Hvad er en hotelreceptionschef?
En hotelreceptionschef fører tilsyn med receptionens drift og sikrer enestående gæsteoplevelser fra ankomst til afrejse. Vedkommende leder medarbejderne, håndterer reservationer, tager sig af gæsternes bekymringer og sikrer en gnidningsfri daglig drift.
De vigtigste ansvarsområder omfatter:
- Ledelse af receptionen, gæsteservice, reservationer og natrevisionsteams
- Håndtering af gæsternes indtjekning, klager og forespørgsler
- Oplæring og evaluering af receptionsmedarbejdere
- Håndtering af belægnings- og økonomirapporter
- Sikring af overholdelse af hotellets politikker og standarder
Nedenfor gennemgår jeg jobbeskrivelsen og ansvarsområderne for denne vigtige rolle inden for hotelledelse.
Hotelreceptionschef: Jobbeskrivelse
Stillingen som receptionschef eller receptionsansvarlig er en ledende rolle med stort ansvar. Vedkommende skal have stærke kommunikationsevner, gode lederevner og en reel evne til at inspirere og motivere sit team, ligesom i andre ledelsesroller inden for hotellets drift. Receptionschefer arbejder for at sikre, at hotellets gæsteoplevelse er enestående, fra det øjeblik gæsten træder ind på hotellets område.
Receptionschefen skal ikke kun sikre en fremragende kundeservice, men har også ansvaret for at lede receptionspersonalet, alt personale inden for gæsteservice samt medarbejdere inden for reservationer og natrevision. Vedkommende er i kontakt med gæsterne under indtjekningen og involveres i eventuelle gæsteklager og forespørgsler under hele deres ophold.
En stærk kandidat bør have gode evner til hurtig problemløsning og kunne håndtere flere opgaver på samme tid. Yderligere opgaver kan også omfatte belægningsrapporter og økonomirapporter.
Have an account? Log In
Hotelreceptionschefens ansvarsområder og opgaver
For at gøre det enkelt er her en liste over almindelige ansvarsområder, som de fleste receptionschefer vil have.
- Uddanner alle receptionister og assisterende ledere i receptionen.
- Deltager i udvælgelses- og interviewprocessen for alt receptionspersonale på hotellet samt andre ledende stillinger.
- Udarbejder vagtplaner for receptionister
- Fører tilsyn med arbejdsbelastningen under medarbejdernes vagter
- Evaluerer regelmæssigt arbejdsindsatsen hos alle receptionister og medarbejdere inden for gæsteservice.
- Vedligeholder arbejdsrelationer og sikrer tydelig kommunikation med alle afdelinger på hotellet, herunder hotellets direktør.
- Sørger for nøjagtige oplysninger om værelsernes status, at oplysningerne kommunikeres korrekt til de relevante teammedlemmer, og at de opdateres i lagerstyringssystemet
- Løser alle gæsteproblemer hurtigt og effektivt og sikrer gæsternes tilfredshed.
- Opdaterer oplysninger og krav vedrørende gruppebookinger. Videregiver oplysningerne til det relevante personale.
- Fører nøjagtigt regnskab med rapporten over kreditværelser.
- Modtager oplysninger fra lederne på den foregående vagt (receptionsledere og assisterende ledere i receptionen) og videregiver nøjagtige oplysninger til lederen på den næste vagt.
- Kontrollerer kassen og afstemmer alle ind- og udbetalinger samt verificerer indbetalingerne ved afslutningen af hver vagt.
- Vedligeholder alle politikker for kontanthåndtering, checkindløsning og kredit samt sikrer, at de overholdes.
- Afholder regelmæssigt planlagte møder for alt receptionspersonale.
- Overholder hotellets forpligtelser og standarder for hotellets drift over for gæsterne.
- Udarbejder medarbejdervurderinger og rapporter for hele receptionsafdelingen og rapporterer til personaleafdelingen efter behov
- Maksimerer værelsesomsætningen og belægningsprocenterne ved dagligt at gennemgå statusrapporter. Analyserer prisafvigelser og holder nøje øje med belægningsrapporterne.
- Holder øje med gæster med høje saldi og træffer passende foranstaltninger efter behov.
- Sikrer, at alle hotellets politikker og standarder overholdes af receptionspersonalet og i alle receptionsaktiviteter.
- Kan forstå og varetage alle aspekter af receptionsarbejdet, herunder hotellets computersystemer (såsom receptionssoftware, software til gæstekommunikation og systemer til vedligeholdelsesstyring) og kan generere rapporter og analyser efter behov.
- Udarbejder prognoserapporter for priser og belægning
- Sikrer, at medarbejderne altid er opmærksomme, venlige, hjælpsomme og høflige over for alle gæster, ledere og andre medarbejdere.
- Sørger rettidigt for alle VIP-gæsters anmodninger.
- Sikrer, at receptionen og gæsteservicestationerne er korrekt udstyret med de nødvendige forsyninger.
- Gennemgår de daglige receptionsrapporter, som udarbejdes af natrevisionen.
- Gennemgår dagligt gæsternes feedbackformularer.
- Vedligeholder et organiseret arkiveringssystem for al dokumentation og alle rapporter vedrørende medarbejdere og gæster.
- Udfører andre opgaver efter anvisning fra hotellets direktør.
Ansættelsesproces for en receptionsleder på et hotel
En af de vigtigste stillinger på et succesfuldt hotel er receptionslederen (også kaldet lederen af receptionen). Det er denne person, der kan være afgørende for, om hoteloplevelsen bliver god eller dårlig for jeres gæster.
Vedkommende er ikke kun ansvarlig for den daglige drift af receptionen og receptionsområdet, men spiller også en central rolle i skabelsen af kulturen blandt jeres medarbejdere med direkte gæstekontakt. En god receptionsleder kan være afgørende for trivslen, sundheden og engagementet hos medarbejderne med direkte gæstekontakt. Derfor er det en rolle, der kræver nøje overvejelse og en gennemtænkt proces i ansættelsesfasen.
Interview af kandidater
Hotel- og restaurationsbranchen er i høj grad en branche, hvor det personlige spiller en stor rolle. Når I leder efter den rette kandidat, vil interviewfasen være den vigtigste del af processen. I skal lære kandidaten at kende, før I går videre med ansættelsesprocessen. Det er også ganske almindeligt at indkalde kandidaten til flere interviews, før den endelige beslutning træffes.
Kandidaten har måske et imponerende CV, men kan vedkommende kommunikere godt? Kan vedkommende lide at få andre til at føle sig velkomne og godt tilpas? Har vedkommende en positiv indstilling? Kan vedkommende motivere et team af medarbejdere? Det er nogle af de ting, I kan finde ud af under de personlige interviews.
Når du skal finde en receptionschef, bør du lede efter en person, der ikke kun er professionel og erfaren, men som også er imødekommende, entusiastisk og empatisk over for gæsternes behov.
Spørgsmål, du kan stille ved en jobsamtale til en receptionschef på et hotel
Når du interviewer en kandidat, bør du stille åbne spørgsmål. Det vil hjælpe kandidaten med at åbne sig under samtalen, og det giver dig en bedre fornemmelse af, hvem personen er.
Her er nogle almindelige spørgsmål, som ofte stilles til kandidater til stillingen som receptionschef.
- Hvorfor vil du gerne arbejde på ______hotel?
- Hvad ved du om dette hotel? –Dette er et godt spørgsmål til at se, hvor meget forberedelse kandidaten har gjort sig, og hvor meget personen ønsker jobbet. Hvis en kandidat ikke rigtig ved noget om hotellet, viser det, at vedkommende ikke har foretaget nogen reel research, og at dit hotel ikke er anderledes for kandidaten end hotellet ved siden af. Du ønsker en kandidat, der virkelig ser værdien i at arbejde på dit hotel.
- Forklar, hvad gæsteservice betyder for dig
- Fortæl om en gang, hvor du overvandt en udfordring i dit arbejde.
- Hvad er dine styrker som leder?
- Beskriv en gang, hvor du skulle håndtere en vred gæst.
- Hvordan ville du håndtere en situation, hvor du ikke var i stand til at løse en gæsts problem?
- Beskriv en gang, hvor du leverede en enestående service til en gæst.
- Hvilke strategier ville du bruge til at skabe en stærk følelse af sammenhold blandt dine medarbejdere? – Dette er et vigtigt spørgsmål. Du ønsker et stærkt, sundt og godt arbejdsmiljø, og det er vigtigt at vide, hvordan kandidaten vil fremme det.
- Hvornår kan du begynde? – Dette kan afsløre meget om en kandidat. Hvis personen arbejder på et hotel i øjeblikket, siger det meget om vedkommende, hvis han eller hun ønsker at give sin nuværende arbejdsgiver en passende frist. Hvis personen derimod arbejder på et hotel og ikke giver hotellet tilstrækkeligt varsel, kan det være et advarselstegn med hensyn til vedkommendes ærlighed eller den måde, personen kan tænkes at behandle dit hotel på i fremtiden.
- Har du allerede planlagt ferie? – Det kan være nyttigt at vide, om kandidaten har planlagt en fire måneder lang rejse til Bali.
En tydelig ansættelsesproces
Sørg for, at ansættelsesprocessen er tydelig. Du bør få mest muligt ud af din tid ved at planlægge flere samtaler på én dag. Hvis andre ledere også ønsker at interviewe kandidaten, vil du ikke have, at processen trækker ud i ugevis. Du bør også overveje, hvor lang tid kandidaten skal give sin nuværende arbejdsgiver, når vedkommende siger op.
Hvis din virksomhed foretager baggrundstjek, bør du sætte dem i gang umiddelbart efter samtaleforløbet.
More Articles
Løn
Når det gælder løn, spiller mange faktorer ind. Hvor stor er virksomheden? Hvor meget uddannelse og erfaring har ansøgeren? Er virksomheden placeret i en by eller en kystby? Det afhænger også af det budget, hotellet har fastlagt. I øjeblikket ligger den gennemsnitlige løn for en receptionschef på mellem $55,000- $60,000 USD.
Konklusion
"Det tager år med langsomt arbejde at skabe et team, der er konsekvent i sine værdier, tror på filosofien og er parat til at udføre sit arbejde, samtidig med at det følger den etiske adfærd, som filosofien indebærer: Gør det rigtige, og sørg for, at du ikke går på kompromis med princippet i den måde, du behandler alle på – dine leverandører, dine kunder, dine partnere og dine håndværkere, der arbejder der."
– Isadore Sharp, grundlægger af Four Seasons
Ligesom mennesker er heller ikke alle ledere skabt ens. Stillingen som receptionschef er afgørende for dit hotel, og personen spiller en vigtig rolle for både kulturen og succesen.
Så overvej grundigt, når du ansætter og rekrutterer til denne stilling. Hvis du ikke kan finde den perfekte kandidat, kan den kandidat, du har fundet, så oplæres? Er kandidaten entusiastisk omkring stillingen og arbejdet på din virksomhed? Føler du, at kandidaten kan føre hotellets værdier og vision ud i livet og fastholde dem? Det er alt sammen spørgsmål, du bør overveje, når du træffer dine endelige beslutninger.
Jeg vil meget gerne høre dine tanker om dette! Har du nogle vigtige spørgsmål til jobsamtalen, som har hjulpet dig med at vurdere, om en kandidat var det rette match eller ej?
