La planification d’événements hôteliers peut être passionnante, mais en tant que directeur d’hôtel, je sais qu’elle implique souvent de jongler avec des délais serrés, plusieurs services et des attentes élevées. J’ai constaté qu’un seul détail négligé peut avoir des conséquences non seulement sur l’événement, mais aussi sur la réputation et les revenus de l’hôtel.

Fort de plusieurs années d’expérience pratique dans l’organisation d’événements, des visites de site aux factures finales, j’ai élaboré un système qui garantit un déroulement fluide, rentable et axé sur les clients. Dans ce guide, je vous montrerai précisément comment les équipes hôtelières peuvent planifier et exécuter des événements remarquables qui produisent de vrais résultats.

Qu’est-ce que la planification d’événements hôteliers ?

La planification d’événements hôteliers est le processus d’organisation, de coordination et d’exécution d’événements accueillis au sein d’établissements hôteliers. Cela comprend aussi bien les conférences d’entreprise et les mariages que les petites réunions et les galas. Il s’agit d’un travail collaboratif qui rassemble différents services et partenaires externes afin d’offrir une expérience client fluide.

Importance de la planification d’événements hôteliers

J’ai pu constater directement à quel point une planification réfléchie peut transformer des réservations ponctuelles en valeur à long terme. Je vais ici expliquer précisément pourquoi la planification d’événements hôteliers est importante et comment elle influe sur chaque aspect de votre activité.

1. Génère des revenus à forte valeur

Les réservations d’événements représentent souvent une activité à forte marge, en particulier lorsqu’elles comprennent des services de restauration, des contingents de chambres et des possibilités de ventes additionnelles. Un événement bien planifié peut générer cinq à dix fois plus de revenus qu’une réservation individuelle de séjour de loisirs. C’est pourquoi je considère les événements comme des leviers stratégiques de revenus, et non comme des ventes ponctuelles.

2. Renforce la réputation de la marque

Une exécution irréprochable peut générer des avis élogieux, des réservations récurrentes et des recommandations de bouche-à-oreille. À l’inverse, une mauvaise planification peut ternir l’image de l’hôtel en une seule soirée. Les clients se souviennent de ce qu’ils ont ressenti, et les événements sont chargés d’émotion : les enjeux sont donc élevés.

3. Établit des relations solides avec les clients

Les événements nous donnent l’occasion de créer des partenariats à long terme avec des entreprises, des organisateurs et des familles. Nombre de nos clients professionnels ont commencé par organiser un séminaire réussi, et tiennent désormais leurs réunions annuelles chez nous. La création de relations est l’un des résultats les plus sous-estimés d’une bonne planification d’événements.

4. Favorise l’excellence entre les services

Lorsque les événements se déroulent sans accroc, c’est parce que les services travaillent comme une seule équipe. Cette synergie — les ventes qui définissent des attentes réalistes, le service des banquets qui exécute parfaitement et le service d’entretien qui remet les chambres en état dans les délais — améliore les performances globales de l’hôtel. C’est l’exercice ultime de cohésion d’équipe.

Planification d’événements hôteliers : parties prenantes et rôles clés

La réussite de la planification d’événements hôteliers repose sur une coordination étroite entre les services internes et les partenaires externes, chacun jouant un rôle essentiel dans l’exécution.

Parties prenantes côté hôtel

Les rôles internes de l’hôtel impliqués dans la planification d’événements comprennent généralement :

• Responsable des événements / Responsable des banquets : dirige la logistique et sert d’interlocuteur principal du client
• Opérations : prépare les salles et les espaces publics
• Ventes et marketing : génère de l’activité et gère les communications en amont de l’événement
• Restauration : conçoit les menus et prend en charge le service de restauration
• Équipe audiovisuelle et technique : installe l’éclairage, le son et l’équipement numérique

Prestataires et parties prenantes externes

Les principales parties prenantes externes peuvent inclure :

• Client / Hôte : principal interlocuteur pour les décisions
• Organisateur d’événements (le cas échéant) : coordonne la planification pour le compte du client
• Prestataires : notamment les traiteurs (pour les menus spéciaux), les décorateurs et les entreprises audiovisuelles
• Fournisseurs : tels que les fleuristes, les loueurs de mobilier et les fournisseurs de signalétique

Planification d’événements hôteliers : guide étape par étape

Entrons dans le vif de la planification d’événements hôteliers. Voici comment j’organise un événement du début à la fin, tout en équilibrant les besoins de l’hôtel et ceux des clients.

ÉTAPE 1 : Phase de préplanification

A. Consultation initiale et définition des objectifs

Je commence toujours par rencontrer le client de l’événement (ou l’organisateur) afin de comprendre ce qu’il souhaite réellement : s’agit-il d’une réunion d’entreprise, d’un mariage, d’un lancement de produit ou d’une collecte de fonds ? Quels sont ses indicateurs de réussite (participation, revenus, visibilité, satisfaction) ?

À ce stade, j’essaie de poser les bonnes questions concernant la logistique, le calendrier, l’ambiance et l’image de marque afin d’éviter les surprises par la suite.

B. Comprendre l’objectif de l’événement, le budget et le profil des invités

Il est essentiel de connaître le nombre d’invités, leurs caractéristiques démographiques et leurs attentes (formel ou décontracté, personnes VIP, événement adapté aux familles). Le budget ne correspond pas seulement à ce qu’ils souhaitent dépenser, mais à ce qu’ils doivent dépenser pour l’ensemble des éléments (lieu, nourriture, décoration, personnel, audiovisuel, etc.).

Je leur demande généralement de définir leurs priorités : quels éléments doivent être parfaits et sur quels aspects ils sont prêts à faire des compromis.

C. Sélection du lieu au sein de l’hôtel

J’évalue les espaces dont nous disposons et qui correspondent à leurs besoins : salles de bal, salles de réunion plus petites, terrasses ou jardins extérieurs. J’examine la capacité (assis, debout), la flexibilité de l’agencement (les cloisons peuvent-elles être déplacées, la salle peut-elle être divisée ou agrandie ?), la hauteur sous plafond, l’accessibilité pour les personnes (mobilité, acheminement du matériel), la fluidité de circulation des invités (entrées, vestiaires, sanitaires). L’éclairage (lumière naturelle ou possibilité d’occultation) est également important.

D. Budgétisation : facteurs de coût et coûts cachés

J’établis rapidement un budget détaillé : location de la salle/utilisation de l’espace ; restauration et boissons (menu, service, horaires) ; audiovisuel/éclairage ; décoration ; personnel ; sécurité ; autorisations ; assurance. Les coûts cachés apparaissent souvent dans les heures supplémentaires du personnel, le nettoyage, la puissance électrique supplémentaire nécessaire aux grandes installations audiovisuelles, le chauffage ou la climatisation lorsqu’il s’agit d’un événement extérieur ou sous tente, la livraison et la récupération de la décoration, ainsi que le transport du matériel lourd. Prévoir des provisions pour imprévus (souvent de 10 à 15 %) est utile.

E. Contractualisation

Je m’assure que les contrats précisent l’échéancier des acomptes, ce qui se passe si le client annule (remboursements, pénalités), les clauses de force majeure (conditions météorologiques, autres catastrophes), l’assurance (notamment la responsabilité civile pour les événements de grande ampleur ou en extérieur) et les éventuelles politiques de l’hôtel (tabac, restrictions concernant la décoration, horaires limites pour le bruit).

Il est essentiel que les deux parties comprennent ce qui est fourni et ce que le client ou les prestataires externes doivent apporter.

ÉTAPE 2 : Logistique et opérations

A. Plans d’implantation et agencement

Définissez rapidement l’agencement : types de disposition des sièges (tables rondes de banquet, disposition en théâtre, en salle de classe, en U, etc.), scène/piste de danse, pupitre, signalétique, bureau d’inscription et stands d’exposants le cas échéant. Assurez-vous que la circulation est fluide : arrivées, service des repas, sanitaires, sorties de secours. L’accessibilité doit être intégrée dès le départ.

B. Besoins technologiques et audiovisuels

Je répertorie tous les besoins technologiques : son (système de sonorisation, microphones), éclairage (ambiant, projecteurs, scène), projection/écrans, besoins de diffusion en continu ou d’événement hybride, bande passante Internet (elle doit pouvoir gérer la charge du Wi-Fi). Je coordonne les opérations avec les prestataires audiovisuels suffisamment à l’avance, je teste tout (souvent plusieurs fois) et je prévois des solutions de secours.

C. Planification de la restauration et des boissons

Déterminez le type de service : buffet, repas servi à table, ateliers de restauration, cocktail, camions-restaurants, etc. Précisez les horaires (arrivée des premiers plats, pauses, dîner, dessert). Tenez compte des restrictions alimentaires : allergies, alimentation végétarienne/végétalienne, exigences religieuses, etc. Prévoyez également le service du bar (le cas échéant), les licences pour l’alcool et le rythme du service des boissons.

D. Personnel

Définissez ce que l’hôtel fournit (serveurs, équipe de cuisine, réception, sécurité, nettoyage) et ce que le client ou le prestataire apporte (équipe de décoration spécialisée, divertissement externe). Établissez un planning du personnel en indiquant les horaires de début des équipes, les pauses et la supervision. Plus le personnel est bien informé, plus l’événement se déroule harmonieusement.

E. Décoration, image de marque et signalétique

La décoration et la signalétique peuvent faire la réussite ou l’échec de la satisfaction du client. Au-delà de l’esthétique, assurez-vous que la décoration respecte les normes de sécurité et de prévention des incendies, et vérifiez les autorisations nécessaires si l’événement se déroule en extérieur ou implique des structures. L’image de marque doit être cohérente : thème du client, visibilité de la signalétique, emplacement des logos, arrière-plans, espaces photo. L’éclairage interagit avec la décoration (couleurs, ombres), c’est pourquoi la coordination entre les équipes de décoration et d’audiovisuel est essentielle.

F. Sécurité et conformité

Vérifiez les réglementations locales : santé et sécurité, sorties de secours, limites de capacité, réglementation sur le bruit. Si des structures temporaires sont installées (scènes, tentes), faites-les inspecter. Assurez-vous du respect des règles de sécurité alimentaire, de l’hygiène du personnel et des licences pour l’alcool, le cas échéant.

ÉTAPE 3 : Promotion et communication commerciale (pour l’hôtel et pour le client)

A. Promotion interne et externe

Du côté de l’hôtel, nous faisons la promotion de l’événement auprès de nos clients (dans l’établissement, par l’intermédiaire du concierge et de la réception), via des bulletins d’information et des ventes incitatives en chambre.

Pour les clients, ils prennent souvent en charge la promotion externe, mais nous pouvons les soutenir grâce à nos canaux. Les partenariats sont utiles. Travailler avec les CVB peut considérablement élargir votre portée.

B. Présence en ligne

Je m’assure qu’une page dédiée aux événements figure sur le site web de l’hôtel. Des mots-clés comme « espace événementiel d’hôtel à [Ville] » sont importants pour le référencement naturel. J’utilise également le balisage de données structurées pour les événements afin d’aider les moteurs de recherche à afficher les informations correspondantes (dates, prix, programme). Des visites virtuelles ou des photos à 360° de nos espaces aident les clients à se projeter.

C. Réseaux sociaux, e-mails et partenariats locaux

J’utilise les publications sur les réseaux sociaux et, si nécessaire, les publicités. J’envoie des e-mails aux listes pertinentes (anciens clients, entreprises locales). Je m’associe à des prestataires locaux, aux médias et à des influenceurs. J’utilise des éléments visuels (photos et vidéos d’événements passés) ainsi que des témoignages.

D. Réseaux d’agents et d’organisateurs & recommandations

Entretenir de bonnes relations avec les organisateurs d’événements, les organisateurs de mariages et les agents de réunions d’entreprise est payant. Je propose souvent des visites de familiarisation afin que les organisateurs découvrent nos espaces. Je leur demande ensuite des recommandations et les mets en avant dans des études de cas afin d’instaurer la confiance.

ÉTAPE 4 : Gestion des revenus & stratégie tarifaire

A. Blocs de chambres & revenus d’hébergement

C’est ici que l’expérience compte vraiment. Je considère un événement non seulement en fonction de ce qu’il coûte, mais aussi des revenus qu’il génère (chambres, restauration, AV, etc.).

Je bloque des chambres pour les participants venant de l’extérieur. Je négocie des engagements minimums de réservation. Je surveille les taux de réservation ; s’ils sont en retard, j’envisage des avantages pour les réservations anticipées. L’hébergement contribue souvent davantage aux bénéfices que la location de l’espace événementiel.

B. Tarification par forfait ou à la carte

Les forfaits (espace + AV de base + restauration + bloc de chambres) sont plus faciles à vendre et plus simples à gérer sur le plan logistique. Mais la tarification à la carte offre davantage de flexibilité : le client choisit les suppléments qu’il souhaite, ce qui peut souvent générer des marges plus élevées sur les options. Je propose généralement les deux, selon le client.

C. Tarification en période de pointe et creuse, tarification dynamique, minimums

Je facture davantage pour les dates de forte demande (week-ends, périodes de fêtes) et moins pendant les périodes creuses ; j’applique des seuils de revenus minimums (pour la restauration ou la location d’espace), en particulier pour les grands espaces. Je suis prêt à ajuster les tarifs en fonction de la demande, de la concurrence et du coût d’opportunité. La tarification dynamique des espaces événementiels devient de plus en plus courante.

D. Vente additionnelle de services annexes

Améliorations AV, décoration haut de gamme, éclairage spécial, signalétique personnalisée, réceptions de bienvenue, transport, prestations VIP, etc. Ces services ne génèrent pas seulement des revenus : ils améliorent également l’expérience des clients. J’inclus toujours une liste d’options dans la proposition.

E. Maîtrise des coûts

Les marges comptent. Je contrôle étroitement les coûts de restauration, les heures de travail et la consommation d’énergie (notamment pour l’éclairage, le chauffage et la climatisation). La réduction du gaspillage, la négociation avec les fournisseurs et une planification efficace sont utiles. Il est tentant de tout promettre ; mieux vaut promettre moins et faire mieux que prévu.

ÉTAPE 5 : Expérience client & qualité du service

A. Visites des lieux et repérages avant l’événement

Je parcours toujours l’espace avec le client ou l’organisateur avant l’événement. Je montre sur place où chaque élément sera installé (scène, décoration, buffet, signalétique). Si possible, j’organise une répétition (notamment pour les mariages, les concerts et les présentations).

B. Communication claire avec le client

Je définis les attentes : qui est responsable de quoi, les échéances, les dates auxquelles les décisions doivent être prises, l’arrivée des prestataires et les règles de l’hôtel. Je désigne un interlocuteur unique. Je communique un programme ou un calendrier écrit et le mets à jour si nécessaire.

C. Listes de contrôle & répétitions

Je crée des listes de contrôle détaillées : heures d’arrivée, vérifications techniques, horaires de service et pauses. Pour les événements comportant de nombreux éléments mobiles (cérémonies, animations, discours), j’organise une répétition afin que chacun connaisse les indications à suivre.

D. Gestion sur place pendant l’événement

Je positionne du personnel (ou désigne des responsables de service) aux endroits clés. Je surveille la satisfaction des clients : sont-ils à l’aise, les boissons sont-elles servies à temps, le son fonctionne-t-il, la température est-elle correcte ? Je suis prêt à résoudre rapidement les problèmes (panne de matériel, livraisons tardives, besoins imprévus des clients).

E. Suivi après l’événement

Après l’événement, je (ou mon service) reprends contact avec le client : je le remercie et recueille ses commentaires (ce qui a fonctionné, ce qui pourrait être amélioré). Nous réalisons en interne un bilan détaillé : ce qui a dépassé les attentes et ce qui n’a pas été à la hauteur. Nous utilisons ces données pour améliorer les événements futurs. Je veille également à ce que les factures finales soient exactes et réglées.

ÉTAPE 6 : Technologie & outils

A. Solutions de gestion d’événements

Personnellement, je conseille de commencer par une solution logicielle de gestion d’événements. Les avantages d’un logiciel de gestion d’événements incluent la possibilité de rester organisé, de gérer les calendriers et les budgets, de centraliser la communication avec les clients et les prestataires, et de s’assurer qu’aucun détail essentiel ne passe entre les mailles du filet.

B. Tendances technologiques en audiovisuel et en éclairage

Les événements hybrides et la diffusion en continu sont désormais courants dans de nombreux cas. Les technologies prenant en charge la diffusion en direct, la participation virtuelle et la projection vidéo de haute qualité sont de plus en plus essentielles. Le matériel d’éclairage et de son doit prendre en charge à la fois les expériences du public en ligne et dans la salle.

C. Outils de communication

La communication entre les membres du personnel est cruciale : applications, talkies-walkies ou outils de planification des équipes. Les mises à jour en temps réel (par exemple, un changement d’horaire ou le retard d’arrivée d’un prestataire) doivent parvenir rapidement à tout le monde.

D. Gestion de projet & listes de contrôle

J’utilise des outils de gestion de projet (par exemple, des documents partagés ou des logiciels) pour répertorier chaque tâche clé, sa date d’échéance et la personne responsable. Les listes de contrôle (installation, démontage, contrôles de sécurité) garantissent que rien n’est oublié.

5 défis courants liés à l’organisation d’événements dans un hôtel et comment les atténuer

Organiser des événements dans un hôtel peut être gratifiant, mais cela s’accompagne de défis particuliers qui nécessitent de la préparation, de la flexibilité et un travail d’équipe.

1. Changements de dernière minute

J’ai appris que, quelle que soit l’ampleur de la préparation d’un événement, les changements de dernière minute sont presque inévitables. Les invités peuvent demander de modifier la disposition de la salle, d’ajouter des prestations de restauration ou de revoir les besoins audiovisuels quelques heures avant l’ouverture des portes. Pour atténuer ce risque, je prévois toujours une marge de temps dans le calendrier, une équipe de personnel en réserve et des accords flexibles avec les prestataires.

2. Contraintes budgétaires

Les organisateurs d’événements arrivent souvent avec des idées ambitieuses, mais les budgets ne suivent pas toujours. Je travaille étroitement avec les clients en amont pour comprendre leurs priorités afin de pouvoir répartir intelligemment les fonds. Proposer différentes formules et faire preuve de transparence sur les postes susceptibles d’entraîner des dépassements contribue à éviter les mauvaises surprises.

3. Difficultés techniques

Les pannes audiovisuelles ou les problèmes de Wi-Fi peuvent faire dérailler même l’événement le mieux préparé. Je m’assure que mon hôtel travaille avec des prestataires audiovisuels de confiance et qu’un technicien est présent sur place pendant les événements. Les contrôles réguliers du matériel et les équipements de secours pour les éléments essentiels, comme les microphones, sont indispensables.

4. Gestion de l’expérience des invités

Les événements accueillent de grands groupes aux attentes variées, et de petites erreurs peuvent rapidement prendre de l’ampleur. Je forme mon personnel à anticiper les besoins, de la signalétique aux restrictions alimentaires, et à réagir rapidement lorsque des problèmes surviennent. Une communication claire avec l’organisateur permet de maintenir une expérience cohérente pour les invités, de l’enregistrement au départ.

5. Coordination entre les services

Le principal défi consiste souvent à faire en sorte que tous les services de l’hôtel restent coordonnés. Les banquets, le service d’entretien, la réception et le service commercial jouent tous un rôle, et si l’un d’eux néglige certains détails, c’est tout l’événement qui en pâtit. J’utilise des fiches de fonction détaillées, des réunions préparatoires et des bilans après l’événement afin que tout le monde dispose des mêmes informations.

Événements hôteliers : mesurer la réussite et le ROI

Pour moi, la réussite d’un événement hôtelier ne se résume pas à passer la journée sans incident : il s’agit de mesurer son impact réel. Je m’appuie sur un ensemble de mesures axées sur les invités et les résultats financiers afin de comprendre l’ensemble des performances.

Voici quelques indicateurs clés que je prends en compte :

• Nombre de participants par rapport aux prévisions
• Scores de satisfaction des invités
• Respect du budget
• Marge bénéficiaire
• Revenus annexes (F&B, spa, parking, etc.)
• Taux d’occupation global des chambres associé à l’événement

Pour suivre ces indicateurs, je m’appuie sur un ensemble d’outils. Les enquêtes auprès des invités permettent de recueillir leur expérience, les analyses montrent le trafic et l’engagement, et les rapports financiers mettent en évidence la répartition des revenus et des coûts. Des données fiables facilitent la démonstration de la véritable valeur de l’événement aux organisateurs et aux propriétaires.

Après chaque événement, j’organise un bilan avec mon équipe. Nous discutons de ce qui a bien fonctionné, de ce qui n’a pas été à la hauteur et des points à améliorer pour le prochain groupe. Cette réflexion nous aide à affiner nos processus et à obtenir de meilleurs résultats au fil du temps.

Bonnes pratiques et études de cas concernant les événements hôteliers

Au cours de mes années à la direction d’hôtels à services complets, j’ai appris qu’un événement bien exécuté peut générer des revenus considérables, parfois jusqu’à 30 % des revenus trimestriels en restauration et boissons d’un établissement. Mais cela n’arrive que lorsque la planification est précise et que l’équipe fonctionne comme une horloge. Les événements les plus rentables commencent toujours par une prise de contact précoce et une logistique parfaitement maîtrisée.

Prenons l’exemple de la retraite d’entreprise que nous avons organisée au printemps dernier pour une entreprise nationale de technologie financière. Elle a généré 86 000 $ sur trois jours, dont 45K $ en restauration, 25K $ en nuitées et le reste en frais audiovisuels et de service. Nous avons conclu cette affaire six mois à l’avance, effectué la première visite du site au cinquième mois et arrêté toutes les spécifications (y compris la configuration des salles et les menus de restauration et boissons) au 60e jour. Ce délai nous a permis d’optimiser les effectifs et de proposer des options audiovisuelles haut de gamme ainsi que des bars avec consommations prises en charge.

Du côté des événements privés, un récent mariage de 250 invités a réservé notre salle de bal et occupé 80 chambres d’hôtes pendant le week-end. Le chiffre d’affaires total dépassait légèrement 112 000 $, mais nous avons failli perdre de l’argent en raison de changements constants de dernière minute. Nous avons évité la catastrophe en créant un registre des modifications (horodaté et partagé quotidiennement avec les prestataires) et en chargeant un coordinateur senior de suivre chaque détail. Cette décision nous a permis d’économiser environ 8K $ en frais d’urgence et en heures supplémentaires.

Quelques enseignements pratiques que je transmets toujours à mon équipe :

• Effectuez les visites du site au plus tard 90 jours avant l’événement et prévoyez une seconde visite 30 jours avant celui-ci.
• Exigez des BEO signés pour chaque prestation au moins 14 jours à l’avance, sans aucune exception.
• Utilisez un document événementiel partagé qui se met à jour en temps réel entre les services (nous utilisons une feuille Google liée à notre PMS).
• Planifiez des réunions d’information internes hebdomadaires pour tout programme générant au moins 25K $ de revenus.

Les relations avec les prestataires sont également incontournables. Nous tenons une liste contrôlée de 12 prestataires privilégiés et rencontrons chacun d’eux au moins une fois par trimestre. Cela nous a aidés à négocier des frais de livraison forfaitaires et à réduire de 18 % notre temps moyen de mise en place. Lorsque vous traitez vos prestataires comme des partenaires, ils font un effort supplémentaire.

Enfin, investissez dans la formation. J’alloue chaque année 1 500 $ par employé à temps plein du service banquets pour des certifications de service, des formations en œnologie ou des cours de leadership. Cet investissement s’est avéré rentable ; j’ai constaté à lui seul une hausse de 22 % des scores de satisfaction des clients après les événements.

Liste de contrôle : calendrier de planification d’un événement hôtelier

J’ai vu des événements réussir ou échouer selon que ce calendrier était respecté ou non. Ne serait-ce que manquer une seule de ces étapes peut entraîner des problèmes d’effectifs, des installations précipitées ou des plaintes de clients. Voici le rythme de planification que je recommande pour tout événement de plus de 15K $ ou réunissant 100 invités.

12 mois ou plus avant l’événement :

• Bloquer la date de l’événement et réserver les espaces prévus au contrat
• Encaisser l’acompte (généralement 25 % des dépenses estimées)
• Attribuer un responsable événementiel dédié et présenter les principaux contacts de l’hôtel
• Commencer la sélection initiale des prestataires (audiovisuel, décoration, divertissement)

6 mois avant l’événement :

• Effectuer une visite complète du site avec le client et les prestataires
• Finaliser le calendrier prévisionnel de l’événement et le contingent de chambres
• Envoyer les BEO préliminaires pour les principales prestations
• Proposer des options supplémentaires : bar haut de gamme, éclairage, linge de table spécial

3 mois avant l’événement :

• Confirmer tous les prestataires et recueillir les COIs (certificats d’assurance)
• Arrêter les choix de menus et le nombre estimé de participants
• Réserver le matériel nécessaire (par exemple, chaises supplémentaires, estrade, verrerie spéciale)
• Commencer les réunions de coordination internes avec les banquets, le service technique et la sécurité

1 mois avant l’événement :

• Envoyer les BEO définitifs pour approbation
• Confirmer la liste des chambres pour le contingent du groupe
• Planifier la répétition technique audiovisuelle et établir le calendrier
• Planifier une réunion préparatoire avec le client et tous les responsables de service

1 semaine avant l’événement :

• Le nombre définitif d’invités et les restrictions alimentaires doivent être communiqués
• Confirmer toutes les livraisons et les heures d’arrivée des prestataires
• Distribuer le dossier événementiel final à toutes les équipes internes
• Visiter les espaces avec le responsable des banquets et l’équipe chargée de l’installation

Jour de l’événement :

• Tenir une réunion matinale avec l’ensemble du personnel affecté à l’événement
• Maintenir la circulation des mises à jour en temps réel via une discussion de groupe ou un logiciel de gestion des opérations événementielles
• Désigner un interlocuteur pour chaque secteur (réception, banquets, audiovisuel, etc.)
• Désamorcer les problèmes discrètement et rapidement : le client ne doit jamais voir la précipitation

Cette chronologie permet à tout le monde de rester sur la même longueur d’onde et d’éviter des corrections coûteuses de dernière minute. Lorsque nous la suivons, l’événement se déroule bien. Lorsque nous ne la suivons pas, nous sommes sur la défensive.

Et maintenant ?

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