Hotelreceptiemanager: complete wervingsgids + salaris
Wat is een manager van de hotelreceptie?
Een manager van de hotelreceptie houdt toezicht op de receptiewerkzaamheden en zorgt voor uitzonderlijke gastervaringen vanaf aankomst tot vertrek. Deze persoon begeleidt het personeel, beheert reserveringen, behandelt vragen en zorgen van gasten en zorgt voor een soepel dagelijks verloop.
De belangrijkste verantwoordelijkheden zijn onder andere:
- Toezicht houden op de receptie-, gastenservice-, reserverings- en nachtauditteams
- Het afhandelen van het inchecken van gasten, klachten en vragen
- Het trainen en beoordelen van receptiemedewerkers
- Het beheren van bezettings- en financiële rapportages
- Ervoor zorgen dat het hotelbeleid en de normen worden nageleefd
Hieronder bespreek ik de functieomschrijving en verantwoordelijkheden voor deze belangrijke functie binnen het hotelmanagement.
Want more from The Hotel GM?
Sign up for a free membership to complete reading this article:
Have an account? Log In
Manager van de hotelreceptie: functieomschrijving
De functie van manager of leidinggevende van de receptie is een sterke leiderschapsrol. Deze persoon moet beschikken over sterke communicatieve en managementvaardigheden en echt in staat zijn het team te inspireren en te motiveren, vergelijkbaar met andere managementfuncties binnen de hotelorganisatie. Managers van de hotelreceptie zorgen ervoor dat de gastervaring uitzonderlijk is vanaf het moment dat de gast het hotelterrein betreedt.
De manager van de hotelreceptie zorgt niet alleen voor uitstekende klantenservice, maar is ook verantwoordelijk voor het toezicht op het receptiepersoneel, al het personeel van de gastenservice, de reserveringsmedewerkers en het nachtauditpersoneel. Deze persoon heeft tijdens het inchecken contact met gasten en behandelt eventuele klachten en vragen gedurende hun verblijf.
Een geschikte kandidaat moet snel problemen kunnen oplossen en in staat zijn meerdere taken tegelijk uit te voeren. Aanvullende taken kunnen ook bestaan uit het opstellen van bezettingsrapporten en financiële rapportages.
Verantwoordelijkheden en taken van de manager van de hotelreceptie
Om het eenvoudig te houden, volgt hier een lijst met veelvoorkomende verantwoordelijkheden die de meeste managers van de hotelreceptie hebben.
- Leid alle receptiemedewerkers en assistent-frontofficemanagers op.
- Neem deel aan het selectie- en sollicitatieproces van al het frontofficepersoneel van het hotel en andere leidinggevende functies.
- Maak roosters voor receptiemedewerkers
- Houd toezicht op de werkbelasting tijdens de diensten van medewerkers
- Beoordeel regelmatig de werkprestaties van alle receptiemedewerkers en medewerkers van de gastenservice.
- Onderhoud werkrelaties en duidelijke communicatie met alle afdelingen binnen het hotel, inclusief de algemeen directeur.
- Houd nauwkeurige informatie bij over de status van kamers, zorg ervoor dat deze correct wordt gecommuniceerd aan de juiste teamleden en bijgewerkt in het voorraadbeheersysteem
- Los alle problemen van gasten snel en efficiënt op en zorg voor gasttevredenheid.
- Werk alle informatie en vereisten voor groepsboekingen bij. Geef de informatie door aan het juiste personeel.
- Houd een nauwkeurige administratie bij van het rapport over kredietkamers.
- Ontvang informatie van de managers van de vorige dienst (receptiesupervisors, assistent-frontofficemanagers) en rapporteer nauwkeurige informatie aan de manager van de volgende dienst.
- Controleer het kasgeld en de saldi van alle inkomende en uitgaande transacties en verifieer de stortingen aan het einde van elke dienst.
- Handhaaf alle beleidsregels voor kasbeheer, het verzilveren van cheques en kredietverlening en zie erop toe dat deze worden nageleefd.
- Organiseer regelmatig geplande vergaderingen voor al het frontofficepersoneel.
- Handhaaf de toezeggingen en normen van het hotel tegenover gasten.
- Bereid functioneringsbeoordelingen en rapporten voor de gehele frontofficeafdeling voor en rapporteer indien nodig aan Personeelszaken
- Maximaliseer de kameropbrengsten en bezettingsgraden door dagelijks statusrapporten te beoordelen. Analyseer tariefverschillen en houd de bezettingsrapporten nauwlettend in de gaten.
- Houd gasten met hoge openstaande bedragen in de gaten en onderneem indien nodig passende actie.
- Zie erop toe dat alle hotelbeleidsregels en -normen worden nageleefd door het frontofficepersoneel en binnen alle frontofficeactiviteiten.
- Kan alle aspecten van de frontofficeactiviteiten begrijpen en uitvoeren, inclusief de computersystemen van het hotel (zoals receptiesoftware, communicatiesoftware voor gasten en systemen voor onderhoudsbeheer) en kan indien nodig rapporten en analyses genereren.
- Maak prognoserapporten voor tarieven en bezetting
- Zorg ervoor dat medewerkers altijd attent, vriendelijk, behulpzaam en beleefd zijn tegenover alle gasten, managers en andere medewerkers.
- Behandel alle verzoeken van vipgasten tijdig.
- Zorg ervoor dat de receptie- en gastenservicestations goed zijn uitgerust met de benodigde benodigdheden.
- Beoordeel de dagelijkse frontoffice-rapporten die zijn opgesteld door de nachtelijke auditor.
- Beoordeel dagelijks de feedbackformulieren van gasten.
- Houd een georganiseerd archiefsysteem bij voor alle documentatie en rapporten van medewerkers en gasten.
- Voer andere taken uit zoals gevraagd door de algemeen directeur.
Sollicitatieproces voor een hotelreceptiemanager
Een van de belangrijkste functies in een succesvol hotel is die van hotelreceptiemanager (ook wel frontofficemanager genoemd). Deze persoon kan de hotelervaring van je gasten maken of breken.
Deze persoon is niet alleen verantwoordelijk voor de dagelijkse activiteiten van de receptie en ontvangstruimte, maar speelt ook een belangrijke rol bij het creëren van de cultuur onder je eerstelijnsmedewerkers. Een goede receptiemanager kan van cruciaal belang zijn voor het geluk, de gezondheid en de betrokkenheid van je eerstelijnsmedewerkers. Daarom is dit een functie die tijdens de sollicitatiefasen zorgvuldige overweging en een doordacht proces vereist.
De kandidaat interviewen
De horecasector is grotendeels een sector waarin persoonlijk contact centraal staat. Wanneer je op zoek bent naar de juiste kandidaat, is de interviewfase het belangrijkste onderdeel. Je wilt de kandidaat leren kennen voordat je verdergaat met het sollicitatieproces. Het is ook vrij gebruikelijk om de kandidaat voor meerdere gesprekken terug te laten komen voordat de definitieve beslissing wordt genomen.
Misschien heeft de kandidaat een indrukwekkend cv, maar kan hij of zij goed communiceren? Vindt de kandidaat het leuk om anderen zich welkom en op hun gemak te laten voelen? Heeft de kandidaat een positieve instelling? Kan de kandidaat een team medewerkers motiveren? Dit zijn enkele zaken die je tijdens persoonlijke gesprekken kunt ontdekken.
Wanneer je een receptiemanager zoekt, moet je op zoek gaan naar iemand die niet alleen professioneel en ervaren is, maar ook benaderbaar, enthousiast en empathisch tegenover de behoeften van gasten.
Vragen om te stellen tijdens een sollicitatiegesprek voor een hotel-frontofficemanager
Stel de kandidaat tijdens het sollicitatiegesprek open vragen. Dit helpt de kandidaat zich tijdens het gesprek open te stellen en geeft jou een beter beeld van wie hij of zij is.
Hier zijn enkele veelvoorkomende vragen die vaak aan kandidaten voor de functie van frontofficemanager worden gesteld.
- Waarom wil je voor ______hotel werken?
- Wat weet je over dit hotel? –Dit is een goede vraag om te zien hoeveel voorbereiding de kandidaat heeft gedaan en hoe graag hij of zij de baan wil. Als een kandidaat niet echt veel over het hotel weet, laat dat zien dat hij of zij geen echt onderzoek heeft gedaan en dat jouw hotel voor die persoon niet anders is dan het hotel hiernaast. Je wilt een kandidaat die echt de waarde inziet van werken in jouw hotel.
- Leg uit wat gastvrijheid voor jou betekent
- Beschrijf een moment waarop je een uitdaging in je werk hebt overwonnen.
- Wat zijn jouw sterke punten als manager?
- Beschrijf een moment waarop je te maken had met een boze gast.
- Hoe zou je een situatie aanpakken waarin je een probleem van een gast niet kon oplossen?
- Beschrijf een moment waarop je uitzonderlijke service aan een gast hebt verleend.
- Welke strategieën zou je gebruiken om een sterk gevoel van saamhorigheid onder je medewerkers te creëren? – Dit is een belangrijke vraag. Je wilt een sterke, gezonde en prettige werkomgeving; het is belangrijk om te weten hoe de kandidaat die zou bevorderen.
- Wanneer ben je beschikbaar om te beginnen? – Dit kan veel over een kandidaat onthullen. Als die momenteel voor een hotel werkt, zegt het veel over hem of haar als die de huidige werkgever een redelijke opzegtermijn wil geven. Als iemand daarentegen voor een hotel werkt en dat hotel niet voldoende van tevoren op de hoogte stelt, kan dat een signaal zijn over diens eerlijkheid of over hoe die jouw hotel in de toekomst zou kunnen behandelen.
- Heb je al geplande vakanties? – het kan nuttig zijn om te weten of de kandidaat een reis van vier maanden naar Bali gepland heeft.
Duidelijk wervingsproces
Zorg ervoor dat het wervingsproces duidelijk is. Je wilt je tijd optimaal benutten door meerdere sollicitatiegesprekken op één dag in te plannen. Vooral als andere managers de kandidaat ook willen spreken, wil je niet dat dit wekenlang aansleept. Je moet ook rekening houden met hoeveel tijd de kandidaat zijn of haar huidige werkgever moet geven bij ontslag.
Als jouw accommodatie achtergrondcontroles uitvoert, wil je daar onmiddellijk na het sollicitatieproces mee beginnen.
Salaris
Bij een salaris spelen veel factoren een rol. Hoe groot is de accommodatie? Hoeveel opleiding en ervaring heeft de sollicitant? Bevindt de accommodatie zich in een stad of een badplaats? Het hangt ook af van het budget dat het hotel heeft vastgesteld. Momenteel ligt het gemiddelde salaris voor een frontofficemanager tussen $55,000- $60,000 USD.
Conclusie
"Het kost jaren van rustig werken om een team op te bouwen dat consequent is in zijn waarden, in de filosofie gelooft en bereid is zijn werk te doen terwijl het zich houdt aan het ethische gedrag dat de filosofie impliceert: het juiste doen en ervoor zorgen dat je geen concessies doet aan het principe in de manier waarop je iedereen behandelt – je leveranciers, je klanten, je partners en de vakmensen die er werken."
– Isadore Sharp, Oprichter, Four Seasons
Net als mensen zijn niet alle managers gelijk geschapen. De functie van frontofficemanager is essentieel voor je hotel en deze persoon speelt een grote rol in de cultuur en het succes ervan.
Neem dus de tijd om zorgvuldig na te denken bij het aannemen en werven voor deze functie. Als je de perfecte kandidaat niet kunt vinden, is de kandidaat die je hebt gevonden dan bereid om te leren? Is je kandidaat enthousiast over de functie en het werken voor jouw accommodatie? Heb je het gevoel dat de kandidaat de waarden en visie van het hotel kan uitvoeren en hooghouden? Dit zijn allemaal vragen die je moet overwegen bij het nemen van je definitieve beslissing.
Ik hoor graag wat jij hiervan vindt! Heb je belangrijke sollicitatievragen die je hebben geholpen om vast te stellen of een kandidaat wel of niet geschikt was?
