Hotellivarausohjelmisto: 10 käyttöönottovaihettamme
Hotellivarausohjelmiston käyttöönoton onnistuminen ratkaisee, onko järjestelmä sellainen, johon tiimisi luottaa, vai sellainen, jonka kanssa sen on kierrettävä ongelmia. Hätäisesti tai jäsentämättömästi toteutettu käyttöönotto johtaa väärin määritettyihin asetuksiin, puutteellisesti koulutettuun henkilökuntaan ja varausvirheisiin, jotka vieraat huomaavat ennen sinua.
Tässä esitellyt 10 vaihetta tarjoavat selkeän ja johdonmukaisen etenemispolun alkuasetuksista käyttöönoton jälkeiseen viimeistelyyn. Jokainen vaihe keskittyy tiettyyn käyttöönoton osa-alueeseen, joten mitään ei jää väliin ja tiimisi voi aloittaa käytön luottavaisin mielin.
Miten toteutan hotellivarausohjelmiston käyttöönoton
Jaan hotellivarausohjelmiston käyttöönoton 10 käytännölliseen vaiheeseen, jotka ohjaavat majoitusliikettäsi alkuasetuksista käyttöönoton jälkeiseen viimeistelyyn:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Projektin suunnittelu ja sidosryhmien yhteisen näkemyksen varmistaminen
Ennen kuin kosket mihinkään asetuksiin, varmista, että oikeat ihmiset ovat mukana. Tämä tarkoittaa vastaanottopäällikköä, tuottojohtajaa, IT-vastaavaa ja vähintään yhtä siivous- tai operatiivisen toiminnan edustajaa. Jokaisella osastolla on työnkulkuja, joihin uusi järjestelmä vaikuttaa, ja ristiriitojen havaitseminen myöhäisessä vaiheessa maksaa huomattavasti enemmän kuin yksi ylimääräinen suunnittelupalaveri alussa.
Määritä realistinen käyttöönottopäivä ja suunnittele eteneminen siitä taaksepäin. Jäsennä jokainen vaihe, nimeä vastuuhenkilö ja dokumentoi, kuka hyväksyy minkäkin asian. Jos majoitusliikkeesi käyttää vanhaa hotellin kiinteistönhallintaohjelmistoa, selvitä tietojen siirtotarpeet varhaisessa vaiheessa – vierashistoria, hinnastot ja nykyiset varaukset tarvitsevat kaikki selkeän siirtosuunnitelman.
Yleisin virhe tässä vaiheessa on käyttöönoton käsitteleminen IT-projektina. Sitä se ei ole. Kyseessä on operatiivinen projekti, jota IT tukee. Pidä hotellinjohtaja mukana ja varmista, että jokainen osastopäällikkö ymmärtää aikataulun ennen asetusten määrittämisen aloittamista.
Ennen asetusten määrittämisen aloittamista varmista nämä suunnittelupäätökset, jotta jokainen osasto tietää vastuunsa ja hyväksyntäpisteensä:
- Nimeä päätöksentekijät: Nimeä johtotason vastuuhenkilö, projektin omistaja, osastojen vetäjät ja lopullinen hyväksyjä ratkaisemattomille ongelmille.
- Dokumentoi työnkulut: Kuvaa varaukset, peruutukset, maksut, huoneiden tilapäivitykset ja vieraspyynnöt vaikutusten piiriin kuuluvien osastojen välillä.
- Määritä siirtosäännöt: Päätä, mitkä vierasprofiilit, varaukset, hinnastot ja historiatiedot on siirrettävä vanhasta PMS-järjestelmästä.
- Määritä käyttöönoton kriteerit: Sopikaa testituloksista, koulutuksen valmistumisesta, tietojen oikeellisuudesta ja ennen julkaisua tarvittavasta tuesta.
- Hallitse muutoksia: Kirjaa uudet pyynnöt, arvioi niiden operatiiviset vaikutukset ja hyväksy vain aikatauluun ja budjettiin sopivat muutokset.
2. Infrastruktuurin ja käyttöympäristön valmiuden arviointi
Ennen minkään ohjelmiston asentamista varmista, että majoitusliikkeesi infrastruktuuri todella tukee sitä. Tämä tarkoittaa internet-yhteyden testaamista vastaanotossa, taustatoimistossa ja kaikissa etäpäätteissä. Katkennut yhteys kesken sisäänkirjautumisen ei ole pieni haitta – se rikkoo vieraskokemuksen.
Ota IT-vastaavasi ja ohjelmistotoimittajan käyttöönottotiimi mukaan tässä vaiheessa. He tunnistavat laitteistopuutteet ja palomuuriristiriidat sekä tarkistavat, täyttävätkö nykyiset laitteesi vähimmäisvaatimukset. Älä oleta, että ne täyttävät ne.
Useimmin näkemäni virhe on todellisen käyttökuormitustestin ohittaminen. Järjestelmän käyttäminen normaalioloissa ei riitä – simuloi käyttöhuipun aikaista liikennettä hidastumisten havaitsemiseksi ennen kuin vieraat huomaavat ne. Varmista myös, että varayhteysratkaisusi todella toimii eikä ole vain dokumentoitu. Jos ensisijainen yhteytesi katkeaa kiireisen sisäänkirjautumisjakson aikana, tiimisi tarvitsee luotettavan varayhteyden, jonka se on jo testannut, ei sellaista, jonka vianmääritystä se joutuu aloittamaan tilanteen keskellä.
- Testaa jokainen sijainti: Tarkista internetin nopeus ja yhteyden vakaus vastaanotossa, taustatoimistossa, etäpisteissä ja kaikissa liikkuvissa työpisteissä.
- Varmista laitteet: Vertaa tietokoneita, tabletteja, kuittitulostimia, maksupäätteitä ja verkkolaitteita toimittajan julkaisemiin vaatimuksiin.
- Tarkista verkkoyhteydet: Pyydä IT-osastoa ja toimittajaa tarkistamaan palomuurisäännöt, vaaditut portit, käyttäjäoikeudet ja yhteydet liitettyihin järjestelmiin.
- Simuloi huippukysyntää: Testaa useita samanaikaisia hakuja, varauksia, sisäänkirjautumisia, maksuyrityksiä ja huonetilojen päivityksiä kiireisen toimintajakson aikana.
- Varmista varasuunnitelma: Siirry varayhteyteen, varmista pääsy olennaisiin järjestelmätoimintoihin ja dokumentoi manuaaliset toimintatavat käyttökatkon varalle.
- Kirjaa avoimet ongelmat: Kirjaa jokainen suorituskykyongelma, laitteistopuute ja määritysriippuvuus sekä vastuuhenkilö ja määräaika ennen käyttöönottoa.
3. Tietojen siirron kartoitus ja valmistelu
Ota vanhasta järjestelmästäsi täydellinen tietovienti ennen mitään muuta. Sinun on tiedettävä tarkalleen, mitä tietoja käsittelet – vierasprofiilit, aiemmat varaukset, hintasuunnitelmat, kanta-asiakastiedot ja kaikki tulevat varaukset, jotka on siirrettävä muuttumattomina.
Kaikkea ei kannata siirtää. Viiden vuoden takaisia saapumatta jääneiden varausten tietoja tarvitsee harvoin siirtää, mutta aktiiviset yritysasiakkuudet ja tulevat varaukset on ehdottomasti siirrettävä. Päätä yhdessä tuottopäällikön ja vastaanoton esihenkilön kanssa, mitkä tiedot siirretään, mitkä arkistoidaan ja mitkä jätetään pois. Toimittajan käyttöönottotiimin tulee vahvistaa tietomuoto ennen tuonnin aloittamista – yhteensopimattomat kenttärakenteet ovat yleisin syy siihen, että siirrot epäonnistuvat huomaamatta. Suorita ensin testisiirto pienellä tietoaineistolla, tarkista tulos ja dokumentoi jokainen määrityspäätös, jotta tiimisi voi selvittää poikkeamat käyttöönoton jälkeen.
Käytä tätä kartoituskehystä päättääksesi, mitä siirretään, miten tiedot validoidaan ja mihin tarkastusketju tallennetaan:
| Tietojoukko | Siirtotoimenpide | Validointitarkistus | Käsittelyä koskevat huomautukset |
|---|---|---|---|
| Tulevat varaukset | Tuo kaikki vahvistetut ja alustavat varaukset. | Vertaa päivämääriä, huonetyyppejä, hintoja, ennakkomaksuja ja vierastietoja vanhaan järjestelmään. | Täsmäytä kokonaismäärät ennen uusien varausten avaamista. |
| Vierasprofiilit | Siirrä aktiiviset profiilit ja hyväksytyt mieltymykset. | Tarkista päällekkäiset tietueet, yhteystietokentät, suostumusmerkinnät ja kanta-asiakastunnisteet. | Arkistoi passiiviset profiilit, kun säilytyssäännöt sen sallivat. |
| Hintasuunnitelmat | Luo hintakoodit, rajoitukset, verot ja hintaan sisältyvät palvelut uudelleen. | Testaa hinnoittelu eri päivämäärillä, käyttöasteilla, kanavissa ja peruutusehdoilla. | Säilytä vanhojen ja uusien hintakoodien välinen vastaavuus. |
| Huonevarasto | Yhdistä huonenumerot, huonetyypit ja saatavuussäännöt. | Vertaa myytävissä olevaa huonevarastoa ja käytöstä poistettuja huoneita kiinteistön huoneluetteloon. | Ratkaise nimeämiserot ennen varausten tuontia. |
| Maksutiedot | Siirrä tarvittavat ennakkomaksu- ja maksutunnisteet turvallisesti. | Vahvista saldot, hyvitykset, maksujen tilat ja tunnisteiden yhteensopivuus. | Älä koskaan vie tai tallenna täydellisiä korttitietoja suojaamattomiin tiedostoihin. |
| Historiatiedot | Arkistoi vanhemmat majoitukset uuden järjestelmän ulkopuolelle tarvittaessa. | Varmista, että valtuutetut työntekijät voivat hakea raportointiin tai palveluun tarvittavat tiedot. | Dokumentoi arkiston sijainti, käyttöoikeussäännöt ja säilytysaika. |
| Testisiirto | Tuo rajattu tietoaineisto ennen koko siirtoa. | Vertaa tietueiden määriä ja esimerkkikenttiä molemmissa järjestelmissä. | Kirjaa jokainen poikkeama, korjaus ja hyväksyntä ennen etenemistä. |
4. Järjestelmän määritys ja mukauttaminen
Aloita huonetyypeistä, hintasuunnitelmista ja veroasetuksista – ne muodostavat perustan kaikelle muulle. Jos määrität ne täällä väärin, joudut korjaamaan hinnoitteluvirheitä jokaisessa kanavassa käyttöönoton jälkeen. Sekä tuottopäällikön että vastaanoton esihenkilön tulee tarkistaa määritykset ennen etenemistä.
Vastusta kiusausta luoda vanha järjestelmäsi täsmälleen uudelleen. Tämä on tilaisuutesi siivota vanhat kiertoratkaisut ja rakentaa työnkulut, jotka vastaavat todella sitä, miten tiimisi toimii nykyään. Määritä käyttöönottoa varten vain se, mitä tarvitset. Järjestelmän kuormittaminen hintakoodeilla, huonekategorioilla tai mukautetuilla kentillä, joita et vielä käytä, aiheuttaa hämmennystä koulutuksen aikana ja vaikeuttaa ongelmien selvittämistä.
Testaa jokainen asetus testiympäristössä ennen käyttöönottoa. Väärin määritetty peruutusehto tai ennakkomaksusääntö voi vaikuttaa todellisiin varauksiin jo muutaman tunnin kuluessa käyttöönotosta.
Käytä tätä määritysten tarkistuslistaa havaitaksesi hinnoitteluun, varastoon ja työnkulkuihin liittyvät ongelmat ennen kuin ne vaikuttavat aktiivisiin varauksiin:
Rakenna varasto: Luo huonetyypit, huonenumerot, majoituskapasiteetin rajat ja käytöstä poissa olevien huoneiden säännöt. Vertaa myytävissä olevaa kapasiteettia hyväksyttyyn huoneluetteloon.
Määritä hinnoittelulogiikka: Määritä hintakoodit, rajoitukset, verot, hintaan sisältyvät palvelut, ennakkomaksut ja peruutusehdot. Testaa hinnat eri päivämäärillä, käyttöasteilla ja varauskanavilla.
Määritä käyttäjien käyttöoikeudet: Anna kullekin roolille vain sen työssä tarvittavat käyttöoikeudet. Tarkista vastaanoton, tuottohallinnan, siivouksen, taloushallinnon ja ylläpitäjien käyttöoikeudet.
Kartoita päivittäiset työnkulut: Määritä varausten muutokset, maksujen veloitus, huoneiden tilapäivitykset, vieraspyynnöt ja peruutukset nykyisten toimintamenettelyjesi mukaisesti.
Rajoita mukautuksia: Lisää käyttöönoton yhteydessä vain tiimisi tarvitsemat kentät, hälytykset ja automaatiot. Siirrä tärkeysjärjestyksessä alempana olevat pyynnöt dokumentoituun käyttöönoton jälkeiseen työlistaan.
Käy läpi sidosryhmien kanssa: Pyydä tuottohallinnan ja vastaanoton esihenkilöitä hyväksymään hinnoittelusäännöt. Pyydä operatiivista henkilöstöä tarkistamaan huoneiden tilat ja siivouksen tiedonsiirrot.
Testaa virhetilanteet: Kokeile ylivarausta, myöhäistä peruutusta, osittaista maksua, päivämäärien muutoksia, huoneenvaihtoja ja epäonnistuneita maksuyrityksiä testiympäristössä.
Suojaa aktiiviset tiedot: Pidä kaikki määritysmuutokset testiympäristössä, kunnes vastuuhenkilöt hyväksyvät tulokset. Kirjaa hyväksytyt asetukset ja niiden voimaantulopäivät.
Minulla on ollut etuoikeus johtaa useita vuosia mullistavia Oracle-käyttöönottoja MGM:llä, mukaan lukien onnistunut siirtymisemme Oracle Opera Cloud PMS -järjestelmään monissa lomakohteissamme.
5. Kolmannen osapuolen ja kanavien integraatioiden määritys
Yhdistä OTA-kanavat, GDS ja kanavanhallintajärjestelmäsi ennen kuin käsittelet aktiivista kapasiteettia. Hinnoittelun yhdenmukaisuuden poikkeamat tai saatavuusaukot PMS-järjestelmäsi ja varauskanaviesi välillä johtavat suoraan ylivarauksiin tai menetettyihin tuottoihin – kumpaakaan vieraat eivät anna helposti anteeksi.
Tuottopäällikön ja IT-vastaavan tulisi vastata tästä vaiheesta yhdessä. Kartoittakaa jokainen integraatiopiste ja testatkaa ne sitten yksitellen: lähettäkää hinnanmuutos, varmistakaa, että se näkyy oikein kaikissa kanavissa, ja tarkistakaa, että testivaraus siirtyy takaisin PMS-järjestelmään oikeine tietoineen. Älkää olettako, että onnistunut API-yhteys tarkoittaa tietojen olevan oikein. Varmistakaa myös, että maksuyhdyskäytävä on käytössä ja käsittelee maksut oikein ennen käyttöönottoa – epäonnistuneesta maksutapahtumasta sisäänkirjautumisen yhteydessä on vaikeampi selvitä kuin määritysten viivästymisestä.
Käytä tätä integraatioiden tarkistuslistaa varmistaaksesi, että yhdistetyt kanavat vaihtavat tarkkoja tietoja kapasiteetista, hinnoista, varauksista ja maksuista:
Kartoita yhteydet: Listaa kaikki OTA:t, GDS-järjestelmät, kanavanhallintajärjestelmät, maksupalvelut ja muut järjestelmät, jotka vaihtavat tietoja PMS:n kanssa.
Vahvista vastuut: Nimeä tuottohallinnon, IT:n ja toimittajan yhteyshenkilöt käyttöönottoa, testausta, hyväksyntää ja häiriötilanteiden käsittelyä varten.
Testaa hintapäivitykset: Muuta hintaa PMS:ssä ja varmista sen jälkeen päivämäärät, käyttöastemääritykset, verot, rajoitukset ja sisältyvät palvelut jokaisessa kanavassa.
Testaa saatavuuspäivitykset: Muuta saatavilla olevien huoneiden määrää ja sulje huonetyyppi, minkä jälkeen varmista, että jokainen yhdistetty kanava näyttää muutoksen.
Vahvista varaukset: Tee testivarauksia jokaisen kanavan kautta ja tarkista PMS:stä asiakkaan tiedot, huonetyypit, hinnat, peruutusehdot ja maksun tila.
Tarkista virheenkäsittely: Käy läpi hylätyt viestit, päällekkäiset varaukset, viivästyneet päivitykset ja epäonnistuneet maksut. Dokumentoi, kuka tutkii kunkin ongelman.
Suojaa reaaliaikainen saatavuus: Pidä tuotantoyhteydet suljettuina, kunnes tuottohallinnon, vastaanoton ja IT:n tiimit sekä toimittaja ovat hyväksyneet testitulokset.
6. Käyttäjähyväksyntätestaus
Testauta järjestelmä varsinaisella vastaanottohenkilöstölläsi, tuottojohtajallasi ja siivoustiimilläsi ennen kuin kukaan hyväksyy käyttöönoton. He havaitsevat työnkulkujen puutteet, joita mikään IT-tarkistuslista ei tuo esiin – esimerkiksi tilanteen, jossa huoneen tilapäivitys ei käynnisty oikein tai hinta näkyy väärin tietyssä varauskanavassa.
Käykää läpi yleisimmät päivittäiset tilanteet: ilman varausta saapuvien asiakkaiden sisäänkirjautumiset, varausten muutokset, talletusten palautuksiin liittyvät peruutukset ja ryhmävaraukset. Testatkaa sen jälkeen poikkeustilanteet – ylivaraushälytykset, epäonnistuneet maksut ja myöhäiset uloskirjautumiset. Dokumentoi jokainen ongelma riittävän yksityiskohtaisesti, jotta toimittajasi voi toistaa ja korjata sen. Älä hyväksy käyttöönottoa, ennen kuin kaikki kriittiset virheet on korjattu ja tiimisi tuntee olonsa varmaksi käyttäessään järjestelmää paineen alla. Hätäisesti tehty hyväksyntä on tässä nopein tapa muuttaa julkaisuviikko palautustoimiksi.
Varmista tämän testausjärjestyksen avulla, että varausjärjestelmä tukee päivittäistä työtä ennen hyväksyntää:
Valmistele realistiset tapaukset: Luo testiprofiileja, varauksia, talletuksia, huoneosoituksia, hintasuunnitelmia ja varauskanavien skenaarioita.
Suorita päivittäiset työnkulut: Pyydä vastaanottohenkilöstöä tekemään hakuja, varauksia, sisäänkirjautumisia, huoneenvaihtoja, maksuja, peruutuksia ja uloskirjautumisia.
Testaa poikkeustilanteet: Kokeile ylivaraushälytyksiä, epäonnistuneita maksuja, päivämäärämuutoksia, hyvityksiä, myöhäisiä uloskirjautumisia, päällekkäisiä profiileja ja varattuja huoneita.
Varmista osastojen väliset siirtymät: Varmista, että siivous saa huoneiden tilamuutokset ja että vastaanottotiimit näkevät päivitetyt muistiinpanot, pyynnöt ja huoltosulut.
Kirjaa toistettavat virheet: Kirjaa vaiheet, käyttäjärooli, testitiedot, odotettu tulos, toteutunut tulos, kuvakaappaukset ja liiketoimintavaikutus.
Testaa korjatut ongelmat uudelleen: Toista jokainen epäonnistunut skenaario korjauksen jälkeen ja varmista sitten, että siihen liittyvät työnkulut tuottavat edelleen tarkkoja tuloksia.
Kerää käyttäjien hyväksynnät: Edellytä, että vastaanoton, tuottohallinnon, siivouksen, taloushallinnon ja johdon edustajat hyväksyvät heille määritetyt työnkulut.
Määritä käyttöönoton ehdot: Etene vain, kun koulutus on valmis, ratkaisemattomilla ongelmilla on vastuuhenkilöt ja tukiyhteyshenkilöt ovat käytettävissä käyttöönoton aikana.
7. Henkilöstön koulutus ja roolikohtainen perehdytys
Kouluta kukin rooli vain siihen, mitä sen edustajat todella käyttävät. Vastaanottovirkailijat tarvitsevat koulutuksen sisäänkirjautumiseen, uloskirjautumiseen, varausten muutoksiin ja laskujen hallintaan, kun taas tuottojohtajat tarvitsevat koulutuksen hintojen määrittämiseen ja raportointiin. Kaikkien osastojen kouluttaminen samalla tavalla tuhlaa aikaa ja vaikeuttaa työntekijöiden kannalta heidän työtehtäviinsä liittyvien työnkulkujen muistamista.
Järjestä koulutus testiympäristössä, jotta työntekijät voivat harjoitella vaikuttamatta reaaliaikaisiin varauksiin. Pyydä henkilöstöä käymään läpi realistisia tilanteita, kuten huoneenvaihtoja, maksujen oikaisuja, peruutuksia, hyvityksiä ja ennenaikaisia lähtöjä. Nimeä kustakin osastosta yksi tai kaksi varmaa käyttäjää tukihenkilöiksi, jotka voivat auttaa kollegoita käyttöönoton aikana.
Käytä tätä koulutusjärjestystä ennen käyttöönottoa:
- Kartoita käyttöoikeudet: Yhdistä jokainen rooli niihin näkymiin, toimintoihin ja vierastietoihin, joita se tarvitsee
- Esittele työnkulut: Käy läpi kokonaiset varaus-, maksu-, huoneenvaihto- ja uloskirjautumisprosessit
- Harjoittele poikkeustilanteita: Testaa ylivaraukset, päällekkäiset profiilit, hylätyt maksut ja ennenaikaiset lähdöt
- Varmista ymmärrys: Anna henkilöstön suorittaa skenaarioita ilman vaiheittaista ohjausta
- Kirjaa avoimet kysymykset: Ratkaise avoimet työnkulkuihin liittyvät kysymykset ennen käyttöönottopäivää
8. Rinnakkaistestaus ja laadunvarmistus
Käytä vanhaa ja uutta järjestelmää rinnakkain ennen käyttöönottoa, jotta tiimisi voi verrata varauksia, maksuja, saatavuutta ja raportointia. Vastaanottopäällikön, tuottopäällikön ja talousvastaavan tulisi kunkin validoida hallitsemansa työnkulut.
Kohdista testaus tilanteisiin, joissa ongelmat todennäköisimmin tulevat esiin, kuten ylivarauksiin, jaettuihin maksuihin, saman päivän peruutuksiin, hintojen ohituksiin, huoneenvaihtoihin ja ennenaikaisiin lähtöihin. Jäljitä jokainen poikkeama sen lähteeseen sen sijaan, että käsittelisit sitä erillisenä virheenä.
Käytä tätä laadunvarmistusjärjestystä:
- Määritä kynnysarvo: Määritä, mitkä virheet on ratkaistava ennen käyttöönottoa
- Suorita rinnakkaisia tapahtumia: Vertaa varauksia, muutoksia, peruutuksia, maksuja ja uloskirjautumisia molemmissa järjestelmissä
- Testaa erityistapaukset: Sisällytä ylivaraukset, jaetut maksut, hintojen ohitukset ja poikkeukselliset lähtötilanteet
- Jäljitä poikkeamat: Tarkista määritykset, integraatiot, lähdetiedot ja käyttäjien toimet
- Kerää hyväksynnät: Edellytä vastaanoton, tuottotiimin ja taloushallinnon vastuuhenkilöiden hyväksyntää ennen käyttöönottoa
9. Käyttöönotto ja vaihdon toteutus
Ajasta järjestelmävaihto vähäisemmän volyymin ajanjaksolle ruuhkaisen saapumispäivän sijaan. Sulje vanhassa järjestelmässä avoinna olevat tapahtumat, suorita viimeinen tiedonsiirto ja varmista ennen uuden alustan aktivointia, että varaukset, hintasuunnitelmat, saatavuus, integraatiot, maksut ja käyttäjien käyttöoikeudet ovat valmiina.
Pidä osastojen vastuuhenkilöt ja koulutetut vuorovastaavat saatavilla ensimmäisten työvuorojen aikana, jotta ongelmat voidaan ratkaista nopeasti. Käyttöönoton yhteyshenkilön tulisi myös olla tavoitettavissa toimittajan tukea vaativissa ongelmissa.
Käytä tätä vaihdon toteutusjärjestystä:
- Varmista valmius: Tarkista varmuuskopiot, siirretyt tiedot, integraatiot, saatavuus, hinnat, käyttöoikeudet ja tukiyhteyshenkilöt
- Jäädytä muutokset: Lopeta tarpeettomat muutokset vanhassa järjestelmässä ja kirjaa myöhäiset varauspäivitykset
- Sulje vanha järjestelmä: Selvitä avoinna olevat tapahtumat ja käsittele avoimet laskut sekä saapuvat vieraat
- Aktivoi uusi järjestelmä: Lataa hyväksytyt tiedot ja ota reaaliaikaiset yhteydet käyttöön
- Seuraa ensimmäistä työvuoroa: Tarkista saapumiset, lähdöt, huonejaot, laskut ja jakelukanavien varaukset huolellisesti
10. Käyttöönoton jälkeinen seuranta ja jatkuva tuki
Seuraa järjestelmää tarkasti kahden ensimmäisen käyttöönottoviikon aikana. Tarkista virhelokit, jakelukanavien synkronointi, saatavuus, hintasuunnitelmat, maksut ja laskusaldot päivittäin, jotta pienet määritysongelmat eivät muutu suuremmiksi toiminnallisiksi ongelmiksi.
Pidä vuorovastaavat näkyvästi läsnä ensimmäisen viikon ajan ja järjestä lyhyitä vuorojen jälkipuintikeskusteluja toistuvien kysymysten tai epäonnistuneiden työnkulkujen tunnistamiseksi. Seuraa jokaista ongelmaa ja sen ratkaisua ja sovi sen jälkeen muodollinen katselmus toimittajan tai käyttöönottokonsultin kanssa ensimmäisen kuukauden päätyttyä.
Käytä tätä käyttöönoton jälkeistä rutiinia:
- Tarkista päivittäiset raportit: Tarkista virheet, kanavasynkronointi, saatavuus, hinnat ja laskusaldot
- Pidä vuorovastaavat saatavilla: Tarjoa välitöntä tukea kiireisten työvuorojen aikana
- Järjestä vuorojen jälkipuinnit: Kirjaa toistuvat kysymykset ja työnkulkuongelmat
- Seuraa jokaista ratkaisua: Dokumentoi ongelma, syy, korjaus, vastuuhenkilö ja tulos
- Järjestä 30 päivän katselmus: Arvioi määritykset, integraatiot, raportointi ja tuen tarpeet uudelleen
Harkitsemisen arvoisia hotellien varausohjelmistoja
Tässä on listani parhaista hotellivarausohjelmistoratkaisuista:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Parhaat käytännöt hotellivarausohjelmiston onnistuneeseen käyttöönottoon
Käyttöönotto-ongelmat johtuvat yleensä puutteellisista siirtotarkistuksista, testaamattomista integraatioista, epäselvästä vastuunjaosta ja kiireisestä koulutuksesta. Käyttäjäpalaute viittaa usein myös kanavien synkronointivirheisiin, hankaliksi koettuihin työnkulkuihin ja toimittajan viivästyneeseen tukeen, joten käsittele nämä riskit ennen käyttöönottoa:
| Älä | Tee sen sijaan: |
|---|---|
| Tuota kaikkia historiallisia tietueita järjestelmään päättämättä, mitä kiinteistö vielä tarvitsee | Määritä säilytyssäännöt, siirrä aktiiviset tietueet ensin ja arkistoi vanhemmat historiatiedot turvallisesti |
| Oleta, että vierasprofiilit, hintasuunnitelmat ja varaukset yhdistyvät automaattisesti | Suorita testisiirto ja täsmäytä tietueiden määrät, saldot, hinnat, päivämäärät ja vierastiedot |
| Rakenna kaikki vanhan järjestelmän kiertotavat uudelleen uuteen järjestelmään | Määritä vain käyttöönoton vaatimukset ja kirjaa alemman prioriteetin mukautukset myöhempää tarkastelua varten |
| Yhdistä verkkomatkatoimistot, GDS-kanavat ja maksujärjestelmät suoraan reaaliaikaiseen saatavuuteen ennen testausta | Testaa hintojen, saatavuuden, varausten, peruutusten ja maksujen päivitykset hallitussa ympäristössä |
| Pidä onnistunutta integraatioyhteyttä todisteena tietojen oikeellisuudesta | Vertaa testiviestejä eri järjestelmien välillä ja nimeä vastuuhenkilö tutkimaan hylättyjä tai viivästyneitä päivityksiä |
| Kouluta vain esihenkilöt tai pieni joukko tehokäyttäjiä | Anna vastaanotto-, siivous-, talous- ja tuottohallintatiimeille roolikohtaista harjoittelua realististen tilanteiden avulla |
| Ajoita käyttöönotto huippukäyttöasteen aikaan ilman varasuunnitelmaa | Valitse pienemmän riskin käyttöönottoajankohta, valmistele manuaaliset menettelyt ja varmista varatukiyhteyshenkilöt |
| Ohita epäselvät näkymät, hitaat haut tai puuttuvat työnkulun vaiheet testauksen aikana | Kirjaa jokainen käytettävyysongelma, arvioi sen toiminnallinen vaikutus ja ratkaise tai osoita se vastuuhenkilölle ennen hyväksyntää |
| Anna jokaiselle työntekijälle laajat järjestelmänvalvojan käyttöoikeudet | Luo roolipohjaiset käyttöoikeudet ja tarkista käyttöoikeudet ennen käyttöönottoa sekä henkilöstömuutosten jälkeen |
| Luota toimittajan esittelyihin päivittäisten kiinteistön työnkulkujen testaamisen sijaan | Pyydä henkilöstöä tekemään varauksia, sisäänkirjautumisia, huoneenvaihtoja, maksuja, peruutuksia ja uloskirjautumisia testitietojen avulla |
| Sulje asioita suullisesti kirjaamatta vastuuhenkilöä tai määräaikaa | Ylläpidä käyttöönottolokia, jossa on toistettavat vaiheet, vastuuhenkilöt, määräajat ja uudelleentestauksen tulokset |
| Oleta, että toimittajan tuki vastaa välittömästi käyttöönoton jälkeen | Vahvista kirjallisesti tukiajat, eskalointireitit, vastausodotukset ja paikan päällä liittyvät vastuut |
Oletko valmis valitsemaan oikean ohjelmiston?
Jos käyttöönottosuunnitelmasi on valmis, seuraava vaihe on valita alusta, joka pystyy tukemaan sitä. Vertaile vaihtoehtoja parasta hotellivarausohjelmistoa käsittelevässä oppaassamme löytääksesi järjestelmät, jotka vastaavat kiinteistösi varausprosesseja, integraatioita ja toiminnallisia tarpeita.
