Oikeat hotellinhallintaohjelmiston integraatiot yhdistävät kiinteistönhallintajärjestelmäsi esimerkiksi tuottohallinta-alustoihin, kassajärjestelmiin ja CRM-ohjelmistoihin. Kokemukseni mukaan hyvin integroitu ohjelmistokokonaisuus erottaa toisistaan kiinteistön, jota johdetaan reaktiivisesti ongelmasta toiseen, ja kiinteistön, joka toimii koordinoidun ja reaaliaikaisen tiedon varassa. Kun järjestelmiesi väliset yhteydet katkeavat, tiimisi huomaa sen ensin – ja vieraasi heti sen jälkeen.
Oikeiden integraatioiden valinta ei ole aina itsestään selvää, ja väärä ratkaisu tuhlaa sekä rahaa että henkilöstön aikaa. Tässä oppaassa käsitellään kuutta integraatiota, jotka mielestäni jokainen kiinteistö tarvitsee, sekä sitä, mitä kunkin kohdalla kannattaa arvioida.
Miksi hotellinhallintaohjelmisto kannattaa integroida?
Hotellinhallintaohjelmisto kannattaa integroida, koska itsenäinen PMS jättää tiimisi kopioimaan tietoja järjestelmien välillä käsin – olen nähnyt vastaanottovirkailijoiden siirtävän varaustietoja manuaalisesti erilliseen laskutusjärjestelmään kiireisen sisäänkirjautumisruuhkan aikana, ja tästä aiheutuvat virheet tulevat kalliiksi. Heti kun yhdistät PMS:n sitä ympäröiviin työkaluihin, kiinteistösi siirtyy reaktiivisesta toiminnasta koordinoituun toimintaan.
Nämä ovat tärkeimmät syyt, joiden vuoksi kiinteistöt yhdistävät hotellinhallintaohjelmistonsa muihin työkaluihin:
- Manuaalisen tietojen syöttämisen poistaminen: Toisistaan irralliset järjestelmät pakottavat henkilöstön syöttämään samat vieras-, varaus- ja laskutustiedot uudelleen eri alustoille, mikä lisää virheitä ja hidastaa toimintaa juuri väärillä hetkillä.
- Hintojen ja saatavuuden reaaliaikainen hallinta: Integrointi tuottohallintajärjestelmään tai jakelukanavien hallintajärjestelmään pitää hinnat ja saatavuuden ajan tasalla kaikissa varauskanavissa ilman manuaalisia päivityksiä.
- Yhtenäiset vierasprofiilit: PMS:n yhdistäminen CRM-järjestelmään kokoaa yhteen majoitushistorian, mieltymykset ja viestintätiedot, jolloin jokainen osasto työskentelee saman vieraskuvan pohjalta.
- Nopeampi ja tarkempi laskutus: POS-integraatio kirjaa ravintolan, kylpylän ja muiden palveluiden veloitukset automaattisesti suoraan vieraan folioon, mikä vähentää uloskirjautumisen kitkaa ja veloituksia koskevia kiistoja.
- Älykkäämpi raportointi: Kun järjestelmät jakavat tietoja keskenään, suorituskykyraportit kuvaavat koko toimintaa – eivät vain sen irrallisia osia – joten voit tehdä päätöksiä täydellisten tietojen perusteella.
Hotellinhallintaohjelmiston yleisimmät integraatiot
Integraatiovaihtoehtojen kartoittaminen on tärkeää, koska oikeat yhteydet antavat tiimillesi mahdollisuuden työskennellä reaaliaikaisen tiedon kanssa ja tarjota vieraille sujuvamman kokemuksen. Tässä ovat integraatiot, joita etsin aina hotellinhallintaohjelmistoa valitessani.
Have an account? Log In
Kirjanpito-ohjelmisto
PMS:n yhdistäminen kirjanpito-ohjelmistoon kuroo umpeen kuilun sen välillä, mitä vieraat käyttävät kiinteistössä, ja sen välillä, mitä taloushallintosi todella näkee. Ilman tätä integraatiota kirjanpitohenkilöstö vie päivittäiset tuloraportit manuaalisesti PMS:stä ja syöttää ne uudelleen pääkirjanpitoon – prosessi aiheuttaa virheitä ja venyttää kuukauden lopun tilinpäätöksen rutiininomaisesti yli kymmenen työpäivän mittaiseksi.
PMS toimii ainoana totuuden lähteenä kokoamalla huoneiden, F&B:n, kanavien ja maksujen tapahtumat ennen tietojen siirtämistä kirjanpitoalustallesi. Kun tämä tiedonsiirto automatisoidaan, taloushallintosi käyttää vähemmän aikaa täsmäyttämiseen ja enemmän aikaa analysointiin.
Itsenäisille kiinteistöille QuickBooks ja Xero kattavat perusasiat hyvin. Keskisuurten yritysten ja useita kiinteistöjä hallinnoivien toimijoiden on yleensä tarpeen käyttää majoitusalan tarpeisiin rakennettua ratkaisua, kuten M3:a tai Inn-Flow’ta, jotka tukevat USALI-yhteensopivaa raportointia natiivisti. Tämä ero merkitsee useimmille toimijoille enemmän kuin he ymmärtävätkään, kunnes heidän on tuotettava omistajaraportti suuressa mittakaavassa.
Yleinen kiertotapa silloin, kun tätä integraatiota ei ole, on kirjanpito-ohjelmiston ja taulukkolaskennan välisten muunnoskerrosten yhdistelmä. QuickBooksin ja Xeron kaltaisissa yleiskäyttöisissä työkaluissa ei ole natiivia PMS-integraatiota tärkeimpien alustojen kanssa, joten tiimit päätyvät täsmäyttämään päivittäiset tulokirjaukset manuaalisesti – prosessi vie aikaa ja on altis virheille, jotka heijastuvat osastojen tuloslaskelmiin ja omistajaraportteihin. Se toimii, kunnes ei toimi – ja yleensä se lakkaa toimimasta juuri silloin, kun paine on suurimmillaan.
Tässä ovat tämän integraation yleisimmät käyttötapaukset:
- Automaattinen tulojen kirjaus: Jokainen huonelasku, F&B-tapahtuma ja lisämaksu kirjautuu suoraan pääkirjaan ilman manuaalista uudelleensyöttöä, mikä poistaa täsmäytysvirheet, joita yleensä kertyy kuukauden lopussa.
- Päivittäisten tuloraporttien automatisointi: Sen sijaan, että viet CSV-tiedostoja PMS-järjestelmästäsi ja syötät luvut manuaalisesti, integraatio siirtää päivittäiset tuloyhteenvedot taloushallintoalustallesi määritetyn aikataulun mukaisesti.
- Myyntisaamisten synkronointi: Yritysasiakkaiden laskutustiedot ja suoralaskutussopimukset siirtyvät suoraan taloushallinto-ohjelmistoosi, jolloin avoimet saldot pysyvät ajan tasalla ilman erillistä tietojen syöttövaihetta.
- Osastokohtainen tulosraportointi: Kun PMS-järjestelmäsi ja taloushallinto-ohjelmistosi jakavat tietoja, voit eritellä tulo- ja kuluraportoinnin osastoittain—huoneet, F&B, kylpylä—ilman, että lukuja tarvitsee kohdistaa manuaalisesti eri kustannuspaikoille.
- Vero- ja vaatimustenmukaisuusraportointi: Majoitusvero, ALV ja muut majoitusalan erityisverotiedot haetaan suoraan tapahtumatiedoista, mikä vähentää manuaalista laskentatyötä, joka aiheuttaa vaatimustenmukaisuusriskejä auditointikausien aikana.
- Omistaja- ja sijoittajaraportointi: Usean kiinteistön operaattoreille integraatio mahdollistaa USALI-standardin mukaisen raportoinnin laajassa mittakaavassa, joten omistajaraporttien laatiminen ei edellytä taloustiimiltä tietojen manuaalista yhdistämistä useista PMS-vienneistä.
Maksunkäsittelyohjelmisto
Maksunkäsittelyintegraatio yhdistää PMS-järjestelmäsi suoraan maksuvälittäjään tai maksunkäsittelijään, jolloin jokainen valtuutus, veloitus ja hyvitys kirjautuu automaattisesti asiakkaan laskulle. Ilman integraatiota vastaanottosi työntekijät täsmäyttävät manuaalisesti maksupäätteen kuitteja laskumerkintöihin yöauditoinnin aikana, jolloin virheitä on kaikkein vaikeinta havaita ja kalleinta korjata.
Hotellin maksuprosessi sisältää ennakkomaksut, katevaraukset, lisävaraukset, veloitukset, hyvitykset ja mitätöinnit—ja kaikkien niiden on kirjauduttava reaaliajassa asiakkaan laskulle. Kun PMS-järjestelmäsi hoitaa tämän siirron natiivisti, sinun ei tarvitse selvittää puuttuvia veloituksia tai kiistanalaisia valtuutuksia uloskirjautumista seuraavana aamuna.
Tokenisointi pitää kortin raakatiedot kokonaan PMS-järjestelmäsi ulkopuolella, mikä pienentää PCI DSS -vaatimustenmukaisuuden piiriä ja siihen liittyviä kustannuksia. Jo tämä on riittävä syy suhtautua integraatioon vakavasti—PCI-vaatimustenmukaisuus ei ole halpaa, ja kaikki altistumista pienentävä on sen arvoista.
Adyenin ja Shift4:n kaltaiset maksunkäsittelijät ovat yleisiä majoitusalalla, koska ne toimivat hotellin kauppiaan ja vastaanottavan pankin välissä ja yhdistyvät PMS-järjestelmääsi rajapintojen ja webhookien kautta. Tämä arkkitehtuuri mahdollistaa reaaliaikaisen laskukirjauksen.
Kun integraatiota ei ole, kiertotapa on manuaalinen: tiimisi vertailee fyysisiä tai digitaalisia maksupäätekuitteja PMS-järjestelmän laskuihin rivi riviltä. Maksu voi onnistua vastaanottavassa pankissa mutta jäädä kirjaamatta PMS-järjestelmään—tai päinvastoin—mikä synnyttää täsmäytysaukkoja, jotka on korjattava manuaalisesti. Kokemukseni mukaan nämä aukot lisääntyvät nopeasti kiireisen viikonlopun aikana, ja maanantaiaamuna yöauditoinnin poikkeuslista on pidempi kuin sen pitäisi koskaan olla.
Tässä ovat tämän integraation yleisimmät käyttötapaukset:
- Laskujen kirjaus reaaliajassa: Jokainen valtuutus, veloitus ja hyvitys kirjautuu suoraan asiakkaan laskulle heti tapahtuman käsittelyn hetkellä, mikä poistaa manuaalisen kuittien täsmäytyksen, joka tekee yöauditoinnista arvailua.
- Katevaraukset ja lisävaraukset: PMS-järjestelmäsi käynnistää katevarauspyynnöt varauksen tai sisäänkirjautumisen yhteydessä ja päivittää varauksia automaattisesti lisämaksujen kertyessä, jolloin asiakkaan korttiin kohdistuva varaus pysyy ajan tasalla koko majoituksen ajan.
- Tokenisointi PCI-vaatimustenmukaisuuden piirin pienentämiseksi: Kortin raakatiedot eivät koskaan kosketa PMS-järjestelmääsi—ne korvataan tunnisteilla—mikä pienentää PCI DSS -vaatimustenmukaisuuden piiriä ja siihen liittyviä auditointikustannuksia.
- Veloitusten reititys useiden palvelupisteiden välillä: Ravintolasta, kylpylästä, pysäköinnistä tai mistä tahansa muusta lisäpalvelupisteestä tulevat veloitukset kirjautuvat automaattisesti oikealle asiakkaan laskulle, joten vastaanoton ei tarvitse uloskirjautumisen yhteydessä etsiä papereita kolmesta eri osastosta.
- Hyvitysten ja mitätöintien automaattinen käsittely: PMS-järjestelmässä käynnistetyt hyvitykset ja mitätöinnit suoritetaan maksunkäsittelijän tasolla reaaliajassa, joten asiakkaiden ei tarvitse odottaa päiviä korjauksen näkymistä tiliotteellaan.
- Maksujen keskitetty täsmäytys: Maksunkäsittelijän päivän päätteeksi ilmoittamat tilitysluvut täsmäytetään automaattisesti PMS-järjestelmän tapahtumatietoja vasten, mikä vähentää manuaalista vertailutyötä, joka yleensä paljastaa virheet vasta jälkikäteen.
Tulonhallintaohjelmisto
Tulonhallintajärjestelmän (RMS) yhdistäminen PMS-järjestelmään mahdollistaa dynaamisen hinnoittelun toiminnan käytännössä. Ilman tätä integraatiota RMS-järjestelmässä päätetyt hintamuutokset on siirrettävä PMS-järjestelmään manuaalisesti, ja jokainen päätöksen ja päivityksen välinen viive maksaa sinulle molemmista päistä. Menetät joko tuloja korkean kysynnän jaksoina tai hinnoittelet itsesi ulos käyttöasteesta hiljaisina ajanjaksoina.
IDeaS:n ja Duetton kaltaiset työkalut hakevat reaaliaikaiset käyttöaste-, varauskertymä- ja varaustahditiedot suoraan PMS-järjestelmästäsi ja siirtävät optimoidut hinnat takaisin automaattisesti. Tämä palautesilmukka antaa tulostrategiallesi todellista reaaliaikaista tehoa sen sijaan, että se perustuisi eilisiin lukuihin.
Kun integraatiota ei ole, revenue managerisi joutuu työskentelemään PMS-järjestelmästä vietyjen raporttien perusteella, jotka ovat jo tuntikausia vanhoja. Hintasuositukset on ladattava manuaalisesti PMS-järjestelmään ja sen jälkeen toimitettava erikseen kanavanhallintajärjestelmään – kolmivaiheinen prosessi, joka aiheuttaa viivettä ja epäjohdonmukaisuutta jakelussasi. Nopeasti muuttuvilla markkinoilla tämä viive on todellinen kilpailuhaitta.
Tässä ovat tämän integraation yleisimmät käyttötapaukset:
- Automaattiset hinnanpäivitykset: Kun RMS-järjestelmäsi tekee hinnoittelupäätöksen, se lähettää päivitetyn hinnan suoraan PMS-järjestelmääsi – manuaalista syöttämistä ei tarvita – joten vastaanottosi ja varausmoottorisi myyvät aina samaa hintaa samaan aikaan.
- Reaaliaikaiset käyttöaste- ja varausvauhtitiedot: RMS-järjestelmäsi hakee PMS-järjestelmästä jatkuvasti reaaliaikaisia tietoja käyttöasteesta, saapuvista vieraista ja varausten kertymisvauhdista, joten hinnoittelupäätökset perustuvat nykyhetken tilanteeseen eivätkä aamulla laadittuun raporttiin.
- Rajoitusten ja tuotonhallinnan ohjaus: RMS-järjestelmässäsi määritetyt viipymän vähimmäispituudet, saapumispäivää koskevat sulkurajoitukset ja myynnin keskeytysrajoitukset otetaan automaattisesti käyttöön PMS-järjestelmässä, mikä pitää varastonhallinnan yhdenmukaisena ilman manuaalista päivitysvaihetta.
- Kysynnän ennustamisen tarkkuus: Koska integraatio siirtää PMS-järjestelmän historialliset varaustiedot suoraan RMS-järjestelmäsi ennustemalleihin, mallit tarkentuvat ajan myötä – ja hinnoittelustrategiasi perustuu kiinteistösi todellisiin toimintamalleihin yleisten markkinaoletusten sijaan.
- Segmentti- ja huonetyyppikohtainen optimointi: RMS-järjestelmäsi voi lähettää PMS-järjestelmään eriytettyjä hintoja huonetyypin, markkinasegmentin tai varauskanavan mukaan, jolloin voit siirtyä pois tasahinnoittelustrategioista ja hinnoitella varastosi todellisten kysyntäsignaalien perusteella.
- Hinnoittelustrategian suorituskykyraportointi: Kun PMS- ja RMS-järjestelmäsi jakavat tietoja, voit mitata, miten hinnoittelupäätökset todella suoriutuivat ennusteeseen verrattuna – ilman tietojen vientiä yhdestä järjestelmästä ja manuaalista vertailua toisessa.
Asiakkuudenhallintaohjelmisto (CRM)
CRM-integraatio muuttaa PMS-järjestelmäsi varauskirjanpidosta varsinaiseksi vierastiedon työkaluksi. Ilman sitä PMS-järjestelmäsi sisältää varaustiedot ja CRM-järjestelmäsi viestintähistorian – eikä kummallakaan järjestelmällä ole kokonaiskuvaa siitä, kuka vieras on.
Kun nämä kaksi järjestelmää yhdistetään, kaikki vieraan majoittumiset, mieltymykset ja kanssakäyminen kiinteistösi kanssa kootaan yhtenäiseksi profiiliksi. Tämä tarkoittaa, että voit käyttää aiempien majoitusten tietoja määrittääksesi vieraan suosiman huonetyypin tai säätääksesi automaattisesti huoneen valmistelua dokumentoitujen mieltymysten perusteella. Tällainen henkilökohtaistaminen ei ole ylellisyyttä – sitä vakioasiakkaat nykyään odottavat.
Salesforcen kaltaiset työkalut ja majoitusalan erityiset CRM-järjestelmät tarjoavat myynti- ja markkinointitiimeillesi segmentointiin ja kampanjoihin tarvittavan infrastruktuurin, jotta nämä tiedot voidaan hyödyntää. PMS-järjestelmäsi ja Salesforcen kaltaisen CRM-järjestelmän välinen suora kaksisuuntainen yhteys mahdollistaa yksityiskohtaisten varaustietojen ja vierasprofiilien synkronoinnin järjestelmien välillä. Sen jälkeen voit luoda kohdennettuja segmenttejä, automatisoida ennen saapumista tapahtuvaa viestintää ja merkitä arvokkaat asiakkuudet myyntitiimillesi – ilman raporttien manuaalista hakemista kahdesta erillisestä alustasta.
Kun PMS- ja CRM-järjestelmäsi jakavat tietoja, yhdessä järjestelmässä tehdyt päivitykset näkyvät automaattisesti toisessa, joten tiimisi ei joudu syöttämään tietoja manuaalisesti useille alustoille. Ilman integraatiota tapahtuu juuri näin – vieraan mieltymykset ovat sähköpostiketjuissa tai vastaanoton muistiinpanoissa, markkinointi lähettää kampanjoita puutteellisten varaushistorioiden perusteella ja kanta-asiakkaiden huomioiminen riippuu siitä, kuka sattuu muistamaan palaavan vieraan nimen. Kokemukseni mukaan tämä epäjohdonmukaisuus on yksi nopeimmista tavoista menettää vakioasiakas kilpailijalle, joka muistaa hänet.
Tässä ovat tämän integraation yleisimmät käyttötapaukset:
- Yhtenäisen vierasprofiilin luominen: Jokainen PMS-järjestelmässä syntyvä varaus, majoitushistoria ja kiinteistössä kirjattu vieraan mieltymys siirtyy suoraan hänen CRM-profiiliinsa, joten vastaanoton, myynnin ja markkinoinnin tiimit työskentelevät kaikki saman kattavan kokonaiskuvan perusteella.
- Henkilökohtaistaminen ennen saapumista: PMS-järjestelmän aiempien majoitusten tiedot – suosittu huonetyyppi, kerros, tyynytoive ja ruokavaliota koskevat huomautukset – siirtyvät CRM-järjestelmäsi ennen saapumista käynnistyviin työnkulkuihin, joten tiimisi voi valmistella huoneen oikein ennen vieraan saapumista.
- Automaattinen viestintä ennen saapumista: CRM-järjestelmäsi käynnistää ennen saapumista lähetettävät sähköpostit tai lisämyyntisarjat suoraan PMS-järjestelmästä haettujen varaustietojen perusteella ilman, että markkinointitiimisi tarvitsee viedä vieraslistoja manuaalisesti tai luoda kohderyhmiä alusta alkaen.
- Arvokkaiden vieraiden tunnistaminen: Kun PMS-tiedot, kuten elinkaaren aikainen kulutus, majoitusten toistuvuus ja varauskanava, synkronoidaan CRM-järjestelmääsi, myyntitiimisi voi tunnistaa ja priorisoida parhaat asiakkuudet automaattisesti suoraa yhteydenottoa tai kanta-asiakkaiden huomioimista varten.
- Kohdennettu markkinointisegmentointi: Kun varaushistoria, hintasegmentti ja majoittumismallit siirtyvät PMS-järjestelmästäsi CRM-järjestelmääsi, voit luoda kampanjoita varten tarkkoja kohderyhmiä sen sijaan, että lähettäisit saman viestin jokaiselle listallasi olevalle vieraalle.
- Kaksisuuntainen tietojen synkronointi osastojen välillä: Yhdessä järjestelmässä tehdyt päivitykset näkyvät automaattisesti toisessa, joten vastaanoton sisäänkirjautumisen yhteydessä kirjaama mieltymys ei katoa muistilapulle – se säilyy vieraan CRM-tietueessa jokaista tulevaa majoitusta varten.
Myyntipisteohjelmisto (POS)
POS-integraatio varmistaa, että oheistuotot näkyvät siellä, minne ne kuuluvat – vierastilillä – ilman, että kenenkään tarvitsee kuljettaa paperikuittia aulan poikki. Ilman sitä jokainen ravintolaveloitus, kylpyläpalvelu tai minibaaritapahtuma on kirjattava manuaalisesti PMS-järjestelmään työntekijän toimesta, vaikka hänellä olisi jo valmiiksi tusina muuta asiaa hoidettavanaan.
Kun POS-järjestelmäsi yhdistyy suoraan PMS-järjestelmään, kaikkien tulokanavien veloitukset kirjautuvat reaaliajassa vierastilille. Vieras avaa baarissa laskun, tilaa huonepalvelua mobiilitilausjärjestelmän kautta tai varaa hoidon, ja kaikki kirjautuu automaattisesti hänen tililleen. Uloskirjautumisesta tulee keskustelu vierailusta paperikuittien kolmesta eri osastosta kiireisen täsmäytyksen sijaan.
Oracle MICROSin ja Agilysysin kaltaiset järjestelmät on suunniteltu tällainen PMS-yhteys huomioiden. Ne välittävät tapahtumatiedot rajapintojen kautta ja yhdistävät jokaisen veloituksen oikeaan vierastiliin, huoneeseen ja kustannuspaikkaan – ilman vastaanoton tai ravintola- ja elintarvikepalveluiden (F&B) henkilöstön manuaalisia toimia.
Kun tällaista integraatiota ei ole, kiertoratkaisuna käytetään lähes aina jonkinlaista paperiketjua. Ravintolan työntekijät kirjaavat veloitukset vierastililomakkeelle, joku vie sen vastaanottoon ja vastaanottovirkailija syöttää tiedot manuaalisesti PMS-järjestelmään. Prosessi toimii, kunnes lomake katoaa, siihen kirjataan väärä tieto tai se unohtuu kokonaan – ja silloin joko vastaatte itse veloituksesta tai joudutte käymään uloskirjautumisen yhteydessä epämukavan keskustelun vieraan kanssa jostakin, mitä hän kulutti kaksi päivää aiemmin.
Tässä ovat tämän integraation yleisimmät käyttötapaukset:
- Veloitusten kirjaaminen vierastilille reaaliajassa: Kaikkien tulokanavien – ravintolan, kylpylän, huonepalvelun ja minibaarin – veloitukset kirjautuvat suoraan vierastilille heti tapahtuman päätyttyä, joten mitään ei katoa osastojen välillä.
- Tarkka uloskirjautuminen: Koska oheisveloitukset kirjautuvat automaattisesti vierastilille, vastaanotto voi tarkistaa ja päättää laskun ilman paperikuittien etsimistä tai F&B-henkilöstön manuaalisia kirjauksia.
- Osastokohtainen tuottojen seuranta: Integraatio yhdistää jokaisen tapahtuman oikeaan kustannuspaikkaan, joten taloushallinto saa puhtaat tulotiedot kanavittain ilman kuukauden lopussa tehtävää manuaalista kohdistamista.
- Huoneveloitusten valtuutus: POS-järjestelmä voi tarkistaa ennen kirjaamista, että vierastili on aktiivinen ja valtuutettu veloituksiin, mikä estää luvattomien ostosten päätymisen vierastilille huomaamatta.
- Yhdistetty yöauditoinnin raportointi: Kun POS- ja PMS-tiedot yhdistyvät automaattisesti, yöauditoinnin raportti sisältää kaikkien tulokanavien tuotot yhdessä raportissa sen sijaan, että henkilöstön pitäisi täsmäyttää erillisten järjestelmien kokonaissummat manuaalisesti.
- Juomarahan ja palvelumaksujen seuranta: POS-järjestelmässä kirjatut juomarahat ja pakolliset palvelumaksut kirjautuvat automaattisesti oikealle vierastiliriville ja kustannuspaikalle, mikä pitää palkka- ja veroraportoinnin täsmällisenä ilman erillistä täsmäytysprosessia.
Verkkoarvostelujen hallintaohjelmisto
Verkkoarvostelujen hallintaohjelmiston (ORM) yhdistäminen PMS-järjestelmään muuttaa vierasarvostelut tiedoksi, jonka perusteella voit todella toimia hotellitasolla. Ilman tätä yhteyttä arvostelu- ja varaustiedot sijaitsevat erillisissä järjestelmissä, eikä henkilöstöllä ole keinoa yhdistää huonetta 412 koskevaa kielteistä arvostelua vierasprofiiliin, vierailun päivämääriin tai sisäänkirjautumisen hoitaneeseen vastaanottovirkailijaan.
Revinate- ja TrustYou-palveluiden kaltaiset työkalut noutavat vierastiedot suoraan PMS-järjestelmästä ja käynnistävät vierailun jälkeiset kyselyt oikealla hetkellä oikealle vieraalle kohdistettuina. Ajankohdalla on merkitystä. Kysely, joka saapuu 24 tuntia uloskirjautumisen jälkeen ja on personoitu vieraan nimellä sekä vierailun tiedoilla, saa huomattavasti enemmän vastauksia kuin yleisluontoinen massasähköposti. Useammat vastaukset antavat verkkoarvostelujen kokonaispistemäärälle paremman perustan ja tarjoavat enemmän tietoa, jonka perusteella voit toimia.
Integraation avulla voit myös merkitä matalan arvosanan antaneet vieraat ja yhdistää merkinnän takaisin heidän PMS-järjestelmässä olevaan profiiliinsa. Kun he varaavat uudelleen, vastaanotto tietää asiasta jo ennen heidän saapumistaan.
Kun tällaista integraatiota ei ole, kiertoratkaisuna käytetään manuaalista vientisykliä. Henkilöstösi hakee uloskirjautuneiden vieraiden listan PMS-järjestelmästä, lataa sen ORM-alustalle ja toivoo ajoituksen onnistuvan ennen kuin vieras on jo julkaissut arvostelun. Tämän viiveen vuoksi arvostelut, joiden tilanteen olisit voinut vielä korjata, päätyvät Google-profiiliisi. Kokemukseni mukaan ero sen välillä, kokeeko vieras tulleensa kuulluksi ja kirjoittaako hän yhden tähden arvostelun, on usein vain muutama tunti – ja manuaalinen prosessi ei juuri koskaan ehdi kuroa tätä eroa umpeen.
Tässä ovat tämän integraation yleisimmät käyttötapaukset:
- Automaattiset majoituksen jälkeiset kyselyt: ORM-alustasi hakee uloskirjautumistiedot suoraan hotellisi hallintaohjelmistosta käynnistääkseen kyselyt oikealla hetkellä – vieraan nimellä ja majoitustiedoilla personoituina – mikä tuottaa paremman vastausprosentin kuin yleisluontoinen seurantaviesti sähköpostitse.
- Vieraan profiilin merkitseminen: Kun vieras antaa alhaisen tyytyväisyysarvion, merkintä synkronoituu takaisin hänen profiiliinsa hotellisi hallintaohjelmistossa, joten vastaanottosi tietää kokemuksesta ennen kuin vieras palaa seuraavalle majoitukselleen.
- Arvostelujen yhdistäminen varauksiin: Integraatio yhdistää saapuvat arvostelut hotellisi hallintaohjelmistossa oleviin tarkkoihin majoituspäiviin, huonevaraukseen ja varaustietoihin, mikä antaa tiimillesi tarvittavan kontekstin vastata täsmällisesti ja puuttua toistuviin ongelmiin.
- Keskitetty maineen raportointi: Useiden alustojen arvostelutiedot yhdistetään käyttöaste- ja majoitustietojen rinnalle, joten voit havaita yhteyksiä palvelun laatupisteiden ja varausmallien välillä vertailematta erillisiä järjestelmiä keskenään.
- Kohdennettu yhteydenotto tyytymättömille vieraille: Majoituksen jälkeisessä kyselyssä tyytymättömyydestä ilmoittaneet vieraat voidaan automaattisesti lisätä henkilökohtaisen seurantayhteydenoton jonoon käyttämällä yhteystietoja ja majoitushistoriaa, jotka haetaan suoraan hotellisi hallintaohjelmistosta – ilman manuaalista vientivaihetta.
- Usean kiinteistön maineen seuranta: Useita kiinteistöjä hallinnoiville operaattoreille integraatio kokoaa sijaintikohtaiset arvostelutiedot PMS-tason suorituskykymittareiden rinnalle, mikä helpottaa huomiota tarvitsevien kiinteistöjen tunnistamista ilman manuaalisten vertailuraporttien laatimista.
Yleiset integraatiomenetelmät
Useimmat hotellien hallintaohjelmistointegraatiot toimivat REST-rajapintojen kautta tai vanhemmissa käyttöönottojärjestelmissä välityskerrosten, kuten HTNG:n tai OTA-yhteensopivien XML-vaihtojen, avulla – tällöin PMS ja kolmannen osapuolen järjestelmä vaihtavat tietoja standardoitujen kutsujen ja webhookien kautta. Kokemukseni mukaan natiivirajapintaintegraatiot, kuten PMS:n ja Adyenin kaltaisen maksunkäsittelijän tai Revinate-palvelun kaltaisen maineenhallintatyökalun väliset integraatiot, on yleensä helppo ottaa käyttöön, mutta niiden määrityksen aikana tarvitaan huolellista kenttien yhdistämistä, jotta esimerkiksi huonenumerot, folioiden tunnukset ja vierastunnisteet todella vastaavat toisiaan järjestelmien välillä. Ylläpito on yleensä vähäistä, kun kaikki on saatu toimimaan, mutta aikaa kannattaa varata aina, kun jompikumpi toimittaja julkaisee merkittävän päivityksen – silloin kentän nimi voi muuttua tai päätepiste vanhentua, jolloin yöauditoinnissa ilmenee yhtäkkiä puute.
Vertaa tämän taulukon avulla kunkin integraatiomenetelmän hyötyjä ja haittoja ennen käyttöönotosta päättämistä:
| Integraatiomenetelmä | Hyödyt | Haitat |
|---|---|---|
| IntegraatiomenetelmäREST-rajapinnat | HyödytNopea tiedonsiirto; aktivoituu nopeasti useimpien nykyaikaisten PMS-järjestelmien ja kolmannen osapuolen toimittajien kanssa; käyttöönoton jälkeen vain vähän jatkuvaa ylläpitoa | HaitatEdellyttää huolellista kenttien yhdistämistä käyttöönoton yhteydessä; toimittajien päivitykset voivat rikkoa päätepisteitä tai nimetä kenttiä uudelleen ilman varoitusta |
| IntegraatiomenetelmäVälityskerrokset (HTNG/OTA XML) | HyödytToimii vanhojen järjestelmien kanssa, jotka eivät tue nykyaikaisia rajapintoja; standardoidut viestimuodot vähentävät mukautetun kehityksen tarvetta | HaitatTiedonsiirto on hitaampaa kuin suorissa rajapintakutsuissa; lisää kerroksen, joka voi aiheuttaa viivettä tai vikaantumispisteitä; ongelmien selvittäminen on vaikeampaa, kun jokin rikkoutuu |
Oikeiden integraatioiden valitseminen hotellien hallintaohjelmistoa varten
Arvioi tämän taulukon avulla, mitkä työkalut todella kannattaa integroida hotellisi hallintaohjelmistoon ja mitkä voivat odottaa:
| Tekijä | Mitä on otettava huomioon |
|---|---|
| TekijäTyönkulun puute | Mitä on otettava huomioonAloita tunnistamalla, missä tiimisi siirtää tietoja manuaalisesti järjestelmien välillä. Jos vastaanottosi kopioi ja liittää uloskirjautumislistoja maineenhallintatyökaluun tai tuottojohtajasi syöttää hintoja uudelleen käsin, juuri tällaisissa kohdissa integraatio todella maksaa itsensä takaisin. Älä integroi työkaluja vain siksi, että se on mahdollista – integroi siellä, missä manuaalinen kiertotapa vie merkittävästi aikaa tai aiheuttaa todellisia virheitä. |
| TekijäAPI-yhteensopivuus | Mitä on otettava huomioonTarkista, vaihtavatko PMS-järjestelmäsi ja kolmannen osapuolen työkalu tietoja suoran REST-rajapinnan kautta vai edellyttävätkö ne HTNG:n tai OTA XML:n kaltaista väliohjelmistokerrosta. Suorat API-yhteydet ovat yleensä nopeampia ja helpompia ylläpitää. Väliohjelmisto lisää viivettä ja yhden ylimääräisen vikaantumispisteen. Pyytäisin molempia toimittajia vahvistamaan tarkasti, miten integraatio toimii, ennen sitoutumista – ”yhteensopiva” voi tarkoittaa mitä tahansa natiivista kaksisuuntaisesta synkronoinnista kerran päivässä tehtävään tiedostonsiirtoon. |
| TekijäKenttien yhdistämistä koskevat vaatimukset | Mitä on otettava huomioonVaikka kaksi järjestelmää yhdistyisivät teknisesti, tiedot eivät aina vastaa toisiaan. Vierastunnisteiden, huonenumeroiden, folioiden tunnisteiden ja hintakoodien on yhdistyttävä oikein alustojen välillä – muuten veloitukset kohdistuvat väärään paikkaan, profiilit monistuvat tai raportit rikkoutuvat. Ennen käyttöönottoa hanki luettelo kaikista kentistä, joihin integraatio vaikuttaa, ja varmista, että molemmat järjestelmät käyttävät yhteensopivia muotoja. Useimmat integraatiot epäonnistuvat huomaamatta juuri tässä vaiheessa. |
| TekijäPäivitys- ja ylläpitoriski | Mitä on otettava huomioonKun jompikumpi toimittaja julkaisee merkittävän päivityksen, rajapintapäätepisteitä voidaan poistaa käytöstä ja kenttien nimet voivat muuttua ilman varoitusta. Kysy molemmilta toimittajilta, miten ne viestivät yhteensopivuutta rikkovista muutoksista, ja selvitä, vastaisiko integraation korjaamisesta ongelmatilanteessa oma tiimisi vai kolmannen osapuolen konsultti. Kohteille, joilla ei ole omaa IT-resurssia, tämä on todellinen operatiivinen riski, joka kannattaa sisällyttää päätöksen kustannuslaskelmaan. |
| TekijäBudjetin ja sijoitetun pääoman tuoton selkeys | Mitä on otettava huomioonJoihinkin integraatioihin liittyy käyttöönotomaksuja, jatkuvia tilauskustannuksia tai tapahtumakohtaisia maksuja perusohjelmiston kustannusten lisäksi. Ennen sitoutumista arvioi rehellisesti, onko arvo mitattavissa. POS-järjestelmän ja PMS-järjestelmän integraatiolla, joka poistaa folioiden manuaalisen kirjaamisen, on selkeä sijoitetun pääoman tuotto. Raportointi-integraatiota, joka säästää tiimiltäsi tunnin viikossa, on vaikeampi perustella korkealla hinnalla. Asettasin etusijalle integraatiot, joissa taloudellinen hyöty on suora ja jäljitettävä. |
| TekijäTietojen omistajuus ja käyttöoikeus | Mitä on otettava huomioonSelvitä tarkasti, missä vierastietosi sijaitsevat, kun ne siirtyvät järjestelmien välillä, kuka niitä hallitsee ja mitä niille tapahtuu, jos irtisanot jommankumman toimittajan. Tämä on tärkeintä CRM- ja ORM-integraatioissa, joissa vierasprofiileja ja viestintähistoriaa kertyy ajan mittaan. Jotkin toimittajat vaikeuttavat tietojen viemistä, jos vaihdat alustaa – tämä on todellinen vaihtokustannus, jota useimmat ostajat eivät ota huomioon ennen kuin on liian myöhäistä. |
| TekijäToimittajan tuen laatu | Mitä on otettava huomioonIntegraatio-ongelmat ilmenevät lähes aina pahimmalla mahdollisella hetkellä – korkean käyttöasteen aikana tai kuukauden lopun sulkemisen yhteydessä. Varmista ennen käyttöönottoa, millaista tukea kukin toimittaja tarjoaa nimenomaan integraatio-ongelmiin ja sisältyykö tuki sopimukseesi vai laskutetaanko siitä erikseen. Kokemukseni mukaan tämä on yksi integraatiopäätösten aliarvostetuimmista tekijöistä. |
More Articles
Parhaat käytännöt hotellinhallintaohjelmistojen integraatioiden käyttöönottoon
Integraation käyttöönotto on helppo osa. Sen saaminen toimimaan ilman puutteita, monistuneita tietueita tai rikkoutunutta yöajoa on kohta, jossa useimmat kohteet kamppailevat. Noudata näitä vaiheita välttääksesi yleisimmät virheet, joita näen:
- Kartoita manuaaliset kiertotavat ensin: Dokumentoi tarkasti, missä tiimisi siirtää tietoja käsin, ennen kuin aktivoit mitään. Jos tuottojohtajasi syöttää hinnat uudelleen joka aamu tai vastaanottosi kopioi uloskirjautumislistoja maineenhallintatyökaluun, nämä ovat ensisijaiset integraatiokohteesi. Älä integroi työkaluja vain siksi, että toimittajan mukaan se on mahdollista – aloita kohdasta, jossa manuaalinen prosessi vie merkittävästi aikaa tai aiheuttaa todellisia virheitä.
- Vahvista kenttien yhdistäminen ennen käyttöönottoa: Se, että kaksi järjestelmää on ”yhteensopiva”, ei tarkoita, että niiden tiedot vastaavat toisiaan. Vierastunnisteiden, huonenumeroiden, folioiden tunnisteiden ja hintakoodien on yhdistyttävä oikein alustojen välillä. Pyydä molemmilta toimittajilta täydellinen luettelo kaikista kentistä, joihin integraatio vaikuttaa, ja varmista ennen käyttöönottoa, että muodot vastaavat toisiaan. Kokemukseni mukaan integraatiot epäonnistuvat huomaamatta juuri tässä vaiheessa – veloitukset kohdistuvat väärään kustannuspaikkaan, profiilit monistuvat, eikä kukaan huomaa asiaa ennen kuukauden loppua.
- Sopikaa, kuka vastaa korjauksesta ongelmatilanteessa: Toimittajien päivitykset ovat yleisin integraatio-ongelmien aiheuttaja. Rajapintapäätepiste poistuu käytöstä, kentän nimi muutetaan ja yöajoosi syntyy yhtäkkiä aukko. Varmista ennen käyttöönottoa kirjallisesti, miten kukin toimittaja viestii yhteensopivuutta rikkovista muutoksista ja kuka vastaa yhteyden palauttamisesta. Kohteille, joilla ei ole omaa IT-resurssia, tämä kysymys on tärkeämpi kuin ominaisuusesittely.
- Testaa alhaisen käyttöasteen aikana: Suorita integraatio tuotantoympäristössä hiljaisimpana ajanjaksonasi – älä kiireisimpänä. Näin tiimisi ehtii havaita folioiden kirjausvirheet, kyselyiden ajoitusongelmat tai hintojen synkronoinnin viiveet ilman täyden talon aiheuttamaa painetta. Antaisin uudelle integraatiolle vähintään kaksi viikkoa aikaa käsitellä todellisia tapahtumia, ennen kuin luottaisin siihen täysin.
- Ymmärrä tietosi ennen allekirjoittamista: Selvitä erityisesti CRM- ja ORM-integraatioissa tarkasti, missä vierastietosi sijaitsevat, kun ne siirtyvät järjestelmien välillä, ja mitä niille tapahtuu, jos irtisanot jommankumman toimittajan. Jotkin alustat tekevät kertyneiden vierasprofiilien ja viestintähistorian viemisestä todella vaikeaa. Tämä on vaihtokustannus, jota useimmat ostajat eivät ota huomioon ennen kuin ovat jo sitoutuneet alustaan.
Pysy ajan tasalla hotellitoimintaa muovaavista tekijöistä
Oikea järjestelmien yhdistelmä voi helpottaa hotellin päivittäisen toiminnan hallintaa. Tutustu oppaisiimme, jotka käsittelevät hotellien maksujärjestelmiä, hotellien tuottojohtamisohjelmistoja, hotellien CRM-ohjelmistoja ja hotellien kassajärjestelmiä, ja vertaile työkaluja, jotka tukevat kiinteistösi taloudellisia, tuottoihin, vieraisiin ja operatiiviseen toimintaan liittyviä tarpeita.
