Bei der Auswahl einer Hotelmanagementsoftware geht es um mehr, als nur die Plattform mit der besten Demo auszuwählen. Ich habe an genügend ausgefeilten Verkaufspräsentationen teilgenommen, um zu wissen, dass das, was in einer Präsentation gut aussieht, um 2 Uhr morgens bei einem vollständig ausgebuchten Hotel nicht immer standhält. Das falsche System verursacht an jedem Kontaktpunkt Reibung – an der Rezeption, in der Reinigung, bei Reservierungen und darüber hinaus. Dieser Leitfaden durchdringt das Rauschen und führt Sie durch die Kriterien, die tatsächlich wichtig sind: Funktionen, Integrationen, Preismodelle und Unterstützungsqualität. Am Ende wissen Sie genau, worauf Sie achten müssen, bevor Sie sich festlegen.
4 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl einer Hotelmanagementsoftware achten sollten
Auf Grundlage meiner Erfahrungen beim Testen von Hotel-PMS-Plattformen empfehle ich, sich vor der Entscheidung für ein System auf diese vier Bereiche zu konzentrieren:
1. Kompatibilität mit bestehenden Hotelsystemen
Ihr PMS sollte sich mit Ihrem Channel-Manager, Ihrer Buchungsmaschine, Ihrem Kassensystem, Ihrem Zahlungsabwickler, Ihren Türschlössern und Ihrer Buchhaltungssoftware verbinden lassen. Priorisieren Sie dokumentierte Integrationen und offene APIs, damit Ihr Team nicht zu manueller Dateneingabe oder kostspieligen individuellen Anpassungen gezwungen ist. Bitten Sie Anbieter vor dem Kauf, Ihre konkreten Integrationen zu demonstrieren und zu erklären, wer die Fehlerbehebung unterstützt, wenn Systeme ausfallen.
2. Skalierbarkeit für den Betrieb mehrerer Hotels
Wählen Sie eine Hotelmanagementsoftware, die mehrere Hotels, gemeinsame Berichte, zentralisierte Benutzerkontrollen und Einstellungen auf Hotelebene unterstützt, ohne den Verwaltungsaufwand zu verdoppeln. Achten Sie auf eine flexible Portfolioverwaltung und transparente Preise und vermeiden Sie Systeme, die beim Hinzufügen weiterer Standorte separate Datenbanken oder kostspielige Upgrades erfordern. Bitten Sie Anbieter zu zeigen, wie Sie ein Hotel hinzufügen, Berechtigungen zuweisen und die Leistung Ihres Portfolios vergleichen würden.
Have an account? Log In
3. Cloudbasierte oder lokale Bereitstellung
Cloudbasierte Hotel-PMS-Software läuft auf den vom Anbieter gehosteten Servern, während lokale Systeme erfordern, dass Ihr Hotel die lokale Infrastruktur, Aktualisierungen, Sicherungen und Sicherheit verwaltet. Eine cloudbasierte Bereitstellung unterstützt in der Regel den Fernzugriff und automatische Aktualisierungen, während lokale Software für Hotels geeignet sein kann, die eine bessere Kontrolle über Daten und Netzwerkzugriff benötigen. Fragen Sie Anbieter, was bei einem Internetausfall geschieht, insbesondere ob Mitarbeitende Gäste anmelden, auf Reservierungen zugreifen und Zahlungen offline verarbeiten können.
4. Schulung der Mitarbeitenden und Unterstützung durch den Anbieter
Wählen Sie eine Hotelmanagementsoftware mit rollenbasierten Schulungen, durchsuchbarer Dokumentation und Unterstützung während der Betriebszeiten. Fragen Sie, wie schnell der Anbieter reagiert, wenn die Anmeldung oder Zahlungen fehlschlagen, und vermeiden Sie Anbieter, die für eine grundlegende Einführung zusätzliche Gebühren verlangen oder die Unterstützung auf E-Mail beschränken. Fordern Sie vor der Unterzeichnung einen Schulungsplan für Rezeption, Reinigung und Manager an und bestätigen Sie anschließend, wer sich nach dem Start um dringende Probleme kümmert.
So wählen Sie eine Hotelmanagementsoftware aus: Ein 5-Schritte-Modell
Vergleichen Sie mithilfe dieser fünf Schritte Hotelmanagementsoftware mit den Anforderungen Ihres Betriebs, bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen:
Schritt 1: Ermitteln Sie Ihren Bedarf
Bevor Sie sich auch nur eine einzige Demo ansehen, sprechen Sie mit den Menschen, die Ihr aktuelles System täglich tatsächlich nutzen. Meiner Erfahrung nach entstehen die größten Fehler bei der Auswahl eines PMS, wenn die Entscheidung von der Führungsebene ohne Einbindung der Mitarbeitenden an der Rezeption, der Leitung der Reinigung oder der Nachtprüfer getroffen wird. Diese Personen erleben aus erster Hand, wie sich die Einschränkungen Ihres aktuellen Systems auf den täglichen Betrieb auswirken.
Beginnen Sie mit einer kurzen internen Bestandsaufnahme. Sie benötigen keinen formellen Prozess – lediglich strukturierte Gespräche mit den richtigen Personen.
Sprechen Sie zuerst mit diesen Beteiligten:
- Mitarbeitende an der Rezeption: Fragen Sie, was sie beim Check-in, Check-out und während Stoßzeiten ausbremst.
- Leitung der Reinigung: Finden Sie heraus, wie sie derzeit Aktualisierungen des Zimmerstatus erhält und an welchen Stellen die Kommunikation ins Stocken gerät.
- Nachtprüfer: Fragen Sie, welche manuellen Schritte sie jede Nacht durchführen, die automatisiert werden sollten.
- Leitung des Ertrags- oder Reservierungsbereichs: Ermitteln Sie Lücken beim Ratenmanagement, bei der OTA-Synchronisierung und bei der Berichterstattung.
- IT- oder Betriebsleitung: Machen Sie sich mit Ihrer aktuellen Infrastruktur vertraut, insbesondere wenn Sie Cloud- und lokale Optionen vergleichen.
Nachdem Sie diese Informationen gesammelt haben, nutzen Sie sie, um Ihre unverzichtbaren Anforderungen festzulegen. Beginnen Sie damit, die betrieblichen und technischen Anforderungen Ihres Hotels zu ermitteln, einschließlich Reservierungen, Abrechnung, Reinigung, Berichterstattung und Integrationen. Mein Leitfaden zu PMS-Integrationen für Hotels kann Ihnen dabei helfen, vor der Bewertung von Anbietern zu bestimmen, welche Systemverbindungen am wichtigsten sind. Ich würde die Anforderungen in drei Kategorien einteilen:
| Kategorie | Was erfasst werden sollte |
|---|---|
| KategorieUnverzichtbar | Was erfasst werden sollteFunktionen, ohne die Sie nicht arbeiten können (z. B. Integration eines Channel-Managers, mobiler Check-in) |
| KategorieWünschenswert | Was erfasst werden sollteFunktionen, die den Betrieb verbessern würden, aber keine Ausschlusskriterien sind |
| KategorieNicht im Umfang enthalten | Was erfasst werden sollteFunktionen, für die Sie derzeit bezahlen, die Sie aber tatsächlich nicht nutzen |
Stellen Sie sich anschließend diese Fragen, bevor Sie fortfahren:
- Wie viele Objekte und Zimmertypen muss das System unterstützen?
- Mit welchen Werkzeugen von Drittanbietern muss sich Ihr PMS bereits am ersten Tag verbinden?
- Welche Informationen fehlen in Ihrer aktuellen Berichterstattung, wodurch Sie Zeit oder Umsatz verlieren?
- Benötigen Sie Offline-Funktionen oder ist eine zuverlässige Internetverbindung in Ihrem gesamten Objekt gewährleistet?
- Wie sieht Ihr realistischer Zeitplan für die Implementierung und die Schulung der Mitarbeitenden aus?
Das Ergebnis dieses Schritts sollte eine einseitige Zusammenfassung Ihrer Anforderungen sein, die Sie jedem Anbieter übergeben können. Sie sorgt dafür, dass die Demos fokussiert bleiben, und gibt Ihnen einen klaren Maßstab für die Bewertung – statt sich von Funktionen mitreißen zu lassen, die Sie nie nutzen werden.
Das System ist der Kern der Technologie eines Hotels, und andere Lösungen werden daran angebunden. Wenn die Architektur der Plattform stark und gut entwickelt ist, lässt sie sich leicht an Veränderungen, neue gesetzliche Vorgaben und verbundene Lösungen anpassen.
Schritt 2: Anbieter von Hotelsoftware zur Betriebsverwaltung recherchieren
Sobald Sie Ihre Anforderungsübersicht vorliegen haben, geht es in der Recherchephase darum, den Markt auf Anbieter einzugrenzen, die Ihre Zeit wert sind. Ich habe gelernt, diesen Schritt als sorgfältige Prüfung und nicht als Einkauf zu betrachten. Das Ziel besteht nicht darin, die beliebteste Plattform zu finden, sondern diejenigen, die Ihre spezifischen Anforderungen plausibel erfüllen können.
Beginnen Sie Ihre Recherche in diesen Quellen, ungefähr in der folgenden Reihenfolge:
- Zuerst auf Netzwerke unter Kollegen setzen: Sprechen Sie mit Hoteliers, die Häuser betreiben, die in Größe, Typ und Markt Ihrem ähnlich sind. Ihre Erfahrungen mit dem Supportteam eines Anbieters, dem Einführungsprozess und der Leistung im echten Betrieb sagen Ihnen mehr als jede Bewertungsplattform.
- Bewertungsplattformen der Branche: Websites, die verifizierte Nutzerbewertungen bündeln, vermitteln Ihnen einen Querschnitt der Meinungen von Betreibern. Achten Sie auf Muster in negativen Bewertungen und nicht nur auf die Bewertungszahl. Wiederkehrende Beschwerden über Abrechnung, Reaktionszeiten des Supports oder fehlende Funktionen sind Signale, die Sie ernst nehmen sollten.
- Hotelverbände und Foren: Regionale und nationale Hotelverbände veröffentlichen häufig Einkaufsführer oder betreiben Mitgliederforen, in denen Betreiber ungefilterte Meinungen austauschen. Diese Ressourcen werden zu wenig genutzt, und ich empfehle dringend, sie zu nutzen.
- Websites und Dokumentation der Anbieter: Sobald ein Anbieter Ihre grundlegenden Kriterien erfüllt, lesen Sie seine tatsächliche Dokumentation. Marketingseiten sehen immer gut aus – die Tiefe der Wissensdatenbank und der API-Dokumentation sagt Ihnen jedoch deutlich mehr über den Reifegrad des Produkts.
- Fallstudien vergleichbarer Häuser: Suchen Sie gezielt nach Fallstudien, die zu Ihrem Haustyp und Ihrer Größe passen. Eine Fallstudie eines Resorts mit 400 Zimmern sagt Ihnen nicht viel, wenn Sie ein Boutique-Hotel mit 30 Zimmern betreiben.
Während Sie Informationen sammeln, halten Sie Ihre Ergebnisse in einer einfachen Vergleichstabelle fest. Sie müssen noch nicht ins Detail gehen – erfassen Sie zunächst nur genug, um zu entscheiden, wer in die engere Auswahl kommt:
Nutzen Sie diese Tabelle, um vor der Erstellung der engeren Auswahl festzuhalten, was Sie über die einzelnen Anbieter erfahren:
| Anbieter | Bereitstellungsart | Zielgröße des Hauses | Stimmung in den Nutzerbewertungen | Festgestellte Warnsignale |
|---|---|---|---|---|
| AnbieterAnbieter A | BereitstellungsartCloud | Zielgröße des HausesMittleres Segment, 50–200 Zimmer | Stimmung in den NutzerbewertungenIm Allgemeinen positiv; Beschwerden über den Support | Festgestellte WarnsignaleEingeschränkte Offline-Funktionalität |
| AnbieterAnbieter B | BereitstellungsartCloud/lokal | Zielgröße des HausesUnabhängig, Boutique | Stimmung in den NutzerbewertungenGemischt; Bedenken hinsichtlich der Preisgestaltung | Festgestellte WarnsignaleGebühren für die Einführung unklar |
| AnbieterAnbieter C | BereitstellungsartCloud | Zielgröße des HausesGruppen mit mehreren Häusern | Stimmung in den NutzerbewertungenPositiv; starke Integrationen festgestellt | Festgestellte WarnsignaleWeniger für kleinere Teams geeignet |
Auf einige Dinge achte ich in dieser Phase besonders:
- Aktualität der Bewertungen: Ein Anbieter mit großartigen Bewertungen von vor drei Jahren kann inzwischen den Eigentümer, seine Preise oder die Qualität des Supports geändert haben. Filtern Sie nach Bewertungen aus den letzten 12–18 Monaten.
- Wie Anbieter auf Kritik reagieren: Wenn die öffentlichen Antworten eines Anbieters auf negative Bewertungen defensiv oder abweisend ausfallen, ist das ein Vorgeschmack darauf, wie er mit Supportanfragen umgehen wird, wenn in Ihrem Haus etwas schiefläuft.
- Signale zu Finanzierung und Stabilität: Eine PMS-Migration ist teuer und mit Störungen verbunden. Ich prüfe immer, ob es bei einem Anbieter kürzlich Veränderungen bei den Eigentumsverhältnissen, Finanzierungslücken oder strategische Produktänderungen gab – all dies kann die langfristige Zuverlässigkeit beeinflussen.
Am Ende dieses Schritts sollten Sie eine engere Auswahl von vier bis sechs Anbietern haben, die zu Ihrem Haustyp, Ihrer Größe und Ihren Integrationsanforderungen passen. Diese Liste bildet die Grundlage für Ihren Demo- und Bewertungsprozess.
Die besten Hotelverwaltungssysteme, die Sie in Betracht ziehen sollten
Hier ist meine engere Auswahl der besten Lösungen für Hotelverwaltungssoftware:
Schritt 3: Eine engere Auswahl an Hotelverwaltungssoftware erstellen
Zu diesem Zeitpunkt verfügen Sie über eine Zusammenfassung Ihrer Anforderungen und eine grobe Vorstellung davon, welche Anbieter eine nähere Betrachtung wert sind. Jetzt ist es an der Zeit, systematisch vorzugehen. Ziel dieses Schritts ist es, Ihre Liste auf drei oder vier Anbieter zu verkürzen, deren Bewertung Sie tatsächlich Zeit widmen werden – nicht auf zehn.
So würde ich bei der Eingrenzung vorgehen:
- Wenden Sie zuerst Ihre unverzichtbaren Anforderungen an: Gehen Sie zurück zu Ihrer Liste der Muss-Kriterien aus Schritt 1. Jeder Anbieter, der nicht eindeutig nachweisen kann, dass er diese Anforderungen unterstützt, wird sofort ausgeschlossen – unabhängig davon, wie professionell seine Website aussieht.
- Filtern Sie nach Immobilientyp und Größe: Anbieter haben häufig bestimmte Spezialisierungen. Eine Plattform, die für große Hotelketten entwickelt wurde, wirkt für eine unabhängige Unterkunft mit 20 Zimmern überdimensioniert – und umgekehrt. Der Kundenstamm und die Größenordnung des Anbieters sollten zu Ihrer Unterkunft passen.
- Prüfen Sie zuerst die Integrationskompatibilität: Listen Sie jedes Tool auf, das Sie täglich verwenden – Ihren Kanalmanager, Ihr Kassensystem, Ihren Zahlungsdienstleister und Ihre Buchungsmaschine. Wenn die Integrationsdokumentation eines Anbieters vage oder unvollständig ist, sollten Sie dieses Signal ernst nehmen.
- Bewerten Sie aktuelle Meinungen höher als Gesamtbewertungen: Der Ruf eines Anbieters von vor drei Jahren spiegelt möglicherweise nicht dessen aktuelles Produkt oder Kundendienstteam wider. Konzentrieren Sie sich auf Bewertungen aus den letzten 12 bis 18 Monaten und achten Sie darauf, wie Anbieter öffentlich auf Kritik reagieren.
- Achten Sie auf Preistransparenz: Anbieter, bei denen Sie den Vertrieb kontaktieren müssen, nur um eine ungefähre Preisvorstellung zu erhalten, haben häufig komplexe Gebührenstrukturen, die erst später sichtbar werden. Ich investiere meine Zeit lieber in Anbieter, die offen mit ihren Kosten umgehen.
Verwenden Sie diese Tabelle, um Kandidaten in Ihrer Vorauswahl zu bewerten, bevor Sie sich auf Demonstrationen festlegen:
| Kriterium | Gewichtung | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|
| KriteriumAbdeckung der Muss-Funktionen | GewichtungHoch | Worauf Sie achten solltenBestätigt, nicht nur behauptet |
| KriteriumIntegrationskompatibilität | GewichtungHoch | Worauf Sie achten solltenDokumentierte, getestete Verbindungen |
| KriteriumPassung zum Immobilientyp | GewichtungMittel | Worauf Sie achten solltenÄhnlicher Kundenstamm und vergleichbare Größe |
| KriteriumAktuelle Bewertungslage | GewichtungMittel | Worauf Sie achten solltenMuster der letzten 12–18 Monate |
| KriteriumPreisklarheit | GewichtungMittel | Worauf Sie achten solltenTransparente Preisstufen, keine versteckten Kosten |
| KriteriumZugang zum Kundendienst | GewichtungMittel | Worauf Sie achten solltenWährend Ihrer Betriebszeiten verfügbar |
Nachdem Sie Ihre Kandidaten bewertet haben, sollten drei oder vier klare Favoriten übrig bleiben. Dann würde ich die Anbieter direkt kontaktieren – aber nicht nur, um eine Demonstration zu buchen. Kontaktieren Sie sie zunächst mit einer kurzen Liste Ihrer konkreten Anforderungen und fragen Sie, ob sie diese erfüllen können. Wie schnell sie antworten und wie konkret ihre Antworten ausfallen, verrät viel über die Kundendiensterfahrung, die Sie nach dem Kauf erwarten können.
Buchen Sie Demonstrationen erst, nachdem ein Anbieter bestätigt hat, dass er Ihre wichtigsten Anforderungen erfüllen kann. Eine Demonstration mit einem ungeeigneten Anbieter verschwendet Ihre Zeit und die Ihres Teams. Das Ergebnis dieses Schritts ist eine Vorauswahl mit drei bis vier Anbietern, die für eine strukturierte Bewertung bereit sind und deren Eignung für Ihren Immobilientyp, Ihre Integrationsanforderungen und Ihren Budgetrahmen bestätigt wurde. Um ihre Angebote einheitlich zu vergleichen, nutzen Sie meinen Leitfaden dazu, wie Sie eine RFP für ein Hotel-PMS verfassen, um Ihre Anforderungen und Fragen an die Anbieter zu strukturieren.
More Articles
Schritt 4: Erstellen Sie die Entscheidungsgrundlage
Eine Entscheidungsgrundlage ist nicht nur eine Rechtfertigung des Budgets – sie sorgt dafür, dass eine PMS-Entscheidung mit der Zustimmung der Beteiligten erfolgreich umgesetzt wird. Meiner Erfahrung nach überspringen oder überstürzen die meisten Hoteliers diesen Schritt. Gleichzeitig ist dies der Grund, warum gute Softwareentscheidungen ins Stocken geraten oder nach der Einführung rückgängig gemacht werden.
Das Ziel ist einfach: Übersetzen Sie Ihre betrieblichen Anforderungen in eine finanzielle Sprache, die Führungskräfte, Eigentümer oder Ihr Finanzteam eindeutig bewerten können.
Beginnen Sie damit, zu quantifizieren, welche Kosten Ihr aktuelles System tatsächlich verursacht. Denken Sie über die Abonnementgebühr hinaus:
- Ineffiziente Arbeitsabläufe: Wie viele Stunden pro Woche verbringen Mitarbeiter an der Rezeption, Reinigungskräfte und Nachtprüfer mit manuellen Aufgaben, die Ihr neues PMS automatisieren würde?
- Vertriebskosten: Zahlen Sie zu hohe OTA-Provisionen, weil Ihre Kanalverwaltung langsam oder unzuverlässig ist?
- Umsatzverluste: Wie oft kosten Sie Doppelbuchungen, verpasste Zusatzverkäufe oder Preisfehler tatsächlich Geld?
- Kundendienst und Wartung: Welche Kosten verursacht Ihr aktuelles System durch IT-Kundendienst, Umgehungslösungen oder Drittanbieter-Integrationen, die nicht zuverlässig funktionieren?
Sobald Sie diese Zahlen erfasst haben, verwenden Sie diese Tabelle, um Ihre ROI-Zusammenfassung zu erstellen:
| Kosten- oder Gewinnkategorie | Aktueller Stand | Erwartete Veränderung | Geschätzte jährliche Auswirkung |
|---|---|---|---|
| Kosten- oder GewinnkategorieArbeitsstunden für manuelle Aufgaben | Aktueller StandX Stunden/Woche | Erwartete VeränderungUm Y % reduziert | Geschätzte jährliche Auswirkung$ eingespart |
| Kosten- oder GewinnkategorieOTA-Provisionssatz | Aktueller StandX % | Erwartete VeränderungDurch Direktbuchungen reduziert | Geschätzte jährliche Auswirkung$ eingespart |
| Kosten- oder GewinnkategorieReservierungsfehler oder Verluste | Aktueller StandX pro Monat | Erwartete VeränderungDurch Automatisierung nahezu null | Geschätzte jährliche Auswirkung$ zurückgewonnen |
| Kosten- oder GewinnkategorieIT-/Kundendienstaufwand | Aktueller Stand$X/Monat | Erwartete VeränderungReduziert oder eliminiert | Geschätzte jährliche Auswirkung$ eingespart |
| Kosten- oder GewinnkategorieKosten für das neue PMS-Abonnement | Aktueller Stand— | Erwartete Veränderung$X/Monat | Geschätzte jährliche Auswirkung$ neue Kosten |
Erstellen Sie als Nächstes eine realistische Kostenschätzung für die Implementierung. Ich empfehle, diese in drei Kategorien aufzuteilen:
- Direkte Kosten: Lizenzgebühren, Einrichtungsgebühren, Hardware (falls vorhanden) und Integrationsarbeiten
- Indirekte Kosten: Arbeitszeit der Mitarbeitenden während der Schulung, geringere Produktivität während der Übergangsphase und mögliche vorübergehende Überschneidungen zwischen alten und neuen Systemen
- Laufende Kosten: Monatliches oder jährliches Abonnement, Supportstufen und zukünftige Zusatzmodule
Kombinieren Sie dies mit einem stufenweisen Implementierungszeitplan. Meiner Erfahrung nach unterschätzen Hotels, wie lange Datenmigration und Mitarbeiterschulung tatsächlich dauern. Planen Sie vor einer Phase hoher Auslastung einen Zeitpuffer ein und legen Sie den Produktivstart eines PMS niemals in die Hauptsaison.
Gehen Sie schließlich die Risiken direkt an. Eigentümer und Finanzteams schätzen Ehrlichkeit darüber, was schiefgehen könnte. Ich würde diese Bereiche in Ihrer Wirtschaftlichkeitsanalyse ausdrücklich ansprechen:
- Verzögerungen bei Integrationen: Einige Verbindungen benötigen mehr Zeit, als Anbieter versprechen. Benennen Sie die geschäftskritischen Integrationen und bestätigen Sie deren Zeitpläne für den Produktivstart schriftlich.
- Akzeptanz durch die Mitarbeitenden: Ein PMS erzielt nur dann einen ROI, wenn Ihr Team es korrekt nutzt. Planen Sie Zeit für Schulungen ein und rechnen Sie in den ersten 30 bis 60 Tagen mit einer Lernkurve.
- Probleme bei der Datenmigration: Historische Reservierungsdaten, Gästeprofile und Tarifpläne werden nicht immer fehlerfrei übertragen. Führen Sie dies als Risiko auf und fragen Sie Ihren Anbieter, wie der Behebungsprozess aussieht.
Das Ergebnis dieses Schritts ist eine einseitige Zusammenfassung der Wirtschaftlichkeitsanalyse, die Sie Entscheidungsträgern vorlegen können. Sie sollte den erwarteten ROI, die Gesamtbetriebskosten, einen Implementierungszeitplan und ein kurzes Risikoregister abdecken. Halten Sie sie fokussiert – drei Seiten mit klaren Zahlen leisten mehr als ein Foliensatz mit 20 Seiten und vagen Prognosen.
Schritt 5: Implementieren Sie Ihre Hotelsoftware für die Hotelverwaltung und schulen Sie Ihre Benutzer
Die Vertragsunterzeichnung ist der einfache Teil. Meiner Erfahrung nach entscheidet sich bei der Implementierung, ob PMS-Projekte ihre Versprechen einlösen oder still und leise scheitern – und der Unterschied hängt fast immer davon ab, wie gut Sie Ihr Team vorbereiten, nicht davon, wie gut die Software ist.
Klären Sie vor Ihrem Termin für den Produktivstart zwei Dinge: Wer ist wofür verantwortlich und woran erkennen Sie, dass etwas "fertig" ist? Unklare Zuständigkeiten führen zu Lücken, und Lücken beim Produktivstart äußern sich darin, dass Mitarbeitende an der Rezeption Sie um 23 Uhr anrufen, weil niemand sie in den Abläufen für den Check-in geschult hat.
Beginnen Sie mit einer fokussierten Checkliste vor dem Start:
- Bestimmen Sie eine Projektleitung: Eine Person – kein Komitee – sollte für die Bereitschaft zum Produktivstart verantwortlich sein. Sie koordiniert sich mit dem Anbieter, verfolgt offene Punkte und trifft Entscheidungen, wenn sich Zeitpläne verzögern.
- Stimmen Sie den Termin für den Produktivstart auf Ihren Kalender ab: Starten Sie niemals während der Hauptauslastung. Planen Sie nach der Schulung mindestens zwei bis drei Wochen Puffer vor Ihrer ersten Phase mit hohem Gästeaufkommen ein.
- Bestätigen Sie Integrationen schriftlich: Jede geschäftskritische Verbindung – Vertriebskanal-Manager, Zahlungsdienstleister, Kassensystem – sollte getestet und abgenommen sein, bevor die Mitarbeiterschulung beginnt. Schulen Sie Ihr Team nicht an einem System, das noch nicht vollständig angebunden ist.
- Führen Sie eine Prüfung der Datenmigration durch: Überprüfen Sie, ob historische Reservierungen, Gästeprofile und Tarifpläne korrekt übertragen wurden. Fehler lassen sich hier vor dem Start deutlich leichter beheben als danach.
- Informieren Sie Ihr Team frühzeitig über die Einführung: Mitarbeitende, die in der Woche des Produktivstarts von einer Systemänderung erfahren, leisten am ehesten Widerstand. Geben Sie ihnen Kontext und einen Zeitplan und ermöglichen Sie ihnen, Fragen zu stellen.
Strukturieren Sie die Schulung nach Rollen, nicht nach Funktionen:
Nutzen Sie diese Aufteilung, um einen Schulungsplan zu erstellen, der dem tatsächlichen Bedarf jeder Gruppe entspricht:
| Rolle | Schulungsschwerpunkt | Format |
|---|---|---|
| RolleMitarbeitende an der Rezeption | SchulungsschwerpunktCheck-in, Check-out, Reservierungen, Zahlungsabwicklung | FormatPraxisorientiert, szenariobasiert |
| RolleLeitung der Zimmerreinigung | SchulungsschwerpunktAktualisierung des Zimmerstatus, Aufgabenverteilung, Berichterstattung | FormatKurze Anleitungen, tägliche Anwendung |
| RolleNachtrevisoren | SchulungsschwerpunktTagesabschluss, Abstimmung, Berichterstattung, Prüfprotokolle | FormatAngeleitete Übungen mit echten Daten |
| RolleErtragsmanager | SchulungsschwerpunktTarifverwaltung, OTA-Synchronisierung, Leistungsberichte | FormatVertiefende Schulungen |
| RolleLeitung IT oder Betrieb | SchulungsschwerpunktSystemeinstellungen, Benutzerberechtigungen, Fehlerbehebung | FormatTechnische Einführung durch den Anbieter |
Etablieren Sie von Anfang an Feedbackschleifen. Ich würde 30 und 60 Tage nach dem Produktivstart ein Gespräch mit der Leitung jeder Abteilung einplanen. Fragen Sie, was funktioniert, was Schwierigkeiten verursacht und welche Fragen an der Rezeption immer wieder auftauchen. Dieses Feedback zeigt Ihnen, wo Schulungslücken bestehen – und wo das System selbst möglicherweise angepasst werden muss.
Das Ergebnis dieses Schritts ist ein Team, das das PMS so nutzt, wie es konzipiert wurde, und nicht nur die Teile, die sich die Mitarbeitenden selbst erschlossen haben. Das macht aus einer guten Softwareentscheidung eine echte betriebliche Verbesserung.
Bereit, das richtige Hotel-PMS zu finden?
Sobald Sie die Anforderungen Ihrer Unterkunft ermittelt und potenzielle Anbieter in die engere Auswahl genommen haben, besteht der nächste Schritt darin, Angebote anzufordern, die Ihre betrieblichen Anforderungen, Integrationen und Ihr Budget berücksichtigen. Nutzen Sie meinen Leitfaden für eine RFP für Hotel-PMS, um Ihre Anforderungen zu strukturieren, die Antworten der Anbieter zu vergleichen und eine fundiertere Kaufentscheidung zu treffen.
