Hotellreceptionschef: komplett rekryteringsguide + lön

Vad är en hotellreceptionschef?

En hotellreceptionschef ansvarar för receptionens verksamhet och säkerställer enastående gästupplevelser från ankomst till avresa. Personen leder personalen, hanterar bokningar, tar hand om gästernas synpunkter och säkerställer en smidig daglig drift.

Viktiga ansvarsområden omfattar:

Leda teamen i receptionen, gästservicen, bokningsavdelningen och nattrevisionen
Hantera gästincheckningar, klagomål och frågor
Utbilda och utvärdera receptionspersonalen
Hantera beläggnings- och ekonomiska rapporter
Säkerställa att hotellets policyer och standarder följs

Nedan går jag igenom arbetsbeskrivningen och ansvarsområdena för denna viktiga roll inom hotellledning.

Hotellreceptionschef: arbetsbeskrivning

Tjänsten som receptionschef eller receptionsansvarig är en betydande ledarroll. Personen måste ha god kommunikationsförmåga, ledarskapsförmåga och en verklig förmåga att inspirera och motivera sitt team, på samma sätt som i andra roller inom hotellens verksamhetsledning. Receptionschefer arbetar för att säkerställa att hotellets gästupplevelse är enastående från det ögonblick gästen kliver in på hotellet.

Receptionschefen ska inte bara säkerställa en utmärkt kundservice, utan ansvarar även för att leda receptionspersonalen, all personal inom gästservicen, bokningspersonalen och personalen som arbetar med nattrevision. Personen möter gäster under incheckningen och hanterar eventuella gästklagomål och frågor under hela vistelsen.

En stark kandidat bör ha god problemlösningsförmåga och kunna hantera flera uppgifter samtidigt. Ytterligare arbetsuppgifter kan även omfatta beläggningsrapporter och ekonomiska rapporter.

Join our Community

Keep up with the hotel management community!

Have an account? Log In

Hotellreceptionschefens ansvarsområden & arbetsuppgifter

För att göra det enkelt följer här en lista över vanliga ansvarsområden som de flesta receptionschefer har.

Utbilda all receptionspersonal och biträdande receptionschefer.
Deltar i urvals- och intervjuprocessen för all receptionspersonal och andra arbetsledande roller på hotellet.
Skapa scheman för receptionspersonal
Övervakar arbetsbelastningen under de anställdas arbetspass
Utvärderar regelbundet arbetsinsatsen hos all receptionspersonal och personal inom gästservice.
Upprätthåller arbetsrelationer och tydlig kommunikation med alla avdelningar på hotellet, inklusive hotelldirektören.
Håller korrekt information om rummens status och ser till att den kommuniceras korrekt till berörda teammedlemmar och uppdateras i lagerhanteringssystemet
Löser alla gästproblem snabbt och effektivt och säkerställer gästnöjdhet.
Uppdaterar information och krav för gruppbokningar. Vidarebefordrar informationen till berörd personal.
För noggrann redovisning av rapporten över kreditrum.
Tar emot information från föregående arbetspasschefer (receptionsansvariga och biträdande receptionschefer) och rapporterar korrekt information till nästa arbetspasschef.
Kontrollerar kassaflöten och saldon för alla in- och utgående transaktioner samt verifierar insättningarna i slutet av varje arbetspass.
Upprätthåller alla riktlinjer för kontanthantering, checkinlösen och krediter och ser till att de följs.
Håller regelbundet schemalagda möten för all receptionspersonal.
Upprätthåller hotellets åtaganden och standarder gentemot gästerna.
Förbereder utvecklingssamtal och rapporter för hela receptionsavdelningen och rapporterar till personalavdelningen vid behov
Maximerar rumsintäkter och beläggningsgrad genom att dagligen granska statusrapporter. Analyserar prisavvikelser och håller noggrann uppsikt över beläggningsrapporter.
Övervakar gäster med höga saldon och vidtar lämpliga åtgärder vid behov.
Säkerställer att alla hotellets riktlinjer och standarder följs av receptionspersonalen och inom hela receptionsverksamheten.
Kan förstå och hantera alla delar av receptionsverksamheten, inklusive hotellets datorsystem (såsom receptionsprogramvara, programvara för gästkommunikation och system för underhållshantering) och kan skapa rapporter och analyser vid behov.
Förbereder prognosrapporter för priser och beläggning
Säkerställer att de anställda alltid är uppmärksamma, vänliga, hjälpsamma och artiga mot alla gäster, chefer och andra anställda.
Hanterar alla önskemål från VIP-gäster utan dröjsmål.
Ser till att receptions- och gästservicestationerna är korrekt utrustade med det material de behöver.
Granskar dagliga receptionsrapporter som skapas av nattrevisoren.
Granskar dagligen gästernas återkopplingsformulär.
Upprätthåller ett organiserat arkiveringssystem för all dokumentation och alla rapporter om anställda och gäster.
Utför andra arbetsuppgifter på begäran av hotelldirektören.

Rekryteringsprocess för en hotellreceptionschef

En av nyckelrollerna på ett framgångsrikt hotell är hotellreceptionschefen (även kallad receptionschef). Det är denna person som kan avgöra om hotellupplevelsen blir bra eller dålig för gästerna.

De ansvarar inte bara för den dagliga driften av receptionen och receptionsområdet, utan är också en viktig del i att skapa kulturen bland dina medarbetare som möter gästerna. En bra receptionschef kan vara avgörande för trivseln, välmåendet och engagemanget hos dessa medarbetare. Därför är det en roll som kräver noggrant övervägande och en genomtänkt process under rekryteringsskedet.

Intervjua kandidaten

Hotell- och besöksnäringen är i stor utsträckning en bransch där personliga egenskaper spelar stor roll. När du letar efter rätt kandidat är intervjustadiet den viktigaste delen. Du vill lära känna kandidaten innan du går vidare med rekryteringsprocessen. Det är också vanligt att kalla tillbaka kandidaten till flera intervjuer innan det slutgiltiga beslutet fattas.

De kan ha ett imponerande CV, men kan de kommunicera väl? Tycker de om att få andra att känna sig välkomna och bekväma? Har de en positiv inställning? Kan de motivera ett team av anställda? Det här är några av de saker du kan ta reda på under intervjuerna ansikte mot ansikte.

När du söker en receptionschef vill du hitta någon som inte bara är professionell och erfaren, utan också tillmötesgående, entusiastisk och empatisk gentemot gästernas behov.

Frågor att ställa vid en intervju med en receptionschef

När du intervjuar en kandidat bör du ställa öppna frågor. Det hjälper kandidaten att öppna sig under intervjun och ger dig en bättre bild av vem personen är.

Här är några vanliga frågor som ofta ställs till kandidater för tjänsten som receptionschef.

Varför vill du arbeta på ______hotellet?
Vad vet du om det här hotellet? –Det här är en bra fråga för att se hur mycket förarbete kandidaten har gjort och hur gärna personen vill ha jobbet. Om en kandidat egentligen inte vet särskilt mycket om hotellet visar det att personen inte har gjort någon större efterforskning, och att ditt hotell inte skiljer sig från hotellet bredvid. Du vill ha en kandidat som verkligen ser värdet i att arbeta på ditt hotell.
Förklara vad gästfrihet betyder för dig
Berätta om ett tillfälle då du övervann en utmaning i ditt arbete.
Vilka är dina styrkor som chef?
Beskriv ett tillfälle då du behövde hantera en arg gäst.
Hur skulle du hantera en situation där du inte kunde lösa en gästs problem?
Beskriv ett tillfälle då du gav en gäst exceptionell service.
Vilka strategier skulle du använda för att skapa en stark känsla av gemenskap bland dina medarbetare? – Det här är en viktig fråga. Du vill ha en stark, sund och trivsam arbetsmiljö, och det är viktigt att veta hur kandidaten skulle bidra till att skapa den.
När kan du börja? – Det här kan avslöja mycket om en kandidat. Om personen för närvarande arbetar på ett hotell säger det mycket om personen ifall hen vill ge sin nuvarande arbetsgivare rimligt med tid. På samma sätt kan det vara en varningssignal för personens ärlighet eller för hur hen kan komma att behandla ditt hotell i framtiden om personen arbetar på ett hotell och inte ger det hotellet tillräckligt med uppsägningstid.
Har du redan planerat någon semester? – Det kan vara bra att veta om kandidaten har planerat en fyramånadersresa till Bali.

Tydlig rekryteringsprocess

Se till att rekryteringsprocessen är tydlig. Du vill utnyttja din tid så effektivt som möjligt genom att schemalägga flera intervjuer samma dag. Särskilt om andra chefer också vill intervjua kandidaten vill du inte att processen ska dra ut i veckor. Du bör också ta hänsyn till hur lång uppsägningstid kandidaten behöver ge sin nuvarande arbetsgivare.

Om ditt hotell genomför bakgrundskontroller bör du inleda dem omedelbart efter intervjuprocessen.

Lön

När det gäller lön spelar många faktorer in. Hur stort är hotellet? Hur mycket utbildning och erfarenhet har den sökande? Ligger hotellet i en stad eller i en badort? Det beror också på vilken budget hotellet har fastställt. För närvarande ligger genomsnittslönen för en receptionschef på mellan $55,000- $60,000 USD.

Slutsats

"Det tar åratal av långsiktigt arbete att skapa ett team som är konsekvent i sina värderingar, tror på filosofin och är berett att utföra sitt arbete samtidigt som det följer det etiska beteende som filosofin innebär: att göra det rätta och se till att du inte kompromissar med principen för hur du behandlar alla – dina leverantörer, dina kunder, dina partner och dina yrkesarbetare som arbetar där."
– Isadore Sharp, grundare av Four Seasons

Precis som människor är inte alla chefer skapade lika. Tjänsten som receptionschef är avgörande för ditt hotell, och personen spelar en viktig roll för både kulturen och framgången.

Ta därför dig tid att noggrant överväga rekryteringen och sökandet efter kandidater till den här tjänsten. Om du inte hittar den perfekta kandidaten, går kandidaten du hittade att lära upp? Är kandidaten entusiastisk över tjänsten och över att arbeta på ditt hotell? Känner du att kandidaten kan förverkliga och upprätthålla hotellets värderingar och vision? Det här är frågor du bör överväga när du fattar dina slutgiltiga beslut.

Jag vill gärna höra dina tankar om detta! Har du några viktiga intervjufrågor som har hjälpt dig att avgöra om en kandidat passade för tjänsten eller inte?