Työvoimasuunnittelu hotelli- ja ravintola-alalla: täydellinen opas

Mitä työvoiman suunnittelu tarkoittaa majoitus- ja ravintola-alalla?

Työvoiman suunnittelu majoitus- ja ravintola-alalla on prosessi, jossa ennakoidaan henkilöstötarpeet ja sijoitetaan oikeat ihmiset oikeisiin tehtäviin ennen palvelukysynnän kasvua. Se on laajempi kokonaisuus kuin työvuorosuunnittelu – se yhdistää henkilöstöä koskevat päätökset käyttöaste-ennusteeseen, liikevaihtotavoitteisiin ja asiakaskokemuksen laatustandardeihin.

Useimmat tuntemani kohteet käsittelevät työvoiman suunnittelua ja työvuorosuunnittelua samana asiana. Ne eivät ole sama asia. Työvuorosuunnittelu on operatiivista: kuka työskentelee tiistain aamiaisvuorossa. Työvoiman suunnittelu on strategista: kuinka monta siivoojaa tarvitset kesän vilkkaimpina viikkoina ja mistä heidät löydät?

Kattava työvoimasuunnitelma sisältää:

• Kysynnän ennustaminen: Asiakasmäärien ja palvelukuormituksen ennustaminen päivän, vuoron ja osaston mukaan
• Työvoiman koostumus: Oikean kokoaikaisten, osa-aikaisten ja tilapäisten työntekijöiden yhdistelmän määrittäminen
• Työvuorosuunnittelu ja työvuorolistat: Kysynnän muuttaminen käytännön työvuorojen kattavuudeksi
• Osaamisen kehittäminen: Ristiinkoulutus ja urapolkujen rakentaminen rekrytointiriippuvuuden vähentämiseksi
• Teknologian hyödyntäminen: Työvoiman hallintaohjelmiston käyttäminen päätösten automatisointiin ja optimointiin
• Varautumissuunnittelu: Poissaoloihin, äkillisiin kysyntäpiikkeihin ja häiriötilanteisiin valmistautuminen

Työvoiman suunnittelu on majoitus- ja ravintola-alalla tärkeämpää kuin useimmilla muilla toimialoilla, koska työvoima ei ole helposti vaihdettavissa tehtävästä toiseen. Vastaanottovirkailija ei voi helposti hoitaa siivoustehtäviä. Linjakokki ei ole baarimikko. Toisin kuin vähittäiskaupassa, työntekijöitä ei voi lähettää kotiin ja siirtää työtä myöhemmäksi – asiakkaat saapuvat aikataulun mukaisesti, ja palvelun puutteet näkyvät heti.

Miksi työvoiman suunnittelu on tärkeää: vaikutus liiketoimintaan ja ROI

Työvoimakustannukset muodostavat jopa 40 % hotellien toimintakuluista. Tämä tekee työvoimasta yksittäisen suurimman hallittavissa olevan kustannuserän – ja kustannuserän, jossa on eniten parantamisen varaa.

Väärien päätösten kustannukset

Majoitus- ja ravintola-alan keskimääräinen vuotuinen vaihtuvuus on noin 65,5 % vuonna 2025, ja vuosien 2001–2025 pitkän aikavälin keskiarvo on 75,6 % – noin viisinkertainen koko talouteen verrattuna. Jokainen lähtijä maksaa. Cornellin tutkimuksen mukaan vaihtuvuuden keskimääräiset kokonaiskustannukset ovat noin $7,612 itsenäisissä hotelleissa ja $6,957 hotelliketjuissa, eikä tässä ole vielä huomioitu perehdytysvaiheen aikana menetettyä tuottavuutta.

Olen nähnyt saman kaavan toistuvasti: kohteet investoivat liian vähän suunnitteluun ja käyttävät sen jälkeen liikaa rahaa reaktiivisiin toimenpiteisiin – ylitöihin, henkilöstövuokrausyritysten palkkioihin ja hätärekrytointeihin, jotka maksavat huomattavasti enemmän kuin jäsennelty suunnitelma olisi maksanut.

Hyvän suunnittelun hyödyt

Kun suunnittelet ennakoivasti, ROI näkyy useilla osa-alueilla:

• Työvoimakustannusten pienentäminen: Automatisoitu työvuorosuunnittelu voi säästää työvoimakustannuksissa keskimäärin 5–10 % tasapainottamalla henkilöstömäärän kysynnän mukaan.
• Esihenkilöiden ajankäyttö: Nämä työkalut voivat vähentää työvuorolistojen laatimiseen käytettävää aikaa jopa 70 %, jolloin esihenkilöille jää enemmän aikaa keskittyä toimintaan tai asiakaspalveluun.
• Vaihtuvuuden vähentäminen: Jäsennelty perehdytysprosessi kasvattaa kolmen vuoden pysyvyyttä 69 % ja parantaa uusien työntekijöiden tuottavuutta noin 50 %.
• Asiakastyytyväisyys: Strategisen työvoiman suunnittelun, joka pitää palvelun laadun tasaisena, on osoitettu parantavan asiakastyytyväisyyspisteitä yli 85 prosenttiin.

Hyödyllisin työvoiman tuoton seurantamittari on mielestäni liikevaihto työtuntia kohden (RevPLH). Se yhdistää henkilöstöinvestoinnit suoraan palvelun tuotokseen – ja toisin kuin pelkkä kustannusten tarkastelu, se kannustaa optimoimaan eikä vain leikkaamaan.

Kysynnän ennustaminen majoitus- ja ravintola-alan toimintaympäristössä

Kysynnän ennustaminen on kaikkien muiden tekemiesi työvoimaa koskevien päätösten perusta. Jos ennusteesi on väärä, myös henkilöstömitoituksesi on väärä – joko jatkuvasti liian suuri tai liian pieni.

Mitä ennustetaan

Hyvä majoitusalan kysynnän ennustaminen ei koske vain majoitettujen asiakkaiden määrää. Kysyntä on ennustettava osastoittain ja vuorokaudenajan mukaan, sillä täysin varattu hotelli konferenssiviikonloppuna aiheuttaa henkilöstölle hyvin erilaisia paineita kuin sama käyttöaste vapaa-ajan viikonloppuna.

Laadi ennusteesi näiden tietojen perusteella:

• Historialliset tiedot: Vertailut samaan viikonpäivään ja samaan viikkoon vuodesta, kasvu huomioiden
• Tulevaisuuteen suuntautuvat varaukset: Hotellin PMS-varausjärjestelmän tiedot, mukaan lukien peruutusasteet ja varausten kertymisen trendit
• Paikalliset tapahtumat: Konferenssit, festivaalit, urheilutapahtumat ja koulujen loma-ajat, jotka aiheuttavat kysyntäpiikkejä
• Kausivaihtelukäyrät: Viikoittaiset, kuukausittaiset ja vuosittaiset mallit, jotka ovat ominaisia markkinallesi ja asiakassegmentillesi
• Vuorokaudenaikojen vaihtelut: Aamiaisen, lounaan, päivällisen sekä sisään- ja uloskirjautumisen huippuajat päivän aikana

Miten ennustetta käytetään

Kun olet arvioinut volyymin, muuta se työvoimatarpeeksi osastokohtaisten tuottavuusvertailujen avulla. Käytä tätä viitteenä oman hotellisi suunnittelun lähtökohtana:

Osasto	Tuottavuusvertailu
Vastaanotto (standarditaso)	1 työntekijä 50–75 huonetta kohden
Kerrossiivous (luksus)	10–12 huonetta siivoojaa kohden 8 tunnin työvuorossa
Kerrossiivous (keskitaso)	15–18 huonetta siivoojaa kohden 8 tunnin työvuorossa
F&B-tarjoilija (täyden palvelun ravintola)	1 tarjoilija 4–6 pöytää kohden
Banketti (lautaspalvelu)	1 tarjoilija 10–12 asiakasta kohden
F&B-keittiö (ruuhka-aika)	1 kokki 40–60 asiakaspaikkaa kohden

Nämä vertailuarvot ovat lähtökohtia. Todelliset suhdelukusi riippuvat brändisi palvelustandardista, tilaratkaisusta ja palvelumallista – seuraa niitä ajan mittaan ja tarkenna niitä omien tietojesi avulla.

Join our Community

Keep up with the hotel management community!

Get Free Access

Have an account? Log In

Oikean työvoimarakenteen ja henkilöstömäärän rakentaminen

Mikään yksittäinen sopimustyyppi ei toimi jokaisessa majoitusalan työvuorossa. Avainasemassa on eri työvoimatasojen yhdistäminen siten, että sinulla on vakaa ydinhenkilöstö ja riittävästi joustavuutta kysynnän vaihteluiden hallintaan ilman, että turvaudut automaattisesti ylityöhön.

Perustason henkilöstömalliksi suosittelisin seuraavaa:

• Kokoaikainen henkilöstö (60–70 %): Toimintasi selkäranka. Heillä on organisaation hiljainen tieto, he tuottavat tasalaatuista palvelua ja muodostavat esihenkilöpotentiaalisi ytimen.
• Osa-aikainen henkilöstö (20–30 %): Luotettava ratkaisu ennakoitaviin ruuhka-aikoihin – viikonloppuaamiaiset, perjantai-illan F&B-vuorot ja sisäänkirjautumisen huippuajat.
• Tilapäinen henkilöstö (10–20 %): Tilapäiset, kausiluonteiset ja kutsusta työskentelevät työntekijät, jotka kattavat kysyntäpiikit ja äkilliset poissaolot kasvattamatta kiinteitä työvoimakustannuksiasi.

Sovita rakenne osaston mukaan

Oikea jakauma vaihtelee osastoittain. Vastaanotossa kannattaa käyttää suurempaa kokoaikaisen henkilöstön osuutta, koska johdonmukaisuus on tärkeää asiakkaiden tunnistamisen ja monimutkaisten tilanteiden käsittelyn kannalta. F&B-osasto voi toimia suuremman osa-aikaisten ja keikkatyöntekijöiden muodostaman poolin avulla, koska työvuorokuviot ovat ennakoitavampia ja tehtäväkierto tarjoilijan, baarimikon ja bankettitehtävien välillä on helpompi toteuttaa.

Kerrossiivous sijoittuu jonnekin näiden väliin. Työn fyysiset vaatimukset ja aikataulusidonnaisuus vaikeuttavat tehtäväkiertoa muihin osastoihin, joten painottaisin tässä henkilöstön pysyvyyttä keikkatyöntekijöiden poolin rakentamisen sijaan. Kerrossiivouksessa henkilöstön vaihtuvuuden vaikutukset tuntuvat ensimmäisinä ja voimakkaimpina – kerrossiivoojien korvaaminen on kallista ja hidasta, ja alalla on jatkuvasti henkilöstövajausta eri markkinoilla.

Henkilöstömäärän määrittäminen

Käytä ennustamisvaiheessa määrittämiäsi tuottavuusvertailuja ja lisää niihin pieni puskuri – yleensä 10–15 % – ennakoimattomien poissaolojen, koulutusvuorojen ja palvelun laadun varmistamiseen tarvittavan liikkumavaran huomioimiseksi. Määritä kullekin osastolle vähimmäishenkilöstömäärät, joiden alle et mene kysynnästä riippumatta, ja rakenna henkilöstömäärä siitä ylöspäin.

Työvuorosuunnittelu, työvuorolistat ja reaaliaikaiset muutokset

Hyvä työvuorolista yhdistää työvoimasuunnitelmasi ja käytännön palveluntuotannon. Onnistuminen edellyttää toiminnan tarpeiden sovittamista siihen, mitä henkilöstösi pystyy realistisesti tekemään.

Työvuorolistan laatiminen

Työvuorosuunnittelu tarkoittaa työntekijöiden sijoittamista työvuoroihin ottaen huomioon sitovat rajoitteet, kuten työlainsäädäntö ja saatavuus, sekä joustavat rajoitteet, kuten työntekijöiden työvuorotoiveet. Sitovista rajoitteista ei voida neuvotella: lakisääteiset vähimmäisvaatimukset, enimmäistyöajat, pakolliset lepoajat ja työntekijöiden saatavuus on otettava huomioon. Joustavat rajoitteet ovat toiveita, joita pyritään noudattamaan – mutta ei kattavuuden kustannuksella.

Suosittelen julkaisemaan työvuorolistat vähintään kaksi viikkoa etukäteen. Se antaa henkilöstölle riittävästi aikaa suunnitella elämäänsä, vähentää viime hetken vaihtopyyntöjä ja on yhä useammin monilla lainkäyttöalueilla ennakoitavaa työvuorosuunnittelua koskevien lakien edellytys.

Ravintola- ja majoitusalalla toimii kolme työvuorosuunnittelumallia:

Malli	Sopii parhaiten	Huomioitavaa
Kiinteät työvuorot	Kuukausipalkkaiset tehtävät, taustatoiminnot, ammattiliittoon kuuluvat työntekijät	Joustamaton kysyntäpiikkien aikana
Vaihteleva työvuorojärjestelmä	Vastaanotto, turvallisuus, ympärivuorokautinen toiminta	Voi häiritä unta ja hyvinvointia
Joustavat/avoimet työvuorot	F&B, banketit, suuri osa-aikaisten työntekijöiden osuus	Edellyttää teknologiaa oikeudenmukaiseen hallintaan

Palvelupäivän hallinta

Työvuorolista on suunnitelma – ei tae. Reaaliaikaisessa hallinnassa suunnitelma kohtaa todellisuuden.

Pidä nämä käytännöt käytössä palvelupäivän aikaisten muutosten varalta:

• Varallaololista: Pidä lyhyt luettelo moniosaajista tai osa-aikaisista työntekijöistä, jotka voidaan kutsua lyhyellä varoitusajalla töihin. Ota heihin yhteyttä heidän vapaapäivänsä alussa, älä vasta aukon ilmaannuttua.
• Työvuoron vaihtokäytäntö: Käytä mobiilisovellusta tai alustaa, jonka kautta työntekijät voivat ehdottaa vaihtoja suoraan ja johon esihenkilön hyväksyntä on sisäänrakennettu. Tämä vähentää esihenkilön työmäärää ja täyttää avoimet vuorot nopeammin.
• Ilmoittamatta jäämistä koskeva käytäntö: Laadi selkeä, dokumentoitu eskalointiprosessi tilanteisiin, joissa työntekijä ei ilmoita poissaolostaan tai saavu töihin. Johdonmukainen soveltaminen vähentää toistuvaa toimintaa ja suojaa muuta tiimiä.
• Päivänsisäiset kysyntäsignaalit: Seuraa toteutunutta asiakasvolyymiä suhteessa ennusteeseesi työvuoron edetessä. Jos konferenssi venyy tai sisäänkirjautumiset nopeutuvat, ehdit kutsua lisäapua ennen palvelun tason heikkenemistä.

Moniosaamisen kehittäminen, osaamisen kartuttaminen ja urapolut

Moniosaamisen kehittäminen on yksi tuottoisimmista henkilöstöön tehtävistä investoinneista. Se lisää joustavuutta työvuorosuunnitteluun, vähentää poissaolojen aiheuttamaa haavoittuvuutta ja – oikein toteutettuna – toimii henkilöstön sitouttamisen keinona.

Miksi moniosaamisen kehittäminen toimii

Kun tarjoilija osaa työskennellä myös baarissa tai huonesiivooja voi auttaa pesulatoiminnoissa, työvuorosuunnittelun rajoitteet vähenevät. Et ole sidottu yhden työntekijän kattamiseen yhtä tehtävää kohti. Käytännössä tämä tarkoittaa, että voit pitää henkilöstömäärän pienempänä hiljaisina aikoina palvelustandardit säilyttäen ja selviytyä odottamattomista poissaoloista turvautumatta henkilöstövuokraukseen tai ylityöhön.

Olen myös nähnyt moniosaamisen kehittämisen vaikuttavan merkittävästi sitoutumiseen. Uusia taitoja kehittävät työntekijät tuntevat olevansa sitoutuneempia toimipaikkaan, ja se näkyy heidän palvelussaan.

Taitomatriisin laatiminen

Aloita kartoittamalla toiminnan eri osastoilla edellyttämät taidot – palvelutaidot, järjestelmien tuntemus (PMS, POS), fyysiset valmiudet ja kielitaito. Arvioi sitten, missä kukin tiimin jäsen tällä hetkellä on. Tunnistamistasi puutteista muodostuvat koulutuksen painopisteet.

Käytä matriisia seuraaviin tarkoituksiin:

• Tunnista työvuorojen päällekkäisyydet: Kuka voi aidosti korvata kenetkin ja millä valvonnan tasolla
• Muodosta moniosaamispareja: Yhdistä yhden osaston huippusuoriutujat heitä kiinnostaviin lähitehtäviin, joita he haluaisivat oppia
• Seuraa edistymistä: Päivitä matriisi neljännesvuosittain, jotta se pysyy hyödyllisenä eikä muutu staattiseksi asiakirjaksi

Urapolkujen luominen

Laadukas tunnustuksen antaminen ja näkyvät etenemismahdollisuudet esimerkiksi huonehoitajan tehtävästä kouluttajaksi tai esihenkilöksi vähentävät vaihtuvuutta 45 %. Ihmiset eivät halua vain työpaikkaa – he haluavat tietää, mihin työ voi johtaa.

Rakenna selkeät ja saavutettavat etenemisreitit jokaiseen osastoon:

• Vastaanotto: Vastaanottovirkailija → vanhempi vastaanottovirkailija → vastaanoton esihenkilö → vastaanottopäällikkö
• Siivous: Huonehoitaja → kerroksen esihenkilö → siivouspäällikkö
• F&B: Tarjoilija → osastovastaava → salipäällikkö → F&B-päällikkö

Dokumentoi nämä urapolut. Esittele ne perehdytyksen aikana. Yhdistä ne suorituksen arviointiprosessiin. Kun ihmiset näkevät etenemisportaat, he jäävät todennäköisemmin taloon ja etenevät urallaan.

Seuraajasuunnittelu

Laadi senioritason tehtäviin – hotellinjohtaja, keittiöpäällikkö, huoneosaston johtaja – lyhyt seuraajaehdokkaiden lista. Tunnista henkilöt, jotka ovat kahden tai kolmen vuoden päässä valmiudesta, ja panosta määrätietoisesti heidän kehitykseensä. Jos alat ajatella seuraajasuunnittelua vasta seniorijohtajan irtisanouduttua, saatat päätyä ylentämään väärän henkilön tai maksamaan liikaa ulkopuolisesta rekrytoinnista.

Teknologia ja työvoimanhallintaohjelmistot

Työvoimanhallintaohjelmisto (WFM) kokoaa yhteen suunnittelun, työvuorosuunnittelun ja reaaliaikaisen toiminnan. Oikea alusta ei korvaa hyvää harkintaa – se poistaa manuaalisen työn aiheuttaman kuormituksen, joka estää esihenkilöitä käyttämästä harkintaansa.

Mitä WFM-ohjelmisto tekee

Modernit majoitusalan WFM-alustat kattavat yleensä seuraavat osa-alueet:

• Tekoälypohjainen kysynnän ennustaminen: Tietojen hakeminen PMS-, POS- ja varausjärjestelmistä henkilöstösuositusten laatimiseksi osasto- ja työvuorokohtaisesti
• Automaattinen työvuorosuunnittelu: Luonnosaikataulujen laatiminen työvoimastandardien, työntekijöiden saatavuuden ja vaatimustenmukaisuussääntöjen perusteella – minkä jälkeen esihenkilöt voivat viimeistellä ne
• Työajan ja läsnäolon seuranta: Sisään- ja uloskirjautumiset, taukojen hallinta ja reaaliaikainen näkyvyys siitä, ketkä ovat työskentelemässä
• Henkilöstön mobiilikäyttö: Työvuorojen vaihtaminen, aikataulujen tarkastelu, saatavuustietojen päivittäminen ja viestintä esihenkilöiden kanssa työntekijöiden puhelimilla
• Palkkahallinnon integraatio: Hyväksyttyjen työtuntien siirtäminen suoraan palkkahallintoon manuaalisen syöttämisen ja virheiden vähentämiseksi
• Vaatimustenmukaisuuden suojamekanismit: Mahdollisten rikkomusten ilmoittaminen ennen niiden tapahtumista – ylityörajat, lepoaikojen rikkomukset ja ennakoivan työvuorosuunnittelun vaatimukset

Oikean alustan valitseminen

Majoitusalan WFM-markkinoihin kuuluvat esimerkiksi Deputy, HotSchedules (Fourth), Unifocus ja Legion. Oikea valinta riippuu kiinteistösi tyypistä ja koosta sekä nykyisestä teknologiapinostasi.

Ennen toimittajien arviointia suosittelen täsmentämään seuraavat kriteerit:

• Integroituuko se natiivisti PMS- ja POS-järjestelmiisi?
• Pystyykö se hallitsemaan useiden osastojen työvuorosuunnittelua yhdessä näkymässä?
• Onko mobiilikäyttökokemus riittävän hyvä, jotta henkilöstö todella käyttää sitä?
• Tukeeko se toiminta-alueellasi voimassa olevia vaatimustenmukaisuusvaatimuksia?
• Miltä käyttöönotto ja jatkuva tuki käytännössä näyttävät?

Älä osta alustaa pelkän esittelyn perusteella. Keskustele samankokoisten ja yhtä monimutkaisten kiinteistöjen kanssa, jotka käyttävät sitä parhaillaan, ja kysy, mikä käyttöönoton aikana meni pieleen.

Työvoiman varautumis- ja kriisisuunnittelu

Majoitusala altistuu kysynnän vaihteluille enemmän kuin lähes mikään muu toimiala. 48 tuntia ennen peruuntuva ryhmävaraus, vakava sääilmiö, laajat poissaoloilmoitukset tai maailmanlaajuinen häiriö voivat romahduttaa henkilöstösuunnitelmasi yhdessä yössä. Varautumissuunnittelun avulla pystyt jatkamaan toimintaasi, kun näin tapahtuu.

Häiriötilanteet, joihin on varauduttava

Näihin tilanteisiin kannattaa varautua nimenomaisesti:

• Laajat poissaoloilmoitukset tai viime hetken saapumatta jättämiset: Tiimissä puhkeava vatsatautiepidemia, paikallinen liikennekatkos tai lumimyrsky voi poistaa merkittävän osan suunnitellusta henkilöstöstäsi käytöstä hyvin lyhyellä varoitusajalla.
• Äkilliset kysyntäpiikit: Konferenssi, joka varaa hotellihuoneita yli kapasiteetin, viime hetken ryhmävaraus tai tapahtumapaikan peruuntuminen, jonka vuoksi vieraat ohjautuvat luoksesi.
• Äkilliset kysynnän romahdukset: Merkittävän paikallisen tapahtuman peruuntuminen, lentolakko tai geopoliittinen tapahtuma, joka tyhjentää tulevat varauksesi.
• Avainhenkilöiden poissaolot: Keittiöpäällikkösi tai osastonjohtajasi joutuu pois työstä loukkaantumisen tai sairauden vuoksi.

Varautumiseen perustuvan työvoiman rakentaminen

Hotellien viime hetken henkilöstövajeiden hallinta perustuu vararesurssien käyttöönottoon – päivystävään henkilöstöpooliin, lähikiinteistöihin, joissa on vapaata henkilöstöä, sekä yhteistyöhön henkilöstövuokrausyritysten kanssa.

Käytännöllinen varautumisjärjestely sisältää seuraavat osa-alueet:

• Päivystyslista: Dokumentoitu luettelo moniosaajista ja entisistä työntekijöistä, jotka ovat suostuneet siihen, että heihin otetaan yhteyttä lyhyellä varoitusajalla tarvittavista työvuoroista. Pidä lista ajan tasalla ja testaa se – älä oleta, että joku on edelleen valmis tulemaan töihin silloin, kun todella tarvitset häntä.
• Suhteet henkilöstövuokrauskumppaneihin: Luo suhteet yhteen tai kahteen tarkoin valittuun majoitusalan henkilöstövuokrausyritykseen ennen kuin tarvitset niitä. Yhteistyö sujuu paremmin, kun yritykset tuntevat jo brändistandardisi ja kiinteistösi pohjaratkaisun.
• Sisäinen työvoiman jakaminen: Useita kiinteistöjä operoiville yrityksille kiinteistöjen yhteinen työvoimapooli mahdollistaa henkilöstön siirtämisen sinne, missä kysyntä kasvaa, sen sijaan että ulkopuolista apua kutsuttaisiin paikalle.

Toiminta kysynnän romahtaessa

Varautumissuunnittelu toimii molempiin suuntiin. Kun kysyntä laskee äkillisesti, suunnitelmasi on katettava se, miten vähennät henkilöstöä oikeudenmukaisesti ja lainmukaisesti – hallitset viestinnän, määrität, keiden työsuhde säilytetään, ja otat käyttöön lainkäyttöalueellasi saatavilla olevat valtion tukijärjestelmät. Kun tämä on dokumentoitu etukäteen, vältät hätiköidyt päätökset, jotka heikentävät luottamusta ja aiheuttavat oikeudellisia riskejä.

More Articles

• Hotellinhallintaohjelmiston vaatimusten tarkistuslistaopas
• Kuinka valita hotellinhallintaohjelmisto: kattava opas
• Hotellinhallintaohjelmiston käyttöönotto: 10 vaihetta

Työvoimasuunnittelun laajentaminen useisiin kohteisiin

Kun siirryt yhden kohteen hallinnasta kohdeportfolion hallintaan, työvoimasuunnittelusta tulee rakenteellisesti monimutkaisempaa. Yhdessä kohteessa toimineet päätökset – aikatauluttaminen yhdessä työkalussa, omien esihenkilöiden kouluttaminen ja neuvottelut henkilöstöpalveluyritysten kanssa erikseen – eivät skaalaudu saumattomasti.

Keskitetyt vs. hajautetut päätökset

Monikohteisen työvoimanhallinnan keskeinen haaste on päättää, mitkä asiat ratkaistaan keskitetysti ja mitkä jätetään kohdetasolle. Näkemykseni mukaan tehokkain malli on keskitetyt standardit ja paikallinen toteutus.

Keskitä:

• Työvoimastandardit ja tuottavuuden vertailuarvot (siivoojien määrä huonetta kohden, tarjoiltavat annokset tarjoilijaa kohden)
• Keskeiset suorituskykymittarit ja raportointikehykset (jotta voit verrata kohteiden suorituskykyä)
• WFM-alusta ja integraatiot (yksi järjestelmä, yksi totuuden lähde)
• Vaatimustenmukaisuuskäytännöt (erityisesti silloin, kun työlainsäädäntö vaihtelee alueittain)
• Johtavien osaajien urapolku ja seuraajasuunnittelu

Pidä paikallisina:

• Päivittäiset ja viikoittaiset työvuorosuunnittelupäätökset (kohteiden esihenkilöt tuntevat tiiminsä)
• Reaaliaikaiset, työvuorotason muutokset
• Paikalliset suhteet henkilöstöpalveluyrityksiin ja urakoitsijoihin

Osaajaresurssien jakaminen portfolion tasolla

Yksi useiden kohteiden hallinnoinnin selkeimmistä eduista on mahdollisuus jakaa työvoimaa. Kohteiden välinen liikkuva varahenkilöpooli – työntekijät, jotka on palkattu työskentelemään kahdessa tai useammassa kohtuullisen etäisyyden päässä sijaitsevassa kohteessa – vähentää riippuvuuttasi henkilöstöpalveluyrityksistä kysyntäpiikkien aikana ja antaa hyvin suoriutuville työntekijöille mahdollisuuden lisätä työtuntejaan ja ansioitaan ilman työnantajan vaihtamista.

Hotellit voivat suunnitella henkilöstön työvuorot useissa kohteissa ottamalla käyttöön keskitetyn työvuorosuunnitteluohjelmiston, joka tarjoaa näkyvyyden eri kohteisiin, sekä yhdenmukaistamalla roolimääritykset ja työvoimaa koskevat säännöt koko portfolion alueella.

Keskeisten suorituskykymittareiden yhdenmukaistaminen koko portfoliossa

Useiden kohteiden tapauksessa epäyhtenäiset mittarit tekevät mahdottomaksi tunnistaa, missä tarvitaan toimenpiteitä. Yhdenmukaista kaikki kohteet samojen keskeisten työvoiman suorituskykymittareiden mukaisesti:

• Työvoimakustannusten osuus (työvoiman kokonaiskustannukset ÷ liikevaihto × 100)
• Liikevaihto työtuntia kohden osastoittain
• Vaihtuvuusaste rooliryhmittäin
• Työvuorosuunnitelman noudattamisaste
• Ylityön osuus kokonaistuntimäärästä

Tarkastele näitä kuukausittain portfolion tasolla. Poikkeamat – kumpaan suuntaan tahansa – kertovat, missä kannattaa tutkia asiaa tarkemmin. Kohde, jonka työvoimakustannukset ovat epätavallisen alhaiset, saattaa kärsiä aliresursoinnista ja olla matkalla kohti asiakastyytyväisyysongelmaa. Kohteessa, jossa ylityötä on paljon, saattaa olla helposti korjattava työvuorosuunnitteluprosessin ongelma tai puute kysynnän ennustamisessa.

Työvoimasuunnitelmasi on perusta – myös sen päälle tekemilläsi varauksilla on merkitystä

Vahva työvoimasuunnitelma varmistaa, että oikeat ihmiset ovat valmiina kysynnän saapuessa, mutta kysyntä alkaa varauksista – hotellivarausjärjestelmien hyötyjen ymmärtäminen osoittaa, miten oikea varausohjelmisto tuottaa henkilöstöennusteidesi tarvitsemaa käyttöastetietoa.