Wyobraź sobie, że planujesz duży zjazd rodzinny w mieście, którego nigdy wcześniej nie odwiedziłeś. Chcesz, aby wszyscy świetnie się bawili, zatrzymali się w przyjemnych miejscach i skorzystali z tego, co miasto ma do zaoferowania, ale jest jeden problem — nie wiesz, od czego zacząć. Właśnie tutaj pojawia się CVB, czyli Biuro Kongresów i Odwiedzających. Pomyśl o CVB jak o komitecie powitalnym miasta i organizatorze wydarzeń w jednym.

Podobnie jak ten jeden krewny, który zna wszystkie najlepsze miejsca i potrafi zorganizować świetną wycieczkę, CVB specjalizują się w oprowadzaniu odwiedzających, planowaniu wydarzeń i łączeniu ich z lokalnymi firmami, dzięki którym wydarzenie może odnieść sukces. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu w pomaganiu osobom takim jak Ty są niezastąpionym źródłem informacji, które sprawia, że każda podróż lub spotkanie w nowym mieście przebiega możliwie sprawnie i przyjemnie.

W tym artykule dokładnie wyjaśnię, czym jest CVB, jak działa i dlaczego jest tak cennym wsparciem podczas planowania wydarzeń i wizyt.

Czym jest Biuro Kongresów i Odwiedzających (CVB)?

Biuro Kongresów i Odwiedzających, czyli CVB, to organizacja promująca miasto lub destynację jako miejsce do odwiedzenia, organizowania wydarzeń lub uczestniczenia w kongresach. CVB współpracują z lokalnymi firmami, hotelami i innymi atrakcjami, aby zachęcać do turystyki i podróży służbowych. Sprowadzając ludzi do danego obszaru, CVB pomagają wzmacniać lokalną gospodarkę i wspierają różne firmy — od hoteli po restauracje i lokalne sklepy.

Jak działa Biuro Kongresów i Odwiedzających?

CVB są finansowane głównie z połączenia lokalnych podatków, składek członkowskich uiszczanych przez firmy, a czasami także dotacji. Nie pobierają bezpośrednich opłat od odwiedzających; zamiast tego wykorzystują te środki do promowania destynacji, wydarzeń oraz świadczenia usług na rzecz podróżnych i organizatorów wydarzeń. Zespół CVB zazwyczaj obejmuje specjalistów ds. marketingu, wydarzeń i turystyki, którzy koncentrują się na podkreślaniu wyjątkowych cech swojej destynacji. Oferują oni materiały takie jak przewodniki, mapy i lokalne informacje, aby ułatwić planowanie oraz zwiedzanie turystom i organizatorom wydarzeń.

Różnica między CVB, DMO i DMC

Chociaż CVB, DMO (organizacje marketingu destynacji) i DMC (firmy zarządzające destynacją) mogą wydawać się podobne, pełnią różne funkcje:

• CVB (Biuro Kongresów i Odwiedzających): Koncentruje się przede wszystkim na promowaniu miasta lub obszaru jako destynacji turystycznej i miejsca organizacji wydarzeń. Jego zadaniem jest przyciąganie odwiedzających i wspieranie lokalnej gospodarki.
• DMO (organizacja marketingu destynacji): DMO jest bardzo podobna do CVB, ale koncentruje się szerzej na marketingu destynacji skierowanym do większej grupy odbiorców, niekiedy obejmującej także odwiedzających z zagranicy. DMO często nadzorują całość działań marketingowych związanych z turystyką, w tym działania CVB.
• DMC (firma zarządzająca destynacją): DMC to prywatna firma, która pomaga organizatorom wydarzeń w zakresie lokalnych usług, takich jak zakwaterowanie, transport i atrakcje. Współpracuje bezpośrednio z organizatorami, aby zapewnić sprawny przebieg wydarzeń.

Podsumowując, CVB i DMO zajmują się przede wszystkim promowaniem obszaru, podczas gdy DMC koncentrują się na logistyce związanej z poszczególnymi wydarzeniami i wycieczkami.

Join our Community

Keep up with the hotel management community!

Get Free Access

Have an account? Log In

Dlaczego CVB są ważne dla hoteli

CVB odgrywają kluczową rolę w pomaganiu hotelom w przyciąganiu gości. Promując destynację jako całość, pośrednio pomagają hotelom zwiększać liczbę rezerwacji, szczególnie podczas wydarzeń, kongresów i intensywnych sezonów turystycznych.

CVB ciężko pracują nad zwiększaniem atrakcyjności lokalizacji, co prowadzi do wyższego poziomu obłożenia pobliskich hoteli. Dostarczają hotelom niezbędnych danych, informacji o trendach i prognoz dotyczących turystyki w danym obszarze, pomagając menedżerom hoteli podejmować lepsze decyzje dotyczące cen, usług i promocji.

Korzyści ze współpracy z CVB

Z mojego doświadczenia wynika, że oto najważniejsze korzyści ze współpracy z lokalnymi CVB:

1. Lokalna wiedza: Biura kongresów i odwiedzających (CVB) mają dogłębną wiedzę na temat danego obszaru — od ukrytych perełek po popularne miejsca — pomagając w pełni wykorzystać możliwości oferowane przez daną lokalizację.
2. Wsparcie w planowaniu wydarzeń: Oferują bezpłatną pomoc w planowaniu wydarzeń — od rekomendacji miejsc po kontakty do dostawców — upraszczając kwestie logistyczne.
3. Dostęp do lokalnych kontaktów: Biura kongresów i odwiedzających łączą Cię z lokalnymi dostawcami, obiektami i usługodawcami, oszczędzając czas potrzebny na znalezienie godnych zaufania partnerów.
4. Wsparcie promocyjne: Wiele biur kongresów i odwiedzających udostępnia materiały marketingowe, przewodniki dla odwiedzających i promocje internetowe, aby zwiększyć frekwencję na wydarzeniu i jego widoczność.
5. Oszczędność kosztów: Biura kongresów i odwiedzających często oferują bezpłatne lub przecenione usługi, co może pomóc ograniczyć wydatki związane z planowaniem i działalnością operacyjną.
6. Marketing destynacji: Biura kongresów i odwiedzających aktywnie promują swoje miasta, przyciągając większą liczbę turystów i uczestników, co pośrednio przynosi korzyści Twojemu wydarzeniu lub firmie.
7. Dopasowane rekomendacje: Oferują spersonalizowane sugestie oparte na preferencjach Twojej grupy, zapewniając bardziej angażujące doświadczenia.
8. Zniżki grupowe: Dzięki swoim partnerstwom biura kongresów i odwiedzających mogą uzyskać stawki grupowe i specjalne oferty, obniżając koszty zakwaterowania i atrakcji.
9. Wsparcie na miejscu: Wiele biur kongresów i odwiedzających oferuje pomoc na miejscu podczas wydarzeń, dbając o ich sprawny przebieg i reagując na potrzeby pojawiające się w ostatniej chwili.
10. Usługi dla odwiedzających: Biura kongresów i odwiedzających zapewniają materiały takie jak mapy, broszury i lokalne informacje, pomagając uczestnikom cieszyć się bezproblemowym i przyjemnym doświadczeniem.

Współpraca z biurem kongresów i odwiedzających przypomina korzystanie z pomocy osobistego przewodnika i asystenta wydarzenia, dzięki czemu cały proces — od początku do końca — przebiega sprawniej i kończy się większym sukcesem.

Jak hotele mogą współpracować z biurami kongresów i odwiedzających

Hotele mogą czerpać korzyści z bliskiej współpracy z biurami kongresów i odwiedzających, dzieląc się informacjami i współpracując przy działaniach promocyjnych. Biura kongresów i odwiedzających często organizują wydarzenia i inicjatywy, w których hotele mogą uczestniczyć, takie jak ogólnomiejskie konwencje czy wydarzenia świąteczne.

Dzięki uczestnictwu hotele mogą zyskać widoczność wśród potencjalnych odwiedzających i zwiększyć liczbę rezerwacji. Hotele mogą również przekazywać biurom kongresów i odwiedzających informacje o swoich obiektach, nadchodzących promocjach i ofertach specjalnych, aby pomóc im promować te możliwości wśród przyjeżdżających podróżnych.

Ten rodzaj partnerstwa zapewnia, że zarówno hotel, jak i biuro kongresów i odwiedzających wspólnie dążą do przyciągania gości. Biuro kongresów i odwiedzających może:

1. Promować Twój hotel wśród potencjalnych odwiedzających, uwzględniając go w materiałach marketingowych dotyczących destynacji.
2. Udostępniać dane turystyczne dotyczące trendów wśród odwiedzających, pomagając hotelom dostosowywać swoją ofertę.
3. Ułatwiać nawiązywanie partnerstw z lokalnymi firmami, co może prowadzić do tworzenia pakietów lub promocji atrakcyjnych dla turystów.
4. Pomagać podczas wydarzeń i konwencji, udostępniając informacje o Twoim hotelu jako opcji zakwaterowania dla dużych grup.
5. Oferować szkolenia i wsparcie dla personelu hotelu w zakresie obsługi klienta i wiedzy o destynacji, zapewniając gościom pozytywne doświadczenia.

Biura kongresów i odwiedzających są cennym zasobem dla hoteli, które chcą przyciągnąć więcej odwiedzających i poprawić jakość obsługi gości.

10 wskazówek dotyczących współpracy z biurem kongresów i odwiedzających

1. Przedstaw wyjątkowe atuty swojego hotelu: Upewnij się, że biuro kongresów i odwiedzających wie, co wyróżnia Twój hotel — od udogodnień po korzyści wynikające z jego lokalizacji.
2. Uczestnicz w promocjach destynacji: Dołącz do wszelkich działań promocyjnych oferowanych przez biuro kongresów i odwiedzających, takich jak kampanie sezonowe czy przewodniki dla odwiedzających.
3. Dziel się danymi i spostrzeżeniami dotyczącymi odwiedzających: Jeśli to możliwe, udostępniaj dane biuru kongresów i odwiedzających, aby pomóc mu lepiej zrozumieć, jakiego rodzaju gości przyciągasz i czego oni szukają.
4. Uczestnicz w spotkaniach i wydarzeniach biura kongresów i odwiedzających: Aktywna współpraca z biurem pomaga być na bieżąco z trendami i nawiązywać wartościowe kontakty.
5. Współpracuj przy tworzeniu pakietów i ofert: Współpracuj z biurem kongresów i odwiedzających oraz lokalnymi firmami, aby tworzyć pakiety przyciągające większą liczbę odwiedzających.
6. Informuj biuro kongresów i odwiedzających o remontach lub zmianach w hotelu: Jeśli modernizujesz obiekty lub dodajesz nowe udogodnienia, poinformuj o tym biuro, aby mogło promować te zmiany.
7. Udostępniaj treści na potrzeby marketingu biura kongresów i odwiedzających: Przekaż biuru zdjęcia, filmy lub szczegółowe informacje, aby mogło prezentować Twój hotel w swoich materiałach.
8. Organizuj wydarzenia sponsorowane przez biuro kongresów i odwiedzających: Jeśli biuro potrzebuje miejsca na wydarzenie, udostępnij swoją przestrzeń, aby zwiększyć rozpoznawalność i zaangażować się w życie lokalnej społeczności.
9. Oferuj wsparcie w zakresie obsługi gości: Zadbaj o to, aby Twój personel znał lokalną okolicę i zasoby biura kongresów i odwiedzających, dzięki czemu będzie mógł pomagać gościom, udzielając im informacji.
10. Utrzymuj otwartą komunikację: Regularnie kontaktuj się z biurem kongresów i odwiedzających, aby omawiać sposoby usprawniania współpracy i przyciągania większej liczby gości.

Skuteczna współpraca z CVB może zapewnić Twojemu hotelowi przewagę konkurencyjną, zwiększając widoczność i przyciągając więcej gości przez cały rok. Współpracując z CVB, możesz w pełni wykorzystać możliwości, jakie oferuje Twoja destynacja.

CVB i FAQ dotyczące hotelarstwa

Oto kilka dodatkowych pytań i odpowiedzi związanych z omawianym tematem. 

Co sprawia, że destynacja jest atrakcyjna dla podróżujących w celach wypoczynkowych?

Destynacje oferujące wyjątkowe lokalne atrakcje, tętniące życiem społeczności lokalne i dobrze wspieraną branżę turystyczną często przyciągają podróżujących w celach wypoczynkowych. Biuro turystyczne często odgrywa kluczową rolę w promowaniu tych atrakcji oraz dostarczaniu informacji o wydarzeniach kulturalnych, zabytkach, restauracjach i innych doświadczeniach atrakcyjnych dla odwiedzających. Silne relacje ze społecznością lokalną pomagają również tworzyć autentyczne doświadczenia, które zwiększają atrakcyjność destynacji dla osób poszukujących niezapomnianych wakacji.

Jak organizatorzy spotkań mogą znaleźć najlepszą przestrzeń i usługi na grupowe wydarzenia biznesowe?

Organizatorzy spotkań mogą oceniać odpowiednie przestrzenie na podstawie skali wydarzenia i jego unikalnych potrzeb, takich jak pojemność na targi, obszary do pracy w podgrupach oraz wymagania techniczne. Udział w wizytach zapoznawczych (fam) w obiektach pomaga organizatorom osobiście zapoznać się z dostępnymi możliwościami. Wysłanie zapytania ofertowego (RFP) umożliwia zebranie szczegółowych informacji dotyczących cen, udogodnień i logistyki, ułatwiając ocenę najlepszego rozwiązania. Skuteczna współpraca między organizatorami a menedżerami obiektów ma kluczowe znaczenie, a wyznaczenie osoby kontaktowej w obiekcie zapewnia sprawną komunikację i wsparcie na każdym etapie planowania.

Jak kampanie marketingowe mogą zwiększyć widoczność i zaangażowanie firm z branży turystycznej i hotelarskiej?

Kampanie marketingowe w branży turystycznej i hotelarskiej powinny być tworzone tak, aby podkreślać najważniejsze atuty, takie jak atrakcje i udogodnienia, a jednocześnie odpowiadać na preferencje grupy docelowej. Inwestowanie w skoordynowane działania marketingowe wykorzystujące kanały cyfrowe, media społecznościowe i tradycyjną reklamę zwiększa zasięg. Oferowanie zachęt, takich jak specjalne rabaty lub korzyści dla stałych klientów, może dodatkowo zachęcać do dokonywania rezerwacji i zwiększać zaangażowanie, dzięki czemu kampanie stają się skuteczniejsze. Działania te nie tylko zwiększają widoczność, lecz także budują silniejsze relacje z potencjalnymi klientami.

Jaką rolę odgrywają organizacje non-profit we wspieraniu lokalnych inicjatyw turystycznych?

Organizacje non-profit i niedochodowe odgrywają istotną rolę we wzmacnianiu turystyki poprzez promowanie zrównoważonych praktyk, ochronę dziedzictwa kulturowego i rozwijanie partnerstw w społeczności lokalnej. Często współpracując ściśle z usługodawcami i władzami lokalnymi, organizacje te mogą pomagać w koordynowaniu zasobów i wiedzy specjalistycznej w celu wspierania rozwoju turystyki. Mogą również organizować i finansować projekty, które przyciągają odwiedzających, wspierają firmy i pobudzają lokalną gospodarkę, wzmacniając ogólną strukturę wspierającą turystykę w danym regionie.

Co dalej?

Nie zapomnij przejrzeć całej strony, aby znaleźć więcej przydatnych wskazówek, szablonów i narzędzi dotyczących zarządzania hotelem. Ponadto dołącz do newslettera The Hotel GM i otrzymuj eksperckie porady prosto do swojej skrzynki odbiorczej!