Å administrere hotellarrangementer innebærer å holde selskapslokaler, blokker med gjesterom, cateringdetaljer, ansatte og utstyr samordnet uten å skape planleggingskonflikter. Den rette programvaren for arrangementsplanlegging kan samle disse bevegelige delene på ett sted og gi teamet ditt bedre oversikt over hver bestilling.
Jeg har gjennomgått de ledende alternativene for hoteller og serveringssteder, med fokus på verktøy som støtter arrangementsplanlegging, administrasjon av selskapslokaler, BEO-er, gruppebestillinger, ressurskoordinering og integrasjoner for hotell- og serveringsbransjen.
I denne veiledningen går jeg gjennom den beste programvaren for arrangementsplanlegging for hotellteam, inkludert funksjonene, styrkene og bruksområdene som skiller hvert alternativ fra de andre, slik at du kan velge det som passer best for virksomheten din.
Hvorfor du kan stole på våre programvareanbefalinger
6,700+
Reviews
20
Industry experts
16+
Evaluation factors
14
Years
Teamet vårt har testet og anmeldt programvare siden 2012. Vi er selv ledere i hotell- og restaurantbransjen, så vi vet hvor vanskelig og hvor viktig det er å velge riktig programvare.
I denne guiden har vi vurdert verktøyene gjennom praktisk testing og uavhengig research og gitt dem poeng ut fra våre utvelgelseskriterier.
Anmeldelsene våre bygger på vår egen redaksjonelle vurdering. De er ikke et salgsargument.
Sammenligningstabell: Programvare for arrangementsplanlegging
Denne sammenligningstabellen oppsummerer prisopplysningene for mine utvalgte programmer for arrangementsplanlegging.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Best med automatisert BEO- og tilbudsgenerering | 14 dagers gratis prøveperiode | Fra $199/måned (fakturert årlig) | Website | |
| 2 | Best med interaktiv 3D-diagramvisualisering av arrangementslokaler | Gratisabonnement tilgjengelig | Fra $150/måned | Website | |
| 3 | Best for delte planleggingsdashbord på tvers av hele arenaen | Gratis demo tilgjengelig | Pris på forespørsel | Website | |
| 4 | Best med AI-drevne verktøy for arrangementsadministrasjon | Ikke tilgjengelig | Fra $99/måned (fakturert årlig) | Website | |
| 5 | Best med ubegrenset brukertilgang for arrangementsteam | Gratis demo tilgjengelig | Priser oppgis på forespørsel | Website | |
| 6 | Best med AI-basert automatisering av forespørsler og bestilling | Gratis demo tilgjengelig | Pris oppgis på forespørsel | Website | |
| 7 | Best med umiddelbar tilgjengelighet for arrangementsarealer i sanntid | Gratis demo tilgjengelig | Pris oppgis på forespørsel | Website | |
| 8 | Best med integrerte tilbud og betalinger | Gratis demo tilgjengelig | Fra $199/måned | Website | |
| 9 | Best egnet for fleksible arbeidsflyter for arrangementspåmelding | Gratis demo tilgjengelig | Fra $11,800/år | Website | |
| 10 | Best for å maksimere synligheten for offentlige arrangementer | Gratisabonnement tilgjengelig | Fra 3.7% + $1.79 per billett | Website |
Anmeldelser av den beste programvaren for arrangementsplanlegging
Nedenfor finner du mine detaljerte sammendrag av de beste programmene for arrangementsplanlegging som kom med på kortlisten. Anmeldelsene mine gir et detaljert innblikk i funksjonene, de beste bruksområdene og egenskapene til hver plattform, slik at du kan finne den beste løsningen for deg.
Best med automatisert BEO- og tilbudsgenerering- 14 dagers gratis prøveperiode
- Fra $199/måned (fakturert årlig)
Visit WebsiteCustomer Rating:4.8/5
Perfect Venue viser et aktivt arrangementsdashbord med nøkkeltall for salgsprosessen, arrangementsstatuser og bestillingsdetaljer for arrangementsansvarlige. Perfect Venue er en privat arrangementsadministrasjonsplattform utviklet for restauranter og arrangementssteder, som kombinerer en sentral bestillingskalender, automatisk generering av BEO-er, tilbudsverktøy, betalingsbehandling og gjestekommunikasjon i ett system.
Hvem passer Perfect Venue best for?
Perfect Venue passer godt for uavhengige restauranter, bryggerier og frittstående arrangementssteder som håndterer private middager og arrangerte selskaper.
Hvorfor jeg valgte Perfect Venue
Perfect Venue får en plass på kortlisten min på grunn av måten plattformen håndterer dokumentgenerering på. Når en bestilling kommer inn, bygger den automatisk opp BEO-en, inkludert menyer, tidsplan og bemanning, og sender et profilert tilbud til gjesten uten at jeg trenger å redigere en mal. BEO-funksjonen for ansatte distribuerer deretter arrangementsdetaljer direkte til kjøkken- og serveringsteamene. Jeg liker også at kundene kan gjennomgå, signere og betale via gjestportalen uten frem og tilbake-kommunikasjon.
Viktige funksjoner i Perfect Venue
- Sentralisert arrangementskalender: Se alle arrangementsbestillinger, forespørsler og tilgjengelighet på tvers av flere lokaler i én kalender.
- Hurtigbestillingsflyt for gjester: La gjestene se tilgjengelighet, velge menyelementer og betale depositum direkte på nettet.
- Mobilapp for arrangementsadministrasjon: Administrer bestillinger, oppdater arrangementsdetaljer og få tilgang til gjesteinformasjon på iOS-enheter.
- Oppgavetildeling for teamet: Tildel, følg opp og varsle ansatte om arrangementsrelaterte oppgaver og frister i sanntid.
Integrasjoner med Perfect Venue
Perfect Venue tilbyr innebygde integrasjoner med Stripe, Square, HubSpot, Mailchimp, 7shifts og Tock, og kan kobles til Zapier. Et API er tilgjengelig for tilpassede integrasjoner.
Pros and Cons
Pros:
- Automatisk generering av BEO-er sparer betydelig administrasjonstid
- Gjestportalen gjør det mulig å håndtere depositum og signeringer selv
- Distribusjon av BEO-er til ansatte holder kjøkkenteamene samkjørte
Cons:
- Begrenset funksjonalitet for store hotelleiendommer
- Ingen innebygd plantegning eller romdiagrammer
Learn more about Perfect Venue:
Best med interaktiv 3D-diagramvisualisering av arrangementslokaler- Gratisabonnement tilgjengelig
- Fra $150/måned
Visit WebsiteCustomer Rating:4.3/5
Cvent samler arrangementsdata, måltall og deltakerinnsikt i ett dashbord. Cvent er en ende-til-ende-plattform for arrangementsadministrasjon som dekker påmelding, søk etter lokaler, blokker med grupperom, romdiagrammer, deltakerengasjement og rapportering etter arrangementet for fysiske, virtuelle og hybride arrangementer.
Hvem passer Cvent best for?
Cvent passer for større hotellvirksomheter, konferansesentre og store bedriftsbaserte arrangementsteam som håndterer store mengder komplekse arrangementer på flere områder.
Hvorfor jeg valgte Cvent
Cvent får en plass på kortlisten min fordi ingen annen plattform for arrangementsplanlegging kan måle seg når det gjelder 3D-visualisering av lokaler. Jeg liker at du kan dra en BEO direkte inn i Cvent Event Diagramming, slik at CventIQ AI umiddelbart trekker ut alle oppsettsdetaljene og helt unngår manuell dataregistrering. Derfra lar den fotorealistiske 3D-gjennomgangen meg dele en lenke med kundene, slik at de kan se den nøyaktige romkonfigurasjonen før en eneste stol flyttes.
Viktige funksjoner i Cvent
- Uthenting av BEO-data med CventIQ AI: Dra og slipp BEO-er direkte inn i plattformen for å få arrangementsdetaljer hentet ut automatisk.
- Tildeling av ressurser og lagerstyring: Tildel ansatte, AV-utstyr og annet utstyr til hvert arrangement med lagerstyring i sanntid.
- Integrasjoner med PMS og CRM: Kobler til ledende PMS- og salgsplattformer for hoteller for å synkronisere arrangementer, bestillinger og deltakeroppføringer.
- Samarbeid og kommentarer for flere brukere: Gjør det mulig med samtidige redigeringer, varsler i sanntid og intern eller ekstern teamkommunikasjon i alle arbeidsområder for arrangementer.
Cvent-integrasjoner
Cvent tilbyr innebygde integrasjoner med Salesforce, HubSpot, Marketo, Oracle Hospitality OPERA, Amadeus Delphi og Oracle Sales Cloud. Et API er tilgjengelig for tilpassede integrasjoner.
Pros and Cons
Pros:
- Bransjeledende verktøy for 3D-diagrammer av plantegninger
- AI trekker automatisk ut BEO-detaljer
- Kundeportaler støtter godkjenning av forslag i sanntid
Cons:
- Implementeringen tar betydelig lengre tid enn hos konkurrentene
- Tilpasning av rapporter krever ytterligere konfigurering
Best for delte planleggingsdashbord på tvers av hele arenaen- Gratis demo tilgjengelig
- Pris på forespørsel
Visit WebsiteCustomer Rating:4.4/5
Momentus Technologies tilbyr et omfattende salgsdashbord med leieoppfølging, oversikt over selgernes resultater, kommende arrangementer og CRM-verktøy. Momentus Technologies er en plattform for administrasjon av arenaer og arrangementer som kombinerer booking av lokaler, CRM, cateringadministrasjon, generering av arrangementsordrer, planlegging av drift og kalenderadministrasjon på tvers av flere lokaler for komplekse arenaer.
Hvem passer Momentus Technologies best for?
Den passer godt for ledere for konferansetjenester og cateringsalgsteam som håndterer arrangementer med høyt volum på tvers av konferansesentre, arenaer, stadioner eller universitetsområder.
Hvorfor jeg valgte Momentus Technologies
Momentus Technologies får en plass på kortlisten min fordi ingen annen plattform gir team på tvers av avdelinger i en arena en delt kalendervisning på helt samme måte. Jeg liker spesielt tilgjengelighetskalenderen, som viser tilgjengeligheten i sanntid for alle bookbare områder samtidig, samt den tilpassede driftsvisningen, som holder catering-, AV- og gulvteamene på samme tidslinje for arrangementet. Med ubegrenset antall brukere på ett levende dashbord har jeg erfart at den eliminerer kaoset rundt versjonskontroll som vanligvis oppstår mellom salgs- og driftsteam.
Viktige funksjoner i Momentus Technologies
- 2D- og 3D-diagrammer for rom: Utform detaljerte plantegninger og sitteoppsett for alle arrangementsområder.
- Helhetlig administrasjon av gruppebookinger: Håndter tilbud, kontrakter, depositumer og inntektsprognoser på én enkelt plattform.
- Oppretting og redigering av arrangementsordrer: Generer, tilpass og distribuer omfattende arrangementsordrer med detaljer om catering- og riggbehov.
- Åpent API for systemintegrasjoner: Koble til andre arbeidsplassverktøy eller bygg tilpassede integrasjoner for komplekse hotelloperasjoner.
Integrasjoner med Momentus Technologies
Momentus Technologies tilbyr integrasjoner med DocuSign, Tessitura, EventDraw, Microsoft Outlook, Mailchimp og WeTrack. Et åpent API er tilgjengelig for tilpassede integrasjoner. Det finnes ingen dokumentasjon på innebygde PMS- eller POS-integrasjoner.
Pros and Cons
Pros:
- Tilgjengelighet i sanntid på tvers av alle arenaens områder
- Detaljerte arrangementsordrer distribuert til flere avdelinger
- Innebygde 3D-plantegninger og romdiagrammer
Cons:
- Ingen dokumentert innebygd PMS-integrasjon
- Mer krevende implementering for mindre virksomheter
Learn more about Momentus Technologies:
Best med AI-drevne verktøy for arrangementsadministrasjon- Ikke tilgjengelig
- Fra $99/måned (fakturert årlig)
Visit WebsiteCustomer Rating:4.1/5
Caterease viser et detaljert kontrollpanel for arrangementsadministrasjon med klientinformasjon, økonomi og arrangementsnotater for et bedriftskonvent. Caterease er en plattform for catering- og arrangementsadministrasjon, utviklet rundt veiviserstyrt booking, generering av BEO-er, menyadministrasjon, bemanning og AI-drevet rapportering gjennom Horizon Hub.
Hvem passer Caterease best for?
Caterease passer godt for cateringteam og hotelloperasjoner innen mat og drikke som håndterer store mengder arrangementer med komplekse krav til menyer, bemanning og fakturering.
Hvorfor jeg valgte Caterease
Jeg valgte Caterease som en av de beste fordi Horizon Hub virkelig endrer hvordan arrangementsdata hentes ut i det daglige. Cai-assistenten lar meg hente arrangementsdetaljer, klientoppføringer og rapporter ved hjelp av forespørsler i naturlig språk, i stedet for å navigere gjennom nestede menyer. Smarte rapporter genererer analyser på forespørsel uten manuelt oppsett, og bransjetrender sammenligner driften min med anonymiserte data fra hele Caterease-kundebasen, noe som er kontekst jeg ikke enkelt kan få andre steder.
Viktige funksjoner i Caterease
- Dynamisk veiviser for arrangementsbooking: Veileder brukerne gjennom registreringen av alle nødvendige arrangements-, klient- og stedsdetaljer, med betingede felt for hver arrangementstype.
- Tilpassbare BEO- og tilbudsmaler: Lar deg utforme og generere skreddersydde bankettordrer, kontrakter og tilbud for hver klient eller funksjon.
- Integrert kjøkkendisplaysystem: Gir kjøkkenpersonalet en direkte, fargekodet oversikt over menyelementer og endringer i tilberedningen for hvert arrangement.
- Kalender for flere lokaler med gruppering: Viser bookinger og status på tvers av flere arrangementsområder, slik at du raskt kan få visuell oversikt og planlegge.
Integrasjoner med Caterease
Caterease tilbyr integrasjoner med QuickBooks, Outlook, Google Calendar, Mailchimp, Constant Contact, Salesforce og DocuSign. Et API er tilgjengelig for egendefinerte integrasjoner.
Pros and Cons
Pros:
- AI-assistenten forespør arrangementer ved hjelp av naturlig språk
- Veiviserstyrt booking registrerer alle arrangementsdetaljer raskt
- Svært detaljert generering og tilpasning av BEO-er
Cons:
- Grensesnittet føles utdatert sammenlignet med nyere plattformer
- Mobilopplevelsen ligger etter funksjonaliteten på datamaskin
Learn more about Caterease:
Best med ubegrenset brukertilgang for arrangementsteam- Gratis demo tilgjengelig
- Priser oppgis på forespørsel
Visit WebsiteCustomer Rating:4.7/5
Priava tilbyr et arrangementsdashbord med kalendervisning, statussporing og en detaljert liste over planlagte arrangementer, inkludert start- og sluttidspunkter samt antall deltakere. Priava er en skybasert plattform for booking av lokaler og arrangementsadministrasjon, som dekker planlegging av arealer, koordinering av catering, ressursfordeling, CRM og konfliktdeteksjon på tvers av flere typer lokaler.
Hvem passer Priava best for?
Priava passer for mellomstore til store lokaler – konferansesentre, scenekunstarenaer, universiteter og arenaer – som håndterer store mengder arrangementer på tvers av flere områder samtidig.
Hvorfor jeg valgte Priava
Jeg har inkludert Priava blant mine toppvalg fordi modellen med ubegrenset antall brukere gjør at alle koordinatorer, cateringansvarlige og driftsledere kan jobbe i samme system uten økende lisenskostnader. Jeg liker spesielt hvordan plattformen håndterer samtidig planlegging på tvers av flere lokaler med innebygde konfliktkontroller, slik at to teammedlemmer ikke ved et uhell kan dobbeltbooke samme område. Delt oppgavehåndtering og sporing av tjenestebestillinger sørger for at alle avdelinger er samkjørte i én enkelt arrangementsoppføring.
Priavas viktigste funksjoner
- Tilpassbare maler for arrangementsdokumenter: Generer tilbud, kontrakter og kundevendt materiale tilpasset hvert arrangement og lokale.
- Innebygd CRM for håndtering av potensielle kunder og forespørsler: Spor og administrer arrangementsforespørsler, kundeinteraksjoner og salgsmuligheter fra plattformen.
- Sporing av ressurstilgjengelighet og tjenester: Tildel AV-, catering- og logistikkressurser til bookinger, samtidig som du overvåker beholdning og støttebehov.
- Detaljert rapportering på tvers av flere lokaler: Utarbeid drifts- og økonomirapporter på tvers av flere områder eller eiendommer for prognoser og resultatoppfølging.
Priava-integrasjoner
Priava tilbyr innebygde integrasjoner med Salesforce, NetSuite, HubSpot, MailChimp, SAP og Microsoft Outlook. Et API er tilgjengelig for tilpassede integrasjoner.
Pros and Cons
Pros:
- Ubegrenset antall brukere for hele arrangementsteamet
- Konfliktdeteksjon i sanntid på tvers av flere lokaler
- Håndterer catering, ressurser og områder samlet
Cons:
- Mobiltilgangen er begrenset for gulvpersonell
- Oppsettet krever tid på grunn av komplekse konfigurasjoner
Learn more about Momentus Technology (formerly Priava):
Best med AI-basert automatisering av forespørsler og bestilling- Gratis demo tilgjengelig
- Pris oppgis på forespørsel
Visit WebsiteCustomer Rating:4.5/5
Tripleseat tilbyr et sentralisert dashbord som viser innkommende kundeemner, arrangementsprognoser, månedlige salgsmål og kommende arrangementer i én samlet visning. Tripleseat er en arrangementsalgs- og administrasjonsplattform med fokus på gjestfrihetsbransjen som håndterer booking av arrangementsarealer, generering av BEO-er, cateringforslag, gruppekontakter og koordinering av kalendere for flere arenaer for hoteller, restauranter og unike arrangementssteder.
Hvem passer Tripleseat best for?
Tripleseat passer godt for arrangementsteam på hoteller, cateringansvarlige og operatører av flere arenaer som trenger en spesialtilpasset plattform for å administrere hele salgssyklusen for arrangementer.
Hvorfor jeg valgte Tripleseat
Jeg har inkludert Tripleseat blant mine beste valg fordi Tripleseat Intelligence håndterer forespørselsprosessen uten manuell oppfølging: umiddelbare automatiske svar bekrefter nye kundeemner, AI utarbeider kontrakter basert på arrangementsdetaljer, og automatiske påminnelser utløses når et forslag har vært usignert for lenge. Jeg liker også Direkte bestilling, som lar gjester bekrefte reservasjoner av arrangementsarealer døgnet rundt, uten å måtte ringe. I praksis konverterer teamet mitt forespørsler som ellers ville ha stoppet opp midt i salgspipelinen.
Viktige funksjoner i Tripleseat
- Diagrammer over 2D- og 3D-plantegninger: Utform detaljerte arrangementslayouter med dra-og-slipp-verktøy for romoppsett og sitteplasser.
- Generering av bankettarrangementordrer (BEO): Opprett, tilpass og distribuer BEO-er som beskriver menyer, tidsplaner og bemanning for hvert arrangement.
- Innebygde PMS- og POS-integrasjoner: Koble arrangementsdetaljer til ledende systemer for hotelladministrasjon og salgssted for sømløs drift.
- Visuell kalender for flere arealer: Bestill, blokker og administrer tilgjengelighet på tvers av flere arenaer og arrangementsarealer i et sentralisert dashbord.
Tripleseat-integrasjoner
Tripleseat tilbyr innebygde integrasjoner med GoTab POS, OpenTable, SevenRooms, CardConnect, DoorDash for Merchants, Outlook, Google Calendar og Prismm. Et API er tilgjengelig for tilpassede integrasjoner.
Pros and Cons
Pros:
- Innebygd, dedikert salgspipeline for arrangementer
- AI automatiserer svar på forespørsler og oppfølging
- Gode verktøy for oppretting og distribusjon av BEO-er
Cons:
- Mulighetene for tilpasning av rapporter er begrensede
- Tidkrevende oppsett for konfigurasjoner med flere eiendommer
Learn more about Tripleseat:
7Best med umiddelbar tilgjengelighet for arrangementsarealer i sanntidiVvy
- Gratis demo tilgjengelig
- Pris oppgis på forespørsel
Visit WebsiteCustomer Rating:4.7/5
iVvy tilbyr en ukentlig kalendervisning for planlegging og administrasjon av arrangementer på tvers av flere lokaler og kategorier. iVvy er en plattform for hotellsalg og catering som kombinerer administrasjon av funksjonslokaler, generering av BEO-er, koordinering av gruppebestillinger, CRM og cateringkontrakter i ett system utviklet for hoteller og arrangementssteder.
Hvem passer iVvy best for?
iVvy passer for salgs- og arrangementsteam innen catering på hoteller, konferansesentre og hotellgrupper med flere eiendommer som håndterer store mengder gruppe- og konferansebestillinger.
Hvorfor jeg valgte iVvy
iVvy får en plass på kortlisten min på grunn av måten løsningen håndterer tilgjengeligheten til arrangementsarealer i sanntid på tvers av hele hotellets funksjonskalender. Jeg liker at funksjonskalenderen viser forespurte, foreløpige og bekreftede bestillinger for både møterom og blokkbestillinger av gjesterom i én enkelt visning, noe som gjør dobbeltbooking til et ikke-problem. Bestillingsmotoren viser deretter denne tilgjengeligheten i sanntid direkte på hotellets nettsted, slik at forespørsler kommer ferdig kvalifisert i henhold til det som faktisk er ledig.
Viktige funksjoner i iVvy
- Generering av ordre for bankettarrangementer (BEO): Opprett, rediger og send detaljerte BEO-er med menyer, tidsplaner og bemanningsbehov for hvert arrangement.
- Inntektsrapportering og analyse: Få tilgang til dashbord, fremdriftsrapporter og tilpassbare maler for å følge arrangementsinntekter og lage salgsprognoser.
- CRM og håndtering av potensielle kunder: Registrer alle forespørsler, administrer kundedata og følg opp aktiviteter og kommunikasjon i ett system.
- Digitale tilbud og elektroniske signaturer: Generer raskt merkevaretilpassede tilbud og kontrakter, og send dem deretter til kunden for elektronisk signering med versjonssporing.
iVVy-integrasjoner
iVvy tilbyr innebygde integrasjoner med Opera Cloud, Mews, StayNTouch, RMS, Agilysys, Protel Air, Jonas Chorum, Xero, MYOB, NetSuite, Infor, Salesforce, Cvent, IdeaS og SevenRooms. Et API er tilgjengelig for tilpassede integrasjoner.
Pros and Cons
Pros:
- Funksjonskalenderen i sanntid forhindrer dobbeltbookinger
- Viser tilgjengelighet i sanntid direkte på hotellenes nettsteder
- Utviklet spesielt for hotellarrangementer og catering
Cons:
- Førstegangsoppsettet krever betydelig tid til konfigurering
- Dashbordene for rapportering tilbyr begrensede muligheter for tilpasning
Learn more about iVvy:
Best med integrerte tilbud og betalinger- Gratis demo tilgjengelig
- Fra $199/måned
Visit WebsiteCustomer Rating:4.2/5
Planning Pod viser et sentralisert kontrollpanel for arrangementsstyring med nøkkelgrafer for aktivitet, kommende oppgaver, forfalte elementer og ventende signaturer. Planning Pod er en plattform for styring av lokaler og arrangementer, utviklet for hoteller, selskapslokaler og arrangementssteder. Den kombinerer booking av arrangementslokaler, generering av BEO-er, F&B-styring, cateringtilbud og verktøy for kundekommunikasjon i ett system.
Hvem passer Planning Pod best for?
Planning Pod passer for uavhengige hoteller, boutique-lokaler og frittstående arrangementssteder som håndterer egne arrangementer, catering og kundefakturering uten et fullstendig PMS-økosystem.
Hvorfor jeg valgte Planning Pod
Planning Pod får en plass på kortlisten min fordi plattformen knytter tilbud, avtaler og betalinger så tett sammen med én bookingpost. Jeg liker at når en kunde har signert et tilbud via elektronisk signatur, overfører plattformen disse opplysningene direkte til en faktura med delbetalingsplaner som allerede er konfigurert. Teamet mitt kan deretter innkreve depositum gjennom profilerte kundeportaler, med kredittkort og ACH behandlet direkte via Adyen, uten å bytte verktøy.
Viktige funksjoner i Planning Pod
- Diagrammering av plantegninger: Bygg og rediger målestokkriktige oppsett for arrangementsområder, inkludert bord, stoler og sceneoppsett.
- Generering og distribusjon av BEO-er: Opprett tilpassbare bankettordrer for FOH-, kjøkken- og leveringsteam.
- Oppgavebehandling med medarbeidertildeling: Tildel og følg opp oppgaver per teammedlem på tvers av arbeidsflyter for arrangementer.
- Webskjemaer for registrering av potensielle kunder: Samle inn forespørsler om arrangementer fra nettstedet til lokalet ditt direkte i salgspipelinen.
Integrasjoner i Planning Pod
Planning Pod tilbyr innebygde integrasjoner med QuickBooks Online, WeddingWire, The Knot, Google Calendar, Apple Calendar og Microsoft Outlook Calendar. Plattformen kan også kobles til Zapier og tilbyr et API for tilpassede integrasjoner.
Pros and Cons
Pros:
- Tilbud, avtaler og betalinger flyter automatisk
- Innebygd diagrammering av plantegninger for arrangementer
- Kunder kan betjene seg selv via en profilert portal
Cons:
- Rapporteringen mangler dyptgående analyser av inntekter og avkastning
- Ikke utviklet for store porteføljer med flere lokasjoner
Learn more about Planning Pod:
Best egnet for fleksible arbeidsflyter for arrangementspåmelding- Gratis demo tilgjengelig
- Fra $11,800/år
Visit WebsiteCustomer Rating:4.8/5
Learn more about Swoogo:
Best for å maksimere synligheten for offentlige arrangementer- Gratisabonnement tilgjengelig
- Fra 3.7% + $1.79 per billett
Visit WebsiteCustomer Rating:4.6/5Learn more about Eventbrite:
Annen programvare for arrangementsplanlegging
- 11HoneyBookBest egnet for samarbeid og betalinger via kundeportal
- 12SkeddaBest egnet for avanserte bestillingsregler og automatisering
- 13AcceleventsBest for agenda- og foredragshåndtering i stor skala
Slik vurderer jeg programvare for arrangementsplanlegging
Jeg vurderer programvare for arrangementsplanlegging i to lag: grunnlaget – arrangementsplanlegging, administrasjon av lokaler og ressurser, bestillingsflyter og forebygging av konflikter – og særtrekkene som skiller de beste alternativene for hotell- og lokalefokuserte virksomheter fra resten.
Kjernefunksjonalitet (grunnleggende krav for denne listen)
Når jeg velger verktøy til listen min, vurderer jeg hvert av dem på en skala fra 0 (tilbyr ikke funksjonaliteten) til 5 (utmerker seg på dette området) for hver av kjernefunksjonene nedenfor. Deretter omregner jeg verktøyets totalscore til en prosentandel. Hvert verktøy må oppnå en samlet minimumsscore på 65 % for å bli vurdert for inkludering.
- Planlegging av arrangementer og funksjonslokaler: Jeg ser etter en sentralisert kalender, arrangementsdagbok eller bestillingsmatrise som lar team planlegge møterom, ballsaler, arrangementsområder og andre bookbare områder, samtidig som de kan sjekke tilgjengeligheten med et øyekast.
- Bestillings- og salgsadministrasjon: Jeg vurderer hvor godt plattformen håndterer prosessen fra en innledende forespørsel eller RFP til tilbud, kontrakter, bekreftelser og betalinger.
- Konfliktdeteksjon: Programvaren bør bidra til å forhindre overlappende bestillinger ved å vise tilgjengelighet for lokaler og ressurser og flagge potensielle planleggingskonflikter før et arrangement bekreftes.
- Administrasjon av arrangementsressurser: Jeg undersøker om team kan tildele utstyr, cateringkrav, romoppsett, personale og andre ressurser til individuelle arrangementer og holde disse kravene knyttet til bestillingen.
- Arrangementsdokumenter og kommunikasjon: Jeg ser etter verktøy som hjelper team med å opprette og dele tilbud, kontrakter, arrangementsoppsummeringer, BEO-er, kjøreplaner eller andre operative dokumenter, samtidig som kunder og interne team holdes oppdatert.
- Integrasjoner: Plattformen bør kobles til relevante systemer for hotell- og næringsvirksomhet, som PMS, POS, CRM, regnskap, betaling, kalender eller markedsføring, slik at team kan redusere dobbeltregistrering av data.
Når jeg har en liste over verktøy som oppfyller disse kriteriene, vurderer jeg hva som skiller hver plattform fra de andre.
Særtrekk (det som skiller leverandørene fra hverandre)
Slik sammenligner jeg ulike leverandører:
Fremragende funksjoner
Jeg ser nøye på hotell- og arrangementsrelaterte funksjoner som generering av BEO-er, administrasjon av romblokker for grupper, cateringarbeidsflyter og diagrammer over funksjonslokaler. Verktøy som tilbyr 2D- eller 3D-plantegninger, kan hjelpe salgsteam med å opprette nøyaktige romoppsett og dele dem med kunder før et arrangement ferdigstilles. Kundeportaler er et annet skillepunkt, fordi arrangører kan gjennomgå tilbud, signere kontrakter, foreta betalinger og kommunisere endringer uten å være avhengige av lange e-posttråder. Mobiltilgang er også viktig for operative team som trenger å sjekke timeplaner, BEO-er, romoppsett eller endringer i arrangementer i siste liten mens de arbeider rundt på eiendommen.
Mer enn funksjoner
Integrasjonsdybde er spesielt viktig for hoteller og arrangementssteder. Jeg undersøker om plattformen kobles til eiendomsadministrasjonssystemer som Oracle OPERA, Mews, Cloudbeds eller Stayntouch, samt POS-, CRM-, regnskaps- og betalingsplattformer der det er relevant. For hotellsentrerte verktøy kan pålitelig PMS-tilkobling bidra til å holde romblokker for grupper, arrangementsdetaljer og driften av eiendommen samordnet.
Eiendomstype og driftsomfang påvirker også vurderingen min. Et fullservicesenter som administrerer flere ballsaler, cateringteam og romblokker for grupper, har andre krav enn en restaurant som håndterer private selskapsarrangementer, eller et boutiquehotell med ett møterom. Jeg vurderer også krav til implementering, brukervennlighet, tilgjengelige integrasjoner og prismodell, særlig om prisen er basert på brukere, eiendommer, moduler eller det totale arrangementsvolumet.
Slik velger du programvare for arrangementsplanlegging
Det er lett å gå seg vill i lange funksjonslister og kompliserte prismodeller. For å hjelpe deg med å holde fokus når du går gjennom den unike prosessen med å velge programvare, får du her en sjekkliste over faktorer du bør ha i tankene:
| Faktor | Hva du bør vurdere |
| Skalerbarhet | Vil programvaren støtte flere arrangementer, selskapslokaler, eiendommer og brukere etter hvert som virksomheten vokser? Vurder om den kan håndtere alt fra ett enkelt møterom til arrangementer på flere eiendommer. |
| Integrasjoner | Kan den kobles til systemene dere allerede bruker? Se etter integrasjoner med PMS, POS, CRM, regnskapsprogramvare, betalingsverktøy og kalendere for å redusere manuell dataregistrering. |
| Tilpasningsmuligheter | Kan dere tilpasse tilbud, BEO-er, kontrakter, arrangementsmaler, arbeidsflyter for bestillinger og rapporter slik at de samsvarer med hvordan eiendommen drives? |
| Brukervennlighet | Er det enkelt for salgs-, catering-, bankett- og driftsteam å bruke? Se etter intuitive kalendere, tydelig navigasjon og enkle arrangementsoppdateringer for å redusere opplæringstiden. |
| Implementering og oppstart | Hvor raskt kan teamet komme i gang? Vurder datamigrering, oppsett av PMS, konfigurering av arbeidsflyter, opplæringsressurser og leverandørstyrt hjelp med oppstarten. |
| Kostnad | Passer prismodellen for eiendommen? Sammenlign priser per bruker, per eiendom og basert på moduler, og ta hensyn til kostnader for implementering, integrasjoner og valgfrie tillegg. |
| Sikkerhetstiltak | Hvordan beskytter plattformen gjeste-, betalings- og arrangementsdata? Se etter tilgangskontroller, kryptering, sikker betalingshåndtering og relevante tiltak for etterlevelse av krav. |
| Tilgjengelig kundestøtte | Kan dere få hjelp når det oppstår et problem med et arrangement? Vurder åpningstider for kundestøtte, responstider, hjelp med oppstart og tilgjengelige kanaler som telefon, e-post og chat. |
Hva er programvare for arrangementsplanlegging?
Programvare for arrangementsplanlegging hjelper hoteller, selskapslokaler og virksomheter innen gjestfrihet med å administrere arrangementsbestillinger, selskapslokaler, gruppevirksomhet, cateringbehov og arrangementsressurser fra ett system. Hotellledere, salgsteam, cateringansvarlige og arrangementskoordinatorer bruker disse plattformene til å organisere tilgjengelighet, forhindre dobbeltbookinger, opprette arrangementsdokumenter og koordinere avdelinger.
Mange plattformer rettet mot gjestfrihetsbransjen går lenger enn enkel kalenderplanlegging ved å støtte BEO-er, tilbud, kontrakter, romblokker, depositum, plantegninger og integrasjoner med eiendomsstyrings- og kassasystemer. Dette gir salgs- og driftsteam en mer sentralisert måte å administrere arrangementer på, fra den første forespørselen til gjennomføringen.
Funksjoner i programvare for arrangementsplanlegging
Når dere velger programvare for arrangementsplanlegging, bør dere se etter følgende nøkkelfunksjoner:
- Administrasjon av selskapslokaler: Lar dere se og planlegge bruk av ballsaler, møterom, private spiserom og andre arrangementsområder fra en sentralisert kalender.
- Generering av BEO-er: Hjelper catering- og bankettteam med å opprette og distribuere BEO-er som inneholder menyer, krav til oppsett, tidsplaner og operative instruksjoner.
- Administrasjon av gruppebestillinger: Støtter gruppeforespørsler, tilbud, kontrakter, romblokker, depositum og andre trinn i salgsprosessen for arrangementer.
- Konfliktdeteksjon: Identifiserer overlappende bestillinger av lokaler, utstyr eller ressurser før de skaper driftsproblemer.
- Tilbud og kontrakter: Lar salgsteam opprette merkevaretilpassede tilbud, avtaler og kontrakter samt innhente elektroniske signaturer.
- Ressursplanlegging: Hjelper med å tildele medarbeidere, AV-utstyr, møbler, cateringbehov og andre ressurser til bestemte arrangementer.
- Verktøy for plantegninger og diagrammer: Gjør det mulig for team å opprette romoppsett og sitteplaner for møter, bryllup, konferanser og banketter.
- PMS- og POS-integrasjoner: Kobler arrangementsinformasjon til eiendomsstyrings- og kassasystemer for å redusere dobbeltregistrering av data.
- Kundeportaler: Gir arrangementsarrangører et sted der de kan gjennomgå dokumenter, foreta betalinger, sende inn informasjon og kommunisere med lokalet.
- Analyse og rapportering: Sporer arrangementsinntekter, konverteringsfrekvenser, utnyttelse av lokaler, gruppevirksomhet og andre resultatmål.
Fordeler med programvare for arrangementsplanlegging
Implementering av programvare for arrangementsplanlegging gir flere fordeler for teamet og virksomheten. Her er noen av fordelene dere kan se frem til:
- Færre bookingkonflikter: Tilgjengelighet for arrangementslokaler i sanntid gjør det enklere å unngå dobbeltbookinger og overlappende ressursfordelinger.
- Bedre koordinering mellom avdelinger: Sentraliserte arrangementsdetaljer gir salgs-, catering-, bankett-, kjøkken- og resepsjonsteam tilgang til den samme informasjonen.
- Raskere salg av arrangementer: Digitale tilbud, kontrakter, betalingsinnkreving og automatiserte arbeidsflyter kan forkorte tiden fra forespørsel til bekreftet booking.
- Mer nøyaktig gjennomføring av arrangementer: BEO-er, plantegninger, tidslinjer og ressursplaner hjelper teamene med å forstå nøyaktig hva hvert arrangement krever.
- Mindre manuell dataregistrering: Integrasjoner med PMS, POS, CRM, regnskap og betaling reduserer behovet for å registrere arrangements- og gjesteinformasjon på nytt i ulike systemer.
- Bedre gjesteopplevelse: Raskere kommunikasjon, kundeportaler og organiserte arrangementsdetaljer gjør det enklere å svare arrangører og håndtere endringer.
- Bedre inntektsoversikt: Rapporteringsverktøy hjelper deg med å forstå arrangementsinntekter, konverteringsrater, utnyttelse av arrangementslokaler og resultater for gruppevirksomheten.
Kostnader og priser for programvare for arrangementsplanlegging
Valg av programvare for arrangementsplanlegging krever en forståelse av de ulike prismodellene og tilgjengelige abonnementene. Kostnadene varierer basert på størrelsen på virksomheten, antall brukere, arrangementslokaler, integrasjoner, moduler og krav til implementering. Mange leverandører som fokuserer på hotell- og serveringsbransjen, bruker tilpassede priser i stedet for å publisere faste månedspriser.
Tabellen nedenfor oppsummerer vanlige prismodeller og funksjonene som vanligvis er inkludert i løsninger for programvare for arrangementsplanlegging:
Sammenligningstabell for abonnementer for programvare for arrangementsplanlegging
| Abonnementstype | Typisk pris | Vanlige funksjoner |
| Abonnement på startnivå | Rundt $50-$150/måned | Arrangementskalender, grunnleggende bookinger, kontaktadministrasjon, tilbud og enkel rapportering |
| Profesjonelt abonnement | Rundt $150-$500/måned | BEO-er, kontrakter, betalinger, ressursplanlegging, automatisering og avansert rapportering |
| Eiendomsbasert abonnement | Tilpasset pris | Administrasjon av arrangementslokaler, gruppesalg, arbeidsflyter for catering, PMS-integrasjoner og tilgang for flere brukere |
| Bedriftsabonnement | Tilpasset pris | Administrasjon av flere eiendommer, avanserte integrasjoner, sentralisert rapportering, API-er, dedikert kundestøtte og tilpassede arbeidsflyter |
Vanligste spørsmål om programvare for arrangementplanlegging (FAQ-er)
Hvordan integrerer jeg programvare for arrangementplanlegging med de eksisterende hotellsystemene mine?
De fleste plattformer for arrangementsplanlegging kobler seg til systemer som eiendomsstyringsprogramvare, salgsstedssystemer, CRM-systemer, regnskapsverktøy, betalingsplattformer og kalendere. Før du velger et verktøy, bør du sjekke om det tilbyr innebygde integrasjoner med ditt eksisterende PMS eller POS. Hvis en direkte integrasjon ikke er tilgjengelig, støtter noen plattformer også API-er eller tredjepartskoblinger.rn
Kan programvare for arrangementplanlegging håndtere tilbakevendende arrangementer?
Ja, mange verktøy for arrangementsplanlegging støtter tilbakevendende bestillinger for møter, konferanser, opplæringsøkter og andre gjentakende arrangementer. Avhengig av plattformen kan du kanskje angi hvor ofte arrangementet skal gjentas, reservere det samme selskapslokalet, tildele ressurser og kopiere arrangementsdetaljer fra én bestilling til den neste.rn
Hvor tilpasningsdyktig er programvare for arrangementplanlegging?
Hvor tilpasningsdyktig programvaren er, varierer fra plattform til plattform. Noen verktøy lar deg tilpasse tilbud, kontrakter, BEO-er, bestillingsskjemaer, arrangementsmaler, brukertillatelser, arbeidsflyter og rapporter. Hotell- og arrangementsstedteam bør se etter programvare som kan gjenspeile deres eksisterende salgs-, catering- og arrangementsdrift, i stedet for å tvinge dem inn i en rigid arbeidsflyt.
Finnes det støtte for opplæring av nye brukere?
Mange leverandører tilbyr hjelp med opplæring og innføring gjennom opplæringsøkter, veiledninger, kunnskapsbaser, webinarer og kundestøtte. Mer avanserte plattformer for hotell- og arrangementsbransjen kan også tilby implementeringsspesialister som hjelper med å konfigurere selskapslokaler, integrasjoner, maler, brukertillatelser og arbeidsflyter før lansering.rn
Hvordan vurderer jeg kostnadseffektiviteten til programvare for arrangementplanlegging?
Begynn med å sammenligne programvarens totale kostnad med den operative verdien den gir. Ta hensyn til abonnementsavgifter, implementeringskostnader, integrasjoner, tilleggstjenester og om prisen er basert på brukere, eiendommer eller moduler. Se deretter på om plattformen kan redusere dobbeltbookinger, manuell dataregistrering, administrativt arbeid og tiden som brukes på koordinering av arrangementer, samtidig som teamet ditt kan håndtere mer gruppe- og arrangementsvirksomhet.rn