Hotellien hallintaohjelmiston hyvät ja huonot puolet: ennen ostamista

Hotellien hallintaohjelmisto voi yksinkertaistaa päivittäisiä toimintoja, tehostaa tuottojen hallintaa ja auttaa hotelleja tarjoamaan yksilöllisempiä vieraskokemuksia. Siihen liittyy kuitenkin myös käyttöönottokustannuksia, tietoturvariskejä ja henkilöstön koulutusvaatimuksia, jotka voivat vaikuttaa majoitusliikkeesi suorituskykyyn.

Oikean järjestelmän valitseminen edellyttää ymmärrystä siitä, miten nämä hyödyt ja haitat vaikuttavat tiimiisi, budjettiisi ja vieraskokemukseen. Tässä oppaassa käyn läpi hotellien hallintaohjelmiston tärkeimmät edut ja haitat, jotta voit päättää, onko se oikea investointi majoitusliikkeellesi.

Lyhyt katsaus: hotellien hallintaohjelmiston edut ja haitat

Tämän taulukon avulla saat selkeän yhteenvedon hotellien hallintaohjelmiston käyttöönoton tärkeimmistä eduista ja haitoista:

5 hotellien hallintaohjelmiston etua

Hotellien hallintaohjelmisto tarjoaa viisi käytännön etua, jotka liittyvät tärkeimpiin päivittäiseen toimintaan, vieraskokemukseen, tuottoihin ja kustannuksiin vaikuttaviin tehtäviin:

1. Sujuvammat päivittäiset toiminnot ja työnkulut

Kun vastaanotto-, siivous- ja varaustiimisi työskentelevät yhden alustan kautta, aiemmin jatkuvaa koordinointia vaatineet tehtävät hoituvat automaattisesti. Tämä tarkoittaa vähemmän epäonnistuneita tiedonsiirtoja, nopeampaa huoneiden valmistelua ja vähemmän aikaa eri osastojen tilannetietojen selvittämiseen.

Ajattele kiireistä lauantain uloskirjautumista. Cloudbeds automatisoi esimerkiksi hintojen päivitykset, kanavien synkronoinnit, vierasviestit ja talouskirjaukset, joten vastaanoton ei tarvitse käsitellä jokaista tehtävää manuaalisesti. Mews käyttää samanlaista lähestymistapaa siivousmoduulissaan, jossa huoneiden määrittelyt, siivoussuunnitelmat, työvuorojen suunnittelu ja tarkastukset hallitaan automaattisesti reaaliaikaisten PMS-tietojen ja mukautettavien sääntöjen avulla. Oracle OPERA Cloud tarjoaa vastaanoton työntekijöille tekoälyavusteista ohjausta, jonka ominaisuuksiin kuuluvat huoneiden määrittely, hintakuvaukset ja vastaanoton ohjeistus. Näin uudet tiimin jäsenet voivat työskennellä täsmällisesti heti ensimmäisestä päivästä lähtien. Kaikissa kolmessa yhteinen tavoite on vähentää manuaalisia vaiheita, jotka hidastavat tiimiäsi ruuhkahuippujen aikana.

Tässä ovat päivittäiset toiminnalliset työnkulut, joissa hotellien hallintaohjelmisto säästää huomattavimmin aikaa:

• Sisään- ja uloskirjautumisen käsittely: Automatisoi ennakkorekisteröinti, huoneiden määrittäminen ja laskujen luominen, jotta vastaanoton työntekijät käyttävät vähemmän aikaa tietojen syöttämiseen ja enemmän aikaa vieraiden palvelemiseen.
• Siivoustehtävien jakaminen: Käynnistä huoneiden siivoustehtävien jakaminen automaattisesti uloskirjautumisten vahvistamisen jälkeen ja päivitä huoneiden tila reaaliajassa, jotta vastaanotto tietää aina, mitkä huoneet ovat saatavilla.
• Osastojen välinen viestintä: Korvaa manuaaliset radiopuhelut ja paperiset tiedonsiirrot hotellien tehtävienhallintaohjelmiston automaattisilla ilmoituksilla, jotka ilmoittavat oikealle tiimille heti, kun vieraan pyyntö kirjataan.
• Myyntikanavien ja hintojen synkronointi: Siirrä saatavuus- ja hintapäivitykset samanaikaisesti kaikille varauskanaville ja poista manuaaliset päivitykset, jotka johtavat ylivarauksiin ja hintaeroihin.
• Päivän päätösraportointi: Luo yöauditoinnin raportit, täsmäytä tapahtumat ja sulje päivittäiset tilit automaattisesti, mikä vähentää manuaalista täsmäytystyötä, joka yleensä pidentää yövuoroasi.
• Huoltopyyntöjen reititys: Kirjaa vieraiden ilmoittamat ongelmat suoraan huoltojonoon ja liitä mukaan huoneen numero, prioriteettitaso ja aikaleima, jotta mikään ei jää huomaamatta kiireisen työvuoron aikana.

Join our Community

Keep up with the hotel management community!

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Paremmat yksilölliset vieraskokemukset

Kun tiimisi tietää vieraan mieltymykset jo ennen hänen saapumistaan, jokainen vuorovaikutustilanne tuntuu harkitulta eikä yleisluontoiselta. Hotellien hallintaohjelmisto tekee tämän mahdolliseksi keskittämällä vierashistorian, mieltymykset ja kulutustiedot profiileihin, joita henkilökuntasi voi todella hyödyntää kiireisen sisäänkirjautumisen aikana.

Mews kokoaa vierailuhistorian, mieltymykset ja kulutuksen yhteen 360°-vierasprofiiliin, ja sen AI Smart Tips nostaa esiin keskeisiä oivalluksia, jotta kuka tahansa työntekijä voi yksilöidä vierailun ilman tietojen etsimistä eri rekistereistä. Oracle OPERA Cloud vie tämän vielä pidemmälle AI-pohjaisella vierassitouttamisella ja oheispalvelujen myynnillä: se luo automaattisesti yksilöllisiä tarjouksia, kuten huonepäivityksiä ja mukavuuksia, suoraan varaussivulle ennakkosaapumisen ja sisäänkirjautumisen aikana. Cloudbeds tukee tätä vierasmarkkinointiprofiileillaan, jotka seuraavat yhteystietoja, vierailuhistoriaa ja sähköpostiviestien käyttöä yhdessä automatisoitujen ennen saapumista ja vierailun jälkeen lähetettävien viestien kanssa. Yhdessä nämä ominaisuudet siirtävät tiimisi reaktiivisesta palvelusta ennakoivaan, mieltymyksiin perustuvaan vieraanvaraisuuteen.

Tässä ovat vierastietojen kosketuspisteet, jotka tulee kerätä ja joiden perusteella tulee toimia koko vierailun elinkaaren ajan:

• Huone- ja vuodemieltymykset: Kirjaa toivottu kerros, huonetyyppi, tyynyn kovuus ja lämpötila-asetukset jokaisen vierailun jälkeen, jotta järjestelmä voi määrittää paluuvieraille automaattisesti heidän mieltymyksiään vastaavat huoneet.
• Ruokavalio- ja mukavuustiedot: Kirjaa vierailun aikana esitetyt pyynnöt, kuten allergiahälytykset, minibaarimieltymykset tai kylpylävaraukset, suoraan vierasprofiiliin, jotta jokainen osasto näkee ne ilman erillistä tiedotusta.
• Viestintäkanavamieltymykset: Seuraa, vastaako vieras sähköposteihin, tekstiviesteihin vai sovelluksen sisäisiin viesteihin, ja ohjaa ennen saapumista ja vierailun jälkeen lähetettävä viestintä sen kanavan kautta, jonka hän todella avaa.
• Erityistilaisuuksien merkinnät: Kirjaa syntymäpäivät, vuosipäivät ja juhlia koskevat huomautukset varauksen yhteydessä, jotta automaattiset ilmoitukset tuovat ne esiin ennen sisäänkirjautumista ja henkilökunnalle jää aikaa järjestää huomionosoitus ilman viime hetken kiirettä.
• Kulutushistoria kategorioittain: Tarkastele, mitä vieras on ostanut aiempien vierailujen aikana – ravintolapalveluita, kylpyläpalveluita ja huonepäivityksiä – ja hyödynnä tätä käyttäytymismallia käynnistääksesi asiaankuuluvia tarjouksia oikealla hetkellä hänen seuraavan vierailunsa aikana.
• Vierailun jälkeisen palautteen tunnisteet: Yhdistä kyselyvastaukset ja arvostelujen sävy takaisin vierasprofiiliin, jotta tiimisi voi käsitellä tietyn valituksen tai vahvistaa myönteistä kokemusta seuraavan kerran, kun vieras tekee varauksen.

3. Älykkäämpi tulonhallinta ja dynaaminen hinnoittelu

Huonehintojen määrittäminen manuaalisesti tarkoittaa, että reagoit aina jälkikäteen – hotellien hallintaohjelmiston avulla hinnoittelu voi muuttua markkinoiden mukana ennen tulojen pienentymistä. Sen sijaan, että luottaisit mututuntumaan tai viime vuoden keskiarvoihin, hinnat mukautuvat automaattisesti reaaliaikaisten kysyntäsignaalien, kilpailijoiden hinnoittelun ja käyttöastetrendien perusteella.

Cloudbeds Revenue Intelligence käyttää kausaalista tekoälyä ennustaakseen kysyntää jopa 90 päivän päähän jopa 95%:n tarkkuudella ja automatisoi hintapäätökset, joiden tekemiseen tulonhallinnasta vastaavalta kuluisi muuten tunteja manuaalisesti. Atomizen käyttämä Mews RMS toimii samalla tavalla – sen tekoälypohjainen hinnoittelumoottori vähentää manuaalista hinnoittelutyötä 20–30 tuntia tulonhallinnasta vastaavaa henkilöä kohden kuukaudessa. Oracle OPERA Cloud hoitaa tämän dynaamisten perushintojen avulla. Ne laskevat ja tuovat johdetut hinnat automaattisesti esiin hintojen saatavuushaun aikana, joten vastaanoton työntekijät ilmoittavat aina oikean hinnan tarkistamatta erillistä järjestelmää.

Tässä ovat vaiheet dynaamisen hinnoittelun sääntöjen määrittämiseen ennen käyttöönottoa:

1. Aseta perushinnan alaraja: Määritä alin hyväksymäsi hinta kullekin huonetyypille varattua huonetta kohti laskettujen kustannustesi perusteella. Tämä estää järjestelmää automatisoimasta hintoja kannattavuusrajojen alapuolelle vähäisen kysynnän aikana.
2. Kartoita kysyntäkalenterisi: Lataa järjestelmään paikalliset tapahtumat, yleiset vapaapäivät, koulujen loma-ajat ja vilkkaimmat matkustusajankohdat, jotta hinnoittelumoottori käsittelee nämä päivät suuren kysynnän laukaisimina heti alusta alkaen.
3. Määritä hinnanmuutosten vaihteluvälit: Aseta ylä- ja alarajat sille, kuinka paljon automaattinen hinnoittelu voi poiketa perushinnasta. Näin hinnoittelusi pysyy kilpailukykyisenä ilman, että järjestelmä ajautuu vaihteluväleille, jotka hämmentävät palaavia vieraita.
4. Määritä kilpailijoiden hintatiedot: Yhdistä järjestelmäsi hintavertailutietoihin, jotta se huomioi vastaavien majoitusliikkeiden hinnat. Ilman tätä hinnoittelu perustuu ainoastaan sisäisiin käyttöastetietoihin.
5. Aseta käyttöasteeseen perustuvat laukaisimet: Luo säännöt, jotka nostavat hintoja automaattisesti käyttöasteen ylittäessä tietyn rajan – esimerkiksi 70 %, 85 % ja 95 % – jotta saat korkeamman hinnan huoneiden saatavuuden vähentyessä.
6. Tarkista ennusteet viikoittain: Dynaaminen hinnoittelu toimii parhaiten, kun tarkistat tekoälyn tuottamat kysyntäennusteet säännöllisesti ja muokkaat sääntöjä sellaisten tulevien tapahtumien osalta, joita järjestelmäsi ei ole tunnistanut automaattisesti.
7. Arvioi hintojen toimivuus kuukausittain: Vertaa toteutunutta RevPAR-arvoasi ennusteeseen tunnistaaksesi ajanjaksot, jolloin automaattinen hinnoittelu ylitti markkinatason tai jäi siitä, ja tarkenna sitten sääntöjäsi seuraavaa sykliä varten.

4. Hyödynnettävä reaaliaikainen raportointi ja analytiikka

Kun tiimisi näkee, mitä majoitusliikkeessä tapahtuu juuri nyt – ei eilen – voit korjata hinnoittelun puutteet, henkilöstöresurssien epätasapainot ja varausten kertymiseen liittyvät ongelmat ennen kuin ne vähentävät tulojasi. Siirtyminen viiveellisistä raporteista reaaliaikaiseen tietoon osoittaa, miksi hotellinhallintaohjelmisto on tarpeellinen.

Cloudbeds Insights tarjoaa tulonhallinnasta vastaaville ja hotellinjohtajille reaaliaikaisen näkyvyyden käyttöasteeseen, ADR:ään, RevPAR:iin, kanavakohtaiseen suorituskykyyn ja varausten kertymiseen – kaikki yhdessä hallintapaneelissa. Voit siirtyä yhteenvetotiedosta suoraan yksittäisiin varauksiin, mikä lyhentää täsmäytystyöhön kuluvaa aikaa tuntikausilla. Mews BI tarjoaa mukautettavat vedä ja pudota -hallintapaneelit ajastetuilla raporteilla, joten osastopäälliköt saavat oikeat KPI-mittarit ilman raporttien manuaalista suorittamista. Oracle OPERA Cloud Reporting and Analytics kerää reaaliaikaisesti tietoja toiminnoista, tulonhallinnasta, myynnistä ja catering-palveluista sekä mahdollistaa monitasoisen analyysin yksittäisistä osastoista koko hotelliryhmään.

Seuraavia keskeisiä raportointimittareita kannattaa seurata päivittäin, ja kunkin signaalin tulisi käynnistää seuraava toimenpide:

5. Pienemmät työvoima- ja toimintakustannukset

Toistuvien vastaanotto-, laskutus- ja siivoustehtävien automatisointi tarkoittaa, että tiimisi saa enemmän aikaan pienemmällä työvuorossa olevalla henkilöstömäärällä. Tämä vaikuttaa suoraan työvoimabudjettiisi palvelun laadusta tinkimättä.

Cloudbedsin mukaan sen majoitusliikkeen hallintajärjestelmä voi automatisoida jopa 80 % manuaalisesta työstä, mikä auttaa hotellitiimejä käyttämään vähemmän aikaa toistuviin hallinnollisiin tehtäviin. Mews tukee myös päivittäisten toimintojen ja tulonhallinnan automatisointia, kun taas Oracle OPERA Cloud keskittää vastaanoton toiminnot. Nämä ominaisuudet voivat vähentää rutiinityön määrää ja antaa henkilöstölle enemmän aikaa vieraita palveleviin tehtäviin.

Erityisesti pienemmissä majoitusliikkeissä nämä ajansäästöt voivat vähentää hallinnollista työmäärää ja antaa henkilöstölle enemmän aikaa vieraita palveleviin tehtäviin toistuvien taustatoimistotehtävien sijaan.

Tässä ovat vastaanoton, siivouksen ja taustatoimiston tehtävät, jotka kannattaa automatisoida ensimmäisinä työvoimakustannusten vähentämiseksi:

• Rekisteröityminen ennen saapumista: Automatisoi vieraan henkilötietojen kerääminen, maksun veloittaminen ja huoneen määrittäminen ennen saapumista, jotta sisäänkirjautuminen kestää vierasta kohden useiden minuuttien sijaan vain sekunteja.
• Folion muodostaminen ja laskutus: Anna järjestelmän koota veloitukset, lisätä verot ja muodostaa laskut automaattisesti uloskirjautumisen yhteydessä, mikä vähentää vastaanoton työvuoron lopussa tekemään manuaaliseen täsmäytykseen kuluvaa aikaa.
• Viestisarjat vieraille: Määritä varauksen tilan perusteella käynnistyvät automaattiset ennen saapumista, vierailun aikana ja vierailun jälkeen lähetettävät viestit, jotta tiimisi ei joudu laatimaan ja lähettämään yksittäisiä sähköposteja koko päivän ajan.
• Huoneiden tilapäivitykset: Yhdistä siivoustehtävien valmistuminen suoraan vastaanoton huoneiden reaaliaikaiseen saatavuuteen ja poista näin radiopuhelut sekä tilan tarkistukset, jotka hajottavat tiimisi keskittymistä kiireisimpinä uloskirjautumisaikoina.
• Yöauditoinnin käsittely: Automatisoi päivittäisten tapahtumien täsmäytys, raporttien muodostaminen ja tilien sulkeminen, jotta yövuoro voi keskittyä vieraiden tarpeisiin manuaalisen kirjanpitotyön sijaan.
• Lisämyynti- ja päivitysehdotukset: Käynnistä automaattiset huoneluokan päivitystarjoukset ja lisäpalveluehdotukset varauksen ja ennen saapumista tapahtuvan viestinnän yhteydessä sen sijaan, että vastaanoton työntekijöiden pitäisi muistaa tarjota niitä manuaalisesti sisäänkirjautumisen aikana.
• Huoltopyyntöjen reititys: Kirjaa ja kohdista huoltopyynnöt automaattisesti, kun vieras ilmoittaa ongelmasta, jotta tekninen tiimisi saa priorisoidut ja aikaleimalla varustetut työmääräykset ilman väliin tarvittavaa koordinaattoria.

4 hotellinhallintaohjelmiston haittaa

Vaikka hotellinhallintaohjelmisto tarjoaa todellisia hyötyjä, siihen liittyy myös mahdollisia haittoja, jotka kannattaa pitää mielessä:

1. Korkeat käyttöönottokustannukset ja jatkuvat kulut

Hotellinhallintaohjelmiston käyttöönotto maksaa enemmän kuin useimmat majoitusliikkeet budjetoivat, ja jatkuvat maksut voivat huomaamatta kaventaa katteita, ellet seuraa omistamisen kokonaiskustannuksia. Pilvipohjaisen PMS-järjestelmän hinnoittelu on tyypillisesti huonekohtainen kuukausimaksu, joka vaihtelee perustason noin $3–$8:sta premium- ja yritystason $15–$25+:aan. Kertaluonteiset käyttöönottomaksut voivat lisätä kustannuksia $1,000–$10,000+ monimutkaisuudesta riippuen.

Yritystason alustat yleensä kasvattavat kustannuksia entisestään. Oracle OPERA Cloudin omistamisen kokonaiskustannuksiin kuuluvat lisensointi, käyttöönotto, kolmansien osapuolten moduulit, koulutus ja IT-kulut – kustannukset, jotka kasvavat nopeasti itsenäisesti toimivilla majoitusliikkeillä. Cloudbeds vastaa tähän sisällyttämällä kanavanhallintaohjelmiston, varauskoneen, tuottohallinnan työkalut ja vieraskokemuksen ominaisuudet natiivisti yhteen tilaukseen ilman piilomaksuja. Mews hinnoittelee palvelunsa huonekohtaisesti ja ilmoittaa takaisinmaksuajaksi jopa vain seitsemän kuukautta.

Testaa omistamisen kokonaiskustannukset näiden vaiheiden avulla ennen sopimuksen allekirjoittamista:

1. Laske kustannuksesi huonetta ja kuukautta kohden: Jaa vuotuisen tilauksen kokonaiskustannus huoneiden lukumäärällä ja 12 kuukaudella. Tämän yhden luvun avulla alustoja on helppo verrata tasapuolisesti ja suhteuttaa tulokseen RevPAR-arvosi kanssa.
2. Listaa kaikki peruspaketin ulkopuolelle jäävät lisäosat: Pyydä toimittajaa erittelemään, mitkä ominaisuudet – kanavanhallinta, tuottohallinnan työkalut, vierasviestintä ja raportointi – edellyttävät erillistä moduulia tai maksua. Lisää nämä kustannukset peruslaskelmaan ennen tarjousten vertailua.
3. Pyydä eritelty käyttöönottotarjous: Hanki rivi riviltä erittely käyttöönoton, tietojen siirron, laitteiston ja koulutuksen kustannuksista. Kertasummana esitetyt käyttöönottotarjoukset peittävät usein sen, mihin suurimmat maksut keskittyvät.
4. Neuvottele vaiheittaisesta käyttöönotosta: Sen sijaan että maksaisit kaikki käyttöönottokustannukset etukäteen, pyri vaiheittaiseen käyttöönottoon, joka jakaa maksut vuosineljänneksille. Tämä antaa tiimillesi myös aikaa validoida järjestelmä ennen kuin sitoudut koko sopimukseen.
5. Laadi koulutusbudjetti heti alusta alkaen: Sisällytä henkilöstön koulutukseen käytetty aika kustannusmalliisi työvoimakustannuksena, ei vain kertaluonteisena maksuna. Sen aliarviointi on yksi yleisimmistä syistä siihen, että käyttöönotot ylittävät budjetin.
6. Aseta sopimuksen tarkistuspäivä ennen allekirjoittamista: Aikatauluta kustannustarkastus kuuden ja kahdentoista kuukauden kohdalle ja vertaa todellista käyttöä siihen, mistä maksat. Käyttämättömät moduulit ovat suora vältettävissä olevien kulujen lähde.

Katso tilausmaksujen, käyttöönottokustannusten ja mahdollisten lisäosien yksityiskohtaisempi erittely hotellinhallintaohjelmiston hintaoppaastani, jonka avulla voit arvioida kiinteistösi tarvitseman kokonaisinvestoinnin.

2. Järjestelmän käyttökatkot häiritsevät hotellin toimintaa

Kun PMS-järjestelmäsi siirtyy offline-tilaan, vastaanoton työntekijät voivat menettää pääsyn varauksiin, sisäänkirjautumisjonot voivat kasvaa ja maksujen käsittely voi häiriintyä. Enterprise Management Associatesin ja BigPandan vuonna 2022 tekemän tutkimuksen mukaan IT-käyttökatkot maksavat yrityksille keskimäärin $12,913 minuutilta. Vaikka tämä luku ei koske erityisesti hotelleja, se korostaa järjestelmän luotettavuuden ja käyttökatkoihin varautumisen merkitystä hotellinhallintaohjelmistoa valittaessa.

Riski on suurimmillaan ruuhkahuippujen aikana. Loppuunmyyty viikonloppu ja kaatunut PMS-järjestelmä tarkoittavat manuaalisia sisäänkirjautumisia, turhautuneita vieraita sekä reaaliaikaisten tietojen puuttumista siivoukselta ja laskutukselta. 99,9 prosentin käytettävyys-SLA tarkoittaa silti noin 44 minuutin käyttökatkoa kuukaudessa. Cloudbeds vastaa tähän dokumentoidulla yli 99,95 prosentin käytettävyydellä, kun taas Mews sitoutuu 99,9 prosentin käytettävyys-SLA:han. Oracle OPERA Cloud vähentää riskiä offline-tilatoiminnolla, jonka ansiosta vastaanottovirkailijat voivat jatkaa sisäänkirjautumisten käsittelyä paikallisesti, jos yhteys katkeaa.

Valmistele tämän taulukon avulla tiimisi jokaiseen käyttökatkotilanteeseen ennen sen tapahtumista:

3. Vierastietojen kohonneet turvallisuusriskit

Varausten, maksutietojen ja vierasprofiilien keskittäminen yhdelle alustalle tekee hotellinhallintaohjelmistosta mahdollisen kyberhyökkäysten kohteen. Trustwaven vuonna 2023 julkaistun majoitusalan kyberturvallisuusraportin mukaan lähes 31 prosenttia majoitusalan organisaatioista on ilmoittanut joutuneensa tietomurron kohteeksi historiansa aikana, ja majoitusalan tietomurto maksaa keskimäärin noin $3.4 miljoonaa. Nämä havainnot korostavat arkaluonteisten vierastietojen suojaamisen merkitystä käyttöoikeuksien hallinnan, salauksen ja säännöllisen turvallisuuskoulutuksen avulla.

Vastaanottotiimisi käsittelee päivittäin passiskannauksia, luottokorttitietoja ja henkilökohtaisia mieltymyksiä – kaikki kulkevat järjestelmien kautta, joiden on täytettävä samanaikaisesti PCI DSS- ja GDPR-vaatimukset. Toimittajat tarjoavatkin merkittäviä suojauksia. Cloudbeds suojaa tietoja AWS-pohjaisella infrastruktuurilla, TLS/SSL-salauksella ja ympärivuorokautisella valvonnalla, ja sillä on PCI DSS -tason 1 sertifiointi. Mews noudattaa maailmanlaajuisia standardeja, kuten ISO 27001-, SOC 2-, PCI DSS- ja GDPR-standardeja, sekä tukee kaksivaiheista tunnistautumista ja kirjautumista pääsyavaimella jaettujen tunnistetietojen riskien vähentämiseksi. Oracle OPERA Cloud salaa oletusarvoisesti kaikki tietokantaansa tallennetut arkaluonteiset kortinhaltijatiedot. Tästä huolimatta tiimisi käyttöoikeuksien hallintakäytännöt ja henkilöstön koulutus ratkaisevat, säilyvätkö nämä suojaukset tehokkaina.

Vähennä näiden käytäntöjen avulla PMS-järjestelmäsi altistumista tietomurrolle ennen kuin sellainen tapahtuu:

• Ota käyttöön roolipohjaiset käyttöoikeudet: Määritä järjestelmän käyttöoikeudet työtehtävän, ei aseman perusteella. Siivouksen esihenkilö ei tarvitse pääsyä laskutustietoihin, eikä vastaanottovirkailijalla pitäisi olla vierasprofiileihin järjestelmänvalvojan tasoisia käyttöoikeuksia.
• Vaadi kaikilta käyttäjiltä kaksivaiheista tunnistautumista: Yhden salasanan kirjautumiset ovat helpoimmin vältettävissä oleva haavoittuvuutesi. Ota kaksivaiheinen tunnistautuminen käyttöön kaikilla henkilöstön käyttäjätileillä, mukaan lukien kausityöntekijät ja osa-aikaiset työntekijät.
• Tarkasta käyttäjätilit jokaisen henkilöstömuutoksen yhteydessä: Poista tunnistetiedot käytöstä välittömästi, kun työntekijä lähtee tai vaihtaa tehtävää. Käyttämättömät tilit, joilla on aktiiviset käyttöoikeudet, ovat yleinen ja ehkäistävissä oleva väylä luvattomaan käyttöön.
• Tee käyttöoikeustarkastukset neljännesvuosittain: Hae täydellinen käyttäjien käyttöoikeusraportti neljännesvuosittain ja varmista, että jokainen aktiivinen tili vastaa edelleen sen haltijan nykyistä roolia. Käyttöoikeuksilla on taipumus kertyä ajan mittaan ilman virallista tarkastusta.
• Kouluta henkilöstö tunnistamaan tietojenkalasteluyritykset: Useimmat majoitusalan tietomurrot alkavat tunnistetietojen vaarantumisesta, eivät teknisestä hyväksikäytöstä. Järjestä säännöllisiä tietojenkalastelun torjuntaan liittyviä tietoisuustilaisuuksia, jotka on mukautettu vastaanoton ja varausten tilanteisiin.
• Varmista toimittajasi tietojen sijainti ja tietomurrosta ilmoittamista koskevat ehdot: Varmista ennen sopimuksen allekirjoittamista, missä vierastietojasi säilytetään, mitkä lainkäyttöalueet niitä koskevat ja kuinka nopeasti toimittajasi on sopimuksen mukaan velvollinen ilmoittamaan sinulle tietomurrosta. Nämä ehdot vaihtelevat huomattavasti alustojen välillä.
• Rajoita kolmansien osapuolten integraatioiden käyttöoikeuksia: Jokainen integroitu työkalu – lisämyyntisovellukset, arvostelualustat ja kylpylävarausten hallintajärjestelmät – on mahdollinen pääsyreitti. Tarkasta, mitkä integraatiot sisältävät vierastietoja, ja katkaise yhteydet, joita et enää aktiivisesti käytä.

4. Henkilöstön vaativat oppimis- ja koulutusvaatimukset

Tiimin totuttaminen uuteen PMS-järjestelmään voi kestää odotettua kauemmin, etenkin kun työntekijöillä on erilaisia vastuualueita ja teknistä kokemusta. Cloudbedsin PMS-käyttäjäkokemusraportin mukaan 52.2% esihenkilöistä arvioi, että vastaanottotyöntekijät tarvitsevat neljästä kuukaudesta kolmeen vuoteen tunteakseen olonsa varmaksi PMS-järjestelmän käytössä. Hotelleissa, joissa henkilöstö vaihtuu usein, nämä oppimiskäyrät tekevät jäsennellystä perehdytyksestä ja jatkuvasta koulutuksesta erityisen tärkeitä.

Vastaanottovirkailijat, huoneiden siivoojat ja yövuoron tarkastajat käyttävät järjestelmää eri tavoin. Jokainen rooli tarvitsee kohdennettua opetusta, ei kaikille sopivaa yhteistä koulutusta. Toimittajat ottavat tämän huomioon. Mews University tarjoaa itseohjautuvaa, roolipohjaista digitaalista koulutusta, jonka avulla henkilöstö pääsee nopeasti alkuun. Cloudbedsin asiakkaat pääsevät yleensä tuotantokäyttöön jo kolmessa viikossa, ja heidän tukenaan ovat ohjattu käyttöönotto ja joustavat tietojen siirtovaihtoehdot. Oracle OPERA Cloud tarjoaa jäsenneltyjä digitaalisia oppimispolkuja roolien mukaan Oracle Hospitality Digital Learning -koulutuksen kautta. Ne kattavat kiinteistönhallinnan, määritykset ja kanta-asiakkuusmoduulit.

Rakenna koulutusohjelma tämän prosessin avulla niin, että se toimii myös henkilöstön vaihtuvuuden ollessa suurta:

1. Kohdista koulutus jokaiseen rooliin: Selvitä tarkasti, mitä järjestelmän toimintoja kukin rooli käyttää päivittäin, ja laadi erilliset koulutuksen tarkistuslistat vastaanottovirkailijoille, huoneiden siivoojille ja yövuoron tarkastajille. Yksi yleinen koulutustilaisuus jättää aukkoja, jotka tulevat esiin ruuhka-aikoina.
2. Kouluta todellisten tilanteiden, älä ominaisuuksien avulla: Käy uuden henkilöstön kanssa läpi todelliset sisäänkirjautumisprosessit, laskukorjaukset ja huoneiden tilapäivitykset valikoiden esittelyn sijaan. Tilannepohjainen harjoittelu lyhentää aikaa siihen, että työntekijä pystyy työskentelemään itsenäisesti.
3. Tallenna lyhyitä tehtäväkohtaisia ohjevideoita: Luo kahden tai kolmen minuutin näyttötallenteet kymmenestä yleisimmästä kunkin roolin suorittamasta tehtävästä. Henkilöstö voi katsoa videot uudelleen tarpeen mukaan ilman, että esihenkilö joutuu poistumaan työpisteestään.
4. Nimeä jokaiselle vuorolle järjestelmävastaava: Nimeä jokaisesta vuorosta yksi kokenut tiimin jäsen järjestelmää koskevien kysymysten ensisijaiseksi yhteyshenkilöksi. Tämä vähentää oppimiskäyrän aikana tapahtuvia virheitä ja keventää johdon painetta perehdytysvaiheessa.
5. Laadi 30 päivän osaamisen tarkistuslista: Määritä, mitkä tehtävät uuden työntekijän pitäisi pystyä suorittamaan itsenäisesti 7., 14. ja 30. päivään mennessä. Jäsennellyt välitavoitteet helpottavat lisätukea tarvitsevien tunnistamista ennen kuin osaamisaukko vaikuttaa vieraisiin.
6. Päivitä koulutus jokaisen merkittävän päivityksen jälkeen: Järjestä lyhyt kertauskoulutus kahden viikon kuluessa jokaisesta järjestelmäpäivityksestä, joka muuttaa keskeistä työnkulkua. Tämän laiminlyönti on yksi nopeimmista tavoista heikentää jo tehdyn koulutusinvestoinnin arvoa.

Milloin hotellinhallintaohjelmisto sopii sinulle?

Ennen alustaan sitoutumista tutustu oppaaseen hotellinhallintaohjelmiston valitsemisesta ja huomioi kiinteistösi koko, päivittäiset toiminnot, integraatiotarpeet ja henkilöstövaatimukset. Näin voit määrittää, mitkä ominaisuudet ovat tärkeimpiä ennen toimittajien arviointia.

Hotellinhallintaohjelmisto voi tehostaa päivittäisiä toimintoja nopeuttamalla sisäänkirjautumisia, mahdollistamalla älykkäämmän hinnoittelun ja vähentämällä manuaalista työtä eri osastoilla. Käyttöönoton kustannukset, tietoturvavastuut ja henkilöstön koulutustarpeet voivat kuitenkin tehdä käyttöönotosta haastavaa. Hyödyt tulevat usein selvemmin esiin, kun tiimit tottuvat järjestelmään, kun taas alkuvaiheen käyttöönotto ja koulutus edellyttävät huolellista suunnittelua. Jos kiinteistösi kärsii manuaalisista prosesseista tai vaihtelevista asiakaskokemuksista, hotellinhallintaohjelmistoa voi olla syytä harkita – edellyttäen, että sinulla on riittävä budjetti ja resurssit onnistuneen käyttöönoton tukemiseen.

Arvioi tämän taulukon avulla, sopiiko hotellinhallintaohjelmisto kiinteistösi nykyiseen tilanteeseen – vai olisiko jokin muu ratkaisu järkevämpi valinta:

Parhaat harkittavat hotellinhallintaohjelmistot

Tässä on listani parhaista hotellinhallintaohjelmistoratkaisuista:

Valitse kiinteistöllesi sopiva hotellinhallintaohjelmisto

Hotellinhallintaohjelmiston etujen ja haittojen ymmärtäminen on vasta ensimmäinen askel. Ennen investointia arvioi kiinteistösi koko, budjetti, päivittäiset työnkulut ja integraatiovaatimukset. Lue oppaani aiheesta hotellinhallintaohjelmiston valitseminen, jotta tunnistat tärkeimmät ominaisuudet ja voit tehdä harkitumman päätöksen.