Zarządzanie wydarzeniami w hotelu oznacza konieczność skoordynowania sal konferencyjnych i bankietowych, bloków pokoi, szczegółów cateringu, personelu oraz wyposażenia bez powodowania konfliktów w harmonogramie. Odpowiednie oprogramowanie do planowania wydarzeń może połączyć te elementy w jednym miejscu i zapewnić zespołowi lepszy wgląd w każdą rezerwację.
Przeanalizowałem najważniejsze rozwiązania dla hoteli i obiektów hotelarskich, koncentrując się na narzędziach obsługujących planowanie wydarzeń, zarządzanie przestrzenią przeznaczoną na wydarzenia, BEO, rezerwacje grupowe, koordynację zasobów oraz integracje z systemami hotelarskimi.
W tym przewodniku przedstawię najlepsze oprogramowanie do planowania wydarzeń dla zespołów hotelowych, w tym funkcje, zalety i zastosowania, które wyróżniają poszczególne rozwiązania, aby ułatwić Ci wybór opcji najlepiej dopasowanej do Twojego obiektu.
Why Trust Our Software Recommendations
6,700+
Reviews
20
Industry experts
16+
Evaluation factors
14
Years
Our team has been testing and reviewing software since 2012. As hospitality leaders ourselves, we know how difficult—and important—it is to choose the right software.
For this guide, we evaluated tools using hands-on testing and independent research, scoring tools using our selection criteria.
Our reviews reflect our human editorial judgment, not a sales pitch.
Tabela porównawcza: oprogramowanie do planowania wydarzeń
Ta tabela porównawcza zawiera podsumowanie informacji o cenach wybranych przeze mnie najlepszych rozwiązań do planowania wydarzeń.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Najlepszy wybór dzięki automatycznemu generowaniu BEO i ofert | 14-dniowy bezpłatny okres próbny | Od $199/miesiąc (rozliczenie roczne) | Website | |
| 2 | Najlepszy do interaktywnych diagramów przestrzeni wydarzeń 3D | Dostępny bezpłatny plan | Od 150 USD/miesiąc | Website | |
| 3 | Najlepsze rozwiązanie do wspólnych pulpitów harmonogramowania dla całego obiektu | Dostępna bezpłatna wersja demonstracyjna | Ceny dostępne na żądanie | Website | |
| 4 | Najlepsze z narzędziami do zarządzania wydarzeniami wspomaganymi przez sztuczną inteligencję | Niedostępne | Od $99/miesiąc (rozliczane rocznie) | Website | |
| 5 | Najlepszy wybór dla zespołów organizujących wydarzenia dzięki nieograniczonemu dostępowi użytkowników | Dostępna bezpłatna prezentacja | Ceny ustalane na zapytanie | Website | |
| 6 | Najlepsze rozwiązanie do automatyzacji zapytań i rezerwacji z wykorzystaniem AI | Dostępna bezpłatna demonstracja | Ceny na żądanie | Website | |
| 7 | Najlepsze rozwiązanie dzięki natychmiastowej dostępności przestrzeni eventowych w czasie rzeczywistym | Dostępne bezpłatne demo | Ceny dostępne na żądanie | Website | |
| 8 | Najlepszy wybór dzięki zintegrowanym ofertom i płatnościom | Dostępna bezpłatna wersja demonstracyjna | Od 199 USD/miesiąc | Website | |
| 9 | Najlepsze do elastycznych przepływów rejestracji na wydarzenia | Dostępne bezpłatne demo | Od $11,800/rok (rozliczane rocznie) | Website | |
| 10 | Najlepsze rozwiązanie do maksymalizacji widoczności wydarzeń publicznych | Dostępny bezpłatny plan | Od 3.7% + $1.79 za bilet | Website |
Recenzje najlepszego oprogramowania do planowania wydarzeń
Poniżej znajdują się moje szczegółowe podsumowania najlepszych programów do planowania wydarzeń, które trafiły na moją listę rekomendacji. W recenzjach szczegółowo omawiam funkcje, najlepsze zastosowania i możliwości każdej platformy, aby pomóc Ci znaleźć rozwiązanie najlepiej dopasowane do Twoich potrzeb.
Najlepszy wybór dzięki automatycznemu generowaniu BEO i ofert- 14-dniowy bezpłatny okres próbny
- Od $199/miesiąc (rozliczenie roczne)
Visit WebsiteCustomer Rating:4.8/5
Perfect Venue wyświetla aktywny pulpit wydarzeń ze wskaźnikami potoku sprzedaży, statusami wydarzeń i szczegółami rezerwacji dla menedżerów obiektów. Perfect Venue to prywatna platforma do zarządzania wydarzeniami, stworzona dla restauracji i obiektów eventowych. Łączy centralny kalendarz rezerwacji, automatyczne generowanie BEO, narzędzia do tworzenia ofert, obsługę płatności i komunikację z gośćmi w jednym systemie.
Dla kogo Perfect Venue jest najlepszym wyborem?
Perfect Venue sprawdzi się szczególnie dobrze w niezależnych restauracjach, browarach i samodzielnych obiektach eventowych organizujących prywatne kolacje oraz wydarzenia z obsługą.
Dlaczego wybrałem Perfect Venue
Perfect Venue znalazło się na mojej krótkiej liście przede wszystkim ze względu na sposób generowania dokumentów. Gdy pojawia się rezerwacja, system automatycznie tworzy BEO, uwzględniając menu, harmonogram i obsadę, a następnie wysyła gościowi ofertę z brandingiem, bez konieczności edytowania przeze mnie szablonu. Funkcja BEO dla personelu przekazuje następnie szczegóły wydarzenia bezpośrednio zespołom kuchni i obsługi sali. Podoba mi się również to, że klienci mogą przeglądać, podpisywać i opłacać dokumenty za pośrednictwem Portalu gościa, bez dodatkowej wymiany wiadomości.
Najważniejsze funkcje Perfect Venue
- Centralny kalendarz wydarzeń: Wyświetlaj wszystkie rezerwacje wydarzeń, zapytania i dostępność w wielu obiektach w jednym kalendarzu.
- Proces rezerwacji gościa Express Book: Pozwól gościom sprawdzać dostępność, wybierać pozycje menu i opłacać zaliczki bezpośrednio online.
- Mobilna aplikacja do zarządzania wydarzeniami: Zarządzaj rezerwacjami, aktualizuj szczegóły wydarzeń i uzyskuj dostęp do informacji o gościach na urządzeniach z systemem iOS.
- Przydzielanie zadań zespołowi: Przydzielaj, śledź i przypominaj personelowi o zadaniach oraz terminach związanych z wydarzeniami w czasie rzeczywistym.
Integracje Perfect Venue
Perfect Venue oferuje natywne integracje ze Stripe, Square, HubSpot, Mailchimp, 7shifts i Tock, a także łączy się z Zapierem. Dostępne jest API umożliwiające tworzenie niestandardowych integracji.
Pros and Cons
Pros:
- Automatyczne generowanie BEO znacznie ogranicza czas pracy administracyjnej
- Portal gościa umożliwia samodzielne opłacanie zaliczek i składanie podpisów
- Dystrybucja BEO dla personelu pomaga utrzymać spójność pracy zespołów kuchni
Cons:
- Ograniczona funkcjonalność w przypadku dużych obiektów hotelowych
- Brak wbudowanego planu sali lub narzędzia do tworzenia diagramów pomieszczeń
Learn more about Perfect Venue:
Najlepszy do interaktywnych diagramów przestrzeni wydarzeń 3D- Dostępny bezpłatny plan
- Od 150 USD/miesiąc
Visit WebsiteCustomer Rating:4.3/5
Cvent centralizuje dane dotyczące wydarzeń, wskaźniki i informacje o uczestnikach w jednym panelu. Cvent to kompleksowa platforma do zarządzania wydarzeniami, obejmująca rejestrację, wyszukiwanie obiektów, grupowe rezerwacje pokoi, tworzenie diagramów przestrzeni, angażowanie uczestników oraz raportowanie po wydarzeniu dla wydarzeń stacjonarnych, wirtualnych i hybrydowych.
Dla kogo Cvent jest najlepszym wyborem?
Cvent sprawdzi się w hotelach korporacyjnych, centrach konferencyjnych i dużych zespołach ds. wydarzeń firmowych, które zarządzają dużą liczbą złożonych wydarzeń obejmujących wiele przestrzeni.
Dlaczego wybrałem Cvent
Cvent znalazł się na mojej krótkiej liście, ponieważ żadna inna platforma do planowania wydarzeń nie dorównuje mu pod względem wizualizacji przestrzeni 3D. Podoba mi się, że można przeciągnąć BEO bezpośrednio do narzędzia Cvent do tworzenia diagramów wydarzeń, a sztuczna inteligencja CventIQ natychmiast wyodrębnia wszystkie szczegóły dotyczące konfiguracji, całkowicie eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych. Następnie fotorealistyczny spacer 3D pozwala udostępnić klientom link, dzięki któremu mogą zobaczyć dokładną konfigurację sali, zanim zostanie przesunięte choćby jedno krzesło.
Najważniejsze funkcje Cvent
- Wyodrębnianie danych z BEO za pomocą CventIQ AI: Przeciągaj i upuszczaj dokumenty BEO bezpośrednio na platformę, aby szczegóły wydarzenia były automatycznie wyodrębniane.
- Przypisywanie zasobów i śledzenie zapasów: Przypisuj personel, sprzęt audiowizualny i wyposażenie do każdego wydarzenia dzięki zarządzaniu zapasami w czasie rzeczywistym.
- Integracje z PMS i CRM: Łącz się z wiodącymi hotelowymi systemami PMS i platformami sprzedażowymi, aby synchronizować wydarzenia, rezerwacje i dane uczestników.
- Współpraca wielu użytkowników i komentowanie: Umożliwiaj jednoczesną edycję, powiadomienia w czasie rzeczywistym oraz komunikację wewnętrzną lub zewnętrzną zespołu w dowolnym obszarze roboczym wydarzenia.
Integracje Cvent
Cvent oferuje natywne integracje z Salesforce, HubSpot, Marketo, Oracle Hospitality OPERA, Amadeus Delphi i Oracle Sales Cloud. Dostępne jest API do tworzenia niestandardowych integracji.
Pros and Cons
Pros:
- Wiodące w branży narzędzia do tworzenia diagramów planu pomieszczeń 3D
- Sztuczna inteligencja automatycznie wyodrębnia szczegóły BEO
- Portale dla klientów obsługują zatwierdzanie ofert w czasie rzeczywistym
Cons:
- Wdrożenie trwa znacznie dłużej niż w przypadku konkurencyjnych rozwiązań
- Dostosowanie raportów wymaga dodatkowej konfiguracji
Najlepsze rozwiązanie do wspólnych pulpitów harmonogramowania dla całego obiektu- Dostępna bezpłatna wersja demonstracyjna
- Ceny dostępne na żądanie
Visit WebsiteCustomer Rating:4.4/5
Momentus Technologies oferuje kompleksowy pulpit sprzedażowy z monitorowaniem czynszu, wyników handlowców, nadchodzących wydarzeń oraz narzędziami CRM. Momentus Technologies to platforma do zarządzania obiektami i wydarzeniami, która łączy rezerwację przestrzeni, CRM, zarządzanie cateringiem, generowanie zleceń eventowych, harmonogramowanie działań operacyjnych oraz zarządzanie kalendarzem wielu przestrzeni w złożonych środowiskach obiektowych.
Dla kogo Momentus Technologies jest najlepszym rozwiązaniem?
To dobre rozwiązanie dla dyrektorów ds. obsługi konferencji oraz zespołów sprzedaży cateringu, które zarządzają dużą liczbą wydarzeń w centrach kongresowych, arenach, stadionach lub kampusach uniwersyteckich.
Dlaczego wybrałem Momentus Technologies
Momentus Technologies znalazło się na mojej krótkiej liście, ponieważ żadna inna platforma nie zapewnia zespołom z wielu działów obiektu takiego wspólnego widoku kalendarza. Szczególnie podoba mi się kalendarz dostępności, który jednocześnie pokazuje w czasie rzeczywistym dostępność przestrzeni we wszystkich obszarach podlegających rezerwacji, oraz niestandardowy widok operacyjny, który utrzymuje catering, zespoły AV i ekipy montażowe na tej samej osi czasu wydarzenia. Dzięki nieograniczonej liczbie użytkowników korzystających z jednego aktywnego pulpitu przekonałem się, że system eliminuje chaos związany z kontrolą wersji, który zazwyczaj powoduje problemy we współpracy między zespołami sprzedaży i operacji.
Najważniejsze funkcje Momentus Technologies
- Projektowanie schematów pomieszczeń w 2D i 3D: Twórz szczegółowe rzuty i układy miejsc siedzących dla każdej przestrzeni eventowej.
- Kompleksowe zarządzanie rezerwacjami grupowymi: Obsługuj oferty, umowy, zaliczki i prognozowanie przychodów w ramach jednej platformy.
- Tworzenie i edycja zleceń eventowych: Generuj, dostosowuj i rozsyłaj kompleksowe zlecenia eventowe zawierające szczegółowe informacje o potrzebach cateringowych i konfiguracji przestrzeni.
- Otwarty interfejs API do integracji systemów: Połącz inne narzędzia stosowane w miejscu pracy lub twórz niestandardowe integracje na potrzeby złożonych operacji hotelowych.
Integracje Momentus Technologies
Momentus Technologies oferuje natywne integracje z DocuSign, Tessitura, EventDraw, Microsoft Outlook, Mailchimp i WeTrack. Dostępny jest otwarty interfejs API do tworzenia niestandardowych integracji. Natywne integracje z systemami PMS lub POS nie zostały udokumentowane.
Pros and Cons
Pros:
- Dostępność wszystkich przestrzeni obiektu prezentowana w czasie rzeczywistym
- Szczegółowe zlecenia eventowe rozsyłane do wielu działów
- Wbudowane projektowanie planów pięter i schematów pomieszczeń w 3D
Cons:
- Brak udokumentowanej natywnej integracji z systemem PMS
- Bardziej wymagające wdrożenie w mniejszych obiektach
Learn more about Momentus Technologies :
Najlepsze z narzędziami do zarządzania wydarzeniami wspomaganymi przez sztuczną inteligencję- Niedostępne
- Od $99/miesiąc (rozliczane rocznie)
Visit WebsiteCustomer Rating:4.1/5
Caterease wyświetla szczegółowy pulpit zarządzania wydarzeniami z informacjami o kliencie, danymi finansowymi i notatkami dotyczącymi wydarzenia korporacyjnego. Caterease to platforma do obsługi cateringu i zarządzania wydarzeniami, oparta na rezerwacjach prowadzonych przez kreator, generowaniu BEO, zarządzaniu menu oraz raportowaniu wspomaganym przez sztuczną inteligencję za pośrednictwem Horizon Hub.
Dla kogo Caterease jest najlepszym rozwiązaniem?
Caterease doskonale sprawdzi się w zespołach cateringowych i hotelowych działach gastronomii, które obsługują dużą liczbę wydarzeń o złożonych wymaganiach dotyczących menu, personelu i rozliczeń.
Dlaczego wybrałem Caterease
Wybrałem Caterease jako jedno z najlepszych rozwiązań, ponieważ jego Horizon Hub rzeczywiście zmienia sposób codziennego dostępu do danych dotyczących wydarzeń. Asystent Cai pozwala mi wyszukiwać szczegóły wydarzeń, dane klientów i raporty za pomocą zapytań w języku naturalnym, bez konieczności poruszania się po wielopoziomowych menu. Funkcja Inteligentne raporty generuje analizy na żądanie bez ręcznej konfiguracji, a Trendy branżowe porównują wyniki mojej działalności z anonimizowanymi danymi z całej bazy klientów Caterease. To kontekst, do którego trudno byłoby mi uzyskać dostęp w inny sposób.
Najważniejsze funkcje Caterease
- Dynamiczny kreator rezerwacji wydarzeń: Prowadzi użytkowników przez proces gromadzenia wszystkich wymaganych informacji o wydarzeniu, kliencie i miejscu, z polami warunkowymi dla każdego rodzaju wydarzenia.
- Konfigurowalne szablony BEO i ofert: Umożliwia projektowanie i generowanie dostosowanych do potrzeb Zleceń bankietowych (BEO), umów i ofert dla każdego klienta lub wydarzenia.
- Zintegrowany system wyświetlania zamówień kuchennych: Zapewnia zespołowi zaplecza kuchennego bieżący, oznaczony kolorami widok dań menu i zmian w przygotowaniach dla każdego wydarzenia.
- Kalendarz wielu przestrzeni z grupowaniem: Wyświetla rezerwacje i ich statusy w wielu przestrzeniach funkcyjnych, umożliwiając szybki wizualny przegląd i planowanie.
Integracje Caterease
Caterease oferuje natywne integracje z QuickBooks, Outlookiem, Kalendarzem Google, Mailchimp, Constant Contact, Salesforce i DocuSign. Dostępne jest również API do tworzenia niestandardowych integracji.
Pros and Cons
Pros:
- Asystent AI wyszukuje informacje o wydarzeniach za pomocą języka naturalnego
- Rezerwacje prowadzone przez kreator umożliwiają szybkie zebranie wszystkich szczegółów wydarzenia
- Bardzo szczegółowe generowanie i dostosowywanie BEO
Cons:
- Interfejs wydaje się przestarzały w porównaniu z nowszymi platformami
- Wersja mobilna pozostaje w tyle za funkcjonalnością wersji komputerowej
Learn more about Caterease:
Najlepszy wybór dla zespołów organizujących wydarzenia dzięki nieograniczonemu dostępowi użytkowników- Dostępna bezpłatna prezentacja
- Ceny ustalane na zapytanie
Visit WebsiteCustomer Rating:4.7/5
Priava oferuje pulpit wydarzeń z widokiem kalendarza, śledzeniem statusów oraz szczegółową listą zaplanowanych wydarzeń, zawierającą godziny rozpoczęcia i zakończenia oraz liczbę uczestników. Priava to oparta na chmurze platforma do rezerwacji obiektów i zarządzania wydarzeniami, obejmująca planowanie harmonogramu przestrzeni, koordynację cateringu, przydzielanie zasobów, CRM oraz wykrywanie konfliktów w przypadku różnych typów obiektów.
Dla kogo Priava jest najlepszym wyborem?
Priava sprawdza się w średnich i dużych obiektach — centrach konferencyjnych, przestrzeniach sztuk performatywnych, uniwersytetach i halach — które jednocześnie zarządzają dużą liczbą wydarzeń w wielu przestrzeniach.
Dlaczego wybrałem Priava
Uwzględniłem Priava wśród najlepszych rozwiązań, ponieważ model z nieograniczoną liczbą użytkowników oznacza, że każdy koordynator, menedżer cateringu i kierownik operacyjny pracuje w tym samym systemie bez rosnących kosztów licencji. Szczególnie podoba mi się sposób, w jaki platforma obsługuje jednoczesne planowanie wydarzeń w wielu obiektach dzięki wbudowanemu sprawdzaniu konfliktów, dzięki czemu dwaj członkowie zespołu nie mogą przypadkowo zarezerwować tej samej przestrzeni na ten sam termin. Wspólne zarządzanie zadaniami i śledzenie zleceń usług sprawiają, że wszystkie działy mają dostęp do tych samych informacji dotyczących wydarzenia.
Najważniejsze funkcje Priava
- Dostosowywane szablony dokumentów wydarzeń: Twórz oferty, umowy i materiały dla klientów dostosowane do każdego wydarzenia i obiektu.
- Natywny CRM do zarządzania potencjalnymi klientami i zapytaniami: Śledź zapytania dotyczące wydarzeń, interakcje z klientami i możliwości sprzedażowe bezpośrednio w platformie.
- Śledzenie dostępności zasobów i usług: Przydzielaj sprzęt audiowizualny, catering i zasoby logistyczne do rezerwacji, monitorując jednocześnie zapasy i potrzeby związane z obsługą.
- Szczegółowe raportowanie dla wielu obiektów: Twórz raporty operacyjne i finansowe dotyczące wielu przestrzeni lub nieruchomości na potrzeby prognozowania i monitorowania wyników.
Integracje Priava
Priava oferuje natywne integracje z Salesforce, NetSuite, HubSpot, MailChimp, SAP i Microsoft Outlook. Dostępne jest API umożliwiające tworzenie niestandardowych integracji.
Pros and Cons
Pros:
- Nieograniczona liczba użytkowników dla całego zespołu organizującego wydarzenia
- Wykrywanie konfliktów w czasie rzeczywistym w wielu obiektach
- Zarządza cateringiem, zasobami i przestrzeniami w jednym miejscu
Cons:
- Ograniczony dostęp mobilny dla personelu pracującego na obiekcie
- Konfiguracja wymaga czasu ze względu na złożone ustawienia
Learn more about Momentus Technology (formerly Priava):
Najlepsze rozwiązanie do automatyzacji zapytań i rezerwacji z wykorzystaniem AI- Dostępna bezpłatna demonstracja
- Ceny na żądanie
Visit WebsiteCustomer Rating:4.5/5
Tripleseat oferuje centralny pulpit wyświetlający w jednym widoku napływające zapytania, prognozy wydarzeń, miesięczne cele sprzedażowe i nadchodzące wydarzenia. Tripleseat to skoncentrowana na branży hotelarskiej platforma do sprzedaży i zarządzania wydarzeniami, która obsługuje rezerwowanie przestrzeni funkcyjnych, generowanie zleceń bankietowych (BEO), przygotowywanie ofert cateringowych, umowy grupowe oraz koordynację kalendarzy wielu obiektów dla hoteli, restauracji i wyjątkowych miejsc.
Dla kogo Tripleseat jest najlepszym wyborem?
Tripleseat to doskonałe rozwiązanie dla zespołów organizujących wydarzenia w hotelach, menedżerów cateringu oraz operatorów wielu obiektów, którzy potrzebują specjalistycznej platformy do zarządzania pełnym cyklem sprzedaży wydarzeń.
Dlaczego wybrałem Tripleseat
Uwzględniłem Tripleseat wśród najlepszych rozwiązań, ponieważ Tripleseat Intelligence obsługuje cykl życia zapytań bez ręcznej ingerencji: natychmiastowe automatyczne odpowiedzi potwierdzają otrzymanie nowych zapytań, sztuczna inteligencja tworzy projekty umów na podstawie szczegółów wydarzenia, a automatyczne przypomnienia są uruchamiane, gdy oferta zbyt długo pozostaje niepodpisana. Podoba mi się również Direct Book, który pozwala gościom potwierdzać rezerwacje przestrzeni przez całą dobę, 7 dni w tygodniu, bez konieczności wykonywania telefonu. W praktyce mój zespół przekształca zapytania, które w przeciwnym razie utknęłyby w połowie lejka sprzedażowego.
Najważniejsze funkcje Tripleseat
- Tworzenie planów przestrzeni w 2D i 3D: Projektuj szczegółowe układy wydarzeń za pomocą narzędzi typu przeciągnij i upuść, służących do aranżacji pomieszczeń i rozmieszczenia miejsc siedzących.
- Generowanie zleceń bankietowych (BEO): Twórz, dostosowuj i dystrybuuj zlecenia BEO zawierające informacje o menu, harmonogramie i obsadzie każdego wydarzenia.
- Natywne integracje z systemami PMS i POS: Łącz szczegóły wydarzeń z wiodącymi systemami zarządzania obiektami hotelowymi i punktami sprzedaży, aby zapewnić płynną obsługę.
- Wizualny kalendarz wielu przestrzeni: Rezerwuj, blokuj i zarządzaj dostępnością w wielu obiektach i przestrzeniach funkcyjnych za pomocą centralnego pulpitu.
Integracje Tripleseat
Tripleseat oferuje natywne integracje z GoTab POS, OpenTable, SevenRooms, CardConnect, DoorDash for Merchants, Outlook, Kalendarzem Google i Prismm. Dostępne jest API umożliwiające tworzenie niestandardowych integracji.
Pros and Cons
Pros:
- Wbudowany dedykowany lejek sprzedaży wydarzeń
- AI automatyzuje odpowiedzi na zapytania i działania następcze
- Rozbudowane narzędzia do tworzenia i dystrybucji zleceń BEO
Cons:
- Ograniczone możliwości dostosowywania raportów
- Długi czas konfiguracji w przypadku ustawień obejmujących wiele obiektów
Learn more about Tripleseat:
7Najlepsze rozwiązanie dzięki natychmiastowej dostępności przestrzeni eventowych w czasie rzeczywistymiVvy
- Dostępne bezpłatne demo
- Ceny dostępne na żądanie
Visit WebsiteCustomer Rating:4.7/5
iVvy oferuje tygodniowy widok dziennika do planowania wydarzeń i zarządzania nimi w wielu przestrzeniach obiektu oraz kategoriach. iVvy to platforma sprzedaży hotelowej i cateringu, która łączy zarządzanie przestrzeniami eventowymi, generowanie BEO, koordynację rezerwacji grupowych, CRM i umowy cateringowe w jednym systemie stworzonym dla hoteli i obiektów eventowych.
Dla kogo iVvy jest najlepszym rozwiązaniem?
iVvy odpowiada potrzebom zespołów sprzedaży cateringu i organizacji wydarzeń w hotelach, centrach konferencyjno-bankietowych oraz grupach hotelarskich zarządzających wieloma obiektami i dużą liczbą rezerwacji grupowych oraz konferencyjnych.
Dlaczego wybrałem iVvy
iVvy znalazło się na mojej krótkiej liście dzięki sposobowi, w jaki obsługuje bieżącą dostępność przestrzeni eventowych w całym dzienniku wydarzeń hotelu. Podoba mi się, że Dziennik wydarzeń pokazuje rezerwacje wycenione, wstępne i potwierdzone zarówno dla sal konferencyjnych, jak i bloków pokoi gościnnych w jednym widoku, dzięki czemu podwójne rezerwacje przestają być problemem. Silnik rezerwacji udostępnia następnie tę dostępność w czasie rzeczywistym bezpośrednio na stronie internetowej hotelu, więc zapytania dotyczą faktycznie dostępnych terminów i przestrzeni.
Najważniejsze funkcje iVvy
- Generowanie zleceń organizacji bankietu (BEO): Twórz, edytuj i wysyłaj szczegółowe zlecenia BEO zawierające menu, harmonogramy i wymagania dotyczące personelu dla każdego wydarzenia.
- Raportowanie przychodów i analityka: Korzystaj z pulpitów nawigacyjnych, raportów dotyczących tempa sprzedaży oraz konfigurowalnych szablonów do śledzenia przychodów z wydarzeń i prognozowania sprzedaży.
- CRM i zarządzanie potencjalnymi klientami: Rejestruj wszystkie zapytania, zarządzaj danymi klientów oraz śledź aktywności i komunikację w jednym systemie.
- Cyfrowe oferty i podpisy elektroniczne: Szybko twórz oferty i umowy z oznaczeniem marki, a następnie wysyłaj je klientom do podpisu elektronicznego, korzystając ze śledzenia wersji.
Integracje iVvy
iVvy oferuje natywne integracje z Opera Cloud, Mews, StayNTouch, RMS, Agilysys, Protel Air, Jonas Chorum, Xero, MYOB, NetSuite, Infor, Salesforce, Cvent, IdeaS i SevenRooms. Dostępne jest API umożliwiające tworzenie niestandardowych integracji.
Pros and Cons
Pros:
- Dziennik przestrzeni w czasie rzeczywistym zapobiega podwójnym rezerwacjom
- Wyświetla dostępność w czasie rzeczywistym bezpośrednio na stronach internetowych hoteli
- Stworzony specjalnie z myślą o wydarzeniach hotelowych i cateringu
Cons:
- Początkowa konfiguracja wymaga znacznej ilości czasu
- Pulpity raportowe oferują ograniczone możliwości dostosowywania
Learn more about iVvy:
Najlepszy wybór dzięki zintegrowanym ofertom i płatnościom- Dostępna bezpłatna wersja demonstracyjna
- Od 199 USD/miesiąc
Visit WebsiteCustomer Rating:4.2/5
Planning Pod wyświetla scentralizowany pulpit zarządzania wydarzeniami z najważniejszymi wykresami aktywności, nadchodzącymi zadaniami, zaległymi elementami i oczekującymi podpisami. Planning Pod to platforma do zarządzania obiektami i wydarzeniami, stworzona dla hoteli, sal bankietowych i centrów eventowych. Łączy rezerwację przestrzeni funkcyjnych, generowanie BEO, zarządzanie F&B, przygotowywanie ofert cateringowych oraz narzędzia do komunikacji z klientami w jednym systemie.
Dla kogo Planning Pod jest najlepszym wyborem?
Planning Pod sprawdzi się w niezależnych hotelach, butikowych obiektach i samodzielnych centrach eventowych, które zarządzają własnymi wydarzeniami, cateringiem i rozliczeniami z klientami bez pełnego ekosystemu PMS.
Dlaczego wybrałem Planning Pod
Planning Pod znalazł się na mojej krótkiej liście przede wszystkim ze względu na ścisłe połączenie ofert, umów i płatności z jednym rekordem rezerwacji. Podoba mi się, że gdy klient podpisze ofertę za pomocą e-podpisu, platforma automatycznie przenosi te dane do faktury, wraz z wcześniej skonfigurowanym harmonogramem rat. Następnie mój zespół może pobierać zaliczki za pośrednictwem markowych portali klienta, a płatności kartą kredytową i ACH są natywnie przetwarzane przez Adyen, bez konieczności przełączania się między narzędziami.
Najważniejsze funkcje Planning Pod
- Tworzenie planów przestrzeni: Twórz i edytuj skalowane układy przestrzeni eventowych, uwzględniając stoły, krzesła i scenę.
- Generowanie i dystrybucja BEO: Twórz konfigurowalne zlecenia organizacji bankietu dla zespołów FOH, kuchni i dostaw.
- Menedżer zadań z przypisywaniem pracowników: Przypisuj i śledź zadania według członków zespołu w ramach procesów związanych z wydarzeniami.
- Formularze internetowe do pozyskiwania zapytań: Zbieraj zapytania dotyczące wydarzeń bezpośrednio z witryny obiektu i kieruj je do lejka sprzedażowego.
Integracje Planning Pod
Planning Pod oferuje natywne integracje z QuickBooks Online, WeddingWire, The Knot, Kalendarzem Google, Kalendarzem Apple oraz Kalendarzem Microsoft Outlook. Łączy się również z Zapierem i udostępnia interfejs API do tworzenia niestandardowych integracji.
Pros and Cons
Pros:
- Oferty, umowy i płatności są automatycznie obsługiwane w jednym procesie
- Wbudowane tworzenie planów przestrzeni na potrzeby wydarzeń
- Klienci mogą samodzielnie korzystać z markowego portalu
Cons:
- Raportowanie nie zapewnia szczegółowych analiz przychodów i zarządzania rentownością
- Nie jest przeznaczony dla dużych portfeli obejmujących wiele obiektów
Learn more about Planning Pod:
Najlepsze do elastycznych przepływów rejestracji na wydarzenia- Dostępne bezpłatne demo
- Od $11,800/rok (rozliczane rocznie)
Visit WebsiteCustomer Rating:4.8/5
Learn more about Swoogo:
Najlepsze rozwiązanie do maksymalizacji widoczności wydarzeń publicznych- Dostępny bezpłatny plan
- Od 3.7% + $1.79 za bilet
Visit WebsiteCustomer Rating:4.6/5Learn more about Eventbrite:
Inne oprogramowanie do planowania wydarzeń
- 11HoneyBookNajlepsze do współpracy i płatności w portalu klienta
- 12SkeddaNajlepsze rozwiązanie do zaawansowanych reguł rezerwacji i automatyzacji
- 13AcceleventsNajlepsze rozwiązanie do zarządzania agendą i prelegentami na dużą skalę
Jak oceniam oprogramowanie do planowania wydarzeń
Oceniając oprogramowanie do planowania wydarzeń, biorę pod uwagę dwie warstwy: podstawowe funkcje — planowanie wydarzeń, zarządzanie obiektami i zasobami, procesy rezerwacji oraz zapobieganie konfliktom — a także czynniki wyróżniające, które odróżniają najlepsze rozwiązania przeznaczone dla branży hotelarskiej i obiektów eventowych.
Podstawowe funkcje (wymagane na tej liście)
Wybierając narzędzia do mojej listy, oceniam każde z nich w skali od 0 (nie oferuje danej funkcji) do 5 (wyróżnia się w tym obszarze) w odniesieniu do każdej z wymienionych poniżej podstawowych funkcji. Następnie przeliczam łączny wynik narzędzia na wartość procentową. Każde narzędzie musi uzyskać łączny wynik na poziomie co najmniej 65%, aby zostać uwzględnione na liście.
- Planowanie wydarzeń i przestrzeni funkcyjnych: Szukam scentralizowanego kalendarza, dziennika wydarzeń lub siatki rezerwacji, które pozwalają zespołom planować sale konferencyjne, sale balowe, przestrzenie eventowe i inne obszary dostępne do rezerwacji, a jednocześnie sprawdzać ich dostępność na pierwszy rzut oka.
- Zarządzanie rezerwacjami i sprzedażą: Oceniam, jak dobrze platforma obsługuje proces od wstępnego zapytania lub RFP, przez oferty, umowy i potwierdzenia, aż po płatności.
- Wykrywanie konfliktów: Oprogramowanie powinno pomagać zapobiegać nakładającym się rezerwacjom poprzez prezentowanie dostępności przestrzeni i zasobów oraz oznaczanie potencjalnych konfliktów w harmonogramie przed potwierdzeniem wydarzenia.
- Zarządzanie zasobami wydarzenia: Sprawdzam, czy zespoły mogą przypisywać do poszczególnych wydarzeń sprzęt, wymagania dotyczące cateringu, aranżację sal, personel i inne zasoby oraz utrzymywać te wymagania w powiązaniu z rezerwacją.
- Dokumenty i komunikacja dotyczące wydarzeń: Szukam narzędzi, które pomagają zespołom tworzyć i udostępniać oferty, umowy, podsumowania wydarzeń, dokumenty BEO, harmonogramy przebiegu wydarzeń lub inne dokumenty operacyjne, a także informować klientów i zespoły wewnętrzne o aktualizacjach.
- Integracje: Platforma powinna łączyć się z odpowiednimi systemami hotelarskimi lub biznesowymi, takimi jak PMS, POS, CRM, systemy księgowe, płatnicze, kalendarze lub narzędzia marketingowe, aby zespoły mogły ograniczyć wielokrotne wprowadzanie tych samych danych.
Gdy mam już listę narzędzi spełniających te kryteria, analizuję, co wyróżnia każdą platformę.
Czynniki wyróżniające (co odróżnia dostawców)
Oto sposób, w jaki porównuję różnych dostawców:
Wyróżniające się funkcje
Dokładnie analizuję możliwości przeznaczone dla branży hotelarskiej, takie jak generowanie dokumentów BEO, zarządzanie blokami pokoi dla grup, obsługa procesów cateringowych oraz tworzenie schematów przestrzeni funkcyjnych. Narzędzia oferujące rzuty w 2D lub 3D mogą pomóc zespołom sprzedażowym tworzyć dokładne układy sal i udostępniać je klientom przed finalizacją wydarzenia. Kolejnym czynnikiem wyróżniającym są portale dla klientów, ponieważ organizatorzy mogą przeglądać oferty, podpisywać umowy, dokonywać płatności i przekazywać informacje o zmianach bez konieczności prowadzenia długich wątków e-mailowych. Dostęp mobilny również ma znaczenie dla zespołów operacyjnych, które muszą sprawdzać harmonogramy, dokumenty BEO, aranżację sal lub ostatnie zmiany dotyczące wydarzeń podczas pracy na terenie obiektu.
Poza funkcjami
Głębokość integracji ma szczególne znaczenie dla hoteli i obiektów hotelarskich. Sprawdzam, czy platforma łączy się z systemami zarządzania obiektem, takimi jak Oracle OPERA, Mews, Cloudbeds lub Stayntouch, a także — w stosownych przypadkach — z platformami POS, CRM, księgowymi i płatniczymi. W przypadku narzędzi przeznaczonych dla hoteli niezawodna łączność z systemem PMS może pomóc w zachowaniu spójności między blokami pokoi dla grup, szczegółami wydarzeń i operacjami obiektu.
Na moją ocenę wpływają również rodzaj obiektu i skala działalności operacyjnej. Kompleksowy ośrodek wypoczynkowy zarządzający wieloma salami balowymi, zespołami cateringowymi i blokami pokoi dla grup ma inne wymagania niż restauracja obsługująca prywatne wydarzenia z wyżywieniem lub butikowy hotel z jedną salą konferencyjną. Biorę również pod uwagę wymagania związane z wdrożeniem, łatwość użytkowania, dostępne integracje i strukturę cenową, w szczególności to, czy ceny zależą od liczby użytkowników, obiektów, modułów lub ogólnej liczby wydarzeń.
Jak wybrać oprogramowanie do planowania wydarzeń
Łatwo można ugrzęznąć w długich listach funkcji i skomplikowanych strukturach cenowych. Aby pomóc Ci zachować koncentrację podczas wyboru rozwiązania najlepiej dopasowanego do Twoich potrzeb, przygotowałem listę czynników, które warto wziąć pod uwagę:
| Czynnik | Co należy wziąć pod uwagę |
| Skalowalność | Czy oprogramowanie będzie obsługiwać większą liczbę wydarzeń, przestrzeni funkcyjnych, obiektów i użytkowników wraz z rozwojem działalności? Sprawdź, czy poradzi sobie zarówno z pojedynczą salą konferencyjną, jak i wieloobiektową organizacją wydarzeń. |
| Integracje | Czy łączy się z systemami, których już używasz? Poszukaj integracji z systemem PMS, POS, CRM, oprogramowaniem księgowym, narzędziami do obsługi płatności i kalendarzami, aby ograniczyć ręczne wprowadzanie danych. |
| Możliwość dostosowania | Czy możesz dostosować oferty, BEO, umowy, szablony wydarzeń, procesy rezerwacji i raporty do sposobu działania Twojego obiektu? |
| Łatwość obsługi | Czy oprogramowanie jest proste w użyciu dla zespołów sprzedaży, cateringu, bankietów i operacyjnych? Poszukaj intuicyjnych kalendarzy, przejrzystej nawigacji i łatwych aktualizacji wydarzeń, aby skrócić czas szkoleń. |
| Wdrożenie i rozpoczęcie pracy | Jak szybko Twój zespół może rozpocząć pracę? Weź pod uwagę migrację danych, konfigurację PMS, ustawienie procesów, materiały szkoleniowe oraz wsparcie dostawcy podczas wdrożenia. |
| Koszt | Czy model cenowy odpowiada Twojemu obiektowi? Porównaj ceny za użytkownika, za obiekt i za moduł, uwzględniając koszty wdrożenia, integracji oraz opcjonalnych dodatków. |
| Zabezpieczenia | W jaki sposób platforma chroni dane gości, płatności i wydarzeń? Poszukaj kontroli dostępu, szyfrowania, bezpiecznej obsługi płatności oraz odpowiednich środków zapewniających zgodność z przepisami. |
| Dostępność wsparcia | Czy możesz uzyskać pomoc, gdy pojawi się problem podczas wydarzenia? Weź pod uwagę godziny wsparcia, czas reakcji, pomoc we wdrożeniu oraz dostępne kanały, takie jak telefon, e-mail i czat. |
Czym jest oprogramowanie do planowania wydarzeń?
Oprogramowanie do planowania wydarzeń pomaga hotelom, obiektom i zespołom z branży hotelarskiej zarządzać rezerwacjami wydarzeń, przestrzeniami funkcyjnymi, wydarzeniami grupowymi, wymaganiami dotyczącymi cateringu i zasobami wydarzeń z poziomu jednego systemu. Menedżerowie hoteli, zespoły sprzedaży, menedżerowie cateringu i koordynatorzy wydarzeń korzystają z tych platform do organizowania dostępności, zapobiegania podwójnym rezerwacjom, tworzenia dokumentów wydarzeń i koordynowania pracy działów.
Wiele platform przeznaczonych dla branży hotelarskiej wykracza poza podstawowe planowanie w kalendarzu, oferując obsługę BEO, ofert, umów, blokad pokoi, zaliczek, planów sal oraz integracji z systemami zarządzania obiektem i punktami sprzedaży. Dzięki temu zespoły sprzedaży i operacyjne zyskują bardziej scentralizowany sposób zarządzania wydarzeniami — od pierwszego zapytania aż po realizację.
Funkcje oprogramowania do planowania wydarzeń
Wybierając oprogramowanie do planowania wydarzeń, zwróć uwagę na następujące kluczowe funkcje:
- Zarządzanie przestrzeniami funkcyjnymi: Umożliwia przeglądanie i planowanie wykorzystania sal balowych, sal konferencyjnych, prywatnych przestrzeni restauracyjnych oraz innych obszarów wydarzeń z poziomu scentralizowanego kalendarza.
- Tworzenie BEO: Pomaga zespołom cateringu i bankietowym tworzyć i dystrybuować zlecenia bankietowe zawierające menu, wymagania dotyczące przygotowania, harmonogramy i instrukcje operacyjne.
- Zarządzanie rezerwacjami grupowymi: Obsługuje zapytania grupowe, oferty, umowy, blokady pokoi, zaliczki i inne etapy procesu sprzedaży wydarzeń.
- Wykrywanie konfliktów: Identyfikuje nakładające się rezerwacje przestrzeni, sprzętu lub zasobów, zanim doprowadzą one do problemów operacyjnych.
- Oferty i umowy: Umożliwia zespołom sprzedaży tworzenie ofert, porozumień i umów z oznaczeniem marki oraz zbieranie podpisów elektronicznych.
- Planowanie zasobów: Pomaga przypisywać pracowników, sprzęt audiowizualny, meble, wymagania cateringowe i inne zasoby do konkretnych wydarzeń.
- Narzędzia do tworzenia planów sal i schematów: Umożliwia zespołom tworzenie układów sal i planów miejsc siedzących na potrzeby spotkań, wesel, konferencji i bankietów.
- Integracje z PMS i POS: Łączy informacje o wydarzeniach z systemami zarządzania obiektem i punktami sprzedaży, ograniczając konieczność wielokrotnego wprowadzania danych.
- Portale klientów: Zapewnia organizatorom wydarzeń miejsce do przeglądania dokumentów, dokonywania płatności, przesyłania informacji i komunikowania się z obiektem.
- Analityka i raportowanie: Śledzi przychody z wydarzeń, współczynniki konwersji, wykorzystanie przestrzeni, działalność grupową i inne wskaźniki efektywności.
Korzyści z korzystania z oprogramowania do planowania wydarzeń
Wdrożenie oprogramowania do planowania wydarzeń przynosi zespołowi i firmie wiele korzyści. Oto kilka z nich:
- Mniej konfliktów rezerwacji: Dostępność przestrzeni na wydarzenia w czasie rzeczywistym ułatwia unikanie podwójnych rezerwacji i nakładających się przydziałów zasobów.
- Lepsza koordynacja między działami: Scentralizowane informacje o wydarzeniu zapewniają zespołom sprzedaży, cateringu, bankietowym, kuchni i recepcji dostęp do tych samych danych.
- Szybsza sprzedaż wydarzeń: Cyfrowe oferty, umowy, pobieranie płatności i zautomatyzowane przepływy pracy mogą skrócić czas od zapytania do potwierdzenia rezerwacji.
- Dokładniejsza realizacja wydarzeń: BEO, plany sal, harmonogramy i terminarze zasobów pomagają zespołom dokładnie zrozumieć wymagania każdego wydarzenia.
- Mniej ręcznego wprowadzania danych: Integracje z PMS, POS, CRM, systemami księgowymi i płatniczymi ograniczają konieczność ponownego wprowadzania informacji o wydarzeniach i gościach w różnych systemach.
- Lepsza obsługa gości: Szybsza komunikacja, portale dla klientów i uporządkowane informacje o wydarzeniach ułatwiają odpowiadanie organizatorom oraz uwzględnianie zmian.
- Lepszy wgląd w przychody: Narzędzia raportowe pomagają analizować przychody z wydarzeń, współczynniki konwersji, wykorzystanie przestrzeni na wydarzenia oraz wyniki sprzedaży grupowej.
Koszty i ceny oprogramowania do planowania wydarzeń
Wybór oprogramowania do planowania wydarzeń wymaga zrozumienia różnych dostępnych modeli cenowych i planów. Koszty zależą od wielkości obiektu, liczby użytkowników, przestrzeni na wydarzenia, integracji, modułów i wymagań dotyczących wdrożenia. Wielu dostawców specjalizujących się w branży hotelarskiej stosuje indywidualne ceny zamiast publikować stałe stawki miesięczne.
Poniższa tabela przedstawia podsumowanie typowych modeli cenowych oraz funkcji zwykle uwzględnianych w rozwiązaniach programowych do planowania wydarzeń:
Tabela porównawcza planów oprogramowania do planowania wydarzeń
| Typ planu | Typowe ceny | Typowe funkcje |
| Plan podstawowy | Około $50-$150/miesiąc | Kalendarz wydarzeń, podstawowe rezerwacje, zarządzanie kontaktami, oferty i proste raportowanie |
| Plan profesjonalny | Około $150-$500/miesiąc | BEO, umowy, płatności, planowanie zasobów, automatyzacja i zaawansowane raportowanie |
| Plan zależny od obiektu | Ceny ustalane indywidualnie | Zarządzanie przestrzeniami na wydarzenia, sprzedaż grupowa, przepływy pracy cateringu, integracje z PMS i dostęp dla wielu użytkowników |
| Plan dla przedsiębiorstw | Ceny ustalane indywidualnie | Zarządzanie wieloma obiektami, zaawansowane integracje, scentralizowane raportowanie, interfejsy API, dedykowane wsparcie i niestandardowe przepływy pracy |
Najczęściej zadawane pytania dotyczące oprogramowania do planowania wydarzeń (FAQ)
Jak zintegrować oprogramowanie do planowania wydarzeń z istniejącymi systemami hotelowymi?
Większość platform do planowania wydarzeń łączy się z systemami takimi jak oprogramowanie do zarządzania obiektem, systemy punktów sprzedaży, systemy CRM, narzędzia księgowe, platformy płatnicze i kalendarze. Przed wyborem narzędzia sprawdź, czy oferuje ono natywne integracje z używanym systemem PMS lub POS. Jeśli bezpośrednia integracja jest niedostępna, niektóre platformy obsługują również interfejsy API lub konektory innych firm.
Czy oprogramowanie do planowania wydarzeń obsługuje wydarzenia cykliczne?
Tak, wiele narzędzi do planowania wydarzeń obsługuje cykliczne rezerwacje spotkań, konferencji, sesji szkoleniowych i innych powtarzających się wydarzeń. W zależności od platformy możesz ustawić częstotliwość powtarzania, zarezerwować tę samą przestrzeń funkcyjną, przypisać zasoby i kopiować szczegóły wydarzenia z jednej rezerwacji do kolejnej.
Jak duże możliwości personalizacji oferuje oprogramowanie do planowania wydarzeń?
Możliwości personalizacji różnią się w zależności od platformy. Niektóre narzędzia pozwalają dostosowywać oferty, umowy, BEO, formularze rezerwacji, szablony wydarzeń, uprawnienia użytkowników, przepływy pracy i raporty. Zespoły hotelowe i zespoły obiektów powinny szukać oprogramowania, które odzwierciedla ich istniejące procesy sprzedaży, cateringu i obsługi wydarzeń, zamiast zmuszać je do korzystania ze sztywnego przepływu pracy.
Czy dostępne jest wsparcie przy wdrażaniu nowych użytkowników?
Wielu dostawców oferuje pomoc we wdrożeniu poprzez sesje szkoleniowe, samouczki, bazy wiedzy, webinary i obsługę klienta. Bardziej zaawansowane platformy dla branży hotelarskiej mogą również zapewniać specjalistów ds. wdrożeń, którzy pomagają skonfigurować przestrzenie funkcyjne, integracje, szablony, uprawnienia użytkowników i przepływy pracy przed uruchomieniem systemu.
Jak ocenić opłacalność oprogramowania do planowania wydarzeń?
Zacznij od porównania całkowitego kosztu oprogramowania z wartością operacyjną, jaką zapewnia. Uwzględnij opłaty abonamentowe, koszty wdrożenia, integracje i dodatki, a także sprawdź, czy cena zależy od liczby użytkowników, obiektów lub modułów. Następnie oceń, czy platforma może ograniczyć liczbę podwójnych rezerwacji, ręczne wprowadzanie danych, pracę administracyjną i czas koordynacji wydarzeń, a jednocześnie pomóc zespołowi zarządzać większą liczbą wydarzeń grupowych i eventów.