Forestil dig, at du planlægger en stor familiesammenkomst i en by, du aldrig har besøgt. Du vil gerne have, at alle får en fantastisk oplevelse, bor på gode steder og nyder det, byen har at byde på, men der er ét problem – du ved ikke, hvor du skal begynde. Det er her, et CVB, eller konventions- og besøgsbureau, kommer ind i billedet. Tænk på et CVB som byens velkomstkomité og eventplanlægger samlet i én.

Ligesom den slægtning, der kender alle de bedste steder og kan arrangere en fantastisk udflugt, er CVB'er eksperter i at vejlede besøgende, planlægge arrangementer og sætte dig i forbindelse med alle de lokale virksomheder, der får et arrangement til at lykkes. Med mange års erfaring i at hjælpe mennesker som dig er de den oplagte ressource, når enhver rejse eller sammenkomst i en ny by skal gøres så problemfri og fornøjelig som muligt.

I denne artikel gennemgår jeg præcis, hvad et CVB er, hvordan det fungerer, og hvorfor det er en så stærk samarbejdspartner, når man planlægger arrangementer og besøg.

Hvad er et konventions- og besøgsbureau (CVB)?

Et konventions- og besøgsbureau, eller CVB, er en organisation, der promoverer en by eller destination som et sted, man kan besøge, afholde arrangementer eller deltage i kongresser. CVB'er samarbejder med lokale virksomheder, hoteller og andre attraktioner for at fremme turisme og forretningsrejser. Ved at bringe mennesker til området hjælper CVB'er med at styrke den lokale økonomi og støtte forskellige virksomheder, lige fra hoteller til restauranter og lokale butikker.

Hvordan fungerer et konventions- og besøgsbureau?

Et CVB finansieres hovedsageligt gennem en kombination af lokale skatter, medlemskontingenter fra virksomheder og nogle gange tilskud. De opkræver ikke betaling direkte fra besøgende; i stedet bruger de disse midler til at markedsføre destinationen, promovere arrangementer og tilbyde tjenester til rejsende og arrangører. CVB-teamet består typisk af eksperter inden for markedsføring, arrangementer og turisme, som fokuserer på at fremhæve det, der gør deres destination unik. De tilbyder ressourcer som guider, kort og lokal information for at gøre planlægning og besøg lettere for turister og arrangører.

Forskellen mellem et CVB, DMO og DMC

Selvom CVB'er, DMO'er (organisationer for destinationsmarkedsføring) og DMC'er (virksomheder for destinationsadministration) kan virke ens, har de forskellige roller:

• CVB (konventions- og besøgsbureau): Fokuserer primært på at promovere en by eller et område som turist- og arrangementsdestination. Deres opgave er at tiltrække besøgende og styrke den lokale økonomi.
• DMO (organisation for destinationsmarkedsføring): En DMO minder meget om et CVB, men har et bredere fokus på at markedsføre destinationen over for en større målgruppe, som nogle gange også omfatter internationale besøgende. DMO'er fører ofte tilsyn med al turismemarkedsføring, herunder CVB'ernes.
• DMC (virksomhed for destinationsadministration): En DMC er en privat virksomhed, der hjælper arrangører med lokale tjenester som indkvartering, transport og aktiviteter. De arbejder direkte sammen med arrangørerne for at sikre, at arrangementerne forløber problemfrit.

Kort sagt arbejder CVB'er og DMO'er primært med at promovere området, mens DMC'er fokuserer på logistikken i forbindelse med individuelle arrangementer og ture.

Join our Community

Keep up with the hotel management community!

Get Free Access

Have an account? Log In

Hvorfor CVB'er er vigtige for hoteller

CVB'er spiller en vigtig rolle i at hjælpe hoteller med at tiltrække gæster. Ved at markedsføre destinationen som helhed hjælper de indirekte hoteller med at øge antallet af bookinger, især under arrangementer, kongresser og travle rejsesæsoner.

CVB'er arbejder hårdt på at gøre området mere attraktivt, hvilket fører til højere belægningsprocenter på de nærliggende hoteller. De giver hoteller vigtige data, tendenser og prognoser om turismen i området, så hotelledere kan træffe bedre beslutninger om priser, tjenester og kampagner.

Fordele ved at samarbejde med et CVB

Efter min erfaring er her de mest betydningsfulde fordele ved at samarbejde med lokale CVB'er:

1. Lokalkendskab: CVB'er har indgående kendskab til området, fra skjulte perler til populære steder, og hjælper dig med at få mest muligt ud af destinationen.
2. Støtte til eventplanlægning: De tilbyder gratis hjælp til planlægning af events, fra anbefalinger af steder til kontakt til leverandører, hvilket forenkler logistikken.
3. Adgang til lokale netværk: CVB'er sætter dig i kontakt med lokale leverandører, steder og tjenester, så du sparer tid på at finde pålidelige samarbejdspartnere.
4. Promoveringshjælp: Mange CVB'er tilbyder markedsføringsmaterialer, besøgs­guider og onlinepromovering for at øge deltagelsen i events og synligheden.
5. Besparelser: CVB'er tilbyder ofte gratis eller rabatterede tjenester, som kan hjælpe med at reducere planlægnings- og driftsomkostninger.
6. Markedsføring af destinationen: CVB'er markedsfører aktivt deres by, hvilket tiltrækker flere turister og deltagere og indirekte gavner dit event eller din virksomhed.
7. Tilpassede anbefalinger: De giver skræddersyede forslag baseret på din gruppes præferencer, så I får en mere engagerende oplevelse.
8. Grupperabatter: Gennem deres partnerskaber kan CVB'er sikre grupperater og særlige tilbud, der reducerer omkostningerne til indkvartering og aktiviteter.
9. Support på stedet: Mange CVB'er tilbyder assistance på stedet under events, så alt forløber problemfrit, og behov i sidste øjeblik bliver håndteret.
10. Besøgsservice: CVB'er stiller ressourcer som kort, brochurer og lokal indsigt til rådighed, så deltagerne får en problemfri og behagelig oplevelse.

At samarbejde med en CVB er som at have en personlig guide og eventassistent, der gør processen nemmere og mere vellykket fra start til slut.

Sådan kan hoteller samarbejde med CVB'er

Hoteller kan drage fordel af tætte partnerskaber med CVB'er ved at dele information og samarbejde om promovering. CVB'er afholder ofte events og initiativer, som hoteller kan deltage i, såsom byomfattende kongresser eller højtidsarrangementer.

Ved at deltage kan hoteller opnå synlighed blandt potentielle besøgende og få flere bookinger. Hoteller kan også dele oplysninger om deres faciliteter, kommende kampagner og særlige tilbud med CVB'er, så de kan hjælpe med at promovere disse muligheder over for rejsende, der ankommer til området.

Denne form for partnerskab sikrer, at både hotellet og CVB'en arbejder sammen om at tiltrække gæster. En CVB kan:

1. Promovere dit hotel over for potentielle besøgende ved at inkludere det i markedsføringsmaterialer for destinationen.
2. Levere turismedata om besøgstendenser, så hoteller kan tilpasse deres tilbud.
3. Facilitere partnerskaber med lokale virksomheder, hvilket kan føre til pakker eller kampagner, der appellerer til turister.
4. Hjælpe under events og kongresser ved at dele oplysninger om dit hotel som indkvarteringsmulighed for store grupper.
5. Tilbyde oplæring og support til hotellets personale om kundeservice og kendskab til destinationen, så gæsterne får en positiv oplevelse.

CVB'er er en stærk ressource for hoteller, der ønsker at tiltrække flere besøgende og forbedre gæsteoplevelsen.

10 råd til samarbejde med et konventions- og besøgsbureau

1. Præsenter dit hotels unikke kvaliteter: Sørg for, at CVB'en ved, hvad der adskiller dit hotel fra andre, lige fra faciliteter til fordelene ved beliggenheden.
2. Deltag i promovering af destinationen: Deltag i alle promoveringsaktiviteter, som CVB'en tilbyder, såsom sæsonkampagner eller besøgs­guider.
3. Del besøgsdata og indsigt: Hvis det er muligt, kan du dele data med CVB'en for at hjælpe dem med bedre at forstå, hvilken type gæster du tiltrækker, og hvad de søger.
4. Deltag i CVB-møder og events: Ved at være aktiv sammen med CVB'en holder du dig orienteret om tendenser og skaber værdifulde kontakter.
5. Samarbejd om pakker og tilbud: Arbejd sammen med CVB'en og lokale virksomheder om at skabe pakker, der tiltrækker flere besøgende.
6. Orienter CVB'en om renoveringer eller ændringer på hotellet: Hvis du opgraderer faciliteter eller tilføjer nye faciliteter, skal du informere CVB'en, så de kan promovere opdateringerne.
7. Lever indhold til CVB'ens markedsføring: Tilbyd fotos, videoer eller særlige oplysninger til CVB'en, så de kan fremhæve dit hotel i deres materialer.
8. Vær vært for events sponsoreret af CVB'en: Hvis CVB'en har brug for et sted til et event, kan du tilbyde dine lokaler for at øge eksponeringen og engagere dig mere i lokalsamfundet.
9. Tilbyd support i forbindelse med gæsteservice: Sørg for, at dit personale er fortroligt med lokalområdet og CVB'ens ressourcer, så de kan hjælpe gæsterne med information.
10. Hold kommunikationen åben: Følg regelmæssigt op med CVB'en for at drøfte, hvordan I kan forbedre jeres partnerskab og tiltrække flere gæster.

Ved at samarbejde effektivt med en CVB kan dit hotel opnå en konkurrencemæssig fordel ved at øge synligheden og tiltrække flere gæster hele året. Ved at indgå partnerskab med en CVB kan du få mest muligt ud af de muligheder, din destination har at tilbyde.

Ofte stillede spørgsmål om CVB og hotel- og turismebranchen

Her er nogle yderligere spørgsmål og svar, der er relevante for det aktuelle emne. 

Hvad gør en destination attraktiv for fritidsrejsende?

Destinationer, der tilbyder unikke lokale seværdigheder, levende lokalsamfund og en velfungerende turistbranche, tiltrækker ofte fritidsrejsende. Et turistbureau spiller ofte en central rolle i promoveringen af disse seværdigheder og i formidlingen af oplysninger om kulturelle begivenheder, vartegn, spisesteder og andre oplevelser, der appellerer til besøgende. Stærke forbindelser til lokalsamfundet bidrager også til at skabe autentiske oplevelser, der øger tiltrækningskraften for fritidsrejsende, som søger mindeværdige ferier.

Hvordan kan mødeplanlæggere finde de bedste lokaler og tjenester til erhvervsarrangementer for grupper?

Mødeplanlæggere kan vurdere egnede mødelokaler ud fra arrangementets størrelse og særlige behov, såsom kapacitet til messer, grupperum og tekniske krav. Ved at deltage i introduktionsture (familiariseringsture) til mødestederne får planlæggerne mulighed for selv at se de forskellige muligheder. Ved at sende en anmodning om tilbud (RFP) kan planlæggerne indhente specifikke oplysninger om priser, faciliteter og logistik, hvilket gør det lettere at vurdere, hvilken løsning der passer bedst. Effektivt samarbejde mellem planlæggere og ansvarlige for mødestederne er afgørende, og en fast kontaktperson på stedet sikrer smidig kommunikation og støtte gennem hele planlægningsprocessen.

Hvordan kan markedsføringskampagner øge synligheden og engagementet for virksomheder inden for turisme og hotelbranchen?

Markedsføringskampagner inden for turisme og hotelbranchen bør udformes, så de fremhæver de vigtigste salgsargumenter, såsom seværdigheder og faciliteter, samtidig med at de imødekommer målgruppens præferencer. Investering i koordinerede markedsføringsindsatser, der anvender digitale kanaler, sociale medier og traditionel annoncering, øger rækkevidden. Tilbud om incitamenter, såsom særlige rabatter eller loyalitetsfordele, kan yderligere tilskynde til bookinger og øge engagementet, hvilket gør kampagnerne mere effektive. Sådanne indsatser øger ikke kun synligheden, men skaber også stærkere forbindelser til potentielle kunder.

Hvilken rolle spiller nonprofitorganisationer i støtten til lokale turismeinitiativer?

Almennyttige organisationer og nonprofitorganisationer spiller en væsentlig rolle i styrkelsen af turismen ved at fremme bæredygtige praksisser, bevare kulturarven og skabe partnerskaber i lokalsamfundet. Disse organisationer arbejder ofte tæt sammen med udbydere og lokale myndigheder og kan bidrage til at koordinere ressourcer og ekspertise for at støtte udviklingen af turismen. De kan også organisere og finansiere projekter, der tiltrækker besøgende, støtter virksomheder og stimulerer lokale økonomier, hvilket styrker den overordnede struktur, der understøtter turismen i området.

Hvad nu?

Glem ikke at gå på opdagelse på siden efter flere gode tips, skabeloner og værktøjer til hotelledelse. Du kan også tilmelde dig The Hotel GM-nyhedsbrevet og få eksperttips direkte i din indbakke!