So schreiben Sie eine Ausschreibung für Hotel-Property-Management-Software

Eine Ausschreibung für Hotel-Property-Management-Software zu verfassen, ist eine der sinnvollsten Maßnahmen, die Sie vor der Entscheidung für ein neues System ergreifen können. Eine Aufforderung zur Angebotsabgabe (RFP) ist ein formelles Dokument, das Sie an Anbieter senden und in dem Sie sie auffordern, auf Ihre spezifischen Anforderungen, Fragen und Kriterien einzugehen.

Verwenden Sie eine solche Ausschreibung, wenn Sie mehrere Anbieter bewerten und strukturierte, vergleichbare Antworten benötigen – keine Verkaufspräsentationen.

Eine gut formulierte Ausschreibung zwingt Anbieter dazu, auf Ihre tatsächlichen Anforderungen einzugehen, anstatt ihre Standard-Demo anzupreisen. Sie schafft auf beiden Seiten Verbindlichkeit und gibt Ihrem Team einen einheitlichen Bewertungsrahmen. Das Ergebnis ist eine Auswahlliste, die auf Fakten und nicht auf Eindrücken basiert.

Benötigen Sie tatsächlich eine Ausschreibung?

Eine Ausschreibung ist nicht immer das richtige Instrument – bei einer Softwareentscheidung mit weitreichenden Folgen ist sie jedoch häufig die beste Wahl. Bei Hotel-Property-Management-Software lohnt sich der Prozess vor allem dann, wenn Ihre Bewertung mit tatsächlicher Komplexität oder organisatorischer Rechenschaftspflicht verbunden ist. In folgenden Situationen ist eine Ausschreibung sinnvoll:

• Sie bewerten gleichzeitig drei oder mehr Anbieter.
• Ihre Immobilie verfügt über mehrere Abteilungen oder Standorte oder erfordert mehrere Integrationen.
• Ein Einkaufsausschuss oder eine Eigentümergruppe benötigt eine dokumentierte Begründung.
• Sie ersetzen ein bestehendes System, wobei eine umfangreiche Datenmigration erforderlich ist.
• Für die Budgetfreigabe ist ein formelles wettbewerbliches Ausschreibungsverfahren erforderlich.

Wann eine Ausschreibung übertrieben sein kann

Wenn Sie eine kleine, unabhängige Immobilie mit überschaubaren Anforderungen betreiben und bereits eine Auswahlliste mit einem oder zwei vertrauenswürdigen Anbietern haben, bringen Sie eine strukturierte Anbieterdemo und eine klare Fragenliste wahrscheinlich ans Ziel. Verzichten Sie auf die Ausschreibung, wenn Geschwindigkeit wichtiger ist als der Prozess und Ihre Entscheidung keiner externen Genehmigung bedarf.

RFI vs. RFP vs. RFQ: Was ist der Unterschied?

Eine RFI sammelt Informationen, eine RFP fordert Lösungsvorschläge an und eine RFQ bittet um konkrete Preisangaben. Nicht jeder Kauf von Hotel-Property-Management-Software erfordert eine RFP, insbesondere wenn Ihre Anforderungen und die bevorzugte Lösung bereits feststehen. Mit dem richtigen Dokument geben Sie den Anbietern die passende Orientierung und ermöglichen Ihrem Team, die Antworten fair zu vergleichen.

Verwenden Sie diese Tabelle, um jedes Beschaffungsdokument den Anforderungen Ihres Softwarekaufs zuzuordnen:

Häufige Fehler bei Ausschreibungen, die Sie vermeiden sollten

Schwach formulierte Ausschreibungen lassen Anbieter über Ihre Immobilie, Prioritäten und Beschaffungsbedingungen im Unklaren. Das kann zu vagen Antworten, uneinheitlichen Preisen und schwer vergleichbaren Angeboten führen. Zu den häufigsten Fehlern gehören allgemeine Anforderungen, unklar verteilte Verantwortlichkeiten, übersehene Anforderungen an die Implementierung und fehlende Vorgaben dazu, wie Anbieter Einschränkungen oder zusätzliche Kosten erläutern sollen.

Vermeiden Sie diese Fehler, damit die Antworten der Anbieter nützlicher und besser vergleichbar sind:

Unzureichender Hintergrund oder Kontext

Erläutern Sie Ihren Unterkunftstyp, die Zimmeranzahl, Standorte, Abteilungen, das aktuelle System und die Projektziele. Ohne diesen Kontext schlagen Anbieter möglicherweise ungeeignete Konfigurationen vor oder übersehen Anforderungen wie standortübergreifendes Berichtswesen, Arbeitsabläufe der Zimmerreinigung oder Migrationsanforderungen. Fügen Sie ein kurzes Unterkunftsprofil hinzu und beschreiben Sie die betrieblichen Probleme, die das neue System lösen muss.

Fehlendes oder unklares Budget

Geben Sie Ihre erwartete Budgetspanne an oder fordern Sie eine vollständige Aufschlüsselung der einmaligen und wiederkehrenden Kosten an. Ohne klare Preisvorgaben schlagen Anbieter möglicherweise Lösungen vor, die Ihr Genehmigungslimit überschreiten, oder lassen Kosten für Implementierung, Integrationen, Schulungen, Unterstützung und Datenmigration aus. Bitten Sie die Anbieter, alle Kosten einzeln auszuweisen und optionale Gebühren zu nennen.

Vage Anforderungen oder juristischer Fachjargon

Formulieren Sie Anforderungen in klarer Alltagssprache und beschreiben Sie das Ergebnis, das Ihr Team von jeder Funktion benötigt. Vage Formulierungen führen zu unterschiedlichen Interpretationen, während übermäßig juristische Sprache wichtige betriebliche Details verschleiern kann. Verwenden Sie konkrete Fragen, etwa dazu, wie das System mit Zimmerzuweisungen, Ratenbeschränkungen, Prüfprotokollen und dem Zugriff auf Gästedaten umgeht.

Keine Bewertungskriterien mitgeteilt

Teilen Sie den Anbietern mit, wie Sie die Angebote bewerten werden, bevor sie antworten. Ohne gemeinsame Kriterien konzentrieren sich Anbieter möglicherweise auf ihre bevorzugten Verkaufsargumente, und Ihr Team bewertet die Antworten eventuell uneinheitlich. Gewichten Sie Bereiche wie Funktionalität, Integrationen, Implementierung, Unterstützung, Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Gesamtkosten.

Kein einheitliches Format für Anbieterantworten

Geben Sie jedem Anbieter dieselbe Antwortvorlage, dieselbe Reihenfolge der Fragen und dasselbe Preisformat vor. Unstrukturierte Angebote erschweren den Vergleich enthaltener Funktionen, Annahmen, Servicelevel, Vertragsbedingungen und Ausschlüsse. Fordern Sie die Anbieter auf, jede Anforderung direkt zu beantworten und die Antworten als enthalten, konfigurierbar, individuell zu entwickeln, nicht verfügbar oder klärungsbedürftig zu kennzeichnen.

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Stellen Sie Ihr RFP-Team für die Hotelverwaltung zusammen

Ein abteilungsübergreifendes Team hilft Ihnen, betriebliche Anforderungen, Einkaufsbeschränkungen und technische Vorgaben zu erfassen, bevor Anbieter ihre Angebote einreichen. Außerdem schafft es gemeinsame Verantwortung, sodass Ihre endgültige Entscheidung die tatsächlichen Abläufe der Unterkunft widerspiegelt.

Beziehen Sie diese Gruppen ein, um ein praxisnahes RFP zu erstellen und Anbieterantworten fair zu bewerten:

Projektverantwortlicher

Der Hoteldirektor, Eigentümer, Betriebsleiter oder regionale Betriebsleiter kann das RFP für die Hotelverwaltungssoftware verantworten. Diese Person legt die Projektprioritäten fest, bestätigt die Budgeterwartungen, löst konkurrierende Anforderungen und erteilt die endgültige Genehmigung.

Fachliche Experten

Der Empfangsleiter, Leiter der Zimmerabteilung, Ertragsmanager, Leiter der Zimmerreinigung, Finanzverantwortliche und IT-Manager können die Anforderungen der Abteilungen festlegen. Sie sollten die aktuellen Arbeitsabläufe erläutern, Integrationsanforderungen ermitteln, Lücken im Berichtswesen aufzeigen und beurteilen, ob die vorgeschlagenen Funktionen den täglichen Betrieb unterstützen.

Einkaufsverantwortliche oder RFP-Autoren

Ein Einkaufsleiter, Einkaufsspezialist, Projektmanager oder Geschäftsanalyst kann den RFP-Prozess organisieren. Diese Gruppe erstellt die Antwortvorlage, legt Fristen fest, standardisiert Preisanfragen, dokumentiert Annahmen und koordiniert Fragen der Anbieter.

Endnutzer und Interessengruppen

Rezeptionisten, Reservierungsmitarbeiter, Zimmermädchen und -jungen, Nachtprüfer, Buchhalter der Unterkunft und Vertreter der Eigentümer können praktische Anforderungen und Bedenken bei der Entscheidungsfindung schildern. Ihr Feedback hilft dabei, die Benutzerfreundlichkeit zu testen, Schulungsanforderungen zu ermitteln, Zugriffsberechtigungen zu bewerten und zu bestätigen, dass die Angebote zu den tatsächlichen Abläufen im Gästeservice passen.

Definieren Sie unverzichtbare Funktionen & Ziele

Definieren Sie, was Ihre neue Hotelverwaltungssoftware leisten muss, bevor Sie Anbieter um Angebote bitten. Klar formulierte Schwachstellen, Ziele und unverhandelbare Anforderungen helfen den Anbietern, direkt auf Ihren Betrieb einzugehen, und erleichtern den Vergleich der Antworten.

Verwenden Sie diese Bereiche, um Ihre Anforderungen zu definieren:

• Aktuelle Probleme mit dem System: Beschreiben Sie, an welchen Stellen Ihr bestehendes System Verzögerungen, Fehler oder doppelte Arbeit verursacht. Erklären Sie beispielsweise, ob Mitarbeiter an der Rezeption Buchungsdaten erneut eingeben, die Hauswirtschaft keine Live-Aktualisierungen zum Zimmerstatus erhält oder Manager Berichte manuell exportieren.

• Erforderliche Verbesserungen und Erfolgsergebnisse: Verknüpfen Sie jede gewünschte Funktion mit einem messbaren betrieblichen Ergebnis. Möglicherweise benötigen Sie schnellere Check-in-Abläufe, weniger Abweichungen beim Zimmerstatus, genauere Belegungsberichte oder eine bessere Übersicht über Wartungsaufgaben.

• Funktionale, technische und Compliance-Anforderungen: Listen Sie die erforderlichen Funktionen für Reservierungen, Abrechnung, Hauswirtschaft, Berichte, Integrationen mit Hotelbuchhaltungssoftware, Sicherheit und Datenschutz auf. Geben Sie Anforderungen wie Zahlungsabwicklung, Buchhaltungsintegration, rollenbasierten Zugriff, Prüfprotokolle, Datenaufbewahrung und die Einhaltung geltender Datenschutzverpflichtungen an.

• Benutzerrollen, Nutzungsumfang und Arbeitsabläufe: Ermitteln Sie jede Benutzergruppe, die erwartete Benutzerzahl, die Zugriffsebene und den jeweiligen Hauptarbeitsablauf. Beziehen Sie Mitarbeiter an der Rezeption, Nachtprüfer, Hauswirtschafter, Revenue-Manager, Finanzmitarbeiter und regionale Betreiber sowie die Spitzenzeiten bei Anreisen oder Schichtwechseln ein.

• Bereitstellungspräferenzen: Geben Sie an, ob Sie eine cloudbasierte, lokal gehostete oder hybride Bereitstellung bevorzugen. Erläutern Sie die Anforderungen an Browserzugriff, mobile Arbeitsabläufe, Ausfallsicherheit bei der Internetverbindung, Konfiguration auf Objektebene, Aktualisierungen, Datenhosting und vom Anbieter verwaltete Infrastruktur.

Erstellen Sie die Ausschreibung für Hotelsoftware zur Objektverwaltung

Nachdem Sie Ihre Ziele, Anforderungen und Beteiligten definiert haben, besteht der nächste Schritt darin, diese in eine fokussierte Ausschreibung zu überführen. Ein gut strukturiertes Dokument gibt Anbietern eine klare Orientierung und hilft Ihrem Team, Funktionen, Implementierungspläne, Preise und Unterstützung zu vergleichen. Nehmen Sie diese Abschnitte in Ihre Ausschreibung auf:

1. Zusammenfassung für die Geschäftsleitung

Beschreiben Sie Ihr Objekt, die Projektziele, das aktuelle System und den Grund für die Suche nach einer neuen Software. Nennen Sie Details wie die Zimmeranzahl, den Objekttyp, die Anzahl der Standorte und den geplanten Entscheidungstermin. Erläutern Sie die erwarteten Ergebnisse, beispielsweise einen einheitlichen Reservierungsdatensatz für alle Abteilungen oder eine bessere Übersicht über den Zimmerstatus.

2. Leistungsumfang

Definieren Sie die Dienstleistungen und Softwarefunktionen, die Anbieter bereitstellen müssen. Berücksichtigen Sie gegebenenfalls Reservierungen, den Rezeptionsbetrieb, die Hauswirtschaft, Wartung, Abrechnung, Berichte, Integrationen, Migration, Unterstützung und die Verwaltung mehrerer Objekte. Bitten Sie die Anbieter beispielsweise zu erläutern, wie ihr System mit Zimmerwechseln, Gruppenbuchungen, geteilten Zahlungen und nicht verfügbaren Zimmern umgeht.

3. Technische Anforderungen

Listen Sie die technischen Bedingungen auf, die die Plattform nach den Erwartungen Ihres Teams erfüllen muss. Beziehen Sie Bereitstellungsmodell, unterstützte Browser und Geräte, mobilen Zugriff, APIs, Integrationen, Datenexport, Verfügbarkeitsziele, Sicherungsprozesse und die Leistung während der Anreisezeiten mit hoher Auslastung ein. Geben Sie bestehende Systeme an, etwa Buchhaltungs-, Zahlungs- und Kassensysteme, Hotelbuchungsmaschinen, Systeme zur Kanalverwaltung oder Plattformen zur Identitätsverwaltung.

4. Qualifikationen des Anbieters

Bitten Sie die Anbieter um Nachweise, dass sie ähnliche Objekte wie Ihres unterstützen können. Fordern Sie Angaben zur Unternehmensgeschichte, zu Kunden aus dem Gastgewerbe, zu relevanter Implementierungserfahrung, Supportstandorten, Finanzinformationen und Referenzen an. Fragen Sie die Referenzen nach der Genauigkeit der Migration, Reaktionszeiten, Systemverfügbarkeit, Schulungsqualität und dem Umgang des Anbieters mit ungelösten Problemen.

5. Anforderungen an Sicherheit und Compliance

Geben Sie Ihre Anforderungen an den Schutz von Gäste-, Zahlungs-, Mitarbeiter- und Geschäftsdaten an. Bitten Sie Anbieter, Zugriffskontrollen, Multi-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung, Prüfprotokolle, Schwachstellentests, Reaktionen auf Vorfälle, Datenaufbewahrung und Unterauftragsverarbeiter zu beschreiben. Berücksichtigen Sie geltende Verpflichtungen, etwa Anforderungen an Zahlungskarten sowie Datenschutzgesetze, die Ihre Gäste oder Betriebsstandorte betreffen.

6. Erwartungen an Implementierung und Schulung

Beschreiben Sie die benötigten Implementierungsleistungen, einschließlich Analyse, Konfiguration, Datenmigration, Integrationstests, Benutzerakzeptanztests, Unterstützung beim Start und Überprüfung nach dem Start. Legen Sie Erwartungen an Projektmeilensteine, Verantwortlichkeiten des Anbieters, Verantwortlichkeiten des Betriebs und Eskalationsverfahren fest. Bitten Sie Anbieter, einen Schulungsplan für Empfangsmitarbeiter, Nachtprüfer, Housekeeping-Teams, Manager und Administratoren bereitzustellen.

7. Preise und Lizenzierung

Verlangen Sie von Anbietern, Abonnementgebühren, Einrichtungskosten, Implementierungsleistungen, Integrationen, Migration, Schulung, Support, Hardware, Steuern und optionale Module getrennt auszuweisen. Definieren Sie die Preisgrundlage, etwa Zimmer, Betriebe, Benutzer, Transaktionen oder Nutzungsstufen. Fordern Sie die Gesamtpreise für drei oder fünf Jahre, Erhöhungen bei Verlängerung, Mindestabnahmen und Gebühren für das Hinzufügen von Zimmern oder Standorten an.

8. Vertragsbedingungen

Geben Sie die kommerziellen und rechtlichen Bedingungen an, zu denen Ihre Organisation von Anbietern Stellungnahmen erwartet. Behandeln Sie Vertragslaufzeit, Verlängerungen, Kündigungsrechte, Servicelevel, Reaktionszeiten des Supports, Dateneigentum, Datenexport, Vertraulichkeit, Haftung, Versicherungen, Preisänderungen und Unterauftragnehmer. Bitten Sie Anbieter, Ausnahmen von Ihren Bedingungen zu kennzeichnen und eine markierte Kopie jedes vorgeschlagenen Vertrags bereitzustellen.

9. Anforderungen an Anbieterantworten

Bitten Sie Anbieter, ihre Antworten in einem einheitlichen Format zu strukturieren, damit Ihr Team die Angebote leichter vergleichen kann. Verlangen Sie, dass sie jede funktionale Anforderung behandeln, angeben, ob Funktionen standardmäßig verfügbar, konfigurierbar, individuell entwickelt oder nicht verfügbar sind, und Abhängigkeiten, Einschränkungen oder zusätzliche Kosten erläutern. Sie können Anbieter außerdem bitten, anzugeben, wo Integrationen mit Drittanbietern oder Implementierungsleistungen erforderlich sind.

Legen Sie Ihre Bewertungskriterien fest

Legen Sie Ihre Bewertungskriterien fest, bevor Anbieter Angebote einreichen, insbesondere wenn mehrere Abteilungen unterschiedliche Funktionen prüfen werden. Entscheiden Sie, welche Faktoren am wichtigsten sind – etwa Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, Integrationen, Implementierung, Support und Gesamtkosten – und weisen Sie jedem Faktor entsprechend seiner Bedeutung eine Gewichtung zu. Die Verwendung desselben gewichteten Bewertungsrahmens für jedes Angebot hilft Ihrem Team, Anbieter einheitlich zu bewerten, und sorgt dafür, dass Entscheidungen an den betrieblichen Prioritäten ausgerichtet bleiben.

Was ist am wichtigsten?

Wählen Sie drei bis fünf gewichtete Kategorien aus, die Ihre Projektziele und betrieblichen Prioritäten widerspiegeln. Beispielsweise kann eine Gruppe mit mehreren Betrieben der Berichterstattung und der zentralen Verwaltung mehr Gewicht geben, während ein unabhängiges Hotel Arbeitsabläufe am Empfang und Unterstützung bei der Implementierung priorisieren kann. Berücksichtigen Sie diese gängigen Bewertungskategorien und wählen Sie anschließend nur diejenigen aus, die für Ihr Team am wichtigsten sind:

• Funktionale Eignung
• Integrationsmöglichkeiten
• Implementierungsplan
• Benutzererfahrung
• Berichte und Analysen
• Sicherheit und Compliance
• Support und Schulung
• Gesamtkosten
• Erfahrung des Anbieters
• Vertragsbedingungen

Verwenden Sie eine Bewertungsmatrix

Erstellen Sie eine Bewertungsmatrix mit einer Zeile für jedes Kriterium und einer Spalte für jeden Anbieter. Sie könnten der funktionalen Eignung 30 %, den Integrationen 20 %, der Implementierung 15 %, dem Support 15 %, der Sicherheit 10 % und den Gesamtkosten 10 % zuweisen und diese Gewichtungen anschließend an Ihre eigenen Prioritäten anpassen. Lassen Sie die Prüfer jedes Kriterium auf einer einheitlichen Skala von 1 bis 5 oder von 1 bis 10 bewerten und multiplizieren Sie jede Bewertung mit ihrer zugewiesenen Gewichtung. Wenn das Migrationsrisiko Ihr Hauptanliegen ist, erhöhen Sie die Gewichtung der Implementierung, anstatt jede Kategorie gleich stark zu gewichten.

Präzisieren Sie Ihren Bewertungsprozess

Legen Sie fest, wer die Angebote bewertet und welche Nachweise die Prüfer berücksichtigen sollten, bevor die Antworten eintreffen. Beziehen Sie Vertreter des Empfangs, des Housekeepings, der Finanzabteilung, der IT, des Ertragsmanagements und der Eigentümerseite ein, wenn deren Verantwortlichkeiten den Kauf beeinflussen. Verwenden Sie einen standardisierten Bewertungsmaßstab mit Beschreibungen für jede Punktzahl und planen Sie anschließend ein kurzes Abstimmungstreffen, damit die Prüfer die Anforderungen vor Beginn der Bewertung einheitlich interpretieren. Verlangen Sie schriftliche Kommentare zu ungewöhnlich hohen oder niedrigen Bewertungen, etwa bei einer fehlenden Integration der Buchhaltung oder einem unklaren Schulungsplan.

Die Ausschreibung für Hotel-Immobilienverwaltungssoftware veröffentlichen

Verteilen Sie Ihre Ausschreibung über einen klaren, kontrollierten Prozess, damit jeder Anbieter dieselben Informationen erhält und gleich viel Zeit für die Antwort hat. Ein einheitlicher Prozess gibt Ihrem Team außerdem eine zuverlässige Aufzeichnung von Fragen, Fristen und Einreichungen. Nutzen Sie dafür die folgenden Vorgehensweisen:

Die richtige Verteilungsmethode auswählen

Versenden Sie die Ausschreibung direkt per E-Mail, veröffentlichen Sie sie über ein Beschaffungsportal oder laden Sie Anbieter über eine zentrale Beschaffungsplattform ein. Für die meisten Suchen nach Hotelsoftware empfehle ich ein zentrales System, das den Dokumentenzugriff, Anbieterfragen, den Eingang von Angeboten und den Änderungsverlauf an einem Ort erfasst. Fügen Sie eine Kontaktliste der Anbieter hinzu oder verwenden Sie ein funktionsbezogenes Postfach wie pms-rfp@yourhotel.com, damit die Kommunikation übersichtlich bleibt, wenn mehrere Teammitglieder den Prozess verwalten.

Klare Erwartungen an den Zeitplan festlegen

Veröffentlichen Sie jeden Meilenstein direkt in der Ausschreibung, einschließlich der Zeitzone und der Angabe, ob sich die Daten auf Kalender- oder Arbeitstage beziehen. Ein praktischer Zeitplan für die Suche nach einer Hotel-Immobilienverwaltungssoftware könnte wie folgt aussehen:

• Veröffentlichungsdatum der Ausschreibung: Senden Sie allen eingeladenen Anbietern das endgültige Dokument und die Vorlage für die Antwort.
• Zeitraum für Anbieterfragen: Räumen Sie fünf bis sieben Arbeitstage für Fragen ein und teilen Sie die Antworten anschließend allen teilnehmenden Anbietern mit.
• Frist für die endgültige Einreichung: Geben Sie den Anbietern nach Erhalt der Ausschreibung zwei bis drei Wochen Zeit, um ihre Angebote vorzubereiten.
• Zeitraum für Bewertung und Auswahl: Planen Sie ein bis zwei Wochen für die Bewertung, Demonstrationen, Referenzprüfungen und die Auswahl der Finalisten ein.

Informieren Sie die Anbieter unverzüglich, wenn sich ein Meilenstein ändert, und gewähren Sie jede Verlängerung allen teilnehmenden Anbietern gleichzeitig.

Anforderungen an die Einreichung festlegen

Teilen Sie den Anbietern genau mit, wie sie Angebote einreichen sollen, beispielsweise als PDF für die erläuternde Antwort, als XLSX für die Preisangaben und als DOCX für ausgefüllte Fragebögen. Legen Sie die Übermittlungsmethode fest, etwa ein Beschaffungsportal, einen sicheren Link zum Hochladen oder ein funktionsbezogenes Postfach, und geben Sie an, ob die Anbieter Ihre Vorlagen oder Formulare verwenden müssen. Erläutern Sie außerdem die Zeitzone der Frist, den Gültigkeitszeitraum des Angebots, die Dateigrößenbeschränkungen, die Benennungskonvention und ob verspätete Einreichungen abgelehnt oder nur mit schriftlicher Genehmigung akzeptiert werden.

Anbieterantworten bewerten und in die engere Auswahl nehmen

Prüfen Sie jedes Angebot anhand der Anforderungen und des zuvor festgelegten Bewertungsrahmens. Vergleichen Sie dokumentierte Funktionen, Preisannahmen, Zeitpläne für die Implementierung, Zusagen zur Unterstützung und alle von den Anbietern genannten Abweichungen. Nutzen Sie die Ergebnisse, um das Feld auf die Anbieter einzugrenzen, die durch Demonstrationen, Referenzprüfungen oder Folgefragen einer vertieften Validierung unterzogen werden sollten:

• Angebotsprüfungen standardisieren: Übertragen Sie jede Antwort in dasselbe Arbeitsblatt oder dieselbe Vergleichstabelle. Erfassen Sie, ob jede Anforderung enthalten, konfigurierbar, individuell anzupassen, nicht verfügbar oder unklar ist, und vermerken Sie Annahmen zu Integrationen, Benutzerzahlen und Unterstützung.

• Eine gewichtete Bewertungsmatrix verwenden: Bewerten Sie funktionale Eignung, Integrationen, Implementierung, Unterstützung, Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Gesamtkosten anhand vereinbarter Gewichtungen. Gewichten Sie beispielsweise Migration und Schulung stärker, wenn ein System vor der Hochsaison ersetzt wird.

• Strukturierte Demonstrationen planen: Geben Sie jedem Finalisten identische Szenarien vor, statt allgemeine Präsentationen zuzulassen. Bitten Sie die Anbieter, anhand Ihrer Arbeitsabläufe einen Zimmerwechsel, eine geteilte Zahlung, eine Gruppenbuchung, eine Aktualisierung des Reinigungsstatus, den Nachtprüflauf und einen Buchhaltungsexport zu demonstrieren.

• Referenzen der Anbieter befragen: Sprechen Sie mit Hotels, die eine ähnliche Zimmeranzahl, vergleichbare Immobilientypen, ähnliche Integrationen oder Anforderungen an mehrere Immobilien haben. Fragen Sie die Referenzen nach der Genauigkeit der Migration, den Reaktionszeiten der Unterstützung, der Qualität der Schulungen, der Systemverfügbarkeit und ungelösten Problemen bei der Implementierung.

• Lücken in den Angeboten klären: Senden Sie schriftliche Fragen, wenn Preise, Funktionen, Zeitpläne oder Vertragsbedingungen unklar erscheinen. Fragen Sie, ob eine gewünschte Funktion enthalten, konfigurierbar, individuell anzupassen oder geplant ist, und dokumentieren Sie jede Antwort vor der abschließenden Bewertung.

Anbieter auswählen und benachrichtigen

Wählen Sie den Anbieter aus, der Ihren Anforderungen, Ihrer Implementierungskapazität, Ihrem Budget und Ihren langfristigen betrieblichen Anforderungen am besten entspricht. Bestätigen Sie vor der Benachrichtigung aller Beteiligten die endgültigen Bewertungen, die Rückmeldungen aus den Referenzprüfungen, die Preisannahmen, die Vertragsabweichungen und die ungelösten Risiken. Führen Sie diese letzten Schritte durch, um die Ausschreibung fair abzuschließen und Ihr Team auf die Implementierung vorzubereiten:

Ausgewählte und nicht ausgewählte Anbieter benachrichtigen

Wenden Sie sich zuerst an den ausgewählten Anbieter und informieren Sie anschließend die nicht ausgewählten Anbieter zeitnah und respektvoll. Erläutern Sie den Zeitplan für die Entscheidung, danken Sie jedem Anbieter für sein Angebot und geben Sie, sofern Ihre Beschaffungsrichtlinie dies zulässt, begrenzte Rückmeldungen. Teilen Sie einem nicht ausgewählten Anbieter beispielsweise mit, dass seine Funktionen für die Zimmerreinigung gut bewertet wurden, der Zeitplan für die Migration und die Integration in die Buchhaltung jedoch die Projektanforderungen nicht erfüllt haben.

Bereiten Sie sich auf die abschließenden Verhandlungen vor

Verhandeln Sie über die Punkte, die sich auf Kosten und Risiken sowie auf die Fähigkeit Ihrer Unterkunft auswirken, nach dem Start den Betrieb aufrechtzuerhalten. Prüfen Sie Abonnementpreise, Erhöhungen bei der Verlängerung, Implementierungsgebühren, Migrationsdienstleistungen, Schulungsstunden, Integrationsgebühren, Service-Level-Ziele, Reaktionszeiten des Supports, Rechte zum Datenexport, Kündigungsbedingungen und Haftungsbestimmungen. Bitten Sie den Finalisten, jede Änderung vor der Genehmigung in einem überarbeiteten Angebot und Vertragsentwurf zu bestätigen.

Stellen Sie vor der Unterzeichnung die interne Abstimmung sicher

Holen Sie die Genehmigung des Projektsponsors, des Finanz- oder Beschaffungsteams, der IT- und Sicherheitsprüfer, der Rechtsberatung sowie der von der Implementierung betroffenen Abteilungsleiter ein. Vergewissern Sie sich, dass das genehmigte Budget wiederkehrende Gebühren, einmalige Dienstleistungen, Steuern, Hardware, Integrationen und unvorhergesehene Kosten umfasst. Führen Sie vor der Unterzeichnung des Vertrags eine abschließende Prüfung des Implementierungszeitplans, der Zuständigkeiten für die Datenmigration, der Einschränkungen während der Hauptsaison und der Zeichnungsberechtigung durch.

Ihre RFP für ein Hotel-PMS ist bereit – wählen Sie jetzt das richtige System

Sobald die Anbieter geantwortet haben und Sie Ihre Auswahl getroffen haben, besteht der nächste Schritt darin, sicherzustellen, dass das von Ihnen ausgewählte PMS langfristig zu Ihrer Unterkunft passt – unser Leitfaden  zur Auswahl eines Hotel-PMS  führt Sie durch die wichtigsten Kriterien, von Integrationskompatibilität und Skalierbarkeit bis hin zu Bereitstellungsart und Anbietersupport.