Hotellinhallintaohjelmiston edut ja haitat: ennen ostamista

1. Sujuvammat päivittäiset toiminnot ja työnkulut

Kun vastaanotto-, siivous- ja varausryhmät työskentelevät yhdellä alustalla, aiemmin edestakaista koordinointia vaatineet tehtävät hoituvat automaattisesti. Tämä tarkoittaa vähemmän katkenneita tiedonsiirtoja, nopeampaa huoneiden vaihtoa ja vähemmän aikaa eri osastojen tilapäivitysten selvittämiseen.

Ajattele kiireistä lauantain uloskirjautumispäivää. Cloudbeds automatisoi työnkulkuja, kuten hintapäivityksiä, kanavien synkronointeja, vierasviestejä ja talouskirjauksia, joten vastaanottosi ei käsittele jokaista tehtävää manuaalisesti. Mews käyttää samanlaista lähestymistapaa siivousmoduulissaan, jossa huoneiden osoittaminen, siivoussuunnitelmat, työvuorojen aikataulutus ja tarkastukset hallitaan automaattisesti reaaliaikaisten PMS-tietojen ja muokattavien sääntöjen avulla. Oracle OPERA Cloud lisää tekoälyavusteisen ohjauksen vastaanottohenkilöstölle. Ominaisuuksiin kuuluvat huoneiden osoittaminen, hintakuvaukset ja vastaanoton ohjeistus, jotka auttavat uusia tiimin jäseniä työskentelemään tarkasti heti ensimmäisestä päivästä lähtien. Kaikkia kolmea yhdistää manuaalisten vaiheiden vähentäminen, sillä ne hidastavat tiimiäsi ruuhka-aikoina.

Tässä ovat päivittäiset operatiiviset työnkulut, joissa hotellinhallintaohjelmisto säästää huomattavimmin aikaa:

• Sisään- ja uloskirjautumisten käsittely: Automatisoi saapumista edeltävä rekisteröinti, huoneiden osoittaminen ja folioiden luominen, jotta vastaanottohenkilöstö käyttää vähemmän aikaa tietojen syöttämiseen ja enemmän aikaa vuorovaikutukseen vieraiden kanssa.
• Siivoustehtävien jakaminen: Käynnistä huoneiden siivoustehtävien osoittaminen automaattisesti, kun uloskirjautumiset on vahvistettu, ja päivitä huoneiden tila reaaliajassa, jotta vastaanotto tietää aina, mitkä huoneet ovat saatavilla.
• Osastojen välinen viestintä: Korvaa manuaaliset radiopuhelut ja paperiset tiedonsiirrot hotellin tehtävienhallintaohjelmiston automaattisilla ilmoituksilla, jotka ilmoittavat oikealle tiimille heti, kun vieraan pyyntö kirjataan.
• Kanavien ja hintojen synkronointi: Siirrä saatavuus- ja hintapäivitykset samanaikaisesti kaikille varauskanaville ja poista näin manuaaliset päivitykset, jotka johtavat ylivarauksiin ja hintaeroihin.
• Päivän päättämisen raportointi: Luo yöauditoinnin raportit, täsmäytä tapahtumat ja sulje päivittäiset tilit automaattisesti, mikä vähentää manuaalista täsmäytystyötä, joka yleensä pidentää yövuoroasi.
• Huoltopyyntöjen reititys: Kirjaa vieraiden ilmoittamat ongelmat suoraan huoltojonoon ja liitä mukaan huoneen numero, prioriteettitaso ja aikaleima, jotta mikään ei unohdu kiireisen työvuoron aikana.

Join our Community

Keep up with the hotel management community!

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Yksilöllisemmät vieraskokemukset

Kun tiimisi tietää vieraan mieltymykset jo ennen hänen saapumistaan, jokainen kohtaaminen tuntuu harkitulta eikä yleisluontoiselta. Hotellinhallintaohjelmisto tekee tämän mahdolliseksi kokoamalla vierashistorian, mieltymykset ja kulutustiedot profiileihin, joita henkilöstö voi todella hyödyntää kiireisen sisäänkirjautumisen aikana.

Mews kokoaa majoitushistorian, mieltymykset ja kulutuksen yhteen 360°-vierasprofiiliin. Sen tekoälypohjaiset älyvinkit tuovat esiin keskeiset tiedot, joten kuka tahansa henkilöstön jäsen voi personoida vieraan oleskelun ilman tietojen etsimistä eri rekistereistä. Oracle OPERA Cloud vie tämän vielä pidemmälle tekoälyavusteisella vieraan sitouttamisella ja lisämyynnillä. Se luo automaattisesti personoituja tarjouksia, kuten huoneen päivityksiä ja lisäpalveluita, suoraan varausnäkymään ennen saapumista ja sisäänkirjautumisen aikana. Cloudbeds tukee tätä vierasmarkkinointiprofiileillaan, jotka seuraavat yhteystietoja, majoitushistoriaa ja sähköpostien käyttöä yhdessä automaattisten ennen saapumista ja majoituksen jälkeen lähetettävien viestien kanssa. Yhdessä nämä ominaisuudet siirtävät tiimisi reagoivasta palvelusta ennakoivaan, vieraan mieltymyksiin perustuvaan vieraanvaraisuuteen.

Seuraavat vierastietojen kosketuspisteet kannattaa tallentaa ja ottaa käyttöön koko majoituksen elinkaaren aikana:

• Huone- ja vuodetoiveet: Kirjaa toivottu kerros, huonetyyppi, tyynyn kovuus ja lämpötila-asetukset jokaisen majoituksen jälkeen, jotta järjestelmä voi automaattisesti kohdistaa paluuvieraille heidän toiveitaan vastaavat huoneet.
• Ruokavalio- ja lisäpalvelumerkinnät: Kirjaa oleskelun aikana esitetyt pyynnöt, kuten allergiatiedot, minibaaritoiveet tai spa-varaukset, suoraan vierasprofiiliin, jotta jokainen osasto näkee ne ilman erillistä tiedotusta.
• Viestintäkanavien mieltymykset: Seuraa, vastaako vieras sähköposteihin, tekstiviesteihin vai sovelluksen sisäisiin viesteihin, ja välitä ennen saapumista sekä majoituksen jälkeen lähetettävät viestit sen kanavan kautta, jonka hän todella avaa.
• Erityistilaisuuksien merkinnät: Tallenna syntymäpäivät, vuosipäivät ja juhlia koskevat huomautukset varauksen yhteydessä, jotta automaattiset ilmoitukset tuovat ne esiin ennen sisäänkirjautumista ja henkilöstölle jää aikaa järjestää huomionosoitus ilman viime hetken kiirettä.
• Kulutushistoria kategorioittain: Tarkastele, mitä vieras on ostanut aiempien majoitusten aikana – ruokailuja, spa-palveluita ja huonepäivityksiä – ja hyödynnä tätä kaavaa oikea-aikaisten tarjousten käynnistämiseen seuraavan vierailun aikana.
• Majoituksen jälkeisen palautteen tunnisteet: Yhdistä kyselyvastaukset ja arvostelujen sävy takaisin vierasprofiiliin, jotta tiimisi voi käsitellä tietyn valituksen tai vahvistaa myönteistä kokemusta, kun vieras tekee seuraavan varauksensa.

3. Älykkäämpi tulonhallinta ja dynaaminen hinnoittelu

Huonehintojen määrittäminen manuaalisesti tarkoittaa, että reagoit aina tilanteisiin jälkikäteen – hotellinhallintaohjelmisto antaa hintojesi mukautua markkinoihin ennen kuin tulot alkavat laskea. Sen sijaan, että luottaisit mutu-tuntumaan tai viime vuoden keskiarvoihin, hinnat mukautuvat automaattisesti reaaliaikaisten kysyntäsignaalien, kilpailijoiden hinnoittelun ja käyttöastetrendien perusteella.

Cloudbeds Revenue Intelligence käyttää kausaalista tekoälyä kysynnän ennustamiseen jopa 90 päivää eteenpäin jopa 95 prosentin tarkkuudella ja automatisoi hintapäätökset, joiden manuaaliseen tekemiseen tuottojohtajalta kuluisi muuten tunteja. Atomizen tuottama Mews RMS käyttää samankaltaista lähestymistapaa – sen tekoälyohjattu hinnoittelukoneisto vähentää manuaalista hinnoittelutyötä 20–30 tuntia tuottojohtajaa kohden kuukaudessa. Oracle OPERA Cloud hoitaa tämän dynaamisten perushintojen avulla. Se laskee ja tuo johdetut hinnat automaattisesti esiin hintojen saatavuushaun aikana, joten vastaanoton henkilöstö ilmoittaa aina oikean hinnan ilman erillisen järjestelmän tarkistamista.

Seuraavilla vaiheilla voit määrittää dynaamisen hinnoittelun säännöt ennen käyttöönottoa:

1. Aseta perushinnan alaraja: Määritä kullekin huonetyypille hyväksymäsi vähimmäishinta käyttöasteella olevan huoneen kustannusten perusteella. Näin järjestelmä ei automatisoi hintoja kannattavuusrajojen alapuolelle vähäisen kysynnän aikana.
2. Laadi kysyntäkalenteri: Lataa järjestelmään paikalliset tapahtumat, yleiset vapaapäivät, koulujen lomat ja vilkkaat matkustusajat, jotta hinnoittelukoneisto käsittelee nämä päivät suuren kysynnän laukaisimina heti alusta alkaen.
3. Määritä hinnanmuutosten vaihteluvälit: Aseta ylä- ja alarajat sille, kuinka paljon automaattinen hinnoittelu voi poiketa perushinnasta. Näin hinnoittelusi pysyy kilpailukykyisenä ilman, että järjestelmä ajautuu vaihteluväleille, jotka hämmentävät kanta-asiakkaita.
4. Määritä kilpailijoiden hintatiedot: Yhdistä järjestelmäsi hintaseurantatietoihin, jotta se ottaa huomioon vastaavien majoitusliikkeiden hinnat. Ilman tätä hinnoittelusi perustuu ainoastaan sisäisiin käyttöastesignaaleihin.
5. Aseta käyttöasteeseen perustuvat laukaisimet: Luo säännöt, jotka nostavat hintoja automaattisesti käyttöasteen ylittäessä tietyn rajan – esimerkiksi 70, 85 ja 95 prosenttia – jotta saat korkeamman hinnan saatavuuden vähentyessä.
6. Tarkista ennusteet viikoittain: Dynaaminen hinnoittelu toimii parhaiten, kun tarkistat tekoälyn tuottamat kysyntäennusteet säännöllisesti ja mukautat sääntöjä tulevien tapahtumien perusteella, joita järjestelmäsi ei ole merkinnyt automaattisesti.
7. Arvioi hintojen toimivuus kuukausittain: Vertaa toteutunutta RevPAR-arvoa ennusteeseen ja tunnista ajanjaksot, jolloin automaattinen hinnoittelu yli- tai aliarvioi markkinatason. Hienosäädä sitten sääntöjä seuraavaa jaksoa varten.

4. Hyödynnettävä reaaliaikainen raportointi ja analytiikka

Kun tiimisi näkee, mitä hotellissa tapahtuu juuri nyt – ei eilen – voit korjata hinnoittelun aukot, henkilöstöresurssien epätasapainot ja varaustahdin ongelmat ennen kuin ne pienentävät tulojasi. Siirtyminen viiveellä päivittyvistä raporteista reaaliaikaiseen dataan osoittaa, miksi hotellinhallintaohjelmistolla on paikkansa.

Cloudbeds Insights tarjoaa tuottojohtajille ja hotellijohtajille reaaliaikaisen näkyvyyden käyttöasteeseen, ADR:ään, RevPAR:iin, kanavakohtaiseen suorituskykyyn ja varaustahtiin – kaikki yhdessä hallintapaneelissa. Voit siirtyä yhteenvetomittarista suoraan yksittäisiin varauksiin, mikä vähentää täsmäytystyöhön kuluvaa aikaa tuntikausilla. Mews BI lisää mukautettavat vedä ja pudota -hallintapaneelit ja ajastetut raportit, joten osastopäälliköt saavat tarvitsemansa KPI-mittarit ilman raporttien manuaalista suorittamista. Oracle OPERA Cloud Reporting and Analytics kerää reaaliaikaisesti dataa operaatioista, tuloista, myynnistä ja ravintola- ja juhlapalveluista. Sen monitasoinen analyysi ulottuu yksittäisistä osastoista koko hotelliryhmään.

Tässä ovat tärkeimmät päivittäin seurattavat raportointimittarit sekä toimenpide, jonka kunkin signaalin pitäisi käynnistää:

Mittari	Mitä seurata	Tehtävä toimenpide
Käyttöaste	Laskee liukuvan 7 päivän keskiarvon alapuolelle	Tarkista hintojen asemointi ja avaa rajoitetut hintasuunnitelmat kysynnän lisäämiseksi.
Varaustahti	Hitaampi kysynnän kertyminen kuin viime vuoden vastaavana ajanjaksona	Käynnistä kohdennettu kampanja tai säädä näkyvyyttäsi OTA-kanavissa ennen kuin ero kasvaa.
ADR kanavittain	OTA-kanavien ADR on jatkuvasti suoraa myyntiä alhaisempi	Säädä kanavien komissioiden vaikutusta tai lisää suoran hinnan etuja muuttaaksesi jakaumaa.
RevPAR-ero	Ennusteen ja toteuman välillä on merkittävä ero	Tarkasta dynaamisen hinnoittelun käynnistimet ja varmista, että kysyntäsignaalit on kalibroitu oikein.
Peruutusaste	Saman viikon peruutukset lisääntyvät äkillisesti	Tiukennna peruutusehtoja suuren kysynnän päiville ja merkitse kyseiset huoneet välitöntä uudelleenmarkkinointia varten.
Huonesiivouksen läpimenoaika	Keskimääräinen huoneen vaihtoaika ylittää tavoitteesi	Vertaa lähtevien vieraiden määrää työvuorojen henkilöstömääriin ja säädä tehtäväjakoa reaaliajassa.
Asiakastyytyväisyyspisteet	Tietyn osaston tai huoneluokan pisteet laskevat	Hae asiaan liittyvät palautetunnisteet ja vie asia kyseisen osaston päällikölle ennen seuraavaa työvuoroa.
Ravintola- ja juomapalveluiden käyttöaste	Kulutus käytössä olevaa huonetta kohden on aiempia ajanjaksoja alhaisempi	Tarkista, tavoittaako vieraat oleskelun aikana lähetetty lisämyyntiviestintä ja missä vaiheessa oleskelua se tapahtuu.

5. Pienemmät työvoima- ja operatiiviset kustannukset

Toistuvien vastaanotto-, laskutus- ja huonesiivoustehtävien automatisointi tarkoittaa, että tiimisi saa enemmän aikaan pienemmällä työvuorossa olevalla henkilöstömäärällä. Tämä vaikuttaa suoraan työvoimabudjettiisi palvelun laadusta tinkimättä.

Cloudbeds vähentää manuaalisia tehtäviä jopa 80 % tuntipalkkakustannusten tehostamiseksi varausten, vierasviestinnän ja kanavien synkronoinnin työnkulkuautomaation avulla. Mews vähentää hallinnollisiin tehtäviin kuluvaa aikaa intuitiivisilla automaatiotyökaluillaan, ja sen Atomizen käyttämä RMS säästää tuottojohtajilta 20–30 tuntia kuukaudessa manuaalisessa hinnoittelutyössä. Oracle OPERA Cloud pienentää kokonaisomistuskustannuksia ja vähentää henkilöstötarvetta, koska vastaanottovirkailijat voivat palvella omistajia ja hotellivieraita yhdestä käyttöliittymästä.

Erityisesti pienemmissä hotelleissa nämä ajansäästöt näkyvät suoraan siinä, että työvuoroihin tarvitaan vähemmän tunteja ja henkilöstöä voidaan siirtää vieraita palveleviin tehtäviin taustatoimistotöiden sijaan.

Tässä ovat vastaanoton, huonesiivouksen ja taustatoimiston tehtävät, jotka kannattaa automatisoida ensimmäisinä työvoimakustannusten vähentämiseksi:

• Rekisteröityminen ennen saapumista: Automatisoi vieraan henkilöllisyystodistuksen kerääminen, maksun vastaanotto ja huoneen määritys ennen saapumista, jotta sisäänkirjautuminen kestää sekunteja useiden minuuttien sijaan vierasta kohden.
• Majoituslaskujen luonti ja laskutus: Anna järjestelmän koota veloitukset, lisätä verot ja luoda laskut automaattisesti uloskirjautumisen yhteydessä, jolloin vastaanoton työvuoron lopussa käsin tehtävään täsmäytykseen kuluu vähemmän aikaa.
• Viestisarjat vieraille: Määritä varauksen tilan perusteella käynnistyvät automaattiset ennen saapumista, oleskelun aikana ja oleskelun jälkeen lähetettävät viestit, jotta tiimisi ei joudu laatimaan ja lähettämään yksittäisiä sähköposteja koko päivän ajan.
• Huoneiden tilapäivitykset: Yhdistä huonesiivoustehtävien valmistuminen suoraan vastaanoton reaaliaikaiseen huonesaatavuuteen ja poista radiopuhelut sekä tilan tarkistukset, jotka hajottavat tiimisi huomion uloskirjautumisen ruuhkahuippujen aikana.
• Yöauditoinnin käsittely: Automatisoi päivittäisten tapahtumien täsmäytys, raporttien luonti ja tilien sulkeminen, jotta yövuoro voi keskittyä vieraiden tarpeisiin manuaalisen kirjanpitotyön sijaan.
• Lisämyynti- ja huoneluokan korotuskehotteet: Käynnistä automaattiset huoneluokan korotustarjoukset ja lisäpalvelukehotteet varauksen ja saapumisen yhteydessä sen sijaan, että vastaanoton henkilöstön pitäisi muistaa tarjota niitä manuaalisesti sisäänkirjautumisen aikana.
• Huoltopyyntöjen reititys: Kirjaa ja kohdista huoltopyynnöt automaattisesti, kun vieras ilmoittaa ongelmasta, jotta huoltotiimisi saa priorisoidut ja aikaleimalla varustetut työmääräimet ilman välissä toimivaa koordinaattoria.

4 hotellinhallintaohjelmiston haittaa

Vaikka hotellinhallintaohjelmistoista on todellista hyötyä, niihin liittyy myös mahdollisia haittoja, jotka kannattaa pitää mielessä:

1. Korkeat käyttöönottokustannukset ja jatkuvat kulut

Hotellinhallintaohjelmiston käyttöönotto maksaa enemmän kuin useimmat majoitusliikkeet budjetoivat, ja jatkuvat maksut voivat huomaamatta kaventaa katteita, jos kokonaiskustannuksia ei seurata. Pilvipohjaisen PMS:n hinnoittelu perustuu tyypillisesti huonekohtaiseen kuukausimaksuun, joka vaihtelee edullisimman tason noin $3–$8:sta premium- ja yritystason $15–$25+:aan. Kertaluonteiset käyttöönottomaksut voivat olla $1,000–$10,000+ järjestelmän monimutkaisuudesta riippuen.

Yritystason alustat voivat kasvattaa kustannuksia entisestään. Oracle OPERA Cloudin kokonaiskustannuksiin sisältyvät lisensointi, käyttöönotto, kolmannen osapuolen moduulit, koulutus ja IT-kulut – kustannukset, jotka kertyvät nopeasti itsenäisissä majoitusliikkeissä. Cloudbeds vastaa tähän sisällyttämällä jakelukanavanhallinnan, varauskoneen, tuottohallintatyökalut ja vieraskokemuksen ominaisuudet suoraan yhteen tilaukseen ilman piilomaksuja. Mews hinnoittelee palvelun huonekohtaisesti ja ilmoittaa takaisinmaksuajaksi parhaimmillaan vain seitsemän kuukautta.

Testaa kokonaiskustannukset seuraavien vaiheiden avulla ennen sopimuksen allekirjoittamista:

1. Laske kuukausittainen huonekohtainen kustannuksesi: Jaa koko vuoden tilauskustannus huoneiden määrällä ja 12 kuukaudella. Tämän yhden luvun avulla alustoja on helppo verrata tasavertaisesti ja suhteuttaa tulos RevPAR-arvoosi.
2. Listaa kaikki peruspaketin ulkopuoliset lisäosat: Pyydä toimittajaa erittelemään, mitkä ominaisuudet – jakelukanavien hallinta, tuottohallintatyökalut, vierasviestintä ja raportointi – edellyttävät erillistä moduulia tai maksua. Lisää nämä kustannukset peruslaskelmaan ennen tarjousten vertailua.
3. Pyydä eritelty käyttöönottotarjous: Hanki rivi riviltä erittely käyttöönotto-, tietojen siirto-, laite- ja koulutuskustannuksista. Kertakorvauksena annetut käyttöönottotarjoukset peittävät usein sen, mihin suurimmat kulut keskittyvät.
4. Neuvottele vaiheittaisesta käyttöönotosta: Sen sijaan että maksaisit kaikki käyttöönottokustannukset etukäteen, pyri vaiheittaiseen käyttöönottoon, jossa maksut jakautuvat vuosineljänneksille. Näin tiimillesi jää myös aikaa varmistaa järjestelmän toimivuus ennen kuin sitoudut koko sopimukseen.
5. Varaa koulutukseen budjetti heti alusta alkaen: Sisällytä henkilöstön koulutukseen käytetty aika kustannuslaskelmaan työvoimakustannuksena, ei pelkästään kertaluonteisena maksuna. Tämän aliarviointi on yksi yleisimmistä syistä siihen, että käyttöönotot ylittävät budjetin.
6. Aseta sopimuksen tarkistuspäivä ennen allekirjoittamista: Varaa kustannustarkastus kuuden ja kahdentoista kuukauden kohdalle, jotta voit verrata todellista käyttöä siihen, mistä maksat. Käyttämättömät moduulit ovat suora ja vältettävissä oleva kuluerä.

2. Järjestelmäkatkot häiritsevät hotellin toimintaa

Kun PMS-järjestelmäsi siirtyy offline-tilaan, vastaanoton henkilöstö menettää pääsyn varauksiin, sisäänkirjautumisjonot kasvavat ja maksujen käsittely keskeytyy – kaikki samanaikaisesti. IT-häiriöt voivat maksaa hotelleille menetettyinä tuloina jopa $5,600 minuutilta, joten käytettävyys on suora liiketoimintakysymys, ei vain IT-kysymys.

Riski on suurimmillaan ruuhkahuippujen aikana. Täyteen varattu viikonloppu ja kaatunut PMS tarkoittavat manuaalisia sisäänkirjautumisia, turhautuneita vieraita eikä reaaliaikaisia tietoja siivoukselle tai laskutukselle. 99.9 prosentin käytettävyyteen perustuva SLA tarkoittaa silti noin 44 minuutin käyttökatkoa kuukaudessa. Cloudbeds vastaa tähän dokumentoidulla yli 99.95 prosentin käytettävyydellä, kun taas Mews sitoutuu 99.9 prosentin käytettävyyteen perustuvaan SLA:han. Oracle OPERA Cloud vähentää riskiä offline-tilatoiminnolla, jonka ansiosta vastaanottovirkailijat voivat jatkaa sisäänkirjautumisten käsittelyä paikallisesti yhteyden katketessa.

Valmistele tiimisi seuraavan taulukon avulla jokaiseen käyttökatkotilanteeseen ennen sen tapahtumista:

Käyttökatkotilanne	Valmistautumistoimi	Reaaliaikainen toiminta
Täysi PMS-katko ruuhka-aikaisessa sisäänkirjautumisessa	Tulosta saapumislistat, etukäteen määritetyt huonenumerot ja hintavahvistukset joka aamu varmuuskopioksi.	Siirry manuaaliseen avainkorttien luovutukseen ja paperisiin laskutuslomakkeisiin; käsittele maksut järjestelmän palautumisen jälkeen.
Maksujen käsittelyhäiriö	Pidä vastaanotossa manuaalinen luottokorttileimasin ja valtuutuslomakkeet.	Pyydä allekirjoitettu manuaalinen valtuutus ja käsittele korttimaksu yhteyden palautuessa.
Siivouksen hallintapaneeli siirtyy offline-tilaan	Pidä jokaisen työvuoron alussa käytettävissä tulostettu huonestatustaulu.	Siirry takaisin siivouksen ja vastaanoton välisiin radiolla tehtäviin ilmoittautumisiin, kunnes järjestelmä on jälleen käytössä.
Varauskoneeseen ei pääse	Tallenna hintasuunnitelman tiedot ja huoneiden saatavuus jaettuun päivittäin päivitettävään asiakirjaan.	Ohjaa saapuvat puhelut varausten käsittelijälle ja kirjaa varaukset manuaalisesti saman päivän tuontia varten.
Raportoinnin ja analytiikan menetys	Vie keskeiset päivittäiset KPI-mittarit joka aamu, jotta käytettävissäsi on aina saman päivän vertailutaso.	Keskeytä reaaliaikaisista tiedoista riippuvat tuottopäätökset ja jatka, kun hallintapaneeli on palautunut.
Yhteys katkeaa kesken majoituksen	Varmista, että PMS-toimittajasi tarjoaa offline-tilan, ja testaa se ennen käyttöönottoa.	Tarkista, mitkä toiminnot ovat edelleen käytettävissä paikallisesti, ja kerro tiimillesi, mitä tehtäviä tulee siirtää myöhemmäksi.

3. Kohonneet vierastietojen tietoturvariskit

Varausten, maksutietojen ja vierasprofiilien keskittäminen yhdelle alustalle tekee PMS-järjestelmästäsi kyberhyökkäysten arvokkaan kohteen. Lähes kolmannes majoitusalan organisaatioista on ilmoittanut tietomurrosta, jonka kustannukset ovat olleet keskimäärin noin $3.4 miljoonaa. Keskikokoiselle itsenäiselle hotellille tällainen riski voi yksinään olla kohtalokas.

Vastaanottotiimisi käsittelee päivittäin passikopioita, luottokorttitietoja ja henkilökohtaisia mieltymyksiä – kaikki kulkevat järjestelmien kautta, joiden on täytettävä samanaikaisesti PCI DSS- ja GDPR-standardit. Palveluntarjoajat tarjoavat kuitenkin merkittäviä suojauksia. Cloudbeds suojaa tietoja AWS-pohjaisella infrastruktuurilla, TLS/SSL-salauksella ja ympärivuorokautisella valvonnalla, ja sillä on PCI DSS Level 1 -sertifiointi. Mews noudattaa maailmanlaajuisia standardeja, kuten ISO 27001:tä, SOC 2:ta, PCI DSS:ää ja GDPR:ää, sekä tukee kaksivaiheista todennusta ja kirjautumista pääsyavaimella jaettujen tunnistetietojen aiheuttamien riskien vähentämiseksi. Oracle OPERA Cloud salaa oletusarvoisesti kaikki tietokantaansa tallennetut arkaluonteiset kortinhaltijatiedot. Siitä huolimatta tiimisi käyttöoikeuksien hallintaa koskevat käytännöt ja henkilöstön koulutus ratkaisevat, pitävätkö nämä suojaukset.

Vähennä näillä käytännöillä PMS-järjestelmääsi kohdistuvaa tietomurron riskiä ennen kuin sellainen tapahtuu:

• Ota käyttöön roolipohjainen käyttöoikeuksien hallinta: Määritä järjestelmän käyttöoikeudet työtehtävän, ei aseman perusteella. Siivouksen esihenkilö ei tarvitse pääsyä laskutustietoihin, eikä vastaanottovirkailijalla pitäisi olla järjestelmänvalvojan tasoisia oikeuksia vierasprofiileihin.
• Vaadi kaksivaiheista todennusta kaikilta käyttäjiltä: Yhden salasanan kirjautumiset ovat helpoimmin vältettävissä oleva haavoittuvuutesi. Ota kaksivaiheinen todennus käyttöön kaikilla henkilöstötileillä, mukaan lukien kausityöntekijät ja osa-aikaiset työntekijät.
• Tarkista käyttäjätilit jokaisen henkilöstömuutoksen yhteydessä: Poista tunnistetiedot käytöstä välittömästi, kun työntekijä lähtee tai vaihtaa tehtävää. Käytössä olevilla oikeuksilla varustetut passiiviset tilit ovat yleinen ja ehkäistävissä oleva luvattoman käytön väylä.
• Tee käyttöoikeustarkistukset neljännesvuosittain: Hae täydellinen käyttäjien käyttöoikeusraportti joka vuosineljännes ja varmista, että jokainen aktiivinen tili vastaa edelleen sen haltijan nykyistä roolia. Käyttöoikeuksia kertyy ajan myötä, jos niitä ei tarkisteta virallisesti.
• Kouluta henkilöstö tunnistamaan tietojenkalasteluyritykset: Useimmat majoitusalan tietomurrot alkavat tunnistetietojen vaarantumisesta, eivät teknisestä hyväksikäytöstä. Järjestä säännöllisiä tietojenkalastelun tunnistamiseen keskittyviä koulutuksia, jotka on mukautettu vastaanoton ja varaustenhallinnan tilanteisiin.
• Varmista palveluntarjoajasi tietojen säilytyspaikkaa ja tietomurrosta ilmoittamista koskevat ehdot: Varmista ennen sopimuksen allekirjoittamista, missä vierastietojasi säilytetään, mitkä lainkäyttöalueet niitä koskevat ja kuinka nopeasti palveluntarjoajasi on sopimuksen mukaan velvollinen ilmoittamaan sinulle tietomurrosta. Nämä ehdot vaihtelevat merkittävästi alustojen välillä.
• Rajoita kolmansien osapuolten integraatioiden käyttöoikeuksia: Jokainen integroitu työkalu – lisämyyntisovellukset, arvostelualustat ja kylpylöiden varausjärjestelmät – voi olla mahdollinen pääsykohta. Tarkista, mitkä integraatiot käsittelevät vierastietoja, ja poista käytöstä yhteydet, joita et enää aktiivisesti käytä.

4. Henkilöstön vaativat perehdytys- ja koulutusvaatimukset

Tiimin saattaminen siihen pisteeseen, että se pystyy käyttämään uutta PMS-järjestelmää sujuvasti, vie enemmän aikaa kuin useimmat majoitusliikkeet suunnittelevat. Hiltonin brändistandardien mukaan pelkkä vastaanottotyö vaatii 48 tuntia koulutusta – eikä tässä ole vielä huomioitu ohjelmiston monimutkaisuutta. Alalla, jolla henkilöstön vaihtuvuus on suurta, kustannus toistuu aina uuden työntekijän palkkaamisen yhteydessä.

Vastaanottovirkailijat, siivoojat ja yövuoron tarkastajat käyttävät järjestelmää kaikki eri tavoin. Jokainen rooli tarvitsee kohdennettua opetusta, ei kaikille sopivaa yleiskoulutusta. Palveluntarjoajat huomioivat tämän. Mews University tarjoaa itseohjautuvaa, roolipohjaista digitaalista koulutusta, jonka avulla henkilöstö pääsee nopeasti alkuun. Cloudbeds-asiakkaat siirtyvät tyypillisesti tuotantokäyttöön jo kolmessa viikossa, ja tätä tukevat ohjattu käyttöönotto sekä joustavat tietojen siirtovaihtoehdot. Oracle OPERA Cloud tarjoaa jäsenneltyjä digitaalisia oppimispolkuja Oracle Hospitality Digital Learning -palvelun kautta. Ne kattavat roolikohtaisesti hotellin hallinnan, määritykset ja kanta-asiakkuusmoduulit.

Rakenna tämän prosessin avulla koulutusohjelma, joka kestää myös henkilöstön suuren vaihtuvuuden:

1. Kohdista koulutus jokaiseen rooliin: Määritä tarkasti, mitä järjestelmän toimintoja kukin rooli käyttää päivittäin, ja laadi erilliset koulutuksen tarkistuslistat vastaanottovirkailijoille, siivoojille ja yöauditoijille. Yksi yleinen koulutustilaisuus jättää aukkoja, jotka tulevat esiin ruuhka-aikoina.
2. Kouluta tosielämän tilanteiden, ei ominaisuuksien, avulla: Käy uusien työntekijöiden kanssa läpi todelliset sisäänkirjautumisprosessit, laskujen korjaukset ja huoneiden tilapäivitykset sen sijaan, että esittelisit valikoita. Tilannepohjainen harjoittelu lyhentää aikaa siihen, että työntekijä pystyy työskentelemään itsenäisesti.
3. Tallenna lyhyitä tehtäväkohtaisia ohjevideoita: Luo kahden tai kolmen minuutin mittaisia näyttötallenteita kymmenestä yleisimmästä tehtävästä, jonka kukin rooli suorittaa. Työntekijät voivat katsoa videot uudelleen tarpeen mukaan ilman, että esihenkilö joutuu poistumaan työtehtävistään.
4. Nimeä jokaiselle vuorolle järjestelmävastaava: Nimeä jokaiselle vuorolle yksi kokenut tiimin jäsen järjestelmää koskevien kysymysten ensisijaiseksi yhteyshenkilöksi. Tämä vähentää oppimiskäyrän aikaisia virheitä ja keventää johdon painetta perehdytyksen aikana.
5. Laadi 30 päivän osaamisen tarkistuslista: Määritä, mitkä tehtävät uuden työntekijän pitäisi pystyä suorittamaan itsenäisesti 7., 14. ja 30. päivän kohdalla. Jäsennellyt virstanpylväät helpottavat lisätukea tarvitsevien työntekijöiden tunnistamista ennen kuin osaamisaukko vaikuttaa vieraisiin.
6. Päivitä koulutus jokaisen merkittävän päivityksen jälkeen: Järjestä lyhyt kertauskoulutus kahden viikon kuluessa kaikista järjestelmäpäivityksistä, jotka muuttavat keskeistä työnkulkua. Tämän ohittaminen on yksi nopeimmista tavoista heikentää jo tehdyn koulutusinvestoinnin hyötyä.

More Articles

• Työvoimasuunnittelu hotelli- ja ravintola-alalla: täydellinen opas
• Hotellinhallintaohjelmiston vaatimusten tarkistuslistaopas
• Kuinka valita hotellinhallintaohjelmisto: kattava opas

Milloin hotellinhallintaohjelmisto sopii sinulle?

Hotellinhallintaohjelmisto tehostaa toimintaa konkreettisesti – sisäänkirjautumiset nopeutuvat, hinnoittelu muuttuu älykkäämmäksi ja manuaalinen työ vähenee jokaisessa vuorossa – mutta sen käyttöönotto tuo mukanaan myös kustannuksia, tietoturvavastuita ja koulutuskynnyksen, joka voi yllättää majoitusliikkeet. Hyödyt yleensä kertaantuvat ajan mittaan, kun taas haitat tuntuvat voimakkaimmin ensimmäisten kuuden–kahdentoista kuukauden aikana. Jos majoitusliikkeesi menettää tuloja manuaalisten prosessien tai epäyhtenäisten vieraskokemusten vuoksi, perustelut PMS-järjestelmän käyttöönotolle ovat vahvat – mutta vain, jos olet valmis investoimaan käyttöönottoon asianmukaisesti.

Arvioi tämän taulukon avulla, sopiiko hotellinhallintaohjelmisto majoitusliikkeesi nykyiseen tilanteeseen – vai olisiko jokin muu ratkaisu järkevämpi:

Hotellinhallintaohjelmisto on sinulle ajankohtainen, jos…	Merkit siitä, että tarvitset toisen ratkaisun
Hallinnoit varauksia manuaalisesti useissa OTA-kanavissa, omalla verkkosivustollasi ja puhelimitse – ja ylibuukkauksia tapahtuu.	Hallinnoit alle 10 huonetta ja varausmäärä on pieni. Kuukausittainen huonekohtainen tilausmaksu harvoin maksaa itseään takaisin tässä mittakaavassa.
Vastaanottotiimisi syöttää samat vierastiedot käsin useisiin järjestelmiin – sisäänkirjautumista, laskutusta ja siivousta varten – jokaisessa vuorossa.	Majoitusliiketyyppisi on erittäin erikoistunut (pitkäaikaiseen majoitukseen tarkoitetut palveluasunnot, yhteisöllinen asuminen, opiskelija-asunnot) ja tarvitsee erityisesti sille suunnitellun ohjelmiston, ei majoitusalan PMS-järjestelmää.
Asetat kiinteät hinnat koko viikolle ja menetät tuloja suuren kysynnän aikana, koska käytössäsi ei ole dynaamisen hinnoittelun työkaluja.	IT-infrastruktuurisi tai internet-yhteytesi on epäluotettava. Pilvipohjainen PMS riippuu vakaasta yhteydestä, ja offline-tila kattaa vain rajallisen osan tilanteista.
Siivous- ja vastaanottotiimisi koordinoivat huoneiden tiloja radiopuhelimella, valkotaululla tai puheluilla – ja huoneita poistuu käytöstä.	Henkilöstön vaihtuvuus on erittäin suurta, eikä sinulla ole nimettyä kouluttajaa tai järjestelmävastaavaa. Uuden työntekijän 48 tunnin perehdytyksestä tulee nopeasti toistuva ja kertaantuva kustannus.
Teet hinnoittelu- ja henkilöstöpäätöksiä ilman reaaliaikaisia käyttöaste-, ADR- tai RevPAR-tietoja, koska nykyinen järjestelmäsi ei pysty tuomaan niitä esiin.	Majoitusliikkeesi käyttää yhtä varauskanavaa eikä suunnitelmissa ole jakelun laajentamista. Erillinen kanavanhallintajärjestelmä tai varausmoottori on todennäköisesti kaikki, mitä tarvitset.
Vieraskortit, majoitusmieltymykset ja kanta-asiakashistoria ovat taulukkolaskentatiedostoissa tai henkilökunnan muistin varassa – joten jokainen palaava vieras tuntuu ensikertalaiselta.	Käyttöönoton budjettisi on kokonaisuudessaan alle $5,000, eikä tiimisi pysty osallistumaan useita viikkoja kestävään perehdytysprosessiin. Alirahoitettu käyttöönotto johtaa todennäköisemmin epäonnistumiseen kuin onnistumiseen.
Hallinnoit vähintään 20 huonetta ja täsmäytät laskut, maksut ja saapumatta jääneet varaukset manuaalisesti jokaisen yöauditoinnin lopussa.	Arvioit edelleen, johtuvatko ratkaistavat toimintaongelmat ohjelmistosta vai työnkulkuun ja henkilöstöön liittyvistä puutteista. PMS-järjestelmän ostaminen ei korjaa prosessiongelmaa.

Parhaat harkitsemisen arvoiset hotellinhallintaohjelmistot

Tässä on listani parhaista hotellinhallintaohjelmistoratkaisuista:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Click Maint CMMS — Paras hotellien kunnossapitoon
2. 2. roommaster — Sopii parhaiten verkkosivuston ja OTA-palveluiden varausten yhdistämiseen yhdeksi alustaksi
3. 3. Mews — Paras hotellitoimintojen automatisointiin
4. 4. Lodgify — Paras suorien varausten hankkimiseen yksilöllisten verkkosivustojen avulla
5. 5. WebRezPro — Paras joustavuuteen erilaisten majoitustyyppien kanssa
6. 6. innRoad — Paras kattavaan työkalupakettiin perustuvaan pilvipohjaiseen hallintaan
7. 7. RMS — Paras tuottojen kasvattamiseen dynaamisella hinnoittelulla
8. 8. HotelFriend — Soveltuu parhaiten saumattomaan digitaaliseen vieraskokemukseen ja operatiiviseen automaatioon
9. 9. SiteMinder — Paras verkkonäkyvyyden ja käyttöasteen maksimoimiseen
10. 10. Little Hotelier — Parhaimmillaan pienille majoitusliikkeille, joilla on suuret tavoitteet

Tee oikea valinta seuraavaa PMS-järjestelmääsi varten

Oikean PMS-järjestelmän valinnassa on kyse siitä, että löydät alustaratkaisun, joka sopii kiinteistösi kokoon, työnkulkuihin ja operatiivisiin tarpeisiin. Vertaile johtavia vaihtoehtoja oppaassamme parhaasta hotellien kiinteistönhallintaohjelmistosta löytääksesi hotellillesi sopivan ratkaisun.