Hotellinhallintaohjelmiston käyttöönotto: 10 vaihetta
Hotellin hallintaohjelmiston käyttöönoton onnistuminen ratkaisee, muuttaako järjestelmä toimintasi tehokkaammaksi vai aiheuttaako se häiriöitä. Hätäisesti tai epäjärjestelmällisesti toteutettu käyttöönotto johtaa henkilöstön vastarintaan, tietojen menetykseen ja asiakkaille näkyviin häiriöihin, joita on vaikea korjata jälkikäteen.
Tässä esittelemäni 10-vaiheinen lähestymistapa jakaa prosessin selkeisiin ja hallittaviin vaiheisiin, jotta tiimisi tietää, mitä on tulossa, milloin ja miksi. Se käsittelee yleisimmät haasteet suoraan aina sidosryhmien yhteisen näkemyksen muodostamisesta ja tietojen siirtämisestä henkilöstön koulutukseen ja käyttöönoton aikaiseen tukeen.
Miten ohjaan hotellin hallintaohjelmistojen käyttöönottoa vaihe vaiheelta
Näin jaan jokaisen hotellin hallintaohjelmistoprojektin kymmeneen selkeään, välttämättömään vaiheeseen:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Projektin suunnittelu ja tiimin kokoaminen
Aloita nimeämällä projektin omistaja – henkilö, jolla on valtuudet tehdä päätöksiä ja pitää osastot vastuullisina. Tämä on yleensä toimitusjohtaja tai operatiivinen johtaja, ei pelkästään IT-vastaava.
Kokoa sen jälkeen eri toimintojen edustajista koostuva tiimi, johon kuuluvat vastaanottopäällikkö, tulopäällikkö, siivouksen esihenkilö ja taloushallinnon edustaja. Jokainen tuo mukanaan näkökulman, joka vaikuttaa siihen, miten ohjelmisto on määritettävä. Jos heidän panostaan ei saada mukaan heti alussa, käytät myöhemmin viikkoja oletusten korjaamiseen.
Määritä käyttöönoton päivämäärä, välitavoitteet ja osastojen vastuut yhteiseen projektisuunnitelmaan ennen kuin etenet muissa asioissa. Suosittelen myös dokumentoimaan nykyiset työnkulut tässä vaiheessa – ei niiden säilyttämiseksi, vaan jotta tiedät tarkalleen, mitä uuden järjestelmän on korvattava tai parannettava.
Varmista tämän luettelon avulla, että hotellin hallintaohjelmistoprojektin tiimi kattaa kaikki olennaiset osa-alueet heti alusta lähtien:
- Valitse projektin omistaja: Valitse henkilö, jolla on suora toimivalta operatiiviseen toimintaan – ei pelkästään IT-henkilö tai ulkopuolinen konsultti.
- Ota osastojen esihenkilöt mukaan: Ota vastaanoton, tulojohtamisen, siivouksen ja taloushallinnon edustajat mukaan tasapainoisen näkemyksen saamiseksi.
- Määritä selkeät vastuut: Kirjaa tarkasti, kuka valvoo keskeisiä päätöksiä, teknistä käyttöönottoa, koulutusta ja toimittajayhteistyötä.
- Kuvaa nykyiset työnkulut: Dokumentoi, miten tehtävät siirtyvät osastolta toiselle, jotta tiimi voi havaita puutteet ja kehityskohteet.
- Laadi ja jaa aikataulu: Määritä tärkeimmät välitavoitteet, jotta kaikki tietävät, mitä tapahtuu ja milloin.
2. Nykyisten toimintojen ja järjestelmien arviointi
Ennen toimittajien esittelyjä tai kokoonpanoa koskevia päätöksiä kartoita tarkasti, miten kiinteistösi toimii tällä hetkellä. Käy läpi koko asiakaspolku varauksesta uloskirjautumiseen ja dokumentoi kaikki siihen liittyvät järjestelmät, manuaaliset prosessit ja siirtymäkohdat. Näihin kuuluvat nykyinen hotellin hallintajärjestelmä (PMS), jakelukanavien hallintajärjestelmä, kassajärjestelmät ja kaikki taulukkolaskentatiedostot, joihin tiimisi tukeutuu.
Ota osastojen esihenkilöt mukaan tähän vaiheeseen, älä vain IT:tä. Vastaanoton työntekijät tietävät, missä vastaanoton työnkulku katkeaa. Siivouksen esihenkilöt tietävät, mitkä huonetilapäivitykset jäävät tekemättä. Heidän näkemyksensä tuovat esiin puutteet, jotka uuden järjestelmän on todella ratkaistava. Kiinnitä erityistä huomiota nykyisen kokoonpanosi edellyttämiin integraatioihin – maksupalveluntarjoajiin, verkkovarauksia välittäviin matkatoimistoihin ja kanta-asiakasalustoihin – sillä ne vaikuttavat toimittajien esivalintaan enemmän kuin lähes mikään muu.
Pidä nämä vinkit mielessä arvioidessasi nykyisiä toimintojasi ja teknologista ympäristöäsi, jotta et jätä huomiotta projektisi myöhempiin vaiheisiin vaikuttavia keskeisiä yksityiskohtia:
- Kysy asiakastyötä tekeviltä työntekijöiltä: Heidän käytännön näkemyksensä paljastaa ongelmakohdat, joita johtoryhmän jäsenet eivät välttämättä huomaa.
- Kartoita integraatiot: Dokumentoi kaikki yhteydet – maksuyhdyskäytävät, jakelukanavien hallintajärjestelmät ja kassajärjestelmät – jotka pitävät päivittäisen toimintasi käynnissä.
- Kirjaa manuaaliset kiertoratkaisut: Luettele kaikki taulukkolaskentatiedostot, muistiinpanot ja tehtävät, jotka ovat ”järjestelmän ulkopuolella”, jotta mikään ei jää huomaamatta.
- Seuraa asiakaspolkua: Käy läpi varausprosessi kokonaisuudessaan uloskirjautumiseen asti, jotta nykyisen kokoonpanosi puutteet ja riippuvuudet tulevat esiin.
- Dokumentoi poikkeukset: Korosta kohdat, joissa vakiomenettelyt katkeavat tai joissa tiimit tukeutuvat muistiin, sillä nämä ovat usein syitä muutosten epäonnistumiseen.
3. Infrastruktuurin ja teknisen valmiuden tarkistus
Ennen kuin toimittajasi aloittaa määritykset, pyydä IT-tiimiä tarkistamaan verkkokapasiteetti, laitteisto ja internet-yhteyden luotettavuus jokaisella osastolla. Hidas yhteys vastaanotossa tai uutta ohjelmistoa käsittelemättömät siivouksen tabletit voivat huomaamatta sabotoida käyttöönoton.
Työskentele suoraan toimittajasi kanssa vahvistaaksesi järjestelmän vähimmäisvaatimukset ja vertaa niitä sitten siihen, mitä teillä todellisuudessa on. Älä oleta nykyisen kokoonpanosi olevan riittävä. Olen nähnyt majoitusliikkeiden joutuvan ongelmiin vanhentuneiden reitittimien vuoksi taka-alan tiloissa, joissa niillä ei ollut merkitystä ennen kuin henkilöstö tarvitsi reaaliaikaisia huonestatuksen päivityksiä. Korjaa infrastruktuurin puutteet nyt, älä koulutuksen alkamisen jälkeen. Jos päivityksiä tarvitaan, sisällytä niiden aikataulu projektisuunnitelmaan, jotta se ei siirrä käyttöönottopäivääsi.
Kiinnitä huomiota näihin infrastruktuuria ja valmiutta koskeviin vinkkeihin, jotta vältät IT-yllätykset käyttöönoton yhteydessä:
- Testaa Wi-Fi-kattavuus: Varmista vahva ja vakaa Wi-Fi-yhteys kaikilla toiminta-alueilla, ei vain asiakkaiden käytössä olevilla alueilla.
- Tarkista laitteiden yhteensopivuus: Varmista, että jokainen tietokone, tulostin ja tabletti täyttää toimittajasi ohjelmistovaatimukset.
- Varmista varavirtajärjestelyt: Hanki ylijännitesuojat ja akkuvarmistukset tärkeille laitteille.
- Varmista internet-yhteyden luotettavuus: Varaa huolto tai internet-palveluntarjoajan päivitykset nyt, jos havaitset nopeus- tai käyttökatkosongelmia.
- Päivitä suojausasetukset: Aseta IT-tiimin kanssa vahvat salasanat, palomuurisäännöt ja käyttäjäoikeudet ennen määritysten aloittamista.
4. Tietojen tarkistus ja siirtoa edeltävä puhdistus
Tietojasi kannattaa siirtää vain, jos ne ovat tarkkoja. Ennen kuin siirrät mitään uuteen järjestelmään, hae asiakkaiden profiilit, varaushistoria ja hintasuunnitelmat ja tarkista ne päällekkäisyyksien, vanhentuneiden tietojen ja epäyhtenäisten muotoilujen varalta. Asiakkaan, joka on yöpynyt hotellissa 20 kertaa, ei pitäisi näkyä viitenä erillisenä profiilina – tällainen sekavuus heikentää raportointiasi ja kanta-asiakasseurantaasi heti ensimmäisestä päivästä lähtien.
Tuottopäällikön ja vastaanottopäällikön tulisi johtaa tätä työtä, ei pelkästään IT:n. He tietävät, mitkä hintakoodit ovat edelleen aktiivisia ja mitkä poistettiin käytöstä kaksi vuotta sitten. Sopikaa toimittajasi kanssa tarkasti, mitä tietomuotoja he tarvitsevat, ja puhdista ja jäsentele vientitiedostosi sen mukaisesti. Älä siirrä kaikkea oletusarvoisesti – ole valikoiva. Vuosien tarpeettomien tietojen tuominen hidastaa järjestelmääsi ja aiheuttaa sekaannusta, jota tiimisi joutuu selvittämään käyttöönoton jälkeen.
Pidä silmällä näitä yleisiä virheitä, kun tarkistat ja puhdistat tietojasi ennen siirtoa:
- Monistetut profiilit: Yhdistä tai poista samaa asiakasta koskevat useat tietueet sekaannusten välttämiseksi.
- Vanhentuneet hintakoodit: Siirrä vain aktiiviset ja olennaiset hintasuunnitelmat, joita tiimisi käyttää tällä hetkellä.
- Puutteelliset yhteystiedot: Täydennä puuttuvat sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot viestinnän parantamiseksi.
- Epäyhtenäinen muotoilu: Yhtenäistä päivämäärämuodot, isot alkukirjaimet ja kentät, jotta tiedot voidaan tuoda siististi.
- Tarpeettomat historiatiedot: Jätä pois tietueet, joita ei tarvita tulevassa raportoinnissa tai asiakkaiden tunnistamisessa.
5. Järjestelmän määritys ja mukauttaminen
Määritysvaiheessa esityösi tuottaa tulosta. Jaa dokumentoidut työnkulkusi, hintarakenteesi ja huonetyyppihierarkiasi toimittajasi yhteyshenkilön kanssa, jotta hän rakentaa järjestelmän todellisen toimintasi ympärille – ei yleisen hotellimallin pohjalta.
Tuottopäällikön tulisi hyväksyä hintasuunnitelmat ja rajoitukset. Vastaanottopäällikön tulisi tarkistaa sisäänkirjautumisprosessit, laskuasetukset ja huoneluokat. Älä anna toimittajasi määrittää järjestelmää ilman yhteistyötä kanssasi. Jokainen virheellisesti toimitettu asetus maksaa aikaa uudelleenkoulutukseen ja korjauksiin käyttöönoton jälkeen.
Vastusta kiusausta jäljitellä vanhaa järjestelmääsi täysin. Jos työnkulku oli aiemmin toimimaton, nyt on tilaisuutesi korjata se. Älä hyväksy oletusasetuksia, jotka eivät vastaa sitä, miten tiimisi todella työskentelee. Hyvin määritettyä järjestelmää on alusta alkaen paljon helpompi ylläpitää kuin järjestelmää, jota on paikka paikattu julkaisun jälkeisillä kiertoratkaisuilla.
Pidä nämä parhaat käytännöt mielessä, kun määrität ja mukautat hotellinhallintaohjelmistoasi toimintaasi sopivaksi – älä vain toimittajan mallin mukaiseksi:
- Ota kaikki osastot mukaan: Varmista, että jokainen osastovastaava tarkistaa oman osastonsa työnkulut ja niiden oikeellisuuden ennen asetusten viimeistelyä.
- Vaadi todellisia parannuksia: Vältä vanhojen, toimimattomien prosessien kopioimista – korjaa työnkulkujen puutteet määritysvaiheen aikana.
- Vahvista hintarakenteet: Tarkista vielä kerran, että hintasuunnitelmat, rajoitukset ja huonekategoriat vastaavat tulostrategiaasi eivätkä vain oletusvaihtoehtoja.
- Testaa käyttäjäoikeudet: Määritä käyttöoikeustasot jo nyt estääksesi julkaisun jälkeiset virheet ja epäselvyydet.
- Dokumentoi päätökset: Kirjaa määritysmuutokset ja niiden syyt, jotta tulevat tarkastukset ja koulutukset sujuvat helpommin.
6. Kolmannen osapuolen integraatioiden määritys ja validointi
Yhdistä kanavanhallintajärjestelmäsi, maksupalvelusi ja OTA-syötteet ennen kuin mikään otetaan käyttöön. Tulovastaavan ja IT-vastaavan tulisi käydä jokainen integraatio yhdessä läpi – toinen ymmärtää kaupallisen logiikan ja toinen huolehtii teknisestä määrityksestä.
Älä oleta yhteyden toimivan vain siksi, että se on määritetty. Suorita reaaliaikaisia testejä: lähetä hintapäivitys kanavanhallintajärjestelmän kautta ja varmista, että se näkyy PMS-järjestelmässä. Käsittele testimaksu ja seuraa sen kulkua alusta loppuun. Huomaamatta jäävä virhe tässä vaiheessa voi johtaa siihen, että oikeita varauksia tai veloituksia jää julkaisun jälkeen käsittelemättä ilman, että kukaan huomaa sitä. Sisällytä validoinnin tarkistuspisteet projektiaikatauluusi, jotta jokainen integraatio vahvistetaan – eikä vain yhdistetä – ennen käyttöönottoasi.
Kiinnitä huomiota seuraaviin ongelmiin, kun yhdistät ja validoit kolmannen osapuolen integraatioita ennen käyttöönottoa:
- Reaaliaikaisen testauksen ohittaminen: Suorita aina oikea tapahtuma – pelkkä yhdistäminen ei riitä varmistamaan, että tiedot kulkevat oikein.
- Sidosryhmien tarkistusten puuttuminen: Ota sekä kaupalliset että IT-vastaavat mukaan, jotta havaitset teknisten ongelmien lisäksi myös logiikkavirheet.
- Vanhentuneet API-tunnistetiedot: Varmista, että jokainen integraatio käyttää ajantasaisia ja suojattuja tunnistetietoja, jotta huomaamattomat virheet vältetään.
- Validoinnin dokumentoimatta jättäminen: Dokumentoi jokaisen integraation testitulokset ja hyväksynnät ennen seuraavaan projektivaiheeseen siirtymistä.
- Oletusasetusten pitäminen oikeina: Tarkista huonetyyppien, maksutapojen ja verokoodien yhdistämiset huolellisesti yhteensopimattomuuksien välttämiseksi.
7. Henkilöstön koulutus ja muutoksenhallinta
Aloita koulutus tehtävän, älä osaston, mukaan. Vastaanottotiimin on hallittava sisäänkirjautumisen työnkulut ja laskujen hallinta. Siivousesihenkilöt tarvitsevat huoneiden tilapäivitykset. Järjestä jokaiselle ryhmälle kohdennettuja, käytännönläheisiä koulutuksia testiympäristössä ennen käyttöönottoa – älä yleisesittelyä, joka yrittää kattaa kaiken kaikille.
Muutosvastarinta on normaalia, erityisesti niiden työntekijöiden keskuudessa, jotka ovat käyttäneet vanhaa järjestelmääsi vuosien ajan. Paras tapa hallita sitä on tunnistaa epäviralliset tiiminvetäjät varhain ja auttaa heitä perehtymään järjestelmään ensin. Kun kollegat näkevät luotetun työtoverin käyttävän uutta järjestelmää itsevarmasti, käyttöönotto etenee nopeammin kuin millään ylhäältä annetulla määräyksellä.
Älä oleta yhden koulutuskierroksen riittävän. Järjestä kertauskoulutuksia kahden ensimmäisen käyttöönoton jälkeisen viikon aikana, jolloin todelliset kysymykset tulevat esiin. Pidä jokaisella työpisteellä yksinkertainen pikaopas, jotta henkilöstön ei tarvitse luottaa muistiinsa, kun työvuoron aikana tulee vastaan jotain tuttua poikkeavaa.
Hyödynnä näitä parhaita käytäntöjä, jotta tiimisi oppii käyttämään uutta hotellinhallintaohjelmistoa ja omaksuu sen käytön luottavaisin mielin:
- Roolikohtainen ohjaus: Mukauta koulutusaiheet siihen, mitä kukin ryhmä todellisuudessa tekee, kuten sisäänkirjautumisiin vastaanotossa tai tilapäivityksiin siivouksessa.
- Johtajien sitouttaminen varhaisessa vaiheessa: Tunnista vaikutusvaltaiset työntekijät, kouluta heidät ensin ja anna heidän toimia muutoksen puolestapuhujina kollegoilleen.
- Käytännönläheinen oppiminen: Tarjoa harjoittelua testiympäristössä, jotta työntekijät voivat tehdä virheitä ja esittää kysymyksiä ennen käyttöönottoa.
- Pidä ohjemateriaalit helposti saatavilla: Sijoita yksinkertaiset oppaat keskeisille työpisteille, jotta kiireisten työvuorojen aikana vastaukset löytyvät nopeasti.
- Jatkuva tuki: Järjestä seurantatilaisuuksia käyttöönoton jälkeen, jotta käytännön kysymyksiin voidaan vastata ja opittua vahvistaa.
8. Järjestelmän testaus ja laadunvarmistus
Suorita päästä päähän -testit ennen kuin kukaan toteaa tämän järjestelmän olevan valmis. Käykää läpi koko vieraan palvelupolku: luokaa varaus, kirjatkaa vieras sisään, lisätkää veloitukset, muodostakaa lasku ja kirjatkaa vieras ulos. Tehkää tämä eri huonetyypeillä, hinnoittelusuunnitelmilla ja maksutavoilla. Jos jokin rikkoutuu testauksessa, se on paljon parempi havaita nyt kuin kiireisen perjantai-illan työvuoron aikana.
Vastaanottopäällikön, tuottopäällikön ja siivouksen esihenkilön tulisi kunkin hyväksyä omiin vastuualueisiinsa kuuluvat työnkulut. Älä luota siihen, että toimittaja havaitsee toiminnalliset puutteet – he eivät tunne hotelliasi samalla tavalla kuin oma tiimisi. Dokumentoi jokainen löytämäsi ongelma, seuraa sen ratkaisemista ja testaa uudelleen korjausten jälkeen. Yhden ongelman ratkaiseva nopea korjaus voi aiheuttaa toisen ongelman, joten älä ohita uudelleentestausta.
Pidä nämä käytännön vinkit mielessä, kun testaat järjestelmää ja hyväksyt hotellisi hallintaohjelmiston ennen käyttöönottoa:
- Kokonaiset vieraan palvelupolut: Testaa jokainen vaihe varauksesta uloskirjautumiseen käyttämällä kaikkia hinnoittelusuunnitelmien ja maksutapojen yhdistelmiä.
- Yksityiskohtainen ongelmien seuranta: Kirjaa virheet tai poikkeamat heti niiden havaitsemisen yhteydessä ja seuraa tilannetta jokaisen korjauksen jälkeen.
- Osastokohtaiset hyväksynnät: Hanki jokaiselta osastopäälliköltä kirjallinen hyväksyntä sen jälkeen, kun olet varmistanut heidän työnkulkujensa toimivan odotetusti.
- Uudelleentestaus korjausten jälkeen: Palaa aina testaamaan järjestelmät uudelleen ongelman ratkaisemisen jälkeen, jotta odottamattomat sivuvaikutukset havaitaan.
- Yhteistyö toimittajan kanssa: Jaa toimittajallesi yksityiskohtainen palaute, jotta he voivat korjata puutteet, joita pelkkä järjestelmätiimi ei välttämättä havaitse.
9. Käyttöönotto ja siirtymän toteutus
Käyttöönottopäivä ei ole maaliviiva – se on hetki, jolloin valmistautumisesi joutuu todelliseen testiin. Lukitse vanha järjestelmä edellisenä iltana, viimeistele tietojen vienti ja varmista ennen ensimmäisen työvuoron alkua, että uusi järjestelmä on ladattu ja käytettävissä. Vastaanottopäällikön tulisi olla kiireisimpien sisäänkirjautumisten aikana työskentelyalueella eikä taustatoimistossa.
Nimeä toimittajaltasi yhteyshenkilö, joka on tavoitettavissa ensimmäisten 24–48 tunnin ajan. Ongelmat tulevat esiin – olennaista on se, kuinka nopeasti ratkaiset ne. Pidä ongelmista reaaliaikaista lokia niiden ilmaantuessa, jotta mikään ei unohdu kiireessä.
Älä käytä molempia järjestelmiä rinnakkain pidempään kuin on tarpeen. Se aiheuttaa hämmennystä ja jakaa tiimisi huomion. Sitoudu uuteen järjestelmään kokonaan ja luota jo tekemääsi testaustyöhön.
Jotta hotellisi käyttöönottopäivä sujuu ongelmitta, pidä nämä toimintaohjeet ja kiellot mielessä, kun toteutat lopullisen siirtymän uuteen järjestelmään:
| Toimi näin | Älä toimi näin |
|---|---|
| Viimeistele tietojen siirto: Suorita kaikki viennit ja tuonnit loppuun käyttöönottopäivää edeltävänä iltana. | Älä siirrä viimeisiä tarkistuksia: Älä odota aamuun järjestelmän käyttöoikeuksien ja tietojen tarkistamista. |
| Nimeä paikalla olevat vastuuhenkilöt: Pidä esihenkilö työskentelyalueella tukemassa tiimejä ja vastaamassa kysymyksiin. | Älä katoa kiireisimpään aikaan: Älä jätä etulinjaa ilman tukea kiireisten sisäänkirjautumisten aikana. |
| Kirjaa jokainen ongelma: Seuraa ongelmia reaaliajassa ja palaa niihin käyttöönoton jälkeen. | Älä luota muistiin: Älä oleta muistavasi jokaista ongelmaa työvuoron päätyttyä. |
| Hyödynnä toimittajaasi: Varmista, että toimittajan yhteyshenkilö on välittömästi tavoitettavissa käyttöönottopäivänä. | Älä käytä kahta järjestelmää: Älä pidä molempia järjestelmiä käynnissä, ellei se ole ehdottoman välttämätöntä. Sitoudu siirtymään. |
10. Käyttöönoton jälkeinen suorituskyvyn seuranta ja optimointi
Varsinainen työ alkaa käyttöönoton jälkeen. Nouda tärkeimmät mittarit viikoittain ensimmäisten 30 päivän ajan: varausten kertymisasteet, sisäänkirjautumisen käsittelyajat, laskuvirheiden määrät ja uuteen järjestelmään liittyvät toistuvat vierasvalitukset. Jos jokin näyttää poikkeavalta, selvitä asia ennen kuin siitä muodostuu kaava.
Tuloista vastaavan esihenkilön tulisi tarkastella hintojen suorituskykyä ja kanavapariteettia säännöllisesti. Vastaanottopäällikön tulisi kerätä palautetta kentältä. Todelliset ongelmat tulevat harvoin ensin esiin raporteissa – ne huomaa päivittäin sisäänkirjautumisia ja vieraiden pyyntöjä käsittelevä henkilökunta. Järjestä osastovastaavien kanssa jäsennelty palautekeskustelu 30 ja 60 päivän kohdalla, jotta selviää, mikä toimii ja mitä on tarpeen säätää. Älä odota ongelmien kärjistymistä ennen kuin toimit.
Ohjaa käyttöönoton jälkeistä seurantaa näiden kysymysten avulla ja auta tiimiäsi havaitsemaan todelliset ongelmat nopeasti ja reagoimaan niihin:
- Viikoittaiset mittarikatsaukset: Nouda raportit varausten kertymisestä, sisäänkirjautumisajoista, laskuvirheistä ja järjestelmään liittyvistä vierasvalituksista.
- Kanava- ja hintatarkastukset: Pyydä tuloista vastaavaa esihenkilöä vahvistamaan kanavapariteetti ja hintojen oikeellisuus joka viikko.
- Palaute kentältä: Kannusta vastaanoton esihenkilöitä keräämään päivittäistä palautetta – älä odota muodollisia kyselyitä.
- Jäsennellyt palautekeskustelut: Järjestä tapaamiset 30 ja 60 päivän kohdalla keskustellaksesi siitä, mikä toimii ja mikä ei.
- Reagoi nopeasti toistuviin ilmiöihin: Selvitä kaikki poikkeava heti sen sijaan, että antaisit asian pitkittyä tai muuttua suuremmaksi ongelmaksi.
Parhaat harkittavat hotellinhallintaohjelmistot
Tässä on listani parhaista hotellinhallintaohjelmistoratkaisuista:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Hotellinhallintaohjelmiston onnistuneen käyttöönoton parhaat käytännöt
Uuden hotellinhallintaohjelmiston käyttöönotto voi häiritä toimintaa, jos yleisiä virheitä ei vältetä. Tarkastele tätä vertailua selvittääksesi, mitä ei pidä tehdä – ja mitä sen sijaan kannattaa tehdä – jotta käyttöönotto pysyy aikataulussa:
| Älä tee näin | Tee sen sijaan näin: |
|---|---|
| Ohita päästä päähän -testaus ennen käyttöönottoa | Testaa kattavasti keskeiset vieraspolut kaikilla hinta- ja maksuvaihtoehdoilla |
| Ota integraatiotarkistuksiin mukaan vain IT | Ota validointivaiheisiin mukaan kaupalliset, vastaanoton ja IT:n vastuuhenkilöt |
| Käytä vanhentuneita tai yleisiä API-tunnistetietoja | Varmista, että kaikki integraatiot käyttävät tällä hetkellä voimassa olevia ja turvallisia tunnistetietoja |
| Oleta järjestelmän oletusasetusten vastaavan kokoonpanoasi | Tarkista huonetyyppien, maksutapojen ja verokoodien määritykset vielä kerran |
| Luota kertaluonteisiin koulutustilaisuuksiin | Järjestä roolikohtaista käytännön harjoittelua ja kertauskoulutusta ennen käyttöönottoa ja sen jälkeen |
| Lykkää testauksen ja hyväksyntöjen dokumentointia | Kirjaa kaikki testitulokset ja hanki osastovastaavan vahvistus jokaisessa vaiheessa |
| Odota virallisia kyselyitä palautteen keräämiseksi | Kannusta päivittäisiin keskusteluihin ja kerää palautetta kenttätiimeiltä |
| Käytä vanhaa ja uutta järjestelmää rinnakkain liian pitkään | Siirry uuteen järjestelmään heti, kun tiedot ja validointitarkistukset on saatu valmiiksi |
| Luota muistiin käyttöönoton jälkeisten ongelmien seuraamisessa | Pidä ajan tasalla olevaa lokia kaikista havaituista ongelmista ja seuraa niitä käyttöönoton jälkeen |
Pidä käyttöönottotietosi ajan tasalla
Hotellinhallintaohjelmiston käyttöönotto on yksi vaativimmista hankkeista, joihin hotellisi ryhtyy – ja parhaat hotellinjohtajat suhtautuvat siihen jatkuvana toimintatapana eivätkä kertaluonteisena tapahtumana. Jos haluat pysyä ajan tasalla hotelliteknologiasta, työkaluista ja toiminnan parhaista käytännöistä, tilaa The Hotel GM -uutiskirje, niin saat tuoreita oppaita, työkaluarvosteluja ja alan uutisia suoraan sähköpostiisi.
