Jak napisać zapytanie ofertowe dotyczące oprogramowania do zarządzania obiektem hotelowym

Napisanie RFP dotyczącego oprogramowania do zarządzania obiektem hotelowym to jedno z najrozsądniejszych działań, jakie możesz podjąć przed wyborem nowego systemu. Zapytanie ofertowe (RFP) to formalny dokument wysyłany do dostawców z prośbą o udzielenie odpowiedzi na konkretne wymagania, pytania i kryteria.

Skorzystaj z niego, gdy oceniasz wielu dostawców i potrzebujesz uporządkowanych, porównywalnych odpowiedzi — a nie prezentacji sprzedażowych.

Dobrze napisane RFP zmusza dostawców do odniesienia się do rzeczywistych potrzeb, zamiast prezentowania standardowej wersji demonstracyjnej. Zapewnia rozliczalność obu stronom i daje zespołowi spójne ramy oceny. W rezultacie powstaje lista najlepszych kandydatów oparta na faktach, a nie wrażeniach.

Czy rzeczywiście potrzebujesz RFP?

RFP nie zawsze jest właściwym narzędziem, ale gdy podejmujesz decyzję dotyczącą oprogramowania o dużym znaczeniu, często okazuje się najlepszym rozwiązaniem. W przypadku oprogramowania do zarządzania obiektem hotelowym proces ten przynosi największe korzyści, gdy ocena obejmuje rzeczywistą złożoność lub wymaga rozliczalności organizacyjnej. RFP ma sens w sytuacjach takich jak:

• Jednocześnie oceniasz trzech lub więcej dostawców.
• Twój obiekt obejmuje wiele działów lub lokalizacji albo ma wymagania dotyczące integracji.
• Komitet zakupowy lub grupa właścicielska potrzebuje udokumentowanego uzasadnienia.
• Zastępujesz istniejący system, co wiąże się ze znaczącą migracją danych.
• Zatwierdzenie budżetu wymaga formalnego konkurencyjnego procesu ofertowego.

Kiedy RFP może być przesadą

Jeśli jesteś właścicielem małego, niezależnego obiektu o nieskomplikowanych potrzebach i masz krótką listę jednego lub dwóch zaufanych dostawców, uporządkowana prezentacja dostawcy oraz jasna lista pytań prawdopodobnie wystarczą, aby osiągnąć cel. Zrezygnuj z RFP, gdy szybkość jest ważniejsza niż formalny proces, a decyzja nie wymaga zewnętrznej akceptacji.

RFI a RFP a RFQ: jaka jest różnica?

RFI służy do gromadzenia informacji, RFP do pozyskiwania propozycji rozwiązań, a RFQ do uzyskiwania konkretnych cen. Nie każdy zakup oprogramowania do zarządzania obiektem hotelowym wymaga RFP, szczególnie gdy wymagania i preferowane rozwiązanie są już jasno określone. Wybór właściwego dokumentu zapewnia dostawcom odpowiednie wytyczne i pomaga zespołowi sprawiedliwie porównywać odpowiedzi.

Skorzystaj z tej tabeli, aby dopasować każdy dokument zakupowy do swoich potrzeb związanych z zakupem oprogramowania:

Typowe błędy w RFP, których należy unikać

Słabe RFP pozostawiają dostawców bez jasnych informacji na temat obiektu, priorytetów i ograniczeń zakupowych. Może to prowadzić do nieprecyzyjnych odpowiedzi, niespójnych cen i propozycji trudnych do porównania. Do typowych błędów należą ogólne wymagania, brak jasno określonych obowiązków, pomijanie potrzeb związanych z wdrożeniem oraz brak wskazania, w jaki sposób dostawcy powinni wyjaśniać ograniczenia lub dodatkowe koszty.

Unikaj tych błędów, aby odpowiedzi dostawców były bardziej użyteczne i porównywalne:

Niewystarczające informacje wprowadzające lub kontekst

Wyjaśnij typ obiektu, liczbę pokoi, lokalizacje, działy, obecny system oraz cele projektu. Bez tego kontekstu dostawcy mogą zaproponować nieodpowiednie konfiguracje lub pominąć wymagania, takie jak raportowanie obejmujące wiele obiektów, procesy pracy działu służby pięter lub potrzeby związane z migracją. Dołącz krótki profil obiektu i opisz problemy operacyjne, które nowy system musi rozwiązać.

Brak budżetu lub niejasny budżet

Podaj przewidywany przedział budżetowy lub poproś o pełne zestawienie kosztów jednorazowych i cyklicznych. Bez jasnych wytycznych dotyczących cen dostawcy mogą zaproponować rozwiązania przekraczające zatwierdzony limit lub pominąć koszty wdrożenia, integracji, szkoleń, wsparcia i migracji danych. Poproś dostawców o wyszczególnienie każdego kosztu oraz wskazanie opłat opcjonalnych.

Niejasne wymagania lub żargon prawniczy

Formułuj wymagania prostym językiem i opisz rezultat, którego Twój zespół oczekuje od każdej funkcji. Niejasne sformułowania prowadzą do różnych interpretacji, natomiast nadmiar języka prawniczego może ukrywać istotne szczegóły operacyjne. Stosuj konkretne pytania, na przykład pytaj, jak system obsługuje przydzielanie pokoi, ograniczenia stawek, ścieżki audytu i dostęp do danych gości.

Brak udostępnionych kryteriów oceny

Poinformuj dostawców, w jaki sposób ocenisz oferty, zanim udzielą odpowiedzi. Bez wspólnych kryteriów dostawcy mogą koncentrować się na preferowanych przez siebie argumentach sprzedażowych, a Twój zespół może niejednolicie oceniać odpowiedzi. Przypisz wagi takim obszarom jak funkcjonalność, integracje, wdrożenie, wsparcie, bezpieczeństwo, użyteczność i całkowity koszt.

Brak standardowego formatu odpowiedzi dostawców

Przekaż każdemu dostawcy ten sam szablon odpowiedzi, kolejność pytań i format cenowy. Nieustrukturyzowane oferty utrudniają porównanie uwzględnionych funkcji, założeń, poziomów świadczenia usług, warunków umowy i wyłączeń. Wymagaj od dostawców bezpośredniej odpowiedzi na każde wymaganie oraz oznaczania odpowiedzi jako uwzględnione, konfigurowalne, niestandardowe, niedostępne lub wymagające wyjaśnienia.

Join our Community

Keep up with the hotel management community!

Get Free Access

Have an account? Log In

Zbierz zespół do przygotowania zapytania ofertowego dotyczącego hotelowego systemu zarządzania obiektem

Zespół międzydziałowy pomaga uwzględnić potrzeby operacyjne, ograniczenia zakupowe i wymagania techniczne, zanim dostawcy złożą oferty. Tworzy również współodpowiedzialność, dzięki czemu ostateczna decyzja odzwierciedla rzeczywisty sposób funkcjonowania obiektu.

Zaangażuj poniższe grupy, aby przygotować praktyczne zapytanie ofertowe i sprawiedliwie ocenić odpowiedzi dostawców:

Sponsor projektu

Dyrektor generalny, właściciel, dyrektor operacyjny lub regionalny dyrektor operacyjny może pełnić funkcję sponsora zapytania ofertowego dotyczącego hotelowego systemu zarządzania obiektem. Osoba ta ustala priorytety projektu, potwierdza oczekiwania budżetowe, rozstrzyga sprzeczne wymagania i udziela ostatecznej zgody.

Eksperci funkcjonalni

Kierownik recepcji, kierownik działu pokoi, kierownik ds. przychodów, kierownik działu służby pięter, osoba odpowiedzialna za finanse oraz kierownik IT mogą określić wymagania poszczególnych działów. Powinni wyjaśnić obecne procesy pracy, wskazać potrzeby integracyjne, zasygnalizować braki w raportowaniu i ocenić, czy proponowane funkcje wspierają codzienne działania.

Specjaliści ds. zakupów lub autorzy zapytania ofertowego

Kierownik ds. zakupów, specjalista ds. zakupów, kierownik projektu lub analityk biznesowy może organizować proces zapytania ofertowego. Grupa ta tworzy szablon odpowiedzi, ustala terminy, standaryzuje zapytania dotyczące cen, dokumentuje założenia i koordynuje pytania dostawców.

Użytkownicy końcowi i interesariusze

Pracownicy recepcji, personel ds. rezerwacji, pracownicy służby pięter, audytorzy nocni, księgowi obiektu oraz przedstawiciele właścicieli mogą opisać praktyczne potrzeby i kwestie istotne przy podejmowaniu decyzji. Ich opinie pomagają przetestować użyteczność, zidentyfikować wymagania szkoleniowe, ocenić uprawnienia dostępu i potwierdzić, że oferty odpowiadają rzeczywistym procesom obsługi gości.

Określ niezbędne funkcje i cele

Zanim poprosisz dostawców o oferty, określ, co musi robić nowy hotelowy system zarządzania obiektem. Jasno zdefiniowane problemy, cele i wymagania niepodlegające negocjacjom pomagają dostawcom bezpośrednio odnieść się do sposobu działania Twojego obiektu i ułatwiają porównywanie odpowiedzi.

Skorzystaj z tych obszarów, aby określić swoje wymagania:

• Obecne problemy z systemem: Opisz, w których miejscach obecny system powoduje opóźnienia, błędy lub powielanie pracy. Wyjaśnij na przykład, czy pracownicy recepcji ponownie wprowadzają dane rezerwacji, dział służby pięter nie ma bieżących informacji o statusie pokoi lub menedżerowie ręcznie eksportują raporty.

• Wymagane usprawnienia i oczekiwane rezultaty: Powiąż każdą żądaną funkcję z mierzalnym rezultatem operacyjnym. Możesz wymagać szybszej obsługi zameldowania, mniejszej liczby rozbieżności w statusach pokoi, dokładniejszych raportów dotyczących obłożenia lub lepszego wglądu w zadania konserwacyjne.

• Wymagania funkcjonalne, techniczne i dotyczące zgodności: Wymień wymagane możliwości w zakresie rezerwacji, rozliczeń, służby pięter, raportowania, integracji z oprogramowaniem księgowym dla hoteli, bezpieczeństwa i ochrony danych. Określ wymagania takie jak obsługa płatności, integracja z systemem księgowym, dostęp oparty na rolach, dzienniki audytowe, przechowywanie danych oraz zgodność z obowiązującymi zobowiązaniami dotyczącymi prywatności.

• Role użytkowników, poziomy wykorzystania i przepływy pracy: Zidentyfikuj każdą grupę użytkowników, przewidywaną liczbę użytkowników, poziom dostępu i główny przepływ pracy. Uwzględnij pracowników recepcji, audytorów nocnych, pracowników służby pięter, menedżerów ds. przychodów, pracowników działu finansowego i operatorów regionalnych, a także szczytowe wykorzystanie systemu podczas przyjazdów gości lub zmian pracowników.

• Preferencje dotyczące wdrożenia: Określ, czy preferujesz wdrożenie w chmurze, lokalne czy hybrydowe. Wyjaśnij wymagania dotyczące dostępu przez przeglądarkę, obsługi procesów mobilnych, odporności na przerwy w dostępie do internetu, konfiguracji na poziomie obiektu, aktualizacji, hostingu danych i infrastruktury zarządzanej przez dostawcę.

Napisz zapytanie ofertowe dotyczące oprogramowania do zarządzania obiektem hotelowym

Po określeniu celów, wymagań i interesariuszy kolejnym krokiem jest przekształcenie ich w konkretne zapytanie ofertowe. Dobrze zorganizowany dokument zapewnia dostawcom jasne wytyczne i pomaga zespołowi porównać funkcjonalność, plany wdrożenia, ceny oraz wsparcie. Uwzględnij w zapytaniu ofertowym następujące sekcje:

1. Streszczenie

Opisz swój obiekt, cele projektu, obecny system i powód poszukiwania nowego oprogramowania. Wspomnij o szczegółach takich jak liczba pokoi, typ obiektu, liczba lokalizacji i planowana data podjęcia decyzji. Wyjaśnij oczekiwane rezultaty, takie jak jeden rekord rezerwacji dostępny we wszystkich działach lub lepszy wgląd w status pokoi.

2. Zakres prac

Określ usługi i możliwości oprogramowania, które muszą zapewnić dostawcy. W stosownych przypadkach uwzględnij rezerwacje, obsługę recepcji, służbę pięter, konserwację, rozliczenia, raportowanie, integracje, migrację, wsparcie i administrację wieloma obiektami. Poproś na przykład dostawców o wyjaśnienie, jak ich system obsługuje przenoszenie gości do innych pokoi, rezerwacje grupowe, płatności dzielone i pokoje wyłączone z użytku.

3. Wymagania techniczne

Wymień warunki techniczne, które platforma powinna spełniać w oczach Twojego zespołu. Uwzględnij model wdrożenia, obsługiwane przeglądarki i urządzenia, dostęp mobilny, interfejsy API, integracje, eksport danych, docelowy czas dostępności, procesy tworzenia kopii zapasowych i wydajność podczas szczytowych przyjazdów. Określ istniejące systemy, takie jak platformy księgowe, płatnicze, sprzedażowe, system rezerwacji hotelowych, zarządzania kanałami lub zarządzania tożsamością.

4. Kwalifikacje dostawcy

Poproś dostawców o przedstawienie dowodów, że mogą obsługiwać obiekty podobne do Twojego. Zażądaj informacji o historii firmy, klientach z branży hotelarskiej, odpowiednim doświadczeniu wdrożeniowym, lokalizacjach zespołów wsparcia, danych finansowych i referencjach. Zapytaj referencje o dokładność migracji, czas reakcji, dostępność systemu, jakość szkoleń oraz sposób, w jaki dostawca radził sobie z nierozwiązanymi problemami.

5. Wymagania dotyczące bezpieczeństwa i zgodności

Określ swoje wymagania dotyczące ochrony danych gości, płatności, pracowników i firmy. Poproś dostawców o opisanie mechanizmów kontroli dostępu, uwierzytelniania wieloskładnikowego, szyfrowania, dzienników audytowych, testów podatności, reagowania na incydenty, przechowywania danych i podwykonawców. Uwzględnij mające zastosowanie obowiązki, takie jak wymagania dotyczące kart płatniczych i przepisy o ochronie prywatności dotyczące gości lub lokalizacji, w których prowadzisz działalność.

6. Oczekiwania dotyczące wdrożenia i szkoleń

Opisz potrzebne usługi wdrożeniowe, w tym analizę, konfigurację, migrację danych, testy integracji, testy akceptacyjne użytkowników, wsparcie podczas uruchomienia i przegląd po uruchomieniu. Określ oczekiwania dotyczące kamieni milowych projektu, obowiązków dostawcy, obowiązków obiektu oraz procedur eskalacji. Poproś dostawców o przedstawienie planu szkoleń dla pracowników recepcji, audytorów nocnych, zespołów służby pięter, kierowników i administratorów.

7. Ceny i licencjonowanie

Wymagaj od dostawców oddzielenia opłat abonamentowych, opłat konfiguracyjnych, usług wdrożeniowych, integracji, migracji, szkoleń, wsparcia, sprzętu, podatków i opcjonalnych modułów. Określ podstawę naliczania opłat, taką jak liczba pokoi, obiektów, użytkowników, transakcji lub poziom wykorzystania. Poproś o przedstawienie łącznych kosztów w perspektywie trzech lub pięciu lat, podwyżek przy odnowieniu, minimalnych zobowiązań oraz opłat za dodawanie pokoi lub lokalizacji.

8. Warunki umowy

Określ warunki handlowe i prawne, które dostawcy powinni uwzględnić. Obejmij nimi czas trwania umowy, odnowienia, prawa do rozwiązania umowy, poziomy świadczenia usług, czasy reakcji wsparcia, własność danych, eksport danych, poufność, odpowiedzialność, ubezpieczenie, zmiany cen i podwykonawców. Poproś dostawców o wskazanie wyjątków od Twoich warunków oraz o przekazanie kopii każdej proponowanej umowy z zaznaczonymi zmianami.

9. Wymagania dotyczące odpowiedzi dostawców

Poproś dostawców o uporządkowanie odpowiedzi w spójnym formacie, aby Twój zespół mógł łatwiej porównywać propozycje. Wymagaj od nich odniesienia się do każdego wymagania funkcjonalnego, wskazania, czy funkcje są standardowe, konfigurowalne, tworzone na zamówienie czy niedostępne, oraz wyjaśnienia wszelkich zależności, ograniczeń lub dodatkowych kosztów. Możesz również poprosić dostawców o wskazanie, w których miejscach wymagane są integracje z rozwiązaniami innych firm lub usługi wdrożeniowe.

Zdefiniuj kryteria oceny

Ustal kryteria oceny, zanim dostawcy złożą propozycje, szczególnie gdy kilka działów będzie oceniać różne funkcje. Zdecyduj, które czynniki są najważniejsze — takie jak funkcjonalność, użyteczność, integracje, wdrożenie, wsparcie i całkowity koszt — oraz przypisz każdemu z nich wagę odpowiadającą jego znaczeniu. Stosowanie tych samych ważonych zasad oceny do każdej propozycji pomaga zespołowi konsekwentnie oceniać dostawców i sprawia, że decyzje pozostają powiązane z priorytetami operacyjnymi.

Co jest najważniejsze?

Wybierz od trzech do pięciu ważonych kategorii, które odzwierciedlają cele projektu i priorytety operacyjne. Na przykład grupa obejmująca wiele obiektów może przypisać większą wagę raportowaniu i centralnemu zarządzaniu, podczas gdy niezależny hotel może priorytetowo traktować procesy pracy recepcji i wsparcie wdrożeniowe. Rozważ poniższe typowe kategorie oceny, a następnie wybierz tylko te, które są najważniejsze dla Twojego zespołu:

• Dopasowanie funkcjonalne
• Możliwości integracji
• Plan wdrożenia
• Doświadczenie użytkownika
• Raportowanie i analityka
• Bezpieczeństwo i zgodność
• Wsparcie i szkolenia
• Całkowity koszt
• Doświadczenie dostawcy
• Warunki umowy

Skorzystaj z macierzy ocen

Utwórz macierz ocen z jednym wierszem dla każdego kryterium i jedną kolumną dla każdego dostawcy. Możesz przypisać dopasowaniu funkcjonalnemu wagę 30%, integracjom 20%, wdrożeniu 15%, wsparciu 15%, bezpieczeństwu 10%, a całkowitemu kosztowi 10%, a następnie dostosować te wagi do własnych priorytetów. Poproś oceniających o przyznanie każdemu kryterium punktacji według spójnej skali od 1 do 5 lub od 1 do 10, a następnie pomnóż każdą ocenę przez przypisaną jej wagę. Jeśli głównym problemem jest ryzyko migracji, zwiększ wagę wdrożenia, zamiast pozwalać, aby każda kategoria była liczona jednakowo.

Doprecyzuj proces oceniania

Określ, kto będzie oceniać propozycje i jakie dowody powinni wziąć pod uwagę oceniający przed otrzymaniem odpowiedzi. Uwzględnij przedstawicieli recepcji, służby pięter, finansów, IT, zarządzania przychodami oraz właścicieli, jeśli ich obowiązki mają wpływ na zakup. Użyj ustandaryzowanej skali z opisami dla każdego wyniku, a następnie zaplanuj krótkie spotkanie uzgadniające, aby oceniający spójnie interpretowali wymagania przed rozpoczęciem oceniania. Wymagaj pisemnych komentarzy w przypadku wyjątkowo wysokich lub niskich ocen, takich jak brak integracji z systemem księgowym lub niejasny plan szkoleń.

Roześlij zapytanie ofertowe RFP dotyczące hotelowego oprogramowania do zarządzania obiektem

Rozdystrybuuj zapytanie ofertowe RFP w ramach przejrzystego, kontrolowanego procesu, aby każdy dostawca otrzymał te same informacje i miał tyle samo czasu na odpowiedź. Spójny proces zapewnia również Twojemu zespołowi wiarygodny rejestr pytań, terminów i zgłoszeń; stosuj następujące praktyki:

Wybierz odpowiednią metodę dystrybucji

Wyślij zapytanie ofertowe RFP bezpośrednio pocztą elektroniczną, opublikuj je za pośrednictwem portalu zakupowego lub zaproś dostawców przez scentralizowaną platformę zaopatrzeniową. W przypadku większości poszukiwań hotelowego oprogramowania polecam scentralizowany system, który rejestruje dostęp do dokumentów, pytania dostawców, otrzymanie ofert i historię zmian w jednym miejscu. Dołącz listę kontaktów do dostawców lub użyj skrzynki odbiorczej opartej na rolach, takiej jak pms-rfp@yourhotel.com, aby komunikacja pozostała przejrzysta, gdy procesem zarządza kilku członków zespołu.

Ustal jasne oczekiwania dotyczące harmonogramu

Opublikuj każdy etap w samym zapytaniu ofertowym RFP, uwzględniając strefę czasową oraz informację, czy daty odnoszą się do dni kalendarzowych, czy roboczych. Praktyczny harmonogram poszukiwania hotelowego oprogramowania do zarządzania obiektem może wyglądać następująco:

• Data publikacji zapytania ofertowego RFP: Wyślij wszystkim zaproszonym dostawcom ostateczny dokument i szablon odpowiedzi.
• Okno pytań i odpowiedzi dostawców: Przeznacz od pięciu do siedmiu dni roboczych na pytania, a następnie udostępnij odpowiedzi wszystkim uczestniczącym dostawcom.
• Ostateczny termin składania ofert: Daj dostawcom od dwóch do trzech tygodni na przygotowanie ofert po otrzymaniu zapytania ofertowego RFP.
• Okres oceny i wyboru: Zarezerwuj od jednego do dwóch tygodni na punktację, prezentacje, sprawdzenie referencji i wybór finalistów.

Niezwłocznie poinformuj dostawców o zmianie któregokolwiek etapu i w tym samym czasie przyznaj ewentualne przedłużenie wszystkim uczestniczącym dostawcom.

Określ wymagania dotyczące składania ofert

Powiedz dostawcom dokładnie, jak należy składać oferty, na przykład w formacie PDF dla odpowiedzi opisowej, XLSX dla wyceny i DOCX dla wypełnionych kwestionariuszy. Określ metodę dostarczenia, taką jak portal zakupowy, bezpieczny link do przesyłania plików lub skrzynka odbiorcza oparta na rolach, oraz wskaż, czy dostawcy muszą korzystać z Twoich szablonów lub formularzy. Wyjaśnij także strefę czasową obowiązującą dla terminu, okres ważności oferty, limity rozmiaru plików, konwencję nazewnictwa oraz to, czy spóźnione zgłoszenia zostaną odrzucone lub zaakceptowane wyłącznie za pisemną zgodą.

Oceń i wybierz dostawców z krótkiej listy

Przeanalizuj każdą ofertę pod kątem wymagań i ram oceny ustalonych wcześniej. Porównaj udokumentowane możliwości, założenia cenowe, harmonogramy wdrożenia, zobowiązania dotyczące wsparcia oraz wszelkie wyjątki wskazane przez dostawców. Wykorzystaj wyniki, aby zawęzić wybór do dostawców, którzy zasługują na dokładniejszą weryfikację za pomocą prezentacji, sprawdzenia referencji lub pytań uzupełniających:

• Ustandaryzuj ocenę ofert: Przekształć każdą odpowiedź w ten sam arkusz lub tabelę porównawczą. Zapisz, czy każde wymaganie jest uwzględnione, konfigurowalne, niestandardowe, niedostępne lub niejasne, i odnotuj założenia dotyczące integracji, liczby użytkowników oraz wsparcia.

• Użyj ważonej macierzy punktowej: Oceniaj dopasowanie funkcjonalne, integracje, wdrożenie, wsparcie, bezpieczeństwo, użyteczność i całkowity koszt, stosując uzgodnione wagi. Na przykład przypisz większą wagę migracji i szkoleniom, gdy system jest zastępowany przed szczytem sezonu.

• Zaplanuj ustrukturyzowane prezentacje: Przedstaw każdemu finaliście identyczne scenariusze zamiast zezwalać na ogólne prezentacje. Poproś dostawców o zaprezentowanie zmiany pokoju, płatności dzielonej, rezerwacji grupowej, aktualizacji statusu sprzątania, audytu nocnego i eksportu danych księgowych z wykorzystaniem Twoich procesów.

• Przeprowadź rozmowy z referencjami dostawców: Porozmawiaj z hotelami o podobnej liczbie pokoi, typie obiektu, integracjach lub potrzebach dotyczących wielu obiektów. Zapytaj o dokładność migracji, czas reakcji pomocy technicznej, jakość szkoleń, dostępność systemu oraz nierozwiązane problemy związane z wdrożeniem.

• Wyjaśnij luki w ofertach: Wyślij pisemne pytania, gdy ceny, funkcjonalność, harmonogramy lub warunki umowy wydają się niejasne. Zapytaj, czy żądana funkcja jest uwzględniona, konfigurowalna, niestandardowa czy planowana, i udokumentuj każdą odpowiedź przed ostatecznym przyznaniem punktów.

Wybierz dostawców i powiadom ich

Wybierz dostawcę, który najlepiej odpowiada Twoim wymaganiom, możliwościom wdrożeniowym, budżetowi i długoterminowym potrzebom operacyjnym. Przed powiadomieniem kogokolwiek potwierdź ostateczne wyniki, opinie zebrane w ramach referencji, założenia cenowe, wyjątki umowne i nierozwiązane ryzyka. Wykonaj poniższe końcowe kroki, aby uczciwie zamknąć proces zapytania ofertowego RFP i przygotować zespół do wdrożenia:

Powiadom wybranych i niewybranych dostawców

Najpierw skontaktuj się z wybranym dostawcą, a następnie szybko i z szacunkiem poinformuj niewybranych dostawców. Wyjaśnij harmonogram podejmowania decyzji, podziękuj każdemu dostawcy za przedstawioną propozycję i przekaż ograniczoną opinię, jeśli pozwala na to Twoja polityka zakupowa. Możesz na przykład poinformować niewybranego dostawcę, że jego funkcje związane z utrzymaniem porządku uzyskały wysoką ocenę, ale harmonogram migracji i integracja z systemem księgowym nie spełniły wymagań projektu.

Przygotuj się do ostatecznych negocjacji

Negocjuj kwestie, które wpływają na koszty, ryzyko i zdolność obiektu do działania po uruchomieniu systemu. Przeanalizuj stawki abonamentowe, podwyżki przy odnowieniu umowy, opłaty wdrożeniowe, usługi migracji, liczbę godzin szkoleń, opłaty za integracje, docelowe poziomy usług, czas reakcji działu wsparcia, prawa do eksportu danych, warunki rozwiązania umowy oraz postanowienia dotyczące odpowiedzialności. Poproś finalistę o potwierdzenie każdej zmiany w zaktualizowanej propozycji i projekcie umowy przed zatwierdzeniem.

Zapewnij wewnętrzne uzgodnienie przed podpisaniem umowy

Uzyskaj zgodę sponsora projektu, zespołu finansowego lub zakupowego, osób odpowiedzialnych za IT i bezpieczeństwo, radcy prawnego oraz kierowników działów, których dotyczy wdrożenie. Potwierdź, że zatwierdzony budżet obejmuje opłaty cykliczne, usługi jednorazowe, podatki, sprzęt, integracje i koszty rezerwowe. Przed zawarciem umowy przeprowadź końcowy przegląd harmonogramu wdrożenia, zakresu odpowiedzialności za migrację danych, ograniczeń dotyczących sezonu szczytowego oraz uprawnień do podpisania umowy.

Najlepsze systemy zarządzania obiektem hotelowym, które warto rozważyć

1. 1. roommaster — Najlepsze do optymalizacji przychodów hotelu
2. 2. Canary Technologies — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania gośćmi podczas całego cyklu pobytu
3. 3. Click Maint CMMS — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania utrzymaniem hoteli
4. 4. Mews — Najlepsze rozwiązanie do automatyzacji działalności hotelu
5. 5. Connecteam — Najlepszy do komunikacji wewnętrznej w hotelu
6. 6. ResNexus — Najlepszy do kompleksowego zarządzania rezerwacjami
7. 7. ThinkReservations — Najlepszy wybór jako kompleksowy silnik rezerwacyjny
8. 8. HotelKey — Najlepsze rozwiązanie do przede wszystkim mobilnej obsługi
9. 9. WebRezPro — Najlepszy do integracji z aplikacjami zewnętrznymi
10. 10. innRoad — Najlepszy dla niezależnych hoteli

RFP dotyczące hotelowego PMS jest gotowe — teraz wybierz odpowiedni system

Gdy dostawcy odpowiedzą, a Ty dokonasz wyboru, kolejnym krokiem jest upewnienie się, że wybrany PMS będzie odpowiednim rozwiązaniem dla Twojego obiektu w dłuższej perspektywie — nasz przewodnik dotyczący  wyboru hotelowego PMS  przeprowadzi Cię przez najważniejsze kryteria, od zgodności integracji i skalowalności po rodzaj wdrożenia i wsparcie dostawcy.