Key Takeaways
Kuukausisulun nopeus: Hotellialan kirjanpito-ohjelmiston hyötyihin kuuluu kuukausittaisten taloushallinnon sulkemisten nopeutuminen, minkä ansiosta omistajat saavat ajantasaista tietoa voitoista ja kustannuksista.
Virheiden vähentäminen: Automaatio ja integroidut järjestelmät minimoivat kalliit kirjanpitovirheet, vähentävät korjausten ja erimielisyyksien tarvetta sekä parantavat sidosryhmien luottamusta tietojen luotettavuuteen.
Selkeämpi kassavirta: Reaaliaikaiset kassavirran koontinäytöt mahdollistavat paremman toiminnan suunnittelun, auttavat priorisoimaan maksut ja vähentävät tarpeetonta lainanottoa tai viivästysmaksuja.
Työvoimakustannusten valvonta: Palkanlaskennan integrointi parantaa työvoimakustannusten hallintaa ja auttaa esihenkilöitä ehkäisemään ylimitoitettua henkilöstömäärää sekä luvattomista ylitöistä aiheutuvia kustannuksia.
Parempi päätöksenteko: Taloudellisten tietojen, liikevaihtotietojen ja työvoimatietojen keskittäminen antaa johdolle tarvittavat näkymät tietoon perustuvien ja tehokkaampien liiketoimintapäätösten tekemiseen.
Hotellien kirjanpito-ohjelmiston tärkeimpiin hyötyihin kuuluvat nopeampi kuukausisulku ja tiukempi kustannusten hallinta — kaksi asiaa, jotka vaikuttavat suoraan tulokseesi. Kun kirjanpito on hajallaan taulukkolaskentatiedostoissa ja toisistaan irrallisissa järjestelmissä, pienet virheet kasaantuvat ja raportointi kestää kauemmin kuin pitäisi.
Oikea ohjelmisto muuttaa tilanteen. Tässä artikkelissa käsitellään kahdeksaa konkreettista hyötyä, joiden avulla taloushallintotiimisi voi työskennellä tarkemmin, nopeammin ja varmemmin.
Mikä on hotellien kirjanpito-ohjelmisto?
Hotellien kirjanpito-ohjelmisto on taloushallinnon alusta, joka on suunniteltu hallitsemaan majoitusliikkeen tuloja, kuluja, laskuja, palkkahallintoa ja raportointia. Se voidaan yhdistää kiinteistönhallintajärjestelmiin (PMS) ja kassajärjestelmiin (POS), mikä vähentää osastojen välistä manuaalista tietojen syöttämistä. Ostovelkojen hallinnan, pääkirjanpidon hallinnan, pankkitilien täsmäytyksen ja automaattisen raportoinnin kaltaiset ominaisuudet auttavat tiimiäsi ylläpitämään tarkkoja tietoja ja tekemään nopeampia operatiivisia päätöksiä.
Hotellien kirjanpito-ohjelmiston 8 tärkeintä hyötyä
Tässä ovat hotellien kirjanpito-ohjelmiston keskeiset hyödyt:
Have an account? Log In
1. Nopeampi kuukausisulku
Yhdistetyt PMS- ja POS-integraatiot tuovat huone-, ravintola- ja oheispalvelutulot pääkirjanpitoon ilman toistuvaa tietojen syöttämistä taulukkolaskentaan. Automaattiset pankkitilien täsmäytykset, toistuvat päiväkirjamerkinnät, laskujen käsittelyn työnkulut ja kuukausisulun tarkistuslistat vähentävät puuttuvia tietoja ja myöhäisiä oikaisuja.
Hyödynnä näitä ominaisuuksia kuukausisulun nopeuttamiseen ja päätöksenteon parantamiseen:
- Keskitetyt tiedot: Taloushallintotiimit työskentelevät yhdenmukaisten tulo- ja kulutietojen pohjalta.
- Automaattiset täsmäytykset: Kirjanpitäjät tunnistavat täsmäämättömät tapahtumat ennen kuin ne viivästyttävät raportointia.
- Kuukausisulun näkyvyys: Esihenkilöt seuraavat avoimia tehtäviä, hyväksyntöjä ja tositteita yhdessä paikassa.
- Aikaisemmat näkemykset: Pääjohtajat ja osastopäälliköt saavat ajantasaiset tiedot käyttöasteesta, työvoimasta ja kustannuksista aiemmin.
Nopeampi kuukausisulku antaa omistajille ajantasaisempaa tietoa voitoista, mikä auttaa heitä mukauttamaan henkilöstömäärää, hankintoja, hinnoittelua ja osastojen budjetteja ennen seuraavaa raportointikierrosta. Se vähentää myös virheiden jäljittämiseen ja raporttien kokoamiseen käytettyä ylityöaikaa.
Vaikutus näkyy selvästi Renascent Hospitalityn kokemuksessa Inn-Flown kanssa. Yhtiön talousjohtaja Robyn Mounce kertoi:
"Kuukausisulku vei minulta aiemmin viikon, kun taas nyt siihen kuluu vain pari päivää, jos sitäkään."
Hänen kokemuksensa vahvistaa, miksi pidän nopeampaa taloushallinnon kuukausisulua yhtenä hotellien kirjanpito-ohjelmiston arvokkaimmista hyödyistä. Kun tapahtumien täsmäyttämiseen kuluu vähemmän aikaa, taloushallintotiimit voivat keskittyä taloudellisen suorituskyvyn analysointiin ja ongelmien ratkaisemiseen ennen seuraavaa raportointikierrosta.
2. Kalliiden virheiden pienempi riski
Automaattinen tietojen syöttö ja hyväksyntöjen hallinta auttavat ehkäisemään virheitä, jotka vaikuttavat vierasveloituksiin, toimittajamaksuihin, palkkahallintoon ja talousraportteihin. Hotellien kirjanpito-ohjelmisto yhdistää PMS- ja POS-tiedot pääkirjanpitoon, mikä vähentää päällekkäisiä kirjauksia ja tietojen manuaalisesta siirtämisestä johtuvia virheitä.
Hyödynnä näitä hallintakeinoja marginaalien suojaamiseen ja vastuun parantamiseen:
- Validointisäännöt: Merkitse puuttuvat kentät, päällekkäiset laskut, poikkeavat summat ja täsmäämättömät tapahtumat ennen kirjaamista.
- Hyväksyntätyönkulut: Ohjaa ostot, hyvitykset ja maksut oikealle esihenkilölle ja luo selkeä tarkastuspolku.
- Roolipohjaiset käyttöoikeudet: Rajoita arkaluonteisten tietojen muutokset valtuutetuille käyttäjille ja tallenna, kuka muokkasi kutakin tapahtumaa.
- Yhdistetyt tiedot: Täsmäytä huonetulot, ravintolamyynnit, ennakkomaksut ja maksujen tilitykset eri osastojen välillä.
Virheiden väheneminen tarkoittaa vähemmän aikaa päiväkirjamerkintöjen korjaamiseen ja poikkeamien selvittämiseen. Taloushallintotiimit voivat sulkea tilit harvemmilla oikaisuilla, ja osastopäälliköt välttyvät virheellisiltä budjeteilta ja toimittajariidoilta. Omistajat saavat myös luotettavammat tiedot voitoista henkilöstö- ja hankintapäätösten tueksi.
Robert McCluskey, The Spa Hotelin talouspäällikkö, koki tämän itse otettuaan Aqillan ja sen Sharperlight-raportointityökalun käyttöön. Hän selitti:
Minusta huomionarvoista on se, kuinka johdonmukainen talousraportointi vähentää tarvetta selvittää laskentataulukoiden ja kirjanpitotietojen välisiä ristiriitoja. McCluskeyn kokemus osoittaa, miksi raporttien pitäminen pääkirjanpidon kanssa yhdenmukaisina on aivan yhtä tärkeää kuin tietojen syöttövirheiden estäminen.
3. Parempi näkyvyys kassavirtaan
Reaaliaikaiset koontinäytöt näyttävät, mitä rahaa on tulossa sisään, mitä erääntyy maksettavaksi ja mihin käteisvarat ovat sitoutuneet. Hotellien kirjanpito-ohjelmisto yhdistää PMS-talletukset, POS-myynnin, laskujen maksuaikataulut, palkkasitoumukset ja pankkisaldot yhteen näkymään. Tämä auttaa suunnittelemaan maksut ja operatiiviset päätökset ennen kuin kassavajeet vaikuttavat palveluun.
Hyödynnä näitä ominaisuuksia kassanhallinnan parantamiseen:
- Ennustetyökalut: Vertaa odotettuja huonetuottoja, tapahtumatuloja, toimittajalaskuja ja palkkoja käytettävissä olevaan kassaan.
- Myyntisaamisten seuranta: Merkitse myöhästyneet ryhmävarauksiin liittyvät talletukset, yritysasiakkaiden saldot ja selvittämättömät maksutapahtumat.
- Maksujen aikataulutus: Aseta laskut tärkeysjärjestykseen eräpäivän, hyväksymistilan ja käytettävissä olevien varojen perusteella.
- Osastoraportointi: Anna taloushallinnolle, hankinnalle ja toimitusjohtajille yhteiset tiedot henkilöstö- ja hankintapäätöksiä varten.
Parempi näkyvyys auttaa ehkäisemään myöhästymismaksuja, tarpeetonta lainanottoa ja kiireessä tehtyjä hankintoja. Se tukee myös toimittajien maksamista ajallaan, suojaa vieraspalvelua vähäisen kysynnän kausina ja antaa omistajille selkeämpää tietoa investointipäätöksiä varten.
Innisfree Hotelsin alustateknologiasta ja liiketoimintatiedosta vastaava johtaja Joshua Herron kuvasi, kuinka Workday paransi taloustietojen saatavuutta:
Tämä esimerkki osoittaa, kuinka päivittäinen pääsy taloustietoihin vähentää manuaalista raportointia ja parantaa kassavirran näkyvyyttä. Taloustiimit voivat ennakoida maksuvelvoitteita, hallita toimintakuluja ja tehdä parempia taloudellisia päätöksiä ennen kassavajeiden syntymistä.
4. Tehokkaampi työvoimakustannusten hallinta
Palkkahallinnon integraatiot yhdistävät työtunnit, palkat, ylityöt ja etuudet osastokohtaisiin raportteihin. Voit verrata suunniteltua työvoimaa käyttöasteeseen, huonetuottoihin ja myyntipisteiden myyntiin ennen palkanmaksun sulkemista. Tämä auttaa johtajia havaitsemaan ylimiehityksen, puuttuvat hyväksynnät ja ylityöt, jotka jäävät usein laskentataulukoissa piiloon.
Hyödynnä näitä ominaisuuksia työvoimamenojen hallintaan:
- Kustannusten kohdentaminen osastoille: Kohdista palkkakustannukset huoneisiin, ruokapalveluihin, siivoukseen ja muille osastoille selkeämpien katteiden saamiseksi.
- Poikkeamahälytykset: Merkitse epätavalliset palkkamuutokset, liialliset ylityöt sekä ennustettujen ja toteutuneiden työvoimakustannusten erot.
- Työvoimaennusteet: Sovita henkilöstöbudjetit käyttöaste-ennusteisiin, tapahtumiin ja odotettuun palvelukysyntään.
- Palkkahallinnon täsmäytys: Vertaa hyväksyttyjä työaikakirjauksia palkkahallinnon tietoihin ennen maksujen käsittelyä.
Taloushallinnon tiimit saavat tarkempia työvoimaraportteja, ja osastopäälliköt voivat mukauttaa työvuoroja aiemmin. Omistajat saavat selkeämmät tiedot osastokohtaisista voitoista ja voivat vähentää vältettävissä olevia ylitöitä karsimatta vieraspalvelua tukevaa henkilöstöä.
Onvo Hospitalityn liiketoiminnan kehitysjohtaja Andy Aulakh korosti työvoimakulujen seurannan merkitystä ennen kuin ne vaikuttavat taloudelliseen tulokseen:
Minusta huomionarvoista on se, kuinka päivittäinen työvoiman seuranta antaa johtajille mahdollisuuden hallita kustannuksia ennen palkanmaksun sulkemista. Actablin tapaustutkimuksen mukaan Onvo Hospitality kertoi säästäneensä yli 10 000 dollaria kuukaudessa Hotel Effectivenessin ja ProfitSwordin avulla. Tämä osoittaa, kuinka parempi näkyvyys työvoimaan voi vähentää ylitöitä ja toimintakuluja vaarantamatta vieraspalvelua.
5. Parempaan tietoon perustuva strateginen päätöksenteko
Hotellien johtajat voivat tehdä parempia päätöksiä, kun liikevaihto-, kustannus-, työvoima- ja kassavirtatiedot ovat yhdessä luotettavassa järjestelmässä. Sen sijaan, että odottaisit kuukauden lopun laskentataulukoita, voit verrata nykyistä suorituskykyä budjetteihin, ennusteisiin ja osastokohtaisiin tavoitteisiin.
Hyödynnä näitä ominaisuuksia arvokkaampien päätösten ohjaamiseen:
- Reaaliaikaiset koontinäytöt: Tarkastele majoitustuloja, työvoimakustannuksia, ravintolapisteiden myyntiä ja osastokohtaista voittoa.
- Skenaarioiden suunnittelu: Mallinna henkilöstö-, hinnoittelu-, hankinta- tai remonttivaihtoehtoja ennen varojen sitomista.
- Poikkeamaraportointi: Selvitä ennusteen ja toteutuneiden tulosten väliset erot silloin, kun niiden syy on vielä selvä.
- Jaettu raportointi: Anna taloushallinnolle, operatiiviselle johdolle, tuottojohtamisen tiimille ja omistajille yhdenmukaiset luvut suunnittelukokouksia varten.
Tämä näkyvyys auttaa taloustiimejä kohdentamaan menoja, esihenkilöitä mukauttamaan henkilöstöresursseja ja tuottojohtamisen tiimejä suojaamaan katteita kysynnän muuttuessa. Omistajat saavat selkeämpää näyttöä investointeja, laajentumista ja budjettihyväksyntöjä varten.
Hotel Nikko San Franciscon talousjohtaja Vincent Rafanan korosti yksityiskohtaisen talousraportoinnin arvoa Aptechin kirjanpito- ja ennusteohjelmiston käyttöönoton jälkeen:
"Nykyään tiimimme voi helposti verrata kaikkia skenaarioita kuukausittain."
Minusta huomionarvoista on se, miten historiallisten taloustietojen avulla hotellien johtajat voivat verrata skenaarioita, parantaa ennusteita ja tehdä harkitumpia investointipäätöksiä. Tämä voi vähentää tarpeettomia kustannuksia ja kohdentaa resursseja kannattavampiin palveluihin.
6. Yksinkertaistettu sääntely- ja verovaatimusten noudattaminen
Tarkat kirjaukset ja yhdenmukainen raportointi auttavat täyttämään verotuksen määräajat ja vastaamaan tarkastuksiin vähäisemmällä manuaalisella työllä. Hotellien kirjanpito-ohjelmisto tukee vaatimustenmukaisuutta yhdistämällä huoneisiin, ravintolapisteisiin, palkanmaksuun ja toimittajiin liittyvät tapahtumat.
Hyödynnä näitä ominaisuuksia vaatimustenmukaisuuteen liittyvien riskien vähentämiseen:
- Veromääritykset: Sovella verokantoja, verovapautuksia ja palvelumaksuja tapahtumatyypin tai lainkäyttöalueen mukaan.
- Tarkastusketjut: Seuraa muokkauksia, hyväksyntöjä, hyvityksiä ja päiväkirjamerkintöjä käyttäjä- ja aikaleimatietojen avulla.
- Asiakirjojen tallennus: Liitä laskut, kuitit ja tositteet tapahtumiin nopeampia tarkastuksia varten.
- Sääntelyraportit: Laadi veroilmoitukset, tilinpäätökset ja johdon raportit yhdenmukaisista pääkirjatiedoista.
Nämä kontrollit vähentävät taloustiimien päällekkäistä työtä ja rajoittavat puuttuvien tietojen tai virheellisten laskelmien aiheuttamia seuraamuksia. Esihenkilöt käyttävät vähemmän aikaa asiakirjojen kokoamiseen, ja omistajat saavat selkeämmän kokonaiskuvan verovelvoitteista ja vaatimustenmukaisuuden kustannuksista.
Dart Marina Hotelin talousjohtaja Lynda Redman korosti sääntelyvaatimusten noudattamisen merkitystä hotellin kirjanpitojärjestelmää vaihdettaessa:
Hänen kokemuksensa vahvistaa, miksi pidän sääntelyvaatimusten noudattamista olennaisena hotellien kirjanpito-ohjelmistoa valittaessa. Tarkat kirjaukset ja yhdenmukainen raportointi vähentävät virheitä, tarkastuksiin valmistautumiseen kuluvaa aikaa ja myöhästyneiden ilmoitusten riskejä sekä antavat omistajille paremman kokonaiskuvan vaatimustenmukaisuuden kustannuksista.
7. Kasvaneet tulot ja voittomarginaalit
Tarkat tulo- ja kustannustiedot auttavat hinnoittelemaan huoneet, hallitsemaan tulovuotoja ja suojaamaan voittoa jokaisessa varauksessa. PMS- ja POS-integraatiot kokoavat yhteen huone-, ravintolapiste- ja oheispalvelumyynnin, kun taas osastokohtaiset tulosraportit osoittavat, mitkä palvelut tuottavat hyvän tuoton.
Hyödynnä näitä ominaisuuksia muuttaaksesi paremman näkyvyyden mitattaviksi tuotoiksi:
- Tulojen täsmäytys: Täsmäytä varaukset, maksut, hyvitykset ja ennakkomaksut havaitaksesi veloittamatta jääneet maksut tai kirjausvirheet.
- Katetuottoraportointi: Vertaa osastokohtaisia tuloja työvoima-, toimittaja- ja toimintakustannuksiin.
- Ennustaminen: Anna tuottojohtamisesta vastaaville esihenkilöille ja hotellipäälliköille luotettavat luvut hinnoittelu-, henkilöstö- ja hankintapäätöksiä varten.
- Poikkeamahälytykset: Tuo epätavalliset alennukset, mitätöinnit, kustannukset ja tilityserot esiin ennen kuin ne heikentävät kuukausituloksia.
Makan Hospitalityn kirjanpitojohtaja Wes Hallmark korosti taloudellisen suorituskyvyn vertaamisen arvoa useiden kiinteistöjen välillä:
Minusta huomionarvoista on se, miten kustannusten vertaaminen eri kiinteistöjen välillä voi paljastaa säästömahdollisuuksia, joita yksittäiset talousraportit eivät välttämättä tuo esiin. Kun suorituskykytiedot ovat selkeämpiä, tuottojohtamisen tiimit voivat tarkentaa hinnoittelupäätöksiä, kun taas operatiiviset esihenkilöt voivat hallita kuluja ja suojata osastokohtaisia katteita.
More Articles
8. Lisää aikaa vieraskokemukseen
Automatisoitu laskunkäsittely, täsmäytykset, palkanmaksukirjaukset ja talousraportit vähentävät aikaa, jonka talous- ja operatiiviset tiimit käyttävät laskentataulukoiden korjaamiseen. Näin esihenkilöille jää enemmän aikaa henkilöstön tukemiseen, vieraiden ongelmien ratkaisemiseen ja yleisen vieraskokemuksen parantamiseen paremman päivittäisen palvelun avulla.
Hyödynnä näitä ominaisuuksia palauttaaksesi aikaa vieraita palvelevaan työhön:
- Työnkulkujen automatisointi: Ohjaa laskut, hyväksynnät ja maksutehtävät ilman toistuvia sähköpostimuistutuksia.
- Jaetut koontinäytöt: Anna hotellinjohtajille ajantasaiset tiedot työvoimasta, liikevaihdosta ja kuluista ilman raporttien manuaalista laatimista.
- Järjestelmäintegraatiot: Siirrä PMS-, POS- ja palkanmaksutiedot suoraan kirjanpitotietoihin.
- Poikkeushälytykset: Kohdista huomio poikkeuksellisiin veloituksiin, puuttuviin hyväksyntöihin tai täsmäytysten eroihin.
Lara Brooks, MGM Resorts Internationalin taloushallinnon jaettujen palvelujen varatoimitusjohtaja, korosti taloushallinnon automatisoinnin ja asiakastyytyväisyyden välistä yhteyttä:
"Olemme nyt paljon tehokkaampia, koska olemme yksinkertaistaneet työskentelytapojamme."
MGM Resorts ilmoitti, että työntekijät pystyivät selvittämään vieraiden laskutusta koskevia kysymyksiä vaihtamatta järjestelmien välillä. Minusta huomionarvoista on se, kuinka nopeampi pääsy taloustietoihin vähentää hallinnollista työtä, jolloin henkilöstö voi ratkaista ongelmat nopeammin ja ylläpitää tasalaatuista vieraspalvelua kiireisinä ajanjaksoina.
Aloita hyötyjen hyödyntäminen
Nyt kun tiedät hotellien taloushallinto-ohjelmiston hyödyt, saatat olla valmis kokeilemaan sellaista, mutta maksulliseen työkaluun ei ole budjettia. Koosteeni aiheesta parhaat ilmaiset hotellien taloushallinto-ohjelmistot esittelee tutustumisen arvoisia vaihtoehtoja sekä niiden ominaisuuksia ja rajoituksia, jotta voit löytää sopivan lähtökohdan kasvattamatta käyttökustannuksiasi.
