10 mejores programas de registro de entrada en hoteles en 2026
Lista de los mejores programas de registro de entrada en hoteles
El software de registro de entrada en hoteles permite a tu equipo automatizar las llegadas, hacer que los huéspedes lleguen más rápido a sus habitaciones y reducir el desorden en la recepción. Si estás cansado de lidiar con el papeleo, quieres acelerar el registro de entrada y mantenerte al día con las crecientes expectativas de los huéspedes, estás en el lugar adecuado.
El sistema adecuado te ayuda a evitar retrasos, problemas de comunicación y cuellos de botella durante el registro de entrada que frustran tanto al personal como a los huéspedes. En esta guía encontrarás mis selecciones de los mejores programas de registro de entrada en hoteles, para que puedas comparar funciones, encontrar una opción adecuada para tu establecimiento y hacer que el registro de entrada sea más sencillo para todos.
Por Qué Confiar en Nuestras Reseñas de Software
Hemos estado probando y revisando software de gestión hotelera desde 2023. Como gerentes de hotel, sabemos lo crítico y difícil que es tomar la decisión correcta al elegir un software. Invertimos en investigación profunda para ayudar a nuestra audiencia a tomar mejores decisiones de compra de software. Hemos probado más de 2.000 herramientas para diferentes casos de uso en hoteles y escrito más de 1.000 reseñas de software completas. Descubre cómo nos mantenemos transparentes y nuestra metodología de reseñas de software.
Resumen de las mejores herramientas de lanzamiento al mercado
Esta tabla comparativa resume los detalles de precios de mis herramientas de lanzamiento al mercado para ayudarte a encontrar la mejor opción según tu presupuesto y las necesidades de tu negocio.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ideal para cerraduras inteligentes y control de acceso | Demostración gratuita disponible | Precio bajo solicitud | Website | |
| 2 | Ideal para automatización de pequeños alojamientos | Prueba gratuita + demo gratis disponible | Desde $39/mes + 1% de comisión por reserva | Website | |
| 3 | Ideal para mensajería multilingüe con huéspedes | Demostración gratuita disponible | Desde $120/mes | Website | |
| 4 | La mejor para integraciones de aplicaciones móviles | Demostración gratuita disponible | Precio bajo solicitud | Website | |
| 5 | Ideal para automatización de flujos personalizables | Plan gratuito disponible | Desde $5/propiedad/mes + $49/mes de tarifa de plataforma | Website | |
| 6 | Mejor solución para entrada biométrica | Demostración gratuita disponible | Precio bajo consulta | Website | |
| 7 | Mejor para la automatización del cumplimiento normativo | Prueba gratuita disponible | Desde 3,95 €/propiedad/mes (facturación anual) | Website | |
| 8 | Mejor opción para funciones integradas de ventas adicionales y complementos | Demostración gratuita disponible | Precios a consultar | Website | |
| 9 | La mejor opción para la personalización de flujos de trabajo a nivel empresarial | Demostración gratuita disponible | Precio disponible bajo solicitud | Website | |
| 10 | Ideal para check-in exprés mediante tabletas | Demostración gratuita disponible | Precios a consultar | Website |
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roommaster
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Little Hotelier
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Roomstay Hotel Booking Engine
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Opiniones sobre los mejores programas de registro de entrada en hoteles
A continuación se incluyen mis resúmenes detallados de los mejores programas de registro de entrada en hoteles que llegaron a mi lista de selección. En mis opiniones encontrarás un análisis detallado de las funciones, los casos de uso más adecuados y las integraciones de cada programa para ayudarte a encontrar la mejor opción para ti.
Operto
Ideal para cerraduras inteligentes y control de acceso
Diseñado en torno a la conectividad de cerraduras inteligentes y la llegada sin contacto, Operto es una plataforma de acceso para huéspedes que gestiona el check-in móvil, llaves digitales de habitaciones, envío de códigos de acceso y automatización de dispositivos para hoteles y operadores de alquileres a corto plazo.
¿Para Quién es Mejor Operto?
Operto es adecuado para hoteles y operadores de alquiler vacacional que gestionan hardware de acceso físico y desean que el check-in de los huéspedes esté vinculado directamente al control de cerraduras inteligentes.
Por Qué Elegí Operto
Incluyo a Operto en mis principales elecciones porque ninguna otra herramienta de check-in para hoteles conecta el flujo digital de llegada de huéspedes tan directamente con el acceso físico a la puerta como ésta. Me gusta que los huéspedes reciban automáticamente una llave móvil una vez completado el check-in, omitiendo por completo la recepción. La capacidad de Operto para bloquear y desbloquear remotamente también es realmente útil, ya que permite al personal controlar el acceso a la habitación desde cualquier lugar sin estar en el sitio.
Características Clave de Operto
- Verificación de identidad del huésped: Los huéspedes confirman su identidad a través de un formulario digital enviado por correo electrónico o mensaje de texto antes de recibir las credenciales de acceso.
- App Operto Guest: Los huéspedes pueden comunicarse directamente con el personal de la propiedad mediante la aplicación para realizar solicitudes de servicio sin tener que acudir a la recepción.
- Monitoreo de ruido y ocupación: Sensores conectados supervisan en tiempo real los niveles de ruido y ocupación, alertando al personal sobre posibles problemas.
- Programación automática de tareas: Las tareas de limpieza y mantenimiento se crean y asignan automáticamente en función de los horarios de entrada y salida de los huéspedes.
Integraciones de Operto
Operto se integra con plataformas PMS, cerraduras inteligentes y dispositivos inteligentes a través de una amplia red de socios. Las integraciones PMS incluyen Oracle Opera, Mews, Cloudbeds, Guesty, Hostaway, Lodgify, Apaleo, WebRezPro, Shiji y Tokeet, e integraciones con cerraduras inteligentes para marcas como Salto, ASSA ABLOY, Yale e Igloo Home.
Pros and Cons
Pros:
- Opción de hardware de cerradura inteligente integrada
- Códigos de acceso automáticos por reserva
- Amplia red de socios PMS para hoteles
Cons:
- Algunas integraciones PMS presentan problemas de fiabilidad
- La experiencia de la app móvil necesita mejoras
Ideal para automatización de pequeños alojamientos
Little Hotelier es una plataforma de gestión hotelera en la nube creada específicamente para pequeños alojamientos, que combina un sistema de recepción, un motor de reservas online y un gestor de canales en una sola herramienta.
¿Para quién es ideal Little Hotelier?
Little Hotelier está diseñado para pequeños alojamientos independientes como B&B, casas de huéspedes y hostales boutique que necesitan un sistema todo en uno sin la complejidad de nivel empresarial.
Por qué elegí Little Hotelier
He incluido Little Hotelier entre mis mejores opciones porque automatiza las tareas repetitivas de recepción que consumen tiempo en alojamientos pequeños con equipos reducidos. Me gusta especialmente la mensajería automatizada para huéspedes, que envía correos previos a la llegada y recordatorios después de la estancia sin intervención manual.
La sincronización automática de tarifas entre las OTAs conectadas se ejecuta constantemente en segundo plano, por lo que mi equipo no tiene que actualizar disponibilidad manualmente tras cada reserva. Es una de las pocas herramientas diseñadas desde cero para operaciones a pequeña escala, y no una versión simplificada de un sistema empresarial.
Funciones clave de Little Hotelier
- Cuadrícula de inventario única: Administra la disponibilidad y los precios en todos los canales desde una sola cuadrícula unificada, con reglas de disponibilidad para controlar cómo se distribuyen las habitaciones.
- Procesamiento de pagos sin contacto: Acepta depósitos, gestiona pagos y emite reembolsos sin manipular tarjetas en la recepción.
- Aplicación móvil: Accede a reservas, detalles de huéspedes, llegadas y salidas desde tu teléfono, con notificaciones push para nuevas reservas.
- Recomendaciones de precios basadas en datos: Consulta información sobre el desempeño de tarifas y comparativas con la competencia para ajustar precios sin salir de la plataforma.
Integraciones de Little Hotelier
Little Hotelier se conecta con aplicaciones a través de SiteMinder Hotel Exchange, con integraciones que incluyen Booking.com, Expedia, Airbnb, Agoda, PayPal, Duve, Akia, RoomPriceGenie y Chekin.
Pros and Cons
Pros:
- Ofrece reservas con arrastrar y soltar
- Motor de reservas sin comisiones
- Diseñado para la gestión de una sola propiedad
Cons:
- La app móvil tiene menos funciones que la web
- Las reservas grupales y divididas son complicadas
Duve es una plataforma de experiencia para huéspedes dirigida a hoteles, alquileres vacacionales y hostales, que integra check-in online, mensajería con huéspedes, llaves digitales, ventas adicionales y una aplicación de marca para huéspedes en un solo sistema.
¿Para quién es mejor Duve?
Duve es ideal para hoteles independientes y propiedades boutique que reciben habitualmente viajeros internacionales y necesitan comunicarse con los huéspedes en su idioma nativo.
Por qué elegí Duve
He elegido Duve entre mis mejores opciones porque su mensajería multilingüe para huéspedes es realmente una de las mejores que he visto en este sector. DuveAI resuelve automáticamente las consultas de los huéspedes en más de 20 idiomas, extrayendo información de la base de datos de conocimiento de la propiedad y de los datos de reservas en vivo, de modo que un huésped que escriba a las 2 a. m. en francés recibirá una respuesta relevante y personalizada sin despertar a nadie.
Todos los canales (WhatsApp, SMS, correo electrónico, Booking.com, Airbnb) se agrupan en una sola bandeja de entrada, evitando que tu equipo pierda conversaciones entre diferentes plataformas.
Características clave de Duve
- Check-in online con registro digital: Los huéspedes completan su ficha de registro de manera digital antes de su llegada, incluyendo carga de identificación y captura de firma.
- Herramientas de venta adicional automatizadas: Envía ofertas programadas antes de la llegada para mejoras de habitación, early check-in, late checkout y servicios extra.
- Aplicación web de huésped personalizada: Los huéspedes acceden a una app web con la marca de la propiedad sin necesidad de descargar nada, cubriendo información y solicitudes sobre su estancia.
- Flujos de trabajo automatizados antes de la llegada: Programa mensajes automatizados en intervalos definidos antes de la llegada según los datos de la reserva.
Integraciones de Duve
Duve ofrece más de 100 integraciones nativas con sistemas PMS, proveedores de pagos, sistemas de cerraduras, herramientas de gestión de tareas y canales de comunicación. Sus principales integraciones PMS incluyen Oracle (Opera), Mews, Cloudbeds, Apaleo, Guesty, StayNTouch, Hostaway, Lodgify y RMS. También se conecta con proveedores de pagos como Stripe y Adyen, sistemas de cerraduras como ASSA ABLOY y Salto, y canales de comunicación como WhatsApp y Booking.com.
Pros and Cons
Pros:
- Respuestas automáticas por IA en más de 20 idiomas de huéspedes
- Acceso con llave digital sin descargar aplicaciones
- Ingresos por ventas adicionales hasta 10 veces más altos que métodos tradicionales
Cons:
- La configuración inicial puede ser compleja
- Algunos huéspedes piensan que los mensajes son estafas
Intelity
La mejor para integraciones de aplicaciones móviles
Intelity es una plataforma de experiencia para huéspedes en hoteles que cubre registro móvil, acceso móvil a la llave, controles inteligentes en la habitación, pedidos digitales de comida, mensajería para huéspedes y gestión de solicitudes de servicio.
¿Para quién es ideal Intelity?
Intelity es una excelente opción para hoteles de servicio completo, resorts y casinos que desean ofrecer una aplicación de marca para huéspedes que va más allá del simple registro.
Por qué elegí Intelity
Incluí Intelity en mis mejores selecciones porque ha desarrollado un ecosistema de aplicaciones móviles realmente amplio que va mucho más allá del registro de entrada. La aplicación de huésped personalizada conecta tu PMS con toda la estancia, para que los huéspedes puedan registrarse, solicitar servicios, pedir comida y controlar los dispositivos inteligentes de la habitación desde una sola aplicación.
Funciones clave de Intelity
- Captura y verificación de identificación: Los huéspedes escanean su identificación a través de la app durante el registro móvil, con los datos fluyendo directamente a tu PMS mediante verificación basada en aprendizaje automático.
- Intercambio seguro de llaves: Los huéspedes pueden compartir su llave móvil con otros miembros del grupo directamente desde la aplicación, sin intervención de la recepción.
- Desactivación y revocación de llaves: El personal puede desactivar o revocar llaves móviles de forma remota desde el panel de administración, sin necesidad de recuperar una tarjeta física.
- AI Agent Studio: Una capa de inteligencia artificial incorporada que permite configurar interacciones automatizadas con los huéspedes a lo largo de toda la estancia, desde antes de la llegada hasta el check-out.
Integraciones de Intelity
Intelity ofrece más de 150 integraciones, incluyendo Oracle Opera, Infor, Mews, Stayntouch, y WebRezPro, ASSA ABLOY, SALTO, dormakaba, MIWA, Onity y Saflok.
Pros and Cons
Pros:
- App de huésped de marca totalmente personalizable
- Plataforma unificada desde el check-in hasta el check-out
- Sólido soporte para controles de habitaciones inteligentes
Cons:
- La implementación puede tomar bastante tiempo
- El diseño de la interfaz luce anticuado en algunas secciones
Ideal para automatización de flujos personalizables
Charge Automation es una plataforma de check-in sin contacto para hoteles que gestiona todo el flujo previo a la llegada, incluyendo el check-in en línea, verificación de identidad, firmas electrónicas, cobro de pagos y ventas adicionales a huéspedes, tanto para hoteles como para alquileres vacacionales.
¿Para quién es mejor Charge Automation?
Charge Automation es ideal para operadores de hoteles y alquileres vacacionales que necesitan automatizar la comunicación con huéspedes, el cobro de pagos y los pasos del check-in en múltiples propiedades.
Por qué elegí Charge Automation
Elegí Charge Automation como uno de los mejores porque el generador de flujos de check-in es realmente flexible. Puedes configurar cada paso por propiedad, fuente de reserva o tipo de huésped, por lo que una reserva directa y una reserva de OTA no tienen que seguir el mismo flujo. También me gusta que puedes activar o desactivar pasos individuales, como la recolección de identificación, firmas electrónicas, ventas adicionales y el cobro de pagos, sin afectar nada relacionado con ese tipo de reserva.
Características clave de Charge Automation
- Gestión de códigos de acceso de cerradura inteligente: Genera y envía automáticamente códigos temporales de acceso a la puerta a los huéspedes como parte del flujo de check-in, sin coordinación manual.
- Guías digitales personalizadas: Crea guías de propiedad basadas en la web a las que los huéspedes pueden acceder antes y durante su estadía, incluyendo normas de la casa, recomendaciones locales e instrucciones de llegada.
- Protección contra fraudes por contracargo: Respalda cada pago con verificación biométrica del huésped y documentación recopilada durante el check-in para disputar y prevenir contracargos fraudulentos.
- Reportes de huéspedes a autoridades: Envía automáticamente datos de registro de huéspedes a las autoridades locales para cumplir con los requisitos normativos en diferentes jurisdicciones.
Integraciones de Charge Automation
Charge Automation ofrece más de 50 integraciones con PMS, incluyendo Cloudbeds, Guesty, Hostaway, Mews, Lodgify, Hostfully, Hospitable, OwnerRez, Beds24 y Eviivo. También se conecta con más de 120 pasarelas de pago y es compatible con proveedores de cerraduras inteligentes como RemoteLock y TTLock.
Pros and Cons
Pros:
- Cobro de pagos previo a la llegada automatizado
- Configuración de flujo de check-in por propiedad
- Ventas adicionales integradas durante el flujo de check-in
Cons:
- Tiene dificultades cuando cambian las fechas de la reserva
- Opciones limitadas para notificaciones de correo electrónico personalizadas
Virdee es una plataforma de recepción virtual para hoteles que abarca check-in móvil, web y en quiosco, junto con verificación biométrica de identidad, entrega de llave digital y asistencia remota del personal.
¿Para quién es mejor Virdee?
Virdee es ideal para hoteles de servicio limitado y estadías prolongadas que desean reducir la dependencia de la recepción sin sacrificar la entrada segura y verificada de los huéspedes.
Por qué elegí Virdee
Elegí Virdee como uno de los mejores porque su configuración de entrada biométrica es realmente diferenciadora. La plataforma se asocia con CLEAR para la verificación de identidad, por lo que los huéspedes escanean una identificación emitida por el gobierno y la comparan con su rostro antes de recibir la llave de la habitación.
Esa capa biométrica alimenta directamente el sistema de puntuación de riesgo y detección de fraude de Virdee, que alerta automáticamente los registros sospechosos. También me gusta que la entrega de llaves digitales funciona en la app móvil, la web móvil y el quiosco, por lo que los huéspedes no están limitados a un solo método de acceso.
Funciones clave de Virdee
- Notificaciones de habitación lista: Los huéspedes reciben una alerta automática con su número de habitación y la llave digital en cuanto limpieza marca la habitación como disponible.
- Alertas de llegada tardía: Los huéspedes pueden notificar a través de la plataforma una hora de check-in tardía, reduciendo cancelaciones de reservas.
- Asistencia remota de agentes: El personal puede unirse a una llamada de soporte en vivo con el huésped durante el check-in en quiosco o móvil y acceder a la reserva desde un panel basado en navegador.
- Revisión de consumo y flexibilidad de pago: Los huéspedes pueden cambiar el método de pago y revisar su factura completa al momento de salir sin necesidad de acudir a la recepción.
Integraciones de Virdee
Virdee se integra con proveedores de PMS, pago y cerraduras, incluyendo Oracle Opera OHIP, Shift4 y ASSA ABLOY. También se integra con Sabre SynXis Property Hub, Infor HMS y marcas de cerraduras como dormakaba, MIWA, Onity y SALTO.
Pros and Cons
Pros:
- Verificación biométrica de identidad mediante asociación con CLEAR
- Soporta check-in móvil, web y en quiosco
- El quiosco dispensa pulseras y tarjetas llave
Cons:
- Compañía pequeña con reseñas de mercado limitadas
- Sin precios o niveles de planes publicados públicamente
Chekin es una plataforma de registro de huéspedes y check-in online enfocada en el cumplimiento legal, cubriendo la verificación de identidad, contratos digitales, cálculo de tasas turísticas y reportes automáticos a la policía en más de 45 países.
¿Para quién es mejor Chekin?
Chekin es ideal para gestores de propiedades y anfitriones que operan en múltiples jurisdicciones donde el registro de huéspedes y la notificación a las autoridades locales son requisitos legales.
Por qué elegí Chekin
El cumplimiento normativo es donde Chekin se distingue del resto de mi lista. Su función de autenticación de documentos verifica en tiempo real los IDs de los huéspedes durante el check-in online, y esos datos verificados se transfieren automáticamente a los informes para la policía y autoridades sin ninguna intervención manual de mi equipo. En mercados como España o Italia, donde el registro de huéspedes es obligatorio cada noche, esa automatización elimina por completo una tarea operativa diaria.
Funciones clave de Chekin
- Firma de contratos digitales: Los huéspedes firman contratos de alquiler y normas de la casa directamente dentro del flujo de check-in online.
- Herramientas de venta adicional: Ofrece a los huéspedes mejoras de habitación, check-in anticipado o servicios adicionales durante el proceso de check-in.
- Acceso remoto a la puerta: Envía automáticamente a los huéspedes llaves digitales o códigos de acceso una vez que se complete el check-in.
- Formularios de check-in personalizados: Crea formularios de ingreso personalizados para recopilar la información exacta que requiere tu operación.
Integraciones de Chekin
Chekin ofrece más de 35 integraciones nativas, incluyendo Hostaway, Guesty, Lodgify, Cloudbeds, Smoobu, Mews, Avantio, Airbnb, Booking.com y Nuki. También están disponibles un SDK y API para integraciones personalizadas con plataformas de terceros.
Pros and Cons
Pros:
- Reportes policiales automatizados en más de 20 países
- Cálculo y cobro de la tasa turística incorporados
- Aplicación de huéspedes con marca blanca y personalización
Cons:
- Algunos huéspedes encuentran el proceso de check-in confuso
- Las respuestas de soporte al cliente pueden ser lentas
Mejor opción para funciones integradas de ventas adicionales y complementos
La mejor opción para la personalización de flujos de trabajo a nivel empresarial
Otros programas de registro de entrada en hoteles
Aquí tienes algunas opciones adicionales de programas de registro de entrada en hoteles que no llegaron a mi lista de selección, pero que aun así merece la pena conocer:
- HelloShift
Ideal para la mensajería entre huéspedes y personal dentro de la aplicación
- OpenKey
La mejor opción para la gestión remota de llaves móviles
- Zaplox
Ideal para la integración de llaves móviles con PMS
How I Evaluate Hotel Check-In Software
I evaluate hotel check-in tools across two layers: the baseline every tool must clear—PMS sync, mobile keys, digital reg cards—and the differentiators that set the best apart.
Core Functionality (Table Stakes For This List)
When I'm selecting tools for my list, I rank each one on a scale from 0 (does not offer the functionality) to 5 (excels in this area) for each core functionality listed below. Then, I calculate the tool's total score into a percentage. Each tool needs to achieve a minimum total score of 65% to be considered for inclusion.
- Digital guest check-in: I evaluate whether the tool offers mobile, web, and kiosk check-in or limits guests to a single channel with partial workflow coverage.
- PMS integration: Two-way, real-time sync with platforms like Opera, Mews, and Cloudbeds keeps room assignments and folios accurate without manual updates.
- ID and document capture: I look for OCR scanning or AI-powered verification that goes beyond basic photo uploads, especially for properties with compliance obligations.
- Payment processing: Pre-authorization holds for incidentals and secure card capture during check-in are what I check for, along with multi-gateway support.
- Digital registration cards: Customizable reg card templates with e-signature capture help properties meet local registration requirements without printing paper forms.
- Room key issuance: I evaluate lock vendor compatibility—whether it's Salto, ASSA ABLOY, or dormakaba—and support for both mobile keys and kiosk-dispensed cards.
Once I have a list of tools that meet these criteria, I consider what sets each platform apart.
Differentiating Factors (What Sets Vendors Apart)
Here's how I compare and contrast different vendors:
Standout Features
I look closely at upsell and upgrade engines that surface room upgrades, early check-in, or spa packages right in the check-in flow—when guest engagement is highest. Pre-arrival messaging is another big differentiator, since automated texts or emails that collect reg details before arrival keep lobby queues short during peak check-in windows. For properties where guests still need physical key cards but front desk bandwidth is tight, self-service kiosks that handle payment, ID capture, and key dispensing in one station make a real difference.
Beyond Features
Compliance and data security are where I spend real evaluation time—PCI DSS compliance for payment handling and encrypted ID document storage matter for any tool processing guest credit cards and passports. Implementation support is another factor I consider, particularly onboarding timelines that align with seasonal launches or new property openings. Multi-language guest-facing flows also stand out, since international travelers should be able to complete check-in in their preferred language without confusion.
Cómo elegir un programa de registro de entrada en hoteles
Es fácil perderse entre largas listas de funciones y estructuras de precios complejas. Para ayudarte a mantener la atención mientras avanzas en tu proceso único de selección de software, aquí tienes una lista de factores que debes tener en cuenta:
| Factor | Qué debes considerar |
|---|---|
| Escalabilidad | ¿La solución cubrirá tus necesidades durante una expansión, la temporada alta o la gestión de varios establecimientos, sin exigir la sustitución completa del sistema? |
| Integraciones | ¿El software puede conectarse de forma nativa con tu PMS, las pasarelas de pago y los sistemas de cerraduras, o requerirá soluciones manuales o middleware? |
| Capacidad de personalización | ¿Los flujos de trabajo, la imagen de marca y las pantallas orientadas a los huéspedes son lo bastante flexibles como para reflejar tus estándares y las expectativas de los huéspedes en distintos tipos de establecimientos? |
| Facilidad de uso | ¿Los huéspedes y el personal podrán utilizar el sistema sin problemas durante las horas punta? Busca una configuración intuitiva, una formación mínima y unas instrucciones claras. |
| Implementación e incorporación | ¿El proveedor ofrece plazos claros, formación y asistencia para la puesta en marcha? Evalúa su preparación para la apertura de establecimientos o el cambio de marca. |
| Coste | ¿Los precios son transparentes e incluyen las tarifas de configuración, las integraciones y la asistencia? Comprueba si existen costes ocultos relacionados con el volumen de huéspedes, el hardware o los complementos. |
| Medidas de seguridad | ¿El proveedor cumple las normas del sector en materia de protección de datos y conformidad? Asegúrate de conocer los métodos de cifrado, los controles de acceso de los usuarios y las certificaciones. |
| Disponibilidad de asistencia | ¿Cuáles son los tiempos de respuesta y el horario de asistencia? La ayuda multilingüe disponible las 24 horas es fundamental para los establecimientos que reciben huéspedes internacionales. |
¿Qué es el software de registro de entrada en hoteles?
El software de registro de entrada en hoteles es una herramienta digital que automatiza y simplifica el proceso de llegada de los huéspedes, permitiéndoles registrarse, proporcionar su identificación, realizar el pago y acceder a sus habitaciones con una interacción mínima con la recepción.
Estos sistemas se integran con las plataformas hoteleras principales y ayudan a garantizar el cumplimiento de los requisitos de registro y seguridad de los huéspedes, al tiempo que personalizan la experiencia de llegada.
Funciones
Al seleccionar un software de registro de entrada de hoteles, presta atención a las siguientes funciones clave:
- Flujos de trabajo de registro de entrada digital: Permiten que los huéspedes completen el registro y proporcionen la información necesaria en línea o mediante un dispositivo móvil antes de su llegada, lo que reduce los tiempos de espera y la congestión en el vestíbulo.
- Integración con el PMS: Se conecta directamente con tu sistema de gestión de la propiedad para sincronizar las reservas, los perfiles de los huéspedes y las asignaciones de habitaciones, manteniendo la información actualizada y precisa.
- Captura de identificaciones y documentos: Permite que los huéspedes carguen la identificación necesaria, garantizando el cumplimiento normativo y un proceso fluido y sin papel tanto para la propiedad como para los huéspedes.
- Procesamiento de pagos: Permite cobrar de forma segura depósitos, autorizaciones o cargos finales de la habitación directamente durante el registro de entrada mediante pasarelas de pago certificadas.
- Quioscos de autoservicio: Ofrecen opciones en el vestíbulo para que los huéspedes se registren, actualicen su información y reciban las llaves de la habitación sin esperar al personal de recepción.
- Emisión de llaves de habitación: Genera llaves móviles o codifica tarjetas de llave físicas, lo que facilita a los huéspedes la transición desde su llegada hasta la habitación.
- Marca personalizada: Adapta las interfaces, los formularios y las comunicaciones para reflejar la identidad de tu hotel, ofreciendo a los huéspedes una experiencia familiar y confiable.
- Mensajería para huéspedes: Automatiza las notificaciones previas a la llegada, del registro de entrada y de seguimiento mediante correo electrónico o SMS, mejorando la comunicación y minimizando las confusiones.
- Gestión del cumplimiento normativo: Admite los requisitos legales específicos de cada región al recopilar y almacenar los datos necesarios del registro de huéspedes de acuerdo con las leyes locales.
- Informes y análisis: Ofrece información sobre el volumen de registros de entrada, los patrones de los huéspedes y los cuellos de botella de los flujos de trabajo, lo que te ayuda a optimizar las operaciones diarias y la dotación de personal.
Funciones comunes de IA del software de registro de entrada de hoteles
Además de las funciones estándar del software de registro de entrada de hoteles mencionadas anteriormente, muchas de estas soluciones también se solapan con el software de IA para hoteles más amplio e incorporan funciones como:
- Reconocimiento facial para la verificación de identidad: Utiliza IA para comparar los autorretratos de los huéspedes con las fotos de las identificaciones cargadas, confirmando la identidad y reduciendo las comprobaciones manuales durante el registro de entrada.
- Detección de fraude documental: La IA analiza los documentos de identificación cargados para detectar indicios de manipulación o falsificación y marca las entradas sospechosas antes de conceder el acceso a la habitación.
- Recomendaciones personalizadas de ventas adicionales: La IA revisa los perfiles de los huéspedes y el historial de reservas para sugerir mejoras o complementos relevantes, ayudando a aumentar los ingresos complementarios.
- Análisis automatizado del sentimiento de los huéspedes: Supervisa las comunicaciones y los comentarios de los huéspedes para detectar satisfacción o frustración, y solicita la intervención oportuna del personal.
- Optimización dinámica de los flujos de trabajo: La IA estudia los patrones de registro de entrada y los comportamientos de los huéspedes para ajustar los flujos de trabajo, reducir los cuellos de botella y mejorar las experiencias de llegada.
Beneficios
La implementación de un software de registro de entrada de hoteles ofrece varios beneficios para tu equipo y tu negocio. Estos son algunos de los que puedes esperar:
- Llegadas más rápidas de los huéspedes: Los flujos de trabajo de registro de entrada digital y los quioscos de autoservicio permiten que los huéspedes eviten las colas de recepción y lleguen rápidamente a sus habitaciones.
- Mayor eficiencia operativa: La integración con el PMS, la captura automatizada de datos y la gestión de flujos de trabajo ayudan al personal a centrarse en el servicio en lugar de introducir datos manualmente.
- Mayor satisfacción de los huéspedes: La marca personalizada y la mensajería automatizada para huéspedes crean una experiencia acogedora, coherente y comunicativa desde antes de la llegada hasta después de la estancia.
- Mayores oportunidades de ingresos: Las recomendaciones de ventas adicionales basadas en IA y los complementos específicos facilitan la presentación de ofertas personalizadas que impulsan las ventas complementarias.
- Mayor seguridad y cumplimiento normativo: La verificación de identidad en tiempo real, la captura de documentos y la gestión del cumplimiento normativo ayudan a proteger la información de los huéspedes y a cumplir los requisitos legales.
- Escalable para el crecimiento: Los modelos de implementación flexibles y las opciones de integración garantizan que tu solución crezca junto con tu propiedad o marca, sin importar su tamaño o complejidad.
- Toma de decisiones basada en datos: Los informes y análisis ofrecen información clara sobre el comportamiento de los huéspedes, el volumen de registros de entrada y los cuellos de botella operativos para que puedas optimizar los recursos.
Costes y precios
Seleccionar un software de registro de entrada de hoteles requiere comprender los distintos modelos de precios y planes disponibles. Los costes varían en función de las funciones, el tamaño del equipo, los complementos y otros factores. La tabla siguiente resume los planes habituales, sus precios medios y las funciones que suelen incluir las soluciones de software de registro de entrada de hoteles:
Tabla comparativa de planes para software de registro de entrada de hoteles
| Tipo de plan | Precio promedio | Funciones comunes |
|---|---|---|
| Plan gratuito | $0 | Registro de entrada digital básico, registro limitado de huéspedes, soporte mínimo y herramientas básicas de generación de informes. |
| Plan personal | $20-$50/propiedad/mes | Sincronización con PMS, acceso móvil, mensajería para huéspedes, marca personalizable y notificaciones por correo electrónico. |
| Plan empresarial | $80-$200/propiedad/mes | Integración avanzada con PMS, gestión de llaves digitales, captura de identificaciones, análisis y procesamiento de pagos. |
| Plan corporativo | $250-$500+/propiedad/mes | Soporte para múltiples propiedades, integraciones personalizadas, cumplimiento avanzado, incorporación exclusiva y soporte premium. |
Preguntas frecuentes sobre el software de registro de entrada de hoteles
Estas son algunas respuestas a preguntas comunes sobre el software de registro de entrada de hoteles:
¿Cómo mejora la satisfacción de los huéspedes el software de registro de entrada de hoteles?
El software de registro de entrada de hoteles ayuda a los huéspedes a evitar las colas mediante el registro digital, ofrece actualizaciones en tiempo real con mensajería automatizada y proporciona una experiencia de llegada moderna y fluida que establece un tono positivo para su estancia. El uso de software de gestión hotelera también ayuda al personal a pasar de las tareas administrativas a un servicio personalizado para los huéspedes, elevando al instante la experiencia de llegada en el competitivo sector hotelero.
¿Es difícil configurar el software de registro de entrada de hoteles con los sistemas existentes?
No, la mayoría del software de registro de entrada de hoteles está diseñado con integraciones para los principales PMS y plataformas de reservas. Por lo general, puede conectar sus sistemas sin un gran esfuerzo de TI para sincronizar todo, desde los detalles de las reservas del hotel hasta un CRM central, pero conviene revisar las guías de integración o hacer preguntas específicas a los proveedores desde el principio sobre la conexión de sus sistemas de punto de venta (POS).
¿Pueden los hoteles pequeños o boutique utilizar eficazmente el software de registro de entrada?
Sí, muchos proveedores ofrecen soluciones flexibles y escalonadas que funcionan bien para propiedades pequeñas, moteles independientes y hoteles boutique de alta categoría. Busque interfaces fáciles de usar que gestionen las operaciones hoteleras diarias, planes asequibles y recursos de soporte adaptados a equipos sin personal de TI dedicado.
¿Qué funciones de seguridad incluye el software de registro de entrada de hoteles?
La mayoría de las soluciones ofrecen transmisión de datos cifrada, procesamiento seguro de pagos y captura digital de identificaciones para proteger los datos de los huéspedes y reducir los riesgos de fraude. Esto garantiza que todas las confirmaciones de reservas y transacciones financieras permanezcan privadas y seguras en todos los canales de reserva conectados.
¿Existen opciones para el registro de entrada sin contacto?
Sí, la mayoría del software de registro de entrada de hoteles admite el registro mediante dispositivos móviles o quioscos, la entrega de llaves digitales y la mensajería automatizada, lo que facilita las llegadas totalmente sin contacto para sus huéspedes. Tanto si se implementan en cadenas hoteleras globales como directamente en el sitio web de un hotel independiente, estos sistemas se integran sin problemas con los centros POS instalados en el establecimiento para gestionar las operaciones hoteleras sin contacto.