Cómo redactar una solicitud de propuestas para un sistema de gestión de propiedades hoteleras
Objetivo de la solicitud de propuestas: Una solicitud de propuestas para un sistema de gestión de propiedades hoteleras garantiza que los proveedores respondan a tus necesidades específicas, lo que permite realizar comparaciones estructuradas y basadas en hechos entre distintas soluciones.
Cuándo utilizarla: Una solicitud de propuestas es especialmente útil para decisiones complejas sobre software hotelario que impliquen varias propiedades, integraciones o requisitos de aprobación formal.
Errores habituales: Un contexto incompleto, presupuestos poco claros, requisitos imprecisos y formatos incoherentes dan lugar a respuestas más débiles de los proveedores y a propuestas difíciles de comparar.
Participación del equipo: Involucra a equipos de distintas áreas en la redacción y evaluación del sistema de gestión de propiedades hoteleras para garantizar que se tengan en cuenta todas las necesidades y limitaciones operativas.
Redactar una RFP para un software de gestión de propiedades hoteleras es una de las decisiones más inteligentes que puedes tomar antes de comprometerte con un sistema nuevo. Una solicitud de propuestas (RFP) es un documento formal que envías a los proveedores para pedirles que respondan a tus requisitos, preguntas y criterios específicos.
Úsala cuando estés evaluando varios proveedores y necesites respuestas estructuradas y comparables, no presentaciones comerciales.
Una RFP bien redactada obliga a los proveedores a abordar tus necesidades reales, en lugar de presentar su demostración estándar. Crea responsabilidad por ambas partes y proporciona a tu equipo un marco coherente para la evaluación. El resultado es una lista corta basada en hechos, no en impresiones.
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¿Realmente necesitas una RFP?
Una RFP no siempre es la herramienta adecuada, pero cuando estás tomando una decisión de software de gran importancia, a menudo es la mejor opción. En el caso del software de gestión de propiedades hoteleras, el proceso resulta más útil cuando la evaluación implica una complejidad real o responsabilidad organizativa. Una RFP tiene sentido en situaciones como estas:
- Estás evaluando tres o más proveedores al mismo tiempo.
- Tu propiedad tiene varios departamentos, ubicaciones o requisitos de integración.
- Un comité de compras o un grupo de propietarios necesita una justificación documentada.
- Estás sustituyendo un sistema existente que implica una migración de datos importante.
- La aprobación del presupuesto requiere un proceso formal de licitación competitiva.
Cuándo una RFP podría ser excesiva
Si eres una propiedad independiente pequeña con necesidades sencillas y una lista corta de uno o dos proveedores en los que ya confías, probablemente una demostración estructurada del proveedor y una lista clara de preguntas te permitirán conseguir lo que necesitas. Omite la RFP cuando la rapidez sea más importante que el proceso y tu decisión no requiera una aprobación externa.
RFI frente a RFP frente a RFQ: ¿cuál es la diferencia?
Una RFI recopila información, una RFP solicita propuestas de soluciones y una RFQ pide precios específicos. No todas las compras de software de gestión de propiedades hoteleras requieren una RFP, especialmente cuando tus requisitos y la solución preferida ya están claros. Elegir el documento adecuado proporciona a los proveedores la orientación correcta y ayuda a tu equipo a comparar las respuestas de forma justa.
Utiliza esta tabla para relacionar cada documento de adquisición con tus necesidades de compra de software:
| Tipo de documento | Finalidad | Cuándo utilizarlo | Qué incluir | Nivel de detalle requerido |
|---|---|---|---|---|
| Solicitud de información (RFI) | Conocer los sistemas disponibles y las capacidades de los proveedores | Estás explorando el mercado o definiendo los requisitos | Perfil de la propiedad, objetivos operativos, preguntas generales, necesidades de integración | Bajo a moderado |
| Solicitud de propuestas (RFP) | Solicitar soluciones detalladas, planes de implementación y precios | Estás comparando varios proveedores para una compra compleja | Requisitos funcionales, integraciones, seguridad, implementación, asistencia, precios, criterios de evaluación | Alto |
| Solicitud de cotización (RFQ) | Recopilar precios comparables para una solución definida | Los requisitos son fijos y los proveedores ofrecen productos o servicios similares | Cantidades de licencias, módulos, usuarios, servicios, condiciones del contrato, impuestos y precio total | Moderado a alto |
Errores comunes en las RFP que debes evitar
Las RFP deficientes dejan a los proveedores intentando adivinar información sobre tu propiedad, tus prioridades y tus limitaciones de compra. Esto puede dar lugar a respuestas vagas, precios incoherentes y propuestas difíciles de comparar. Entre los errores comunes se incluyen utilizar requisitos generales, no definir las responsabilidades, pasar por alto las necesidades de implementación y no especificar cómo deben explicar los proveedores las limitaciones o los costes adicionales.
“Sin embargo, el mayor riesgo de este modelo es la dependencia del proveedor. Si eliges mal, estás atrapado. Estás atado a un proveedor que puede decepcionarte, pero del que es demasiado difícil salir. Y una de las cosas que observo es que muchos hoteles no realizan una diligencia debida adecuada. Por eso, no hacen todas las preguntas. No trabajan con todo el equipo.”
Evita estos errores para que las respuestas de los proveedores sean más útiles y comparables:
Antecedentes o contexto insuficientes
Explica el tipo de establecimiento, el número de habitaciones, las ubicaciones, los departamentos, el sistema actual y los objetivos del proyecto. Sin este contexto, los proveedores pueden sugerir configuraciones inadecuadas o pasar por alto requisitos como los informes para varios establecimientos, los flujos de trabajo de limpieza o las necesidades de migración. Incluye un breve perfil del establecimiento y describe los problemas operativos que el nuevo sistema debe resolver.
Presupuesto ausente o poco claro
Indica el intervalo presupuestario previsto o solicita un desglose completo de los costes únicos y recurrentes. Sin unas directrices claras sobre los precios, los proveedores pueden proponer soluciones que superen tu límite de aprobación u omitir los costes de implementación, integraciones, formación, asistencia y migración de datos. Pide a los proveedores que separen cada coste e identifiquen las tarifas opcionales.
Requisitos vagos o jerga jurídica
Redacta los requisitos en un lenguaje sencillo y describe el resultado que tu equipo necesita de cada función. Las formulaciones vagas generan interpretaciones diferentes, mientras que un lenguaje jurídico excesivo puede ocultar detalles operativos importantes. Utiliza indicaciones específicas, como preguntar cómo gestiona el sistema la asignación de habitaciones, las restricciones de tarifas, los registros de auditoría y el acceso a los datos de los huéspedes.
No se comparten los criterios de evaluación
Informa a los proveedores de cómo evaluarás las propuestas antes de que respondan. Sin unos criterios compartidos, los proveedores pueden centrarse en sus argumentos de venta preferidos y tu equipo puede puntuar las respuestas de forma incoherente. Asigna ponderaciones a aspectos como la funcionalidad, las integraciones, la implementación, la asistencia, la seguridad, la facilidad de uso y el coste total.
No existe un formato estándar para las respuestas de los proveedores
Proporciona a todos los proveedores la misma plantilla de respuesta, el mismo orden de preguntas y el mismo formato de precios. Las propuestas no estructuradas dificultan la comparación de las funciones incluidas, las suposiciones, los niveles de servicio, las condiciones contractuales y las exclusiones. Exige a los proveedores que respondan directamente a cada requisito y que etiqueten las respuestas como incluido, configurable, personalizado, no disponible o que requiere aclaración.
Forma tu equipo para la solicitud de propuestas de software de gestión hotelera
Un equipo interdepartamental te ayuda a recopilar las necesidades operativas, las limitaciones de compra y los requisitos técnicos antes de que los proveedores presenten sus propuestas. También fomenta la responsabilidad compartida, de modo que la decisión final refleje el funcionamiento real del establecimiento.
Involucra a estos grupos para elaborar una solicitud de propuestas práctica y revisar las respuestas de los proveedores de forma justa:
Patrocinador del proyecto
El director general, el propietario, el director de operaciones o el director regional de operaciones puede patrocinar la solicitud de propuestas de software de gestión hotelera. Esta persona establece las prioridades del proyecto, confirma las expectativas presupuestarias, resuelve los requisitos contrapuestos y proporciona la aprobación final.
Expertos funcionales
El director de recepción, el director de la división de habitaciones, el director de ingresos, el responsable de limpieza, el responsable de finanzas y el responsable de TI pueden definir los requisitos de cada departamento. Deben explicar los flujos de trabajo actuales, identificar las necesidades de integración, señalar las carencias de los informes y evaluar si las funciones propuestas respaldan las operaciones diarias.
Responsables de compras o redactores de RFP
Un responsable de adquisiciones, un especialista en compras, un director de proyectos o un analista empresarial puede organizar el proceso de solicitud de propuestas (RFP). Este grupo crea la plantilla de respuesta, establece los plazos, estandariza las solicitudes de precios, documenta las suposiciones y coordina las preguntas de los proveedores.
Usuarios finales y partes interesadas
Los agentes de recepción, el personal de reservas, el personal de limpieza, los auditores nocturnos, los contables del establecimiento y los representantes de la propiedad pueden describir las necesidades prácticas y las preocupaciones relacionadas con la toma de decisiones. Sus comentarios ayudan a comprobar la facilidad de uso, identificar los requisitos de formación, evaluar los permisos de acceso y confirmar que las propuestas se ajustan a los flujos de trabajo reales del servicio a los huéspedes.
Define los requisitos imprescindibles y los objetivos
Define lo que debe hacer tu nuevo software de gestión hotelera antes de solicitar propuestas a los proveedores. Unos problemas, objetivos y aspectos no negociables claros ayudan a los proveedores a abordar directamente las necesidades de tu operación y facilitan la comparación de las respuestas.
“Crea rápidamente una lista de candidatos cualificados, comparte internamente pruebas de otros profesionales del sector y consigue que el equipo esté alineado antes de hablar siquiera con un proveedor.”
Utiliza estas áreas para definir tus requisitos:
Problemas del sistema actual: Describe dónde provoca retrasos, errores o trabajo duplicado tu sistema actual. Por ejemplo, explica si los agentes de recepción vuelven a introducir los datos de las reservas, si el personal de limpieza no dispone de actualizaciones en tiempo real sobre el estado de las habitaciones o si los responsables exportan los informes manualmente.
Mejoras necesarias y resultados esperados: Relaciona cada función solicitada con un resultado operativo medible. Puedes necesitar procesos de registro más rápidos, menos discrepancias en el estado de las habitaciones, informes de ocupación más precisos o una mejor visibilidad de las tareas de mantenimiento.
Necesidades funcionales, técnicas y de cumplimiento: Enumera las capacidades necesarias en reservas, facturación, limpieza, informes, integraciones con software de contabilidad hotelera, seguridad y protección de datos. Especifica requisitos como el procesamiento de pagos, la integración contable, el acceso basado en roles, los registros de auditoría, la conservación de datos y el cumplimiento de las obligaciones de privacidad aplicables.
Roles de usuario, niveles de uso y flujos de trabajo: Identifica cada grupo de usuarios, el número previsto de usuarios, el nivel de acceso y el flujo de trabajo principal. Incluye a los agentes de recepción, auditores nocturnos, personal de limpieza, responsables de ingresos, personal financiero y operadores regionales, así como los picos de uso durante las llegadas o los cambios de turno.
Preferencias de implementación: Indica si prefieres una implementación basada en la nube, alojada localmente o híbrida. Explica los requisitos de acceso mediante navegador, flujos de trabajo móviles, resistencia ante interrupciones de Internet, configuración a nivel de establecimiento, actualizaciones, alojamiento de datos e infraestructura gestionada por el proveedor.
Redacta la solicitud de propuestas de software de gestión hotelera
Una vez definidos tus objetivos, requisitos y partes interesadas, el siguiente paso es convertirlos en una solicitud de propuestas (RFP) específica. Un documento bien organizado proporciona a los proveedores una orientación clara y ayuda a tu equipo a comparar funcionalidades, planes de implementación, precios y asistencia. Incluye estas secciones en tu RFP:
1. Resumen ejecutivo
Describe tu establecimiento, los objetivos del proyecto, el sistema actual y el motivo por el que buscas un software nuevo. Menciona datos como el número de habitaciones, el tipo de establecimiento, el número de ubicaciones y la fecha prevista para tomar una decisión. Explica los resultados que esperas, como disponer de un único registro de reserva en todos los departamentos o una mejor visibilidad del estado de las habitaciones.
2. Alcance del trabajo
Define los servicios y las capacidades de software que deben proporcionar los proveedores. Incluye reservas, operaciones de recepción, limpieza, mantenimiento, facturación, informes, integraciones, migración, asistencia y administración de varios establecimientos cuando corresponda. Por ejemplo, pide a los proveedores que expliquen cómo gestiona su sistema los cambios de habitación, las reservas de grupos, los pagos divididos y las habitaciones fuera de servicio.
3. Requisitos técnicos
Enumere las condiciones técnicas que su equipo espera que cumpla la plataforma. Incluya el modelo de implementación, los navegadores y dispositivos compatibles, el acceso móvil, las API, las integraciones, la exportación de datos, los objetivos de disponibilidad, los procesos de copia de seguridad y el rendimiento durante los momentos de máxima llegada de huéspedes. Especifique los sistemas existentes, como las plataformas de contabilidad, pagos, punto de venta, motor de reservas hoteleras, gestión de canales o gestión de identidades.
4. Cualificaciones del proveedor
Pida a los proveedores que aporten pruebas de que pueden dar soporte a establecimientos similares al suyo. Solicite información sobre la trayectoria de la empresa, clientes del sector hotelero, experiencia relevante en implementaciones, ubicaciones de soporte, información financiera y referencias. Pregunte a las referencias sobre la precisión de la migración, los tiempos de respuesta, la disponibilidad del sistema, la calidad de la formación y la forma en que el proveedor gestionó los problemas no resueltos.
5. Necesidades de seguridad y cumplimiento
Indique sus requisitos para proteger los datos de huéspedes, pagos, empleados y del negocio. Pida a los proveedores que describan los controles de acceso, la autenticación multifactor, el cifrado, los registros de auditoría, las pruebas de vulnerabilidades, la respuesta ante incidentes, la conservación de datos y los subencargados del tratamiento. Incluya las obligaciones aplicables, como los requisitos relativos a las tarjetas de pago y las leyes de privacidad que afecten a sus huéspedes o a las ubicaciones donde opera.
6. Expectativas de implementación y formación
Describa los servicios de implementación que necesita, incluidos el análisis inicial, la configuración, la migración de datos, las pruebas de integración, las pruebas de aceptación por parte de los usuarios, el soporte durante el lanzamiento y la revisión posterior al lanzamiento. Establezca las expectativas relativas a los hitos del proyecto, las responsabilidades del proveedor, las responsabilidades del establecimiento y los procedimientos de escalado. Pida a los proveedores que presenten un plan de formación para los agentes de recepción, los auditores nocturnos, los equipos de limpieza, los gerentes y los administradores.
7. Precios y licencias
Exija a los proveedores que separen las cuotas de suscripción, los cargos de configuración, los servicios de implementación, las integraciones, la migración, la formación, el soporte, el hardware, los impuestos y los módulos opcionales. Defina la base de cálculo del precio, como habitaciones, establecimientos, usuarios, transacciones o niveles de uso. Solicite el precio total para tres o cinco años, los incrementos en las renovaciones, los compromisos mínimos y las tarifas por añadir habitaciones o ubicaciones.
8. Condiciones contractuales
Especifique las condiciones comerciales y legales que su organización espera que los proveedores aborden. Incluya la duración del contrato, las renovaciones, los derechos de rescisión, los niveles de servicio, los tiempos de respuesta del soporte, la propiedad de los datos, la exportación de datos, la confidencialidad, la responsabilidad, los seguros, los cambios de precio y los subcontratistas. Pida a los proveedores que identifiquen las excepciones a sus condiciones y que proporcionen una copia con control de cambios de cualquier acuerdo propuesto.
9. Requisitos de respuesta de los proveedores
Pida a los proveedores que estructuren sus respuestas en un formato coherente para que su equipo pueda comparar las propuestas con mayor facilidad. Exija que aborden cada requisito funcional, indiquen si las funciones son estándar, configurables, personalizadas o no están disponibles, y expliquen cualquier dependencia, limitación o coste adicional. También puede pedir a los proveedores que indiquen en qué casos son necesarias integraciones de terceros o servicios de implementación.
Defina sus criterios de evaluación
Establezca sus criterios de evaluación antes de que los proveedores presenten sus propuestas, especialmente cuando varios departamentos vayan a revisar funciones diferentes. Decida qué factores son más importantes —como la funcionalidad, la facilidad de uso, las integraciones, la implementación, el soporte y el coste total— y asigne a cada uno un peso en función de su importancia. Utilizar el mismo marco de puntuación ponderada para todas las propuestas ayuda a su equipo a evaluar a los proveedores de forma coherente y mantiene las decisiones vinculadas a las prioridades operativas.
¿Qué es lo más importante?
Elija entre tres y cinco categorías ponderadas que reflejen los objetivos de su proyecto y sus prioridades operativas. Por ejemplo, un grupo con varios establecimientos puede asignar más peso a los informes y la administración central, mientras que un hotel independiente puede priorizar los flujos de trabajo de recepción y el soporte durante la implementación. Considere estas categorías habituales de puntuación y, a continuación, seleccione solo las que sean más importantes para su equipo:
- Adecuación funcional
- Capacidades de integración
- Plan de implementación
- Experiencia de usuario
- Informes y análisis
- Seguridad y cumplimiento
- Soporte y formación
- Coste total
- Experiencia del proveedor
- Condiciones contractuales
Utilice una matriz de puntuación
Crea una matriz de puntuación con una fila para cada criterio y una columna para cada proveedor. Puedes asignar un 30 % a la adecuación funcional, un 20 % a las integraciones, un 15 % a la implementación, un 15 % al soporte, un 10 % a la seguridad y un 10 % al coste total, y después ajustar esas ponderaciones según tus propias prioridades. Pide a los revisores que puntúen cada criterio con una escala coherente del 1 al 5 o del 1 al 10, y multiplica cada puntuación por su ponderación asignada. Si el riesgo de migración es tu principal preocupación, aumenta la ponderación de la implementación en lugar de permitir que todas las categorías cuenten por igual.
Aclara tu proceso de puntuación
Define quién puntuará las propuestas y qué pruebas deben tener en cuenta los revisores antes de recibir las respuestas. Incluye representantes de recepción, limpieza, finanzas, TI, gestión de ingresos y la propiedad cuando sus responsabilidades afecten a la compra. Utiliza una rúbrica estandarizada con descripciones para cada puntuación y, después, programa una breve reunión de alineación para que los revisores interpreten los requisitos de forma coherente antes de comenzar la puntuación. Exige comentarios por escrito para las puntuaciones inusualmente altas o bajas, como la falta de una integración contable o un plan de formación poco claro.
Publica la RFP del software de gestión de propiedades hoteleras
Distribuye tu RFP mediante un proceso claro y controlado para que todos los proveedores reciban la misma información y dispongan del mismo tiempo para responder. Un proceso coherente también proporciona a tu equipo un registro fiable de preguntas, plazos y propuestas; utiliza estas prácticas:
Elige el método de distribución adecuado
Envía la RFP directamente por correo electrónico, publícala a través de un portal de compras o invita a los proveedores mediante una plataforma centralizada de abastecimiento. Para la mayoría de las búsquedas de software hotelero, recomiendo un sistema centralizado que registre en un mismo lugar el acceso a los documentos, las preguntas de los proveedores, la recepción de propuestas y el historial de revisiones. Incluye una lista de contactos de proveedores o utiliza una bandeja de entrada basada en roles, como
pms-rfp@yourhotel.com
, para que la comunicación siga siendo clara cuando varios miembros del equipo gestionen el proceso.
Establece expectativas claras sobre los plazos
Publica cada hito en la propia RFP, incluida la zona horaria y si las fechas se refieren a días naturales o laborables. Un calendario práctico para buscar un software de gestión de propiedades hoteleras podría ser el siguiente:
- Fecha de publicación de la RFP: Envía el documento final y la plantilla de respuesta a todos los proveedores invitados.
- Periodo de preguntas y respuestas de los proveedores: Concede entre cinco y siete días laborables para las preguntas y, después, comparte las respuestas con todos los proveedores participantes.
- Fecha límite de presentación final: Concede a los proveedores entre dos y tres semanas para preparar sus propuestas después de recibir la RFP.
- Periodo de evaluación y selección: Reserva entre una y dos semanas para la puntuación, las demostraciones, la comprobación de referencias y la selección de los finalistas.
Notifica rápidamente a los proveedores si cambia algún hito y concede cualquier prórroga a todos los proveedores participantes al mismo tiempo.
Define los requisitos de presentación
Indica a los proveedores exactamente cómo deben presentar las propuestas, por ejemplo, en PDF para la respuesta narrativa, XLSX para los precios y DOCX para los cuestionarios cumplimentados. Especifica el método de entrega, como un portal de compras, un enlace seguro de carga o una bandeja de entrada basada en roles, e indica si los proveedores deben utilizar tus plantillas o formularios. Explica también la zona horaria de la fecha límite, el periodo de validez de la propuesta, los límites de tamaño de los archivos, la convención de nombres y si las presentaciones tardías serán rechazadas o aceptadas únicamente con autorización por escrito.
Evalúa y preselecciona las respuestas de los proveedores
Revisa cada propuesta conforme a los requisitos y al marco de evaluación que estableciste anteriormente. Compara las capacidades documentadas, las hipótesis de precios, los plazos de implementación, los compromisos de soporte y cualquier excepción señalada por los proveedores. Utiliza los resultados para reducir el grupo a los proveedores que merezcan una validación más profunda mediante demostraciones, comprobaciones de referencias o preguntas de seguimiento:
Estandariza las revisiones de propuestas: Convierte cada respuesta en la misma hoja de trabajo o tabla comparativa. Registra si cada requisito está incluido, es configurable, personalizado, no está disponible o no está claro, y anota las suposiciones sobre integraciones, número de usuarios y asistencia.
Utiliza una matriz de puntuación ponderada: Puntúa la adecuación funcional, las integraciones, la implementación, la asistencia, la seguridad, la facilidad de uso y el coste total utilizando ponderaciones acordadas. Por ejemplo, asigna más peso a la migración y la formación cuando sustituyas un sistema antes de la temporada alta.
Programa demostraciones estructuradas: Proporciona a cada finalista escenarios idénticos en lugar de permitir presentaciones genéricas. Pide a los proveedores que demuestren un cambio de habitación, un pago dividido, una reserva de grupo, una actualización del estado de limpieza, una auditoría nocturna y una exportación contable utilizando tus flujos de trabajo.
Entrevista a las referencias de los proveedores: Habla con hoteles que tengan un número de habitaciones, tipos de establecimiento, integraciones o necesidades de gestión de varios establecimientos similares. Pregunta a las referencias sobre la precisión de la migración, los tiempos de respuesta del servicio de asistencia, la calidad de la formación, la disponibilidad del sistema y los problemas de implementación no resueltos.
Aclara las carencias de las propuestas: Envía preguntas por escrito cuando los precios, las funcionalidades, los plazos o las condiciones contractuales parezcan imprecisos. Pregunta si una función solicitada está incluida, es configurable, personalizada o está prevista, y documenta cada respuesta antes de la puntuación final.
Seleccionar y notificar a los proveedores
Selecciona el proveedor que mejor se ajuste a tus requisitos, capacidad de implementación, presupuesto y necesidades operativas a largo plazo. Antes de notificar a nadie, confirma las puntuaciones finales, los comentarios de las referencias, las suposiciones sobre los precios, las excepciones contractuales y los riesgos pendientes. Completa estos pasos finales para cerrar el proceso de solicitud de propuestas de forma justa y preparar a tu equipo para la implementación:
Notificar a los proveedores seleccionados y no seleccionados
Contacta primero con el proveedor seleccionado y, a continuación, notifica a los proveedores no seleccionados con prontitud y respeto. Explica el calendario de la decisión, agradece a cada proveedor su propuesta y ofrece comentarios limitados cuando tu política de compras lo permita. Por ejemplo, informa a un proveedor no seleccionado de que sus funciones de limpieza obtuvieron una buena puntuación, pero que su plazo de migración y su integración contable no cumplían los requisitos del proyecto.
Prepararse para las negociaciones finales
Negocia los aspectos que afectan al coste, al riesgo y a la capacidad de tu establecimiento para operar después del lanzamiento. Revisa las tarifas de suscripción, los incrementos de renovación, las tarifas de implementación, los servicios de migración, las horas de formación, los cargos por integraciones, los objetivos de nivel de servicio, los tiempos de respuesta del servicio de asistencia, los derechos de exportación de datos, las condiciones de rescisión y las disposiciones sobre responsabilidad. Pide al finalista que confirme cada cambio en una propuesta revisada y en un borrador de contrato antes de su aprobación.
Garantizar la alineación interna antes de firmar
Obtén la aprobación del patrocinador del proyecto, del equipo de finanzas o compras, de los revisores de TI y seguridad, del asesor jurídico y de los responsables de los departamentos afectados por la implementación. Confirma que el presupuesto aprobado incluye las tarifas recurrentes, los servicios puntuales, los impuestos, el hardware, las integraciones y los costes de contingencia. Realiza una revisión final del calendario de implementación, las responsabilidades de migración de datos, las restricciones de la temporada alta y las facultades para firmar antes de formalizar el acuerdo.
Principales programas de gestión de establecimientos hoteleros que debes considerar
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Tu solicitud de propuestas de PMS hotelero está lista; ahora elige el sistema adecuado
Una vez que los proveedores hayan respondido y hayas hecho tu selección, el siguiente paso es asegurarte de que el PMS que has elegido sea adecuado para tu establecimiento a largo plazo; nuestra guía sobre cómo elegir un PMS hotelero te explica los criterios clave, desde la compatibilidad y la escalabilidad de las integraciones hasta el tipo de implementación y la asistencia del proveedor.
