietoturvaongelmien välttämiseksi.

Todistetut tapaustutkimustulokset: Tapaustutkimukset osoittavat, että hotellit saavuttivat suuremmat tuotot, paremman tehokkuuden, nopeamman vieraspalvelun ja paremman pääsyn tietoihin otettuaan käyttöön nykyaikaiset varausjärjestelmät.

Hotellivarausohjelmisto on jokaisen majoitusliikkeen toiminnan selkäranka, jos se haluaa myydä huoneita menettämättä tuloja päällekkäisten varausten, manuaalisten virheiden tai huomiotta jääneiden kanavien vuoksi. Olen nähnyt majoitusliikkeiden toimivan taulukkolaskentojen ja puhelulokien varassa – ja ongelmat tulevat nopeasti esiin huippusesongin aikana. Tässä oppaassa käsitellään, miten nämä järjestelmät toimivat, millä ominaisuuksilla on todella merkitystä ja millaisia varausohjelmistoja on saatavilla. Arvioitpa ensimmäistä järjestelmääsi tai oletko korvaamassa tarpeisiisi nähden liian pieneksi käynyttä järjestelmää, saat selkeämmän käsityksen siitä, miten nämä työkalut tukevat hotellien varausprosesseja.

Mikä on hotellivarausohjelmisto?

Hotellivarausohjelmisto on järjestelmä, joka hallinnoi huonevarauksia, saatavuutta, asiakastietoja, hintoja ja maksutietoja yhdessä paikassa. Se voi vastaanottaa varauksia verkkosivustosi, varauskanavien, puheluiden ja vastaanottohenkilökunnan kautta. Järjestelmä päivittää saatavilla olevan huonevaraston varausten muuttuessa, mikä auttaa tiimiäsi ehkäisemään päällekkäisiä varauksia, seuraamaan kysyntää sekä koordinoimaan saapumisia, lähtöjä, peruutuksia ja huonejakoja.

Esimerkkejä hotellivarausohjelmistoista

Nämä visuaaliset esimerkit näyttävät hallintapaneelit, kalenterit ja varausnäkymät, joita hotellivarausohjelmistoissa yleensä on:

Smoobun hallintapaneeli, joka näyttää varaukset, peruutukset ja käyttöasteet — Smoobun tilastohallintapaneeli, joka näyttää loma-asuntojen varaukset, peruutukset, käyttöasteen ja tuloskehityksen.

Hoteldruid-hotellivarauskalenteri, joka näyttää huonenumerot, asiakasvaraukset ja majoituspäivät värikoodatussa taulukossa — Hoteldruidin varaustaulukko, joka näyttää huonejaot, asiakkaiden majoitukset ja varauspäivät hotellin kalenterissa

Parhaat harkitsemisen arvoiset hotellivarausohjelmistot

Tässä on listani parhaista hotellivarausohjelmistoratkaisuista:

Join our Community

Keep up with the hotel management community!

Have an account? Log In

Kuka käyttää hotellivarausohjelmistoa?

Hotellivarausohjelmisto sopii majoitusliikkeille ja tiimeille, jotka hallinnoivat huonevarastoa, asiakasvarauksia, hintoja ja maksutietoja useista varauslähteistä:

Itsenäiset hotellit: Pienet ja keskisuuret majoitusliikkeet käyttävät sitä suorien varausten, ilman varausta saapuvien asiakkaiden, peruutusten, huonejakojen ja varauskanavien hallintaan yhdessä järjestelmässä.
Hotelliketjut: Useita majoitusliikkeitä hallinnoivat toimijat käyttävät jaettuja varaustietoja, keskitettyä saatavuutta ja majoitusliikekohtaisia hintasäätimiä koko portfolionsa alueella.
Lomakeskukset: Lomakeskukset käyttävät sitä huonevarausten koordinointiin pakettien, kausihintojen, käyttöasterajojen ja pidempien asiakasoleskelujen kanssa.
Pitkäaikaiseen majoittumiseen tarkoitetut majoitusliikkeet: Palveluasunnot ja pitkäaikaismajoitukseen keskittyvät hotellit käyttävät varausohjelmistoa joustaviin varausjaksoihin, toistuviin veloituksiin ja erityyppisten yksiköiden saatavuuden hallintaan.
Majatalot ja vierastalot: Pienemmät majoitusyritykset käyttävät sitä manuaalisten kalentereiden, puhelulokien ja erillisten varausalustojen tietojen korvaamiseen.

Hotellivarausohjelmiston tärkeimmät hyödyt ja mahdolliset liiketoimintavaikutukset

Hotellivarausohjelmisto keskittää varaukset, huonevaraston, hinnat, maksut ja asiakastiedot, vähentää päällekkäisten varausten riskiä sekä tukee tehokkaampaa toimintaa, parempaa tulonhallintaa ja vaatimustenmukaisuusprosesseja.

Ohjelmisto aiheuttaa tilaus-, käyttöönotto-, koulutus- ja integraatiokustannuksia, ja virheellinen määritys, tietovirheet, käyttökatkokset tai tietoturva-aukot voivat aiheuttaa toiminnallisia ja taloudellisia riskejä.

Vertaa tämän taulukon avulla tärkeimpiä toiminnallisia hyötyjä käyttöönottoriskeihin, joita hotellipäälliköiden tulisi arvioida:

Hyödyt	Riskit
HyödytKeskitetyt varaukset suoraan puhelin- ja verkkokanavista	RiskitVirheellinen määritys voi aiheuttaa saatavuusvirheitä tai päällekkäisiä varauksia
HyödytHuonekiintiöiden reaaliaikaiset päivitykset kaikissa yhdistetyissä varauskanavissa	RiskitIntegraatiohäiriöt voivat jättää hinnat tai huonekiintiöt synkronoimatta
HyödytAutomaattiset varausvahvistukset, maksupyynnöt ja vierasviestit	RiskitHuonosti määritetyt viestit voivat hämmentää vieraita tai aiheuttaa palveluongelmia
HyödytKäyttöaste-, varaustahdin- ja liikevaihtotietojen nopeampi saatavuus	RiskitVirheelliset tiedot voivat johtaa heikkoihin hinnoittelu- tai henkilöstöpäätöksiin
HyödytDigitaaliset vierasprofiilit ja varaushistoriat vastaanottotiimeille	RiskitLuvaton käyttö tai heikko tietoturva voi paljastaa henkilötietoja
HyödytVähemmän manuaalisia kirjauksia varauksille, peruutuksille ja huonejaoille	RiskitHenkilöstö voi vastustaa käyttöönottoa, jos koulutus ja työnkulkujen muutokset ovat riittämättömiä
HyödytKeskitetyt hinta- ja saatavuudenhallinta-asetukset eri kiinteistöille tai huonetyypeille	RiskitTilaus-, käyttöönotto-, koulutus- ja integraatiokustannukset voivat ylittää budjetin

Hotellien varausohjelmistojen tapaustutkimukset

Alla olevat tapaustutkimukset osoittavat, kuinka majoitusliikkeet siirtyivät hajallaan olevista varaustiedoista yhdistettyyn varausprosessiin. Kussakin esimerkissä verrataan toiminnallista asetelmaa ennen käyttöönottoa sekä sen jälkeisiä muutoksia varauksiin, huonekiintiöihin, vierasviestintään ja liikevaihdon seurantaan.

Tapaustutkimus: C-Hotelsin Mews-käyttöönotto

C-Hotels, Belgian rannikolla sijaitseva yhdeksän ainutlaatuisesti teemoitetun majoitusliikkeen ryhmä, korvasi manuaalisen, Excel-pohjaisen varaus- ja liikevaihdonhallintaprosessin Mews PMS:llä ja sen PACE-integraatiolla automaattista dynaamista hinnoittelua varten. Ryhmä otti uuden järjestelmän käyttöön viidessä hotellissa vain kolmessa päivässä, ja henkilöstö kouluttautui itsenäisesti Mews Universityn testiympäristön avulla.

Tässä ovat hotellien varausohjelmiston käyttöönoton tulokset C-Hotelsilla:

RevPAR-kasvu: Käytettävissä olevaa huonetta kohden laskettu liikevaihto kasvoi useissa majoitusliikkeissä 12 %, kun kahdesta kiinteästä kausihinnasta siirryttiin automaattiseen, dataohjattuun hinnoitteluun.
Verkkosisäänkirjautumisen käyttö: 40 % vieraista käytti verkkosisäänkirjautumista, mikä lyhensi keskimääräisen sisäänkirjautumisajan neljästä minuutista kahteen.
Siivouksen viestintä: Siivoushenkilöstön ja vastaanoton väliset puhelut vähenivät 93 %, kun paperipohjaiset huonetilamuistiinpanot korvattiin reaaliaikaisella siivoussovelluksella.
Paperijätteen vähentäminen: Siirtyminen digitaalisiin siivouksen työnkulkuihin vähensi paperijätettä 90 %.
Raportoinnin saatavuus: Tiimi sai käyttöönsä yli 20 dynaamista raporttia reaaliaikaisilla tiedoilla ilman tietojen käyttöön liittyviä maksuja, mikä korvasi vähäisen manuaalisen raportoinnin.

Jordan HollanderCo-Founder, HotelTechReport
Share This Quote on:

Tapaustutkimus: Premier Innin Shiji Distribution Solutions -käyttöönotto

Premier Inn, Yhdistyneen kuningaskunnan suurin hotellibrändi, jolla on yli 900 majoitusliikettä ja 95 000 huonetta, otti Shiji Distribution Solutionsin käyttöön osana siirtymistä uuteen keskitettyyn varausjärjestelmään. Yhteistyössä keskityttiin hakujen onnistumisasteen parantamiseen automatisoidun kaupunkiveron laskennan, yleisen jaetun välimuistin sekä parannetun välimuistiratkaisun avulla. Ratkaisu sulki ennakoivasti tuotteet, joiden virheprosentit olivat korkeimmat.

Tässä ovat hotellien varausohjelmiston käyttöönoton tulokset Premier Innillä:

Hakujen onnistumisasteen paraneminen: Asiaankuuluviin ja varattavissa oleviin tuloksiin johtaneiden hakujen osuus kasvoi keskimäärin noin 16,23 % ja kuukausitasolla 25,91 %.
Varausmäärä: Varausten kokonaismäärä kasvoi noin 177 % viimeisellä mitatulla vuosineljänneksellä.
Tuotannon kasvu vuodesta toiseen: Yhdistettyjen kanavien tuotanto kasvoi 153 % vuodesta toiseen järjestelmämuutosten jälkeen.
Toiminnan tarkkuus: Saksan majoitusliikkeiden automatisoitu kaupunkiveron laskenta vähensi manuaalisia virheitä varaus- ja laskutusprosessissa.

Hotellivarausohjelmiston ydinominaisuudet & valmiudet

Hotellipäälliköiden tulisi odottaa näiltä ominaisuuksilta mahdollisuutta hallita saatavuutta, koordinoida varauksia ja tukea vieraiden päivittäisiä palveluprosesseja:

Keskitetty varauskalenteri: Tarkastele varauksia, huoneiden tilaa, saapumisia, lähtöjä ja peruutuksia yhdessä työtilassa vastaanoton toiminnan koordinoimiseksi.
Kanavanhallinta: Synkronoi huoneiden saatavuus, hinnat ja rajoitukset verkkomatkatoimistojen ja muiden yhdistettyjen varauskanavien välillä.
Suoran varauksen moottori: Lisää verkkosivustollesi varauslomake, jotta vieraat voivat tehdä varauksia turvautumatta pelkästään kolmansien osapuolten kanaviin.
Hinta- ja saatavuusasetukset: Määritä huonetyypit, hinnoittelusäännöt, vähimmäisviipymät, sulkupäivät ja käyttöasterajat keskitetystä käyttöliittymästä.
Vierastiedot: Tallenna yhteystiedot, mieltymykset, varaushistoria ja muistiinpanot, jotta henkilöstö voi valmistautua palaaviin vieraisiin ja erityispyyntöihin.
Maksujen käsittely: Kerää ennakkomaksuja, varmista korttien kate, kirjaa maksut ja hallitse hyvityksiä majoitusliikkeesi varauskäytäntöjen mukaisesti.
Automaattinen viestintä: Lähetä varausvahvistuksia, maksupyyntöjä, saapumisohjeita, peruutusilmoituksia ja vierailun jälkeisiä viestejä määritettävien mallipohjien avulla.
Raportointi ja analytiikka: Seuraa käyttöastetta, varausten kertymisnopeutta, keskimääräistä päiväkohtaista hintaa, RevPAR-arvoa, peruutuksia ja kanavien suorituskykyä ajastetuilla tai tarpeen mukaan luotavilla raporteilla.

Hotellivarausohjelmiston käyttötapaukset: tyypilliset prosessit & työnkulut

Hotellivarausohjelmisto tukee suorien varausten, kanavapäivitysten, hinnanmuutosten, maksujen keräämisen, vierasviestinnän, huoneiden määrittämisen ja raportoinnin työnkulkuja. Keskitetyt kalenterit, saatavuusasetukset, automaattiset viestit ja maksutyökalut tarjoavat tiimillesi yhden paikan varausten koordinointiin ja varausmuutoksiin vastaamiseen.

Vertaa tämän taulukon avulla hotellinhallinnan keskeisiä prosesseja niitä tukeviin ohjelmiston ominaisuuksiin:

Prosessi	Kuvaus	Miten ohjelmisto auttaa
ProsessiVarausten ja saatavuuden hallinta	KuvausKirjaa suorat, puhelimitse tehdyt, paikan päällä tehdyt ja verkossa tehdyt varaukset pitäen samalla huoneiden saatavuuden ajan tasalla. Käsittele peruutuksia, muutoksia ja ylivarausten hallintaa.	Miten ohjelmisto auttaaKeskitetty varauskalenteri päivittää huoneiden saatavuuden yhdistetyissä varauskanavissa. Henkilöstö voi tarkastella varausten tilaa, huonetyyppejä, saapumispäiviä ja peruutuksia yhdestä työtilasta.
ProsessiHintojen ja saatavuuden määrittäminen	KuvausSäädä huonehintoja, vähimmäisviipymiä, käyttöasterajoja ja sulkupäiviä kysynnän muuttuessa. Käytä eri sääntöjä huonetyypin, vuodenajan tai varauskanavan mukaan.	Miten ohjelmisto auttaaHinta- ja saatavuusasetusten avulla voit päivittää hinnoittelusääntöjä ja rajoituksia keskitetysti. Kanavanhallinta jakaa hyväksytyt hinnat ja saatavuuden verkkomatkatoimistoille ja muille yhdistetyille kanaville.
ProsessiMaksujen ja varausvahvistusten käsittely	KuvausKerää ennakkomaksuja, varmista korttien kate, kirjaa maksut ja myönnä hyvityksiä majoitusliikkeen käytäntöjen mukaisesti. Vahvista varaukset ja ilmoita vieraille maksuvaatimuksista.	Miten ohjelmisto auttaaMaksujen käsittely kirjaa tapahtumat jokaiseen varaukseen ja tukee ennakkomaksuja, katevarauksia ja hyvityksiä. Automaattiset sähköpostimallipohjat lähettävät vahvistuksia, maksupyyntöjä ja peruutusilmoituksia varausmuutosten perusteella.
ProsessiSaapumisten, lähtöjen ja huoneiden määrittämisen koordinointi	KuvausValmistele saapumiset, määritä sopivat huoneet, hallitse lähtöjä ja päivitä huoneiden tila vastaanoton ja siivoustiimien käyttöön. Ratkaise muutokset, kuten aikaiset saapumiset, oleskelun pidennykset ja myöhäiset lähdöt.	Miten ohjelmisto auttaaVarauskalenteri näyttää saapumis- ja lähtötiedot huoneiden tilan rinnalla. Vierastiedot, varausmuistiinpanot ja siivouksen päivitykset tarjoavat osastoille tehtävien koordinointiin tarvittavat tiedot.
ProsessiKäyttöasteen ja tuottojen seuranta	KuvausSeuraa käyttöastetta, varausten kertymisnopeutta, keskimääräistä päiväkohtaista hintaa, RevPAR-arvoa, peruutuksia ja kanavien suorituskykyä. Hyödynnä näitä lukuja hinnoittelu-, henkilöstö- ja jakelupäätösten arvioinnissa.	Miten ohjelmisto auttaaRaportointityökalut yhdistävät varaus-, hinta-, maksu- ja kanavatiedot ajastetuiksi tai tarpeen mukaan luotaviksi raporteiksi. Johtajat voivat verrata suorituskykyä päivämäärän, huonetyypin, majoitusliikkeen tai varauslähteen mukaan.

Hotellivarausohjelmistojen tyypit & samankaltaiset työkalut

Hotellivarausohjelmisto limittyy useiden viereisten työkalujen kanssa, jotka käsittelevät varauksia, jakelua ja hinnoittelua – erojen tunteminen auttaa valitsemaan majoitusliikkeellesi sopivan ratkaisun:

Tyyppi	Erottava tekijä
TyyppiHotellikiinteistön hallintajärjestelmä (PMS)	Erottava tekijäHallinnoi kaikkia hotellin toimintoja – vastaanottoa, siivousta, laskutusta ja varauksia – yhdellä alustalla
TyyppiKeskitetty varausjärjestelmä (CRS)	Erottava tekijäHoitaa varausten jakelun useiden kiinteistöjen välillä sekä GDS-yhteydet ja OTA-kanavat yritystason laajuudessa
TyyppiJakelukanavien hallintajärjestelmä	Erottava tekijäSynkronoi huoneiden saatavuuden ja hinnat kolmansien osapuolten varauskanavissa hallinnoimatta koko varauksen elinkaarta
TyyppiVerkkovarausmoottori	Erottava tekijäKäsittelee suoravaraukset ainoastaan hotellisi verkkosivuston kautta ilman monikanavaista jakelua
TyyppiTuottohallintajärjestelmä (RMS)	Erottava tekijäKeskittyy dynaamiseen hinnoitteluun, kysynnän ennustamiseen ja tuoton optimointiin varausten vastaanottamisen tai koordinoinnin sijaan

Paljonko hotellin varausohjelmisto maksaa?

Hotellin varausohjelmiston hinnoittelu vaihtelee kiinteistön koon, huoneiden määrän, ominaisuuksien ja hinnoittelumallin mukaan. Joillakin alustoilla on maksuton paketti, kun taas toiset veloittavat kiinteän kuukausimaksun, käyttävät huonekohtaista hinnoittelua tai perustavat hinnoittelun varauksiin. Kokonaiskustannuksia vertaillessasi sinun kannattaa ottaa huomioon myös käyttöönottomaksut, integraatiot, maksujen käsittely ja ensiluokkainen tuki.

Katso ajantasaisia hinnoitteluesimerkkejä vertailemalla vaihtoehtoja parhaiden hotellin varausohjelmistojen luettelossamme.

Näin valitset hotellin varausohjelmiston

Aloita sovittamalla ohjelmisto siihen, miten kiinteistösi tosiasiassa käsittelee varauksia. Asettaisin etusijalle saatavuustietojen reaaliaikaisen synkronoinnin, varauskanavien integraatiot, maksujen käsittelyn, helppokäyttöisyyden, skaalautuvuuden ja käyttöönottotuen. Testaa sen jälkeen työnkulut, joita tiimisi käyttää päivittäin, kuten varausten muuttaminen, peruutusten käsittely, hintojen säätäminen ja huoneiden saatavuuden tarkistaminen.

Jos tarvitset yksityiskohtaisemman arvioinnin tarkistuslistan, käytä hotellin varausohjelmiston valintaopastamme vertaillaksesi skaalautuvuutta, integraatioita, mukautettavuutta, käytettävyyttä, tietoturvaa, mobiilikäyttöä, tukea ja raportointiominaisuuksia.

Valmiina löytämään kiinteistöllesi sopivan järjestelmän?

Nyt kun ymmärrät, miten hotellin varausohjelmisto toimii, mitä se maksaa ja mitä ominaisuuksia kannattaa etsiä, seuraava vaihe on todellisten vaihtoehtojen vertailu – selaa parhaita hotellien hallintatyökaluja, joita hotellialan ammattilaiset ovat arvioineet, löytääksesi järjestelmän, joka sopii kiinteistösi kokoon, varauskanaviin ja budjettiin.