İhtiyacınız Olan 6 Otel Yönetim Yazılımı Entegrasyonu

Doğru otel yönetim yazılımı entegrasyonları, mülk yönetim sisteminizi gelir yönetimi platformları, satış noktası sistemleri ve CRM yazılımı gibi araçlara bağlar. Deneyimlerime göre iyi entegre edilmiş bir teknoloji yığını, reaktif yangın söndürme yaklaşımıyla çalışan bir tesisi, koordineli ve gerçek zamanlı verilerle çalışan bir tesisten ayıran unsurdur. Sistemleriniz arasındaki bağlantılar koptuğunda bunu önce ekibiniz, ardından misafirleriniz hisseder.

Doğru entegrasyonları seçmek her zaman kolay değildir ve yanlış karar hem paranın hem de personel zamanının boşa harcanmasına neden olur. Bu rehberde, bence her tesisin ihtiyaç duyduğu altı entegrasyonu ve her birini değerlendirirken nelere dikkat etmeniz gerektiğini ele alıyorum.

Otel Yönetim Yazılımı Neden Entegre Edilmeli?

Otel yönetim yazılımını entegre etmelisiniz; çünkü bağımsız çalışan bir PMS, ekibinizi sistemler arasında verileri elle kopyalamaya zorlar. Yoğun bir giriş işlemi sırasında ön büro çalışanlarının rezervasyon bilgilerini ayrı bir faturalandırma sistemine manuel olarak aktardığını gördüm ve bunun ardından ortaya çıkan hatalar pahalıya mal oluyor. PMS'nizi çevresindeki araçlara bağladığınız anda tesisiniz reaktif bir yapıdan koordineli bir yapıya geçer.

Tesislerin otel yönetim yazılımlarını diğer araçlara bağlamasının başlıca nedenleri şunlardır:

• Manuel veri girişini ortadan kaldırmak: Bağlantısız sistemler, personeli aynı misafir, rezervasyon ve faturalandırma verilerini platformlar arasında yeniden girmeye zorlar; bu da hataları artırır ve operasyonları tam da en yanlış zamanda yavaşlatır.
• Gerçek zamanlı fiyat ve envanter kontrolü: Bir gelir yönetimi sistemi veya kanal yöneticisiyle entegrasyon, manuel güncelleme yapmadan tüm rezervasyon kanallarındaki fiyatlarınızın ve müsaitlik durumunuzun doğru kalmasını sağlar.
• Birleştirilmiş misafir profilleri: PMS'nizi bir CRM'e bağlamak, konaklama geçmişini, tercihleri ve iletişim kayıtlarını bir araya getirir; böylece her departman misafire ilişkin aynı bütünsel görünüm üzerinden çalışır.
• Daha hızlı ve daha doğru faturalandırma: Bir POS entegrasyonu, restoran, spa ve ek hizmet ücretlerini otomatik olarak doğrudan misafir folyosuna işler; böylece çıkış işlemlerindeki sürtüşmeyi ve ücret itirazlarını azaltır.
• Daha akıllı raporlama: Sistemleriniz veri paylaştığında performans raporlarınız operasyonun yalnızca parçalarını değil, tamamını yansıtır; böylece kararlarınızı eksiksiz bilgilere dayanarak alabilirsiniz.

Otel Yönetim Yazılımı İçin En Yaygın Entegrasyonlar

Entegrasyon seçeneklerini incelemek önemlidir; çünkü doğru bağlantılar ekibinizin gerçek zamanlı verilerle çalışmasını ve daha sorunsuz misafir deneyimleri sunmasını sağlar. Otel yönetim yazılımı seçerken her zaman aradığım entegrasyonlar şunlardır.

Join our Community

Keep up with the hotel management community!

Get Free Access

Have an account? Log In

Muhasebe Yazılımı

PMS'nizi muhasebe yazılımınıza bağlamak, misafirlerin tesiste harcadıkları tutarla finans ekibinizin gerçekte gördüğü veriler arasındaki boşluğu kapatır. Bu entegrasyon olmadan muhasebe ekibiniz, günlük gelir raporlarını PMS'den manuel olarak dışa aktarıp genel muhasebe defterine yeniden girer. Bu süreç hatalara yol açar ve ay sonu kapanışınızı rutin olarak on iş gününün ötesine taşır.

PMS; odalardan, F&B operasyonlarından, kanallardan ve ödemelerden gelen işlemleri tek bir doğru kaynağında birleştirir ve ardından bu verileri muhasebe platformunuza aktarır. Bu aktarım otomatikleştirildiğinde finans ekibiniz mutabakat işlemlerine daha az, analiz çalışmalarına ise daha fazla zaman ayırır.

Bağımsız tesisler için QuickBooks ve Xero temel ihtiyaçları iyi karşılar. Orta ölçekli ve birden fazla tesisi işleten işletmeler ise genellikle USALI uyumlu raporlamayı yerel olarak destekleyen M3 veya Inn-Flow gibi konaklama sektörüne özel olarak geliştirilmiş bir çözüme ihtiyaç duyar. Çoğu işletmeci, ölçekli bir sahip raporu hazırlamaya çalışana kadar bu ayrımın önemini fark etmez.

Bu entegrasyon mevcut olmadığında kullanılan yaygın geçici çözüm, muhasebe yazılımı ile elektronik tabloya dayalı çeviri katmanlarının bir bileşimidir. QuickBooks ve Xero gibi genel amaçlı araçlarda büyük platformlarla yerel PMS entegrasyonu bulunmadığından ekipler, günlük gelir yevmiye kayıtlarının manuel mutabakatını yapmak zorunda kalır. Bu süreç zaman alır ve departman bazlı kâr ve zarar tablolarına ve sahiplik raporlarına yansıyan hatalara açıktır. İşe yarar; ta ki yaramayana kadar ve genellikle de en fazla baskı altında olduğunuz anda çalışmayı bırakır.

Bu entegrasyonun en yaygın kullanım alanları şunlardır:

• Otomatik gelir kaydı: Her oda ücreti, yiyecek ve içecek işlemi ve ek hizmet ücreti, manuel olarak yeniden giriş yapılmasına gerek kalmadan doğrudan büyük deftere kaydedilir; böylece ay sonlarında birikme eğiliminde olan mutabakat hataları ortadan kalkar.
• Günlük gelir raporu otomasyonu: PMS'nizden CSV dosyalarını dışa aktarıp rakamları manuel olarak girmek yerine entegrasyon, günlük gelir özetlerini belirli bir programa göre muhasebe platformunuza aktarır.
• Alacak hesapları senkronizasyonu: Kurumsal hesap folyo kayıtları ve doğrudan faturalandırma anlaşmaları, ayrı bir veri giriş adımına gerek kalmadan doğrudan muhasebe yazılımınıza aktarılır ve ödenmemiş bakiyeler güncel tutulur.
• Departman düzeyinde K&Z takibi: PMS'niz ve muhasebe yazılımınız veri paylaştığında, rakamları maliyet merkezleri arasında manuel olarak dağıtmadan gelir ve gider raporlamasını departmanlara (odalar, yiyecek ve içecek, spa) göre ayrıntılandırabilirsiniz.
• Vergi ve uyumluluk raporlaması: Konaklama vergisi, KDV ve konaklamaya özgü diğer vergi rakamları doğrudan işlem verilerinden alınır; böylece denetim dönemlerinde uyumluluk riski oluşturan manuel hesaplama çalışmaları azalır.
• Sahip ve yatırımcı raporlaması: Birden fazla tesisi işleten işletmeler için entegrasyon, ölçekli olarak USALI uyumlu raporlamayı destekler; böylece sahiplik raporları, finans ekibinizin birden fazla PMS dışa aktarımından gelen verileri manuel olarak birleştirmesini gerektirmez.

Ödeme İşleme Yazılımı

Ödeme işleme entegrasyonu, PMS'nizi doğrudan bir ödeme ağ geçidine veya işlemciye bağlar; böylece her provizyon, tahsilat ve iade işlemi konuk folyosuna otomatik olarak kaydedilir. Bu entegrasyon olmadığında ön büro ekibiniz, gece denetimi sırasında ödeme terminali makbuzlarını folyo kayıtlarıyla manuel olarak karşılaştırır; hataların fark edilmesinin en zor ve düzeltilmesinin en maliyetli olduğu zaman da tam olarak budur.

Bir oteldeki ödeme yaşam döngüsü; depozitoları, ön provizyonları, artırımlı bloke işlemlerini, tahsilatları, iadeleri ve iptalleri kapsar; bunların tümünün konuk folyosuna gerçek zamanlı olarak kaydedilmesi gerekir. PMS'niz bu aktarımı yerel olarak gerçekleştirdiğinde, çıkıştan sonraki sabah eksik ücretlerin veya itiraz edilen provizyonların peşine düşmezsiniz.

Tokenizasyon, ham kart verilerinin tamamen PMS'nizin dışında tutulmasını sağlar; bu da PCI DSS uyumluluğu kapsamınızı ve bununla ilişkili maliyeti azaltır. Tek başına bu bile entegrasyonu ciddiye almak için bir nedendir; PCI uyumluluğu ucuz değildir ve maruziyetinizi azaltan her şey buna değer.

Adyen ve Shift4 gibi işlemciler, otel işletmesi ile kartı kabul eden banka arasında konumlandıkları ve API'ler ile web kancaları aracılığıyla PMS'nize bağlandıkları için konaklama sektöründe yaygındır. Gerçek zamanlı folyo kaydını mümkün kılan mimari budur.

Entegrasyon olmadığında geçici çözüm manueldir: ekibiniz fiziksel veya dijital terminal makbuzlarını PMS folyolarıyla satır satır karşılaştırır. Ödeme, kartı kabul eden bankada başarılı olabilir ancak PMS'ye kaydedilmeyebilir; bunun tersi de mümkündür. Bu durum manuel düzeltme gerektiren mutabakat açıkları oluşturur. Deneyimlerime göre bu açıklar yoğun bir hafta sonunda hızla çoğalır ve pazartesi sabahına gelindiğinde gece denetimi istisnaları listeniz olması gerekenden çok daha uzun olur.

Bu entegrasyonun en yaygın kullanım alanları şunlardır:

• Gerçek zamanlı folyo kaydı: Her yetkilendirme, provizyon ve iade, işlem gerçekleştiği anda doğrudan konuğun folyosuna kaydedilir; böylece gece denetimini tahmin oyununa çeviren manuel makbuz eşleştirme işlemi ortadan kalkar.
• Ön provizyon ve artımlı bloke tutarları: PMS'niz rezervasyon veya giriş sırasında ön provizyon taleplerini tetikler ve ek harcamalar biriktikçe bloke tutarlarını otomatik olarak günceller; böylece konuk kartının maruz kaldığı tutar konaklama boyunca doğru kalır.
• PCI kapsamını azaltmak için tokenizasyon: Ham kart verileri PMS'nize hiçbir zaman ulaşmaz; bunların yerini token'lar alır. Bu da PCI DSS uyumluluk kapsamınızı ve bununla birlikte gelen denetim maliyetini azaltır.
• Çoklu satış noktası ücret yönlendirme: Restoran, spa, otopark veya diğer yan hizmet noktalarından gelen ücretler otomatik olarak doğru konuk folyosuna kaydedilir; böylece çıkış işlemi için resepsiyonunuzun üç departmandan evrak peşinde koşması gerekmez.
• Otomatik iade ve iptal işlemleri: PMS'de başlatılan iadeler ve iptaller, işlemci düzeyinde gerçek zamanlı olarak gerçekleştirilir; böylece konuklar bir düzeltmenin hesap özetlerinde görünmesi için günlerce beklemez.
• Konsolide ödeme mutabakatı: İşlemcinizden alınan gün sonu tahsilat rakamları, PMS işlem kayıtlarıyla otomatik olarak mutabık hale getirilir; böylece sonradan hataların ortaya çıkmasına neden olan manuel karşılaştırma çalışması azalır.

Gelir Yönetimi Yazılımı

gelir yönetimi sisteminizi (RMS) PMS'nize bağlamak, dinamik fiyatlandırmanın gerçekten çalışmasını sağlar. Bu entegrasyon olmadan RMS'nizde belirlenen fiyat değişikliklerinin PMS'ye manuel olarak aktarılması gerekir ve karar ile güncelleme arasındaki her gecikme size her iki açıdan da para kaybettirir. Yoğun talep dönemlerinde geliri masada bırakabilir veya talebin düşük olduğu dönemlerde fiyatlarınızı doluluk sağlayamayacak kadar yükseltebilirsiniz.

IDeaS ve Duetto gibi araçlar canlı doluluk, rezervasyon alım hızı ve rezervasyon temposu verilerini doğrudan PMS'nizden çeker, ardından optimize edilmiş fiyatları otomatik olarak geri gönderir. Bu geri bildirim döngüsü, gelir stratejinize dünkü rakamlara dayanmak yerine gerçek zamanlı güç kazandırır.

Entegrasyon olmadığında gelir yöneticiniz, zaten saatlerce eskimiş olan PMS dışa aktarımlarına göre çalışmak zorunda kalır. Fiyat önerilerinin PMS'ye manuel olarak yüklenmesi ve ardından kanal yöneticisine ayrı olarak gönderilmesi gerekir; bu üç aşamalı süreç, dağıtımınız genelinde gecikme ve tutarsızlık yaratır. Hızlı hareket eden bir pazarda bu gecikme, gerçek bir rekabet dezavantajıdır.

Bu entegrasyon için en yaygın kullanım alanları şunlardır:

• Otomatik fiyat güncellemeleri: RMS'niz bir fiyatlandırma kararı verdiğinde, güncellenen fiyatı doğrudan PMS'nize gönderir; manuel veri girişi gerekmez. Böylece resepsiyonunuz ve rezervasyon motorunuz her zaman aynı anda aynı fiyatı satar.
• Canlı doluluk ve rezervasyon alım akışı: RMS'niz PMS'den gerçek zamanlı doluluk, varış ve rezervasyon temposu verilerini sürekli olarak çeker; böylece fiyatlandırma kararları sabah hazırlanmış bir rapor yerine o anda gerçekleşenlere dayanır.
• Kısıtlama ve gelir optimizasyonu kontrolü: RMS'nizde belirlenen minimum konaklama süreleri, varışa kapatma işaretleri ve satış durdurma kısıtlamaları PMS'de otomatik olarak uygulanır; böylece envanter kontrolleri manuel güncelleme adımı olmadan tutarlı kalır.
• Talep tahmini doğruluğu: Entegrasyon, geçmiş rezervasyon verilerini PMS'den doğrudan RMS tahmin modellerine aktardığı için bu modeller zaman içinde daha isabetli hale gelir ve fiyatlandırma stratejiniz genel pazar varsayımları yerine tesisinizin gerçek kalıplarını yansıtır.
• Segment ve oda tipi optimizasyonu: RMS'niz oda tipine, pazar segmentine veya rezervasyon kanalına göre farklılaştırılmış fiyatları PMS'ye geri gönderebilir; bu da sabit fiyat stratejilerinden uzaklaşmanızı ve envanterinizi gerçek talep sinyallerine göre fiyatlandırmanızı sağlar.
• Fiyat stratejisi performans raporlaması: PMS'niz ve RMS'niz veri paylaştığında, fiyat kararlarının tahmine kıyasla gerçekte nasıl performans gösterdiğini bir sistemden dışa aktarıp diğerinde manuel olarak karşılaştırmadan ölçebilirsiniz.

Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) Yazılımı

Bir CRM entegrasyonu, PMS'nizi bir rezervasyon defterinden gerçek bir konuk istihbaratı aracına dönüştüren şeydir. Bu entegrasyon olmadığında PMS'niz rezervasyon verilerini, CRM'niz ise iletişim geçmişini barındırır ve hiçbir sistem konuğun kim olduğuna dair eksiksiz bir görünüm sunamaz.

İki sistem birbirine bağlandığında, konuğunuzun tesisinizde gerçekleştirdiği her konaklama, tercihi ve etkileşimi birleşik bir profile aktarılır. Bu, geçmiş konaklama verilerini kullanarak konuğa tercih ettiği oda tipini atayabileceğiniz veya belgelenmiş tercihlerine göre oda düzenini otomatik olarak ayarlayabileceğiniz anlamına gelir. Bu tür bir kişiselleştirme bir lüks değil—artık tekrar gelen konukların beklediği şeydir.

Salesforce gibi araçlar ve konaklama sektörüne özel CRM'ler, satış ve pazarlama ekiplerinize bu veriler üzerinde harekete geçmeleri için segmentasyon ve kampanya altyapısı sağlar. PMS'niz ile Salesforce gibi bir CRM arasındaki doğrudan çift yönlü bağlantı, ayrıntılı rezervasyon ve konuk profillerini sistemler arasında senkronize etmenize olanak tanır. Buradan hareketle hedefli segmentler oluşturabilir, varış öncesi iletişimi otomatikleştirebilir ve satış ekibiniz için yüksek değerli hesapları işaretleyebilirsiniz—üstelik iki ayrı platformdan manuel olarak rapor çekmenize gerek kalmadan.

PMS'niz ve CRM'niz veri paylaştığında, bir sistemde yapılan güncellemeler otomatik olarak diğerine yansır; böylece ekibiniz ayrıntıları birden fazla platforma manuel olarak girmek zorunda kalmaz. Entegrasyon olmadığında ise tam olarak şu olur—konuk tercihleri e-posta yazışmalarında veya resepsiyon notlarında kalır, pazarlama ekibi eksik rezervasyon geçmişine dayanarak kampanyalar gönderir ve sadakat tanıma, geri gelen bir konuğun adını kimin hatırladığına bağlı hale gelir. Deneyimlerime göre bu tutarsızlık, tekrar gelen bir konuğu kendisini hatırlayan bir rakibe kaptırmanın en hızlı yollarından biridir.

Bu entegrasyon için en yaygın kullanım alanları şunlardır:

• Birleşik konuk profili oluşturma: Konuklarınızın PMS'de oluşturduğu her rezervasyon, konaklama geçmişi ve tesis içi tercihi doğrudan CRM profillerine aktarılır; böylece resepsiyon, satış ve pazarlama ekipleriniz aynı eksiksiz görünüm üzerinden çalışır.
• Varış öncesi kişiselleştirme: PMS'deki geçmiş konaklama verileri—tercih edilen oda tipi, kat, yastık tercihi ve beslenme notları—CRM'nizdeki varış öncesi iş akışlarına aktarılır; böylece ekibiniz konuk kapıdan içeri girmeden önce odayı doğru şekilde hazırlayabilir.
• Otomatik varış öncesi iletişim: CRM'niz, doğrudan PMS'den alınan rezervasyon verilerine göre varış öncesi e-postaları veya üst satış dizilerini tetikler; pazarlama ekibinizin konuk listelerini manuel olarak dışa aktarmasına veya hedef kitleleri sıfırdan oluşturmasına gerek kalmaz.
• Yüksek değerli konukları işaretleme: Toplam harcama, konaklama sıklığı ve rezervasyon kanalı gibi PMS verileri CRM'nizle senkronize edildiğinde, satış ekibiniz doğrudan iletişim veya sadakat tanıması için en değerli hesapları otomatik olarak belirleyip önceliklendirebilir.
• Hedefli pazarlama segmentasyonu: Rezervasyon geçmişi, tarife segmenti ve konaklama düzeni verileri PMS'nizden CRM'nize aktarıldığında, listenizdeki her konuğa aynı mesajı göndermek yerine kampanyalar için kesin hedef kitle segmentleri oluşturabilirsiniz.
• Departmanlar arasında çift yönlü veri senkronizasyonu: Bir sistemde yapılan güncellemeler otomatik olarak diğerine yansır; böylece resepsiyon ekibinizin giriş sırasında not aldığı bir tercih yapışkan bir nota dönüşüp kaybolmaz—konuğun gelecekteki her konaklaması için CRM kaydında saklanır.

Satış Noktası (POS) Yazılımı

Bir POS entegrasyonu, ek gelirlerin gerçekten ait olduğu yerde—konuk folyosunda—görünmesini sağlar; üstelik hiç kimsenin lobide elinde kâğıt fişle dolaşmasına gerek kalmaz. Bu entegrasyon olmadığında, her restoran harcaması, spa hizmeti veya minibar işlemi, zaten bir düzine başka işle uğraşan bir personel tarafından PMS'ye manuel olarak işlenmek zorunda kalır.

POS sisteminiz doğrudan PMS'nize bağlandığında, her gelir noktasından gelen harcamalar gerçek zamanlı olarak konuk folyosuna işlenir. Konuk barda hesabını açtırır, bir mobil sipariş sistemi üzerinden oda servisi sipariş eder veya bir bakım hizmeti rezerve eder; tüm bunlar otomatik olarak hesabına yansır. Çıkış işlemi, üç departmandan gelen kâğıt fişlerin telaşla mutabakatını yapmak yerine konaklama deneyimi hakkında bir sohbete dönüşür.

Oracle MICROS ve Agilysys gibi sistemler, bu tür PMS bağlantıları göz önünde bulundurularak geliştirilmiştir. Her harcamayı doğru folyoya, odaya ve maliyet merkezine eşleyen API'ler aracılığıyla işlem verilerini iletirler; ön büro veya Y&B ekibinizin manuel müdahalesine gerek kalmaz.

Bu entegrasyon olmadığında, geçici çözüm neredeyse her zaman kâğıt üzerinde bir takip sürecinin bazı versiyonudur. Restoran ekibiniz harcamaları bir folyo fişine kaydeder, biri bu fişi ön büroya götürür ve bir ön büro görevlisi bilgileri PMS'ye manuel olarak girer. Bir fiş kaybolana, yanlış girilene veya tamamen unutulana kadar bu süreç işler; sonrasında ya harcamayı işletme olarak üstlenmeniz ya da çıkış sırasında konuğun iki gün önce tükettiği bir şey hakkında onunla rahatsız edici bir konuşma yapmanız gerekir.

İşte bu entegrasyonun en yaygın kullanım alanları:

• Gerçek zamanlı folyo kaydı: Her gelir noktasından (restoran, spa, oda servisi, minibar) gelen harcamalar, işlem tamamlandığı anda doğrudan konuk folyosuna işlenir; böylece departmanlar arasında hiçbir işlem kaybolmaz.
• Çıkış işlemlerinde doğruluk: Ek harcamalar otomatik olarak folyoya yansıtıldığı için ön büro ekibiniz, kâğıt fişlerin peşine düşmeden veya Y&B personelinin manuel girişlerini beklemeden bir hesabı inceleyip kapatabilir.
• Departman düzeyinde gelir takibi: Entegrasyon, her işlemi doğru maliyet merkezine eşleyerek finans ekibinize ay sonunda manuel dağıtım adımına gerek kalmadan gelir noktasına göre düzenlenmiş temiz gelir verileri sunar.
• Oda harcaması yetkilendirmesi: POS sisteminiz, harcamaları kaydetmeden önce bir konuk hesabının aktif ve harcama yapmaya yetkili olduğunu doğrulayabilir; bu da yetkisiz harcamaların fark edilmeden folyoya ulaşmasını önler.
• Birleştirilmiş gece denetimi raporlaması: POS ve PMS verileri otomatik olarak birleştirildiğinde, gece denetimi raporunuz her gelir noktasından elde edilen tüm geliri tek bir raporda gösterir; böylece ekibinizin ayrı sistemlerdeki toplamları manuel olarak mutabık hâle getirmesi gerekmez.
• Bahşiş ve servis ücreti takibi: POS'ta kaydedilen bahşişler ve zorunlu servis ücretleri, doğru folyo satırına ve maliyet merkezine otomatik olarak işlenir; bu da ayrı bir mutabakat sürecine gerek kalmadan bordro ve vergi raporlamanızın doğru olmasını sağlar.

Çevrim İçi İtibar Yönetimi Yazılımı

Çevrim içi itibar yönetimi (ORM) yazılımınızı PMS'nize bağlamak, konuk değerlendirmelerini işletme düzeyinde gerçekten harekete geçebileceğiniz bir unsura dönüştürür. Bu bağlantı olmadığında, değerlendirme verileri ve rezervasyon verileri ayrı sistemlerde bulunur; ekibinizin 412 numaralı oda hakkındaki olumsuz bir değerlendirmeyi konuk profiline, konaklama tarihlerine veya giriş işlemini gerçekleştiren ön büro görevlisine bağlamasının hiçbir yolu yoktur.

Revinate ve TrustYou gibi araçlar, doğru zamanda doğru konuğa gönderilecek konaklama sonrası anketleri tetiklemek için konuk verilerini doğrudan PMS'nizden alır. Zamanlama önemlidir. Çıkıştan 24 saat sonra ulaşan, konuğun adı ve konaklama bilgileriyle kişiselleştirilmiş bir anket, genel bir e-posta gönderimine kıyasla anlamlı ölçüde daha yüksek yanıt oranı alır. Daha fazla yanıt, itibar puanınız için daha sağlam bir temel oluşturur ve size harekete geçebileceğiniz daha fazla veri sağlar.

Entegrasyon ayrıca düşük puan veren konukları işaretlemenize ve bu işareti PMS'nizdeki profillerine bağlamanıza olanak tanır. Tekrar rezervasyon yaptıklarında, ön büro ekibiniz onlar gelmeden önce durumdan haberdar olur.

Bu entegrasyon olmadığında, geçici çözüm manuel bir dışa aktarma döngüsüdür. Ekibiniz PMS'den bir çıkış listesi alır, bunu ORM platformunuza yükler ve konuk henüz herkese açık bir değerlendirme yayımlamadan zamanlamanın işe yaramasını umar. Kurtarabileceğiniz değerlendirmelerin Google işletme kaydınızda yer alan değerlendirmelere dönüşmesine neden olan gecikme budur. Deneyimlerime göre, bir konuğun kendisini dinlenmiş hissetmesiyle tek yıldızlı bir değerlendirme yazması arasındaki fark çoğu zaman yalnızca birkaç saattir; manuel bir süreç ise bu farkı zamanında neredeyse hiçbir zaman kapatamaz.

İşte bu entegrasyon için en yaygın kullanım alanları:

• Konaklama sonrası otomatik anketler: ORM platformunuz, anketleri doğru zamanda tetiklemek için çıkış verilerini doğrudan otel yönetim yazılımınızdan alır ve anketleri konuğun adı ile konaklama bilgileriyle kişiselleştirir. Bu da genel bir takip e-postasına kıyasla daha yüksek yanıt oranları sağlar.
• Konuk profili işaretleme: Bir konuk düşük memnuniyet puanı verdiğinde, bu işaret otel yönetim yazılımınızdaki profiline senkronize edilir. Böylece ön büro ekibiniz, konuk bir sonraki konaklaması için dönmeden önce yaşanan deneyimden haberdar olur.
• Yorumları rezervasyonlarla ilişkilendirme: Entegrasyon, gelen yorumları otel yönetim yazılımınızdaki kesin konaklama tarihleri, oda ataması ve rezervasyon ayrıntılarıyla eşleştirir. Bu da ekibinize doğru yanıt vermek ve tekrarlanan sorunlar için harekete geçmek üzere gereken bağlamı sağlar.
• Merkezi itibar raporlaması: Birden fazla platformdan gelen yorum verileri, doluluk ve konaklama verilerinizle birlikte birleştirilir. Böylece ayrı sistemleri karşılaştırmaya gerek kalmadan hizmet kalitesi puanları ile rezervasyon eğilimleri arasındaki ilişkileri tespit edebilirsiniz.
• Hedefli telafi iletişimi: Konaklama sonrası ankette memnuniyetsizliğini belirten konuklar, doğrudan otel yönetim yazılımınızdan alınan iletişim bilgileri ve konaklama geçmişi kullanılarak kişiselleştirilmiş bir takip iletişimi için otomatik olarak sıraya alınabilir. Üstelik manuel dışa aktarma adımına gerek kalmaz.
• Birden fazla tesis için itibar takibi: Birden fazla tesisi yöneten işletmeciler için entegrasyon, yorum verilerini PMS düzeyindeki performans metrikleriyle birlikte konuma göre toplar. Bu da manuel karşılaştırma raporları oluşturmadan hangi tesislerin ilgiye ihtiyaç duyduğunu belirlemeyi kolaylaştırır.

Yaygın Entegrasyon Yöntemleri

Çoğu otel yönetim yazılımı entegrasyonu REST API'leri üzerinden veya daha eski kurulumlarda HTNG ya da OTA uyumlu XML alışverişleri gibi ara yazılım katmanları aracılığıyla çalışır. Bu yöntemlerde PMS'niz ve üçüncü taraf bir sistem, standartlaştırılmış çağrılar ve web kancaları üzerinden veri alışverişi yapar. Deneyimlerime göre, yerel API entegrasyonlarının (PMS ile Adyen gibi bir ödeme işlemcisi veya Revinate gibi bir itibar aracı arasındaki entegrasyonlar) etkinleştirilmesi genellikle kolaydır; ancak oda numaraları, folyo kimlikleri ve konuk tanımlayıcıları gibi verilerin sistemler arasında gerçekten eşleşmesini sağlamak için kurulum sırasında dikkatli alan eşleştirmesi gerekir. Her şey çalışmaya başladıktan sonra bakım genellikle kolaydır; ancak satıcılardan herhangi biri büyük bir güncelleme yayınladığında zaman ayırmanız gerekir. Alan adının değiştiği veya bir uç noktanın kullanımdan kaldırıldığı ve gece denetiminizde aniden bir boşluk oluştuğu anlar bunlardır.

Bir kuruluma karar vermeden önce her entegrasyon yönteminin avantajlarını ve dezavantajlarını karşılaştırmak için bu tabloyu kullanın:

Otel Yönetim Yazılımı İçin Doğru Entegrasyonlar Nasıl Seçilir?

Hangi araçların otel yönetim yazılımınızla gerçekten entegre edilmeye değer olduğunu ve hangilerinin bekleyebileceğini değerlendirmek için bu tabloyu kullanın:

Otel Yönetim Yazılımı Entegrasyonlarını Uygulamak İçin En İyi Uygulamalar

Bir entegrasyonu kullanıma açmak kolay kısımdır. Entegrasyonun boşluklar, yinelenen kayıtlar veya bozulmuş bir gece denetimi olmadan çalışmasını sağlamak, çoğu işletmenin zorlandığı noktadır. En sık gördüğüm hatalardan kaçınmak için şu adımları izleyin:

1. Önce manuel geçici çözümlerinizi haritalandırın: Herhangi bir şeyi etkinleştirmeden önce ekibinizin verileri elle taşıdığı yerleri tam olarak belgeleyin. Gelir yöneticiniz her sabah fiyatları yeniden giriyorsa veya ön büro ekibiniz çıkış listelerini bir itibar yönetimi aracına kopyalıyorsa, bunlar en yüksek öncelikli entegrasyonlarınızdır. Tedarikçi bunun mümkün olduğunu söylüyor diye araçları entegre etmeyin—manuel sürecin gerçek zaman kaybına veya gerçek hatalara yol açtığı yerden başlayın.
2. Kullanıma geçmeden önce alan eşlemesini doğrulayın: İki sistemin "uyumlu" olması, verilerinin birbirine uyduğu anlamına gelmez. Konuk tanımlayıcılarının, oda numaralarının, folyo kimliklerinin ve fiyat kodlarının platformlar arasında doğru şekilde eşlenmesi gerekir. Her iki tedarikçiden de entegrasyonun dokunduğu her alanın eksiksiz bir listesini isteyin ve etkinleştirmeden önce biçimlerin eşleştiğini doğrulayın. Deneyimlerime göre entegrasyonların sessizce başarısız olduğu yer burasıdır—ücretler yanlış maliyet merkezine kaydedilir, profiller kopyalanır ve kimse bunu ay sonuna kadar fark etmez.
3. Bir şeyler bozulduğunda düzeltmeden kimin sorumlu olduğunu netleştirin: Tedarikçi güncellemeleri entegrasyon arızalarının en yaygın nedenidir. Bir uç nokta kullanımdan kaldırılır, bir alan yeniden adlandırılır ve gece denetiminizde aniden bir boşluk oluşur. Kullanıma geçmeden önce her tedarikçinin geriye dönük uyumluluğu bozan değişiklikleri nasıl bildirdiğini ve bağlantıyı kimin yeniden kurmaktan sorumlu olduğunu yazılı olarak teyit edin. Özel bir BT kaynağı bulunmayan işletmeler için bu soru, özellik tanıtımından daha fazla dikkat gerektirir.
4. Düşük doluluk dönemlerinde test edin: Entegrasyonunuzu en yoğun dönemde değil, en sakin döneminizde canlı bir ortamda çalıştırın. Böylece ekibiniz, tamamen dolu bir işletmenin baskısı olmadan folyo kaydı hatalarını, anket zamanlama boşluklarını veya fiyat senkronizasyonu gecikmelerini tespit edebilir. Yeni bir entegrasyona tamamen güvenmeden önce en az iki hafta boyunca gerçek işlemlerle test edilmesini öneririm.
5. İmzalamadan önce verilerinizi anlayın: Özellikle CRM ve ORM entegrasyonlarında, konuk verileriniz sistemler arasında aktarıldıktan sonra tam olarak nerede tutulduğunu ve tedarikçilerden herhangi birini iptal ederseniz verilerin başına ne geleceğini öğrenin. Bazı platformlar, birikmiş konuk profillerini ve iletişim geçmişini dışa aktarmayı gerçekten zorlaştırır. Bu, çoğu alıcının tamamen bağımlı hale gelene kadar hesaba katmadığı bir geçiş maliyetidir.

Uygulama Bilginizi Güncel Tutun

Bir otel yönetim yazılımının uygulanması, tesisinizin üstleneceği en kritik projelerden biridir ve en iyi genel müdürler bunu tek seferlik bir etkinlik olarak değil, sürekli devam eden bir disiplin olarak ele alır. Otel teknolojileri, araçları ve operasyonel en iyi uygulamaları konusunda güncel kalmak istiyorsanız, yeni rehberleri, araç incelemelerini ve sektör güncellemelerini doğrudan gelen kutunuza almak için The Hotel GM bültenine abone olun.