Hotellreceptionschef: komplett rekryteringsguide + lön
Vad är en hotellreceptionschef?
En hotellreceptionschef övervakar receptionens verksamhet och säkerställer enastående gästupplevelser från ankomst till avresa. Personen leder personalen, hanterar bokningar, bemöter gästernas frågor och problem samt ser till att den dagliga verksamheten fungerar smidigt.
Viktiga ansvarsområden omfattar:
- Att leda team inom reception, gästservice, bokningar och nattrevision
- Att hantera gästers incheckningar, klagomål och frågor
- Att utbilda och utvärdera receptionspersonal
- Att hantera beläggnings- och ekonomiska rapporter
- Att säkerställa att hotellets policyer och standarder följs
Nedan går jag igenom arbetsbeskrivningen och ansvarsområdena för denna viktiga roll inom hotelladministration.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hotellreceptionschef: arbetsbeskrivning
Rollen som receptionschef eller receptionsansvarig är en viktig ledarskapsroll. Personen måste ha god kommunikativ förmåga, ledaregenskaper och en verklig förmåga att inspirera och motivera sitt team, på samma sätt som i andra ledarroller inom hotellverksamhet. Receptionschefer arbetar för att säkerställa att hotellets gästupplevelse är enastående från det ögonblick gästen kliver in på hotellet.
Receptionschefen ser inte bara till att kundservicen håller hög kvalitet, utan ansvarar även för att leda receptionspersonalen, all personal inom gästservice, bokningspersonalen och personalen för nattrevision. Personen möter gäster under incheckningen och hanterar eventuella gästklagomål och frågor under deras vistelse.
En stark kandidat bör ha god problemlösningsförmåga och kunna hantera flera uppgifter samtidigt. Ytterligare arbetsuppgifter kan även omfatta beläggningsrapporter och ekonomiska rapporter.
Hotellreceptionschefens ansvarsområden & arbetsuppgifter
För enkelhetens skull finns här en lista över vanliga ansvarsområden som de flesta receptionschefer har.
- Utbilda all receptionspersonal och biträdande receptionschefer.
- Deltar i urvals- och intervjuprocessen för all receptionspersonal och andra arbetsledande roller på hotellet.
- Skapa scheman för receptionspersonal
- Övervakar arbetsbelastningen under de anställdas arbetspass
- Utvärderar regelbundet arbetsinsatsen hos all receptionspersonal och personal inom gästservice.
- Upprätthåller arbetsrelationer och tydlig kommunikation med alla avdelningar på hotellet, inklusive hotelldirektören.
- Håller korrekt information om rummens status och ser till att den kommuniceras korrekt till berörda teammedlemmar och uppdateras i lagerhanteringssystemet
- Löser alla gästproblem snabbt och effektivt och säkerställer gästernas tillfredsställelse.
- Uppdaterar all information och alla krav för gruppbokningar. Vidarebefordrar informationen till berörd personal.
- För noggrann redovisning av rapporten över kreditrum.
- Tar emot information från föregående skiftchefer (receptionsansvariga och biträdande receptionschefer) och rapporterar korrekt information till nästa skiftchef.
- Kontrollerar växelkassan och saldona för alla in- och utgående transaktioner samt verifierar insättningarna i slutet av varje arbetspass.
- Upprätthåller alla riktlinjer för kontanthantering, inlösen av checkar och krediter samt ser till att de följs.
- Genomför regelbundet schemalagda möten för all receptionspersonal.
- Upprätthåller hotellverksamhetens åtaganden och standarder gentemot gästerna.
- Förbereder prestationsbedömningar och rapporter för hela receptionsavdelningen samt rapporterar till personalavdelningen vid behov
- Maximera rumsintäkter och beläggningsgrad genom att dagligen granska statusrapporter. Analyserar prisavvikelser och följer beläggningsrapporter noggrant.
- Övervakar gäster med höga saldon och vidtar lämpliga åtgärder vid behov.
- Säkerställer att alla hotellregler och standarder följs av receptionspersonalen och i hela receptionsverksamheten.
- Kan förstå och hantera alla delar av receptionsverksamheten, inklusive hotellets datorsystem (såsom receptionsprogramvara, programvara för gästkommunikation och system för underhållshantering) samt kan skapa rapporter och analyser vid behov.
- Förbereder prognosrapporter för priser och beläggning
- Säkerställer att de anställda alltid är uppmärksamma, vänliga, hjälpsamma och artiga mot alla gäster, chefer och andra anställda.
- Hanterar alla önskemål från VIP-gäster på ett snabbt och effektivt sätt.
- Ser till att receptionens och gästservicens arbetsstationer är ordentligt utrustade med de förnödenheter som behövs.
- Granskar dagliga receptionsrapporter som skapats av nattrevisorn.
- Granskar dagligen formulär med gästfeedback.
- Upprätthåller ett organiserat arkiveringssystem för all dokumentation och alla rapporter som rör anställda och gäster.
- Utför andra arbetsuppgifter enligt hotelldirektörens önskemål.
Anställningsprocess för en hotellreceptionschef
En av nyckelpositionerna på ett framgångsrikt hotell är hotellreceptionschefen (även kallad receptionschef). Det är denna person som kan avgöra om gästernas hotellupplevelse blir lyckad eller misslyckad.
De ansvarar inte bara för den dagliga driften av receptionen och mottagningsområdet, utan spelar också en viktig roll i att skapa kulturen bland dina medarbetare i den kundnära verksamheten. En bra receptionschef kan vara avgörande för trivseln, välmåendet och engagemanget hos dessa medarbetare. Därför är det en roll som kräver noggrant övervägande och en genomtänkt process under rekryteringen.
Intervjua kandidater
Besöksnäringen är i hög grad en relationsinriktad bransch. När du letar efter rätt kandidat blir intervjustadiet den viktigaste delen. Du vill lära känna kandidaten innan du går vidare med anställningsprocessen. Det är också ganska vanligt att kalla tillbaka kandidaten till flera intervjuer innan det slutliga beslutet fattas.
De kan ha ett mycket imponerande CV, men kan de kommunicera väl? Tycker de om att få andra att känna sig välkomna och bekväma? Har de en positiv inställning? Kan de motivera ett team av anställda? Det här är några av de saker du kan ta reda på under intervjuerna ansikte mot ansikte.
När du söker en receptionschef vill du hitta någon som inte bara är professionell och erfaren, utan också tillmötesgående, entusiastisk och empatisk gentemot gästernas behov.
Frågor att ställa vid en intervju för receptionschef på hotell
När du intervjuar en kandidat bör du ställa öppna frågor. Det hjälper kandidaten att öppna sig under intervjun och ger dig en bättre uppfattning om vem personen är.
Här är några vanliga frågor som ofta ställs till kandidater för tjänsten som receptionschef.
- Varför vill du arbeta på ______hotell?
- Vad vet du om det här hotellet? –Det här är en bra fråga för att se hur mycket förarbete kandidaten har gjort och hur gärna personen vill ha jobbet. Om en kandidat inte vet särskilt mycket om hotellet visar det att personen inte har gjort någon egentlig efterforskning, och att ditt hotell inte skiljer sig från hotellet bredvid. Du vill ha en kandidat som verkligen ser värdet i att arbeta på ditt hotell.
- Förklara vad gästfrihet betyder för dig.
- Berätta om ett tillfälle då du övervann en utmaning i ditt arbete.
- Vilka är dina styrkor som chef?
- Beskriv ett tillfälle då du behövde hantera en arg gäst.
- Hur skulle du hantera en situation där du inte kunde lösa en gästs problem?
- Beskriv ett tillfälle då du gav en gäst exceptionell service.
- Vilka strategier skulle du använda för att skapa en stark känsla av kamratskap bland personalen? – Det här är en viktig fråga. Du vill ha en stark, sund och trivsam arbetsmiljö, och det är viktigt att veta hur kandidaten skulle bidra till att skapa den.
- När kan du börja? – Det här kan avslöja mycket om en kandidat. Om personen arbetar på ett hotell för närvarande säger det mycket om kandidaten om personen vill ge sin nuvarande arbetsgivare rimligt med tid. På samma sätt kan det vara en varningssignal om personen arbetar på ett hotell men inte ger det hotellet tillräckligt med uppsägningstid, både när det gäller personens ärlighet och hur kandidaten kan komma att behandla ditt hotell i framtiden.
- Har du redan planerat någon semester? – Det kan vara bra att veta om kandidaten har planerat en fyramånadersresa till Bali.
Tydlig rekryteringsprocess
Se till att rekryteringsprocessen är tydlig. Du vill använda din tid på bästa sätt genom att schemalägga flera intervjuer under samma dag. Särskilt om andra chefer också vill intervjua kandidaten vill du inte att processen ska dra ut på tiden i veckor efter veckor. Du bör också ta hänsyn till hur lång uppsägningstid kandidaten behöver ge sin nuvarande arbetsgivare.
Om din verksamhet genomför bakgrundskontroller bör du sätta igång med dem omedelbart efter intervjuprocessen.
Lön
När det gäller lön spelar många faktorer in. Hur stor är verksamheten? Hur mycket utbildning och erfarenhet har den sökande? Ligger verksamheten i en stad eller i en kustort? Det beror också på vilken budget hotellet har fastställt. För närvarande ligger genomsnittslönen för en receptionschef på mellan $55,000- $60,000 USD.
Slutsats
"Det tar år av långsamt arbete att skapa ett team som är konsekvent i sina värderingar, tror på filosofin och är berett att utföra sitt arbete samtidigt som det följer det etiska beteende som filosofin innebär: att göra det rätta och se till att man inte kompromissar med principen i hur man behandlar alla – sina leverantörer, kunder, partner och yrkespersoner som arbetar där."
– Isadore Sharp, grundare av Four Seasons
Precis som människor är inte alla chefer skapade lika. Tjänsten som receptionschef är en viktig tjänst på ditt hotell, och personen spelar en stor roll för kulturen och framgången.
Överväg därför noggrant vem du anställer och rekryterar till den här tjänsten. Om du inte hittar den perfekta kandidaten, går kandidaten du hittade att lära upp? Är kandidaten entusiastisk över tjänsten och över att arbeta på din verksamhet? Känner du att kandidaten kan förverkliga och upprätthålla hotellets värderingar och vision? Det här är frågor du bör överväga när du fattar dina slutliga beslut.
Jag skulle gärna höra dina tankar om detta! Har du några viktiga intervjufrågor som har hjälpt dig att avgöra om en kandidat passade för tjänsten eller inte?
