Hvad er en hotelreceptionschef?
En hotelreceptionschef fører tilsyn med receptionens drift og sikrer en fremragende gæsteoplevelse fra ankomst til afrejse. Vedkommende leder medarbejderne, administrerer reservationer, håndterer gæsternes bekymringer og sikrer en problemfri daglig drift.
De vigtigste ansvarsområder omfatter:
- Ledelse af receptionen, gæsteservice, reservationer og nattekontrolteam
- Håndtering af gæsternes indtjekning, klager og forespørgsler
- Oplæring og evaluering af receptionsmedarbejdere
- Administration af belægnings- og økonomirapporter
- Sikring af overholdelse af hotellets politikker og standarder
Nedenfor gennemgår jeg jobbeskrivelsen og ansvarsområderne for denne vigtige rolle inden for hotelledelse.
Hotelreceptionschef: Jobbeskrivelse
Stillingen som receptionschef eller receptionsansvarlig er en betydningsfuld lederrolle. Vedkommende skal have stærke kommunikationsevner og lederevner samt en reel evne til at inspirere og motivere sit team på samme måde som i andre lederroller inden for hotellets drift. Receptionschefer arbejder for at sikre, at hotellets gæsteoplevelse er fremragende, fra det øjeblik gæsten træder ind på hotellets område.
Receptionschefen skal ikke kun sikre en fremragende kundeservice, men har også ansvaret for at lede receptionspersonalet, alle medarbejdere inden for gæsteservice, reservationspersonalet og personalet med ansvar for nattekontrol. Vedkommende interagerer med gæsterne under indtjekningen og håndterer eventuelle gæsteklager og forespørgsler under hele deres ophold.
En stærk kandidat bør have gode evner til hurtigt at løse problemer og kunne håndtere flere opgaver samtidigt. Yderligere opgaver kan også omfatte belægningsrapporter og økonomirapporter.
Have an account? Log In
Hotelreceptionschefens ansvar og opgaver
For at gøre det enkelt er her en liste over almindelige ansvarsområder, som de fleste receptionschefer vil have.
- Uddan alle receptionister og assisterende receptionschefer.
- Deltager i udvælgelses- og interviewprocessen for alle medarbejdere i hotellets reception samt andre ledende roller.
- Udarbejder vagtplaner for receptionister
- Fører tilsyn med arbejdsbyrden under medarbejdernes vagter
- Evaluerer regelmæssigt arbejdsindsatsen hos alle receptionister og medarbejdere inden for gæsteservice.
- Vedligeholder arbejdsrelationer og tydelig kommunikation med alle afdelinger på hele hotellet, herunder hotelchefen.
- Sørger for nøjagtige oplysninger om værelsernes status, at de kommunikeres korrekt til de relevante teammedlemmer og opdateres i lagerstyringssystemet
- Løser alle gæsteproblemer hurtigt og effektivt og sikrer gæsternes tilfredshed.
- Opdaterer oplysninger om gruppebookinger og krav. Videregiver oplysningerne til det relevante personale.
- Fører nøjagtigt regnskab med rapporten over kreditværelser.
- Modtager oplysninger fra lederne på den foregående vagt (receptionsledere, assisterende receptionschefer) og videregiver nøjagtige oplysninger til lederen på den næste vagt.
- Kontrollerer kassen og saldoerne for alle ind- og udbetalinger og verificerer indbetalingerne ved afslutningen af hver vagt.
- Vedligeholder alle politikker for kontanthåndtering, checkindløsning og kredit samt sikrer, at de overholdes.
- Afholder regelmæssigt planlagte møder for alle medarbejdere i receptionen.
- Overholder hotellets driftsforpligtelser og standarder over for gæsterne.
- Udarbejder medarbejdervurderinger og rapporter for hele receptionsafdelingen og rapporterer til personaleafdelingen efter behov
- Maksimerer værelsesomsætningen og belægningsprocenterne ved dagligt at gennemgå statusrapporter. Analyserer prisafvigelser og holder nøje øje med belægningsrapporterne.
- Overvåger gæster med høje saldi og træffer passende foranstaltninger efter behov.
- Sikrer, at alle hotellets politikker og standarder overholdes af receptionspersonalet og i alle receptionens arbejdsprocesser.
- Kan forstå og varetage alle aspekter af receptionsarbejdet, herunder hotellets computersystemer (såsom receptionssoftware, software til gæstekommunikation og systemer til vedligeholdelsesstyring) og kan generere rapporter og analyser efter behov.
- Udarbejder prognoserapporter for priser og belægning
- Sikrer, at medarbejderne altid er opmærksomme, venlige, hjælpsomme og høflige over for alle gæster, ledere og andre medarbejdere.
- Imødekommer alle VIP-gæsters ønsker rettidigt.
- Sikrer, at receptionens og gæsteservicens arbejdsstationer er korrekt udstyret med de nødvendige forsyninger.
- Gennemgår daglige receptionsrapporter, som udarbejdes af natrevisoren.
- Gennemgår dagligt gæsternes feedbackformularer.
- Vedligeholder et organiseret arkiveringssystem for al dokumentation og alle rapporter vedrørende medarbejdere og gæster.
- Udfører andre opgaver efter anvisning fra hotelchefen.
Ansættelsesproces for en hotelreceptionschef
En af de vigtigste stillinger på et succesfuldt hotel er hotellets receptionschef (også kaldet receptionsleder). Det er denne person, der kan være afgørende for, om gæsternes hoteloplevelse bliver en succes eller en fiasko.
Vedkommende er ikke kun ansvarlig for den daglige drift af receptionen og receptionsområdet, men spiller også en central rolle i at skabe kulturen blandt medarbejderne i den direkte gæstekontakt. En god receptionschef kan være afgørende for trivslen, sundheden og engagementet hos medarbejderne i den direkte gæstekontakt. Derfor er det en rolle, der kræver nøje overvejelse og en veltilrettelagt proces i ansættelsesfasen.
Interview af kandidaten
Hotel- og restaurationsbranchen er i høj grad præget af personlige relationer. Når du leder efter den rette kandidat, vil interviewfasen være den vigtigste del. Du ønsker at lære kandidaten at kende, før du går videre med ansættelsesprocessen. Det er også ganske almindeligt at indkalde kandidaten til flere interviews, før den endelige beslutning træffes.
Kandidaten har måske et imponerende CV, men kan vedkommende kommunikere godt? Kan vedkommende lide at få andre til at føle sig velkomne og godt tilpas? Har vedkommende en positiv indstilling? Kan vedkommende motivere et team af medarbejdere? Det er nogle af de ting, du kan finde ud af under ansigt til ansigt-interviewene.
Når du skal finde en receptionsleder, bør du lede efter en person, som ikke kun er professionel og erfaren, men som også er imødekommende, entusiastisk og empatisk over for gæsternes behov.
Spørgsmål, du kan stille ved en jobsamtale til en receptionsleder på et hotel
Når du interviewer en kandidat, bør du stille åbne spørgsmål. Det hjælper kandidaten med at åbne sig under samtalen, og det giver dig en bedre fornemmelse af, hvem de er.
Her er nogle almindelige spørgsmål, som ofte stilles til kandidater til stillingen som receptionsleder.
- Hvorfor vil du gerne arbejde på ______hotel?
- Hvad ved du om dette hotel? –Dette er et godt spørgsmål til at se, hvor meget forberedelse kandidaten har gjort sig, og hvor meget de ønsker jobbet. Hvis en kandidat ikke rigtig ved ret meget om hotellet, viser det, at de ikke har undersøgt det ordentligt, og at dit hotel ikke er anderledes for dem end hotellet ved siden af. Du ønsker en kandidat, der virkelig ser værdien i at arbejde på dit hotel.
- Forklar, hvad gæstfrihed betyder for dig
- Fortæl om en gang, hvor du overvandt en udfordring i dit arbejde.
- Hvad er dine styrker som leder?
- Beskriv en gang, hvor du skulle håndtere en vred gæst.
- Hvordan ville du håndtere en situation, hvor du ikke var i stand til at løse en gæsts problem?
- Beskriv en gang, hvor du leverede en ekstraordinær service til en gæst.
- Hvilke strategier ville du bruge til at skabe en stærk følelse af fællesskab blandt dine medarbejdere? – Dette er et vigtigt spørgsmål. Du ønsker et stærkt, sundt og lykkeligt arbejdsmiljø, og det er vigtigt at vide, hvordan kandidaten vil fremme det.
- Hvornår kan du begynde? – Dette kan afsløre meget om en kandidat. Hvis de arbejder på et hotel i øjeblikket, siger det meget om dem, hvis de ønsker at give deres nuværende arbejdsgiver en rimelig opsigelsesperiode. Hvis de omvendt arbejder på et hotel og ikke giver dette hotel tilstrækkeligt varsel, kan det være et advarselstegn i forhold til deres ærlighed eller om, hvordan de måske vil behandle dit hotel i fremtiden.
- Har du allerede planlagt ferie? – Det kan være nyttigt at vide, om kandidaten har planlagt en fire måneder lang rejse til Bali.
En klar ansættelsesproces
Sørg for, at ansættelsesprocessen er tydelig. Du vil gerne få mest muligt ud af din tid ved at planlægge flere samtaler på én dag, især hvis andre ledere også ønsker at interviewe kandidaten. Du ønsker ikke, at processen skal trække ud i ugevis. Du bør også overveje, hvor meget tid kandidaten skal give sin nuværende arbejdsgiver, når vedkommende siger op.
Hvis din virksomhed foretager baggrundstjek, bør du sætte dem i gang umiddelbart efter samtaleprocessen.
More Articles
Løn
Når det kommer til løn, spiller mange faktorer ind. Hvor stor er virksomheden? Hvor meget uddannelse og erfaring har ansøgeren? Ligger virksomheden i en by eller i en kystby? Det afhænger også af det budget, hotellet har fastsat. I øjeblikket ligger den gennemsnitlige løn for en receptionsleder mellem $55,000- $60,000 USD.
Konklusion
"Det tager årevis med langsomt arbejde at skabe et team, der er konsekvent i sine værdier, tror på filosofien og er parat til at udføre sit arbejde, samtidig med at det følger den etiske adfærd, som filosofien indebærer: Gør det rigtige, og sørg for, at du ikke går på kompromis med princippet i den måde, du behandler alle på – dine leverandører, dine kunder, dine partnere og de håndværkere, der arbejder der."
– Isadore Sharp, grundlægger af Four Seasons
Ligesom mennesker er heller ikke alle ledere skabt lige. Stillingen som receptionsleder er afgørende for dit hotel, og personen er en vigtig del af kulturen og succesen.
Så vær omhyggelig, når du ansætter og rekrutterer til denne stilling. Hvis du ikke kan finde den perfekte kandidat, er den kandidat, du har fundet, så lærenem? Er kandidaten entusiastisk omkring stillingen og arbejdet på din virksomhed? Føler du, at kandidaten kan føre hotellets værdier og vision ud i livet og fastholde dem? Det er alt sammen spørgsmål, du bør overveje, når du træffer dine endelige beslutninger.
Jeg vil meget gerne høre dine tanker om dette! Har du nogle vigtige spørgsmål til jobsamtalen, som har hjulpet dig med at vurdere, om en kandidat var det rette match eller ej?
