Hotellin PMS-järjestelmän valinta: kattava osto-opas
Hotellikiinteistöjen hallintaohjelmiston valinnassa on kyse muustakin kuin parhaan esittelyn tarjoavan alustan valitsemisesta. Olen osallistunut riittävän moneen huoliteltuun myyntiesittelyyn tietääkseni, ettei esittelyssä hyvältä näyttävä ratkaisu aina toimi yhtä hyvin kello kahdelta aamuyöllä hotellin ollessa täynnä. Väärä järjestelmä aiheuttaa kitkaa jokaisessa kosketuspisteessä – vastaanotossa, siivouksessa, varauksissa ja muualla. Tämä opas auttaa suodattamaan turhan melun ja käy läpi kriteerit, joilla todella on merkitystä: ominaisuudet, integraatiot, hinnoittelumallit ja tuen laatu. Lopussa tiedät tarkalleen, mitä kannattaa etsiä ennen sitoutumista.
4 asiaa, joita kannattaa etsiä hotellin kiinteistönhallintaohjelmistoa valittaessa
Hotellien PMS-alustoja testanneena suosittelen keskittymään näihin neljään osa-alueeseen ennen järjestelmään sitoutumista:
1. Yhteensopivuus hotellin nykyisten järjestelmien kanssa
PMS-järjestelmän tulisi yhdistyä kanavanhallintajärjestelmään, varausmoottoriin, POS-järjestelmään, maksunkäsittelijään, ovilukkoihin ja kirjanpito-ohjelmistoon. Aseta dokumentoidut integraatiot ja avoimet rajapinnat etusijalle, jotta tiimisi ei joudu syöttämään tietoja manuaalisesti tai tilaamaan kallista räätälöityä työtä. Ennen ostamista pyydä toimittajia esittelemään juuri sinun tarvitsemasi integraatiot ja kertomaan, kuka tukee vianmääritystä järjestelmien vikaantuessa.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
2. Skaalautuvuus usean kiinteistön toiminnassa
Valitse hotellien kiinteistönhallintaohjelmisto, joka tukee useita kiinteistöjä, jaettuja raportteja, keskitettyjä käyttäjähallintoja ja kiinteistökohtaisia asetuksia ilman hallinnollisen työn moninkertaistumista. Etsi joustavaa salkunhallintaa ja läpinäkyvää hinnoittelua sekä vältä järjestelmiä, jotka edellyttävät erillisiä tietokantoja tai kalliita päivityksiä uusien toimipaikkojen lisäämisen yhteydessä. Pyydä toimittajia näyttämään, miten lisäisit kiinteistön, määrittäisit käyttöoikeudet ja vertailisit koko salkkusi suorituskykyä.
3. Pilvipohjainen vai paikallinen käyttöönotto
Pilvipohjainen hotellien PMS-ohjelmisto toimii toimittajan ylläpitämillä palvelimilla, kun taas paikallisesti asennetut järjestelmät edellyttävät, että kiinteistösi hallinnoi paikallista infrastruktuuria, päivityksiä, varmuuskopioita ja tietoturvaa. Pilvikäyttöönotto tukee yleensä etäkäyttöä ja automaattisia päivityksiä, mutta paikallinen ohjelmisto voi sopia paremmin kiinteistöille, jotka tarvitsevat enemmän hallintaa dataan ja verkkoyhteyksiin. Kysy toimittajilta, mitä tapahtuu internetkatkon aikana, mukaan lukien se, voivatko työntekijät kirjata vieraita sisään, käyttää varauksia ja käsitellä maksuja offline-tilassa.
4. Henkilöstön koulutus ja toimittajan tuki
Valitse hotellien kiinteistönhallintaohjelmisto, joka tarjoaa roolipohjaisen koulutuksen, haettavan dokumentaation ja tuen toiminta-aikoina. Kysy, kuinka nopeasti toimittaja vastaa sisäänkirjautumisen tai maksujen epäonnistuessa, ja vältä palveluntarjoajia, jotka veloittavat peruskäyttöönotosta ylimääräistä tai rajoittavat tuen sähköpostiin. Pyydä ennen sopimuksen allekirjoittamista koulutussuunnitelma vastaanotolle, siivoukselle ja esihenkilöille sekä varmista, kuka käsittelee kiireelliset ongelmat käyttöönoton jälkeen.
Hotellin kiinteistönhallintaohjelmiston valinta: 5-vaiheinen viitekehys
Vertaa hotellien kiinteistönhallintaohjelmistoja näiden viiden vaiheen avulla toimintasi tarpeisiin ennen sopimuksen allekirjoittamista:
Vaihe 1: Tunnista tarpeesi
Ennen kuin katsot yhtäkään esittelyä, keskustele niiden ihmisten kanssa, jotka käyttävät nykyistä järjestelmääsi päivittäin. Kokemukseni mukaan suurimmat virheet PMS-järjestelmän valinnassa tapahtuvat silloin, kun johto tekee päätöksen kuulematta vastaanottovirkailijoita, hotellihuollon esihenkilöitä tai yöauditoijia. Juuri nämä ihmiset kokevat nykyisen järjestelmäsi jokaisen rajoituksen ilman riittäviä ominaisuuksia.
Aloita tekemällä lyhyt sisäinen kartoitus. Et tarvitse muodollista prosessia – riittää, että keskustelet järjestelmällisesti oikeiden ihmisten kanssa.
Keskustele ensin näiden sidosryhmien kanssa:
- Vastaanottovirkailijat: Kysy, mikä hidastaa heidän työtään sisäänkirjautumisen, uloskirjautumisen ja ruuhka-aikojen aikana.
- Hotellihuollon esihenkilöt: Selvitä, miten he tällä hetkellä vastaanottavat tiedot huoneiden tilasta ja missä viestintä katkeaa.
- Yöauditoijat: Kysy, mitä manuaalisia vaiheita he suorittavat joka yö ja jotka pitäisi automatisoida.
- Tuotto- tai varauspäälliköt: Tunnista puutteet hintojen hallinnassa, OTA-synkronoinnissa ja raportoinnissa.
- IT- tai operatiivisen toiminnan vastuuhenkilöt: Selvitä nykyinen infrastruktuurisi, erityisesti jos arvioit pilvi- ja paikallisratkaisujen välillä.
Kun olet kerännyt nämä tiedot, määrittele niiden avulla ehdottomat vaatimuksesi. Jaottelisin tarpeet kolmeen ryhmään:
| Luokka | Mitä kirjataan |
|---|---|
| Välttämätön | Ominaisuudet, joita ilman et voi toimia (esim. kanavanhallinnan integraatio, mobiilisisäänkirjautuminen) |
| Hyödyllinen | Ominaisuudet, jotka parantaisivat toimintaa mutta eivät estä käyttöönottoa |
| Rajauksen ulkopuolella | Ominaisuudet, joista maksat tällä hetkellä mutta joita et tosiasiassa käytä |
Esitä itsellesi ennen etenemistä myös nämä kysymykset:
- Kuinka montaa kiinteistöä ja huonetyyppiä järjestelmän on tuettava?
- Mihin kolmannen osapuolen työkaluihin PMS-järjestelmän on yhdistyttävä heti ensimmäisestä päivästä lähtien?
- Mitä nykyisestä raportoinnistasi puuttuu ja mikä vie sinulta aikaa tai tuloja?
- Tarvitsetko offline-toiminnallisuutta vai onko luotettava internetyhteys saatavilla kiinteistössäsi jatkuvasti?
- Mikä on realistinen aikataulusi käyttöönotolle ja henkilöstön koulutukselle?
Tämän vaiheen tuloksena pitäisi olla yhden sivun yhteenveto tarpeista, jonka voit antaa mille tahansa toimittajalle. Se pitää esittelyt keskittyneinä ja antaa sinulle selkeän vertailuperusteen sen sijaan, että innostuisit ominaisuuksista, joita et koskaan tule käyttämään.
Järjestelmä on hotellin teknologian ydin, ja muut ratkaisut yhdistyvät siihen. Jos alustan arkkitehtuuri on vahva ja hyvin rakennettu, siihen on helppo sopeuttaa muutokset, uusi lainsäädäntö ja siihen yhdistetyt ratkaisut.
Vaihe 2: Tutki hotellien kiinteistönhallintajärjestelmien toimittajia
Kun tarpeidesi yhteenveto on valmis, tutkimusvaiheessa markkinoilta rajataan pois toimittajat, jotka eivät ole aikasi arvoisia. Olen oppinut suhtautumaan tähän vaiheeseen huolellisena selvitystyönä, en ostoksilla käymisenä. Tavoitteena ei ole löytää suosituinta alustaa, vaan ne toimittajat, jotka pystyvät uskottavasti täyttämään juuri sinun vaatimuksesi.
Aloita tutkimus näistä lähteistä suurin piirtein seuraavassa järjestyksessä:
- Vertaisverkostot ensin: Keskustele hotellinpitäjien kanssa, jotka johtavat kooltaan, tyypiltään ja markkinaltaan omaasi vastaavia kohteita. Heidän kokemuksensa toimittajan tukitiimistä, käyttöönottoprosessista ja todellisesta suorituskyvystä kertoo sinulle enemmän kuin mikään arvostelusivusto.
- Alan arvostelualustat: Vahvistettuja käyttäjäarvosteluja kokoavat sivustot antavat sinulle kattavan kuvan operaattoreiden kokemuksista. Etsi negatiivisista arvosteluista toistuvia kaavoja, älä keskity vain arvosanaan. Toistuvat valitukset laskutuksesta, tuen vastausajoista tai puuttuvista ominaisuuksista ovat merkkejä, joihin kannattaa suhtautua vakavasti.
- Majoitusalan yhdistykset ja keskustelufoorumit: Alueelliset ja kansalliset majoitusalan yhdistykset julkaisevat usein ostajan oppaita tai ylläpitävät jäsenfoorumeita, joissa operaattorit jakavat suodattamattomia mielipiteitä. Nämä ovat liian vähän hyödynnettyjä resursseja, joita suosittelen vahvasti käyttämään.
- Toimittajien verkkosivustot ja dokumentaatio: Kun toimittaja täyttää peruskriteerisi, lue heidän varsinainen dokumentaationsa. Markkinointisivut näyttävät aina hyviltä – tietämyskannan ja ohjelmointirajapinnan dokumentaation laajuus kertoo sinulle paljon enemmän tuotteen kypsyydestä.
- Vastaavanlaisten kohteiden tapaustutkimukset: Etsi erityisesti tapaustutkimuksia, jotka vastaavat kohteesi tyyppiä ja kokoa. 400 huoneen lomakeskuksesta kertova tapaustutkimus ei kerro sinulle paljoakaan, jos johdat 30 huoneen boutique-hotellia.
Kun keräät tietoa, kirjaa löytämäsi yksinkertaiseen vertailutaulukkoon. Tässä vaiheessa sinun ei tarvitse mennä vielä syvälle – kerää vain tarpeeksi tietoa päättääksesi, ketkä pääsevät karsintalistalle:
Kirjaa tämän taulukon avulla, mitä opit kustakin toimittajasta ennen karsintaa:
| Toimittaja | Käyttöönottotapa | Kohteen tavoitekoko | Käyttäjäarvostelujen yleissävy | Havaitut varoitusmerkit |
|---|---|---|---|---|
| Toimittaja A | Pilvi | Keskikokoinen, 50–200 huonetta | Yleisesti myönteinen; valituksia tuesta | Rajoitetut ilman verkkoyhteyttä toimivat toiminnot |
| Toimittaja B | Pilvi/paikallinen | Itsenäinen, boutique-hotelli | Vaihtelevia kokemuksia; huolia hinnoittelusta | Käyttöönottomaksut epäselvät |
| Toimittaja C | Pilvi | Usean kohteen ryhmät | Myönteinen; vahvat integraatiot huomioitu | Sopii heikommin pienemmille tiimeille |
Pidän tässä vaiheessa silmällä muutamia asioita:
- Arvostelujen tuoreus: Toimittajan tilanne on saattanut muuttua sen jälkeen, kun se sai hyviä arvosteluja kolme vuotta sitten: omistaja, hinnoittelu tai tuen laatu on voinut vaihtua. Suodata mukaan viimeisten 12–18 kuukauden arvostelut.
- Miten toimittajat vastaavat kritiikkiin: Jos toimittajan julkiset vastaukset negatiivisiin arvosteluihin ovat puolustelevia tai vähätteleviä, se antaa esimakua siitä, miten he käsittelevät tukipyyntöjä, kun kohteessasi jokin menee pieleen.
- Rahoitukseen ja vakauteen liittyvät merkit: Hotellin hallintajärjestelmän vaihtaminen on kallista ja häiritsee toimintaa. Tarkistan aina, onko toimittajalla ollut viime aikoina omistajanvaihdoksia, rahoituskatkoja tai tuotteen suunnanmuutoksia – mikä tahansa näistä voi vaikuttaa pitkän aikavälin luotettavuuteen.
Tämän vaiheen lopussa sinulla pitäisi olla neljän–kuuden toimittajan karsintalista. Nämä toimittajat vastaavat kohteesi tyyppiä, kokoa ja integraatiovaatimuksia. Lista toimii lähtökohtana esittely- ja arviointiprosessillesi.
Parhaat harkitsemisen arvoiset hotellien hallintaohjelmistot
Tässä on listani parhaista hotellien hallintaohjelmistoratkaisuista:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Vaihe 3: Tee hotellien hallintaohjelmistoista karsintalista
Tässä vaiheessa sinulla on yhteenveto tarpeistasi ja alustava käsitys siitä, mitkä toimittajat ovat tutustumisen arvoisia. Nyt on aika toimia järjestelmällisesti. Tämän vaiheen tavoitteena on supistaa listasi kolmeen tai neljään toimittajaan, joiden arviointiin todella käytät aikaa – ei kymmeneen.
Näin lähestyisin karsintaprosessia:
- Sovella ensin ehdottomia vaatimuksiasi: Palaa vaiheessa 1 laatimaasi välttämättömien ominaisuuksien luetteloon. Karsi välittömästi kaikki toimittajat, jotka eivät pysty selkeästi osoittamaan tukevansa näitä vaatimuksia, riippumatta siitä, kuinka viimeistellyltä heidän verkkosivustonsa näyttää.
- Suodata majoitusliiketyypin ja koon perusteella: Toimittajat erikoistuvat usein tietynlaisiin kohteisiin. Suurille ketjuhotelleille rakennettu alusta tuntuu liian monimutkaiselta 20 huoneen itsenäiselle majoitusliikkeelle ja päinvastoin. Varmista, että toimittajan keskeinen asiakasprofiili vastaa omaasi.
- Tarkista integraatioiden yhteensopivuus ennen kaikkea muuta: Listaa kaikki päivittäin käyttämäsi työkalut – kanavanhallintajärjestelmäsi, POS-järjestelmäsi, maksunkäsittelijäsi ja varausjärjestelmäsi. Jos toimittajan integraatiodokumentaatio on epämääräinen tai puutteellinen, siihen kannattaa suhtautua vakavasti.
- Painota tuoreita kokemuksia yleisarvioiden sijaan: Toimittajan kolme vuotta sitten saavuttama maine ei välttämättä kuvaa heidän nykyistä tuotettaan tai tukitiimiään. Keskity viimeisten 12–18 kuukauden aikana julkaistuihin arvioihin ja kiinnitä huomiota siihen, miten toimittajat vastaavat julkisesti kritiikkiin.
- Kiinnitä huomiota hinnoittelun läpinäkyvyyteen: Toimittajilla, jotka vaativat ottamaan yhteyttä myyntiin jo suuntaa-antavien hintojen näkemiseksi, on usein monimutkaisia maksurakenteita, joiden kustannukset paljastuvat myöhemmin. Käyttäisin mieluummin aikaani toimittajiin, jotka kertovat kustannuksista avoimesti.
Arvioi tämän taulukon avulla esikarsitut ehdokkaat ennen esittelyihin sitoutumista:
| Kriteeri | Painoarvo | Mitä kannattaa etsiä |
|---|---|---|
| Välttämättömien ominaisuuksien kattavuus | Korkea | Vahvistettu, ei vain ilmoitettu |
| Integraatioiden yhteensopivuus | Korkea | Dokumentoidut ja testatut yhteydet |
| Sopivuus majoitusliiketyyppiin | Keskitaso | Samankaltainen asiakaskunta ja koko |
| Tuoreiden arvioiden sävy | Keskitaso | Viimeisten 12–18 kuukauden aikana toistuvat havainnot |
| Hinnoittelun selkeys | Keskitaso | Läpinäkyvät tasot, ei piilokustannuksia |
| Tuen saatavuus | Keskitaso | Saatavilla toiminta-aikoinasi |
Kun olet pisteyttänyt ehdokkaasi, sinulla pitäisi olla selkeä kolmen tai neljän parhaan toimittajan joukko. Silloin ottaisin suoraan yhteyttä toimittajiin – mutta en pelkästään varatakseni esittelyä. Ota heihin ensin yhteyttä ja lähetä lyhyt luettelo erityisvaatimuksistasi. Kysy, pystyvätkö he vastaamaan niihin. Se, kuinka nopeasti he vastaavat ja kuinka täsmällisesti he vastaavat, kertoo paljon siitä tukikokemuksesta, jota voit odottaa kaupanteon jälkeen.
Varaa esittelyjä vasta sen jälkeen, kun toimittaja on vahvistanut pystyvänsä täyttämään keskeiset tarpeesi. Esittely pätevyyksiltään sopimattoman toimittajan kanssa tuhlaa sinun ja tiimisi aikaa.
Tämän vaiheen tuloksena on kolmen tai neljän toimittajan esikarsittu joukko, joka on valmis jäsenneltyyn arviointiin – jokaisen on vahvistettu sopivan majoitusliiketyyppiisi, integraatiovaatimuksiisi ja budjettialueeseesi.
Vaihe 4: Laadi liiketoimintaperustelu
Liiketoimintaperustelu ei ole vain budjetin perustelu – sen avulla PMS-päätös viedään maaliin sidosryhmien tuella. Kokemukseni mukaan tämä on vaihe, jonka useimmat hotellialan ammattilaiset ohittavat tai tekevät hätiköiden. Se on myös syy siihen, miksi hyvät ohjelmistopäätökset pysähtyvät tai perutaan käyttöönoton jälkeen.
Tavoite on yksinkertainen: muunna operatiiviset tarpeesi taloudelliseen muotoon, jota johto, omistajat tai taloustiimisi voivat arvioida selkeästi.
Aloita määrittämällä, mitä nykyinen järjestelmäsi todella maksaa sinulle. Älä tarkastele pelkästään tilausmaksua:
- Työn tehottomuus: Kuinka monta tuntia viikossa vastaanottovirkailijat, siivoushenkilöstö ja yövuoron tarkastajat käyttävät manuaalisiin tehtäviin, jotka uusi PMS-järjestelmäsi automatisoisi?
- Jakelukustannukset: Maksatko OTA-välityspalkkioita liikaa, koska kanavanhallintasi on hidasta tai epäluotettavaa?
- Tulojen vuotaminen: Kuinka usein ylibuukkaukset, toteutumatta jääneet lisämyynnit tai hintavirheet aiheuttavat sinulle todellisia kustannuksia?
- Tuki ja ylläpito: Kuinka paljon nykyinen järjestelmäsi maksaa IT-tukena, kiertoteinä tai sellaisina kolmansien osapuolten integraatioina, jotka eivät toimi luotettavasti?
Kun olet koonnut nämä luvut, rakenna tämän taulukon avulla yhteenvedon sijoitetun pääoman tuotosta:
| Kustannus- tai hyötyluokka | Nykytila | Odotettu muutos | Arvioitu vuosivaikutus |
|---|---|---|---|
| Henkilöstön manuaalisiin tehtäviin käyttämät tunnit | X tuntia/viikko | Vähenee Y % | $ säästetty |
| OTA-välityspalkkion määrä | X % | Vähenee suorien varausten ansiosta | $ säästetty |
| Varausvirheet tai menetykset | X kuukaudessa | Lähes nolla automaation avulla | $ palautettu |
| IT- ja tukikustannukset | $X/kuukausi | Vähenee tai poistuu | $ säästetty |
| Uuden PMS-järjestelmän tilauskustannus | — | $X/kuukausi | $ uusi kustannus |
Laadi seuraavaksi realistinen kustannusarvio käyttöönotolle. Suosittelen jakamaan sen kolmeen luokkaan:
- Välittömät kustannukset: Lisenssimaksut, käyttöönottomaksut, laitteisto (jos tarvitaan) ja integraatiotyö
- Välilliset kustannukset: Henkilöstön koulutukseen käyttämä aika, siirtymäkauden heikentynyt tuottavuus ja vanhojen ja uusien järjestelmien mahdollinen väliaikainen päällekkäisyys
- Jatkuvat kustannukset: Kuukausi- tai vuositilaus, tukipalvelutasot ja tulevat lisäosat
Yhdistä tähän vaiheittain etenevä käyttöönottosuunnitelma. Kokemukseni mukaan hotellit aliarvioivat sen, kuinka kauan tietojen siirto ja henkilöstön koulutus todellisuudessa kestävät. Varaa puskuriaikaa ennen korkean käyttöasteen kautta äläkä koskaan suunnittele PMS-järjestelmän käyttöönottoa sesonkiaikaan.
Käsittele lopuksi riskit suoraan. Omistajat ja taloustiimit arvostavat rehellisyyttä sen suhteen, mikä voisi mennä pieleen. Nostaisin nämä alueet suoraan esiin liiketoimintaperustelussasi:
- Integraatioiden viivästymiset: Jotkin yhteydet vievät enemmän aikaa kuin toimittajat lupaavat. Nimeä liiketoiminnan kannalta kriittiset integraatiot ja vahvista niiden käyttöönottoaikataulut kirjallisesti.
- Henkilöstön omaksuminen: PMS tuottaa sijoitetulle pääomalle tuottoa vain, jos tiimisi käyttää sitä oikein. Varaa aikaa koulutukseen ja varaudu oppimiskäyrään ensimmäisten 30–60 päivän aikana.
- Tietojen siirtoon liittyvät ongelmat: Historialliset varaustiedot, vierasprofiilit ja hintasuunnitelmat eivät aina siirry ongelmitta. Tuo tämä esiin riskinä ja kysy toimittajaltasi, millainen korjausprosessi on.
Tämän vaiheen tuloksena on yhden sivun liiketoimintaperustelun yhteenveto, jonka voit esitellä päätöksentekijöille. Sen tulisi kattaa odotettu sijoitetun pääoman tuotto, kokonaiskustannukset koko omistusajalta, käyttöönottosuunnitelma ja lyhyt riskiluettelo. Pidä se tiiviinä – kolme sivua selkeine lukuineen tekee enemmän kuin 20-sivuinen esitys epämääräisine ennusteineen.
Vaihe 5: Ota hotellin kiinteistönhallintaohjelmisto käyttöön ja perehdytä käyttäjät
Sopimuksen allekirjoittaminen on helppo osa. Kokemukseni mukaan käyttöönotto ratkaisee, lunastavatko PMS-hankkeet lupauksensa vai kariutuvatko ne hiljalleen – ja ero johtuu lähes aina siitä, kuinka hyvin valmistelet tiimisi, ei siitä, kuinka hyvä ohjelmisto on.
Selvitä ennen käyttöönottoajankohtaa kaksi asiaa: kuka vastaa mistäkin ja miltä "valmis" näyttää. Epämääräinen vastuunjako johtaa puutteisiin, ja käyttöönoton puutteet näkyvät siinä, että vastaanottovirkailijat soittavat sinulle kello 23, koska kukaan ei kouluttanut heitä sisäänkirjautumisen työnkulkuihin.
Aloita keskittyneellä käyttöönottoa edeltävällä tarkistuslistalla:
- Nimeä projektivastaava: Yhden henkilön – ei komitean – tulisi vastata käyttöönoton valmiudesta. Hän koordinoi yhteistyötä toimittajan kanssa, seuraa avoimia tehtäviä ja tekee päätöksiä aikataulujen viivästyessä.
- Sovita käyttöönottoajankohta kalenteriisi: Älä koskaan käynnistä järjestelmää huippukäyttöasteen aikana. Varaa koulutuksen jälkeen vähintään kahden tai kolmen viikon puskuri ennen ensimmäistä vilkasta ajanjaksoa.
- Vahvista integraatiot kirjallisesti: Jokainen liiketoiminnan kannalta kriittinen yhteys – kanavanhallintajärjestelmä, maksupalveluntarjoaja ja POS – on testattava ja hyväksyttävä ennen henkilöstön koulutuksen aloittamista. Älä kouluta tiimiäsi järjestelmään, jota ei ole vielä yhdistetty kokonaan.
- Tee tietojen siirron tarkastus: Tarkista, että historialliset varaukset, vierasprofiilit ja hintasuunnitelmat siirtyivät oikein. Tällaiset virheet on paljon helpompi korjata ennen käyttöönottoa kuin sen jälkeen.
- Kerro käyttöönotosta tiimillesi ajoissa: Henkilöstö, joka kuulee järjestelmämuutoksesta vasta sen käyttöönottoviikolla, vastustaa sitä todennäköisimmin. Anna ihmisille taustatietoa ja aikataulu sekä mahdollisuus esittää kysymyksiä.
Järjestä koulutus roolien, ei ominaisuuksien, mukaan:
Hyödynnä tätä jaottelua rakentaessasi koulutussuunnitelmaa, joka vastaa kunkin ryhmän todellisia tarpeita:
| Rooli | Koulutuksen painopiste | Toteutustapa |
|---|---|---|
| Vastaanottovirkailijat | Sisäänkirjautuminen, uloskirjautuminen, varaukset, maksujen käsittely | Käytännön harjoittelu, skenaariopohjainen |
| Siivouksen esihenkilöt | Huoneiden tilapäivitykset, tehtävien jakaminen, raportointi | Lyhyet läpikäynnit, päivittäinen käyttö |
| Yövuoron tarkastajat | Päivän päätöksen täsmäytys, raportointi, tarkastusketjut | Ohjattu harjoittelu oikeilla tiedoilla |
| Tuottojohtajat | Hintojen hallinta, OTA-synkronointi, suorituskykyraportointi | Syventävät koulutukset |
| IT- tai operatiivinen johtaja | Järjestelmäasetukset, käyttäjäoikeudet, vianmääritys | Toimittajan vetämä tekninen perehdytys |
Rakenna palautesilmukat heti ensimmäisestä päivästä alkaen. Järjestä 30 ja 60 päivän seurantakeskustelu jokaisen osaston esihenkilön kanssa käyttöönoton jälkeen. Kysy, mikä toimii, mikä aiheuttaa kitkaa ja mitkä kysymykset toistuvat vastaanotossa. Palaute kertoo, missä koulutuksessa on puutteita – ja missä järjestelmän asetuksia on ehkä säädettävä.
Tämän vaiheen tuloksena on tiimi, joka käyttää PMS:ää suunnitellulla tavalla eikä vain niitä osia, jotka he ovat itse oppineet. Se muuttaa hyvän ohjelmistopäätöksen todelliseksi toiminnan parannukseksi.
Oletko valmis löytämään oikean hotellin PMS-järjestelmän?
Kun olet määritellyt vaatimuksesi, seuraava vaihe on vertailla alustoja, jotka vastaavat kiinteistösi työnkulkuja ja toiminnallisia tarpeita. Tutustu parhaisiin hotellien kiinteistönhallintaohjelmistoihin vertaillaksesi johtavia vaihtoehtoja ja muodostaaksesi kohdennetumman esivalinnan.
