8 korzyści z oprogramowania księgowego dla hoteli zapewniających lepsze wyniki

Do głównych korzyści płynących z oprogramowania księgowego dla hoteli należą szybsze zamknięcia okresów finansowych i ściślejsza kontrola kosztów — dwie kwestie, które bezpośrednio wpływają na wynik finansowy. Gdy księgi są rozproszone w arkuszach kalkulacyjnych i niepołączonych systemach, drobne błędy się kumulują, a raportowanie trwa dłużej, niż powinno.

Odpowiednie oprogramowanie zmienia tę sytuację. W tym artykule omawiamy osiem konkretnych korzyści, które pomagają zespołowi finansowemu pracować dokładniej, szybciej i z większą pewnością.

Czym jest oprogramowanie księgowe dla hoteli?

Oprogramowanie księgowe dla hoteli to platforma finansowa stworzona do zarządzania przychodami obiektu, wydatkami, fakturami, listą płac i raportowaniem. Może łączyć się z systemami zarządzania obiektem (PMS) oraz systemami punktów sprzedaży (POS), ograniczając ręczne wprowadzanie danych między działami. Funkcje takie jak zobowiązania, zarządzanie księgą główną, uzgadnianie rachunków bankowych i automatyczne raportowanie pomagają zespołowi utrzymywać dokładne rejestry i szybciej podejmować decyzje operacyjne.

8 najważniejszych korzyści oprogramowania księgowego dla hoteli

Oto najważniejsze korzyści oprogramowania księgowego dla hoteli:

Join our Community

Keep up with the hotel management community!

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Szybsze miesięczne zamknięcie okresu finansowego

Połączone integracje z systemami PMS i POS wprowadzają przychody z pokoi, restauracji i usług dodatkowych do księgi głównej bez konieczności wielokrotnego wpisywania danych w arkuszach kalkulacyjnych. Automatyczne uzgadnianie rachunków bankowych, cykliczne zapisy księgowe, obiegi faktur i listy kontrolne zamknięcia ograniczają ilość brakujących danych oraz opóźnionych korekt.

Wykorzystaj te funkcje, aby skrócić proces zamknięcia i usprawnić podejmowanie decyzji:

• Scentralizowane dane: Zespoły finansowe pracują na spójnych rejestrach przychodów i wydatków.
• Automatyczne uzgodnienia: Księgowi identyfikują nieuzgodnione transakcje, zanim opóźnią raportowanie.
• Widoczność procesu zamknięcia: Menedżerowie śledzą zaległe zadania, akceptacje i dokumenty pomocnicze w jednym miejscu.
• Wcześniejsze informacje: Dyrektorzy generalni i kierownicy działów szybciej otrzymują aktualne informacje o obłożeniu, kosztach pracy i wydatkach.

Krótszy proces zamknięcia zapewnia właścicielom bardziej aktualne dane dotyczące zysku, pomagając im dostosować zatrudnienie, zakupy, ceny i budżety działów przed kolejnym cyklem raportowania. Ogranicza również liczbę nadgodzin poświęcanych na wyszukiwanie błędów i przygotowywanie raportów.

Wpływ ten wyraźnie widać w doświadczeniach Renascent Hospitality związanych z Inn-Flow. Robyn Mounce, dyrektor finansowa firmy, powiedziała:

"Wcześniej miesięczne zamknięcie zajmowało mi tydzień, a teraz zajmuje tylko kilka dni, jeśli w ogóle tak długo."

Jej doświadczenie potwierdza, dlaczego uważam szybsze zamknięcie okresu finansowego za jedną z najcenniejszych korzyści oprogramowania księgowego dla hoteli. Mniej czasu poświęcanego na uzgadnianie transakcji oznacza, że zespoły finansowe mogą skupić się na analizie wyników finansowych i rozwiązywaniu problemów przed kolejnym cyklem raportowania.

2. Mniejsze ryzyko kosztownych błędów

Automatyczne wprowadzanie danych i mechanizmy kontroli akceptacji pomagają zapobiegać błędom wpływającym na obciążenia gości, płatności dla dostawców, listę płac i raporty finansowe. Oprogramowanie księgowe dla hoteli łączy dane z systemów PMS i POS z księgą główną, ograniczając powielanie wpisów i błędy przepisywania.

Wykorzystaj te mechanizmy kontroli, aby chronić marże i zwiększać odpowiedzialność:

• Reguły walidacji: Oznaczaj brakujące pola, zduplikowane faktury, nietypowe kwoty i niezgodne transakcje przed ich zaksięgowaniem.
• Obiegi akceptacji: Kieruj zakupy, zwroty i płatności do właściwego menedżera, tworząc przejrzystą ścieżkę audytu.
• Dostęp oparty na rolach: Ograniczaj możliwość wprowadzania wrażliwych zmian do uprawnionych użytkowników i zapisuj informacje o tym, kto edytował każdą transakcję.
• Zintegrowane rejestry: Uzgadniaj przychody z pokoi, sprzedaż restauracyjną, depozyty i rozliczenia płatności między działami.

Mniej błędów oznacza mniej czasu poświęcanego na korygowanie zapisów księgowych i wyjaśnianie odchyleń. Zespoły finansowe mogą zamykać księgi przy mniejszej liczbie korekt, a kierownicy działów unikają nieprawidłowych budżetów i sporów z dostawcami. Właściciele zyskują również bardziej wiarygodne dane o zysku, które mogą wykorzystać przy podejmowaniu decyzji dotyczących zatrudnienia i zakupów.

Robert McCluskey, kontroler finansowy w The Spa Hotel, doświadczył tego osobiście po wdrożeniu Aqilla i jej narzędzia do raportowania Sharperlight. Wyjaśnił:

"Tworzenie raportów z Aqilla za pośrednictwem Sharperlight oznacza, że moje raporty są zawsze spójne."

To, co zwraca moją uwagę, to fakt, że spójne raportowanie finansowe ogranicza potrzebę badania rozbieżności między arkuszami kalkulacyjnymi a zapisami księgowymi. Doświadczenie McCluskeya pokazuje, dlaczego utrzymywanie zgodności raportów z księgą główną jest równie ważne jak zapobieganie błędom wprowadzania danych.

3. Lepsza widoczność przepływów pieniężnych

Panele na żywo pokazują, jakie środki wpływają, jakie płatności są należne i gdzie gotówka jest zamrożona. Oprogramowanie księgowe dla hoteli łączy depozyty z systemu PMS, sprzedaż z systemu POS, harmonogramy faktur, zobowiązania płacowe i salda bankowe w jednym widoku. Pomaga to planować płatności i decyzje operacyjne, zanim braki gotówki wpłyną na jakość obsługi.

Skorzystaj z tych funkcji, aby poprawić kontrolę nad przepływami pieniężnymi:

• Narzędzia prognozowania: Porównuj oczekiwane przychody z pokoi, przychody z wydarzeń, rachunki dostawców i wynagrodzenia z dostępną gotówką.
• Monitorowanie należności: Oznaczaj zaległe depozyty grupowe, salda klientów korporacyjnych i nierozliczone transakcje płatnicze.
• Harmonogramowanie płatności: Ustalaj priorytety faktur na podstawie terminu płatności, statusu akceptacji i dostępnych środków.
• Raportowanie według działów: Zapewniaj zespołom finansowym, zakupowym i dyrektorom generalnym wspólne dane na potrzeby decyzji dotyczących zatrudnienia i zakupów.

Lepsza widoczność pomaga zapobiegać opłatom za opóźnienia w płatnościach, niepotrzebnemu zadłużaniu się i zakupom dokonywanym w pośpiechu. Wspiera również terminowe płatności na rzecz dostawców, chroni jakość obsługi gości w okresach niskiego popytu i zapewnia właścicielom bardziej przejrzyste informacje na potrzeby decyzji inwestycyjnych.

Joshua Herron, dyrektor ds. technologii platformy i analityki biznesowej w Innisfree Hotels, opisał, jak Workday poprawił dostęp do danych finansowych:

Nie musimy czekać do końca miesiąca, jak większość firm, ponieważ działamy na danych pobieranych każdego dnia.

Ten przykład pokazuje, jak codzienny dostęp do danych finansowych ogranicza ręczne raportowanie i poprawia widoczność przepływów pieniężnych. Zespoły finansowe mogą przewidywać zobowiązania płatnicze, zarządzać kosztami operacyjnymi i podejmować lepsze decyzje finansowe, zanim pojawią się niedobory gotówki.

4. Lepsza kontrola kosztów pracy

Integracje płacowe łączą liczbę godzin, wynagrodzenia, nadgodziny i świadczenia z raportami według działów. Możesz porównywać zaplanowane koszty pracy z obłożeniem, przychodami z pokoi i sprzedażą w punktach gastronomicznych przed zamknięciem okresu płacowego. Pomaga to menedżerom wykrywać nadmierne zatrudnienie, brakujące akceptacje i nadgodziny, które arkusze kalkulacyjne często ukrywają.

Skorzystaj z tych funkcji, aby zarządzać wydatkami na pracę:

• Alokacja według działów: Przypisuj koszty płac do pokoi, gastronomii, służby pięter i innych działów, aby uzyskać wyraźniejszy obraz marż.
• Alerty dotyczące odchyleń: Oznaczaj nietypowe zmiany wynagrodzeń, nadmierną liczbę nadgodzin oraz różnice między prognozowanymi a rzeczywistymi kosztami pracy.
• Prognozowanie kosztów pracy: Dopasowuj budżety zatrudnienia do prognoz obłożenia, wydarzeń i przewidywanego zapotrzebowania na usługi.
• Uzgadnianie płac: Porównuj zatwierdzone karty czasu pracy z rejestrami płac przed przetworzeniem płatności.

Zespoły finansowe zyskują dokładniejsze raporty dotyczące pracy, a menedżerowie działów mogą wcześniej dostosowywać grafiki. Właściciele otrzymują wyraźniejszy obraz zysków poszczególnych działów i mogą ograniczać możliwe do uniknięcia nadgodziny bez redukowania zatrudnienia niezbędnego do zapewnienia wysokiej jakości obsługi gości.

Andy Aulakh, dyrektor ds. rozwoju biznesu w Onvo Hospitality, podkreślił wartość monitorowania wydatków na pracę, zanim wpłyną one na wyniki finansowe:

"Monitorujemy koszty pracy codziennie, w każdym obiekcie. Otrzymuję raport, a nasz zespół współpracuje bezpośrednio z dyrektorami generalnymi, aby podejmować działania na jego podstawie."

To, co zwraca moją uwagę, to fakt, że codzienne monitorowanie pracy pozwala menedżerom kontrolować koszty przed zamknięciem okresu płacowego. Według studium przypadku firmy Actabl Onvo Hospitality poinformowało o oszczędnościach przekraczających $10,000 miesięcznie dzięki wykorzystaniu Hotel Effectiveness i ProfitSword. Pokazuje to, jak lepsza widoczność kosztów pracy może ograniczyć nadgodziny i koszty operacyjne bez pogorszenia jakości obsługi gości.

5. Podejmowanie strategicznych decyzji na podstawie lepszych informacji

Liderzy hoteli mogą podejmować lepsze decyzje, gdy dane dotyczące przychodów, kosztów, pracy i gotówki znajdują się w jednym wiarygodnym systemie. Zamiast czekać na arkusze kalkulacyjne pod koniec miesiąca, możesz porównywać bieżące wyniki z budżetami, prognozami i celami poszczególnych działów.

Skorzystaj z tych funkcji, aby podejmować decyzje o większej wartości:

• Panele na żywo: Analizuj przychody z obłożenia, koszty pracy, sprzedaż w punktach usługowych i zysk według działów.
• Planowanie scenariuszy: Modeluj decyzje dotyczące obsady, cen, zakupów lub renowacji przed przeznaczeniem środków.
• Raportowanie odchyleń: Badaj różnice między prognozami a rzeczywistymi wynikami, gdy przyczyna jest jeszcze jasna.
• Wspólne raportowanie: Zapewnij działom finansowym, operacyjnym i zarządzania przychodami oraz właścicielom spójne dane na potrzeby spotkań dotyczących planowania.

Ta widoczność pomaga zespołom finansowym kierować wydatkami, menedżerom dostosowywać obsadę, a zespołom zarządzania przychodami chronić marże w okresach zmian popytu. Właściciele zyskują wyraźniejsze podstawy do podejmowania decyzji dotyczących inwestycji, ekspansji i zatwierdzania budżetu.

Vincent Rafanan, dyrektor finansowy w Hotel Nikko San Francisco, podkreślił wartość szczegółowego raportowania finansowego po wdrożeniu oprogramowania firmy Aptech do księgowości i prognozowania:

"Dziś nasz zespół może z łatwością porównywać różne scenariusze z miesiąca na miesiąc."

Najbardziej zwraca moją uwagę to, jak historyczne dane finansowe pozwalają liderom hoteli porównywać scenariusze, udoskonalać prognozy i podejmować trafniejsze decyzje inwestycyjne. Może to ograniczyć niepotrzebne koszty i skierować zasoby do bardziej dochodowych usług.

6. Uproszczone przestrzeganie przepisów i zobowiązań podatkowych

Dokładne rejestry i spójne raportowanie pomagają dotrzymywać terminów podatkowych i odpowiadać na kontrole przy mniejszym nakładzie pracy ręcznej. Oprogramowanie księgowe dla hoteli wspiera zgodność z przepisami, łącząc transakcje dotyczące pokoi, punktów usługowych, listy płac i dostawców.

Skorzystaj z tych funkcji, aby ograniczyć ryzyko niezgodności:

• Konfiguracja podatków: Stosuj stawki podatkowe, zwolnienia i opłaty za usługi według rodzaju transakcji lub jurysdykcji.
• Ścieżki audytu: Śledź edycje, zatwierdzenia, zwroty i zapisy księgowe wraz ze szczegółami dotyczącymi użytkownika i znacznika czasu.
• Przechowywanie dokumentów: Dołączaj faktury, paragony i dokumentację pomocniczą do transakcji, aby przyspieszyć weryfikację.
• Raporty wymagane przepisami: Przygotowuj deklaracje podatkowe, sprawozdania finansowe i raporty zarządcze na podstawie spójnych danych księgi głównej.

Te mechanizmy kontrolne ograniczają powielanie pracy zespołów finansowych i zmniejszają ryzyko kar wynikających z brakujących rejestrów lub nieprawidłowych obliczeń. Menedżerowie poświęcają mniej czasu na gromadzenie dokumentów, a właściciele zyskują lepszy wgląd w zobowiązania podatkowe i koszty zgodności z przepisami.

Lynda Redman, dyrektor finansowa w Dart Marina Hotel, podkreśliła znaczenie zgodności z przepisami podczas zastępowania systemu księgowego hotelu:

"Aby w pełni przestrzegać zasad Making Tax Digital, musieliśmy całkowicie przeanalizować nasze systemy i procesy."

Jej doświadczenie potwierdza, dlaczego uważam zgodność z przepisami za niezbędny element przy wyborze oprogramowania księgowego dla hoteli. Dokładne rejestry i spójne raportowanie ograniczają liczbę błędów, czas przygotowania do kontroli oraz ryzyko opóźnionego składania deklaracji, zapewniając właścicielom lepszy nadzór nad kosztami zgodności.

7. Wyższe przychody i marże zysku

Dokładne dane dotyczące przychodów i kosztów pomagają ustalać ceny pokoi, kontrolować wycieki przychodów i chronić zysk z każdej rezerwacji. Integracje PMS i POS konsolidują sprzedaż pokoi, punktów usługowych i usług dodatkowych, a raporty zysków i strat według działów pokazują, które usługi generują zdrowe zwroty.

Skorzystaj z tych funkcji, aby przełożyć lepszy wgląd na wymierne korzyści:

• Uzgadnianie przychodów: Dopasowuj rezerwacje, płatności, zwroty i wpłaty, aby wykrywać pominięte opłaty lub błędy księgowania.
• Raportowanie marż: Porównuj przychody z kosztami pracy, dostawców i działalności operacyjnej według działów.
• Prognozowanie: Zapewniaj menedżerom ds. przychodów i dyrektorom generalnym wiarygodne dane do podejmowania decyzji dotyczących cen, obsady i zakupów.
• Alerty dotyczące odchyleń: Oznaczaj nietypowe rabaty, anulowania, koszty i różnice w rozliczeniach, zanim obniżą miesięczne wyniki.

Wes Hallmark, dyrektor księgowości w Makan Hospitality, podkreślił wartość porównywania wyników finansowych w wielu obiektach:

"HIA pozwala mi uzyskiwać dane finansowe wszystkich naszych spółek w jednym miejscu, w tym samym formacie, i łatwo je porównywać."

Najbardziej zwraca moją uwagę to, jak porównywanie kosztów w różnych obiektach może ujawnić możliwości oszczędności, które mogłyby umknąć w pojedynczych raportach finansowych. Dzięki uporządkowanym danym dotyczącym wyników zespoły zarządzania przychodami mogą udoskonalać decyzje cenowe, a menedżerowie operacyjni kontrolować wydatki i chronić marże działów.

8. Więcej czasu na obsługę gości

Zautomatyzowane przetwarzanie faktur, uzgadnianie danych, księgowanie list płac i raporty finansowe ograniczają liczbę godzin, które zespoły finansowe i operacyjne poświęcają na poprawianie arkuszy kalkulacyjnych. Dzięki temu menedżerowie mają więcej czasu na wspieranie pracowników, rozwiązywanie problemów gości i poprawę ogólnej obsługi gości poprzez lepszą codzienną obsługę.

Wykorzystaj te funkcje, aby przeznaczyć więcej czasu na pracę związaną z obsługą gości:

• Automatyzacja przepływu pracy: Kieruj faktury, zatwierdzenia i zadania związane z płatnościami bez konieczności wielokrotnego wysyłania wiadomości e-mail z przypomnieniami.
• Współdzielone pulpity nawigacyjne: Zapewnij dyrektorom generalnym aktualne dane dotyczące pracy, przychodów i wydatków bez konieczności ręcznego tworzenia raportów.
• Integracje systemów: Przesyłaj dane z PMS, POS i systemu płac bezpośrednio do zapisów księgowych.
• Alerty dotyczące wyjątków: Skupiaj uwagę na nietypowych obciążeniach, brakujących zatwierdzeniach lub różnicach w uzgodnieniach.

Lara Brooks, starsza wiceprezes ds. wspólnych usług finansowych w MGM Resorts International, podkreśliła związek między automatyzacją finansów a satysfakcją gości:

"Jesteśmy teraz znacznie bardziej efektywni, ponieważ uprościliśmy sposób, w jaki pracujemy."

MGM Resorts poinformowało, że pracownicy mogli analizować pytania gości dotyczące rozliczeń bez przełączania się między systemami. Moim zdaniem szczególnie istotne jest to, że szybszy dostęp do dokumentacji finansowej ogranicza pracę administracyjną, pozwalając pracownikom szybciej rozwiązywać problemy i utrzymywać stały poziom obsługi gości w okresach wzmożonego ruchu.

Zacznij korzystać z tych korzyści

Skoro znasz już korzyści płynące z oprogramowania księgowego dla hoteli, być może jesteś gotowy, aby wypróbować takie rozwiązanie, ale nie masz budżetu na płatne narzędzie. Moje zestawienie najlepszego bezpłatnego oprogramowania księgowego dla hoteli obejmuje opcje warte rozważenia, wraz z ich funkcjami i ograniczeniami, dzięki czemu znajdziesz odpowiednie rozwiązanie na początek bez zwiększania kosztów operacyjnych.