Kuinka kirjoittaa tarjouspyyntö hotellin kiinteistönhallintaohjelmistosta

Hotellikiinteistönhallintaohjelmistoa koskevan tarjouspyynnön laatiminen on yksi älykkäimmistä toimista, joita voit tehdä ennen uuteen järjestelmään sitoutumista. Tarjouspyyntö (RFP) on muodollinen asiakirja, jonka lähetät toimittajille ja jossa pyydät heitä vastaamaan erityisiin vaatimuksiisi, kysymyksiisi ja arviointikriteereihisi.

Käytä sitä, kun arvioit useita toimittajia ja tarvitset jäsenneltyjä, keskenään vertailukelpoisia vastauksia – et myyntiesityksiä.

Hyvin laadittu tarjouspyyntö pakottaa toimittajat vastaamaan todellisiin tarpeisiisi sen sijaan, että he esittelisivät vakiomuotoista demoaan. Se lisää molempien osapuolten vastuullisuutta ja antaa tiimillesi yhdenmukaiset puitteet arviointiin. Tuloksena on tosiasioihin eikä mielikuviin perustuva ehdokaslista.

Tarvitsetko todella tarjouspyynnön?

Tarjouspyyntö ei ole aina oikea työkalu, mutta tehdessäsi merkittävää ohjelmistopäätöstä se on usein paras vaihtoehto. Hotellikiinteistönhallintaohjelmiston kohdalla prosessi tuottaa eniten hyötyä, kun arviointiin liittyy todellista monimutkaisuutta tai organisaation vastuuvelvollisuutta. Tarjouspyyntö on järkevä seuraavissa tilanteissa:

• Arvioit samanaikaisesti vähintään kolmea toimittajaa.
• Kiinteistössäsi on useita osastoja, sijainteja tai integraatiovaatimuksia.
• Hankintakomitea tai omistajaryhmä tarvitsee dokumentoidut perustelut.
• Olet korvaamassa olemassa olevan järjestelmän, ja siihen liittyy merkittävä tiedonsiirto.
• Budjetin hyväksyminen edellyttää muodollista kilpailutusta.

Milloin tarjouspyyntö voi olla liiallinen?

Jos olet pienen, itsenäisen kiinteistön edustaja, tarpeesi ovat yksinkertaiset ja sinulla on jo valmiiksi luotettu yhden tai kahden toimittajan ehdokaslista, jäsennelty toimittajaesittely ja selkeä kysymyslista vievät sinut todennäköisesti perille. Jätä tarjouspyyntö väliin, kun nopeus on prosessia tärkeämpää eikä päätöksesi edellytä organisaation ulkopuolista hyväksyntää.

RFI vs. RFP vs. RFQ: mikä on niiden ero?

RFI:llä kerätään tietoa, RFP:llä pyydetään ratkaisuehdotuksia ja RFQ:lla pyydetään tiettyjä hintatietoja. Kaikki hotellikiinteistönhallintaohjelmiston hankinnat eivät edellytä RFP:tä, etenkään silloin, kun vaatimuksesi ja ensisijainen ratkaisusi ovat jo selvillä. Oikean asiakirjan valitseminen antaa toimittajille oikean suunnan ja auttaa tiimiäsi vertailemaan vastauksia tasapuolisesti.

Hyödynnä tätä taulukkoa yhdistääksesi kunkin hankinta-asiakirjan ohjelmiston hankintatarpeisiisi:

Yleiset tarjouspyyntöjen virheet, joita tulee välttää

Heikot tarjouspyynnöt jättävät toimittajat arvailemaan kiinteistösi, prioriteettiesi ja hankintarajoitustesi suhteen. Tämä voi johtaa epämääräisiin vastauksiin, epäyhtenäiseen hinnoitteluun ja vaikeasti vertailtaviin ehdotuksiin. Yleisiä virheitä ovat yleisluontoisten vaatimusten käyttäminen, vastuiden määrittelemättä jättäminen, käyttöönottotarpeiden sivuuttaminen sekä sen täsmentämättä jättäminen, miten toimittajien tulee kuvata rajoitukset tai lisäkustannukset.

Vältä näitä virheitä, jotta toimittajien vastaukset ovat hyödyllisempiä ja vertailukelpoisempia:

Riittämättömät taustatiedot tai konteksti

Kuvaile kiinteistötyyppisi, huoneiden määrä, sijainnit, osastot, nykyinen järjestelmä ja projektin tavoitteet. Ilman tätä kontekstia toimittajat saattavat ehdottaa sopimattomia kokoonpanoja tai jättää huomioimatta esimerkiksi usean kiinteistön raportoinnin, siivouksen työnkulut tai siirtymistarpeet. Liitä mukaan lyhyt kuvaus kiinteistöstä ja kerro, mihin toiminnallisiin ongelmiin uuden järjestelmän on vastattava.

Puuttuva tai epäselvä budjetti

Ilmoita odotettu budjettialue tai pyydä täydellinen erittely kertaluonteisista ja toistuvista kustannuksista. Ilman selkeitä hinnoitteluohjeita toimittajat saattavat ehdottaa ratkaisuja, jotka ylittävät hyväksyntärajan, tai jättää huomioimatta käyttöönoton, integraatioiden, koulutuksen, tuen ja tietojen siirron kustannukset. Pyydä toimittajia erittelemään jokainen kustannus ja yksilöimään valinnaiset maksut.

Epämääräiset vaatimukset tai juridinen jargoni

Kirjoita vaatimukset selkeällä yleiskielellä ja kuvaile, millaisen lopputuloksen tiimisi tarvitsee kustakin ominaisuudesta. Epämääräinen sanamuoto johtaa erilaisiin tulkintoihin, kun taas liiallinen juridinen kieli voi peittää tärkeitä toiminnallisia yksityiskohtia. Käytä täsmällisiä kysymyksiä, kuten miten järjestelmä käsittelee huoneiden jakamisen, hintarajoitukset, tarkastuslokit ja vieraiden tietojen käyttöoikeudet.

Arviointikriteerejä ei ole jaettu

Kerro toimittajille, miten arvioit ehdotukset ennen kuin he vastaavat. Ilman yhteisiä kriteerejä toimittajat saattavat keskittyä itselleen tärkeimpiin myyntivaltteihin, ja tiimisi saattaa pisteyttää vastaukset epäjohdonmukaisesti. Määritä painotukset esimerkiksi toiminnallisuudelle, integraatioille, käyttöönotolle, tuelle, tietoturvalle, käytettävyydelle ja kokonaiskustannuksille.

Toimittajien vastauksille ei ole vakiomuotoa

Anna jokaiselle toimittajalle sama vastausmalli, kysymysten järjestys ja hinnoittelumuoto. Jäsentämättömät ehdotukset vaikeuttavat sisältyvien ominaisuuksien, oletusten, palvelutasojen, sopimusehtojen ja poissulkemisten vertailua. Edellytä toimittajia vastaamaan suoraan jokaiseen vaatimukseen ja merkitsemään vastaukset sisältyviksi, määritettäviksi, räätälöitäviksi, saatavilla olemattomiksi tai lisäselvitystä vaativiksi.

Join our Community

Keep up with the hotel management community!

Get Free Access

Have an account? Log In

Kokoa hotellin toiminnanohjausjärjestelmän tarjouspyyntötiimi

Eri toimintojen edustajista koostuva tiimi auttaa kartoittamaan toiminnalliset tarpeet, hankinnan rajoitteet ja tekniset vaatimukset ennen kuin toimittajat jättävät ehdotuksensa. Se luo myös yhteisen omistajuuden, joten lopullinen päätös kuvastaa kiinteistön todellista toimintaa.

Ota seuraavat ryhmät mukaan käytännöllisen tarjouspyynnön laatimiseen ja toimittajien vastausten puolueettomaan arviointiin:

Projektin sponsori

Hotellin pääjohtaja, omistaja, operatiivinen johtaja tai alueellinen operatiivinen johtaja voi toimia hotellin toiminnanohjausjärjestelmän tarjouspyynnön sponsorina. Tämä henkilö määrittää projektin prioriteetit, vahvistaa budjettiodotukset, ratkaisee ristiriitaiset vaatimukset ja antaa lopullisen hyväksynnän.

Toimintojen asiantuntijat

Vastaanottopäällikkö, huoneosaston päällikkö, tuottojohtaja, siivouspäällikkö, taloushallinnon vastuuhenkilö ja IT-päällikkö voivat määrittää osastojen vaatimukset. Heidän tulee kuvata nykyiset työnkulut, tunnistaa integraatiotarpeet, tuoda esiin raportoinnin puutteet ja arvioida, tukevatko ehdotetut ominaisuudet päivittäistä toimintaa.

Hankinnasta tai tarjouspyynnöistä vastaavat laatijat

Hankintapäällikkö, hankinta-asiantuntija, projektipäällikkö tai liiketoiminta-analyytikko voi organisoida tarjouspyyntöprosessin. Tämä ryhmä laatii vastausmallin, asettaa määräajat, yhdenmukaistaa hinnoittelupyynnöt, dokumentoi oletukset ja koordinoi toimittajien kysymykset.

Loppukäyttäjät ja sidosryhmät

Vastaanottovirkailijat, varaushenkilöstö, siivoojat, yövuoron tarkastajat, kiinteistön kirjanpitäjät ja omistajien edustajat voivat kuvata käytännön tarpeita ja päätöksentekoon liittyviä huolenaiheita. Heidän palautteensa auttaa testaamaan käytettävyyttä, tunnistamaan koulutustarpeet, arvioimaan käyttöoikeuksia ja varmistamaan, että ehdotukset sopivat todellisiin vieraspalvelun työnkulkuihin.

Määritä välttämättömät ominaisuudet & tavoitteet

Määritä, mitä uuden hotellin toiminnanohjausjärjestelmän on tehtävä, ennen kuin pyydät toimittajilta ehdotuksia. Selkeät ongelmakohdat, tavoitteet ja ehdottomat vaatimukset auttavat toimittajia vastaamaan suoraan toimintasi tarpeisiin ja helpottavat vastausten vertailua.

Käytä näitä osa-alueita vaatimustesi määrittelyyn:

• Nykyisen järjestelmän ongelmakohdat: Kuvaile, missä kohdissa nykyinen järjestelmäsi aiheuttaa viivästyksiä, virheitä tai päällekkäistä työtä. Kerro esimerkiksi, syöttävätkö vastaanottovirkailijat varaustiedot uudelleen, puuttuuko siivoushenkilökunnalta reaaliaikaiset tiedot huoneiden tilasta tai vievätkö esihenkilöt raportit manuaalisesti.

• Vaaditut parannukset ja onnistumisen tulokset: Yhdistä jokainen pyydetty ominaisuus mitattavaan toiminnalliseen tulokseen. Saatat edellyttää nopeampia sisäänkirjautumisprosesseja, vähemmän ristiriitoja huoneiden tilatiedoissa, tarkempia käyttöastetietoja tai parempaa näkyvyyttä huoltotehtäviin.

• Toiminnalliset, tekniset ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvät tarpeet: Listaa vaaditut ominaisuudet varausten, laskutuksen, siivouksen, raportoinnin, hotellien kirjanpito-ohjelmistojen kanssa tehtävien integraatioiden, tietoturvan ja tietosuojan osalta. Määritä esimerkiksi maksujen käsittelyä, kirjanpito-integraatiota, roolipohjaista käyttöoikeuksien hallintaa, tarkastuslokeja, tietojen säilyttämistä ja sovellettavien tietosuojavelvoitteiden noudattamista koskevat vaatimukset.

• Käyttäjäroolit, käyttömäärät ja työnkulut: Tunnista jokainen käyttäjäryhmä, odotettu käyttäjämäärä, käyttöoikeustaso ja keskeinen työnkulku. Ota mukaan vastaanottovirkailijat, yövuoron tarkastajat, siivoojat, tuottojohtajat, taloushenkilöstö ja alueelliset operatiiviset johtajat sekä saapumisten tai työvuorojen vaihtumisen aikainen huippukäyttö.

• Käyttöönottoa koskevat mieltymykset: Ilmoita, haluatko pilvipohjaisen, paikallisesti isännöidyn vai hybridikäyttöönoton. Selitä selainkäyttöä, mobiilityönkulkuja, internet-yhteyden häiriönsietokykyä, kiinteistökohtaista määritystä, päivityksiä, tietojen isännöintiä ja toimittajan hallinnoimaa infrastruktuuria koskevat vaatimukset.

Hotellin kiinteistönhallintaohjelmiston tarjouspyynnön laatiminen

Kun tavoitteesi, vaatimuksesi ja sidosryhmäsi on määritelty, seuraava vaihe on muuttaa ne selkeäksi tarjouspyynnöksi. Hyvin järjestetty asiakirja antaa toimittajille selkeät ohjeet ja auttaa tiimiäsi vertailemaan toiminnallisuuksia, käyttöönottosuunnitelmia, hinnoittelua ja tukea. Sisällytä tarjouspyyntöösi seuraavat osiot:

1. Tiivistelmä

Kuvaile kiinteistösi, projektin tavoitteet, nykyinen järjestelmä ja syy uuden ohjelmiston etsimiseen. Mainitse esimerkiksi huoneiden määrä, kiinteistön tyyppi, toimipaikkojen määrä ja suunniteltu päätöspäivä. Selitä odottamasi tulokset, kuten yksi kaikille osastoille yhteinen varaustietue tai parempi näkyvyys huoneiden tilaan.

2. Työn laajuus

Määrittele palvelut ja ohjelmiston ominaisuudet, jotka toimittajien on tarjottava. Sisällytä tarvittaessa varaukset, vastaanoton toiminnot, siivous, huolto, laskutus, raportointi, integraatiot, tietojen siirto, tuki ja usean kiinteistön hallinta. Pyydä toimittajia esimerkiksi selittämään, miten heidän järjestelmänsä käsittelee huoneenvaihtoja, ryhmävarauksia, jaettuja maksuja ja käytöstä poistettuja huoneita.

3. Tekniset vaatimukset

Listaa tekniset ehdot, jotka tiimisi odottaa alustan täyttävän. Käsittele käyttöönottomallia, tuettuja selaimia ja laitteita, mobiilikäyttöä, rajapintoja, integraatioita, tietojen vientiä, käytettävyystavoitteita, varmuuskopiointiprosesseja ja suorituskykyä saapumisten huippuaikoina. Määritä nykyiset järjestelmät, kuten kirjanpito-, maksu-, kassapääte-, hotellien varausmoottori-, jakelukanavien hallinta- tai identiteetinhallinta-alustat.

4. Toimittajan pätevyys

Pyydä toimittajia esittämään näyttöä siitä, että he pystyvät tukemaan sinun kaltaisiasi kiinteistöjä. Pyydä tietoja yrityksen historiasta, hotelli- ja majoitusalan asiakkaista, asiaankuuluvasta käyttöönottokokemuksesta, tukitoimipaikoista, taloudellisesta tilanteesta ja referensseistä. Kysy referensseiltä tietojen siirron tarkkuudesta, vasteajoista, järjestelmän saatavuudesta, koulutuksen laadusta ja siitä, miten toimittaja käsitteli ratkaisemattomia ongelmia.

5. Tietoturva- ja vaatimustenmukaisuustarpeet

Määrittele vaatimuksesi vieraiden, maksu-, työntekijä- ja liiketoimintatietojen suojaamiselle. Pyydä toimittajia kuvaamaan käyttöoikeuksien hallinta, monivaiheinen todennus, salaus, auditointilokit, haavoittuvuustestaus, poikkeamatilanteisiin reagointi, tietojen säilytys ja alihankkijat. Sisällytä sovellettavat velvoitteet, kuten maksukorttivaatimukset ja vieraasi tai toimintapaikkasi sijainnit huomioivat tietosuojalait.

6. Käyttöönottoa ja koulutusta koskevat odotukset

Kuvaa tarvitsemasi käyttöönottopalvelut, mukaan lukien kartoitus, määritys, tietojen siirto, integraatioiden testaus, käyttäjähyväksyntätestaus, julkaisutuki ja julkaisun jälkeinen arviointi. Määrittele odotukset projektin välitavoitteille, toimittajan vastuuille, kiinteistön vastuuille ja eskalointimenettelyille. Pyydä toimittajia esittämään koulutussuunnitelma vastaanottovirkailijoille, yövuoron tarkastajille, siivoustiimeille, esihenkilöille ja ylläpitäjille.

7. Hinnoittelu ja lisensointi

Vaadi toimittajia erittelemään tilausmaksut, perustamismaksut, käyttöönottopalvelut, integraatiot, tietojen siirto, koulutus, tuki, laitteisto, verot ja valinnaiset moduulit. Määrittele hinnoitteluperuste, kuten huoneet, kiinteistöt, käyttäjät, tapahtumat tai käyttöasteet. Pyydä kolmen tai viiden vuoden kokonaiskustannukset, uusimisen yhteydessä tehtävät hinnankorotukset, vähimmäissitoumukset sekä huoneiden tai sijaintien lisäämisestä perittävät maksut.

8. Sopimusehdot

Määrittele kaupalliset ja oikeudelliset ehdot, joita organisaatiosi odottaa toimittajien käsittelevän. Käsittele sopimuksen kesto, uusimiset, irtisanomisoikeudet, palvelutasot, tuen vasteajat, tietojen omistajuus, tietojen vienti, luottamuksellisuus, vastuu, vakuutukset, hinnanmuutokset ja alihankkijat. Pyydä toimittajia yksilöimään poikkeamat ehdoistasi ja toimittamaan merkitty kopio kaikista ehdotetuista sopimuksista.

9. Toimittajien vastausvaatimukset

Pyydä toimittajia jäsentämään vastauksensa yhdenmukaiseen muotoon, jotta tiimisi voi vertailla ehdotuksia helpommin. Vaadi niitä käsittelemään jokainen toiminnallinen vaatimus, ilmoittamaan, ovatko ominaisuudet vakio-ominaisuuksia, määritettävissä, räätälöityjä vai eivätkö ne ole saatavilla, sekä selittämään mahdolliset riippuvuudet, rajoitukset tai lisäkustannukset. Voit myös pyytää toimittajia ilmoittamaan, missä kohdissa tarvitaan kolmansien osapuolten integraatioita tai käyttöönottopalveluja.

Määrittele arviointikriteerisi

Aseta arviointikriteerisi ennen kuin toimittajat toimittavat ehdotuksensa, erityisesti silloin, kun useat osastot arvioivat eri ominaisuuksia. Päätä, mitkä tekijät ovat tärkeimpiä — kuten toiminnallisuus, käytettävyys, integraatiot, käyttöönotto, tuki ja kokonaiskustannukset — ja määritä kullekin painoarvo sen tärkeyden perusteella. Saman painotetun pisteytyskehyksen käyttäminen jokaisessa ehdotuksessa auttaa tiimiäsi arvioimaan toimittajia yhdenmukaisesti ja pitää päätökset sidottuina toiminnan painopisteisiin.

Mikä on tärkeintä?

Valitse kolmesta viiteen painotettua kategoriaa, jotka heijastavat projektisi tavoitteita ja toiminnan painopisteitä. Esimerkiksi usean kiinteistön ryhmä voi antaa enemmän painoarvoa raportoinnille ja keskitetylle hallinnolle, kun taas itsenäinen hotelli voi asettaa etusijalle vastaanoton työnkulut ja käyttöönottotuen. Harkitse näitä yleisiä pisteytyskategorioita ja valitse sitten vain ne, jotka ovat tiimillesi tärkeimpiä:

• Toiminnallinen soveltuvuus
• Integraatiomahdollisuudet
• Käyttöönottosuunnitelma
• Käyttäjäkokemus
• Raportointi ja analytiikka
• Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus
• Tuki ja koulutus
• Kokonaiskustannukset
• Toimittajan kokemus
• Sopimusehdot

Käytä pisteytysmatriisia

Luo pisteytysmatriisi, jossa on yksi rivi kutakin kriteeriä ja yksi sarake kutakin toimittajaa varten. Voit määrittää toiminnallisen soveltuvuuden painoarvoksi 30 %, integraatioiden 20 %, käyttöönoton 15 %, tuen 15 %, tietoturvan 10 % ja kokonaiskustannusten 10 % ja mukauttaa painoarvoja sitten omien painopisteidesi mukaan. Pyydä arvioijia pisteyttämään jokainen kriteeri yhdenmukaisella asteikolla 1–5 tai 1–10 ja kerro kukin pistemäärä sille määritetyllä painoarvolla. Jos tietojen siirtoon liittyvä riski on tärkein huolenaiheesi, lisää käyttöönoton painoarvoa sen sijaan, että antaisit kaikkien kategorioiden vaikuttaa yhtä paljon.

Selkeytä pisteytysprosessisi

Määrittele, ketkä pisteyttävät ehdotukset ja mitä näyttöä arvioijien tulisi tarkastella ennen vastausten saapumista. Ota mukaan vastaanoton, siivouksen, taloushallinnon, IT:n, tuottojen hallinnan ja omistajien edustajat, kun heidän vastuunsa vaikuttavat hankintaan. Käytä standardoitua arviointiperustetta, jossa kuvataan kunkin pistemäärän merkitys, ja järjestä sitten lyhyt yhteensovittamiskokous, jotta arvioijat tulkitsevat vaatimukset yhdenmukaisesti ennen pisteytyksen aloittamista. Vaadi kirjalliset kommentit poikkeuksellisen korkeille tai matalille pistemäärille, kuten puuttuvalle taloushallinnon integraatiolle tai epäselvälle koulutussuunnitelmalle.

Julkaise hotellikiinteistön hallintaohjelmiston RFP

Jaa RFP selkeän ja hallitun prosessin kautta, jotta jokainen toimittaja saa samat tiedot ja yhtä paljon aikaa vastata. Yhtenäinen prosessi antaa tiimillesi myös luotettavan tallenteen kysymyksistä, määräajoista ja toimituksista; käytä seuraavia käytäntöjä:

Valitse oikea jakelumenetelmä

Lähetä RFP suoraan sähköpostitse, julkaise se hankintaportaalissa tai kutsu toimittajat keskitetyn hankinta-alustan kautta. Useimpien hotelliohjelmistojen etsintöjen yhteydessä suosittelen keskitettyä järjestelmää, joka tallentaa asiakirjojen käytön, toimittajien kysymykset, ehdotusten vastaanottamisen ja muutoshistorian yhteen paikkaan. Liitä mukaan toimittajien yhteystietoluettelo tai käytä roolipohjaista postilaatikkoa, kuten pms-rfp@yourhotel.com, jotta viestintä pysyy selkeänä, kun useat tiimin jäsenet hallinnoivat prosessia.

Aseta selkeät aikatauluodotukset

Julkaise kaikki virstanpylväät itse RFP:ssä ja ilmoita aikavyöhyke sekä se, viittaavatko päivämäärät kalenteri- vai työpäiviin. Käytännöllinen aikataulu hotellikiinteistön hallintaohjelmiston etsinnälle voisi näyttää tältä:

• RFP:n julkaisupäivä: Lähetä lopullinen asiakirja ja vastausmalli kaikille kutsutuille toimittajille.
• Toimittajien kysymys- ja vastausikkuna: Varaa kysymyksille viidestä seitsemään työpäivää ja jaa vastaukset sen jälkeen kaikille osallistuville toimittajille.
• Lopullinen toimitusten määräaika: Anna toimittajille kaksi tai kolme viikkoa ehdotustensa laatimiseen RFP:n vastaanottamisen jälkeen.
• Arviointi- ja valintajakso: Varaa yhdestä kahteen viikkoa pisteytystä, esittelyjä, suosittelijoiden tarkistamista ja finalistien valintaa varten.

Ilmoita toimittajille viipymättä, jos jokin virstanpylväs muuttuu, ja ilmoita mahdollisesta pidennyksestä kaikille osallistuville toimittajille samanaikaisesti.

Määritä toimitusvaatimukset

Kerro toimittajille tarkasti, miten ehdotukset tulee toimittaa, esimerkiksi PDF-muodossa kirjallinen vastaus, XLSX-muodossa hinnoittelu ja DOCX-muodossa täytetyt kyselylomakkeet. Määritä toimitustapa, kuten hankintaportaali, suojattu latauslinkki tai roolipohjainen postilaatikko, ja ilmoita, onko toimittajien käytettävä mallejasi tai lomakkeitasi. Selitä myös määräajan aikavyöhyke, ehdotuksen voimassaoloaika, tiedostokokorajoitukset, nimeämiskäytäntö sekä se, hylätäänkö myöhästyneet toimitukset vai hyväksytäänkö ne ainoastaan kirjallisella luvalla.

Arvioi toimittajien vastaukset ja laadi lyhytlista

Arvioi jokainen ehdotus aiemmin määrittämiesi vaatimusten ja arviointikehyksen perusteella. Vertaa dokumentoituja ominaisuuksia, hinnoitteluoletuksia, käyttöönoton aikatauluja, tukisitoumuksia ja toimittajien ilmoittamia poikkeuksia. Käytä tuloksia rajataksesi joukon toimittajiin, jotka ansaitsevat perusteellisemman tarkistuksen esittelyjen, suosittelijoiden tarkistamisen tai lisäkysymysten avulla:

• Yhtenäistä ehdotusten arviointi: Muunna jokainen vastaus samaan laskentataulukkoon tai vertailutaulukkoon. Kirjaa, sisältyykö kukin vaatimus ratkaisuun, onko se määritettävissä, räätälöitävissä, saavuttamattomissa vai epäselvä, ja merkitse integraatioita, käyttäjämääriä ja tukea koskevat oletukset.

• Käytä painotettua pisteytysmatriisia: Pisteytä toiminnallinen soveltuvuus, integraatiot, käyttöönotto, tuki, turvallisuus, käytettävyys ja kokonaiskustannukset sovittujen painotusten avulla. Anna esimerkiksi siirrolle ja koulutukselle suurempi painoarvo, kun järjestelmä vaihdetaan ennen sesonkikautta.

• Aikatauluta jäsennellyt esittelyt: Anna jokaiselle finalistille samat skenaariot sen sijaan, että sallisit yleisluontoiset esitykset. Pyydä toimittajia esittelemään huoneen vaihto, maksun jakaminen, ryhmävaraus, siivouksen tilapäivitys, yöajo ja kirjanpidon vienti omia työnkulkujasi käyttäen.

• Haastattele toimittajien suosittelijoita: Keskustele hotellien kanssa, joilla on samankaltainen huonemäärä, kiinteistötyyppi, integraatiot tai usean kiinteistön tarpeet. Kysy suosittelijoilta siirron tarkkuudesta, tuen vastausajoista, koulutuksen laadusta, järjestelmän saatavuudesta ja ratkaisemattomista käyttöönotto-ongelmista.

• Selvitä ehdotusten puutteet: Lähetä kirjallisia kysymyksiä, kun hinnoittelu, toiminnallisuus, aikataulut tai sopimusehdot vaikuttavat epämääräisiltä. Kysy, sisältyykö pyydetty ominaisuus ratkaisuun, onko se määritettävissä, räätälöitävissä vai suunnitteilla, ja dokumentoi jokainen vastaus ennen lopullista pisteytystä.

Valitse toimittajat ja ilmoita heille

Valitse toimittaja, joka vastaa parhaiten vaatimuksiasi, käyttöönottokapasiteettiasi, budjettiasi ja pitkän aikavälin toiminnallisia tarpeitasi. Vahvista lopulliset pisteet, suosittelijoiden palautteet, hinnoitteluoletukset, sopimuspoikkeukset ja ratkaisemattomat riskit ennen kuin ilmoitat asiasta kenellekään. Suorita nämä viimeiset vaiheet päättääksesi RFP-prosessin oikeudenmukaisesti ja valmistellaksesi tiimisi käyttöönottoa varten:

Ilmoita valituille ja valitsematta jääneille toimittajille

Ota ensin yhteyttä valittuun toimittajaan ja ilmoita sen jälkeen valitsematta jääneille toimittajille päätöksestä nopeasti ja kunnioittavasti. Selitä päätöksenteon aikataulu, kiitä jokaista toimittajaa sen tarjouksesta ja anna rajallisesti palautetta, jos hankintapolitiikkasi sen sallii. Voit esimerkiksi kertoa valitsematta jääneelle toimittajalle, että sen taloudenhoito-ominaisuudet saivat hyvät pisteet, mutta sen migraation aikataulu ja taloushallinnon integrointi eivät vastanneet projektin vaatimuksia.

Valmistaudu lopullisiin neuvotteluihin

Neuvottele asioista, jotka vaikuttavat kustannuksiin, riskeihin ja hotellikiinteistösi toimintakykyyn käyttöönoton jälkeen. Käy läpi tilausmaksut, uusimiskorotukset, käyttöönottomaksut, migraatiopalvelut, koulutustunnit, integraatiomaksut, palvelutasotavoitteet, tuen vasteajat, tietojen vientioikeudet, irtisanomisehdot ja vastuumääräykset. Pyydä loppuvaiheen tarjoajaa vahvistamaan jokainen muutos tarkistetussa tarjouksessa ja sopimusluonnoksessa ennen hyväksyntää.

Varmista sisäinen yhteisymmärrys ennen allekirjoittamista

Hanki projektin sponsorin, talous- tai hankintatiimin, IT- ja tietoturvatarkastajien, lakineuvonantajan sekä käyttöönoton vaikutuspiiriin kuuluvien osastopäälliköiden hyväksyntä. Varmista, että hyväksytty budjetti sisältää toistuvat maksut, kertaluonteiset palvelut, verot, laitteistot, integraatiot ja varakustannukset. Tee ennen sopimuksen allekirjoittamista lopullinen katselmus käyttöönoton aikataulusta, tietojen siirtoon liittyvistä vastuista, sesonkiajan rajoituksista ja allekirjoitusvaltuuksista.

Parhaat harkittavat hotellikiinteistön hallintaohjelmistot

1. 1. roommaster — Paras hotellien tuottojen optimointityökalu
2. 2. Canary Technologies — Paras koko elinkaaren kattavaan vierashallintaan
3. 3. Click Maint CMMS — Paras hotellien kunnossapidon hallintaan
4. 4. Mews — Paras automatisoituun hotellitoimintaan
5. 5. Connecteam — Paras hotellin sisäiseen viestintään
6. 6. ResNexus — Paras kattavaan varaustenhallintaan
7. 7. ThinkReservations — Paras vaihtoehto kokonaisvaltaista varausmoottoria etsiville
8. 8. HotelKey — Sopii parhaiten mobiilipainotteiseen toimintaan
9. 9. WebRezPro — Sopii parhaiten integrointiin kolmansien osapuolten sovellusten kanssa
10. 10. innRoad — Paras itsenäisille hotelleille

Hotellisi PMS-tarjouspyyntö on valmis – valitse nyt oikea järjestelmä

Kun toimittajat ovat vastanneet ja olet tehnyt valintasi, seuraava vaihe on varmistaa, että valitsemasi PMS sopii hotellikiinteistösi pitkäaikaisiin tarpeisiin – oppaamme aiheesta  hotellin PMS-järjestelmän valitseminen  käy läpi tärkeimmät kriteerit integraatioiden yhteensopivuudesta ja skaalautuvuudesta käyttöönottotapaan ja toimittajan tarjoamaan tukeen.