8 fordeler med hotellregnskapsprogramvare for bedre resultater

De viktigste fordelene med regnskapsprogramvare for hoteller omfatter raskere økonomiske avslutninger og bedre kostnadskontroll – to ting som direkte påvirker bunnlinjen. Når regnskapet er spredt over regneark og frakoblede systemer, hoper små feil seg opp, og rapporteringen tar lengre tid enn den burde.

Riktig programvare endrer dette bildet. Denne artikkelen gjennomgår åtte konkrete fordeler som hjelper økonomiteamet med å arbeide mer nøyaktig, raskt og trygt.

Hva er regnskapsprogramvare for hoteller?

Regnskapsprogramvare for hoteller er en økonomisk plattform utviklet for å håndtere en eiendoms inntekter, utgifter, fakturaer, lønn og rapportering. Den kan kobles til eiendomsstyringssystemer (PMS) og kassasystemer (POS), noe som reduserer manuell dataregistrering mellom avdelingene. Funksjoner som leverandørreskontro, hovedbokstyring, bankavstemming og automatisert rapportering hjelper teamet med å opprettholde nøyaktige regnskaper og ta raskere driftsbeslutninger.

De 8 viktigste fordelene med regnskapsprogramvare for hoteller

Her er de viktigste fordelene med regnskapsprogramvare for hoteller:

Join our Community

Keep up with the hotel management community!

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Raskere månedlig økonomisk avslutning

Koblede PMS- og POS-integrasjoner fører rom-, restaurant- og andre inntekter inn i hovedboken uten gjentatt registrering i regneark. Automatiserte bankavstemminger, tilbakevendende bilag, fakturaflyt og sjekklister for avslutning reduserer manglende data og sene justeringer.

Bruk disse funksjonene til å forkorte avslutningen og forbedre beslutningstakingen:

• Sentraliserte data: Økonomiteamene arbeider med ensartede inntekts- og utgiftsposter.
• Automatiserte avstemminger: Regnskapsførere identifiserer uavstemte transaksjoner før de forsinker rapporteringen.
• Oversikt over avslutningen: Ledere følger utestående oppgaver, godkjenninger og underlagsdokumenter på ett sted.
• Tidligere innsikt: Hotellsjefer og avdelingsledere får oppdatert informasjon om belegg, arbeidskraft og kostnader tidligere.

En kortere avslutning gir eiere mer oppdaterte resultattall, slik at de kan justere bemanning, innkjøp, priser og avdelingsbudsjetter før neste rapporteringssyklus. Den reduserer også tiden som brukes på overtid for å finne feil og utarbeide rapporter.

Effekten kommer tydelig frem i Renascent Hospitalitys erfaring med Inn-Flow. Robyn Mounce, selskapets økonomidirektør, fortalte:

"Tidligere tok den månedlige avslutningen en uke, mens den nå bare tar et par dager, hvis det er nødvendig."

Erfaringen hennes bekrefter hvorfor jeg anser raskere økonomisk avslutning som en av de mest verdifulle fordelene med regnskapsprogramvare for hoteller. Mindre tid brukt på å avstemme transaksjoner betyr at økonomiteamene kan konsentrere seg om å analysere økonomiske resultater og håndtere problemer før neste rapporteringssyklus.

2. Redusert risiko for kostbare feil

Automatisert dataregistrering og kontrollmekanismer for godkjenning bidrar til å forhindre feil som påvirker gjestebelastninger, leverandørbetalinger, lønn og økonomiske rapporter. Regnskapsprogramvare for hoteller kobler PMS- og POS-registreringer til hovedboken, noe som reduserer duplikate registreringer og avskrivingsfeil.

Bruk disse kontrollene til å beskytte marginene og forbedre ansvarligheten:

• Valideringsregler: Marker manglende felt, duplikate fakturaer, uvanlige beløp og avvikende transaksjoner før bokføring.
• Godkjenningsflyt: Send innkjøp, refusjoner og betalinger til riktig leder, slik at det opprettes et tydelig revisjonsspor.
• Rollebasert tilgang: Begrens sensitive endringer til autoriserte brukere og registrer hvem som redigerte hver transaksjon.
• Integrerte registreringer: Avstem rominntekter, restaurantsalg, innskudd og betalingsoppgjør på tvers av avdelingene.

Færre feil betyr mindre tid brukt på å korrigere bilag og undersøke avvik. Økonomiteamene kan avslutte regnskapet med færre justeringer, mens avdelingsledere unngår feilaktige budsjetter og leverandørtvister. Eierne får også mer pålitelige resultattall for beslutninger om bemanning og innkjøp.

Robert McCluskey, økonomiansvarlig ved The Spa Hotel, opplevde dette på nært hold etter å ha tatt i bruk Aqilla og rapporteringsverktøyet Sharperlight. Han forklarte:

"Når jeg henter rapporter fra Aqilla via Sharperlight, er rapporteringen min alltid synkronisert."

Det som skiller seg ut for meg, er hvordan konsistent økonomirapportering reduserer behovet for å undersøke avvik mellom regneark og regnskapsoppføringer. McCluskeys erfaring viser hvorfor det er like viktig å holde rapportene i samsvar med hovedboken som å forhindre feil ved dataregistrering.

3. Bedre oversikt over kontantstrømmen

Instrumentpaneler i sanntid viser hvilke innbetalinger som kommer inn, hva som forfaller, og hvor kontantene er bundet opp. Regnskapsprogramvare for hoteller kombinerer innbetalinger fra PMS, POS-salg, fakturaplaner, lønnsforpliktelser og bankbeholdninger i én visning. Dette hjelper deg med å planlegge betalinger og driftsbeslutninger før likviditetsmangel påvirker servicen.

Bruk disse funksjonene for å få bedre kontroll over kontantstrømmen:

• Prognoseverktøy: Sammenlign forventede rominntekter, arrangementsinntekter, leverandørregninger og lønn med tilgjengelige kontanter.
• Oppfølging av kundefordringer: Identifiser forfalte gruppeinnbetalinger, utestående bedriftsbeløp og uoppgjorte betalingstransaksjoner.
• Betalingsplanlegging: Prioriter fakturaer etter forfallsdato, godkjenningsstatus og tilgjengelige midler.
• Avdelingsrapportering: Gi økonomi, innkjøp og daglige ledere tilgang til felles data for beslutninger om bemanning og innkjøp.

Bedre oversikt bidrar til å forhindre gebyrer for sen betaling, unødvendig låneopptak og forhastede innkjøp. Det støtter også punktlige leverandørbetalinger, beskytter gjesteservicen i perioder med lav etterspørsel og gir eiere bedre informasjon for investeringsbeslutninger.

Joshua Herron, direktør for plattformteknologi og forretningsanalyse hos Innisfree Hotels, beskrev hvordan Workday forbedret tilgangen til økonomiske data:

Vi trenger ikke å vente til slutten av måneden, slik de fleste virksomheter gjør, fordi vi arbeider med data som hentes inn hver dag.

Dette eksempelet viser hvordan daglig tilgang til økonomiske data reduserer manuell rapportering og gir bedre oversikt over kontantstrømmen. Økonomiteam kan forutse betalingsforpliktelser, håndtere driftsutgifter og ta bedre økonomiske beslutninger før det oppstår likviditetsmangel.

4. Bedre kontroll over arbeidskostnadene

Lønnsintegrasjoner kobler timer, lønn, overtid og ytelser til rapporter på avdelingsnivå. Du kan sammenligne planlagt bemanning med belegg, rominntekter og salg fra serveringssteder før lønnskjøringen avsluttes. Dette hjelper ledere med å oppdage overbemanning, manglende godkjenninger og overtid som regneark ofte skjuler.

Bruk disse funksjonene for å håndtere bemanningskostnadene:

• Fordeling på avdelinger: Fordel lønnskostnader på rom, matservering, renhold og andre avdelinger for å få tydeligere marginer.
• Avviksvarsler: Identifiser uvanlige lønnsendringer, for mye overtid og forskjeller mellom prognostiserte og faktiske arbeidskostnader.
• Bemanningsprognoser: Tilpass bemanningsbudsjetter til beleggsprognoser, arrangementer og forventet etterspørsel etter service.
• Avstemming av lønn: Sammenlign godkjente timelister med lønnsoppføringer før betalingen behandles.

Økonomiteam får mer nøyaktige bemanningsrapporter, mens avdelingsledere kan justere vakter tidligere. Eiere får tydeligere oversikt over avdelingenes lønnsomhet og kan redusere unødvendig overtid uten å kutte i bemanningen som støtter gjesteservicen.

Andy Aulakh, direktør for forretningsutvikling hos Onvo Hospitality, fremhevet verdien av å følge med på bemanningskostnadene før de påvirker de økonomiske resultatene:

"Vi følger med på bemanningskostnadene hver dag, for hvert hotell. Jeg får en rapport, og teamet vårt samarbeider direkte med de daglige lederne for å handle ut fra den."

Det som skiller seg ut for meg, er hvordan daglig oppfølging av bemanningen gjør det mulig for ledere å kontrollere kostnadene før lønnskjøringen avsluttes. Ifølge en kundehistorie fra Actabl rapporterte Onvo Hospitality at de sparte over $10,000 per måned ved å bruke Hotel Effectiveness og ProfitSword. Dette viser hvordan bedre oversikt over bemanningen kan redusere overtids- og driftskostnader uten at det går på bekostning av gjesteservicen.

5. Strategiske beslutninger basert på bedre informasjon

Hotellledere kan ta bedre beslutninger når inntekter, kostnader, bemanning og kontantdata finnes i ett pålitelig system. I stedet for å vente på regneark ved månedsslutt kan du sammenligne nåværende resultater med budsjetter, prognoser og mål for de ulike avdelingene.

Bruk disse funksjonene til å legge til rette for beslutninger med høyere verdi:

• Dashbord i sanntid: Gjennomgå inntekter fra rombelegg, lønnskostnader, salg fra serveringssteder og resultat per avdeling.
• Scenarioplanlegging: Modellér bemanning, prissetting, innkjøp eller renoveringsvalg før du forplikter midler.
• Avviksrapportering: Undersøk forskjeller mellom prognoser og faktiske resultater mens årsaken fortsatt er tydelig.
• Delt rapportering: Gi økonomi-, drifts-, inntekts- og eierteamene ensartede tall til planleggingsmøter.

Denne oversikten hjelper økonomiteam med å styre pengebruken, ledere med å justere bemanningen og inntektsteam med å beskytte marginene når etterspørselen endrer seg. Eiere får et tydeligere grunnlag for investeringer, utvidelser og budsjettgodkjenninger.

Vincent Rafanan, økonomidirektør i Hotel Nikko San Francisco, fremhevet verdien av detaljert økonomirapportering etter at de tok i bruk Aptechs programvare for regnskap og prognoser:

"I dag kan teamet vårt enkelt sammenligne alle scenarier fra måned til måned."

Det jeg synes er mest bemerkelsesverdig, er hvordan historiske økonomidata gjør det mulig for hotellledere å sammenligne scenarier, forbedre prognoser og ta bedre investeringsbeslutninger. Dette kan redusere unødvendige kostnader og styre ressurser mot mer lønnsomme tjenester.

6. Forenklet overholdelse av lover og skatteregler

Nøyaktige registre og konsekvent rapportering hjelper deg med å overholde skattefrister og svare på revisjoner med mindre manuelt arbeid. Regnskapsprogramvare for hoteller støtter etterlevelse ved å koble sammen transaksjoner på tvers av rom, serveringssteder, lønn og leverandører.

Bruk disse funksjonene til å redusere risikoen for manglende etterlevelse:

• Skattekonfigurasjon: Bruk skattesatser, fritak og serviceavgifter basert på transaksjonstype eller jurisdiksjon.
• Revisjonsspor: Spor endringer, godkjenninger, refusjoner og bilag med opplysninger om bruker og tidsstempel.
• Dokumentlagring: Legg ved fakturaer, kvitteringer og underlagsdokumentasjon til transaksjoner for raskere gjennomganger.
• Lovpålagte rapporter: Utarbeid skatteoppgaver, regnskaper og ledelsesrapporter basert på ensartede regnskapsdata.

Disse kontrollene reduserer dobbeltarbeid for økonomiteam og begrenser bøter som skyldes manglende dokumentasjon eller feilaktige beregninger. Ledere bruker mindre tid på å samle inn dokumenter, mens eiere får bedre oversikt over skatteforpliktelser og kostnader knyttet til etterlevelse.

Lynda Redman, økonomidirektør i Dart Marina Hotel, fremhevet betydningen av å følge lover og regler da de erstattet hotellets regnskapssystem:

"For å overholde ordningen med digital skatterapportering fullt ut måtte vi gjennomgå systemene og prosessene våre i sin helhet."

Erfaringen hennes understreker hvorfor jeg mener at etterlevelse av lover og regler er avgjørende når man velger regnskapsprogramvare for hoteller. Nøyaktige registre og konsekvent rapportering reduserer feil, tiden som brukes på revisjonsforberedelser og risikoen for forsinket rapportering, samtidig som eierne får bedre oversikt over kostnadene knyttet til etterlevelse.

7. Økte inntekter og fortjenestemarginer

Nøyaktige inntekts- og kostnadsdata hjelper deg med å prise rom, kontrollere inntektslekkasjer og beskytte fortjenesten ved hver bestilling. Integrasjoner med PMS og POS samler romsalg, salg fra serveringssteder og tilleggssalg, mens avdelingsvise resultatregnskaper viser hvilke tjenester som gir sunne avkastninger.

Bruk disse funksjonene til å omsette bedre oversikt til målbare resultater:

• Avstemming av inntekter: Avstem bestillinger, betalinger, refusjoner og innbetalinger for å avdekke manglende belastninger eller feilføringer.
• Marginrapportering: Sammenlign inntekter med kostnader til lønn, leverandører og drift per avdeling.
• Prognoser: Gi inntektsansvarlige og hotellsjefer pålitelige tall for beslutninger om prissetting, bemanning og innkjøp.
• Avviksvarsler: Marker uvanlige rabatter, annulleringer, kostnader og avvik i oppgjør før de reduserer månedsresultatene.

Wes Hallmark, regnskapsdirektør i Makan Hospitality, fremhevet verdien av å sammenligne økonomiske resultater på tvers av flere eiendommer:

"HIA gjør det mulig for meg å hente økonomidata fra alle selskapene våre på samme sted, i samme format, og enkelt sammenligne økonomien."

Det jeg synes er mest bemerkelsesverdig, er hvordan sammenligning av kostnader på tvers av eiendommer kan avdekke besparelsesmuligheter som individuelle økonomirapporter kanskje ikke viser. Med renere resultatdata kan team for inntektsstyring finjustere prisbeslutninger, mens driftsledere kan kontrollere utgiftene og beskytte avdelingsmarginene.

8. Mer tid til gjesteopplevelsen

Automatisert fakturabehandling, avstemminger, lønnsposteringer og økonomirapporter reduserer tiden økonomi- og driftsteam bruker på å rette opp i regneark. Dette gir ledere mer tid til å støtte medarbeidere, løse gjesteproblemer og forbedre den generelle gjesteopplevelsen gjennom bedre daglig service.

Bruk disse funksjonene til å frigjøre tid til arbeid med gjestekontakt:

• Arbeidsflytautomatisering: Send fakturaer, godkjenninger og betalingsoppgaver videre uten gjentatte oppfølgings-e-poster.
• Delte dashbord: Gi hotellsjefer oppdaterte arbeidskrafts-, inntekts- og kostnadsdata uten å bygge rapporter manuelt.
• Systemintegrasjoner: Overfør PMS-, POS- og lønnsdata direkte til regnskapsoppføringer.
• Varsler om avvik: Rett oppmerksomheten mot uvanlige belastninger, manglende godkjenninger eller avvik i avstemmingen.

Lara Brooks, senior visepresident for delte økonomitjenester hos MGM Resorts International, fremhevet sammenhengen mellom økonomiautomatisering og gjestetilfredshet:

"Vi er mye mer effektive nå fordi vi har forenklet måten vi arbeider på."

MGM Resorts rapporterte at medarbeidere kunne undersøke spørsmål om gjestefakturering uten å bytte mellom systemer. Det som skiller seg ut for meg, er hvordan raskere tilgang til økonomiske oppføringer reduserer administrativt arbeid, slik at medarbeiderne kan løse problemer raskere og opprettholde jevn gjesteservice i travle perioder.

Begynn å ta fordelene i bruk

Nå som du kjenner fordelene ved regnskapsprogramvare for hoteller, er du kanskje klar til å prøve et program, men har ikke budsjett til et betalt verktøy. Min oversikt over den beste gratis regnskapsprogramvaren for hoteller dekker alternativer som er verdt å utforske, inkludert funksjonene og begrensningene deres, slik at du kan finne et passende utgangspunkt uten å øke driftskostnadene.