Henkilöstösuunnittelu majoitus- ja ravintola-alalla: täydellinen opas

Henkilöstösuunnittelu majoitus- ja ravintola-alalla tarkoittaa oikeiden ihmisten sijoittamista oikeisiin työvuoroihin ennen kuin kysyntä yllättää sinut. Kokemukseni mukaan useimmat henkilöstöongelmat eivät ole sattumanvaraisia – ne johtuvat reagoinnista suunnittelun sijaan. Ylityöt lisääntyvät vähitellen, palvelun laatu heikkenee ja hyvät työntekijät uupuvat ja lähtevät.

Tässä oppaassa käsitellään kysynnän ennustamista, työvuorosuunnittelua, ristiinkoulutusta, varautumissuunnittelua ja toiminnan laajentamista eri toimipaikoissa.

Kerron myös, mikä rooli henkilöstöhallintaohjelmistolla on suunnitteluprosessissasi ja miten sen ROI:ta mitataan. Rakennatpa henkilöstösuunnitelmaa alusta alkaen tai tehostatpa olemassa olevaa suunnitelmaa, löydät täältä selkeän ja käytännöllisen etenemissuunnitelman.

Mitä henkilöstösuunnittelu tarkoittaa majoitus- ja ravintola-alalla?

Henkilöstösuunnittelu majoitus- ja ravintola-alalla on prosessi, jossa ennakoidaan henkilöstötarpeet ja sijoitetaan oikeat ihmiset oikeisiin tehtäviin ennen palvelukysynnän toteutumista. Se on laajempi kokonaisuus kuin työvuorosuunnittelu – se yhdistää henkilöstöä koskevat päätökset käyttöaste-ennusteeseen, liikevaihtotavoitteisiin ja asiakaskokemuksen laatustandardeihin.

Useimmat näkemäni toimipaikat käsittelevät henkilöstösuunnittelua ja työvuorosuunnittelua samana asiana. Ne eivät ole sama asia. Työvuorosuunnittelu on operatiivista: kuka työskentelee tiistain aamiaisvuorossa. Henkilöstösuunnittelu on strategista: kuinka monta siivoojaa tarvitset kesän vilkkaimpina viikkoina ja mistä heidät löydät?

Kattava henkilöstösuunnitelma sisältää seuraavat osa-alueet:

• Kysynnän ennustaminen: Asiakasmäärien ja palvelukuormituksen ennustaminen päivä-, vuoro- ja osastokohtaisesti
• Henkilöstön kokoonpano: Oikean kokoaikaisten, osa-aikaisten ja määräaikaisten työntekijöiden yhdistelmän määrittäminen
• Työvuorosuunnittelu ja työvuorolistat: Kysynnän muuttaminen todelliseksi työvuorojen kattavuudeksi
• Osaamisen kehittäminen: Ristiinkoulutus ja urapolkujen rakentaminen rekrytointiriippuvuuden vähentämiseksi
• Teknologian hyödyntäminen: Henkilöstöhallintaohjelmiston käyttäminen päätösten automatisointiin ja optimointiin
• Varautumissuunnittelu: Poissaoloihin, äkillisiin kysyntäpiikkeihin ja häiriötilanteisiin valmistautuminen

Henkilöstösuunnittelu on majoitus- ja ravintola-alalla tärkeämpää kuin useimmilla muilla toimialoilla, koska työvoimaasi ei voi vaihtaa vapaasti tehtävästä toiseen. Vastaanottovirkailija ei voi helposti hoitaa siivoustehtäviä. Keittiötyöntekijä ei ole baarimikko. Toisin kuin vähittäiskaupassa, et voi lähettää työntekijöitä kotiin ja siirtää tehtäviä myöhemmäksi – asiakkaat saapuvat aikataulun mukaisesti, ja palvelun puutteet näkyvät heti.

Miksi henkilöstösuunnittelu on tärkeää: vaikutus liiketoimintaan ja ROI

Työvoimakustannukset muodostavat jopa 40 % hotellin toimintakuluista. Tämä tekee henkilöstöstäsi suurimman yksittäisen hallittavissa olevan kuluerän – ja sen, jossa on eniten parantamisen varaa.

Väärien päätösten kustannukset

Majoitus- ja ravintola-alan keskimääräinen vuotuinen vaihtuvuus on noin 65,5 % vuonna 2025, ja pitkän aikavälin keskiarvo vuosina 2001–2025 on 75,6 % – noin viisinkertainen koko talouteen verrattuna. Jokainen lähtijä maksaa sinulle. Cornellin tutkimuksen mukaan vaihtuvuuden keskimääräinen kokonaiskustannus on noin $7,612 itsenäisissä hotelleissa ja $6,957 hotelliketjuissa, eikä siinä ole vielä huomioitu perehdytysjakson aikaista tuottavuuden menetystä.

Olen nähnyt saman kaavan toistuvasti: toimipaikat investoivat liian vähän suunnitteluun ja käyttävät sitten liikaa rahaa reaktiivisiin toimenpiteisiin – ylitöihin, henkilöstövuokrausyritysten palkkioihin ja hätänä tehtäviin rekrytointeihin, jotka maksavat paljon enemmän kuin jäsennelty suunnitelma olisi maksanut.

Hyvän suunnittelun hyödyt

Kun suunnittelet ennakoivasti, ROI näkyy useilla osa-alueilla:

• Työvoimakustannusten pienentyminen: Automatisoitu työvuorosuunnittelu voi säästää keskimäärin 5–10 % työvoimakustannuksissa tasapainottamalla henkilöstömäärät kysynnän mukaan.
• Esihenkilöiden ajansäästö: Nämä työkalut voivat vähentää työvuorolistojen laatimiseen käytettyä aikaa jopa 70 %, jolloin esihenkilöt voivat keskittyä toimintaan tai asiakaspalveluun.
• Vaihtuvuuden väheneminen: Jäsennelty perehdytysprosessi kasvattaa kolmen vuoden pysyvyyttä 69 % ja parantaa uusien työntekijöiden tuottavuutta noin 50 %.
• Asiakastyytyväisyys: Strategisen henkilöstösuunnittelun, joka pitää palvelun laadun tasaisena, on osoitettu parantavan asiakastyytyväisyyspisteitä yli 85 prosenttiin.

Hyödyllisin henkilöstön ROI:n seurantamittari on mielestäni liikevaihto työtuntia kohden (RevPLH). Se yhdistää henkilöstöinvestoinnit suoraan palvelun tuotokseen – ja toisin kuin pelkkään kustannusten tarkasteluun keskittyminen, se kannustaa optimoimaan eikä vain leikkaamaan.

Kysynnän ennustaminen majoitus- ja ravintola-alan toimintaympäristössä

Kysynnän ennustaminen on kaikkien muiden työvoimaa koskevien päätöstesi perusta. Jos ennusteesi on väärä, myös henkilöstömitoituksesi on väärä – joko jatkuvasti liian suuri tai liian pieni.

Mitä ennustetaan

Hyvä majoitus- ja ravintola-alan kysyntäennuste ei koske vain varattujen huoneiden määrää. Kysyntä on ennustettava osasto- ja kellonaikakohtaisesti, sillä konferenssiviikonlopun täysin varattu hotelli aiheuttaa aivan erilaisia henkilöstöpaineita kuin sama käyttöaste vapaa-ajan viikonloppuna.

Laadi ennuste näiden tietojen perusteella:

• Historiatiedot: Vertailut samaan viikonpäivään ja samaan viikkoon vuodesta, kasvu huomioiden
• Ennakkoon tehdyt varaukset: PMS-varausdatasi, mukaan lukien peruutusasteet ja varausten kertymistrendit
• Paikalliset tapahtumat: Konferenssit, festivaalit, urheilutapahtumat ja koulujen lomat, jotka aiheuttavat kysyntäpiikkejä
• Kausivaihtelukäyrät: Viikoittaiset, kuukausittaiset ja vuosittaiset kuviot, jotka ovat ominaisia markkinallesi ja asiakassegmentillesi
• Päivän eri ajanjaksojen vaihtelut: Aamiaisen, lounaan, päivällisen sekä sisään- ja uloskirjautumisen huippuajat kunkin päivän aikana

Miten ennustetta käytetään

Kun olet arvioinut volyymin, muunna se työvoimatarpeeksi osastokohtaisten tuottavuusvertailuarvojen avulla. Käytä tätä viitteenä oman toimipaikkasi suunnittelussa:

Nämä vertailuarvot ovat lähtökohtia. Todelliset suhdelukusi riippuvat brändistandardistasi, tilaratkaisusta ja palvelumallistasi – seuraa niitä ajan mittaan ja tarkenna niitä oman datasi avulla.

Join our Community

Keep up with the hotel management community!

Get Free Access

Have an account? Log In

Oikean työvoimarakenteen ja henkilöstömitoituksen rakentaminen

Mikään yksittäinen työsopimustyyppi ei toimi jokaisessa majoitus- ja ravintola-alan työvuorossa. Olennaista on yhdistää eri työvoimatasoja niin, että sinulla on vakaa ydinjoukko ja riittävästi joustavuutta kysynnän vaihteluiden hallintaan ilman, että turvaudut automaattisesti ylitöihin.

Perustason henkilöstömalli, jota suosittelisin, näyttää tältä:

• Kokoaikaiset työntekijät (60–70 %): Toimintasi selkäranka. Heillä on organisaation hiljainen tieto, he tarjoavat tasalaatuista palvelua ja muodostavat esimiesosaajien kasvupohjan.
• Osa-aikaiset työntekijät (20–30 %): Luotettavia ennakoitavissa oleviin kiirejaksoihin – viikonloppuaamiaisvuoroihin, perjantai-iltojen F&B-vuoroihin ja sisäänkirjautumisen huippuaikoihin.
• Varahenkilöstö (10–20 %): Tilapäiset, kausiluonteiset ja kutsusta työskentelevät työntekijät, jotka kattavat kysyntäpiikit ja poissaolot kasvattamatta kiinteitä työvoimakustannuksia.

Rakenteen sovittaminen osastoon

Oikea jakauma vaihtelee osastoittain. Vastaanotto hyötyy suuremmasta kokoaikaisten työntekijöiden osuudesta, koska johdonmukaisuus on tärkeää vieraiden tunnistamisessa ja monimutkaisten tilanteiden käsittelyssä. F&B voi hyödyntää suurempaa osa-aikaisten ja keikkatyöntekijöiden joukkoa, koska työvuorokuviot ovat ennakoitavampia ja työntekijöiden kouluttaminen tarjoilijan, baarityöntekijän ja juhlapalvelun tehtävien välillä on helpommin toteutettavissa.

Siivous sijoittuu näiden väliin. Työn fyysiset vaatimukset ja aikaherkkyys vaikeuttavat siirtymistä muihin osastoihin, joten asettaisin tässä etusijalle henkilöstön pitämisen organisaatiossa sen sijaan, että rakentaisin keikkatyöntekijöiden joukkoa. Henkilöstön vaihtuvuuden vaikutukset näkyvät ensin ja voimakkaimmin siivouksessa – siivoojien korvaaminen on kallista ja hidasta, ja alalla kärsitään jatkuvasta henkilöstövajeesta eri markkinoilla.

Henkilöstömitoituksen määrittäminen

Käytä ennustamisvaiheessa määrittämiäsi tuottavuusvertailuarvoja ja lisää niihin pieni, yleensä 10–15 prosentin, puskuri suunnittelemattomien poissaolojen, koulutusvuorojen ja palvelun laadun varmistamiseen tarvittavan liikkumavaran kattamiseksi. Määritä jokaiselle osastolle vähimmäismitoitus, jonka alapuolelle et mene kysynnästä riippumatta, ja rakenna henkilöstömäärää siitä ylöspäin.

Työvuorosuunnittelu, työvuorolistat ja reaaliaikaiset muutokset

Hyvä työvuorolista yhdistää työvoimasuunnitelmasi ja käytännön palvelutuotannon. Onnistuminen edellyttää toiminnan tarpeiden tasapainottamista sen kanssa, mitä työntekijäsi pystyvät realistisesti tekemään.

Työvuorolistan laatiminen

Työvuorosuunnittelussa työntekijät sijoitetaan työvuoroihin huomioimalla ehdottomat rajoitteet, kuten työlainsäädäntö ja saatavuus, sekä joustavat rajoitteet, kuten työntekijöiden työvuorotoiveet. Ehdottomista rajoitteista ei voida neuvotella: lakisääteiset vähimmäisvaatimukset, enimmäistyöajat, pakolliset lepoajat ja työntekijöiden saatavuus. Joustavat rajoitteet ovat toiveita, jotka pyritään huomioimaan – mutta eivät kattavuuden kustannuksella.

Suosittelen julkaisemaan työvuorolistat vähintään kaksi viikkoa etukäteen. Se antaa henkilöstölle riittävästi aikaa suunnitella elämäänsä, vähentää viime hetken työvuorojen vaihtopyyntöjä ja on yhä useammin monilla lainkäyttöalueilla ennakoivaa työvuorosuunnittelua koskevien lakien edellytys.

Vieraanvaraisuudessa toimii kolme työvuorosuunnittelumallia:

Palvelupäivän hallinta

Työvuorolista on suunnitelma – ei tae. Reaaliaikaisessa hallinnassa suunnitelma kohtaa todellisuuden.

Pidä nämä käytännöt käytössä saman päivän muutoksia varten:

• Varallaololista: Pidä lyhyt lista työntekijöistä, jotka on koulutettu useisiin tehtäviin, tai osa-aikaisista työntekijöistä, jotka voidaan kutsua lyhyellä varoitusajalla. Ota heihin yhteyttä heidän vapaapäivänsä alussa, älä vasta aukon ilmestyttyä.
• Työvuorojen vaihtoprosessi: Käytä mobiilisovellusta tai alustaa, jonka kautta työntekijät voivat aloittaa vaihdot suoraan ja jossa esihenkilön hyväksyntä on sisäänrakennettuna. Tämä vähentää esihenkilön hallinnollista taakkaa ja täyttää aukot nopeammin.
• Ilmoittamatta jäämistä ja poissaoloa koskeva käytäntö: Laadi selkeä, dokumentoitu eskalointiprosessi. Johdonmukainen valvonta vähentää toistuvaa toimintaa ja suojaa muuta tiimiä.
• Päivänsisäiset kysyntäsignaalit: Seuraa toteutunutta asiakasvolyymia suhteessa ennusteeseen työvuoron edetessä. Jos konferenssi venyy tai sisäänkirjautumiset kiihtyvät, ehdit kutsua varahenkilöitä ennen palvelutason heikkenemistä.

Moniosaaminen, osaamisen kehittäminen ja urapolut

Moniosaamiseen panostaminen on yksi tuottavimmista investoinneista, joita voit tehdä henkilöstöösi. Se antaa joustavuutta työvuorosuunnitteluun, vähentää poissaolojen aiheuttamaa riskiä ja oikein toteutettuna toimii henkilöstön pitovoimakeinona.

Miksi moniosaaminen toimii

Kun tarjoilija osaa työskennellä myös baarissa tai huonesiivooja voi auttaa pesulatoiminnoissa, työvuorosuunnittelun rajoitteet vähenevät. Et ole sidottu yhden työntekijän ja yhden tehtävän kattavuuteen. Käytännössä tämä tarkoittaa, että voit mitoittaa henkilöstön niukemmaksi hiljaisina aikoina palvelustandardeista tinkimättä ja selviytyä odottamattomista poissaoloista turvautumatta henkilöstövuokraukseen tai ylityöhön.

Olen myös nähnyt, miten merkittävästi moniosaaminen vaikuttaa sitoutumiseen. Uusia taitoja kehittävät työntekijät kokevat olevansa vahvemmin sitoutuneita työpaikkaan, ja se näkyy heidän palvelussaan.

Osaamismatriisin rakentaminen

Aloita kartoittamalla eri osastojen tarvitsemat taidot – palvelutaidot, järjestelmien tuntemus (PMS, POS), fyysiset valmiudet ja kielitaito. Arvioi sitten, missä kukin tiimin jäsen tällä hetkellä on. Tunnistamistasi puutteista muodostuvat koulutuksen painopisteet.

Hyödynnä matriisia seuraavasti:

• Tunnista työvuorojen päällekkäisyydet: Kuka voi todella hoitaa minkäkin tehtävän ja millä ohjauksen tasolla
• Muodosta moniosaamispareja: Yhdistä yhden osaston huippusuoriutujat heidän haluamiinsa läheisiin tehtäviin
• Seuraa edistymistä: Päivitä matriisi neljännesvuosittain, jotta se pysyy hyödyllisenä eikä muutu staattiseksi asiakirjaksi

Urapolkujen luominen

Laadukas tunnustaminen ja näkyvät etenemismahdollisuudet esimerkiksi huonehoitajan tehtävästä kouluttajaksi tai esihenkilöksi vähentävät vaihtuvuutta 45 %. Ihmiset eivät halua vain työpaikkaa – he haluavat tietää, mihin työtehtävä voi johtaa.

Rakenna jokaiselle osastolle selkeät ja saavutettavissa olevat etenemisreitit:

• Vastaanotto: Vastaanottovirkailija → kokenut vastaanottovirkailija → vastaanoton esihenkilö → vastaanottopäällikkö
• Huonesiivous: Huonehoitaja → kerroksen esihenkilö → siivouspäällikkö
• F&B: Tarjoilija → osastovastaava → salipäällikkö → F&B-päällikkö

Dokumentoi nämä urapolut. Esittele ne perehdytyksen aikana. Yhdistä ne suorituksen arviointiprosessiin. Kun ihmiset näkevät etenemisportaat, he todennäköisemmin jäävät ja etenevät niitä pitkin.

Seuraajasuunnittelu

Senioritason tehtäviin – GM, keittiöpäällikkö, huoneosaston johtaja – kokoa seuraajasuunnitelman ehdokaslista. Tunnista, ketkä ovat kahden tai kolmen vuoden päässä valmiudesta, ja panosta heidän kehittämiseensä suunnitelmallisesti. Jos alat ajatella seuraajasuunnittelua vasta seniorijohtajan irtisanoutuessa, päädyt helposti ylentämään väärän henkilön tai maksamaan ulkopuolisesta rekrytoinnista ylihintaa.

Teknologia ja työvoimanhallintaohjelmistot

Työvoimanhallinta- (WFM) -ohjelmisto kokoaa yhteen suunnittelun, työvuorosuunnittelun ja reaaliaikaisen toiminnanohjauksen. Oikea alusta ei korvaa hyvää harkintakykyä – se poistaa manuaalisen työn aiheuttaman kuorman, joka estää esihenkilöitä hyödyntämästä sitä.

Mitä WFM-ohjelmisto tekee

Ravintola- ja hotellialan nykyaikaiset WFM-alustat kattavat yleensä seuraavat osa-alueet:

• Tekoälypohjainen kysynnän ennustaminen: Tietojen hakeminen PMS-, POS- ja varausjärjestelmistä henkilöstösuositusten laatimiseksi osasto- ja työvuorokohtaisesti
• Automaattinen työvuorosuunnittelu: Luonnosaikataulujen laatiminen työvoimastandardien, työntekijöiden saatavuuden ja vaatimustenmukaisuussääntöjen perusteella – minkä jälkeen esihenkilöt voivat muokata niitä
• Työajan ja läsnäolon seuranta: Sisään- ja uloskirjautumiset, taukojen hallinta ja reaaliaikainen näkyvyys siihen, ketkä ovat työskentelemässä
• Henkilöstön mobiilikäyttö: Työvuorojen vaihdot, työvuorojen tarkastelu, saatavuustietojen päivitykset ja esihenkilöiden viestintä työntekijöiden puhelimilla
• Palkkahallinnon integrointi: Hyväksyttyjen työtuntien siirtäminen suoraan palkkahallintoon manuaalisen syöttämisen ja virheiden vähentämiseksi
• Vaatimustenmukaisuuden suojarajat: Mahdollisten rikkomusten ilmoittaminen ennen niiden tapahtumista – ylityörajat, lepoaikojen rikkomukset ja ennakoivan työvuorosuunnittelun vaatimukset

Oikean alustan valinta

Ravintola- ja hotellialan WFM-markkinoilla on esimerkiksi Deputy-, HotSchedules (Fourth)-, Unifocus- ja Legion-työkaluja. Oikea valinta riippuu kiinteistösi tyypistä ja koosta sekä nykyisestä teknologiakokonaisuudestasi.

Ennen toimittajien arviointia suosittelen selvittämään seuraavat kriteerit:

• Integroituuko se suoraan PMS- ja POS-järjestelmiisi?
• Voiko sillä suunnitella useiden osastojen työvuorot yhdessä näkymässä?
• Onko mobiilikäyttökokemus riittävän hyvä, jotta henkilöstö todella käyttää sitä?
• Tukeeko se toiminta-alueesi vaatimustenmukaisuusvaatimuksia?
• Miltä käyttöönotto ja jatkuva tuki käytännössä näyttävät?

Älä osta alustaa pelkän esittelyn perusteella. Keskustele samankokoisten ja yhtä monimutkaisten, sitä parhaillaan käyttävien kiinteistöjen kanssa ja kysy, mikä meni pieleen käyttöönoton aikana.

Poikkeus- ja kriisitilanteiden työvoimasuunnittelu

Ravintola- ja hotelliala altistuu kysyntäshokeille enemmän kuin lähes mikään muu toimiala. 48 tuntia ennen saapumista peruuntuva ryhmävaraus, vakava sääilmiö, laajat poissaolot tai maailmanlaajuinen häiriö voi romahduttaa henkilöstösuunnitelmasi yhdessä yössä. Varautumissuunnittelun avulla pystyt jatkamaan toimintaa, kun näin tapahtuu.

Häiriötyypit, joihin kannattaa varautua

Näihin tilanteisiin kannattaa varautua nimenomaisesti:

• Laajat poissaolot tai viime hetken poisjäännit: Tiimissäsi puhkeava vatsatautiepidemia, paikallinen liikennekatkos tai lumimyrsky voi viedä merkittävän osan työvuoroon suunnitellusta henkilöstöstä lyhyellä varoitusajalla.
• Äkilliset kysyntäpiikit: Hotellihuoneita yli varaava konferenssi, viime hetken ryhmävaraus tai tilan peruutus, joka ohjaa asiakkaat sinun luoksesi.
• Äkilliset kysynnän romahdukset: Merkittävän paikallisen tapahtuman peruuntuminen, lentoyhtiön lakko tai geopoliittinen tapahtuma, joka tyhjentää tulevat varauksesi.
• Avainhenkilöiden poissaolot: Keittiömestarisi tai osastonjohtajasi joutuu pois työstä vamman tai sairauden vuoksi.

Poikkeustilanteiden varahenkilöstön rakentaminen

Hotellien viime hetken henkilöstövajeiden hallinta perustuu vararesurssien aktivoimiseen – varallaolorinkeihin, lähialueen kiinteistöihin, joissa on käytettävissä olevaa henkilöstöä, sekä henkilöstövuokrauskumppanuuksiin.

Käytännöllinen poikkeustilanteisiin varautuva kokonaisuus sisältää seuraavat osa-alueet:

• Varallaololista: Dokumentoitu luettelo moniosaavista työntekijöistä ja entisistä työntekijöistä, jotka ovat suostuneet siihen, että heihin otetaan yhteyttä lyhyellä varoitusajalla alkavia työvuoroja varten. Pidä luettelo ajan tasalla ja testaa se – älä oleta, että joku on edelleen valmis paikkaamaan, kun todella tarvitset häntä.
• Henkilöstövuokrausyrityskumppanuudet: Luo suhteet yhteen tai kahteen hyväksi havaittuun majoitus- ja ravintola-alan henkilöstövuokrausyritykseen ennen kuin tarvitset niitä. Yritykset toimivat paremmin, kun ne tuntevat jo brändistandardisi ja kiinteistösi pohjaratkaisun.
• Sisäinen työvoiman jakaminen: Useita kiinteistöjä operoiville yrityksille kiinteistöjen yhteinen työvoimapooli mahdollistaa henkilöstön siirtämisen sinne, missä kysyntä kasvaa, sen sijaan että ulkopuolista apua kutsuttaisiin paikalle.

Kysynnän romahtamiseen vastaaminen

Varautumissuunnittelu toimii molempiin suuntiin. Kun kysyntä laskee äkillisesti, suunnitelman on katettava se, miten vähennät henkilöstöä oikeudenmukaisesti ja lainmukaisesti – hallitset viestintää, asetat etusijalle palvelukseen jäävät työntekijät ja otat käyttöön kaikki lainkäyttöalueellasi saatavilla olevat valtion tukijärjestelmät. Kun tämä dokumentoidaan etukäteen, vältetään hätiköidyt päätökset, jotka vahingoittavat luottamusta ja aiheuttavat oikeudellisia riskejä.

Työvoimasuunnittelun laajentaminen useisiin kiinteistöihin

Kun siirryt yhden kiinteistön hallinnoinnista kiinteistökokonaisuuden hallinnointiin, työvoimasuunnittelusta tulee rakenteellisesti monimutkaisempaa. Yhdessä toimipisteessä toimineet ratkaisut – aikataulutus yhdessä työkalussa, omien esihenkilöiden kouluttaminen ja neuvottelut henkilöstövuokrausyritysten kanssa erikseen – eivät skaalaudu sujuvasti.

Keskitetyt ja hajautetut päätökset

Usean kiinteistön työvoimanhallinnan keskeinen jännite liittyy siihen, mitkä asiat päätetään keskitetysti ja mitkä jätetään kiinteistötasolle. Näkemykseni mukaan tehokkain malli on keskitetyt standardit ja paikallinen toteutus.

Keskitä:

• Työvoimastandardit ja tuottavuusvertailuarvot (siivoojat huonetta kohden, asiakaspaikat tarjoilijaa kohden)
• KPI-mittarit ja raportointikehykset (jotta voit verrata toimipisteiden suorituskykyä)
• WFM-alusta ja integraatiot (yksi järjestelmä, yksi totuuden lähde)
• Vaatimustenmukaisuuskäytännöt (erityisesti silloin, kun työlainsäädäntö vaihtelee alueittain)
• Johtotason osaajaputki ja seuraajasuunnittelu

Pidä paikallisina:

• Päivittäiset ja viikoittaiset työvuorosuunnittelupäätökset (toimipaikan johtajat tuntevat tiiminsä)
• Reaaliaikaiset työvuorotason muutokset
• Paikalliset suhteet henkilöstövuokrausyrityksiin ja alihankkijoihin

Osaajapooli kiinteistökokonaisuuden tasolla

Yksi useiden kiinteistöjen operoinnin selkeimmistä eduista on mahdollisuus jakaa työvoimaa. Kiinteistöjen välinen liikkuva työntekijäpooli – työntekijät, jotka on palkattu työskentelemään kahdessa tai useammassa kohtuullisen etäisyyden päässä sijaitsevassa toimipisteessä – vähentää riippuvuuttasi henkilöstövuokrausyrityksistä kysyntäpiikkien aikana ja tarjoaa hyvin suoriutuville työntekijöille mahdollisuuden lisätä työtuntejaan ja ansioitaan ilman työnantajan vaihtamista.

Hotellit voivat suunnitella henkilöstön työvuoroja useisiin kiinteistöihin ottamalla käyttöön keskitetyn työvuorosuunnitteluohjelmiston, joka tarjoaa näkyvyyden eri kiinteistöihin, sekä yhdenmukaistamalla roolimäärittelyt ja työvoimasäännöt koko kiinteistökokonaisuudessa.

KPI-mittareiden yhdenmukaistaminen koko kiinteistökokonaisuudessa

Useiden kiinteistöjen kohdalla epäyhtenäiset mittarit tekevät mahdottomaksi tunnistaa, missä tarvitaan toimenpiteitä. Yhdenmukaista jokainen toimipiste samojen keskeisten työvoiman KPI-mittareiden mukaisesti:

• Työvoimakustannusten osuus (työvoimakustannukset yhteensä ÷ liikevaihto × 100)
• Liikevaihto osastokohtaista työtuntia kohden
• Vaihtuvuus rooliryhmittäin
• Työvuorosuunnitelman noudattamisaste
• Ylityön osuus kaikista työtunneista

Tarkastele näitä kuukausittain kiinteistökokonaisuuden tasolla. Poikkeamat – kumpaan suuntaan tahansa – kertovat, missä tarvitaan tarkempaa selvitystä. Kiinteistö, jonka työvoimakustannukset ovat epätavallisen alhaiset, saattaa kärsiä alimiehityksestä ja olla matkalla kohti asiakastyytyväisyysongelmaa. Kiinteistöllä, jolla ylityötä tehdään paljon, saattaa olla helposti korjattava työvuorosuunnitteluprosessin ongelma tai puute kysynnän ennustamisessa.

Työvoimasuunnitelmasi on perusta – myös sen päälle varaamillasi asioilla on merkitystä

Vahva työvoimasuunnitelma varmistaa, että oikeat ihmiset ovat valmiina kysynnän saapuessa, mutta kysyntä alkaa varauksista – hotellien varausjärjestelmien hyötyjen ymmärtäminen osoittaa, miten oikea varausohjelmisto tuottaa käyttöastetiedot, joista henkilöstöennusteesi riippuvat.