Å velge hotellreservasjonsprogramvare er en av de beslutningene som berører alle deler av driften – fra hvordan gjestene bestiller, til hvordan resepsjonen starter hvert skift. Jeg har sett hoteller ta dette valget for raskt og deretter bruke årevis på å omgå et system som aldri passet helt. Feil verktøy skaper reell friksjon: prisavvik, overbookinger via OTA-er og hull i rapporteringen som gjør det vanskelig å se det faktiske RevPAR-bildet. Denne veiledningen går gjennom funksjonene, integrasjonene og kostnadsvurderingene som betyr mest, slik at du kan evaluere alternativene dine med klarhet og trygghet.
5 ting du bør se etter når du velger hotellreservasjonsprogramvare
Basert på min erfaring med å teste reservasjonssystemer sammen med hotellteam anbefaler jeg at du fokuserer på disse fem områdene før du sammenligner leverandører:
1. Integrasjon med eksisterende hotellsystemer
Velg reservasjonsprogramvare som kobles til eiendomsstyringssystemet ditt, kanaladministratoren, betalingssystemet, kassasystemet og verktøyene for renhold. Disse integrasjonene sørger for at tilgjengelighet, priser, gjestedetaljer og betalingsoppføringer er konsistente på tvers av avdelingene, mens dårlige forbindelser kan føre til manuelle oppdateringer og bestillingsfeil. Spør leverandørene hvilke integrasjoner som er innebygde, sertifiserte eller avhengige av tredjepartskoblinger, og bekreft om hver tilkobling inkluderer etableringsgebyrer eller løpende kostnader.
2. Støtte for flere eiendommer og mobile enheter
Velg hotellreservasjonsprogramvare som administrerer flere eiendommer fra én konto, samtidig som hver eiendoms priser, tilgjengelige rom, brukere og rapportering opprettholdes. Mobiltilgang bør støtte kjerneoppgaver som å kontrollere reservasjoner, oppdatere tilgjengelighet, behandle betalinger og se gjestedetaljer fra en telefon eller et nettbrett. Spør om mobilfunksjonene fungerer ved tilkoblingsproblemer, og unngå systemer som tvinger hver eiendom inn i separate databaser eller krever tilgang fra en datamaskin for rutinemessige endringer.
Have an account? Log In
3. Kvaliteten på opplæring og løpende kundestøtte
Velg hotellreservasjonsprogramvare med strukturert oppstart, rollebasert opplæring og responsiv kundestøtte for teamet ditt. Se etter navngitte implementeringskontakter, søkbare hjelpressurser og kundestøttetider som samsvarer med arbeidstiden deres, og unngå leverandører som bare gir deg påloggingsdetaljer uten veiledning i migrering eller opplæring. Spør: «Hvem hjelper oss med å løse et problem med en bestilling eller betaling under den travleste innsjekkingen?»
4. Omfanget av inntektsrapportering og analyser
Velg hotellreservasjonsprogramvare som rapporterer belegg, ADR, RevPAR, bestillingstakt, kanselleringer og inntekter etter kanal, romtype og eiendom. Se etter konfigurerbare rapporter med data som kan eksporteres, samt historiske sammenligninger, og unngå dashbord som viser totaler uten å forklare prisresultater eller bestillingskilder. Spør leverandørene om du kan lage en ukentlig inntektsrapport fra sanntidsdata, og test den deretter med dine egne reservasjoner før du signerer.
5. Muligheter for tilpasning av gjestedata
Velg hotellreservasjonsprogramvare som lar deg konfigurere gjesteprofiler, egendefinerte felt, preferanser, samtykkeoppføringer og interne notater uten å endre de grunnleggende bestillingsdataene. Dette er viktig når du trenger å registrere forespørsler om tilgjengelighet, preferanser for ankomst, lojalitetsdetaljer eller tjenestehistorikk, samtidig som tilgangen til sensitiv informasjon begrenses. Spør om teamet ditt kan legge til egendefinerte felt og rapportere på dem under en prøveperiode, og unngå systemer som gjemmer gjestedata i fritekstnotater eller gjør eksport vanskelig.
Slik velger du hotellreservasjonsprogramvare: En modell i fem trinn
Bruk disse fem trinnene til å vurdere driftsbehovene dine, sammenligne leverandører og velge programvare som teamet ditt kan støtte over tid:
Trinn 1: Identifiser behovene dine
Start med å forstå hva et hotellreservasjonssystem er og hvordan det støtter eiendommens bestillingsdrift. Se deretter på hvor reservasjonene dine faktisk kommer fra. Del opp bestillingene etter direktebestillinger fra nettstedet, OTA-er, telefon, gjester som møter opp uten avtale og andre kanaler, og identifiser hvor du mister inntekter eller skaper unødvendig manuelt arbeid.
Vær spesielt oppmerksom på resultatene for direktebestillinger. Hvis gjester jevnlig kommer til bestillingssiden, men ikke fullfører en reservasjon, kan problemet være bestillingsmotoren din snarere enn etterspørselen.
Gå gjennom:
- Konverteringsfrekvens for direktebestillinger
- Andel OTA-bestillinger sammenlignet med direktebestillinger
- Avbrutte mobilbestillinger
- Gjennomsnittlig bestillingsverdi per kanal
- Avbestillings- og uteblivelsesfrekvens
- Omfang av manuell registrering av reservasjoner
Målet er å identifisere bestillingsproblemene det nye systemet må løse, før du begynner å sammenligne funksjoner.
Gå deretter gjennom disse spørsmålene på egen hånd før du snakker med noen leverandører:
- Hvor mange eiendommer og romtyper trenger jeg å administrere?
- Hvilke systemer – PMS, kanaladministrator og betalingsformidler – må den nye programvaren kunne koble seg til?
- Trenger jeg funksjonalitet for direktebestillinger, eller vil reservasjonene utelukkende komme gjennom OTA-er?
- Hvordan er teamets teknologiske kompetansenivå, og hvor mye tid til opplæring er realistisk?
- Bytter jeg ut et system midt i sesongen, eller har jeg et egnet tidsvindu for overgangen?
Bruk denne tabellen til å organisere det du lærer, før du går videre til leverandørundersøkelsen:
| Område | Gjeldende problem | Må-ha-løsning | Kjekt å ha |
|---|---|---|---|
| OmrådeReservasjoner | Gjeldende problemf.eks. manuelle OTA-oppdateringer | Må-ha-løsningSynkronisering av kanaler i begge retninger | Kjekt å haAutomatiserte prisregler |
| OmrådeRapportering | Gjeldende problemf.eks. ingen RevPAR per kanal | Må-ha-løsningInntektsrapport på kanalnivå | Kjekt å haPrognoseverktøy |
| OmrådeGjestedata | Gjeldende problemf.eks. notater skjult i bestillingene | Må-ha-løsningTilpassede profilfelt | Kjekt å haHistorikk over preferanser |
| OmrådeStøtte | Gjeldende problemf.eks. ingen dekning i helgene | Må-ha-løsningStøtte i helgene | Kjekt å haDedikert kundeansvarlig |
Ved slutten av dette trinnet bør du ha en kort liste over ufravikelige krav – funksjonene eller integrasjonene eiendommen din faktisk ikke kan drives uten – og en separat liste over funksjoner som ville vært nyttige, men som ikke vil avgjøre valget ditt. Dette skillet vil spare deg for mye tid når leverandørene begynner å demonstrere alt systemet deres kan gjøre.
Trinn 2: Undersøk leverandører av hotellreservasjonsprogramvare
Et reservasjonssystem bør gjøre det enkelt for gjestene å gå fra romsøk til bekreftelse uten unødvendige hindringer. Test hver plattform på kortlisten som om du selv skulle bestille et opphold.
Undersøk hvor raskt gjestene kan søke etter datoer, sammenligne romtyper, forstå prisene, velge tillegg, oppgi detaljer og fullføre betalingen. Gjør den samme testen på datamaskin og mobil.
Se nøye på:
- Antall trinn som kreves for å fullføre en bestilling
- Brukervennlighet på mobil
- Presentasjon av rom og priser
- Nøyaktighet i tilgjengeligheten
- Plassering av mersalg
- Betalingsopplevelsen
- Bekreftelsesmeldinger
Jeg ville også testet mindre rett frem-scenarier, for eksempel å bestille flere rom eller endre datoer underveis i bestillingsprosessen. Det er ofte her svak utforming av bestillingsmotoren blir tydelig.
Bruk denne tabellen til å registrere det du finner mens du går gjennom leverandørlisten:
| Undersøkelsesområde | Hva du bør se etter | Varseltegn |
|---|---|---|
| UndersøkelsesområdeAnmeldelser fra bransjekolleger | Hva du bør se etterNyere tilbakemeldinger fra lignende eiendomstyper | VarseltegnKun anmeldelser fra store kjeder eller kun fra små eiendommer |
| UndersøkelsesområdeKanalkompatibilitet | Hva du bør se etterBekreftede forbindelser med OTA-ene dine | VarseltegnUklare formuleringer om at «integrasjon er tilgjengelig» |
| UndersøkelsesområdeProduktoppdateringer | Hva du bør se etterAktiv lanseringshistorikk de siste 12 månedene | VarseltegnIngen offentlig endringslogg eller oppdateringshistorikk |
| UndersøkelsesområdeStøttestruktur | Hva du bør se etterTeam med spesialkompetanse innen gjestfrihet, dokumenterte åpningstider | VarseltegnGenerisk brukerstøtte, ingen omtale av innføring |
| UndersøkelsesområdeStabilitet i selskapet | Hva du bør se etterAntall år i markedet, kundebasens størrelse | VarseltegnBegrenset offentlig informasjon om selskapet |
Ved slutten av dette trinnet bør du ha en kortliste med fire til seks leverandører som plausibelt passer til eiendomstypen din, det tekniske miljøet ditt og forventningene dine til kundestøtte. Det er denne listen du tar med inn i demonstrasjoner – ikke et søk uten klare grenser.
Beste programvare for hotellreservasjoner å vurdere
Her er kortlisten min over de beste programvareløsningene for hotellreservasjoner:
Trinn 3: Lag en kortliste over programvare for hotellreservasjoner
Deretter tester du om priser og tilgjengelighet forblir konsistente på tvers av den direkte bestillingsmotoren din og tredjepartskanalene.
Endre en rompris eller begrensning i systemet, og bekreft at oppdateringen når alle tilkoblede kanaler på riktig måte. Gjennomfør deretter testreservasjoner fra ulike kilder, og kontroller at beholdningen justeres overalt uten forsinkelse.
Bruk denne tabellen til å vurdere hver leverandør opp mot det du faktisk trenger, før du ber om en demonstrasjon:
| Kriterier | Vekt | Dette bør du kontrollere |
|---|---|---|
| KriterierSystemintegrasjoner | VektHøy | Dette bør du kontrollereKompatibilitet med PMS, kanaladministrator og betalingsformidler |
| KriterierKundestøttedekning | VektHøy | Dette bør du kontrollereÅpningstider, struktur for onboarding, kontaktperson for implementering |
| KriterierMobilfunksjonalitet | Vektmiddels | Dette bør du kontrollereViktige oppgaver tilgjengelige uten en stasjonær datamaskin |
| KriterierRapporteringsdybde | Vektmiddels | Dette bør du kontrollereBelegg, ADR, RevPAR, oppdeling på kanalnivå |
| KriterierVerktøy for gjestedata | Vektmiddels | Dette bør du kontrollereTilpassede felt, profilkonfigurasjon, eksportalternativer |
| KriterierPristransparens | VektHøy | Dette bør du kontrollereGebyrer per eiendom, oppsettskostnader, kontraktslengde |
Kontroller:
- Synkronisering av priser
- Romtilgjengelighet i sanntid
- Begrensninger for minimumsopphold
- Regler for stengt for ankomst
- Kampanjepriser
- Tilgjengelighet for pakker
- Import av OTA-reservasjoner
Et reservasjonssystem som ikke kan holde beholdningen synkronisert, skaper nettopp den typen overbookinger og prisingsfeil du prøver å eliminere.
Ved slutten av dette trinnet vil du ha en kortliste med tre til fire leverandører som driften din realistisk kan evaluere – og et sett med spørsmål du kan ta med inn i hver demonstrasjon. Du kan også bruke en RFP for hotell-PMS som referanse når du strukturerer leverandørspørsmål om integrasjoner, implementering, priser og kundestøtte, selv om du vurderer et frittstående reservasjonssystem.
More Articles
Trinn 4: Bygg forretningsgrunnlaget
Ikke evaluer betalingsfunksjonalitet bare ved å kontrollere om et kort kan belastes. Test hvordan programvaren håndterer retningslinjene bak ulike reservasjonstyper.
Opprett eksempelbestillinger med refunderbare, ikke-refunderbare, forhåndsbetalte og depositumbaserte priser. Bekreft at riktig beløp innkreves på riktig tidspunkt, og at avbestillingsreglene anvendes konsekvent.
Test scenarier som:
- Depositum i prosent
- Full forhåndsbetaling
- Bestillinger med betaling på stedet
- Refunderbare priser
- Ikke-refunderbare priser
- Avbestillingsgebyrer
- Gebyrer ved manglende oppmøte
- Refusjoner og delvise refusjoner
Deretter utarbeider du et kostnadsestimat. Vær ærlig og grundig her – å undervurdere kostnadene er den raskeste måten å miste eierskapets tillit på:
Bruk denne tabellen til å organisere kostnadsopplysningene dine før du presenterer noe:
| Kostnadskategori | Engangsbeløp | Gjentakende | Merknader |
|---|---|---|---|
| KostnadskategoriProgramvarelisenser | Engangsbeløp— | GjentakendeMånedlig eller årlig avgift | MerknaderPer eiendom eller fast pris |
| KostnadskategoriOppsett og innføring | EngangsbeløpJa | Gjentakende— | MerknaderSpør leverandørene direkte |
| KostnadskategoriIntegrasjonsgebyrer | EngangsbeløpJa | GjentakendeMuligens | MerknaderPer kobling eller inkludert i en pakke |
| KostnadskategoriTid til opplæring av ansatte | EngangsbeløpJa | Gjentakende— | MerknaderBeregn timer med tapt produktivitet |
| KostnadskategoriDatamigrering | EngangsbeløpJa | Gjentakende— | MerknaderBlir ofte undervurdert |
Når det gjelder tidsplaner for implementeringen, ville jeg lagt inn mer slingringsmonn enn det leverandørene oppgir. Etter min erfaring går migreringer sjelden raskere enn forventet – de utvikler seg i uventede retninger. En realistisk implementering av hotellreservasjonsprogramvare tar fire til tolv uker, avhengig av hvor kompleks eiendommen din er, hvor mange integrasjoner som skal på plass, og om du er midt i sesongen.
Til slutt bør du ta opp risikoene direkte. Beslutningstakerne kommer uansett til å nevne dem, så kom dem i forkjøpet:
- Risiko for at ansatte ikke tar systemet i bruk: Nevn den, og forklar deretter hvordan du vil redusere den – trinnvis utrulling, opplæringsplan og et tidspunkt for lansering i en periode med lavere belegg.
- Risiko for integrasjonsfeil: Marker hvilke forbindelser som er innebygde, og hvilke som leveres av tredjeparter, og oppgi om de aktuelle leverandørene skriftlig har bekreftet disse forbindelsene.
- Risiko for datatap eller migreringsfeil: Forklar hvordan gjestehistorikk, prisplaner og fremtidige reservasjoner skal overføres og kontrolleres før overgangen.
- Risiko knyttet til tidspunkt: Hvis du bytter system i en periode med høy belastning, bør du beregne hva et avbrudd på 48 timer vil koste. Hvis du ikke gjør det, bør du si det tydelig.
Ved slutten av dette trinnet har du et dokument på én eller to sider som presenterer investeringen i termer interessentene dine forstår – ikke funksjonslister, men kostnader som kan tjenes inn igjen, arbeidsbesparelser og en tydelig tidsplan. Det er dette dokumentet som flytter en beslutning fra «dette bør vi sannsynligvis gjøre» til en signert kontrakt.
Trinn 5: Sammenlign reservasjonsresultater og inntektsrapportering
Før du velger et system, må du sørge for at du kan måle hva som skjer etter at bestillingene begynner å gå gjennom det.
Se etter rapportering som hjelper deg med å forstå ikke bare hvor mange reservasjoner du mottok, men også hvilke kanaler, priser og bestillingsmønstre som gir de beste resultatene.
Undersøk om systemet kan rapportere om:
- Konvertering av direktebestillinger
- Inntekter etter bestillingskilde
- ADR og RevPAR
- Bestillingstakt
- Bestillingshorisont
- Oppholdslengde
- Avbestillingsrate
- Produksjon per kanal
- Resultater per romtype
- Inntekter fra mersalg
Bruk denne tabellen til å fordele ansvaret før lanseringsdatoen:
| Oppgave | Ansvarlig | Frist |
|---|---|---|
| OppgaveGodkjenning av datamigrering | AnsvarligIntern ansvarlig + leverandør | FristFør lansering |
| OppgaveOpplæringsøkter tilpasset rollen | AnsvarligAvdelingsledere | FristÉn uke før lansering |
| OppgaveKommunikasjon til ansatte om overgangen | AnsvarligHotellsjef | FristTo uker før lansering |
| OppgaveOppfølging av tilbakemeldinger etter lansering | AnsvarligIntern ansvarlig | FristUke to etter lansering |
| OppgaveFørste gjennomgang av rapporteringen | AnsvarligInntektsansvarlig | FristVed slutten av første måned |
Ved slutten av dette trinnet bør teamet ditt arbeide i det nye systemet uten å falle tilbake på midlertidige løsninger, gjestedataene bør være intakte og kontrollert, og du bør ha en tydelig tilbakemeldingssløyfe for å fange opp problemer før de forsterker seg. Det er dette du bør jobbe mot – ikke bare en lanseringsdato, men et team som faktisk stoler på systemet de bruker.
Klar for neste steg?
Når du har definert kravene dine og testet arbeidsflytene som betyr mest, kan du se nærmere på guiden min til den beste hotellreservasjonsprogramvaren for å sammenligne plattformer og finne en løsning som passer eiendommens bestillingskanaler, integrasjoner og driftsbehov.
