Hva er et hotellreservasjonssystem? En komplett veiledning

Key Takeaways

Hva er et hotellreservasjonssystem: Et hotellreservasjonssystem samler rombestillinger, tilgjengelighet, priser, gjesteprofiler og betalinger på ett sted for å forhindre feil og forbedre effektiviteten.

Kjernefunksjoner: Viktige funksjoner omfatter reservasjonskalendere, kanaladministrasjon, direktebestillingsmotorer, automatisert kommunikasjon, betalingsbehandling og rapporteringsverktøy.

Forretningsfordeler og risikoer: Hotellreservasjonsprogramvare øker inntektene, reduserer manuelle oppgaver og forbedrer nøyaktigheten, men krever riktig oppsett for å unngå drifts- eller sikkerhetsproblemer.

Dokumenterte resultater fra eksempler: Eksempler viser at hoteller oppnådde høyere inntekter, bedre effektivitet, raskere gjesteservice og bedre tilgang til data etter å ha tatt i bruk moderne reservasjonssystemer.

Hotellbookingsprogramvare er den operasjonelle ryggraden i ethvert overnattingssted som ønsker å selge rom uten å tape inntekter på dobbeltbookinger, manuelle feil eller oversette kanaler. Jeg har sett overnattingssteder bruke regneark og telefonlogger – og svakhetene blir raskt synlige i høysesongen. Denne veiledningen dekker hvordan disse systemene fungerer, hvilke funksjoner som faktisk betyr noe, og de ulike typene bookingsprogramvare som er tilgjengelige. Enten du vurderer ditt første system eller erstatter et som ikke lenger dekker behovene dine, får du en tydeligere forståelse av hvordan disse verktøyene støtter arbeidsflyter for hotellbooking.

Hva er hotellbookingsprogramvare?

Hotellbookingsprogramvare er et system som håndterer rombestillinger, tilgjengelighet, gjestedetaljer, priser og betalingsinformasjon på ett sted. Det kan ta imot bestillinger via nettstedet ditt, bookingskanaler, telefonsamtaler og resepsjonspersonalet. Systemet oppdaterer beholdningen etter hvert som bestillingene endres, slik at teamet ditt kan forhindre dobbeltbookinger, følge etterspørselen og koordinere ankomster, avreiser, avbestillinger og romtildelinger.

Eksempler på hotellbookingsprogramvare

Disse visuelle eksemplene viser instrumentpanelene, kalenderne og bestillingsskjermene du vanligvis finner i hotellbookingsprogramvare:

Smoobu-instrumentpanel som viser bestillinger, avbestillinger og beleggsgrader — Smoobus statistikkpanel som viser bestillinger av ferieboliger, avbestillinger, belegg og inntektsutvikling.

Hoteldruid-hotellkalender som viser romnumre, gjestebestillinger og oppholdsdatoer i en fargekodet tabell — Hoteldruids reservasjonstabell som viser romtildelinger, gjesteopphold og bestillingsdatoer i hotellkalenderen

Ledende hotellbookingsprogramvare du bør vurdere

Her er min liste over de beste løsningene for hotellbookingsprogramvare:

Join our Community

Keep up with the hotel management community!

Have an account? Log In

Hvem bruker hotellbookingsprogramvare?

Hotellbookingsprogramvare passer for overnattingssteder og team som håndterer rombeholdning, gjestebestillinger, priser og betalingsdetaljer på tvers av flere bestillingskilder:

Uavhengige hoteller: Små og mellomstore overnattingssteder bruker det til å håndtere direktebestillinger, drop-in-gjester, avbestillinger, romtildelinger og bookingskanaler fra ett system.
Hotellgrupper: Operatører med flere overnattingssteder bruker delte reservasjonsdata, sentralisert tilgjengelighet og prisstyring på overnattingsstedsnivå på tvers av porteføljene sine.
Resorter: Resorter bruker det til å samordne rombestillinger med pakker, sesongpriser, beleggsgrenser og lengre gjesteopphold.
Overnattingssteder for lengre opphold: Servicerte leiligheter og hoteller for lengre opphold bruker bookingsprogramvare for fleksible bestillingsperioder, gjentakende belastninger og tilgjengelighet på tvers av ulike enhetstyper.
Vertshus og gjestehus: Mindre overnattingsvirksomheter bruker det til å erstatte manuelle kalendere, telefonlogger og separate registreringer fra ulike bookingplattformer.

Viktige fordeler med hotellbookingsprogramvare og mulige konsekvenser for virksomheten

Hotellbookingsprogramvare samler bestillinger, beholdning, priser, betalinger og gjesteregistre, noe som reduserer risikoen for dobbeltbookinger samtidig som det legger til rette for raskere drift, bedre inntektsstyring og prosesser for etterlevelse.

Programvaren medfører kostnader til abonnement, oppsett, opplæring og integrasjoner, og feil konfigurasjon, datafeil, driftsavbrudd eller sikkerhetshull kan skape operasjonell og økonomisk risiko.

Bruk denne tabellen til å sammenligne de viktigste operasjonelle fordelene med implementeringsrisikoene hotellledere bør vurdere:

Fordeler	Risikoer
FordelerSentraliserte reservasjoner på tvers av direkte-, telefon- og nettbaserte kanaler	RisikoerFeil oppsett kan føre til feil i tilgjengeligheten eller dobbeltbookinger
FordelerSanntidsoppdateringer av rombeholdningen på tvers av tilkoblede bestillingskanaler	RisikoerIntegrasjonsfeil kan føre til at priser eller rombeholdning ikke er synkronisert
FordelerAutomatiserte bestillingsbekreftelser, betalingsforespørsler og gjestemeldinger	RisikoerFeilkonfigurerte meldinger kan forvirre gjester eller føre til serviceproblemer
FordelerRaskere tilgang til data om belegg, bestillingstakt og inntekter	RisikoerUnøyaktige data kan føre til svake beslutninger om prissetting eller bemanning
FordelerDigitale gjesteprofiler og reservasjonshistorikk for resepsjonsteam	RisikoerUautorisert tilgang eller svak sikkerhet kan eksponere personopplysninger
FordelerFærre manuelle registreringer av reservasjoner, kanselleringer og romtildelinger	RisikoerAnsatte kan motsette seg innføringen dersom opplæring og endringer i arbeidsflyten er utilstrekkelige
FordelerSentraliserte kontroller for priser og tilgjengelighet på tvers av eiendommer eller romtyper	RisikoerKostnader til abonnement, oppsett, opplæring og integrasjon kan overskride budsjettet

Kasusstudier av hotellreservasjonsprogramvare

Kasusstudiene nedenfor viser hvordan virksomheter gikk fra spredte bestillingsoppføringer til en sammenkoblet reservasjonsarbeidsflyt. Hvert eksempel sammenligner det operative oppsettet før implementeringen med endringer i bestillinger, rombeholdning, gjestekommunikasjon og inntektsoppfølging i etterkant.

Kasusstudie: C-Hotels' implementering av Mews

C-Hotels, en gruppe på ni unikt tematiserte eiendommer langs den belgiske kysten, erstattet en manuell, Excel-basert prosess for reservasjoner og inntektsstyring med Mews PMS og PACE-integrasjonen for automatisert dynamisk prissetting. Gruppen tok fem hoteller i bruk på det nye systemet på bare tre dager, mens de ansatte gjennomførte egen opplæring via sandkassemiljøet i Mews University.

Her er resultatene av C-Hotels' implementering av hotellreservasjonsprogramvare:

RevPAR-vekst: Inntekten per tilgjengelige rom økte med 12 % på tvers av flere eiendommer etter overgangen fra to faste sesongpriser til automatisert, databasert prissetting.
Bruk av nettbasert innsjekking: 40 % av gjestene brukte nettbasert innsjekking, noe som reduserte gjennomsnittlig innsjekkingstid fra fire minutter til to.
Kommunikasjon med renholdet: Antallet samtaler mellom renholdet og resepsjonen falt med 93 % etter at papirbaserte notater om romstatus ble erstattet med en sanntidsapp for renhold.
Reduksjon av papiravfall: Overgangen til digitale arbeidsflyter for renhold reduserte papiravfallet med 90 %.
Tilgang til rapporter: Teamet fikk tilgang til over 20 dynamiske rapporter med sanntidsdata og uten kostnader for datatilgang, noe som erstattet begrenset manuell rapportering.

Jordan HollanderMedgründer, HotelTechReport
Share This Quote on:

Kasusstudie: Premier Inns implementering av Shiji Distribution Solutions

Premier Inn, Storbritannias største hotellmerke med over 900 eiendommer og 95 000 rom, implementerte Shiji Distribution Solutions som en del av overgangen til et nytt sentralt reservasjonssystem. Samarbeidet fokuserte på å forbedre søkesuksessraten gjennom automatisert beregning av byskatt, generell delt hurtigbufring og en forbedret hurtigbufferløsning som proaktivt stengte produkter med de høyeste feilratene.

Her er resultatene av Premier Inns implementering av hotellreservasjonsprogramvare:

Forbedret søkesuksessrate: Andelen søk som førte til relevante, bestillbare resultater, økte med omtrent 16,23 % i gjennomsnitt og 25,91 % fra måned til måned.
Bestillingsvolum: Det samlede antallet bestillinger økte med omtrent 177 % i det siste målte kvartalet.
Årlig produksjonsvekst: Produksjonen på tvers av tilkoblede kanaler økte med 153 % fra år til år etter systemendringene.
Operasjonell nøyaktighet: Automatisert beregning av byskatt for tyske eiendommer reduserte manuelle feil i bestillings- og faktureringsprosessen.

Kjernefunksjoner og muligheter i hotellreservasjonsprogramvare

Hotellansvarlige bør forvente disse funksjonene for å kontrollere kapasiteten, koordinere bestillinger og støtte den daglige gjestehåndteringen:

Sentral reservasjonskalender: Se bestillinger, romstatus, ankomster, avganger og kanselleringer i ett arbeidsområde for å koordinere arbeidet i resepsjonen.
Kanaladministrator: Synkroniser romtilgjengelighet, priser og begrensninger på tvers av nettbaserte reisebyråer og andre tilkoblede bestillingskanaler.
Direkte bestillingsmotor: Legg til et reservasjonsskjema på nettstedet ditt, slik at gjester kan bestille uten å være utelukkende avhengige av tredjepartskanaler.
Pris- og kapasitetskontroller: Angi romtyper, prisregler, minimumsopphold, blokkerte datoer og kapasitetsgrenser fra et sentralisert grensesnitt.
Gjestprofiler: Lagre kontaktopplysninger, preferanser, bestillingshistorikk og notater, slik at personalet kan forberede seg på tilbakevendende gjester og spesielle forespørsler.
Betalingsbehandling: Krev inn depositum, autoriser kort, registrer betalinger og håndter tilbakebetalinger i henhold til overnattingsstedets bestillingsregler.
Automatisert kommunikasjon: Send bestillingsbekreftelser, betalingsforespørsler, ankomstinstruksjoner, kanselleringsvarsler og meldinger etter oppholdet ved hjelp av konfigurerbare maler.
Rapportering og analyse: Følg med på beleggsgrad, bestillingstakt, gjennomsnittlig dagspris, RevPAR, kanselleringer og kanalytelse gjennom planlagte rapporter eller rapporter på forespørsel.

Bruksområder for hotellreservasjonsprogramvare: Typiske prosesser og arbeidsflyter

Hotellreservasjonsprogramvare støtter arbeidsflyter for direktebestillinger, kanaloppdateringer, prisendringer, betalingsinnkreving, gjestekommunikasjon, romtildeling og rapportering. Sentraliserte kalendere, kapasitetskontroller, automatiserte meldinger og betalingsverktøy gir teamet ditt ett sted for å koordinere reservasjoner og håndtere endringer i bestillingene.

Bruk denne tabellen til å sammenligne viktige hotelladministrasjonsprosesser med programvarefunksjonene som støtter dem:

Prosess	Beskrivelse	Slik hjelper programvaren
ProsessAdministrere reservasjoner og kapasitet	BeskrivelseRegistrer direktebestillinger, telefonbestillinger, drop-in-bestillinger og nettbestillinger, samtidig som romtilgjengeligheten holdes oppdatert. Håndter kanselleringer, endringer og kontroller for overbooking.	Slik hjelper programvarenEn sentral reservasjonskalender oppdaterer romkapasiteten på tvers av tilkoblede bestillingskanaler. Personalet kan se bestillingsstatus, romtyper, ankomstdatoer og kanselleringer fra ett arbeidsområde.
ProsessAngi priser og tilgjengelighet	BeskrivelseJuster rompriser, minimumsopphold, kapasitetsgrenser og blokkerte datoer etter hvert som etterspørselen endres. Bruk ulike regler etter romtype, sesong eller bestillingskanal.	Slik hjelper programvarenPris- og kapasitetskontroller lar deg oppdatere prisregler og begrensninger sentralt. En kanaladministrator distribuerer godkjente priser og tilgjengelighet til nettbaserte reisebyråer og andre tilkoblede kanaler.
ProsessBehandle betalinger og bestillingsbekreftelser	BeskrivelseKrev inn depositum, autoriser kort, registrer betalinger og utsted tilbakebetalinger i henhold til overnattingsstedets regler. Bekreft reservasjoner og kommuniser betalingskrav til gjestene.	Slik hjelper programvarenBetalingsbehandlingen registrerer transaksjoner mot hver reservasjon og støtter depositum, autoriseringer og tilbakebetalinger. Automatiserte e-postmaler sender bekreftelser, betalingsforespørsler og kanselleringsvarsler basert på bestillingshendelser.
ProsessKoordinere ankomster, avganger og romtildelinger	BeskrivelseForbered ankomster, tildel egnede rom, håndter avganger og oppdater romstatus for resepsjons- og renholdsteamene. Håndter endringer som tidlige ankomster, forlengelser og sene avganger.	Slik hjelper programvarenReservasjonskalenderen viser ankomst- og avgangsdetaljer sammen med romstatus. Gjesteprofiler, reservasjonsnotater og oppdateringer fra renholdet gir avdelingene informasjonen de trenger for å koordinere tildelinger.
ProsessFølge med på belegg og inntekter	BeskrivelseFølg med på beleggsgrad, bestillingstakt, gjennomsnittlig dagspris, RevPAR, kanselleringer og kanalytelse. Bruk disse tallene til å vurdere beslutninger om priser, bemanning og distribusjon.	Slik hjelper programvarenRapporteringsverktøy kombinerer data om reservasjoner, priser, betalinger og kanaler i planlagte rapporter eller rapporter på forespørsel. Ledere kan sammenligne resultater etter dato, romtype, overnattingssted eller bestillingskilde.

Typer hotellreservasjonsprogramvare og lignende verktøy

Hotellreservasjonsprogramvare overlapper med flere relaterte verktøy som håndterer bestillinger, distribusjon og prissetting – når du kjenner forskjellene, blir det enklere å velge det som passer for overnattingsstedet ditt:

Type	Skillefaktor
TypeHotelladministrasjonssystem (PMS)	SkillefaktorAdministrerer all hotelldrift – resepsjon, renhold, fakturering og reservasjoner – på én plattform
TypeSentralt reservasjonssystem (CRS)	SkillefaktorHåndterer distribusjon av reservasjoner på tvers av flere overnattingssteder, GDS-tilkoblinger og OTA-kanaler i virksomhetsskala
TypeKanaladministrator	SkillefaktorSynkroniserer romtilgjengelighet og priser på tvers av eksterne bestillingskanaler uten å administrere hele reservasjonsprosessen
TypeNettbasert bestillingsmotor	SkillefaktorBehandler direktebestillinger kun via hotellets nettsted, uten distribusjon i flere kanaler
TypeInntektsstyringssystem (RMS)	SkillefaktorFokuserer på dynamisk prissetting, etterspørselsprognoser og optimalisering av avkastning, i stedet for mottak eller koordinering av reservasjoner

Hvor mye koster programvare for hotellreservasjoner?

Prisen på programvare for hotellreservasjoner varierer etter størrelsen på overnattingsstedet, antall rom, funksjoner og prismodell. Noen plattformer har et gratisabonnement, mens andre krever et fast månedsabonnement, bruker rombasert prissetting eller tar betalt per bestilling. Du bør også ta hensyn til oppstartsgebyrer, integrasjoner, betalingsbehandling og premiumstøtte når du sammenligner de totale kostnadene.

Hvis du vil se aktuelle priseksempler, kan du sammenligne alternativer i listen vår over den beste programvaren for hotellreservasjoner.

Slik velger du programvare for hotellreservasjoner

Start med å tilpasse programvaren til hvordan overnattingsstedet faktisk håndterer reservasjoner. Jeg ville prioritert synkronisering av tilgjengelighet i sanntid, integrasjoner med bestillingskanaler, betalingsbehandling, brukervennlighet, skalerbarhet og støtte ved implementering. Test deretter arbeidsflytene teamet ditt utfører hver dag, for eksempel å endre reservasjoner, behandle kanselleringer, justere priser og kontrollere romtilgjengelighet.

Hvis du vil ha en mer detaljert sjekkliste for evaluering, kan du bruke veiledningen vår om hvordan du velger programvare for hotellreservasjoner til å sammenligne skalerbarhet, integrasjoner, tilpasningsmuligheter, brukervennlighet, sikkerhet, mobiltilgang, støtte og rapporteringsfunksjoner.

Klar til å finne det riktige systemet for overnattingsstedet ditt?

Nå som du forstår hvordan programvare for hotellreservasjoner fungerer, hva den koster og hva du bør se etter, er neste steg å sammenligne de faktiske alternativene dine – se gjennom de beste verktøyene for hotelladministrasjon, vurdert av hotellbransjefolk, for å finne systemet som passer til størrelsen på overnattingsstedet ditt, bestillingskanalene og budsjettet ditt.