Hotellin kiinteistönhallintajärjestelmän hyvät ja huonot puolet: sopiiko se sinulle?

1. Sujuvammat toiminnot tehtävien automatisoinnin ansiosta

Kun vastaanotto, siivous ja maksut toimivat yhdessä järjestelmässä, tiimisi käyttää vähemmän aikaa hallinnollisiin tehtäviin ja enemmän aikaa vieraiden palvelemiseen. PMS automatisoi tehtävien siirtymät, jotka muuten veisivät tunteja – esimerkiksi siivoustehtävän käynnistämisen heti vieraan uloskirjautumisen jälkeen tai maksujen käsittelyn ilman manuaalista syöttämistä.

Otetaan esimerkiksi Mews. UDS Hotels säästi 25 tuntia viikossa ylitöissä otettuaan käyttöön Mewsin automatisoidun siivoustehtävien reitityksen, mobiilisisäänkirjautumiskioskit ja maksujen työnkulut. Cloudbeds yhdistää PMS-järjestelmäänsä sisäänrakennetun jakelukanavien hallinnan ja varauskoneen, mikä vähentää manuaalisia hintapäivityksiä OTA-kanavissa. Oracle OPERA Cloud automatisoi saapumista edeltävät työnkulut, kuten vahvistusviestit ja huoneenmäärityslogiikan. Nämä eivät ole vain aikaa säästäviä ratkaisuja – ne vähentävät inhimillisiä virheitä vieraspolun jokaisessa vaiheessa, mikä on erityisen tärkeää silloin, kun vastaanottotiimisi on kuormittunut.

Näihin automaation työnkulkuihin kannattaa keskittyä PMS-järjestelmää käyttöön otettaessa tai tarkastettaessa:

• Uloskirjautumisen jälkeiset siivouslaukaisut: Määritä PMS merkitsemään huoneet automaattisesti siivottaviksi heti uloskirjautumisen vahvistamisen jälkeen, jotta siivoushenkilöstö tietää tarkalleen, mitä priorisoida ilman manuaalista puhelua tai viestiä.
• Viestintä vieraille ennen saapumista: Määritä automaattiset sähköposti- tai tekstiviestisarjat, jotka lähetetään varausajankohdan perusteella – vahvistus varauksen yhteydessä, tiedot kolme päivää ennen saapumista ja sisäänkirjautumismuistutus samana aamuna.
• Maksukortin tokenisointi varauksen yhteydessä: Automatisoi kortin katevaraus varauksen yhteydessä sisäänkirjautumisen sijaan vähentääksesi vastaanoton maksunkäsittelyyn kuluvaa aikaa ja pienentääksesi saapumatta jättämisen riskiä.
• Huoneenmäärityslogiikka: Käytä sääntöpohjaista määritystä yhdistääksesi vieraat huoneisiin mieltymysten, kanta-asiakastason tai kerroksen saatavuuden perusteella – ilman että henkilöstön jäsen joutuu lajittelemaan huonekiintiötä manuaalisesti joka aamu.
• Yöauditoinnin automatisointi: Ajasta päivittäinen auditointi suoritettavaksi automaattisesti yön aikana, jotta tiimisi aloittaa jokaisen työvuoron ajantasaisilla talousyhteenvedoilla ja käyttöastetiedoilla manuaalisen täsmäytystyön sijaan.
• Huoltotilausten reititys: Ohjaa huoltopyynnöt suoraan siivouksesta tai vierasraporteista oikealle tiimin jäsenelle ja seuraa niiden tilaa, jotta mikään asia ei jää vuorojen välillä huomaamatta.

Join our Community

Keep up with the hotel management community!

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Parempi vieraskokemus ja personointi

Kun tiedät vieraan mieltymykset jo ennen hänen saapumistaan, tavallinen majoitus muuttuu kokemukseksi, jonka hän haluaa toistaa. PMS luo vierasprofiileja automaattisesti ja tallentaa huonemieltymykset, ruokavaliotarpeet ja majoitushistorian, joita tiimisi voi hyödyntää yhdellä silmäyksellä – manuaaliselle muistiinpanojen etsimiselle ei ole tarvetta.

Mews automatisoi vierasprofiilien luomisen ja tuo palaavan vieraan tiedot esiin sisäänkirjautumisen yhteydessä, joten henkilökunta voi huomioida toistuvasti vierailevat asiakkaat ilman manuaalista hakua. Cloudbeds yhdistää PMS-järjestelmänsä natiivitoimiseen vierasmarkkinoinnin CRM-järjestelmään, jonka avulla vieraat voidaan segmentoida POS-kulutuksen ja varaushistorian perusteella ja heille voidaan kohdentaa asiaankuuluvia tarjouksia. Oracle OPERA Cloud jakaa vieraan mieltymystiedot useiden kohteiden välillä, joten huonemieltymykset ja erityistoiveet seuraavat vierasta automaattisesti sijainnista toiseen.

Rakenna toimiva vieraspersonointijärjestelmä kiinteistötasolla seuraavien vaiheiden avulla:

1. Arvioi nykyiset vierastietokenttäsi: Tarkista, mitä PMS-järjestelmäsi tallentaa varauksen ja sisäänkirjautumisen yhteydessä. Lisää mukautettuja kenttiä esimerkiksi tyynytyypille, kerrokselle tai ruokavaliorajoituksille, jos järjestelmäsi tukee niitä – useimmat tukevat.
2. Luo tietojen keräämiseen tarkoitettu kosketuspiste: Määritä ennen saapumista täytettävä lomake, joka lähetetään automaattisesti kaksi tai kolme päivää ennen sisäänkirjautumista. Pidä se lyhyenä – kaksi tai neljä kysymystä – jotta vieraat täyttävät sen.
3. Yhdistä vastaukset henkilökunnan toimenpiteisiin: Määritä kunkin mieltymyskentän kohdalla, minkä toimenpiteen se käynnistää. Pyyntö korkeasta kerroksesta tulee ohjata huoneenjakojonoon. Ruokavaliota koskevan huomautuksen tulee päätyä F&B-tiimisi työvuoropalaverin tiedotukseen.
4. Kouluta vastaanoton henkilökunta profiilien tarkistamiseen: Laadi sisäänkirjautumisen vakiotoimintamenettely, joka edellyttää henkilökunnan avaavan vierasprofiilin ennen kuin vieras saapuu tiskille. Jo 30 sekunnin valmistautuminen muuttaa kohtaamisen sävyä.
5. Merkitse vieraat jokaisen majoituksen jälkeen: Päivitä profiilit uloskirjautumisen jälkeen mahdollisilla palvelun korjaamiseen liittyvillä huomautuksilla, päivityshistorialla tai vieraan mainitsemilla mieltymyksillä. Näistä tiedoista muodostuu perusta jokaiselle tulevalle vierailulle.
6. Segmentoi palaavat vieraat kohdennettua yhteydenpitoa varten: Käytä PMS-järjestelmäsi CRM- tai raportointityökaluja luodaksesi listoja vierailujen tiheyden tai kulutuksen perusteella. Lähetä kohdennettuja tarjouksia, jotka vastaavat heidän todellista varauskäyttäytymistään, eivät yleisiä kampanjoita.

3. Älykkäämpi tuotto- ja hinnoittelujohtaminen

Oikea hinta oikeaan aikaan ratkaisee, onko hotelli täynnä vai jääkö tuloja saamatta. Sisäänrakennetuilla tuottotyökaluilla varustettu PMS säätää huonehintoja automaattisesti käyttöasteen kynnysarvojen, varaustahdin ja kysyntäsignaalien perusteella – näin hinnoittelu toimii ympäri vuorokauden ilman, että tuottopäällikön tarvitsee päivittää hintoja manuaalisesti.

Tekoälypohjaista hinnoittelua käyttävät kohteet voivat saavuttaa jopa 15–20 %:n RevPAR-kasvun kuuden kuukauden aikana, erityisesti silloin, kun ne siirtyvät pois kiinteistä tai kausittaisista hinnoittelurakenteista. Cloudbeds yhdistyy suoraan ulkoisiin tuotonhallinta-alustoihin, jotka analysoivat kohde-, varaus-, käyttöaste-, markkina- ja kilpailijatietoja PMS-integraatiokerroksen kautta. Mews tarjoaa markkinapaikkansa kautta valikoiman maailmanlaajuisesti toimivia RMS-integraatioita, mukaan lukien natiivin kumppanuuden IDeASin kanssa, mikä mahdollistaa kaksisuuntaisen tiedonsiirron PMS-järjestelmän ja hinnoittelukoneen välillä. Oracle OPERA Cloud tukee automatisoitua hinnoittelustrategiaa huonetyyppien välillä omien tuotonhallintayhteyksiensä kautta.

Kysyntäsignaali	Suositeltu hinnoittelutoimenpide	Seurattava mittari
Käyttöaste ylittää 80 % ja saapumiseen on yli 7 päivää	Korota BAR-hintaa 10–15 % kaikissa avoimissa huonetyypeissä	Varaustahti verrattuna viime vuoden vastaavaan ajanjaksoon
Alhainen varauskertymä 3 päivää ennen saapumista	Aktivoi lyhyen varausajan alennus tai paketti viime hetken varausten lisäämiseksi	Jäljellä olevat huoneet verrattuna kyseisen päivän historialliseen keskiarvoon
Korkea peruutusaste tiettynä päivänä	Tiukennna vähimmäismajoitusta koskevia rajoituksia ja poista joustavat hintavaihtoehdot	Peruutusaste saapumispäivän mukaan
Paikallinen tapahtuma tai kysyntähuippu havaittu	Sulje alennetut hinnat ja nosta korkeamman tason huonetyypit varauskoneesi kärkeen	Kilpailijoiden hintaindeksi ja paikallisten tapahtumien kalenteri
Välikausi ja tasainen arkipäivien kysyntä	Lisää arkipäivämajoitukseen kannustin, joka liittyy vähimmäisyöpien määrään	Käyttöaste viikonpäivän mukaan
Ryhmävarauksen kiintiö vapautettu takaisin myyntiin	Käynnistä pikahintakampanja kapasiteetin nopeaksi täyttämiseksi	Vapautetut huoneet verrattuna saapumiseen jäljellä oleviin päiviin

4. Keskitetty data ja suorituskykyraportointi

Kun jokainen osasto syöttää tietonsa samaan järjestelmään, pääjohtajan ei tarvitse koota käyttöastelukuja kolmesta erillisestä taulukosta ennen aamupalaveria. PMS kokoaa tuottosi, varaustahtisi, kanavien suorituskyvyn ja siivouksen tilanteen yhteen koontinäyttöön, jonka perusteella koko tiimisi voi toimia.

Oracle OPERA Cloudin raportointi ja analytiikka tarjoaa monitasoisia suorituskykynäkymiä osasto-, toimipiste- tai ketjutasolla sekä reaaliaikaisen pääsyn huipputehokkuusmittareihin huonetuottojen, F&B:n ja käyttöasteen osalta. Cloudbeds Insights seuraa reaaliajassa ADR:ää, RevPARia, varausikkunaa ja kanavakohtaista osuutta. Mukautetun raporttien luontityökalun avulla voit suodattaa ja visualisoida tietoja ilman teknisiä määrityksiä. Se tukee myös usean toimipisteen koontinäkymiä, joten useita toimipisteitä tarkastelevien omistajien ei tarvitse kirjautua erikseen vertaillakseen suorituskykyä.

Raporttityyppi	Tarkasteltavat mittarit	Tarkastelutiheys	Kuka toimii tietojen perusteella
Käyttöaste ja varausten eteneminen	Myydyt ja saatavilla olevat huoneet, varausten kertymisnopeus, ennakkoaika kanavittain	Päivittäin	Vastaanottopäällikkö
Tuottokehitys	ADR, RevPAR, kokonaistuotto huonetyypeittäin	Päivittäin	Hotellinjohtaja tai tuottovastaava
Kanavakohtainen osuus	Varaukset lähteittäin, OTA-komissiokulut, suorien varausten osuus	Viikoittain	Tuotto- tai varauspäällikkö
Siivouksen tehokkuus	Vuoron aikana siivotut huoneet, vaihtoaika, huoltoilmoitukset	Päivittäin	Siivouksen esihenkilö
F&B- ja oheispalvelukulutus	Tuotto vierasta kohden, palvelupisteiden suorituskyky, lisämyynnin toteutumisaste	Viikoittain	F&B-päällikkö
Asiakastyytyväisyyden trendit	Arvostelupisteet, valitusluokat, palvelun palautustilanteet	Viikoittain	Asiakaskokemuksesta tai operatiivisesta toiminnasta vastaava henkilö
Toimipisteiden välinen vertailu	RevPAR sijainneittain, käyttöasteen vaihtelu, parhaiten toimivat kanavat	Kuukausittain	Omistaja tai aluepäällikkö

5. Päällekkäisten varausten väheneminen eri kanavissa

Kun yksi vieras tekee varauksen Booking.comin kautta samalla hetkellä, kun toinen varaa huoneen suoralla verkkosivustollasi, vain yhden järjestelmän pitäisi vahvistaa huoneen varaus – ja PMS varmistaa tämän. Se synkronoi reaaliaikaisen saatavuutesi kaikissa yhdistetyissä kanavissa, joten saatavuus päivittyy heti varauksen saapuessa.

Cloudbeds sisältää natiivin kanavanhallinnan, joka välittää varaston päivitykset OTA-kanaville välittömästi jokaisen varauksen jälkeen. Mews yhdistää jakelukanaviin kanavanhallintansa kautta ja pitää huonemäärät oikeina ilman manuaalisia toimia. Oracle OPERA Cloud hallinnoi hintojen ja saatavuuden jakelua useissa kanavissa yhdestä käyttöliittymästä, mikä on erityisen hyödyllistä usean toimipisteen ryhmille, joissa samaa huonetyyppiä myydään samanaikaisesti useilla alustoilla.

Suuren varausmäärän kanssa työskenteleville varaustiimeille tämä poistaa kokonaan toistuvan asiakasvalitusten lähteen ja viime hetken palvelun palautustilanteet.

• Pidä ylivarausvara nollassa: Ellet käytä tarkoituksellista ylivarausstrategiaa, johon liittyy selkeä uudelleensijoittamiskäytäntö, aseta myytävissä oleva varasto vastaamaan todellista huonemäärääsi kaikissa yhdistetyissä kanavissa.
• Suosi kaksisuuntaisia API-yhteyksiä: PMS:n ja OTA-kanavien väliset suorat API-integraatiot päivittävät saatavuuden molempiin suuntiin. Manuaaliset yhteydet tai iCal-synkronoinnit aiheuttavat viivettä, joka mahdollistaa samanaikaiset varaukset.
• Rajoita kanavien määrä hallittavalle tasolle: Jokainen jakelukokonaisuuteesi lisätty uusi kanava on uusi häiriöiden mahdollinen lähde. Aktivoi vain kanavat, jotka PMS:si pystyy synkronoimaan automaattisesti ja luotettavasti.
• Aseta vähimmäisvarastokynnys: Määritä kanavanhallinta sulkemaan saatavuus tärkeysjärjestyksessä alempana olevilta OTA-kanavilta, kun jäljellä olevien huoneiden määrä saavuttaa määritetyn rajan. Näin viimeiset huoneet voidaan varata suorille varauksille tai ilman varausta saapuville vieraille.
• Tarkista kanavakuvaukset kuukausittain: PMS:n ja OTA-ekstranettien väliset yhteensopimattomat huonetyyppikoodit ovat yleinen varastovirheiden lähde. Tarkista huoneiden ja kanavien kuvaukset aina huonetyyppien muutosten tai hintasuunnitelmien päivitysten jälkeen.
• Seuraa synkronoinnin epäonnistumisesta ilmoittavia hälytyksiä: Useimmat kanavanhallintajärjestelmät kirjaavat synkronointivirheet, kun varausvahvistus ei välity oikein. Määritä joku tarkistamaan hälytykset päivittäin, jotta virheet eivät jää ratkaisematta suuren kysynnän ajaksi.
• Testaa uudet kanavayhteydet ennen käyttöönottoa: Ennen uuden OTA-integraation aktivointia tee testivaraus ja varmista, että saatavilla olevien huoneiden määrä vähenee oikein kaikissa muissa yhdistetyissä kanavissa muutamassa sekunnissa.

4 hotellien kiinteistönhallintaohjelmiston haittapuolta

Hotellien kiinteistönhallintaohjelmisto tarjoaa paljon hyötyä, mutta ennen uuden järjestelmän käyttöönottoa on huomioitava myös neljä keskeistä haittapuolta:

1. Korkeat käyttöönotto- ja lisenssikustannukset

PMS:n käyttöönotto maksaa enemmän kuin kuukausitilausrivi antaa ymmärtää. Käyttöönotto- ja asetuskulujen, tietojen siirron, henkilöstön koulutuksen ja moduulilisäosien myötä kokonaislasku voi kasvaa nopeasti – ja tiukoilla katteilla toimiville itsenäisille hotelleille odotettujen ja toteutuneiden kulujen välinen ero on todellinen taloudellinen riski.

Oraclen OPERA Cloudin kaltaisilla yritystason alustoilla lisenssikustannukset voivat nousta satoihin tuhansiin, mikä tekee niistä huonosti sopivia pienemmille majoitusliikkeille, joilla ei ole erillistä IT-budjettia. Cloudbeds ja Mews käyttävät molemmat tilauspohjaista hinnoittelua, joka skaalautuu huonemäärän mukaan, mikä madaltaa käyttöönoton kynnystä. Mews ei veloita vakiopaketeissaan ennakkoon käyttöönottomaksuja, ja Cloudbeds sisältää kanavanhallinnan ja varausmoottorin samaan tilaukseen lisäkustannusten rajoittamiseksi. Tästä huolimatta yritystason PMS-järjestelmien käyttöönottomaksut voivat edelleen nousta 10 000 dollariin tai sen yli, minkä lisäksi veloitetaan toistuvia moduulimaksuja tuottojen hallinnasta, POS-integraatioista ja premium-tason tukipalveluista.

Kustannusluokka	Missä kustannukset kasvavat	Miten kustannuksia voi hallita
Käyttöönottomaksut	Toimittajat määrittelevät migraatioiden ja käyttöönoton laajasti ja laskuttavat sen jälkeen ylittyneestä työajasta	Pyydä kirjallinen kiinteähintainen käyttöönottotarjous, jossa määritellään toimitettavat kokonaisuudet ja selkeä muutostilauskäytäntö
Tietojen siirto	Historiallisten varausten, asiakasprofiilien ja hinnastojen siirtäminen vanhasta järjestelmästä on aikaa vievää ja usein hinnoitellaan erikseen	Tarkasta ja siivoa nykyiset tietosi ennen migraation aloittamista – päällekkäisten ja puutteellisten tietueiden poistaminen vähentää laskutettavia migraatiotunteja
Henkilöstön koulutus	Käyttäjä- tai istuntokohtaiset koulutuskustannukset kasvavat nopeasti osastojen välillä	Neuvottele kouluttajien kouluttamiseen perustuvasta järjestelystä, jossa yksi organisaation oma henkilö saa kattavan koulutuksen ja välittää sen muulle tiimille
Moduulilisäosat	Perustilaukset eivät usein sisällä tuottojen hallintaa, POS-integraatiota ja edistynyttä raportointia	Listaa kaikki ominaisuudet, joita majoitusliikkeesi todella tarvitsee, ennen pakettien arviointia ja vertaa sitten kootun alustan kokonaiskustannuksia modulaarisen alustan kustannuksiin
Tukipalvelutasot	Premium-tukipaketteja myydään usein lisäpalveluina sopimuksen uusimisen yhteydessä	Testaa toimittajan vastausajat kokeilujakson aikana ennen maksulliseen tukitasoon sitoutumista
Sopimuksen kesto	Monivuotiset sopimukset lukitsevat hinnan mutta rajoittavat mahdollisuuksiasi irtautua	Neuvottele aluksi 12 kuukauden sopimus ennen pidempään sopimukseen sitoutumista, erityisesti jos olet vaihtamassa vanhasta järjestelmästä
Integraatiokustannukset	Kolmannen osapuolen työkalujen – varausmoottoreiden, POS-järjestelmien ja maineenhallintatyökalujen – yhdistämiseen liittyy usein integraatiokohtaisia maksuja	Kartoita nykyisen teknologiakokonaisuutesi kaikki työkalut suhteessa PMS-järjestelmän natiivien integraatioiden luetteloon ennen allekirjoittamista, jotta piiloon jäävät yhteyskustannukset tulevat esiin etukäteen

2. Pitkä henkilöstön koulutus ja perehdytys

Uuteen PMS-järjestelmään siirtyminen tarkoittaa, että tiimisi on opittava käyttämään sitä – ja henkilöstön vaihtuvuuden ollessa suurta oppimiskäyrä ei oikeastaan koskaan pääty. Vanhojen PMS-alustojen täydellinen omaksuminen voi viedä henkilöstöltä jopa kuusi kuukautta, kun taas yksittäisten moduulien opettelu voi kestää nykyaikaisissa järjestelmissä vain 90 minuuttia mutta vanhemmissa huomattavasti kauemmin. Vastaanottotiimeille, jotka hoitavat sisäänkirjautumisia, ja siivouksen esihenkilöille, jotka hallinnoivat huonejakoja, tämä valmiustason ero vaikuttaa suoraan vieraisiin.

Hyvä uutinen on, että toimittajat kehittävät ratkaisuja tähän ongelmaan. Mews on suunniteltu intuitiiviseksi, ja henkilöstö käyttää samaa järjestelmää eri osastoilla perehdytysajan lyhentämiseksi. Mews tarjoaa myös Mews Universityn jatkuvaa oppimista varten. Cloudbeds tarjoaa alustansa sisällä perehdytysresursseja, joiden avulla tiimit pääsevät nopeasti työskentelyvalmiuteen. Stayntouch käyttää tehtäväkohtaista lähestymistapaa ja tarjoaa roolipohjaisia koontinäyttöjä, joista on jätetty pois tarpeettomat toiminnot – näin siivoushenkilöstön ei tarvitse selata vastaanoton näkymiä, joita se ei koskaan käytä.

1. Kartoita roolit ennen koulutuksen aloittamista: Yhdistä jokainen työtehtävä niihin PMS-moduuleihin, joita kyseinen henkilö todella käyttää. Vastaanottovirkailijat eivät tarvitse hinnastosuunnitelmien määrityskoulutusta, eivätkä siivoojat tarvitse raportointioikeuksia. Roolikohtaisen laajuuden rajaaminen pitää koulutukset lyhyempinä ja olennaisempina.
2. Rakenna kouluttajien kouluttamiseen perustuva malli: Nimeä yksi tai kaksi sisäistä vastuuhenkilöä kustakin osastosta ja lähetä heidät ensin kattavaan koulutukseen. He omaksuvat yksityiskohdat ja järjestävät sen jälkeen roolikohtaiset koulutukset omille tiimeilleen. Näin koulutuspanostasi voidaan laajentaa ilman toimittajan kustannusten moninkertaistumista.
3. Tarjoa pääsy molempiin järjestelmiin siirtymän aikana: Anna henkilöstölle pääsy uuteen PMS-järjestelmään ennen käyttöönottoa, kun vanha järjestelmä on edelleen aktiivinen. Kun henkilöstö pääsee kokeilemaan pieniriskisiä tehtäviä oikeassa käyttöympäristössä, tutustuminen nopeutuu enemmän kuin pelkillä luokkahuonekoulutuksilla.
4. Luo majoitusliikkeen tarpeisiin sopivat pikaohjeet: Toimittajien yleiset ohjeet vastaavat harvoin huonetyyppiesi nimeämistä, hinnastosuunnitelmien logiikkaa tai työnkulun järjestystä. Tee yhden sivun pikaohjeet yleisimmistä päivittäisistä tehtävistäsi – sisäänkirjautumisesta, huoneen osoittamisesta ja hinnan ohittamisesta – jotta henkilöstöllä on työvuoron aikana nopeasti saatavilla käytännön apua.
5. Järjestä 30 päivän tarkistuspiste: Varaa järjestelmällinen arviointikokous kuukauden päähän käyttöönotosta. Selvitä, mitkä tehtävät vievät edelleen liikaa aikaa, mitä näkymiä henkilöstö välttelee ja mihin virheet keskittyvät. Hyödynnä tietoja yksittäisten osaamisaukkojen täyttämiseen sen sijaan, että järjestäisit koko koulutuksen uudelleen.
6. Kohtele uusia työntekijöitä eri tavalla kuin järjestelmää vaihtavaa henkilöstöä: Nykyinen henkilöstö tuo mukanaan vanhan järjestelmän käyttötapoja, joista on opittava pois. Uusilla työntekijöillä niitä ei ole. Pidä perehdytyspolut erillään, jotta et hidasta uusia työntekijöitä muutoshallintaan liittyvällä sisällöllä, joka ei koske heitä.

3. Kasvaneet vieraiden tietoturvariskit

Maksutietojen, passinumeroiden ja majoitushistorian keskittäminen yhdelle alustalle tekee siitä kyberrikollisille arvokkaan kohteen. Lähes kolmannes majoitusalan organisaatioista on ilmoittanut tietomurrosta, ja yhden tietoturvapoikkeaman keskimääräiset kustannukset ovat noin 3,4 miljoonaa dollaria. Murrettu PMS-tili voi paljastaa tuhansien vieraiden tiedot samanaikaisesti — Marriottin tietomurto johti 52 miljoonan dollarin sovintoon sen jälkeen, kun 339 miljoonan vieraan tiedot olivat paljastuneet.

Johtavat toimittajat rakentavat alustoihinsa merkittäviä suojauksia. Cloudbeds toimii AWS:ssä, ja sen tietojen salaus levossa käyttää AES-256-salausta. Lisäksi käytössä ovat MFA ja ympärivuorokautinen uhkien valvonta. Mews käyttää pisteestä pisteeseen -salausta kaikissa korttitapahtumissa sekä roolipohjaisia käyttöoikeuksia ja SSO:ta henkilöstön perehdyttämiseen ja käyttöoikeuksien poistamiseen. Oracle OPERA Cloud salaa kaikki kortinhaltijoiden tiedot oletusarvoisesti. Nämä hallintakeinot vähentävät altistumista, mutta tiimisi on silti määritettävä ja valvottava niiden käyttöä johdonmukaisesti, jotta suojaus olisi kattava.

• Suorita käyttöoikeuksien tarkastus neljännesvuosittain: Hae täydellinen luettelo aktiivisista käyttäjätileistä ja vertaa sitä nykyiseen henkilöstöluetteloosi. Poista käytöstä kaikki tilit, jotka liittyvät entisiin työntekijöihin, kausityöntekijöihin tai kolmannen osapuolen toimittajiin, joiden sopimukset ovat päättyneet.
• Ota käyttöön vähimpien oikeuksien periaate roolien mukaan: Yksikään vastaanottovirkailija ei tarvitse pääsyä hintasuunnitelmien määrityksiin, eikä yksikään tuottopäällikkö tarvitse vieraiden maksutietoja. Rajoita kunkin käyttäjän oikeudet vain niihin toimintoihin, joita hänen roolinsa edellyttää.
• Ota MFA käyttöön kaikilla tileillä: Monivaiheisen tunnistautumisen tulee olla pakollinen kaikille, jotka kirjautuvat PMS-järjestelmääsi, erityisesti henkilöstölle, joka käyttää järjestelmää etänä tai henkilökohtaisilla laitteilla.
• Segmentoi verkkosi: Pidä PMS-järjestelmäsi erillisessä verkossa, joka on erotettu vieraiden Wi-Fi-verkosta ja toimiston yleisestä liikenteestä. Murrettu vieraan laite samassa verkossa PMS-järjestelmäsi kanssa on avoin ovi.
• Kirjaa ja tarkista käyttöoikeustapahtumat: Useimmat PMS-alustat tuottavat käyttöoikeuslokeja. Määritä joku tarkistamaan ne viikoittain epätavallisten kirjautumisaikojen, toistuvien epäonnistuneiden yritysten tai tunnistamattomista IP-osoitteista tulevan käytön varalta.
• Laadi tietojen säilytyskäytäntö: Älä säilytä vieraiden maksutietoja pidempään kuin toiminnalliset tai lakisääteiset vaatimuksesi edellyttävät. Mitä vähemmän arkaluonteisia tietoja säilytät, sitä pienempi vaikutus tietomurrolla on.
• Testaa poikkeamien käsittelysuunnitelmasi: Tiedä tarkalleen, kenelle ilmoitetaan, mitä eristetään ja mitä vieraille kerrotaan tietomurron tapahtuessa. Pöytäharjoituksen järjestäminen kerran vuodessa pitää prosessin ajan tasalla ja tiimisi valmiina.

More Articles

• Hotellin kiinteistönhallintajärjestelmän käyttö: 5 vaihetta nopeaan aloitukseen
• Hotellin PMS-järjestelmän valinta: kattava osto-opas
• Mikä on hotellien PMS-ohjelmisto? Ominaisuudet & hyödyt

4. Toimittajariippuvuus ja integraatiorajoitukset

PMS-järjestelmään sitoutuminen tarkoittaa usein koko teknologiakokonaisuuden rakentamista yhden alustan ympärille — ja jos se ei pysty muodostamaan yhteyttä tarvitsemaasi työkaluun, joudut joko maksamaan kiertoratkaisusta tai tulemaan toimeen ilman sitä.

Tämä on ongelmallisinta silloin, kun maineenhallintaohjelmistosi, kylpylän varausjärjestelmäsi tai POS-alustasi ei kuulu PMS-järjestelmäsi natiivien integraatioiden luetteloon. Toimittajariippuvuus voi ajan mittaan johtaa riippuvuuteen, joustavuuden vähenemiseen ja kustannusten kasvuun, erityisesti kun kiinteistösi tarpeet kehittyvät. Cloudbeds tarjoaa markkinapaikkansa kautta yli 450 integraatiokumppania. Mews julkaisee avoimia ohjelmointirajapintoja, jotka mahdollistavat kaksisuuntaiset integraatiot ja antavat tiimillesi enemmän joustavuutta yhdistää työkaluja natiivin kirjaston ulkopuolelta. Oracle OPERA Cloud toimii majoitusalan integraatioalustan kautta, mutta syvemmät yhteydet edellyttävät usein maksullisia integraatiotasoja. Ennen sopimuksen allekirjoittamista kartoita jokainen nykyisen teknologiakokonaisuutesi työkalu PMS-järjestelmän natiivien integraatioiden luetteloa vasten.

1. Kartoita ensin koko teknologiakokonaisuutesi: Luettele kaikki työkalut, joita kiinteistösi tällä hetkellä käyttää — POS, maineenhallinta, kylpylän varaus, avaimeton sisäänpääsy, tuotonhallinta — ja varmista, että jokainen niistä yhdistyy natiivisti arvioimaasi PMS-järjestelmään. Älä oleta integraatioiden olevan olemassa, vaan varmista asia.
2. Tarkista ohjelmointirajapintojen saatavuus: Kysy, tarjoaako PMS avoimia ja dokumentoituja ohjelmointirajapintoja, joita tiimisi tai kolmannen osapuolen kehittäjä voi käyttää ilman lisämaksuja. Suljetut tai rajoitetusti käytettävissä olevat ohjelmointirajapinnat ovat vahva merkki tulevasta toimittajariippuvuudesta.
3. Pyydä tietojen vientiä ennen allekirjoittamista: Varmista, että voit viedä kaikki tietosi — vierasprofiilit, varaushistorian ja hintasuunnitelmat — milloin tahansa vakiomuodossa. Jos toimittaja ei pysty selkeästi selittämään, miten voisit lähteä, se on tarvitsemasi vastaus.
4. Neuvottele sopimuksen päättämisehdoista nimenomaisesti: Lyhyemmät alkuperäiset sopimusehdot antavat sinulle todellista neuvotteluvoimaa, jos alusta ei suoriudu odotusten mukaisesti. Pyri 12 kuukauden alkuperäiseen sitoumukseen, jossa on uusimisvaihtoehdot, sen sijaan että sitoutuisit heti usean vuoden sopimukseen.
5. Testaa integraatiot testiympäristössä: Yhdistä tärkeimmät kolmannen osapuolen työkalusi ennen käyttöönottoa ja varmista, että ne vaihtavat tietoja oikein. Onnistunut esittely ei takaa toimivaa tuotantointegraatiota.
6. Kirjaa integraatioluettelosi SLA-sopimukseen: Jos tietyt integraatiot ovat toiminnallesi ehdottoman välttämättömiä, nimeä ne palvelutasosopimuksessa. Myyntitiimien suulliset lupaukset eivät päde, kun työkalu poistetaan käytöstä markkinapaikalla.

Milloin hotellin kiinteistönhallintaohjelmisto sopii sinulle?

PMS-järjestelmän edut – automatisoidut toiminnot, yksilölliset vieraskokemukset, dynaaminen hinnoittelu, keskitetty raportointi ja tiukempi kanavien saatavuuden hallinta – ovat todellisia, mutta niihin liittyy myös todellisia kompromisseja. Korkeat alkuinvestoinnit, henkilöstön perehdyttämisen vaatimukset, tietoturvavastuut ja integraatiorajoitukset voivat kuormittaa majoitusliikettä, joka ei ole toiminnallisesti tai taloudellisesti valmis käsittelemään niitä. Se, sopiiko PMS sinulle, riippuu vähemmän itse ohjelmistosta ja enemmän siitä, missä tilanteessa majoitusliikkeesi on tällä hetkellä.

Arvioi tämän taulukon avulla, sopiiko hotellin kiinteistönhallintaohjelmisto majoitusliikkeellesi juuri nyt vai vastaako jokin toinen ratkaisu paremmin nykyistä tilannettasi:

Hotellin kiinteistönhallintaohjelmisto sopii sinulle, jos…	Merkkejä siitä, että tarvitset toisen ratkaisun
Vastaanottotiimisi tarkistaa OTA-ekstraneteista tietoja manuaalisesti välttääkseen ylibuukkaukset – ja tekee silti virheitä	Hallinnoit alle 10 huonetta, ja taulukkolaskentaohjelma sekä varauswidgetti kattavat todellisen työnkulkuasi
Et pysy ajan tasalla siivouksen tilasta, huonejaoista tai huoltopyynnöistä, koska mikään ei ole yhteydessä toisiinsa	Teknologiajärjestelmäsi sisältää työkaluja, joihin harkitsemasi PMS ei voi muodostaa natiivisti yhteyttä, eikä sinulla ole varaa vaihtaa niitä
Hintoja päivitetään manuaalisesti eri kanavissa, ja hintaerot vähentävät suoria varauksia tai katettasi	Hallinnoit lyhytaikaisvuokrauskohteiden portfoliota etkä hotellia – tähän käyttötarkoitukseen suunniteltu loma-asuntojen vuokrausohjelmisto sopii paremmin
Laadit raportteja useista toisiinsa yhdistämättömistä järjestelmistä ja käytät joka viikko tuntikausia lukujen täsmäyttämiseen	Majoitusliikkeesi toimii kausiluonteisesti vähäisellä henkilöstöllä, etkä pysty ylläpitämään koulutusohjelmaa tai kestämään käyttöönoton aiheuttamia toimintakatkoja
Vierastiedot ovat jonkun sähköpostikansiossa tai paperitiedostossa, joten palaavat vieraat eivät saa tunnistamista eivätkä yksilöllistä palvelua	Budjettisi ei kata sekä käyttöönottoa että lisenssimaksuja ensimmäisten 12 kuukauden ajalta – alirahoitettuna aloitettu käyttöönotto on tuomittu epäonnistumaan
Hallinnoit kahta tai useampaa majoitusliikettä, ja toiminnan yhdenmukaisuus eri toimipisteissä alkaa hajota	Tarvitset pitkälle mukautettuja työnkulkuja – epätavallisia huonekokoonpanoja, yhdistettyjä majoitusmalleja tai monimutkaista jäsenyyshinnoittelua – joita valmiit PMS-alustat eivät pysty määrittämään ilman kallista räätälöityä ohjelmistokehitystä
Vaatimustenmukaisuudesta, auditointijäljistä ja vieraiden tietoturvasta on tulossa todellisia huolenaiheita, joita et pysty hallitsemaan nykyisillä työkaluillasi	Omistajasi tai johtoryhmäsi ei ole valmis sitoutumaan muutosjohtamisen prosessiin – henkilöstön vastustus ilman johdon tukea muuttaa PMS-järjestelmän käyttöönoton kalliiksi epäonnistumiseksi

Parhaat hotellien kiinteistönhallintaohjelmistot harkittavaksi

Tässä on suosikkilistani parhaista hotellien kiinteistönhallintaohjelmistoratkaisuista:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Click Maint CMMS — Paras työtilausten hallintaan
2. 2. roommaster — Paras tehokkaaseen varausten hallintaan
3. 3. Mews — Paras automaatioon perustuvaan hotellitoimintaan
4. 4. Limble — Paras hotellikiinteistöjen kunnossapidon hallintaan
5. 5. Hostaway — Paras automatisoituun vierasviestintään
6. 6. ThinkReservations — Paras vastaanottotoimintojen sujuvoittamiseen
7. 7. Sirvoy — Paras valinta käyttäjäystävällisen käyttöliittymän ansiosta
8. 8. Buildium — Paras kaupallisten kiinteistöjen hallintaan
9. 9. WebRezPro — Paras edistyneeseen varausten seurantaan
10. 10. Sisense — Paras data-analytiikkaan ja liiketoimintatiedon hallintaan

Tee oikea ratkaisu hotellin PMS-ohjelmiston suhteen

Kun olet selvillä kompromisseista, seuraava vaihe on tietää tarkalleen, mitä alustalta kannattaa etsiä – tutustu siis tarkemmin keskeisiin  hotellien hallintaohjelmiston ominaisuuksiin , joiden tulisi olla tarkistuslistallasi ennen järjestelmään sitoutumista.