La scelta di un software per le prenotazioni alberghiere è una di quelle decisioni che influiscono su ogni aspetto della tua attività, da come gli ospiti effettuano le prenotazioni a come il personale della reception inizia ogni turno. Ho visto strutture affrettare questa scelta e passare anni a cercare soluzioni alternative per adattarsi a un sistema che non si è mai dimostrato davvero adatto. Lo strumento sbagliato crea attriti concreti: discrepanze nelle tariffe, overbooking sulle OTA, lacune nei report che rendono poco chiara la reale situazione del tuo RevPAR. Questa guida illustra le funzionalità, le integrazioni e i costi da considerare con maggiore attenzione, così potrai valutare le tue opzioni con chiarezza e sicurezza.
5 aspetti da considerare nella scelta di un software per le prenotazioni alberghiere
Sulla base della mia esperienza nel testare sistemi di prenotazione con i team alberghieri, consiglio di concentrarsi su queste cinque aree prima di confrontare i fornitori:
1. Integrazione con i sistemi alberghieri esistenti
Scegli un software per le prenotazioni che si colleghi al tuo sistema di gestione della struttura, al channel manager, al sistema di pagamento, alla piattaforma del punto vendita e agli strumenti per le pulizie. Queste integrazioni mantengono coerenti disponibilità, tariffe, dati degli ospiti e registri dei pagamenti tra i vari reparti, mentre collegamenti inadeguati possono creare aggiornamenti manuali ed errori nelle prenotazioni. Chiedi ai fornitori quali integrazioni sono native, certificate o dipendono da connettori di terze parti e verifica se ogni collegamento prevede costi di configurazione o addebiti continuativi.
2. Supporto per più strutture e dispositivi mobili
Scegli un software per le prenotazioni alberghiere che gestisca più strutture da un unico account, mantenendo le tariffe, l'inventario, gli utenti e i report di ciascuna struttura. L'accesso da dispositivi mobili dovrebbe supportare attività essenziali come controllare le prenotazioni, aggiornare la disponibilità, elaborare i pagamenti e consultare i dati degli ospiti da uno smartphone o da un tablet. Chiedi se le funzionalità mobili funzionano anche in caso di problemi di connettività ed evita i sistemi che obbligano ogni struttura a utilizzare database separati o richiedono l'accesso da computer per le modifiche di routine.
Have an account? Log In
3. Qualità della configurazione iniziale e del supporto continuo
Scegli un software per le prenotazioni alberghiere con una configurazione iniziale strutturata, formazione basata sui ruoli e un supporto rapido per il tuo team. Cerca referenti nominativi per l'implementazione, risorse di assistenza consultabili e orari di supporto compatibili con il tuo programma operativo, evitando i fornitori che ti consegnano semplicemente i dati di accesso senza indicazioni sulla migrazione o sulla formazione. Chiedi: “Chi ci aiuterà a risolvere un problema di prenotazione o di pagamento durante il periodo di punta del check-in?”
4. Ampiezza dei report sui ricavi e delle analisi
Scegli un software per le prenotazioni alberghiere che riporti l'occupazione, l'ADR, il RevPAR, l'andamento delle prenotazioni, le cancellazioni e i ricavi per canale, tipologia di camera e struttura. Cerca report configurabili con dati esportabili e confronti storici ed evita dashboard che mostrano i totali senza spiegare l'andamento delle tariffe o le fonti delle prenotazioni. Chiedi ai fornitori se puoi creare un report settimanale sui ricavi a partire da dati aggiornati in tempo reale, quindi provalo con le tue prenotazioni prima di firmare.
5. Opzioni di personalizzazione dei dati degli ospiti
Scegli un software per le prenotazioni alberghiere che ti consenta di configurare profili degli ospiti, campi personalizzati, preferenze, registri dei consensi e note interne senza modificare i dati principali delle prenotazioni. Questo è importante quando devi registrare richieste di accessibilità, preferenze relative all'arrivo, dettagli sulla fidelizzazione o cronologia dei servizi, limitando al contempo l'accesso alle informazioni sensibili. Chiedi se il tuo team può aggiungere report sui campi personalizzati durante una prova ed evita i sistemi che nascondono i dati degli ospiti in note a testo libero o rendono difficili le esportazioni.
Come scegliere un software per le prenotazioni alberghiere: un metodo in 5 passaggi
Utilizza questi cinque passaggi per valutare le tue esigenze operative, confrontare i fornitori e selezionare un software che il tuo team possa gestire nel tempo:
“In una parola: flessibilità. Ciò che è giusto per te oggi potrebbe essere ciò che ti rallenterà tra 3 anni.”
Passaggio 1: identifica le tue esigenze
Inizia comprendendo che cos'è un sistema di prenotazione alberghiera e come supporta le operazioni di prenotazione della tua struttura. Poi analizza da dove provengono effettivamente le tue prenotazioni. Suddividi le prenotazioni per sito web diretto, OTA, telefono, clienti senza prenotazione e altri canali, quindi individua dove stai perdendo ricavi o creando attività manuali non necessarie.
Presta particolare attenzione ai risultati delle prenotazioni dirette. Se gli ospiti raggiungono regolarmente la tua pagina di prenotazione ma non completano la prenotazione, il problema potrebbe essere il tuo motore di prenotazione anziché la domanda.
Analizza:
- Tasso di conversione delle prenotazioni dirette
- Quota delle prenotazioni tramite OTA rispetto a quelle dirette
- Abbandono delle prenotazioni da dispositivi mobili
- Valore medio della prenotazione per canale
- Tassi di cancellazione e di mancata presentazione
- Volume di inserimento manuale delle prenotazioni
Il tuo obiettivo è individuare i problemi di prenotazione che il nuovo sistema deve risolvere prima di iniziare a confrontare le funzionalità.
Poi rispondi autonomamente a queste domande prima di parlare con qualsiasi fornitore:
- Quante strutture e tipologie di camere devo gestire?
- Con quali sistemi — PMS, channel manager, elaboratore dei pagamenti — deve integrarsi il nuovo software?
- Ho bisogno della funzionalità di prenotazione diretta o le prenotazioni arriveranno interamente tramite OTA?
- Qual è il livello di dimestichezza tecnologica del mio team e quanto tempo realistico posso dedicare alla formazione?
- Sto sostituendo un sistema a metà stagione o dispongo di una finestra di transizione adeguata?
Utilizza questa tabella per organizzare ciò che hai appreso prima di passare alla ricerca dei fornitori:
| Area | Problema attuale | Soluzione indispensabile | Utile da avere |
|---|---|---|---|
| AreaPrenotazioni | Problema attualead es. aggiornamenti manuali delle OTA | Soluzione indispensabileSincronizzazione bidirezionale dei canali | Utile da avereRegole tariffarie automatizzate |
| AreaReportistica | Problema attualead es. nessun RevPAR per canale | Soluzione indispensabileReport dei ricavi a livello di canale | Utile da avereStrumenti di previsione |
| AreaDati degli ospiti | Problema attualead es. note nascoste nelle prenotazioni | Soluzione indispensabileCampi personalizzati del profilo | Utile da avereCronologia delle preferenze |
| AreaAssistenza | Problema attualead es. nessuna copertura nel fine settimana | Soluzione indispensabileOrari di assistenza nel fine settimana | Utile da avereResponsabile account dedicato |
Al termine di questo passaggio dovresti avere un breve elenco degli elementi irrinunciabili — le funzionalità o integrazioni senza le quali la tua struttura non può realmente operare — e un elenco separato delle funzionalità che sarebbero utili, ma che non determineranno da sole la tua decisione. Questa distinzione ti farà risparmiare molto tempo quando i fornitori inizieranno a mostrarti tutto ciò che il loro sistema è in grado di fare.
Passaggio 2: ricerca i fornitori di software per le prenotazioni alberghiere
Un sistema di prenotazione dovrebbe consentire agli ospiti di passare facilmente dalla ricerca della camera alla conferma, senza ostacoli inutili. Testa ogni piattaforma selezionata come se stessi prenotando personalmente un soggiorno.
Verifica con quale rapidità gli ospiti possono cercare le date, confrontare i tipi di camera, comprendere le tariffe, selezionare gli extra, inserire i propri dati e completare il pagamento. Esegui lo stesso test su desktop e dispositivi mobili.
Osserva attentamente:
- Numero di passaggi necessari per completare una prenotazione
- Usabilità da dispositivi mobili
- Presentazione di camere e tariffe
- Precisione della disponibilità
- Posizionamento delle proposte aggiuntive
- Esperienza di pagamento
- Messaggi di conferma
Testerei anche scenari meno lineari, come la prenotazione di più camere o la modifica delle date durante il processo di pagamento. Spesso è proprio in questi casi che diventa evidente una progettazione inadeguata del motore di prenotazione.
Usa questa tabella per registrare ciò che trovi mentre esamini l'elenco dei fornitori:
| Area di ricerca | Cosa cercare | Segnali d'allarme |
|---|---|---|
| Area di ricercaRecensioni dei colleghi | Cosa cercareFeedback recenti da strutture di tipologia simile | Segnali d'allarmeRecensioni esclusivamente di grandi catene o esclusivamente di piccole strutture |
| Area di ricercaCompatibilità con i canali | Cosa cercareConnessioni confermate con le tue OTA | Segnali d'allarmeLinguaggio vago come "integrazione disponibile" |
| Area di ricercaAggiornamenti del prodotto | Cosa cercareCronologia attiva dei rilasci negli ultimi 12 mesi | Segnali d'allarmeNessun registro pubblico delle modifiche o della cronologia degli aggiornamenti |
| Area di ricercaStruttura dell'assistenza | Cosa cercareTeam specializzato nel settore alberghiero, orari documentati | Segnali d'allarmeHelp desk generico, nessun riferimento all'avviamento |
| Area di ricercaStabilità dell'azienda | Cosa cercareAnni di presenza sul mercato, dimensioni della base clienti | Segnali d'allarmeInformazioni pubbliche limitate sull'azienda |
Al termine di questo passaggio, dovresti avere una selezione ristretta di quattro-sei fornitori che siano plausibilmente adatti alla tipologia della tua struttura, al tuo ambiente tecnico e alle tue aspettative in materia di assistenza. È questo l'elenco da portare alle dimostrazioni, non una ricerca senza limiti.
I migliori software per le prenotazioni alberghiere da prendere in considerazione
Ecco la mia selezione delle migliori soluzioni software per le prenotazioni alberghiere:
Cliccando sui link qui sotto potremmo guadagnare una commissione, che sostiene i nostri test e le nostre recensioni indipendenti di software e servizi. Scopri di più su come rimaniamo trasparenti.
Passaggio 3: crea una selezione ristretta di software per le prenotazioni alberghiere
Successivamente, verifica che tariffe e disponibilità rimangano coerenti tra il tuo motore di prenotazione diretta e i canali di terze parti.
Modifica una tariffa o una restrizione della camera nel sistema e conferma che l'aggiornamento raggiunga correttamente ogni canale collegato. Effettua quindi prenotazioni di prova tramite fonti diverse e verifica che l'inventario venga aggiornato ovunque senza ritardi.
Usa questa tabella per valutare ogni fornitore in base alle tue effettive esigenze prima di richiedere una dimostrazione:
| Criterio | Peso | Cosa verificare |
|---|---|---|
| CriterioIntegrazioni del sistema | PesoAlto | Cosa verificareCompatibilità con PMS, gestore dei canali e processore dei pagamenti |
| CriterioCopertura dell'assistenza | PesoAlto | Cosa verificareOrari, struttura dell'avviamento, contatto per l'implementazione |
| CriterioFunzionalità mobili | PesoMedio | Cosa verificareAccessibilità delle attività principali senza desktop |
| CriterioProfondità dei report | PesoMedio | Cosa verificareOccupazione, ADR, RevPAR, suddivisioni a livello di canale |
| CriterioStrumenti per i dati degli ospiti | PesoMedio | Cosa verificareCampi personalizzati, configurazione dei profili, opzioni di esportazione |
| CriterioTrasparenza dei prezzi | PesoAlto | Cosa verificareCosti per struttura, costi di configurazione, durata del contratto |
Verifica:
- Sincronizzazione delle tariffe
- Disponibilità delle camere in tempo reale
- Restrizioni sulla durata minima del soggiorno
- Regole di chiusura agli arrivi
- Tariffe promozionali
- Disponibilità dei pacchetti
- Importazione delle prenotazioni dalle OTA
Un sistema di prenotazione che non riesce a mantenere sincronizzato l'inventario genera proprio il tipo di overbooking e di errori tariffari che stai cercando di eliminare.
Al termine di questo passaggio, avrai una rosa ristretta di tre o quattro fornitori che la tua struttura può valutare realisticamente, oltre a una serie di domande da porre durante ogni dimostrazione. Puoi anche utilizzare una RFP per un PMS alberghiero come riferimento per strutturare le domande ai fornitori su integrazioni, implementazione, prezzi e assistenza, anche se stai valutando un sistema di prenotazione autonomo.
More Articles
Passaggio 4: Definisci il caso aziendale
Non valutare le funzionalità di pagamento limitandoti a verificare se è possibile addebitare una carta. Testa il modo in cui il software gestisce le regole alla base dei diversi tipi di prenotazione.
Crea prenotazioni di prova con tariffe rimborsabili, non rimborsabili, con acquisto anticipato e basate su un deposito. Verifica che l'importo corretto venga riscosso al momento corretto e che le regole di cancellazione vengano applicate in modo coerente.
Testa scenari come:
- Depositi percentuali
- Pagamento anticipato completo
- Prenotazioni con pagamento presso la struttura
- Tariffe rimborsabili
- Tariffe non rimborsabili
- Penali di cancellazione
- Addebiti per mancata presentazione
- Rimborsi e rimborsi parziali
Successivamente, elabora una stima dei costi. Sii onesto e accurato: sottostimare i costi è il modo più rapido per perdere credibilità agli occhi della proprietà:
Utilizza questa tabella per organizzare gli elementi di costo prima di presentare qualsiasi proposta:
| Categoria di costo | Una tantum | Ricorrente | Note |
|---|---|---|---|
| Categoria di costoLicenze software | Una tantum— | RicorrenteCanone mensile o annuale | NotePer struttura o tariffa fissa |
| Categoria di costoConfigurazione e avviamento | Una tantumSì | Ricorrente— | NoteChiedi direttamente ai fornitori |
| Categoria di costoCosti di integrazione | Una tantumSì | RicorrentePossibilmente | NotePer connettore o inclusi in un pacchetto |
| Categoria di costoTempo per la formazione del personale | Una tantumSì | Ricorrente— | NoteStima le ore di produttività perse |
| Categoria di costoMigrazione dei dati | Una tantumSì | Ricorrente— | NoteSpesso sottostimata |
Per quanto riguarda le tempistiche di implementazione, prevederei un margine maggiore rispetto a qualsiasi stima fornita dai fornitori. In base alla mia esperienza, le migrazioni raramente si concludono più velocemente del previsto: prendono direzioni impreviste in modi che non avevi anticipato. Un'implementazione realistica di un software di prenotazione alberghiera richiede da quattro a dodici settimane, a seconda della complessità della struttura, del numero di integrazioni e del fatto che tu sia o meno nel pieno della stagione.
Infine, affronta i rischi direttamente. I responsabili li solleveranno comunque, quindi anticipali:
- Rischio di adozione da parte del personale: riconoscilo, quindi spiega come intendi mitigarlo: implementazione graduale, piano di formazione e una finestra per l'avvio durante un periodo di minore occupazione.
- Rischio di mancato funzionamento delle integrazioni: segnala quali collegamenti sono nativi e quali di terze parti, specificando inoltre se i fornitori selezionati hanno confermato per iscritto tali collegamenti.
- Perdita di dati o errori di migrazione: spiega come verranno trasferiti e verificati lo storico degli ospiti, i piani tariffari e le prenotazioni future prima del passaggio al nuovo sistema.
- Rischio legato alle tempistiche: se cambi sistema durante un periodo di alta stagione, quantifica quanto costerebbe un'interruzione di 48 ore. Se non lo fai, dichiaralo esplicitamente.
Al termine di questo passaggio, avrai un documento di una o due pagine che presenta l'investimento in termini comprensibili per i tuoi stakeholder: non elenchi di funzionalità, ma costi recuperabili, risparmi sul lavoro e una tempistica chiara. È questo documento che trasforma una decisione da "probabilmente dovremmo farlo" in un contratto firmato.
Passaggio 5: Confronta le prestazioni delle prenotazioni e i report sui ricavi
Prima di scegliere un sistema, assicurati di poter misurare ciò che accade dopo che le prenotazioni iniziano a confluire al suo interno.
Cerca report che ti aiutino a capire non solo quante prenotazioni hai ricevuto, ma anche quali canali, tariffe e comportamenti di prenotazione producono i risultati migliori.
Verifica se il sistema è in grado di fornire report su:
- Conversione delle prenotazioni dirette
- Ricavi per fonte di prenotazione
- ADR e RevPAR
- Andamento delle prenotazioni
- Tempo di anticipo
- Durata del soggiorno
- Tasso di cancellazione
- Produzione per canale
- Prestazioni per tipologia di camera
- Ricavi da vendite aggiuntive
Utilizza questa tabella per assegnare le responsabilità prima della data di avvio:
| Attività | Responsabile | Scadenza |
|---|---|---|
| AttivitàApprovazione finale della migrazione dei dati | ResponsabileResponsabile interno + fornitore | ScadenzaPrima del lancio |
| AttivitàSessioni di formazione specifiche per ruolo | ResponsabileResponsabili di reparto | ScadenzaUna settimana prima dell'avvio operativo |
| AttivitàComunicazione al personale sul passaggio al nuovo sistema | ResponsabileDirettore generale | ScadenzaDue settimane prima dell'avvio operativo |
| AttivitàVerifica dei feedback dopo il lancio | ResponsabileResponsabile interno | ScadenzaSeconda settimana dopo il lancio |
| AttivitàPrima revisione della reportistica | ResponsabileResponsabile dei ricavi | ScadenzaFine del primo mese |
Al termine di questo passaggio, dovresti sapere quale sistema di prenotazione fornisce la reportistica di cui la tua struttura ha bisogno per monitorare le prestazioni delle prenotazioni, valutare i ricavi per canale e individuare opportunità per migliorare l'occupazione e il RevPAR. Dai priorità ai fornitori che rendono queste informazioni accessibili e utilizzabili dal tuo team, così potrai prendere decisioni informate basate sui dati effettivi delle prenotazioni e dei ricavi. Questo è il risultato verso cui vale la pena lavorare: non soltanto una data di avvio operativo, ma un team che si fida davvero del sistema che utilizza.
Pronto a fare il passo successivo?
Una volta definiti i requisiti e testati i flussi di lavoro più importanti, consulta la mia guida ai migliori software di prenotazione alberghiera per confrontare le piattaforme e trovare una soluzione adatta ai canali di prenotazione, alle integrazioni e alle esigenze operative della tua struttura.
