Hva er en resepsjonssjef på hotell?
En resepsjonssjef på hotell har ansvar for resepsjonsdriften og sørger for eksepsjonelle gjesteopplevelser fra ankomst til avreise. Vedkommende leder personalet, administrerer reservasjoner, håndterer gjestehenvendelser og opprettholder en smidig daglig drift.
Viktige ansvarsområder omfatter:
- Ledelse av resepsjons-, gjesteservice-, reservasjons- og nattrevisjonsteam
- Håndtering av innsjekking, klager og spørsmål fra gjester
- Opplæring og evaluering av resepsjonspersonalet
- Administrering av beleggs- og økonomirapporter
- Sikring av at hotellets retningslinjer og standarder følges
Nedenfor går jeg gjennom stillingsbeskrivelsen og ansvarsområdene for denne viktige lederrollen på hotellet.
Resepsjonssjef på hotell: Stillingsbeskrivelse
Stillingen som resepsjonssjef eller resepsjonsansvarlig er en sentral lederrolle. Vedkommende må ha gode kommunikasjonsevner, lederferdigheter og en reell evne til å inspirere og motivere teamet sitt, på samme måte som i andre lederroller innen hotelldrift. Resepsjonssjefer arbeider for å sikre at gjesteopplevelsen på hotellet er eksepsjonell fra det øyeblikket gjesten ankommer hotellet.
Resepsjonssjefen skal ikke bare sørge for utmerket kundeservice, men har også ansvar for å lede resepsjonspersonalet, alt gjesteservicepersonell, reservasjons- og nattrevisjonspersonalet. Vedkommende har kontakt med gjestene under innsjekkingen og håndterer eventuelle gjesteklager og spørsmål under hele oppholdet.
En god kandidat bør ha evne til å løse problemer raskt og kunne håndtere flere oppgaver samtidig. Ytterligere oppgaver kan også omfatte beleggsrapporter og økonomirapporter.
Have an account? Log In
Ansvarsområder og oppgaver for en resepsjonssjef på hotell
For å gjøre det enkelt, finner du her en liste over vanlige ansvarsområder som de fleste resepsjonssjefer har.
- Opplær alle resepsjonsmedarbeidere og assisterende resepsjonsledere.
- Deltar i utvelgelses- og intervjuprosessen for alle ansatte i hotellets resepsjon og andre lederroller.
- Utarbeid arbeidsplaner for resepsjonsmedarbeidere
- Fører tilsyn med arbeidsmengden under de ansattes skift
- Vurder regelmessig arbeidsprestasjonene til alle resepsjonsmedarbeidere og ansatte innen gjesteservice.
- Opprettholder arbeidsforhold og tydelig kommunikasjon med alle avdelinger på hotellet, inkludert hotelldirektøren.
- Hold nøyaktig oversikt over romstatus, sørg for at den kommuniseres korrekt til relevante teammedlemmer og oppdateres i lagerstyringssystemet
- Løser alle gjesteproblemer raskt og effektivt og sørger for gjestetilfredshet.
- Oppdaterer informasjon og krav knyttet til gruppebestillinger. Videreformidler informasjonen til relevant personale.
- Fører nøyaktig oversikt over rapporten for kredittrom.
- Mottar informasjon fra lederne på det foregående skiftet (resepsjonsledere og assisterende resepsjonsledere) og rapporterer nøyaktig informasjon til lederen for neste skift.
- Kontrollerer vekselbeholdningen og avstemmer alle inn- og utgående transaksjoner, samt verifiserer innskuddene ved slutten av hvert skift.
- Opprettholder alle retningslinjer for kontanthåndtering, innløsning av sjekker og kreditt, og sørger for at de følges.
- Holder regelmessig planlagte møter for alle ansatte i resepsjonen.
- Opprettholder hotellets forpliktelser og standarder overfor gjestene.
- Utarbeider medarbeidersamtaler og rapporter for hele resepsjonsavdelingen, og rapporterer til personalavdelingen ved behov
- Maksimer rominntekter og beleggsgrad ved å gjennomgå statusrapporter daglig. Analyser prisavvik og følg nøye med på beleggsrapportene.
- Følg opp gjester med høye utestående beløp, og iverksett egnede tiltak ved behov.
- Sørger for at alle hotellets retningslinjer og standarder overholdes av resepsjonspersonalet og i all drift av resepsjonen.
- Kan forstå og håndtere alle aspekter ved resepsjonsdriften, inkludert hotellets datasystemer (for eksempel resepsjonsprogramvare, programvare for gjestekommunikasjon og systemer for vedlikeholdsstyring), og kan generere rapporter og analyser ved behov.
- Utarbeider prognoserapporter for priser og belegg
- Sørger for at de ansatte alltid er oppmerksomme, vennlige, hjelpsomme og høflige overfor alle gjester, ledere og andre ansatte.
- Håndterer alle forespørsler fra VIP-gjester på en rettidig måte.
- Sørger for at resepsjonen og stasjonene for gjesteservice er riktig utstyrt med nødvendige forsyninger.
- Gjennomgår daglige rapporter fra resepsjonen som er utarbeidet av nattrevisoren.
- Går daglig gjennom tilbakemeldingsskjemaer fra gjester.
- Opprettholder et organisert arkivsystem for all dokumentasjon og alle rapporter knyttet til ansatte og gjester.
- Utfører andre oppgaver etter anmodning fra hotelldirektøren.
Ansettelsesprosess for en resepsjonssjef på hotell
En av de viktigste stillingene på et vellykket hotell er resepsjonssjefen (også kalt leder for resepsjonsavdelingen). Det er denne personen som kan være avgjørende for om gjestene får en god eller dårlig hotellopplevelse.
Vedkommende har ikke bare ansvar for den daglige driften av resepsjonen og mottaksområdet, men spiller også en viktig rolle i å skape kulturen blant de ansatte som møter gjestene. En god resepsjonssjef kan være avgjørende for trivselen, arbeidsmiljøet og engasjementet blant disse ansatte. Derfor er dette en rolle som krever nøye vurdering og en gjennomtenkt prosess i ansettelsesfasen.
Intervju av kandidater
Reiselivs- og hotellnæringen er i stor grad en næring der personlige egenskaper står sentralt. Når du ser etter den rette kandidaten, vil intervjufasen være den viktigste delen. Du bør bli kjent med kandidaten før du går videre med ansettelsesprosessen. Det er også ganske vanlig å invitere kandidaten tilbake til flere intervjuer før den endelige beslutningen tas.
Kandidaten kan ha en svært imponerende CV, men kommuniserer vedkommende godt? Liker kandidaten å få andre til å føle seg velkomne og komfortable? Har kandidaten en positiv holdning? Kan kandidaten motivere et team av ansatte? Dette er noen av tingene du kan finne ut av under ansikt-til-ansikt-intervjuene.
Når du skal finne en resepsjonssjef, bør du se etter en person som ikke bare er profesjonell og erfaren, men som også er imøtekommende, entusiastisk og empatisk overfor gjestenes behov.
Spørsmål du bør stille i et intervju med en resepsjonssjef på hotell
Når du intervjuer en kandidat, bør du stille åpne spørsmål. Dette vil hjelpe kandidaten med å åpne seg under intervjuet, og det gir deg en bedre forståelse av hvem de er.
Her er noen vanlige spørsmål som ofte stilles til kandidater til stillingen som resepsjonssjef.
- Hvorfor ønsker du å jobbe på ______hotell?
- Hva vet du om dette hotellet? –Dette er et godt spørsmål for å se hvor grundig kandidaten har forberedt seg, og hvor sterkt de ønsker jobben. Hvis en kandidat egentlig ikke vet så mye om hotellet, viser det at de ikke har gjort særlig mye research, og at hotellet deres ikke skiller seg fra hotellet ved siden av. Du ønsker en kandidat som virkelig ser verdien av å jobbe på hotellet ditt.
- Forklar hva gjestfrihet betyr for deg
- Fortell om en gang du overvant en utfordring i jobben din.
- Hva er dine styrker som leder?
- Fortell om en gang du måtte håndtere en sint gjest.
- Hvordan ville du håndtert en situasjon der du ikke klarte å løse et problem for en gjest?
- Fortell om en gang du leverte eksepsjonell service til en gjest.
- Hvilke strategier ville du brukt for å skape en sterk følelse av fellesskap blant medarbeiderne dine? – Dette er et viktig spørsmål. Du ønsker et sterkt, sunt og godt arbeidsmiljø, og det er viktig å vite hvordan kandidaten vil bidra til å skape dette.
- Når kan du begynne? – Dette kan avsløre mye om en kandidat. Hvis de for tiden jobber på et hotell, sier det mye om dem hvis de ønsker å gi sin nåværende arbeidsgiver en respektabel oppsigelsestid. På samme måte kan det være et varselsignal for hvor ærlige de er, eller for hvordan de kan komme til å behandle hotellet ditt i fremtiden, hvis de jobber på et hotell og ikke gir dette hotellet tilstrekkelig varsel.
- Har du allerede planlagt ferie? – Det kan være nyttig å vite om kandidaten har planlagt en fire måneder lang reise til Bali.
En tydelig ansettelsesprosess
Sørg for at ansettelsesprosessen er tydelig. Du bør utnytte tiden best mulig ved å planlegge flere intervjuer samme dag, særlig hvis andre ledere også ønsker å intervjue kandidaten. Du vil ikke at dette skal trekke ut i uke etter uke. Du bør også vurdere hvor lang oppsigelsestid kandidaten må gi sin nåværende arbeidsgiver.
Hvis virksomheten din gjennomfører bakgrunnssjekker, bør du sette i gang med dette umiddelbart etter intervjuprosessen.
More Articles
Lønn
Når det gjelder lønn, spiller mange faktorer inn. Hvor stor er virksomheten? Hvor mye utdanning og erfaring har søkeren? Ligger virksomheten i en by eller en kystby? Det avhenger også av hvilket budsjett hotellet har satt av. For øyeblikket ligger gjennomsnittslønnen for en resepsjonssjef på mellom $55,000- $60,000 USD.
Konklusjon
"Det tar mange år med langsomt arbeid å skape et team som er konsekvente i verdiene sine, tror på filosofien og er forberedt på å gjøre arbeidet sitt samtidig som de følger den etiske atferden filosofien innebærer: Å gjøre det rette og sørge for at du ikke går på kompromiss med prinsippet i hvordan du behandler alle – leverandørene dine, kundene dine, partnerne dine og håndverkerne som jobber der."
– Isadore Sharp, grunnlegger av Four Seasons
Akkurat som mennesker er heller ikke alle ledere skapt like. Stillingen som resepsjonssjef er avgjørende for hotellet ditt, og vedkommende spiller en viktig rolle for kulturen og suksessen.
Vurder derfor nøye når du ansetter og rekrutterer til denne stillingen. Hvis du ikke finner den perfekte kandidaten, er kandidaten du fant lærevillig? Er kandidaten din entusiastisk med tanke på stillingen og på å jobbe for virksomheten din? Føler du at kandidaten kan gjennomføre og ivareta hotellets verdier og visjon? Dette er spørsmål du bør vurdere når du tar de endelige beslutningene.
Jeg vil gjerne høre hva du tenker om dette! Har du noen viktige intervjuspørsmål som har hjulpet deg med å vurdere om en kandidat passet til stillingen eller ikke?
